Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец расходного кассового ордера 2020». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Бланк расходного кассового ордера может быть представлен в 2 основных форматах — Word и Excel. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.
Word-документы открываются в большем количестве программ — в распространенных операционных системах (Windows, Linux, MacOS), как правило, всегда есть предустановленное ПО, способное работать с файлами соответствующего формата.
С Excel-файлами корректно работает относительно немного решений — Microsoft Excel, Open Office Calc и их аналоги, включая «облачные» виды ПО. Как правило, в современных ОС по умолчанию они не установлены.
Если вы решили скачать бланк расходного кассового ордера в формате Excel, то в вашем распоряжении окажется более универсальный файл. Например, когда он создан в одной версии Microsoft Excel, то без проблем распознается в любых других, а в большинстве случаев также и в сторонних программах. В то время как Word-файлы в силу особенностей их структуры не всегда корректно распознаются в программах, отличающихся от тех, в которых были созданы.
Еще один аргумент за то, чтобы скачать бланк РКО в Excel заключается в удобстве его заполнения на компьютере. Структура файлов данного типа такова, что бухгалтеру труднее ошибиться с заполнением нужных данных на ПК, так как ячейки для ввода информации выделены. При заполнении Word-документа есть вероятность по ошибке затронуть иные элементы форматирования документа, вследствие чего его структура может быть нарушена.
Расходный кассовый ордер (форма КО-2) в 2019 году
Заполнение РКО может осуществляться как на компьютере — с последующей распечаткой, так и вручную — с использованием уже распечатанного бланка (п. 4.7 указаний № 3210-У). Также могут быть задействованы автоматизированные решения — в этом случае распечатка РКО необязательна (файлы ордеров сохраняются в памяти соответствующих программ и подписываются с помощью ЭЦП). Правда, в последнем случае организации придется покупать электронные подписи для всех лиц, которые должны ставить подпись на этих документах: руководителю, главбуху, кассиру, а также остальным сотрудникам (в том числе подотчетникам).
Расходный кассовый ордер заполняется при выдаче денежных средств из кассы. Правила его заполнения строго регламентированы и регулируются по большей части указанием № 3210-У. В 2020 году заполнять РКО нужно по хорошо всем знакомым правилам.
- указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У
- постановление Госкомстатата РФ от 18.08.1998 № 88
Документ не имеет стандартного, единого образца, рекомендованного к применению. Это значит, что предприятия и организации могут самостоятельно разрабатывать его бланк или же использовать один из распространенных шаблонов.
При разработке расходно–кассового ордера всегда нужно учитывать то, что он должен обязательно включать в себя наименование организации, которая его оформляет, сведения о том, на кого он выписывается, а также размер выдаваемой суммы. Кроме того, документ необходимо удостоверять подписью руководителя предприятия, бухгалтера и кассира.
Выписывать документ можно как в рукописном виде (что в последнее время встречается все реже), так и на компьютере. Заполняется «расходник» в одном экземпляре непосредственно тем сотрудником, который занимается выдачей наличности, но некоторые сведения в него вносит получатель финансовых средств.
Следует отметить, что к расходно-кассовому ордеру зачастую прилагаются документы, которые служат основанием для выдачи наличных денег из кассы (приказы, распоряжения руководства, копии договоров и т.п.) при этом, если на приложении есть подпись директора предприятия, то сам ордер удостоверять его подписью уже не обязательно.
Ставить печать на документе не нужно, поскольку он относится ко внутренней документации предприятия и к тому же с 2016 года требование к юридическим лицам о применении в деятельности печатей и штампов отменено.
Расходный кассовый ордер — бланк и образец
Во вторую часть ордера вносятся сведения о том, кому выдаются средства (фамилия, имя отчество полностью), основание для их выдачи – наименование хозяйственной операции (выдача материально помощи, аванс на командировку и т.д.), а также вписывается сумма прописью.
Затем чуть ниже указывается информация о прилагаемом документе (его наименование, номер и дата составления). В качестве приложения может выступать доверенность, квитанция, приказ, заявление, договор и т.п.
После внесения вышеозначенной информации расходно-кассовый ордер должен быть заверен руководителем организации или любым лицом, уполномоченным на подписание такого рода документов вместо него, а также бухгалтером, которые таким образом дают согласие на выдачу средств. Подписи нужно обязательно расшифровывать.
Изменения в применении ККТ, в частности, введение онлайн-касс, повлекло за собой ряд корректировок в порядке учета кассовых операций (указание от 19.06.2017 № 4416-У, которое вступило в действие с 19.08.2017). Порядок ведения кассовых операций с наличными деньгами на территории РФ установлен Банком России. Он является единым и обязательным для юрлиц.
