Как передавать дела при увольнении главного бухгалтера

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как передавать дела при увольнении главного бухгалтера». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Нюансы построения трудовых отношений с главбухом рассмотрены в ТК РФ, а также в ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете». Приказ о снятии сотрудника с должности издает генеральный директор.

Расторжение договора проходит на общих основаниях:

по собственному желанию;
инициативе руководства;
причинам, сопряженным с материальной ответственностью.

Разорвать трудовые отношения по инициативе директора разрешается при наличии весомых причин:

объективных — сокращение штата, ликвидация предприятия;
субъективных — истечение контракта, предоставление недостоверных данных на момент устройства в компанию, невыполнение прямых обязанностей, прогулы, появление в состоянии алкогольного опьянения на рабочем месте и пр.

Уволить главбуха можно и в случае, если был установлен факт хищения, растраты или повреждения имущества предприятия.

Передача дел главному бухгалтеру: пошаговая инструкция

В любом случае при увольнении из компании главного бухгалтера процедура приема-передачи дел производится на основании приказа директора. Документ оформляется в произвольном порядке и включает такую информацию:

статья ТК, по которой уволен специалист, и дата;
сроки проверки, передачи дел;
члены комиссии, ответственные за проведение проверки;
сведения о принимающей дела стороне;
подписи сторон и печать.

Дела передаются новому главбуху, заместителю или руководителю компании. Процедура проходит в 6 этапов.

Вступающий в должность специалист должен точно понимать, в чем заключаются его обязанности на новом месте работы. Для получения максимально достоверной информации новый сотрудник знакомится с должностной инструкцией и приказом руководителя о передаче документов при увольнении бухгалтера.

В обязательном порядке передача документов при увольнении главного бухгалтера закрепляется в акте. Документ формируется максимально подробно, чтобы отразить финансовое состояние предприятия на момент вступления в должность нового специалиста. Акт заполняется в произвольной форме и включает комплексную информацию:

ФИО лиц, которые сдают и принимают дела;
дата передачи обязанностей;
дата и номер приказа о приеме-передаче дел;
названия и количество переданных документов;
серии и номера чековых книжек, бланков строгой отчетности;
сведения об утерянных документах;
ошибки, выявленные проверкой;
количество переданных печатей, штампов;
последнее из сделанных ранее заключение внешних аудиторов о достоверности финансовой отчетности.

Также в акт приема-передачи дел включают характеристику бухгалтерского и налогового учетов. В ней содержатся разделы:

об организации бухгалтерского учета с подробным анализом учетной политики и уровня автоматизации основных процессов;
учете денежных средств со списком всех принадлежащих компании расчетных счетов;
учете основных средств и нематериальных активов;
учете сырья и готовой продукции по результатам инвентаризации;
расчетах с поставщиками и клиентами, ИФНС, внебюджетными фондами;
бухгалтерской отчетности с расхождениями между данными из отчетов и сведениями из бухгалтерского и налогового учетов;
хранении и уничтожении документов.

Передача дел при смене главного бухгалтера

Не исключены ситуации, когда главбух уходит в неподходящий момент, например, в период получения требований из налоговых структур. Проверить документы при внезапном увольнении главного бухгалтера — самая небольшая часть дел. Обычно такая ситуация грозит серьезными штрафными санкциями со стороны надзорных органов.

Есть еще одна особенность. Если прошли 2 недели отработки, а заместитель так и не найден, заставить прежнего главбуха приехать и передать документы невозможно. Причины нежелания возвращаться на прежнее место не важны.

Наиболее логично сразу же составить опись имеющихся документов, чтобы провести разделительную линию между деятельностью прежнего должностного лица и собственной, а также войти в курс дела и иметь представление о том, какие бумаги есть на руках, чтобы оперативно предоставить их сотрудникам налоговой.

Если руководители или новый главбух имеют основания подозревать, что в ведении налогового и бухгалтерского учетов могли быть допущены серьезные ошибки, правильнее всего провести аудит и по его результатам устранить найденные узкие места.

Особенности увольнения главного бухгалтера
Освобождение занимаемой должности главного бухгалтера
Алгоритм увольнения
Передача дел
Составление акта передачи дел при увольнении или смене главбуха + образец

Смена кадров предприятия — довольно обычная вещь. Но если одних специалистов можно заменить без труда, то смена главного бухгалтера — довольно сложная процедура с учетом требований действующего законодательства. Об этом и пойдет речь в данной статье.

Татьяна ОНИЩЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

С юридической точки зрения, смена главного бухгалтера оформляется как увольнение одного работника и прием на его место другого.

Поскольку

ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии возложена на собственника или на уполномоченный им орган (п. 3 ст. 8 Закона о бухучете), то именно собственник (уполномоченное им лицо) должен побеспокоиться о том, чтобы была правильно организована смена главного бухгалтера.

Порядок передачи дел

при смене главного бухгалтера или лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия, определяется предприятием самостоятельно, если иное не предусмотрено законодательством (см. письмо Минфина от 17.07.2007 г. № 31-34000-30-27/14518, с. 43).

В общем случае, алгоритм последовательности действий при смене главбуха предприятия можно представить так:

1. Принятие решения об увольнении старого главного бухгалтера.

2. Поиск и принятие решения о трудоустройстве нового главного бухгалтера.

