Сколько вкладышей можно вшить в трудовую книжку

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько вкладышей можно вшить в трудовую книжку». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Законодательством не установлено конкретное место, где именно должен быть вшит вкладыш. То есть прикреплять его можно в начале, в середине или в конце. Это не принципиально для проверяющих органов, однако чаще всего форму вшивают именно как продолжение книжки — между последней страницей и задней обложкой.

Выдача бланка. Документ приобретает работодатель, в штате которого человек вёл трудовую деятельность на момент окончания свободных полей в книжке. Каждый вкладыш имеет особую защиту от подделки, серийный номер. Работодатель должен купить бланк у специализированной типографии. Предприятие заключает контракт с учреждением, после чего приобретённые документы регистрируются в приходно-расходной книге. Не допускается самостоятельная покупка сотрудниками, однако возмещение средств, потраченных на приобретение, разрешается.

Первичное оформление. На первой странице бланка указываются сведения о работнике:

полные ФИО согласно паспорту;
дата рождения;
образование — информация заполняется на основании диплома, аттестата или других документов;
профессия, при этом вносятся данные из документа об образовании;
дата заполнения, ей считается момент внесения первой записи;
фамилия кадрового работника.

Трудовая книжка является официальным документом, записи в который вносятся в определенном, установленном законом порядке. Для фиксации сведений о месте работы сотрудника и занимаемой им должности в ней предусмотрены страницы, размеченные особым образом. Но, т.к. многие граждане меняют работу довольно часто, места для внесения новых сведений об их профессиональной деятельности может не хватить.

Внесение изменений и правок во вкладыш, заполненный некорректно. Законодатель запрещает вносить исправления в официальные документы, поэтому вкладыш, заполненный с ошибкой, следует утилизировать. Об этой процедуре следует составить акт, а уникальный номер вкладыша вырезать и вклеить в журнал учета официальных документов.

Порядок заполнения и оформления трудовых книжек отражен в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства от 16.03.2003 № 225. В п. 38, 39 Правил содержится информация о том, что если книжка кончается, в нее необходимо вшить вкладыш, который заполняется точно так же, как и сама книжка. Соответственно, вся информация, которая относится к порядку заполнения книжек, отраженная в Постановлении № 225 актуальна и для вкладышей.

Как правило, кадровые специалисты или иные ответственные работники, в случае, если книжка заканчивается, задаются вопросом, необходимо ли вшивать в нее вкладыш, или можно просто положить его внутрь или закрепить иным способом? Ответ на данный вопрос однозначен.

При оформлении на работу выяснилось, что у нового сотрудника закончилась трудовая. Нужно приобрести вкладыш в трудовую книжку. Кто должен покупать вкладыш? Кто должен оплатить эти расходы? Если за счет работника, как провести оплату? Ответы на эти вопросы – в статье.

Таким образом, если для продолжения записей в трудовой книжке требуется вкладыш, то приобретает его работодатель, а все расходы полностью возмещает работник. Однако размер возмещения не может превышать стоимости бланка, который использовался для конкретного работника. Это необходимо уточнить, поскольку довольно часто бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются на ГОЗНАКе или у распространителей оптом, большими партиями. В этом случае требовать с работника возмещения всех расходов, которые понес работодатель по договору на покупку бланков, п. 47 Правил не позволяет.

Вопросы «прикрепления» вкладыша к трудовой книжке пока не регламентированы ни Правилами ведения и хранения трудовых книжек, ни Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 и постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69). Поэтому компания вправе сама решить, какого способа оформления придерживаться.

Трудовым законодательством конкретный порядок внесения записей в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не установлен. Исходя из общего порядка внесения записей и принципа их последовательного оформления на практике сложился следующий подход.

нужно развернуть вкладыш посередине и проколоть отверстия для нескольких стежков. Как правило, достаточно трех-четырех дырочек;
вдеть толстую крепкую нить в иглу с большим ушком и пришить вкладыш по проделанным отверстиям к обложке трудовой;
в завершении необходимо тщательно закрепить нить, чтобы она впоследствии не развязалась.