Необходимо распорядительным документом (приказом) установить лимит остатка денежных средств в кассе, который рассчитывается по формуле в соответствии с указанием Банка России.
ВАЖНО! Субъекты малого предпринимательства и ИП, в соответствии с письмом ФНС России от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338, вправе не устанавливать лимит остатка наличных денег.
Все операции с наличностью оформляются кассовыми документами и отражаются в кассовой книге. Операции по приходу, расходу наличных оформляются приходными или расходными кассовыми ордерами (можно составлять один приходный и один расходный ордер после закрытия смены).
Поступление и выдача наличных денежных средств отражаются в кассовой книге, записи в ней делаются по каждому приходному и расходному ордеру. В конце рабочего дня кассир сверяет наличные деньги в кассе с суммой остатка по кассовой книге, заверяет записи в ней подписью. При отсутствии в течение дня движения денег по кассе запись в книге не делается.
|
Выдача наличных подотчет |
|
|---|---|
|
Сдача наличной выручки в банк |
|
|
Выдача наличных на зарплату |
|
|
Прочие выдачи |
|
Все операции по выдаче наличных из кассы оформляются расходным ордером по унифицированной, необязательной для применения с 01.01.2013, в соответствии с Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», форме № КО-2. Расходный ордер оформляется с внесением записи в книгу днем фактической выдачи денег.
|
Операция |
Проводка |
|
|
Дебет |
Кредит |
|
|
Сдача наличных денег в банк через инкассаторов |
57 |
50.01 |
|
51 |
57 |
|
|
Выплата ЗП из кассы (по платежной ведомости или РКО) |
70 |
50.01 |
|
Выдача в подотчет сотруднику по его заявлению на хозяйственные нужды организации |
71 |
50.01 |
|
Выплата дивидендов учредителям компании |
75 |
50.01 |
|
Оплата контрагентам за поставку товаров, материалов, выполнение работ или оказание услуг, выплата алиментов |
60, 76 |
50.01 |
|
Выданы денежные средства из кассы структурным подразделениям организации |
79.2 |
50.01 |
Организации, использующие для ведения бухучета специальные программы, заполняют обязательные данные кассовых ордеров с учетом технических возможностей, заложенных в данные программы. Существует возможность заполнить расходный кассовый ордер онлайн с помощью некоторых интернет-ресурсов.
Скачать бланк расходного кассового ордера бесплатно в Word 2020
Скачать и распечатать бланк расходно-кассового ордера в Excel
Скачать бесплатно образец заполнения расходного кассового ордера 2020
РКО выписывается на один день. Деньги должны быть получены именно в дату его оформления. Если не успели — заполните бланк РКО в word или excel заново.
Указаний по поводу присвоения порядковых номеров ордерам нет. Нумерацию ПКО и РКО с начала года обновлять не обязательно — это можно делать и ежеквартально. Главное — хронологический порядок.
Расходный кассовый ордер (скачать бланк по форме КО-2)
Всего на ордере должны быть четыре подписи: директора, главного бухгалтера, кассира и того, кто получил деньги.
Ставить печать на бланке не надо, так как он относится ко внутренней документации организации.
Сегодня журнал регистрации ПКО и РКО не обязателен. Информацию по ордерам нужно отражать только в кассовой книге.
Код целевого назначения в расходном кассовом ордере указывают только при целевом финансировании. Если такие коды в компании не применяются, поставьте прочерк.
Вам могут понадобиться и другие документы:
Приходный кассовый ордер
Лимит кассы
Платежное поручение
Существующий порядок ведения кассовых операций определяет все нормы оформления бланка.
Заполнением граф документа вправе заниматься руководитель компании, старший бухгалтер или индивидуальный предприниматель.
Составлять кассовый ордер допускается машинописными текстом, но ограничения по поводу иного способа заполнения в законе не обозначены.
Расходный кассовый ордер относится к документам первичного учета кассовых операций. По нему оформляется выдача наличных денежных средств из кассы. Кассовый ордер — это расчетный регистр, он формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем бюджетной организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства. Печать в этом случае не является обязательной и используется только при наличии в организации.
Скачать бесплатно бланк расходного кассового ордера в word
Скачать бесплатно образец расходного кассового ордера
Расходный кассовый ордер не должен содержать исправлений, иначе он признается недействительным. Если ошибка допущена, кассовый ордер необходимо сделать заново в правильном варианте.
