Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец заполнения трудовая что работает по настоящее время». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Как мы знаем, трудовая книга может находиться в двух положениях в зависимости от того, осуществляете вы трудовую функцию или же нет.
Так, она может находиться в отделе кадров у вашего непосредственного работодателя, если вы занимаете конкретную должность, или же быть у вас на руках в случае, если вы на конкретный период являетесь неработающим.
Так или иначе, но способы заверения трудовой книги непосредственно зависят от того, где находится трудовая. Если вы держите документ у себя – вам необходимо явиться в нотариальную контору и получить услугу по заверению копии трудовой книги.
Если же вы работаете, то помочь вам с заверением должны непосредственно сотрудники отдела кадров или же сам работодатель. Отказать вам в этой функции могут только на основании серьезной причины. При этом, отказ должен быть изложен в письменном виде и аргументирован в соответствии с законом.
Как оформляется образец трудовой книжки «Работает по настоящее время»?
Если речь идет о заверении трудовой книги непосредственного генерального директора, то это делает либо учредитель конкретной организации, либо сотрудник отдела кадров головного офиса предприятия.
Если есть потребность заверить трудовую книгу сотруднице, которая находится в декретном отпуске, то она может смело обращаться к работодателю или сотруднику отдела кадров.
Несмотря на декрет, такой сотрудник является полноценным работником, а его трудовая содержится в личном деле организации.
Поэтому оформление заверения копий трудовой для декретниц проходит в том же порядке, что и для обычных работников.
О том, как получить копию трудовой книжки заверенную работодателем для банка, можно посмотреть тут.
Как написать (оформить) запись в трудовой книжке работает по настоящее время? Существует несколько способов оставить запись о том, что и по настоящий момент работник выполняет трудовую функцию. Каждый сотрудник отдела кадров или же работодатель привык оставлять свою запись, но, между прочим, не всегда эти записи являются правильными.
Если вы хотите оставить более официальную запись, то вам подойдет такой вариант: «Осуществляет трудовую деятельность в такой — то должности по настоящее время».
Если же вы хотите оставить более короткое обоснование, то пишите: «Работает по настоящее время».
Если же работник переведен, то оставьте информацию с какой должности на какую, основываясь на информации в приказе или же в трудовой книге.
Как мы уже говорили, сотрудники отдела кадров рассматривают ваше заявление в течение трех дней и только после этого выносят решение. Что же касается непосредственно выдачи копии трудовой книги, то это действие происходит в недельный срок.
К сожалению, в законе не указано как быстро вам могут предоставить нужные бумаги, зато недельный срок прописан в инструкциях для сотрудников отдела кадров.
Заверенная копия вашей трудовой имеет строго ограниченный срок действия. Вам стоит помнить об этом, когда вы обращаетесь за выдачей трудовой.
Срок действия заверенной копии трудовой книжки составляет ровно один месяц, который начинает действовать с момента подписания вами последнего листа копии.
Такую запись вносит работодатель при оформлении копии документа. Если человек не работает, она естественно внесена быть не может, а сама копия свидетельствуется согласно законодательству о нотариате нотариусом.
В оригинале или в дубликате запись «работает в настоящее время» тоже никогда не проставляется. После изготовления копий страниц трудовой книжки и их заверения, она вносится сотрудником отдела кадров на последнюю страницу с указанием даты записи. Именно так и только так ее можно написать.
Перед тем как заверять, копии страниц нужно изготовить. В принципе, это можно сделать и от руки, но сегодня все используют копировальное оборудование. При этом двусторонняя копия недопустима и информация должна содержаться только на одной стороне листа.
Совершается процедура согласно Указу ПВС № 9779-X в ред. 2003 г. и унифицированным Правилам, утвержденным 65-м Пост. Госстандарта.
Верность каждого листа свидетельствуется подписью уполномоченного сотрудника и печатью организации (1-й п. Указа). Из 3.26-го пункта Правил следует, что на каждой странице проставляется надпись должностного лица «Верно» и его личная подпись с расшифровкой и указанием должности и числа, например: «Верно. Старший инспектор отдела кадров Н. Т. Иванова. Дата».
2-й пункт 3.26-й ст. Правил указывает, что копия может удостоверяться любой печатью по усмотрению организации. Несмотря на то, что это необязательное требование, копии обычно заверяют печатью. Этого, в частности, требуют банки при оформлении кредитов.