Оформить вкладыш в трудовую книжку лично в 2020 году обязаны индивидуальные предприниматели. Они самостоятельно покупают бланки, причем продажа вкладышей происходит специализированными организациями, что защищает их распространение среди посторонних лиц.

Cложная ситуация на рынке труда, а также желание найти более высокооплачиваемую работу вынуждает многих граждан со временем менять место занятости. Иногда это требует от человека оформления нового вкладыша в трудовую книжку, поскольку все свободные страницы в ней уже заполнены.

Если сотрудник официально сменил фамилию, соответствующие изменения должны быть произведены не только на трудовой книжке, но и на вкладыше. Для этого перечеркивается старая фамилия и вместо неё пишется новая. На обратной стороне оформляется запись с номером и датой государственного свидетельства, на основании которого было выполнено изменение паспортных данных.

Работодатель обязан заполнить трудовую книжку на протяжении 5 дней с момента приема на работу соискателя. В трудовую книжку (вкладыш) вносится следующая информация:

место работы;
занимаемая должность;
сведения о переводе (если он был);
изменения наименования предприятия (если они были);
дата увольнения;
причина увольнения.

Все записи не должны сокращаться, за исключением той информации, которая может по общепринятым правилам быть сокращена. Естественно, что со временем листы в трудовой книжке могут закончиться. И именно тогда требуется вшить вкладыш.

Как вшить в трудовую книжку вкладыш? Правилами о ведении трудовых книжек (Постановление № 225) не предусмотрен четкий регламент вшивания вкладышей. Нет требований и к тому, куда именно вшивать вкладыш, какого цвета должны быть нитки. Есть только одно требование – вкладыш должен составлять единый целый документ с трудовой книжкой, то есть не допускается его простое вложение без пришивания.

Если рассуждать логически, то согласно инструкции, нумерация в трудовой книжке и вкладыше должна быть сквозной, следовательно, вкладыш необходимо вшивать после последнего листа, перед обложкой.

Как вшить в трудовую книжку вкладыш? Потребуются нитки, игла и шило. В обязательном порядке следует удостовериться, что действительно в трудовой книжке нет чистых листов для записи сведений о приеме или увольнении.

Вкладыш следует пришить к заднему листу обложки, лучше всего даже к самому развороту. Необходимо сделать несколько стежков, чтобы в дальнейшем вкладыш не выпал. Нитки рекомендуется использовать приглушенных тонов.

Можно ли завести новую трудовую книжку при условии невозможности забрать старую?

Как вшить в трудовую книжку вкладыш и где его взять? Сам бланк вкладыша должен быть установленного нормативными актами образца и изготовленный исключительно на предприятии «ГОЗНАК». На предприятия возложена обязанность по закупке таких документов. Соответственно, у работодателя всегда должен быть определенный запас таких документов. Хотя на практике обычно сам работник приобретает вкладыш, чтобы отдел кадров вшил его в трудовую книжку.

Ни инструкцией, ни другими нормативными актами не предусмотрено место, где должен проставляться штамп о том, что выдан вкладыш. На практике такую отметку проставляют либо на первом титульном листе трудовой книжки, либо на внутренней стороне обложки.

В данном случае ни первый ни второй вариант не будут считаться нарушениями, главное, если ставится отметка на титульной странице, чтобы она не закрывала сведения о ее владельце.

Образец штампа также не предусмотрен нормативными документами. Поэтому вокруг этого вопроса множество споров. Некоторые специалисты кадровых служб утверждают, что это должен быть именно оттиск, другие утверждают, что можно делать запись от руки и заверять печатью предприятия. Поэтому все же рекомендуется приобрести штамп, который можно найти практически в любом магазине канцтоваров или заказать у организации, занимающейся изготовлением печатей или предоставляющей полиграфические услуги.

Если на предприятие пришел слишком активный сотрудник, то возможно, что все записи о его работе не поместились в самой трудовой книжке и вкладыше, тогда потребуется вшить еще один. Правила вшивания второго вкладыша такие же, как и при добавлении первого. Его следует вшить к развороту, но уже после первого вкладыша. Далее заносятся данные о владельце и запись о приеме или увольнении. В обязательном порядке опять проставляется штамп о том, что выдан новый вкладыш, на котором фиксируются его серия и номер с занесением этой информации в книгу учета движения трудовых книжек в организации.