Обязанность применения формы КО-2 определяется Указаниями Банка России № 3210-У от 11.03.2014. Для организаций государственного сектора такое требование закреплено Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н. Ведение бизнеса также подразумевает формирование кассового ордера для взаимного расчета подотчетного лица и кассира компании.
Заполнение расходно-кассового ордера: наличные под контролем
В строке «Организация» прописывается полное наименование организации, а графа «Структурное подразделение» — название подразделения, которое выдало РКО. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк.
ОКПО заполняется по данным, присвоенным органом статистики.
Номер документа указывается строго по порядку в течение календарного года.
В строке «Дата» указывается дата выдачи из кассы.
РКО не всегда оформляется для выдачи наличных денег. Регистр формируют и в иных случаях, например, при получении денежных средств по доверенности или выдаче заработной платы.
РКО по зарплате может быть выдан отдельно на каждого сотрудника или на группу лиц. Если в организации не много сотрудников, то регистр составляется на каждого по отдельности. Если же работников много, то формируется единый РКО. К регистру составляется перечень сотрудников с указанием сумм заработной платы к выдаче на каждого служащего.
Порядок оформления документа таков. По окончании срока действия расчетно-платежной или расчетной ведомости кассир ее проверяет, указывает суммы, подлежащие депонированию, ставит свою подпись и направляет в бухгалтерию. Бухгалтер также сверяет все данные и подписывает документ. Затем формируется РКО на общую сумму выданных денежных средств. Дата его составления — последний день выдачи зарплаты. В ведомости проставляются реквизиты регистра на расход — его номер и дата.
Если работник получает наличность по доверенности, это необходимо отобразить в регистре на расход. Бухгалтер не должен делать дубликатов, такие РКО формируются в одном экземпляре. В остальном первичный документ на расход по доверенности заполняется аналогичным образом, что и в общих случаях.
РКО является первичным документом, а значит, требует корректного заполнения. Если регистр заполнен неправильно или не заполнен вообще, то на учреждение могут выписать штраф в размере 10 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Основание — неправильный учет доходов и расходов налогоплательщика в течение одного налогового периода.
Если налогоплательщик не предоставляет в составе отчетности ИФНС подтверждающие затраты РКО, то инспектор вправе отказать в признании таких расходов для целей налогообложения.
Расходный кассовый ордер (РКО) является бланком кассовой дисциплины, подтверждающий выдачу наличности из кассы. Оформляется сотрудником бухгалтерии и заверяется представителями организации:
- руководителем;
- главным бухгалтером;
- кассиром.
Лицо, получившее наличность, должно также поставить свою подпись в подтверждение этого факта.
Индивидуальные предприниматели вправе не оформлять кассовые документы, поскольку с 1 июня 2014 г. в отношении данной категории применяется упрощенный кассовый порядок.
РКО: скачать бланк в Word или Excel
Унифицированная форма РКО (№КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 №88.
Документ оформляется в одном экземпляре. Нумерация ордеров осуществляется по порядку в строгой хронологической последовательности, при этом отсчет начинается с 1 января каждого нового года.
РКО может оформить:
- Работник компании (кассир, бухгалтер и др.), назначенный приказом руководителя;
- Главный бухгалтер;
- Сам руководитель (если в штате фирмы отсутствует главбух или бухгалтер).
На ордере должны стоять подписи:
- Руководителя (если на прилагаемых к РКО документах уже имеется разрешительная подпись руководителя организации (ИП), ордер у директора можно не визировать, а поле «подпись руководителя» оставить пустым);
- Главного бухгалтера;
- Кассира;
- Лица, получившего деньги.
Если директор фирмы (ИП) самостоятельно оформляет первичную документацию, то от лица фирмы (ИП) на РКО ставится только подпись директора (ИП).
РКО должен быть оформлен на дату фактической выплаты денег.
Бланк можно заполнить следующими способами:
1. Вручную на бумаге.
2. На компьютере с обязательной распечаткой:
- с использованием редакторов Word, Excel и пр.
- с помощью бухгалтерских программ и сервисов, представленных на специализированных сайтах.
3. В электронной форме. Такой способ возможен только при условии наличия квалифицированных электронных подписей у всех лиц, обязанных подписывать РКО.
Допускается подписывать РКО «комбинированным» способом (письмо ЦБ РФ от 11.08.14 № 29-1-1-ОЭ/3002):
- Главный бухгалтер, рабочее место которого территориально удалено от кассы, направляет бланк, подписанный квалифицированной электронной подписью, кассиру.
- Кассир, убедившись, что бланк подписан, распечатывает документ, заручается подписью получателя и подписывает РКО сам.
Ошибки и исправления при оформлении РКО не допустимы!