Один из наиболее частых случаев необходимости копии – для предоставления в кредитное учреждение. Банки мотивируют свои требования надобностью подтвердить платежеспособность гражданина. Как правило, эта информация им требуется перед предоставлением кредита.
Для банка имеет значение трудовой путь заемщика, непрерывность стажа, должности на которых он трудился и трудится, факты работы в определенных организациях и трудовая занятость в настоящий (на дату выдачи кредита) момент.
Всю эту информацию уполномоченные сотрудники банков узнают из заверенной копии трудовой. При этом, она составляется по общим правилам, никакие специальные записи, вроде «изготовлена для предоставления в кредитное учреждение т-то», в нее не вносятся.
Единственное, что может отличать эту копию от прочих – срок ее годности для банка. Эти сроки банки устанавливают сами, в то числе и очень короткие (неделя).
Спорить с ними бесполезно, объяснять свои требования, так же как и причины отказа в кредите, они не обязаны.
Помимо копии трудовой, могут потребовать выписку из трудовой книжки из нее же и копию трудового договора. Это законно, а работодатель обязан все документы предоставить в те же сроки – до трех дней (62-я и 89-я статьи ТК, 7-я ст. Правил).
Существуют некоторые отклонения в получении копии документа для различных должностей и неработающего персонала:
- для руководителя компании, входящей в корпорацию – заверяет отдел по персоналу вышестоящего подразделения, то есть сотрудник главного офиса;
- если женщина находится в декрете – документ оформляется работником отдела кадров или руководителем, то есть все правила аналогичны, как для обычного персонала;
- для пенсионного фонда – копия трудовой делается обязательно всех страниц, ставятся необходимые печати и все листы прошиваются между собой белыми нитками.
Фраза, что сотрудник «Работает по настоящее время» указывается последней странице. Желательно написать и в какой должности. В случае перевода на другую должность необходимо сделать запись в трудовой с указанием Приказа, на основании которого был осуществлён перевод. Как это выглядит можно увидеть на картинке.
Прежде всего, это будет удобная база данных для предоставления основных сведений. В основе функционирования – удобный интерфейс и быстрый поиск нужного работника. Возможность получения важной информации специалистами Пенсионного Фонда и социальных служб. При первичном трудоустройстве человека вносят в базу, а следующие работодатели вносят только свои коррективы, прибавляя новую должность и меняя место работы сотрудника.
Вопрос о переходе с бумажных трудовых книжек на электронный вариант муссируется уже много лет, и в начале 2017 года был создан законопроект на такие изменения. Мгновенно перейти на новый формат книжки не получится, поэтому планируется к концу года разработать нормативные документы. Сегодня пока не принято единогласного решения, будет ли постепенный переход с одного вида на другой, или правомочными останутся оба варианта. Мнения разделились и к консенсусу пока не пришли. У электронного формата есть ряд преимуществ:
- документ будет легко восстанавливаемым;
- считается, что при современных технологиях и степени защиты потерять его невозможно;
- электронный формат документа позволит контролировать выплаты в Пенсионный Фонд;
- упрощение системы документооборота и систематизации всех показателей.
Образец заполнения трудовая что работает по настоящее время
Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.
На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?
- Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
- Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
- Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
- При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
- Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.
Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.
На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.
Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать.
С 01.07.2018 внизу копии или выписки из ТК для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа. Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)». Как правильно должно быть оформлено заверение? Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.
Часто встречается следующая ошибка: печать организации захватывает текст или подпись кадровика (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам.
Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.
Определенный порядок заверения.
Существует определённые правила по заверению копии книжки:
- Фраза «копия верна» действительна, если написана вручную либо проставлена печать;
- ФИО прописывается полностью;
- Рядом с фразой «копия верна» ставится печать организации и полные ФИО специалиста, заполняющего документ;
- На каждом листе должна быть прописана фраза «копия верна»;
- Копируются все страницы книжки, даже лицевая сторона;
- Печать предприятия ставится на подпись ответственного специалиста и на откопированный лист.
В самом конце трудовой книжки специалист отдела кадров ставит запись о занятости сотрудника по настоящее время либо о его отсутствии, либо об изменении должности.
После получения работником всех необходимых бумаг и ознакомления с ними, в случае согласия, проставляется им подпись в конце копии книжки.
Вкладыш заверяется в том же порядке.
В случае, когда записи в трудовую книжку вносить уже некуда, делается вкладыш, заполняемый в соответствии со стандартами. Существует определённый образец по установленным нормам и правилам.
Вкладыш будет считаться действительным, если вшит в трудовую книжку в соответствии со стандартами. Количество вкладок не ограничено.