Как вшивать в трудовую книжку вкладыш, образец которого представлен выше? Без человеческого фактора в нашей жизни никуда, и если после вшивания запись испорчена, то в новом бланке не допускается вносить изменения. Придется все расшить и вставить новый бланк.

Если вкладыш был получен от работодателя, то следует составить акт о том, что бланк был испорчен, и уничтожить его. Если уже внесена запись в трудовую книжку о том, что выдан вкладыш, то потребуется внести запись о том, что штамп недействительный.

Можно ли оформить новую трудовую книжку?

К сожалению, подавляющее большинство сотрудников отдела кадров, даже имея за плечами большой опыт в трудовой сфере не всегда знают, как решить ту или иную проблему, связанную с трудовыми книжками. К таким проблемам относится обязанность вшить вкладыш в трудовую книжку работника.

Несмотря на то, что ранее мы сказали о том, что ни один нормативно правовой акт не дает разъяснения по поводу того, как именно стоит производить процедуру вшивания бланка, некоторый из актов в трудовой сфере законодательства все же говорит о том, как поступать в ситуации, если листы в трудовой просто на просто закончились.

Оптимальное размещение вшиваемого вкладыша — место между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. То, как именно должно осуществляться вшивание вкладыша, законодательно не регламентировано. На практике эта процедура осуществляется так:

Если кадровик использует альтернативу штампу, все записи должны быть осуществлены прописью. Не следует прорисовывать элементы, соответствующие структуре штампа — его контур и линии — вручную. Также не стоит вписывать печатными буквами словосочетание «Выдан вкладыш», слова «серия» и «номер».

На лицевой части вкладыша указывается информация о трудящемся, в частности: Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия, дата заполнения. Кроме того, есть место для подписи сотрудника и печати организации. Рекомендуется перед подшивкой заполнить все необходимые поля, поскольку это гораздо удобнее, чем заполнять их после.
Вкладыш рекомендуется вшивать в конце трудовой книжки, а не после оконченного раздела, для удобства.
Для подшивки можно использовать следующий набор инструментов: нитки, ножницы, шило, иголку.
Как вшить вкладыши в трудовую книжку аккуратно? Необходимо раскрыть вкладыш и книжку посередине, отступить от верхних и нижних краев вкладыша и книжки по одному сантиметру, проделать в них дырки, приложить друг к другу, прошить нитками. Концы нитки связываются с наружной стороны подшитых документов.
Требований к наклейке заверительной надписи законодательство не содержит (как и иных требований). Мы рекомендуем ее не делать, поскольку без нее подшитый документ будет выглядеть более эстетично. Если есть желание, заверительную надпись можно поставить. Для этого на узелок ниток наклеивается бумажный листок, на котором указывается «Прошито» и проставляется подпись сотрудника, который сшивал документы. Некоторые ставят сургучную печать, но это скорее исключение, чем правило, и без необходимости делать этого не следует.

При окончании трудовой книжки работнику оформляется вкладыш

Обратите внимание! Если перед вами стоит вопрос, куда вшивать вкладыш в трудовую книжку, вшейте его между последней страницей трудовой и обложкой. Образец скрепления бланков позволит другим кадровикам вести личные документы сотрудников по единым правилам. Подготовьте инструкцию, с которой ознакомьте других специалистов.

Законодательство не регламентирует, как вшивать вкладыш в трудовую книжку. Образец правильного закрепления бланка отсутствует. Придерживайтесь общих правил. Лучше вшивайте его в конце книжки. При этом, размещать бланк в начало трудовой не будет нарушением, хотя это неудобный и нераспространенный вариант.

В случае если закончилась одна из граф трудовой книжки и дальнейшее заполнение не представляется возможным, появляется необходимость в приобретении вкладыша. Вкладыш вшивается в книжку и несет в себе те же функции, что и основной документ. Вкладыш невозможно использовать без наличия трудовой книжки. Количество вкладышей может быть неограниченным. Если во вкладыш была внесена недостоверная информация, то документ аннулируется и изымается из трудовой книжки. Отметка об этом должна быть сделана на титульном листе основного документа. Затем оформляется новый вкладыш, который регистрируется и заново вшивается в трудовую книжку.