Кассовый работник при выдаче денежных средств по расходному ордеру обязан следовать следующим правилам:
- Проверить РКО на наличие подписей руководителя и главного бухгалтера;
- Произвести сверку данных паспорта лица, получающего наличность, с данными, указанными в ордере;
- Проверить все приложения, поименованные в РКО;
- Убедиться, что получатель произвел пересчет полученной суммы денег в присутствии кассира и расписался на ордере;
- Поставить свою подпись на РКО.
Печать на расходном кассовом ордере не ставится.
Приложенные к ордеру документы нужно погасить штампом «Оплачено» с указанием текущей даты.
Оформленный РКО остается у компании и подшивается к отчету кассира (второй экземпляр листа кассовой книги). Запись о выданных деньгах вносится в кассовую книгу хозяйствующего субъекта.
Выдача наличных представителю поставщика возможна только при наличии правильно оформленной доверенности. Оригинал доверенности остается у компании-покупателя и подшивается к расходному ордеру.
Если доверенность рассчитана на несколько выплат, то ее оригинал должен храниться в кассе компании-покупателя. При каждой выплате к ордерам следует подшивать заверенную копию доверенности, а при осуществлении последнего платежа приложить к РКО оригинал.
Если деньги выдаются руководителю фирмы-поставщика или ИП-поставщику, доверенность не нужна.
Следует помнить, что в день получения выплаты организация-поставщик обязана сформировать кассовый чек на сумму произведенного расчета и передать его компании-покупателю (в печатном или электронном виде).
Выплата заработной платы из кассы организации может осуществляться двумя способами:
1. С использованием платежных или расчетно-платежных ведомостей.
Зарплатные ведомости имеют определенный период действия (не более 5 рабочих дней). Деньги, подлежащие выплате сотрудникам, могут храниться в кассе до момента, пока установленный период не истечет, или до полной выплаты всей суммы по ведомости до окончания этого периода.
Расходный ордер ни на общую сумму по ведомости, ни на суммы, выданные работникам до истечения срока действия ведомости, не формируется.
В кассовой книге такие суммы также не отражаются.
В последний день периода действия ведомости кассовый работник отмечает депонированные суммы, подписывает документ и сдает в бухгалтерию.
В этот же день ответственный сотрудник (главбух, бухгалтер и др.) формирует РКО на фактически выплаченную персоналу сумму, указывает данные ордера на последнем листе ведомости и регистрирует РКО в кассовой книге.
Если оформляется несколько ведомостей (на разные отделы организации), можно составить один РКО на общую сумму выданных денежных средств.
РКО, оформленный к ведомости, требуется только для занесения в кассовую книгу выданной суммы и не является подтверждением передачи наличных денег. Соответственно, не требуется указывать Ф.И.О. в строке «Выдать», паспортные данные, а также ставить подпись получателя.
2. Выплата по РКО.
Если в фирме мало сотрудников, то можно выдавать заработную плату, выписывая отдельный РКО на каждого человека.
В такой ситуации РКО должен содержать Ф.И.О., паспортные данные сотрудника и его подпись.
Но если работник не явился в день выдачи оплаты труда, потребуется составление ведомости, так как именно ведомость с отметкой «Депонировано» подтверждает отсутствие вины работодателя за нарушение срока выплаты зарплаты.
Оформление формы КО-2 осуществляется во всех случаях, когда имеет место выдача наличных из кассы. При оформлении документа необходимо учитывать такие особенности их составления:
- при сдаче наличности в банк обязательно указывают такой факт в графе, предназначенной для отражения назначения. Так, напротив строки «Основание» необходимо будет указать «Инкассация»;
-
при выдаче денег под отчет необходимо учитывать определенный порядок предоставления наличности.
Порядок заполнения РКО включает в себя отражение необходимых данных в каждой отдельной строке документа. Соблюдение правил оформления бухгалтерской документации позволит прозрачно вести отчетность и не допускать ошибок в ведении документации, которые впоследствии могут спровоцировать наложение штрафных санкций на ООО или ЧП.