3. Прием-передача дел.

4. Уведомление соответствующих органов о смене главного бухгалтера.

5. Ознакомление с делами предприятия нового главбуха.

Рассмотрим каждый шаг в отдельности.

Принятие решения об увольнении старого главного бухгалтера

Наиболее распространенным вариантом увольнения главного бухгалтера является увольнение по собственному желанию. Основанием для увольнения в данном случае является

ст. 38 КЗоТ.

Работник, намеревающийся расторгнуть бессрочный трудовой договор по собственному желанию, обязан лишь уведомить (предупредить) об этом письменно собственника или уполномоченный им орган

за две недели. В случае, если желание работника уволиться по собственному желанию обусловлено причинами, указанными в ст. 38 КЗоТ, то руководитель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, о котором просит работник.

К таким уважительным причинам относятся:

— переезд на новое место проживания;

— перевод мужа или жены на работу в другую местность;

— поступление в учебное заведение;

— невозможность проживания в данной местности, подтвержденная медицинским заключением;

— беременность;

— необходимость ухода за ребенком до достижения им четырнадцатилетнего возраста или ребенком-инвалидом;

— необходимость ухода за больным членом семьи согласно медицинскому заключению или инвалидом I группы;

— выход на пенсию;

— прием на работу по конкурсу, а также по другим уважительным причинам.

Вместе с тем в настоящее время широко распространены и другие основания для увольнения работников, в частности в случае отказа работника от работы в связи с изменением существенных условий труда (

п. 6 ст. 36 КЗоТ), по инициативе работодателя.

В любом случае, работодатель, увольняя главного бухгалтера, как и любого другого работника, должен соблюсти всю процедуру увольнения, предусмотренную положениями

КЗоТ.

Поиск и принятие решения о трудоустройстве нового главного бухгалтера

Сразу оговоримся, что проблема поиска нового главного бухгалтера лежит всецело на собственнике или на уполномоченном им органе (на директоре).

Отсутствие кандидатуры нового главного бухгалтера и необходимость сдачи отчетности за соответствующий период работы не могут быть причиной для задержки увольнения уходящего главного бухгалтера.

В случае

Передача дел при увольнении бухгалтера

Проведите инвентаризацию имущества и обязательств организации. Главный бухгалтер не является материально ответственным лицом за товары (материалы) и основные средства. Однако инвентаризация имущества поможет определить, насколько правильным был учет, организованный увольняемым. Отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность – прямая обязанность главного бухгалтера, соответственно, инвентаризация расчетов особенно необходима.

Убедитесь при проверке работы увольняемого главного бухгалтера, как минимум, в наличии:

бухгалтерской, налоговой и управленческой (если такая ведется) отчетности;
учетной политики и локальных нормативных актов;
переписки с ИФНС и другими контролирующими органами (например, требований и актов сверки);
бухгалтерской базы с корректными бухгалтерскими регистрами (например, если фирма применяет упрощенную систему налогообложения, то нередко можно обнаружить почти полное отсутствие учета).

Если отчетность главбух отправлял по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС), то, как правило, можно запросить отчет о состоянии отчетности в самой инспекции. Из него можно будет понять, вся ли необходимая отчетность сдана. Также проверьте требования, поступившие из налоговой, – на все ли из них даны ответы и насколько своевременно.

Процесс приемки особенно затруднен, если обнаружено, что главный бухгалтер:

халатно относился к своим должностным обязанностям, а бухгалтерский и налоговый учет требуют серьезных корректировок или даже восстановления;
допустил серьезные ошибки в работе, например, некорректно реагировал на запросы и требования налоговой;
утаил угрозу внеплановой налоговой проверки за периоды, по которым нес ответственность;
несвоевременно уплачивал или недоплачивал налоги и взносы или же, наоборот, допустил переплату.

Случается, что главные бухгалтеры покидают своего работодателя в трудный момент, к примеру, при получении из налогового серьезного требования.

В случае таких ситуаций составление описи и подсчет количества папок – самая легкая часть приемки. Шанс уменьшить убытки не слишком велик, так как в отличие от договоренностей с ауторсинговой компанией, получить возмещение с бухгалтера как с физического лица довольно сложно. В лучшем случае будет присуждено удержание половины его зарплаты на новом месте, реальный размер которой проконтролировать непросто.

О видах ответственности уволенного главного бухгалтера, вплоть до уголовной

Отметим, что аутсорсинговые компании, как правило, разделяют ответственность со своими клиентами. Например, наша компания имеет расширенный полис страхования ответственности.

Вне рамок аутсорсинга передача документов новому главному бухгалтеру подразумевает дополнительные несколько шагов. Так, чтобы сменить главного бухгалтера новому специалисту недостаточно изучить должностную инструкцию – желательно войти в курс дела под руководством прежнего главбуха.

Если на момент окончания двухнедельной отработки главбуха не было назначено лицо, которому он мог бы передать документы, то принудить его приехать после увольнения невозможно. Причем дело даже не в каких-либо недочетах в работе, вполне возможно, что, уволившись из вашей компании, главбух с головой окунулся в новую работу.

Совет здесь можно дать только новому главному бухгалтеру – составить опись имеющихся документов для того, чтобы:

провести разделение между своей деятельностью и деятельностью предшественника (каждый отвечает за свои ошибки);
войти в курс дела;
точно знать, что где находится на случай проверок и требований из налоговой.