Отметим, что ныне действующее законодательство четко не регламентирует, каким именно образом в трудовую вшивается вкладыш. Не даны рекомендации, в частности, куда он помещается (в начало, конец или середину книжки), какие нитки применять и сколько швов делать. Все эти вопросы остаются на усмотрении кадровой службы предприятия. Причем просто вложить вкладыш в документ нельзя – он может со временем потеряться. В случае потери данного документа восстановить раннее внесенные записи будет весьма проблематично.

Технически удобнее вшить вкладыш в трудовую книжку ровно посередине. Но тогда он будет разделять собой все предыдущие записи и их просмотр будет затруднен. Поэтому многие крепят его именно в конец трудовой (между последней страничкой и обложкой). Вкладыш лучше пришивать ниткой с помощью 3-5 проколов.

Следует отметить, что вкладыш должен быть именно прошит, а не вклеен, прикреплен скотчем или степлером. Эти методы используются редко, поскольку не обеспечивают должной надежности.

Отдельным пунктом в своде правил оговаривается, что при выявлении неверной записи в трудовой и ее вкладыше все исправления должны производиться по месту той работы, где была допущена ошибка. Это можно сделать и на новом месте работы. Но тогда работодателю придется делать официальный запрос на прежнее место службы, чтобы выявить причины нарушений и найти способы их решения. Каких же правил следует придерживаться при исправлении ошибок во вкладыше?

Если при заполнении бланки вкладыша были испорчены, то они подлежат уничтожению. При этом в обязательном порядке составляется соответствующий акт, к которому прилагаются подлинные номера из вкладышей. Номера вырезаются и подклеиваются к акту. Все испорченные документы хранятся в материальных отчетах предприятия.
Исправленные сведения о месте службы, переводах и награждениях должны соответствовать соответствующему приказу или распоряжению. Если приказ утерян или неверно оформлен, то те или иные исправления производятся на основании других документов. Причем показания свидетелей здесь не играют никакой роли. Все должно быть подкреплено документально.
В основных разделах вкладыша (сведения о работе и сведения о наградах) зачеркивание неверных записей запрещается. Любое изменение данных осуществляется путем признания их недействительными. После этого уже вносится верная информация.

Описанными выше способами исправляются любые имеющиеся неточности во вкладыше к трудовой книжке, независимо от его давности и номера.

Чтобы карьера работника продолжалась, а записи в его трудовой оставались целостными и шли в правильном порядке, были разработаны специальные вкладыши. Этот бланк строгой отчетности был введен в 1940 году. Сама же трудовая книжка появилась еще в 1919 году.

Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет серию и номер. Для избегания подделок существует специальная степень защиты. Вот так выглядят вкладыши, использовавшиеся раньше и применяемые сейчас:

Когда был выпущен

Серия

Внешний вид

Любой бланк строгой отчетности имеет свои элементы защиты. Как выглядит вкладыш в трудовую книжку теперь понятно, а его основные характеристики таковы:

36 страниц для внесения информации;
обложка выполнена из картона;
формат 88 на 125 миллиметров;
имеет серию и номер;
титульный лист почти такой же, как и у трудовой;
графы во вкладыше совпадают с графами в самой трудовой книжке.

Приобретать эти бланки строгой отчетности могут только сами работодатели. Требовать или принимать их от работников строго запрещается. Все они выпускаются Гознаком Минфина РФ. Выдача вкладыша в трудовую книжку, образец заполнения – все это регламентируется тем же Постановлением Минтруда РФ.

Руководитель организации может осуществлять выдачу вкладышей одним из следующих способов:

Безвозмездно. Расходы в этом случае несет сам работодатель (пункты 44 и 48 Правил, утвержденных Правительством РФ, №225 от 16.04.2003).
Взимая с работника компенсацию, равную стоимости бланка в момент его приобретения (пункт 47 тех же Правил).
Компенсация части стоимости вкладыша работодателем, а оставшейся части – работником. Для этого потребуется особый приказ.