Алгоритм заполнения:
Поле Информация Организация Отображается наименование ИП, ООО, ОАО, которое оформляет выдачу денег Номер документа Отражается порядковый номер РКО в соответствии со сквозной нумерацией. Не допускается пропуск номеров или их дублирование – в таком случае подобное действие может быть признано незаконным. В начале календарного года нумерация начинается с первого номера. Дата составления Дата, в которую происходит оформление ордера. Непосредственно выдача денег и проведение РКО должны совпадать по датам. Код структурного подразделения Такое поле заполняется, если предприятие или организация включают в себя несколько подразделений и РКО оформляется в одном из них Корреспондирующий счет, субсчет Отражается счет (дебетовый) производимой операции, который указывается исходя из основания выдачи наличных Код аналитического учета Указывают специализированный код учета Кредит Указывается счет по бух. операции, который выбирается на основании ордера, оформляемого при движении денежных средств Сумма Указывают величину денежных средств (в рублях и копейках), которая выдается из кассы организации Выдать Отражают данные лица (сотрудника, представителя другой фирмы и т.д.), которому передаются денежные средства Основание Указывают основание, по которому происходит передача наличности. Это может быть выдача заработной платы, оплата поставщику (тогда основанием будет являться товарная накладная), оплата за оказание услуг, выдача средств подотчет и т.д. Сумма Отражается прописью сумма средств, выдаваемая по РКО. При этом слова пишутся полностью – даже «рубль, копейка» в таком случае не подлежат сокращению. В том случае, если средства выдаются в иной валюте, то слово «рубль» обязательно изменяют на наименование той валюты Приложение В этом поле указывается список документов, которые прилагаются к ордеру в качестве оснований для выдачи или подтверждения расходов Получил Отражается величина средств прописью. Такое поле в большинстве случаев заполняет лицо, которое получает наличность на основании выписанного РКО. Величина средств отображается полностью – в рублях и копейках По… Отражается документ, который предоставляется лицом, получающим средства, в качестве удостоверения личности В зависимости от состава ИП или ООО к оформлению РКО, подтверждающего выдачу средств из кассы, могут допускаться следующие лица:
- главный бухгалтер ИП, ООО;
- сотрудник бухгалтерии или другой работник, уполномоченный отдельным приказом или должностной инструкцией. При этом необходимо согласование с главбухом организации;
- руководитель (если должности главбуха или бухгалтера в ИП или ООО нет);
Заполняем расходный кассовый ордер
Ведение отчетности в большинстве организаций, функционирующих на территории РФ, осуществляется в форме специализированных программ. Одной из возможностей таких программ является ведение документации, в частности, РКО, в электронной форме.
Оформление типовой формы РКО КО-2 возможно в таких программах, как 1С: Бухгалтерия, 1С:Предприятие, Бухсофт онлайн и их аналогах.
При оформлении ордера в подотчет ответственное лицо должно придерживаться правил, отдельно установленных Указанием Центробанка РФ № 3210-У. Основными моментами будут являться:
-
проверка задолженности по подотчетным средствам. То лицо, которое имеет основания на получение денег, проводится по базе на предмет незакрытых авансов (средств, не были возвращеных, или тех сумм, расходование которых еще не было подтверждено предоставлением подтверждающей документации).
Если обнаружится любая из форм задолженности, то выдавать новую сумму до тех пор, пока предыдущие затраты не будут должным образом проведены, запрещено;
-
если задолженность по получателю средств отсутствует, в таком случае сотрудник должен предоставить оформленное в свободной форме заявление, написанное на имя руководителя, в котором отражена просьба о выдаче средств.
Указывается целевое направление их использования, продолжительность периода, в течение которых работник намерен потратить деньги и, собственно, необходимую сумму;
- руководитель рассматривает поданное заявление и в случае одобрения визирует его;
- происходит оформление РКО, причем выдается строго та сумма, которая была указана работником в поданном им заявлении;
- РКО и подписанное заявление передается кассиру, который удостоверяется в личности получателя денег и выдает ему необходимую сумму.
Оформление РКО должно осуществляться по нормам и правилам, которые определяют составление кассовой документации. В частности, нарушениями, которые могут стать причиной привлечения к ответственности являются:
- отсутствие факта оформления РКО. В таком случае при проведении инвентаризации денежных средств в кассе организации будет выявлена недостача, которая в соответствии с внутренними положениями должна будет погаситься за счет виновного лица, несущего материальную ответственность;
- наличие ошибок при оформлении РКО;
- задвоение нумерации КО, внесение в него неверных данных.
При выдаче денег из кассы составляется РКО. Для этого может применяться стандартизированная форма или же разработанный на ее основе с учетом существующей специфики деятельности предприятия бланк.
Выписку документа осуществляет специалист из бухгалтерии, кассир и другое должностное лицо, который в силу обязанностей должен заниматься оформлением данных документов.
Основанием для выплаты наличных денег является, в большинстве случаев, заявление сотрудников, являющихся материально ответственными лицами. В нем нужно обязательно отражать цель использования денежных средств, а также визу директора. Заявление не нужно составлять только в случае выплаты зарплаты сотрудникам.