Крепится он наверх лицевой части листа, проставляется серия и номер. Главное, необходимо проставить подпись ответственного лица, вносящего запись на вкладыш первый раз, и печать организации.
Поэтому при последующем обращении за копией трудовой, процедура оформления документа с вкладышем или без него, совершенно ничем не отличается.
Делается копия всех листов трудовой (в том числе вкладышей) и заверяется также, как другие страницы.
- Менять числа, даты или вносить какие-либо другие изменения, отличающие от оригинала;
- Масштабирование должно остаться неизменным;
- Качество изображения должно быть отличное (четкие цифры и буквы);
- При внесении изменений в оригинал документа во время изготовления копии, копия книжки будет считаться недействительной.
О текущей занятости работника в организации внесение записей производится только в соответствии с законами Российской Федерации. Обычно, специалисты вносят записи по своему усмотрению, однако, данные изменения не всегда правильны и верны.
Примеры:
- наиболее правильный вариант – занимает должность в организации специалиста по работе с корпоративными клиентами по настоящее время;
- другой образец записи – работает по настоящее время.
Так как же заверить копию трудовой книжки будет правильнее? Для кредитных организаций или Пенсионного Фонда Российской Федерации любой из двух выбранных вариантов будет верным.
Некоторые причины, по которым нужна копия книжки.
Подаётся заявление на предоставление копии трудовой книжки специалисту отдела кадров или руководителю. В соответствии с законодательством ответ предоставляется в течении трёх рабочих дней.
Сроки действия заверенной трудовой книжки могут быть различными. По усмотрению предприятия либо специфики запросов той или иной организации, государственного органа, которые требуют данный документ, сроки варьируются от четырнадцати до тридцати календарных дней.
Все сведения о трудовой деятельности человека за весь период жизни занесенны именно в трудовую книжку. Выдавать оригинал документа работнику директор предприятия или кадровик организации не имеет права пока тот трудоустроен в организации.
- В первом случае документ заверяет работодатель или начальник кадрового отдела.
- При втором условии заверение проходит в нотариальной конторе.
Как правило, если вам отказывают в заверении, требуйте письменное объяснение, где пропишут причину отказа.
А вообще, на практике происходит так, что гражданину не отказывают, и без каких-либо проблем оформляют копию книжки – а затем и заверяют.
Могут возникнуть такие случаи, когда процесс заверки копии трудовой книжки необходим, если человек нигде не работает. Очень часто данная необходимость возникает у пенсионеров. Причем запись в копии трудовой книжки “работает по настоящее время”, естественно, не ставится.
Первый шаг – сделать ксерокопию всех страниц оригинала, после чего нужно пойти на последнее место работы и обратиться в бухгалтерию. Либо бухгалтер, либо кадровик осуществит всю дальнейшую процедуру заверения согласно действующему законодательству. На последней же странице будет указана та причина, по которой сейчас человек не работает. Бывают случаи, когда у владельца трудовой книжки нет возможности заверить копию этого документа. Тогда он может обратиться за процедурой к нотариусу.
Правильно заверить копию трудовой книжки нужно следующим образом.
Текст оригинала набирают на компьютере, сканируют либо копируют при помощи ксерокса. Дублированию подлежат абсолютно все без исключения страницы, на которых имеются какие-либо записи. Это относится и к первой, то есть титульной, странице.
Согласно правилам, каждая продублированная страница содержит фразу “Копия верна”, а также печать последней организации, где человек работал. В ином случае достаточно и печати нотариуса. Таким образом, о том, как правильно написать в трудовой книжке “работает по настоящее время”, не нужно беспокоиться. Вся процедура у нотариуса, как правило, занимает не более часа.
Все документы имеют определенный срок действия. Не являются исключением и копии трудовых книжек. Нужно помнить тот факт, что заверенная копия книжки действует на протяжении месяца после того, как ее оформили. После этого она теряет свою актуальность.
В редких случаях банки отказывают в выдаче своему клиенту кредита на очень большую сумму, даже если срок действия заверенной копии не истек, но с момента ее заверения прошло больше недели.
Кстати, если человек решил сменить работу, то копия автоматически теряет свою силу. Таким образом, уже на новом месте специалист отдела кадров обязан знать, как написать в трудовой книжке “работает по настоящее время”. Также копию нужно делать и заверять заново, если сотрудник уволился.
Иногда возникает путаница между двумя понятиями: выпиской и копией трудовой книжки.
Выпиской называют копию только первой и необходимой работнику страниц.
Поэтому она не может действовать так, как заверенная копия всей трудовой книжки, поскольку она не дает полного представления о документе.
Правда, выписка тоже должна быть оформлена согласно закону и правильно заверена, иначе она не будет иметь юридической силы.
Как заверить копию трудовой книжки в 2019 году
Уполномоченное лицо по ведению и хранению трудовых книжек сделает заверенную копию в установленном порядке и сделает выписку из трудовой книжки.
Из комментариев: Я не работаю, трудовая книжка на руках. У нас средний ребенок-инвалид, муж берет на работе выходные дополнительные по уходу за ребенком-инвалидом, ему на работу нужно предоставить копию моей трудовой книжки заверенную. Кто должен ее заверять???
Из комментариев: Заверяю трудовую книжку для работника, которая в данный момент находится в декрете. Все записи в трудовой книжке делаются на основании Приказов. Меня берут на работу по совместительству. И просят предоставить копию трудовой с основного места работы. Обязана ли я им ее предоставить или же это не обязательно? Можно ли залазить в копии трудовой книжке на записи работодателей словами верно, должность, дата?? Если все в ней расписано до последней строчки.
Трудовая книжка заверяется на свободных местах. На записи работодателей нельзя залазить. Чаще всего, если нет свободного места на копии нужно в нижнем правом углу поставить часть города, а на обороте — продолжение.
В трудовой книжке специалиста кадровик ставит номер порядковой записи и дату приема на работу по совместительству после записи об основной должности. В сведениях о работе указывается должность, структурное подразделение, в которое принят сотрудник. Обязательно прописывается, что данная работа является для него совмещением. Основанием записи служит приказ о приеме на дополнительную должность, кадровик пишет его номер и дату.
Кадровик основного места работы делает запись в трудовой книжке сотрудника о приеме его на работу по совместительству, основанием которой является один из представленных документов. Причем указывается полное наименование организации, название должности и структурного подразделения дополнительного места работы. Справку на фирменном бланке о работе по совместительству работнику рекомендуется хранить в трудовой книжке и предъявлять, когда потребуется.
Рассмотрим первый вариант. Инструкция, как заверить трудовую книжку по новым правилам для внутреннего обращения, не изменилась. В копии по-прежнему указываются:
Если же сканкопия нужна для сторонней организации, новые правила заверения копии трудовой книжки отличается наличием дополнительной фразы, указывающей на место хранения документа в оригинале. Например, фраза звучит так: «Оригинал хранится в отделе кадров МУДО ДЮСШ Аллюр».
Если бы речь шла не о трудкнижке, то по правилам следовало бы указать номер дела, в котором хранится подлинный экземпляр.
Так как с 2015 года акционерные общества и ООО не обязаны иметь печать, то и ставить ее на сканкопию необязательно. Если же печать имеется, то к ее расположению предъявляются определенные требования (согласно новому ГОСТу):
- заверять необходимо только печатью организации;
- она не должна перекрывать подпись заверившего лица;
- не должна захватывать подпись удостоверяющего;
- может заходить на наименование должности, если не хватает места;
Как заверить трудовую книжку работает по настоящее время — образец
Одна из самых распространенных ошибок — печать организации захватывает текст и подпись кадровика. Это неправильно. Недопустимы ошибки, помарки или исправления. Если образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2020 году, оформлен неправильно, то его не примут, так как посчитают недействительным. Чтобы исправить ошибку, придется заново отсканировать испорченные страницы и заверить их.
Трудовая книжка является основным подтверждением стажа человека и его трудоустройства. Поэтому она нередко требуется гражданам. Но по трудовому законодательству, если человек официально устроен на работу, книжка должна храниться в организации. И получить на руки ее можно только в случае, если она вам требуется для предъявления в Соцстрах.
Во всех остальных случаях работодатель обязан выдать заверенную копию книжки. Я, как предприниматель, достаточно часто заполняю такой документ для своих подчиненных. И в этой статье я расскажу вам, какие обязательные требования существуют при оформлении данной копии.
Основанием для выдачи копии является поданное сотрудником заявление. Но это правило больше относится к крупным и средним предприятиям с большой численностью работников. В малых предприятиях и предпринимателями копия может быть выдана по устной просьбе заявителя. Но чтобы вам не задержали выдачу такого документа, я рекомендую всегда составлять заявление о его выдаче.
Копировать необходимо все страницы, в которых сделаны записи. Копии нужно делать с самого первого листа, где указаны сведения о владельце книжки. А последней копией будет лист, где стоит отметка с последнего места работы.
Копии можно заверить 2 способами:
- Заверить каждый лист по отдельности. Тогда необходимо на каждом из них поставить подтверждение «Верно» или написать «Копия верна». Также от заполняющего требуется написать свою должность, фамилию, расписаться и поставить печать организации. Кроме этого необходимо поставить дату заверения ксерокопий.
- Скрепить все листы между собой прошивкой и прикрепить дополнительную бумагу, на которой будет указано количество листов. Также на нем ставится надпись о том, что «Копия верна» или «Верно». Обязательно надо указать должность заполняющего человека, его ФИО и поставить печать. Не забываем также ставить дату оформления копий.
Потребность в таком документе может возникнуть у работника в различных ситуациях. Наиболее распространенными из них являются:
- В качестве подтверждения наличия работы у человека для кредитной организации при оформлении запроса на кредит.
- Для подтверждения сведений, указанных в анкете, например для получения определенных документов.
- Для определения длительности общего стажа, а также постоянства работы на последнем месте. Эта информация часто является необходимой кредитным организациям.
- Для определения причин увольнений с предыдущих мест. Такая информация может быть важной для нового работодателя, если человек пытается трудоустроиться на дополнительную работу.
- Для подтверждения трудоустройства при оформлении льгот и пособий.
Раньше заверенная трудовая требовалась для получения загранпаспорта. В настоящее время этот документ не требуется, однако некоторые отделы иногда могут запрашивать ее. Знайте, что это незаконно, так как все государственные учреждения обязаны действовать по строго установленному регламенту, в котором обязательно прописывается перечень необходимых документов.
Иногда копия трудовой может потребоваться при оформлении визы для въезда в другое государство. Так как им важно знать, что вас что-то связывает с вашей страной, а также вы должны иметь постоянный источник дохода.
Для начала разберемся с вопросом о том, зачем такая запись вносится в трудовую книжку. Важно, что в оригинал документа ее не вписывают, а вот при заверении копии, если гражданин трудится в этот момент официально, это делается всегда.
Основные причины внесения записи в копию трудовой:
- получение ссуды в МФО;
- получение кредита в банке;
- для Пенсионного фонда.
Для этого понадобится заверить трудовую книжку. Сделать это человеку неработающему просто, а тому, кто в настоящий момент трудится, — нет. Дело в том, что отдел кадров бережно хранит документ и не допускает его выдачи, если работник трудится на предприятии. Даже письменное заявление не спасет ситуацию.
Процедура заверения трудовой книжки особая. При этом должна ставиться запись «работает по настоящее время».
Как заверить трудовую книжку: образец работает по настоящее время
Процедура заверения трудовой книжки в целом зависит от того, насколько большой компанией является та, в которой вы работаете.
В некоторых случаях процесс производится в течение нескольких минут непосредственным директором или работодателем. Тем не менее, если организация крупная, работнику потребуется изначально написать заявление с просьбой заверить трудовую книжку.
Спустя несколько дней процедура будет закончена, когда сотрудник отдела кадров выдаст получателю копию. Проверьте, все ли сделано правильно.
Совсем другая ситуация касается граждан, которые вышли на пенсию или временно сидят без работы. Заверить свою трудовую они могут двумя способми:
- обратившись в отдел кадров последнего места трудоустройства;
- у нотариуса.
Второй вариант предусматривает оказание услуг за определенную плату. Нотариус самостоятельно снимет копии, проставит даты и необходимые подписи. Этот способ считается наиболее предпочтительным.
Еще один вариант — обратиться в бухгалтерию или отдел кадров той компании, где вы недавно работали. Там также смогут заверить копию трудовой книжки, если возможность сделать это у нотариуса отсутствует.
Обращаем внимание на то, что ни в одном из этих случаев запись «работает по настоящее время» не может быть внесена. Более того, при обращении на последнее место работы в копию книжки будет внесена пометка о том, по какой причине гражданин более не работает.
С момента обращения в бухгалтерию, отдел кадров или непосредственному руководителю должно пройти не более трех рабочих дней, прежде чем копия трудовой книжки со всеми записями и печатями окажется на руках у работника. Эти сроки определены законом.
В большинстве случаев получается выдать документ раньше этого срока. Важно также знать, каков срок действия копии для предъявления ее по месту требования.
Заверенная копия будет действительна ровно месяц с момента оформления. Она полностью теряет силу в некоторых случаях:
- при увольнении сотрудника;
- при смене должности.
Если в банке с вас требуют не копию книжки, а выписку, это значит, что необходимо заверить только интересующие банковского работника листы документа. Как правило, это последняя страница.
Выход в декрет, ежегодный отпуск не является причиной отказа в заверении копии. Процедура ничем не отличается от описанной выше.
Если сотрудник отдела кадров делает копию для предоставления в Пенсионный Фонд РФ, следует заверить все страницы, включая пустующие.
Индивидуальный предприниматель также может нанимать работников. Делается это по трудовому договору, в связи с чем сам предприниматель имеет право заполнять и заверять трудовые книжки своих сотрудников.
Другое дело — сам предприниматель. Согласно закону, он не может вступить в трудовые отношения с самим собой. Стаж предпринимательской деятельности фиксируется в Пенсионном фонде согласно дате регистрации и сроке оплаты пенсионных и прочих взносов.
При оформлении документов рекомендуется указывать, что вы являетесь индивидуальным предпринимателем. Предоставить заверенную копию трудовой книжки вы не сможете, поскольку это прямо противоречит закону.
Так что же значит указанное в ст. 62 ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем.
Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).
Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.
С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):
Верно
Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.
Должность Подпись Расшифровка
Дата, печать
Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:
- Это многостраничная копия. Поэтому заверительную надпись нужно делать на каждой странице.
- На последней странице обязательно нужно написать «Работает по настоящее время» и указать дату выдачи копии. Как правильно делать эту надпись, смотрите на нашем образце.
- Оригинал трудовой книжки хранится не в деле, а, как правило, в сейфе работодателя, поэтому указать номер дела не получится. Это не страшно — запись о месте хранения подлинника можно видоизменить. Например, так: «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «ХХХ»».
Важность трудовой в том, что она подтверждает статус человека – работающий он или нет официально в конкретный момент времени, а значит – имеет ли гарантированный заработок или нет.
Именно этот показатель является определяющим при оформлении банковских займов или пособий в службе соцзащиты, приобретения дорогостоящих товаров в кредит или пенсий.
Справку о зарплате при желании всегда можно подделать, поэтому многие банки требуют дополнительно предоставить копию трудовой книги, подтверждающей справку 2 НДФЛ и правильно заверенную. Право на получение копии документа регламентировано ст. 84 и ст.89 ТК РФ.
При необходимости получения пособия, пенсии или инвалидности не работающий человек с трудовой на руках должен сделать ксерокопию страниц и обратиться для заверения к нотариусу.
В организации, куда будет предоставлена копия, следует уточнить, требуются все страницы или только первая и последняя.
Причина уточнения в том, что если необходимо знать полностью все этапы трудоустройства и увольнений, то нужны все страницы, если же только удостовериться о статусе на конкретный момент – то достаточно первой и последней страницы.
Копия оформляется только на одной стороне листа, о чём свидетельствует Указ ПВС № 9779-Х. Нотариус должен скрепить все листы, прошить их и поставить штамп, что копия верна, указать свои реквизиты и личную подпись. Услуга эта платная, поэтому уточните её стоимость.
В зависимости от масштаба предприятия действия по получению копии трудовой книжки будут несколько отличаться. Если гражданин работает в небольшой коммерческой фирме, то достаточно устно обратиться к руководителю или главбуху и попросить выдать копию документа согласно Кодексу о Труде ст. 62, объяснив обязательно причину.
В крупных компаниях нередко основное производство или отделы расположены в разных помещениях далеко друг от друга. Заявление пишется в произвольной форме на листе А4 (в некоторых организациях могут использоваться специальные бланки). В правом углу как обычно наименование предприятия и руководителя предприятия.
Затем указывается от кого, то есть сведения о себе и свой контактный телефон.
Далее документ оформляется, как обычное заявление с указанием причины. Желательно к заявлению приобщить ксерокопию справки или требования, подтверждающего, что вам действительно нужна копия книжки. Визирование документа обязательно. Затем он передаётся в отдел кадров.
После подписания заявления руководством, менеджер по кадрам снимает ксерокопию каждой страницы согласно Указу ПВС № 9779-Х, проставляет на ней печать организации, дату и свою фамилию, инициалы и подпись.
На последней странице как раз и ставится заветная фраза «Работает по настоящее время», а затем печать и подпись ответственного лица. Кроме того обязательно наличие печати, что копия верна с подписью того же работника отдела кадров. Вот несколько вариантов, как может выглядеть последняя страница трудовой.