Внутренне вкладыш выглядит как трудовая книжка. В обоих документах одинаковые разделы и графы. Образец оформления вкладыша в трудовую книжку подтверждает, что нумерация во вкладыше начинается не с начала. Первая запись в конкретном разделе должна иметь номер на единицу больше, чем номер последней записи в трудовой книжке.

Это позволяет сохранить очередность и фактическое и смысловое единство вносимых данных. Вполне нормальна ситуация, когда трудовая заканчивается записью об увольнении, а вкладыш начинается с записи о приеме на работу. Ответ на вопрос, как заполнить вкладыш в трудовую книжку (образец внесения ничем не отличается от обычного образца), в этом случае будет таким же, как и для внесения остальных записей.

Вкладыш является недействительным без его оформления, произвести которое можно одним из следующих способов:

поставить штамп и указать номер и серию вкладыша;
сделать запись о выдаче вкладыша вручную, указав его номер и серию.

Сколько вкладышей можно вшить в трудовую книжку

Вкладыш является единственно возможным способом продолжить ведение трудовой книжки. Кадровый специалист не должен:

использовать новую трудовую книжку для продолжения ведения старого бланка;
вклеивать в трудовую книжку дополнительные листы;
заменять название раздела «Сведения о награждениях» на «Сведения о работе» зачеркиванием и дописыванием слов.

Только использование вкладыша является верным выходом из ситуации.

Строгих требований относительно вшивания вкладыша в трудовую книжку не предусмотрено. На практике наиболее популярный и удобный вариант – вшивание документа в конец трудовой книжки между последней страницей и обложкой. Посередине делаются шилом два небольших отверстия, такие же отверстия делаются на одинаковом уровне в трудовой книжке. При помощи большой иголки с прочной нитью документы сшиваются между собой.

Важным условием является прочное закрепление вкладыша, поскольку в противном случае возникает риск утери документа.

Вшить вкладыш можно не только вручную, но и при помощи швейной машинки. Для этого необходимо выбрать максимальную ширину шага стежка и прострочить документы. Такой вариант является более удобным и надежным, но не у всех работодателей есть возможность использования подобного оборудования.

Каждый официально трудоустроенный человек имеет трудовую книжку, в которой указывается весь его трудовой стаж. Благодаря этой системе, работодатель может наглядно увидеть, в каких сферах деятельности работал соискатель, а так же какой уровень опыта он имеет. Сама трудовая книжка представляет собой небольшой документ, похожий на паспорт.

Внутри указана личная информация владельца, наименования организаций, в которых он работал и причины увольнений из них. Если в трудовой книжке закончились страницы для заполнения, то для неё можно приобрести вкладыш. В данной статье способы оформления вкладыша и места для его приобретения.

Читайте инструкцию как восстановить трудовую книжку на этой странице.

Количество вкладышей может быть неограниченным. Если во вкладыш была внесена недостоверная информация, то документ аннулируется и изымается из трудовой книжки. Отметка об этом должна быть сделана на титульном листе основного документа.

Затем оформляется новый вкладыш, который регистрируется и заново вшивается в трудовую книжку.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку — пошаговая инструкция, требования и образец

Бланки вкладыша квалифицируются как документы строгой отчётности, но при этом приобрести их можно свободно, они продаются в канцелярских магазинах. Всё-таки желательно покупать их у проверенных посредников, занимающихся работой непосредственно с Гознаком, выпускающим трудовые и вкладыши. Также можно приобретать их и напрямую у Гознака.

Выданы вкладыши могут быть:

Без выплаты работником компенсации – в таком случае все расходы ложатся на работодателя.
С выплатой компенсации – она не должна быть выше, чем стоимость бланка при покупке.
С частичной выплатой компенсации, при которой часть расходов несёт сотрудник, а часть работодатель.

Бланки выдаются безвозмездно реже, чем трудовые, поскольку этот документ всё же дополнительный, а не основной.

Обязательна бесплатная выдача лишь в том случае, если вкладыш оказался испорчен по вине заполнявшего его работника – в таком случае замена проводится за счёт организации.