Внимание! С 19 августа 2017 года по Указанию ЦБ РФ заявление на выдачу денег можно не оформлять, если существует приказ или иное распоряжение руководства фирмы о выплате наличных по определенным направлениям.
После первоначального составления документа, он передается в кассу, в которой кассир проверяет его правильность, наличие всех обязательных реквизитов, в том числе подписи руководителя.
РКО заполняется на компьютере или от руки на унифицированном бланке. Исправлений и помарок на бланке запрещается. Выписывается данный бланк в одном экземпляре. РКО регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), подписывается главным бухгалтером и руководителем компании.
- — в поле «Организация» указывается название компании, выдавшей РКО;
— в строке «Номер документа» указывается порядковый номер, в соответствии с КО-3, нумерация не должна быть сквозная, обязательно порядковый учет номеров;
— в строке «Дата составления» указывается дата выдачи денежных средств из кассы компании;
— в строке «Дебет» указывается номер счета согласно Плану счетов, по которому происходит выбытие средств из кассы компании;
— в строке «Кредит» отражается номер счета согласно Плану счетов, по кредиту которого выдают денежные средства;
— в строке «Сумма» отражается сумма, которая выдается из кассы компании;
— в строке «Выдать» отражаются ФИО лица, которому выдают денежные средства на руки;
— в строке «Основание» указывают краткое отражение (описание) хозяйственной операции: для сдачи наличных денежных средств в банк, аванс на хозяйственные нужды под аванс;
— в строке «Приложение» отражаются данные первичных документов, на основании которых осуществляется выдача денег из кассы, таким документом может служить паспорт физического лица.
Нижняя часть РКО состоит из строк, которые необходимо заполнить сотруднику, физическому лицу, получателю денежных средств из кассы. А именно:
— в строке «Получил» указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) получивших денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами;
— ниже лицо, получившее деньги из кассы, указывает дату получения денежных средств и ставит свою подпись.
Напоминаем вам, о том, что выдача средств из кассы компании осуществляется только при наличии паспорта физического лица, на которого выписывается расходный документ.
Заполнение расходного кассового ордера — образец 2020 года
- указывается название предприятия и структурного подразделения (при наличии);
- если структурных подразделений нет — в соответствующей строке ставится прочерк.
- заполняется из документов государственной статистики, выданных при регистрации предприятия;
- при отсутствии кода ОКПО — строка не заполняется.
- нумерация РКО делается с начала календарного года — по порядку;
- нумерация должна быть непрерывной на протяжении всего года.
- дата составления ордера должна совпадать с датой выдачи наличных денежных средств из кассы;
- формат даты — ДД.ММ.ГГГГ, но если число дня (месяца) меньше десяти — впереди числа дня (месяца) ставят ноль.
- заполняются предприятиями, ведущими бухучет, согласно утвержденному плану счетов учета;
- ИП на УСН не заполняют эти графы.
- указывается сумма расхода денежных средств из кассы;
- сумма проставляется в рублях и копейках через знак «,».
- заполняется в случае использования предприятием системы кодирования расхода (прихода) денежных средств;
- во всех остальных случаях эту графу заполнять нет необходимости, достаточно поставить прочерк.
- в дательном падеже указываются фамилия, имя и отчество работника, которому нужно выдать деньги (например, деньги из кассы организации получает Сидоров Петр Иванович);
- в поле «Выдать» заполняется: Сидорову Петру Ивановичу.
- заполняется получателем денежных средств;
- сумма к получению заполняется прописью (с начала строки, с заглавной буквы);
- рубли — прописью, копейки — цифрами;
- получатель ставит свою подпись и дату (получения денег) ниже.
- указываются наименование, номер, дата и место выдачи документа удостоверяющего личность лица, которое получает деньги;
- строка может заполняться как кассиром, так и получателем.
- заполняется кассиром после того, как деньги были выданы из кассы;
- кассир расписывается и указывает фамилию, имя и отчество.
Расходный кассовый ордер формы
КО-2 остается в кассе предприятия. Он составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем предприятия.Расходный кассовый ордер является денежным документом, фиксирующим выдачу денег из кассы компании, и служит связующим звеном для проводок (бухгалтерских).
Он никак не привязывается к ведению всего бухучета предприятия.
Расходный ордер оформляется на бумажном носителе из-за необходимости проставления личных автографов ответственных сотрудников (лиц).
Это необходимо знать. Также РКО подписывает субъект, получающий наличность. На сегодняшний момент заверять подобную документацию запрещено электронно-цифровой подписью.
Специальная форма для заполнения расходного ордера (КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата N 88 от 18.08.1998 г.