Если есть сомнения, что главбух не хочет передавать дела не в силу занятости, а из-за допущенных ошибок, лучше провести аудит и на основе его результатов нивелировать последствия некачественной работы уволившегося главного бухгалтера.

Порядок увольнения главного бухгалтера и передачи дел + акт и приказ

Инвентаризация может быть выборочной, то есть по отдельным номенклатурным позициям, или же полномасштабной. Проводить перепись материальных ценностей не всегда обязательно, а только в тех случаях, когда происходит смена материально-ответственных лиц, или если главбух сам материально ответственен.

Можно инвентаризировать выборочные материалы, проследив их путь от оприходования до остатков на складе или на объекте.

Чаще всего используют перечень остатков материала на первое число текущего месяца, по расходным накладным вычитают то, что передано на текущую дату материально ответственным лицам в работу, а оставшееся количество должно быть предъявлено членам комиссии в натуре – поштучно или в учетных единицах измерения.

Таким образом, даже не проводя тотальную перепись, комиссия сможет сложить мнение о состоянии материального учета на предприятии.

Для этого берут отчетность по финансам организации за прошлый отчетный период, а затем формируют свежий реестр дебиторской и кредиторской задолженностей (с учетом взаиморасчетов за истекший период данного месяца). Проверяют наличие на счетах компании свободных средств, снимают кассовые остатки. Особое внимание должно быть уделено проверке полноты расчетов по налоговым обязательствам.

Анализ всех этих документов дает возможность сделать вывод о состоянии платежеспособности предприятия.

Собственное желание сотрудника – веский повод для любого увольнения. Ценность сотрудника, материальная ответственность и даже кипа незаконченных дел не смогут задержать главного бухгалтера, если он решил оставить работу.

ВНИМАНИЕ! Иногда работодатели, желая обезопасить фирму, вносят в трудовой договор пункты, по которым бухгалтер якобы лишен права увольняться в период незавершенных отчетов и т.п. Поскольку ТК как законодательный акт приоритетнее внутренних документов, то, даже подписав договор с такими пунктами, бухгалтер вправе уволиться, отработав положенные две недели.

Руководствуясь ст. 80 ТК, бухгалтер письменно извещает сотрудника за 14 дней о своем уходе. В эти дни он сдает дела преемнику. За приемку дел, как и за весь бухучет, ответственность несет руководитель (п.1 ст.6 ФЗ № 129). Если он не смог найти заместителя, то должен принять дела сам, в противном случае придется отпускать бухгалтера «как есть».

ВАЖНО! Если руководитель не хочет увольнять главбуха, отказываясь подписать заявление и запрещая регистрировать его в секретариате, документ можно направить заказным письмом и прекратить работу через установленные 14 дней. Незаконно задерживаемую трудовую книжку придется требовать через суд.

Главбух вправе быть уволенным, если установлено, что он:

совершил хищение, растрату, уничтожил либо повредил что-либо, принадлежащее фирме или другим сотрудникам (факт должен быть подтвержден судом или другим уполномоченным органом);
своими действиями или бездействием, связанным с обслуживанием ценностей, утратил доверие руководства;
участвовал в принятии решения, повлекшего ущерб имуществу организации.

В связи с тем, что трудовые функции главного бухгалтера предусматривают исключительную осведомленность обо всех бизнес-процессах, сменить этого сотрудника допустимо, если:

у организации появляется новый собственник (иметь на ключевой должности «своего человека» – право владельца);
собственник хочет сменить имущество организации и лиц на ключевых постах;
главный бухгалтер разгласил охраняемую законом тайну.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Информация, которая есть в учредительных документах, а также подаваемой отчетности, не может считаться секретной. Поэтому сведения о движении денег по закону не признаются коммерческой тайной, и, если бухгалтер проболтался именно об этом, увольнение на этом основании неприемлемо.

Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.

В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:

основание передачи (статью увольнения);
сроки проверки и передачи дел;
состав комиссии, осуществляющей проверку;
личные данные принимающего лица;
подписи сторон, печать организации.

Дела принимает будущий главный бухгалтер, подобранный руководством. В крупных фирмах штатным расписанием предусмотрена должность заместителя главбуха, что очень удобно в подобных ситуациях. Если нового сотрудника не успели найти, директор может назначить временного заместителя или принять дела сам.

Перед передачей дел начальник вправе провести масштабный анализ всей бухгалтерской деятельности, проверить ведение финансовой документации, сделать инвентаризацию средств и опись ценностей.

Особое внимание следует обратить на следующие моменты бухгалтерских бумаг:

учет финансов, кассы;
госплатежи;
итог инвентаризации;
обязательства перед контрагентами.

Проверку директор может произвести своими силами или пригласить стороннего аудитора. Если результаты проверки выявят правонарушения со стороны бухгалтера, ему грозит административная ответственность вплоть до уголовной, а также материальная, взыскиваемая в соответствии с законодательством.

Под понятием «дела», подлежащие передаче, имеется в виду деловая документация и атрибуты, находящиеся в ведении главбуха:

балансовые и кассовые отчеты;
документы структурных подразделений;
банковские бумаги;
архивные документы со сроком до 5 лет;
ключ от сейфа, печать.

По завершении процесса составляется акт, в котором отражается состояние бухгалтерских документов и фиксируется положение денежных средств на дату, указанную в заявлении об уходе.

Инструкция для главбуха о приеме-передаче дел описана в отдельной статье.

Если новому бухгалтеру не удалось принять дела от уже уволившегося бухгалтера, то это должен был сделать руководитель или своим приказом поручить это сделать другому специалисту. Как правило, при увольнении бухгалтера на предприятии создается комиссия для приема дел от главного бухгалтера. По результатам проверки составляется акт инвентаризации, в котором фиксируются результаты проверки и приводится полный перечень и опись передаваемых документов.

В случае установления факта отсутствия каких-либо бухгалтерских документов руководитель должен принять соответствующее решение с учетом п.6.10 Положения. В этом пункте установлено, что при пропаже или уничтожении первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, учреждения письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Кстати, при такой проверке не обязательно присутствие увольняющегося бухгалтера.

Поэтому, учитывая вышеизложенное, бухгалтеру, который устраивается на работу, при наличии приказа руководителя о приеме на должность бухгалтера необходимо потребовать акт инвентаризации бухгалтерской документации и сами документы. Затем, сверив эти два источника, он должен составить служебную записку на имя руководителя предприятия, изложив в ней о состоянии бухгалтерской документации. Впоследствии это может пригодиться. В частности, можно будет апеллировать к этой «бумаге», если предыдущим бухгалтером допускались ошибки.

Попробуем определить, за какой же период новому главбуху нужно проверить наличие документов. Следует учитывать пп.15.1.1 ст.15 Закона № 2181. Согласно этому подпункту бухгалтеру необходимо проверять налоговые декларации не менее чем за 1095 дней, следующих за последним днем предельного срока представления налоговой декларации (в которой отражены показатели этих налоговых деклараций), а в случае если такая налоговая декларация была представлена позднее, — за днем ее фактического представления. Но нужно помнить о пп.15.1.2 ст.15 Закона № 2181, в соответствии с которым налоговое обязательство может быть начислено или производство по делу о взыскании такого налога может быть начато без соблюдения срока давности, определенного в пп.15.1.1, в случае если:
а) налоговая декларация за период, когда возникло налоговое обязательство, не была представлена;

б) судом установлено совершение преступления должностными лицами налогоплательщика или физическим лицом — налогоплательщиком относительно умышленного уклонения от уплаты указанного налогового обязательства. В таких случаях срок давности в 1095 дней не применяется.
Если в течение этого времени налоговая инспекция уже проверяла предприятие, будущему главбуху необходимо изучить акт проверки. В этом случае он может проверять только ту документацию, которая образовалась после составления акта проверки.

При формировании дел, при подготовке различных видов номенклатур дел, разработке схем классификации документов и перечней документов с указанием сроков их хранения необходимо руководствоваться Перечнем типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20 июля 1998 г. № 41.
Данный Перечень является основным нормативным документом при определении сроков хранения документов и их отбора для уничтожения документов.

Еще несколько рекомендаций новому главбуху. На определенную дату, согласованную с увольняющимся главбухом, все учетные процессы за истекший период должны быть завершены. Это означает, что должны быть выполнены все бухгалтерские записи за истекший период, укомплектованы в дела первичные документы, служащие основанием для каждой выполненной записи, сформирован оборотный баланс, формы бухгалтерской и налоговой отчетности. К передаче готовятся книги и журналы регистрации: учета счетов-фактур полученных и выданных, приобретений и продаж, регистрации банковских чековых книжек, ценных бумаг, доверенностей, контрольно-кассовых аппаратов, кассовая книга и др. Документы должны быть подшиты в дела согласно номенклатуре дел, разработанной на предприятии. Номенклатура дел представляет собой список заглавий (наименований) дел и журналов (книг) регистрации, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения. Если необходимые журналы (книги) отсутствуют, об этом делается соответствующая запись в акте приемки-передачи, а журнал (книга) заводится со дня приема дел.

Внимание необходимо обращать не только на соблюдение правильности оформления первичных документов, но и на наличие подписей уполномоченных лиц. Все выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности указываются в акте приемки-передачи дел. Обычно оформляются бухгалтерские справки за подписью уходящего главного бухгалтера или временно исполняющего его обязанности. Обязанность внесения исправлений в регистры бухгалтерского учета может быть возложена как на нового главного бухгалтера, так и на прежнего.
Нужно ли проводить инвентаризацию при смене гл��вного бухгалтера?

Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации.

В приказе должны быть указаны Ф.И.О. лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), и других лиц, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора, секретаря).

В приказе о передаче дел следует указать:

причину проведения приема-передачи дел (увольнение главного бухгалтера);
сроки проведения приема-передачи дел и период, за который проводится прием-передача дел. Если главный бухгалтер увольняется по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст.80 ТК РФ). В этом случае целесообразно установить срок, равным 2 недели;
лицо, ответственное за передачу дел (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера) и за прием дел (фамилия, имя, отчество нового главного бухгалтера);
состав комиссии и председателя комиссии по передаче дел.

Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. В состав комиссии могут включаться сотрудники бухгалтерии организации, службы внутреннего контроля (аудита), службы безопасности и прочие сотрудники. При создании комиссии ответственность за организацию и проведение передачи дел возлагается на председателя комиссии;

сроки составления акта о приеме-передаче дел.

Передача дел при увольнении главбуха

Новый главный бухгалтер должен провести проверку состояния учета и отчетности.

Для этого в первую очередь необходимо проверить наличие документов.

Такими документами являются:

учредительные и регистрационные документы;
учетная политика;
первичные учетные документы (договоры с поставщиками покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т.п.);
регистры бухгалтерского и налогового учета;
бухгалтерские справки;
бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;
отчетность во внебюджетные фонды;
акты сверок с налоговыми органами, акты налоговых органов по проводимым проверкам;
инвентаризационные описи;
кассовые документы, выписки банков и платежные поручения;
кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;
список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;
другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.

Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.

После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период — период, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т.д.).

Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета.

Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

Далее следует провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных первичных документов на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете.

Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто нереально.

В этом случае проверить наличие первичных документов, правильность заполнения ее реквизитов и отражения на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете, можно выборочно.

Критерием выборочной проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.

Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.

Главный бухгалтер должен получить следующие документы:

Устав, учредительный договор;
Выписка их ЕГРЮЛ;
Свидетельство о регистрации;
Свидетельство о постановке на учет в налоговый органах;
Свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования;

Учетная политика по бухгалтерскому учету;
Политика по налоговому учету;
План счетов бухгалтерского учета;
Должностные инструкции работников бухгалтерии;

Оборотно — сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета;
Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам;

Бухгалтерская отчетность;
Декларации и расчеты по всем налогам;
Книги покупок и продаж;
Журнал учета полученных и выставленных счетов — фактур;

Приказ о проведении инвентаризации;
Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи;

Увольнение главного бухгалтера. Акт приёма-передачи дел

Карточки учета материалов;
Приходные ордера по форме № М-4;
Требования — накладные по форме № М-11;

Кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;
Платежные поручения;
Выписки банков по расчетным счетам;
Журнал кассира-операциониста и Z-отчеты;

Завершающей стадией передачи является составление документа, в котором отражается вся проделанная работа. Чем больше информации будет включено в акт, тем лучше для нового должностного лица.

Форма акта строго не регламентируется. Но в нем рекомендуется упомянуть такую информацию:

ФИО работников, которые передают и принимают дела, время и дату составления документа;
Период передачи документации от одного должностного лица к другому;
Реквизиты кадровых приказов, по которым наняты и увольняются работники, реквизиты приказа, согласно которому производится процедура передачи;
Перечень документации, которые передаются по акту. Если их количество велико, указываются только папки с количеством прошитых страниц;
Реквизиты БСО, передаваемых новому должностному лицу;
Список первички и отчетов, которых нет в бухгалтерии, но они упоминаются в учете;
Перечень ошибок, обнаруженных в период работы комиссии и при анализе передаваемой документации;
Список печатей, которые передаются новому работнику.

Покидающий организацию главный бухгалтер никак не должен организовывать передачу всех своих дел другому лицу, это задача, – руководителя.

Но, уважающий себя главный специалист позаботится о том, чтобы все начатые дела, по возможности были завершены, и документы хранились в надлежащем виде.

Передача документов при увольнении главного бухгалтера – довольно трудоемкая работа, занимающая, как правило, не один день.

При увольнении специалиста по собственному желанию этот срок может затянуться до двух недель, при увольнении по инициативе нового руководства, – до трех месяцев.

Все это время старый сотрудник и принимающий документацию будут работать вместе, поэтому руководителю организации следует четко в приказе разграничить обязанности этих двух сотрудников, и определить ответственность за определенные сферы деятельности.

Чтобы в случае выявления каких-либо недочетов было ясно, кто из двух специалистов может быть привлечен к ответственности, и с кого что можно спрашивать.

Понятное дело, что невозможно привлечь нового сотрудника, принятого на место уволившегося (уволенного) главного бухгалтера за те правонарушения, которые были сделаны до того, как человек имел отношение к этой сфере деятельности.

Но и уволившийся главный бухгалтер может не привлекаться к ответственности за нарушения во время его работы, в том случае, если истек срок давности на момент их обнаружения.

Рассмотрим поэтапно передачу дел увольняющимся главным бухгалтером.

Для того чтобы что-то передать, принять, тем более, документы финансовой деятельности, прежде всего, создается комиссия.

Чтобы действия этой комиссии были обоснованными и правомерными, руководителем организации должен быть в первую очередь издан приказ при увольнении главного бухгалтера о создании комиссии по приему – передаче всех бухгалтерских документов, за которые нес непосредственную ответственность главный специалист.

Необходимо определиться за какой период должна быть передана документация, согласно срокам статистической отчетности и правилам ведения государственных архивных дел: не менее, чем 5 лет, согласно 17 статье Федерального закона « О бухгалтерском учете», принятого 21.11. 96 года за № 129 – ФЗ и действующего до настоящего времени.

В приказе также указывается срок окончания процесса передачи документации, причем нужно принимать во внимание, что он должен быть до даты увольнения главного бухгалтера.

Приказ о создании комиссии с указанием ее членов и председателя комиссии может быть издан отдельно от приказа о проведении передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера.

Также это может быть оговорено в разных пунктах одного приказа, но первым пунктом должен быть именно пункт о создании комиссии и только потом распоряжения по поводу ее действий.

Образец приказа на передачу дел при увольнении главного бухгалтера можно посмотреть на сайтах, затрагивающих вопросы, связанные с бухгалтерией.

Для полной передачи дел и документов, действующий до момента издания приказа об увольнении главный бухгалтер должен завершить ведение всех бухгалтерских учетов, за которые несет ответственность на основании второго пункта седьмой статьи Закона о бухгалтерском учете.

То есть, главный бухгалтер организации непосредственно отвечает:

за документы, предоставляемые в налоговую инспекцию;
за отчетность по бухгалтерии и по налогам;
за первичные учетные бухгалтерские регистры;
за кодировку;
за учетную политику организации;
за составление рабочего плана проведения учета счетов и тому подобное.

Перед увольнением главный специалист должен:

собрать все первичные документы;
проверить наличие всех необходимых бухгалтерских записей;
завершить на момент передачи дел отчеты по бухгалтерии и уплаченным налогам, уплате страховых взносов;
сделать статистические отчеты.

Документация должна быть вся пронумерована, сшита, закреплена печатью.

В том случае, если с главным бухгалтером был заключен договор о материальной ответственности, в соответствии со вторым пунктом двенадцатой статьи Закона о бухгалтерском учете в обязательном порядке должна быть проведена инвентаризация.

Если такого договора нет, и формально главный специалист не был материально ответственным лицом, инвентаризация проводится по усмотрению руководителя.

О проведении инвентаризации также издается приказ (распоряжение) по предприятию, в котором обосновывается необходимость ее проведения, и устанавливаются сроки, либо дополняется пункт передачи документов в приказе о создании комиссии и проведении приема.

Проводят инвентаризацию бланков, находящихся у бухгалтера, а также проверяют кассу и наличие различных взносов.

По результату инвентаризации делается опись.

Если организация небольшая по своей структуре, то желательно провести инвентаризацию всего имущества при смене главного бухгалтера, чтобы новый сотрудник, принятый на эту должность имел полное представление о состоянии дел и имущества.

Ели компания крупная, инвентаризацию можно провести выборочно, к примеру, проверить статьи доходов и расходов, затраченные денежные средства и приобретенные товары, а также их наличие в действительности, а не только по документам.

По итогам проведенной инвентаризации составляется акт в 2-х экземплярах, один из которых остается на предприятии, другой – у увольняющегося сотрудника.

В том случае, если предприятие является филиалом или дочерней организацией, то делается третий экземпляр, который передается в главное управление.

Акты инвентаризации прикрепляются к актам приема-передачи дел.

Принимая документацию, желательно проверить все финансовые операции в текущем году.

Желательно для этого привлечь независимого аудитора, но при невозможности заключить договор, вполне возможно это сделать своими силами.

Тем более, что в конце года вновь принятому сотруднику на должность главного бухгалтера придется сдавать все отчеты.

Для того, чтобы новый сотрудник имел представление о реальном положении дел в бухгалтерии предприятия, главный бухгалтер, работавший до него, передает ему все документы, находящиеся у него по принятой номенклатуре дел.

Составляется акт приема-передачи при смене главного бухгалтера.

В дальнейшем этот акт может помочь также прекратившему трудовые отношения с организацией специалисту избежать каких-либо претензий со стороны руководства и принявшего дела бухгалтера о недостаче документации.

Если по каким – либо причинам передающий дела главный бухгалтер не соглашается подписывать акт приема – передачи, составляется за подписью минимум двух свидетелей соответствующий акт об отказе.

Утвержденной формы, как составлять акт приема – передачи не существует. Поэтому, он составляется в произвольной форме. Необходимо чтобы была полная опись документов, которые передаются.

Если документов много, опись можно сделать отдельно, указав об этом в самом акте.

Подписанный сторонами акт утверждается руководителем предприятия.

В акте приема – передачи должна быть обязательно указана дата, когда передавались документы.
При перечислении принимаемых документов также необходимо указывать полное наименование каждого из них и дату, когда документ был составлен, желательно указывать также, сколько листов занимает данный документ.
В случае отсутствия, каких – либо документов, которые должны быть согласно правилам ведения бухгалтерского учета, в акте делается пометка или отдельным списком указывается недостающая документация.
Выявленные при проверке ошибки расчетов, недочеты и прочие недостатки при оформлении как первичной, так и налоговой документации указываются в акте.
Акт подписывается передающей стороной (увольняющимся главным бухгалтером) и принимающей документы стороной (новым сотрудником или назначенным руководством бухгалтером по приказу для приема – передачи документов).
Утверждается документ подписью руководителя предприятия и печатью.

Как оформить акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера (образец) можно найти в интернете.

Как передать дела при смене главбуха

Акт приёма-передачи по своей форме напоминает опись. На практике в него включают все остатки по счетам, выявленные при инвентаризации. Это является мерой безопасности для нового сотрудника от ответственности за ошибки предыдущего. Спорным является указание данных по основным средствам и запасам.

Образец акта при увольнении главного бухгалтера должен отражать данные:

В акте могут отражаться следующие элементы:

общеорганизационные (реквизиты действующей учетной политики с описанием общей характеристики бухучета фирмы и организации бухгалтерской службы);
описание технических учетных нюансов (применяемые для учета программные средства, установленный на фирме порядок хранения баз данных, электронной и бумажной первички и др.);
указание на наличие специфической нормативки, применение которой для данной фирмы обязательно;
порядок доступа к учетной системе (пароли, электронные ключи и др.);
наличие (отсутствие) расхождений в учетных регистрах и отчетности с указанием причин их возникновения, а также иные учетные нюансы;
факт передачи ценностей, находящихся на ответственном хранении у главного бухгалтера (фирменные штампы и печати, ключи от сейфов, электронные ключи и сертификаты спецоператоров связи и др.);
общеоформительские реквизиты (подписи ответственных лиц, дата составления акта и др.).

В качестве приложений к рассматриваемому акту выступают результаты инвентаризации, описи передаваемых документов и иные документы.

Об особенностях инвентаризации имущества и обязательств узнайте из материалов нашего сайта:

«Порядок проведения инвентаризации основных средств»;
«Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности».

Кроме того, в акте необходимо отразить выявленные в ходе передачи дел учетные и отчетные ошибки и расхождения, а также иные пояснения и замечания (если принимающая или передающая сторона не согласна с отраженной в акте информацией).

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера вы можете посмотреть на нашем сайте.

Прием-передача дел главного бухгалтера — трудоемкая процедура, отнимающая время и требующая дополнительных трудозатрат. Чтобы облегчить данный процесс, работодателю понадобится провести предварительные мероприятия, в том числе:

разработать и утвердить внутрифирменный локальный акт, детально регламентирующий процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера;
в должностной инструкции главного бухгалтера и его трудовом договоре предусмотреть в качестве обязательного элемента проведение мероприятий по передаче дел новому главбуху (или назначенному руководителем лицу);
организовать структуру бухгалтерии таким образом, чтобы за отдельные учетные области отвечали конкретные специалисты бухгалтерии, — полномочия каждого из них в момент передачи дел при смене главного бухгалтера также можно предусмотреть во внутрифирменном локальном акте, их должностных инструкциях или закрепить за ними учетные участки в отдельном приказе;
обеспечить регулярное подтверждение достоверности отчетности и соответствие ведения бухучета нормативным требованиям независимыми (аудиторами, налоговыми консультантами, иными экспертами) или внутренними контролерами (ревизорами, внутренними аудиторами и др.);
другие мероприятия, учитывающие специфику работы компании, масштабы ее деятельности, структурную разветвленность и др.

О нюансах оформления должностных инструкций узнайте из материалов нашего сайта:

«Должностная инструкция бухгалтера по расчету заработной платы»;
«Образец заполнения должностной инструкции по профстандарту».

На практике нередки случаи, когда после смены руководителя работники отдела сталкиваются с проблемами при распределении обязанностей. По этой причине необходимо знать заранее все нюансы выполнения процесса.

Следует помнить, что действующее законодательство не позволяет привлечь человека, нанятого на должность главного бухгалтера, к ответственности, если он во время выполнения деятельности выявит нарушение правил, которые были допущены предшественником.

В этом случае ответственность ложится на плечи человека, покинувшего должность. Несмотря на то, что он уже оставил пост, бывший сотрудник может понести наказание за совершенное ранее деяние. Однако, если срок уже истек, действия бухгалтера, за которые полагается административная ответственность, останутся безнаказанными.

Согласно положениям нормативно-правовых актов, за допущенные правонарушения в области финансового и налогового законодательства привлечь к ответственности можно в течение года. Если деяние было совершено в иной области, наказание должно быть наложено в течение 2 месяцев. Если срок превышен, виновный сотрудник ответственности не понесет.

Если уволившийся специалист нанес вред имуществу предприятия, и во время выполнения деятельности подписал договор о материальной ответственности, ему придется полностью компенсировать размер ущерба. Однако существуют нюансы. Если в период увольнения человек не был лицом, на которого возлагалась материальная ответственность, величина взыскания будет снижена до размера среднемесячного заработка.

Претендующим на должность нужно помнить, что на бухгалтера могут быть наложены штрафы. Их размер варьируется от 500 до 5 000 рублей. В зависимости от ситуации размер взыскания может быть увеличен. Претендент на должность должен осознавать всю ответственность, которую берет на себя.

Передача дел главным бухгалтером при увольнении

Первым пунктом руководитель фирмы, от имени и за подписью которого будет выпущен приказ, должен сообщить причину передачи финансовых бумаг, например: «В связи с увольнением главного бухгалтера такого-то приказываю:», и далее один за другим располагать пункты. Обязуя предоставлять папки, бумаги, информацию в компьютере, обязательно следует устанавливать срок, на протяжении которого должны быть выполнены поручения.

Следует оговорить и период, за который передается документация (обычно это 3 года).

Если главный счетовод старается скрыть информацию, не раскрыть все нюансы фактического положения финансов или налогов, наличия материалов и пр., или же откровенно игнорирует настоящий документ, то выходит, что приказ не исполняется, и не исключено, что работник, имеющий доступ к финансам фирмы, намерен скрыть злоупотребления.

В таком случае могут быть приняты совсем иные меры дисциплинарного воздействия, учтенные ТК РФ, а принять дела поручат уже комиссии, компетентность состава которой позволит прояснить ситуацию и выявить недостачу средств или материалов.

В приказе нужно указать конкретно ФИО и должность лица, сдающего дела, а также данные его преемника. Лицом, принимающим бумаги, может быть новый главбух, а если кандидатура еще не одобрена, тогда поручить приемку документации есть вариант заместителю или иному должностному лицу.

Важно, чтобы принимающая персона обладала достаточной компетентностью в финансовых вопросах, нюансах налоговой политики. После ухода сдающего лица всю ответственность берет на себя именно тот, кто принял дела и поставил свою подпись.

К процедуре передачи дел могут быть привлечены и иные лица – финансовый директор, представитель службы собственной безопасности компании и др. В период, отведенный для приемки от уходящего главного счетовода, обычно проводят также инвентаризацию материальной базы.

Главный бухгалтер по трудовому законодательству является рядовым сотрудником, хоть и является одной из ключевых фигур на предприятии.

Но с учетом специфики его работы, при расторжении трудового договора с главным бухгалтером следует учитывать некоторые нюансы.

Так как в руках главного бухгалтера сосредоточено немало ключевых функций в бизнесе, то при расставании с ним большое значение уделяется передаче дел.

Ведение бухгалтерского учета на предприятии не должно прерываться, поэтому руководству следует заблаговременно позаботиться о том, каким образом будут передаваться дела в случае увольнения главного бухгалтера.

Обычно процедура передачи дел регламентируется приказом директора, который составляется в произвольном формате. Он служит стартом для начала данной процедуры. В приказе прописывают:

Основание для передачи дел (статью увольнения).
Сроки проведения проверки и передачи дел.
Состав комиссии или уполномоченное за проведение проверки лицо.
Личные данные принимающей стороны.
Подписи сторон и печать.

Дела могут передаваться в пользу утвержденной кандидатуры нового главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера или самого руководителя.

Обычно передача дел сопровождается проведением масштабной проверки работы главного бухгалтера на своем посту. В ходе проверки анализируется комплектность финансовой документации. В частности, как ведется учет финансов, в каком состоянии взаиморасчеты с государством и контрагентами, как выполняются обязательства перед контрагентами. Также неотъемлемым этапом проверки является инвентаризация средств и опись ценностей.

Проверка может проводиться как собственными силами, так и сторонним аудитором, которого пригласит руководство.

Если по результатам проверки будут выявлены нарушения, то это не является основанием для отказа в увольнении сотрудника.

Но главного бухгалтера можно привлечь к административной или уголовной ответственности в зависимости от масштабов нарушений и потребовать от него компенсации ущерба.

Под передачей дел подразумевается:

Балансовые отчеты.
Кассовые отчеты.
Банковские документы.
Архивные сведения.
Документация по структурным подразделениям.
Ключи от сейфа, печать.

По результатам передачи дел составляется акт приема-передачи дел главным бухгалтером. Данный документ позволяет зафиксировать, в каком финансовом состоянии передается компания преемнику.

Акт передачи дел позволит преемнику получить представление о том, как велся учет на предприятии, какова его финансовая политика, не было ли злоупотреблений со стороны предшественника. По акту передается важнейшая бухгалтерская документация: квартальная и годовая отчетность, баланс, сверки расчетов с контрагентами и поставщиками, реестры задолженностей и пр.

Процедура передачи дел главным бухгалтером предполагает прохождение следующих этапов.

Этап 1. Издается приказ о проведении процедуры передачи дел, который содержит указание на необходимость проверки главного бухгалтера комиссией сотрудников. В компании может действовать локальный документ, регламентирующий процедуру при смене главного бухгалтера.

Этап 2. Проводится проверка деятельности главного бухгалтера. Если были выявлены недостатки, то издается предписание устранить их в приемлемые сроки.

Этап 3. Проводится инвентаризация имущества, денежных средств (в кассе компании и на банковском счете), прочих статьей бухгалтерского баланса, запрашивается сверка расчетов с контролирующими инстанциями.

Этап 4. Передаются дела в пользу преемника или иного лица.

Этап 5. Составляется акт приема-передачи дел главным бухгалтером.

Процедура передачи дел бухгалтером является весьма трудоемкой и для того, чтобы ее облегчить, работодателю следует предусмотреть в должностной инструкции обязательность передачи дел; сделать регулярными проверки отчетности (независимыми аудиторами, консультантами, экспертами и пр.); не допускать максимальной концентрации зон ответственности в одних руках и распределить отдельные учетные области между несколькими специалистами.

Акт передачи дел составляется в двух экземплярах, по одному для принимающей и передающей стороны. Сроки передачи дел и подписания передаточного акта закрепляются в приказе руководителя.

В нем необходимо прописать:

Дату и место подготовки документа.
Наименование документа «Акт приема передачи».
Наименование компании-работодателя.
ФИО передающей стороны и получателя сведений.
Перечень передаваемых документов с указанием количества листов и формы (копия, оригинал и пр.). Стандартный список передаваемых документов и имущества включает учетную политику, отчетность, акты выполненных работ, сверок по расчетам с поставщиками, описи, первичные документы, договоры с поставщиками и подрядчиками, пароли от Интернет-банка, наличные, коды и пр.
Подписи сторон.

Все документы, которые передаются по акту, должны быть проверены и подписаны принимающей стороной. Приложением к акту являются результаты инвентаризации и проведенной проверки.