Относительно размера компенсации, которую выплачивает получатель вкладыша, стоит отметить, что хотя завышение стоимости является незаконным, но в цену, по которой он отдаётся работнику, может входить не только стоимость приобретения документа, но также и транспортные, и иные расходы. Это означает, что иногда бланк на предприятии может обойтись дороже, чем в свободной продаже, хотя чаще всего он оказывается дешевле, поскольку приобретаются вкладыши компаниями оптовыми партиями, по сниженной цене.

Заполняться документ должен так же, как и сама трудовая, а потому сложностей с его заполнением быть не должно, но есть немало важных нюансов, на которые стоит обратить внимание:

Заводить вкладыш должны сотрудники того работодателя, во время работы у которого строчки в трудовой подошли к концу – увы, это правило не всегда соблюдается, из-за чего работники приходят в новую компанию с книжкой, в которой нет места для новых записей. Отметим, что отказывать им в приёме на работу по этой причине нельзя.
Дата заполнения на титульном листе – это именно та дата, в которую занесена первая запись во вкладыш, а не в саму трудовую.
Заводить можно много вкладышей – их количество не ограничено.
Пронумеровать записи просто – нумерацию следует продолжать относительно той, что использовалась в трудовой. К примеру, если номер последней записи в трудовой 19, то во вкладыш заносится запись с номером 20.
Если же место закончилось, а запись ещё не завершена, то она будет продолжаться уже во вкладыше ровно с того места, на котором прервалась.
Данные, которые вносятся во вкладыш, должны быть строго актуальными, даже если в самой трудовой фигурируют другие. К примеру, работник мог получить новое образование уже после того, как завёл её. Если информация, которая значится на титульном листе самой трудовой, уже неверна, то изменения должны быть отражены, а сотрудника надлежит обязать предоставить документы, которые подтвердят эти изменения – копии документов вшиваются в его личное дело, а во вкладыше записываются новые данные о нём.
После того как все необходимые сведения внесены на титульный лист, вкладыш должен быть прикреплён к трудовой, а на её титульном листе нужно поставить штамп о выдаче вкладыша с его реквизитами. Также следует сделать запись «выдан вкладыш», без которой он не будет действителен даже если его вшить.

Относительно места, в которое необходимо ставить штамп, а также куда именно подшивать вкладыш, нет никаких указаний.

Потому стоит отметить лишь, что ставить штамп стоит так, чтобы он не закрыл остальные записи и был хорошо читаем.

Вместо печати можно сделать также и отметку вручную, если у компании вообще нет печати, но всё-таки лучше, если будет стоить именно штамп. Совсем без штампа либо отметки документ также будет просто недействителен.

После того как заполнение вкладыша, а вернее, пока что его титульного листа, завершено, наступает время вшить его в трудовую. Хотя нет никаких указаний на предмет того, как именно правильно прикреплять вкладыш в книжку, но всё же можно выделить важные правила, которых следует придерживаться:

запрещено просто хранить его вложенным, не вшивая;
нельзя приклеивать либо пользоваться скрепками вместо вшивания.

Надёжно скрепляет документы только вшивание, и потому оно, с одной стороны, гарантирует, что вкладыш не потеряется – только если вместе с основным документом; с другой стороны – существенно затрудняет манипуляции с ним, опять-таки, если они проводятся отдельно от основного документа.

Вкладыш в трудовую книжку — кто должен покупать его? Этот вопрос волнует многих ИП и руководителей небольших предприятий, при этом мнения на форумах для кадровиков и в статьях на профильных ресурсах озвучиваются разные. Посмотрим же, что говорит по этому поводу законодательство.

Кто приобретает вкладыш в трудовую книжку, согласно закону?
За чей счет приобретается бланк?
В каких случаях бланк оплачивает работодатель?

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку и как его заполнить

Вкладыш – это особый вид печатной продукции, абсолютно схожий с трудовой книжкой и отличающийся названием, более низким качеством листов и их оттенком. Он эффективно дополняет основной формуляр, а его структура утверждена Постановлением за № 225 Правительства РФ от 16.04.2003 г. Многостраничная брошюра выступает в роли продолжения книжки, и предъявляется только вместе с ней, поэтому не может оформляться отдельно, поскольку не будет иметь юридической силы.

Книга, содержащая информацию о трудовой деятельности человека, является самостоятельным видом документации. Ее дееспособность признается во всех организациях и компаниях, действующих в России. Бланк-брошюра, наоборот, является только приложением к основному формуляру и считается обычной бумажкой отдельно от него. Вкладыш должен быть подшит в трудовую книжку, но при этом нужно знать, как оформить эту операцию.

Бланк вкладыш в трудовую книжку является официальным приложением. Учитывая значимость используемых документов, был принят Порядок их оформления, ведения и учета . Однако в нем, равно как и в Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда, отсутствуют правила заполнения бланка-приложения. Но многолетняя практика позволяет четко выполнять данную процедуру.

На первой странице фиксируются основные сведения о владельце. Они обязаны в точности дублировать данные, которые указаны в первичной документации:

Имя, Фамилию, Отчество;
место, число, год рождения;
информацию об образовании, (наличии аттестата, диплома);
специальность и профессия.

Внизу необходимо зафиксировать число, когда приложение было оформлено (то есть сделана первая запись), вписать фамилию, инициалы уполномоченного лица и его подпись. Расписаться обязан и сам хозяин документа. Поскольку вкладыш призван продолжать полностью исписанную трудовую книжку, то он заполняется аналогично ей. Записи здесь следует нумеровать с учетом предыдущих событий. Это позволит не нарушать очередности и сохранить сквозной счет.

Во время процедуры выдачи и оформления вкладыша руководитель, инспектор ОК, должностные лица способны допускать некоторые ошибки или неточности. Наиболее типичными считаются следующие.

Неправильное введение основной информации о владельце. Если нарушение выявляется на стадии заполнения бланка, он фиксируется как испорченный, а вместо него заводится другой.
Оформление новой трудовой вместо присоединения пустого бланка-приложения в действующий документ.
Бланк заведен ошибочно, но в основном формуляре уже выполнена отметка о совершении операции. Вкладыш отсоединяется, замечание аннулируется путем зачеркивания, а рядом вносятся пояснения, заверенные печатью и подписью уполномоченного сотрудника.

Внимание! Еще одной типичной ошибкой является попытка внесения сведений об уровне образования сотрудника, которые были актуальными при заполнении старых образцов. Согласно действующим нормам данные должны соответствовать тем, что указаны в документах первой очереди.

По каким правилам вшивается вкладыш в трудовую книжку

Нередки случаи, когда основная рабочая книжка потеряна, или испорчена настолько, что не подлежит восстановлению. Ей на смену на предприятии выдается новая. Процедура выдачи такая. Работник извещает письменным заявлением руководство текущего места работы. Не позднее 15 дней предоставляется другой документ с надписью «Дубликат», которая размещается с правой верхней стороны главного листа.

Воспроизведение утерянных данных происходит аналогично другим документам. Представитель ОК может просто вписать общий стаж. Одновременно сам трудящийся способен восстановить хронологию событий, посетив места прежней работы. Там руководство обязано обратиться к архиву для получения и внесения интересующей информации с указанием решений о приеме и увольнении.

Если закончилось свободное место в трудовой книжке, и она подошла к концу, возникает закономерный вопрос – нужно ли продолжать записи и как это делать. Ответ на него предоставляет п. 38 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее также Постановление Правительства).

При заполнении всего свободного пространства в любом из разделов основного документа работника осуществляется выдача вкладыша в трудовую книжку. Он выдается при невозможности внести запись о деятельности или награждениях работника по причине отсутствия свободного места. При этом важно иметь в виду, что он – лишь дополнение книжки и сам по себе не является документом.

Оформление вкладышей в трудовую книжку (их выдача) осуществляется работодателем в силу обязанности иметь в своем распоряжении достаточное количество бланков данного документа, предусмотренной п. 44 Постановления Правительства. О выдаче делается соответствующая отметка в приходно-расходной книге и книге учета движения книжек и вкладышей. Формы утверждены Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Приложение № 1 и № 2).

Потребность в дополнительной вставке возникает, когда нет чистых страниц формуляра, необходимых для внесения новых записей.

Ранее кадровики особо не утруждали себя приобретением новых бланков, а просто перечеркивали сведения о награждениях и делали необходимые записи. Сейчас такое ведение документации недопустимо.

Также запрещены следующие действия:

вклеивание в книжку чистых страничек с отметкой отдела кадров о подобной модификации документа;
оформление второго формуляра в продолжение первоначального.

При отсутствии чистых страниц для внесения сведений о перемещение с одного места работы на другое необходимо оформлять вкладыш. Данный документ соответствует правилам ведения кадровой документации.

Наличие квалифицированных сотрудников, ответственных за правильное ведение кадровой документации – это «головная боль» руководителя. Отсутствие квалифицированных менеджеров по персоналу приводит к большим проблемам, как для предприятия, так и для его сотрудников. Менеджер должен не только уметь правильно заполнить и выписать формуляры, но и соблюдать сроки оформления бланков и следить за их наличием.

Наличие вкладыша обязательно, так как если в организацию оформляется сотрудник, у которого нет свободного места в трудовой книжке (ТК), запись о приеме на работу необходимо сделать в течение 5 рабочих дней. Если не выполнить данное требование в установленные сроки, возникает нарушение.

Приложение – это важный, хотя не всегда необходимый формуляр. Он имеет те же данные и размер что и трудовая книжка.

Работодатель не имеет права требовать приобретение вставки у сотрудника. Также запрещено принятие отделом кадром чистого документа от служащего. Приобретение бланков разрешено только у определенных лицензированных организаций, поэтому предприятие должно это делать самостоятельно.

Вкладыши относятся к бланкам строгой отчетности.

Вкладыш — это неотъемлемая часть трудовой книжки. Он используется в том случае, если заполнены все страницы того или иного раздела. Вкладыш без основного документа недействителен, поэтому задача кадровика — объединить оба источника так, чтобы они были с материальной точки зрения единым документом. Это осуществляется путем вшивания вкладыша в книжку.

Вкладыш нужно именно вшивать, а не прикреплять степлером или вклеивать (п. 38 постановления Правительства «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225). При этом важно соблюсти также юридические нюансы объединения двух источников в один.

На практике вкладыш вшивают в конце трудовой книжки (между обложкой и последней страницей) толстой иглой с плотными нитками. Удобно будет развернуть вкладыш ровно посередине и вначале проколоть дырки шилом, а затем по готовым отверстиям пришить вкладыш к твердой обложке трудовой книжки несколькими стежками. Когда будет ясно, что вкладыш хорошо вшит, следует закрепить нитку, чтобы она со временем не ослабла и не распустилась.

Поскольку вкладыш – приложение к трудовой книжке и ее продолжение, возникает вопрос о нумерации его страниц и соответствующих записей в нем. Нумерация его страниц осуществляется на стадии выпуска его на предприятии Гознака, потому не представляет сложности для работодателя. Нумерацию записей необходимо продолжать, а не начинать сначала, а значит и записи должны иметь сквозной (продолжающийся) порядок.

Предлагаем ознакомиться Как быть если в трудовом договоре ошибка

Трудовая и вкладыш в нее могут содержать запись под одинаковым номером. Такая ситуация может складываться лишь в одном случае: когда полностью запись не уместилась и продолжается в приложении. Например, в книжке может быть указано наименование организации, куда принимается работник, а далее (во вкладыше) занимаемая им должность.

Сколько вкладышей можно вшить в трудовую книжку

Можно ли завести новую трудовую книжку при условии невозможности забрать старую?

Можно ли оформить новую трудовую книжку?

При окончании трудовой книжки работнику оформляется вкладыш

Сколько вкладышей можно вшить в трудовую книжку

Как вшить вкладыш в трудовую книжку — пошаговая инструкция, требования и образец

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку и как его заполнить

По каким правилам вшивается вкладыш в трудовую книжку

Похожие записи:

Добавить комментарий Отменить ответ