Документ составляется в одном экземпляре и должен содержать необходимую информацию в графах для правильного заполнения:
- организация — наименование хозяйствующего субъекта в соответствии с Уставом предприятия;
- структурное подразделение — отдел организации, оформившего бланк, при его отсутствии проставляется прочерк;
- номер ордера и дата — бланку присваивается порядковый номер по журналу регистрации (КО-3), при написании даты сначала пишется день, потом месяц и год, фиксируется день выдачи денежных средств;
- дебет — прописываются счета бухучета, на которых следует отразить операции по выдаче денежных средств и код структурного подразделения, где осуществляется их выдача;
- кредит — фиксируется номер бухгалтерского счета, по кредиту которого производится выдача наличности (50 — Касса);
- код целевого назначения в РКО заполняется при расходовании средств из кассы некоммерческого учреждения, в остальных случаях проставляется прочерк;
- сумма, руб.коп. — прописывается цифрами выдаваемая сумма;
- выдать — персональная информация (ФИО) лица, которому передаются денежные средства;
- основание — описание хозяйственной операции;
- сумма — выдаваемые денежные средства записываются прописью с начала строчки с большой буквы, обозначение валюты не сокращается (рублей, рубля), если место для написания суммы еще осталось, то на этом месте пишется прочерк;
- приложение — реквизиты первичной документации, послужившей основанием для оформления бланка.
При составлении расходных кассовых документов необходимо обеспечить беспрерывную нумерацию.
В настоящее момент позволяется заполнять строку «Получил» (прописью фиксируется сумма денежных средств) при помощи компьютера.
Также действующее законодательство не запрещает собственноручный метод написания данной графы.
Штамп или печать организации на документе не ставится. Заполненные строки «основание» и «приложение» в бланке подразумевают наличие документации с печатью.
В связи с этим, документ и без печати наделен юридической силой.
Кассовую документацию, в том числе и расходный ордер, нельзя исправлять. Данное требование действует в соответствии с указаниями Банка России №3210-У п. 4.7.
Если все же обнаружена неточность в заполнении строк бланка, то единственным возможным вариантом исправления ошибки является оформление нового документа с измененными сведениями.
Если при проверке налоговые инспекторы обнаружат исправления в кассовом ордере, то его могут признать недействительным, отсутствующим. Данное обстоятельство может привести к обвинению организации в хранении неучтенных денежных средств.
К примеру, за превышение установленного лимита в кассе. За данное правонарушение предусматривается наказание в виде штрафа до 50 тыс. рублей (15.1 КоАП РФ). Методы расчета кассового лимита.
Составив новый РКО, вместо неправильного,предыдущий документ необходимо перечеркнуть и приложить к кассовой книге.
В журнале регистрации ордеров указывается информация об аннулировании неверных номеров бланков. Данная запись осуществляется в примечаниях.
Также в кассовой книге перечеркивается неправильная запись, вместо неверных сумм вписывается правильное значение. Все внесенные поправки заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.
При возникновении ошибок кассира в заполнении бланков, с него необходимо попросить объяснения в письменном виде, где должны быть обозначены причины допущения проступка. Это бумага позволит избежать конфликтных моментов с контролирующими органами.
Начиная с 2012 года проверкой соблюдения кассовой дисциплины занимаются налоговые службы. Как показывает практика, наличие нужных документов и их правильное оформление — залог успешных проверок.
К денежным документам относится и расходный кассовый ордер. Помимо того, что он фиксирует выдачу денежных средств из кассы, РКО дополнительно является связующим звеном бухгалтерских проводок.
Приведём образец правильного заполнения расходного кассового ордера и расскажем о нюансах его использования.
В 2019 году оформлять бланки расходных кассовых ордеров (далее по тексту — РКО) обязаны все организации независимо от их организационно-правового статуса и используемой системы налогообложения. Это правило указывается в п.4 ст.346.11, п.5 ст.346.26 НК РФ. Таким образом, определённый порядок учёта и ведения кассовых операций распространяется на:
- Организации, без учёта формы собственности (государственная, частная и т.д.);
- Предприятия и ИП, которые осуществляют работу с кассовой техникой;
- Индивидуальных предпринимателей, которые принимают наличные;
- Организации и ИП, использующие бланки строгой отчётности.
Это интересно! Узнайте тонкости заполнения книги кассира по форме КО5. Подробнее по ссылке: https://dela.biz/svoy-biznes/5339-zapolnyaem-knigu-kassira-po-forme-ko-5.html
Со временем законодатель упростил порядок ведения кассовых операций для определённых категорий предпринимателей. В 2019 году на послабления могут рассчитывать:
- Индивидуальные предприниматели;
- Малые предприятия и организации, имеющие статус микропредприятий.
Ведение кассы в упрощённом порядке зафиксировано в п.1 Указаний Банка России №3210-У от 11.03.2014 года «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями».
Особенности упрощённого порядка состоят в следующих моментах. Микропредприятиям и ИП разрешено не устанавливать кассовый лимит. Ввиду этого они могут не озадачиваться ведением приходных и расходных ордеров, кассовых книг. Это положение утверждено в абзаце 10 п.2 и абзаце 9 п.4.6 Указаний Банка России.
Расходно-кассовый ордер представляет собой учётный документ, имеющий унифицированную форму ОКУД 0310002 (согласно Постановлению №88 от 18.08.1998 года). Основанием для расходования наличных средств, исключая выдачу заработной платы, согласно действительных законодательных норм, считают:
- Приказ руководителя организации о выделении денежных средств для нужд компании;
- Заявление наёмного сотрудника о выдаче денежных средств под отчёт;
- Выдача наличных средств на командировочные расходы;
- Выдача денег, предназначенных наёмному работнику в качестве материальной помощи.
Операция Проводка Дебет Кредит Сдача наличных денег в банк через инкассаторов 57 50.01 51 57 Выплата ЗП из кассы (по платежной ведомости или РКО) 70 50.01 Выдача в подотчет сотруднику по его заявлению на хозяйственные нужды организации 71 50.01 Выплата дивидендов учредителям компании 75 50.01 Оплата контрагентам за поставку товаров, материалов, выполнение работ или оказание услуг, выплата алиментов 60, 76 50.01 Выданы денежные средства из кассы структурным подразделениям организации 79.2 50.01 Согласно установленным Центральным Банком РФ правилам, каждое предприятие в стране должно иметь кассовый аппарат для совершения операций с физическими и юридическими лицами. К аппарату прилагается книга для ведения строгой отчетности.
Ответственным работников может являться как кассир, так и иное лицо, исполняющее его обязанности.
Расходный кассовый ордер — обязательный для выдачи документ, если требуется выделение наличных средств на какие-либо нужды. Таким образом, совершается расходная операция.
В небольших компаниях такие ситуации часто встречаются, если ответственного сотрудника отправляют:
- за покупками в канцелярский магазин;
- материалов для косметического ремонта;
- средств для озеленения территории и так далее.
Многие из нас часто сталкиваются с данным типом ордера, но не все знают правила выдачи документа и особенности его оформления.
Документ оформляется в момент выдачи денег из кассы.
При этом не важно, на какие цели выдается наличность:
- на личные нужды сотрудников компании (командировочные расходы, материальная помощь в сложных жизненных ситуациях);
- под отчет (к этой категории относят случаи выдачи денег сотруднику для траты их на нужды компании, о которых говорилось выше);
- для оплаты авансов и заработной платы (в некоторых случаях);
- в банках при сдаче выручки для зачисления ее на расчетный счет;
- при предоставлении средств кассиру для того, чтобы они были в кассе (часто происходит в магазинах для того, чтобы покупатели могли получить сдачу).
Оформление кассового ордера сопровождает данную операцию каждый раз. Документ выписывается в единственном экземпляре. Каждый раз новый выписанный ордер фиксируется в учетном журнале.
Некоторые операции возможно только при составлении письменных заявлений для контроля и идентификации оснований выдачи денег. Ответственный за кассу должен щепетильно подходить к вопросу и четко понимать, когда расходный ордер должен оформляться, а когда нет.
Важно! Выдача наличных средств может осуществляться и по другим утвержденным документам, которые должны при этом содержать штамп с реквизитами расходного кассового ордера (РКО).
Документ отчетности имеет четкую утвержденную форму, о чем поговорим ниже.
ЗВОНИТЕ В ЕКАТЕРИНБУРГЕ +7 (343) 383-59-64
Чем мы можем Вам помочь?
- ИСКИ
- Гражданские споры
- Сделки
- Наследственные споры
- Трудовые споры
- Жилищные споры
- Семейные споры
- Брак
- Алименты
- Дети
- Гражданские споры
- ЗАЯВЛЕНИЯ
- Особое производство
- Судебный приказ
- ХОДАТАЙСТВА
- Восстановление срока
- Судебные расходы
- Ходатайства в ходе исполнения
- Ходатайства по экспертизам
- Торговля в кредит
- Таможенное оформление
- Сертификация
- Внешняя торговля
- Комиссионная торговля
Похожие записи: