Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение о должностных инструкциях как ввести в действие». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Обратите внимание! Положение о ДИ обычно утверждается руководителем организации или лицом, которому полномочия по утверждению локальных нормативных актов делегированы в надлежащем порядке.
Кроме того, к процессу согласования положения нередко привлекаются и отдельные подразделения организации. Например, могут потребоваться визы юридического отдела, кадровой службы или службы безопасности — в соответствии с требованиями и практикой, сложившейся на конкретном предприятии.
Приказ о введении в действие должностных инструкций
Поскольку типовой формы положения о ДИ на законодательном уровне не утверждено, каждая организация может разработать соответствующую форму самостоятельно с учетом специфики работы конкретного предприятия. Кроме того, при составлении ДИ для определенных должностей необходимо учитывать требования профстандартов (см. нашу статью по ссылке Образец заполнения должностной инструкции по профстандарту).
Положение о ДИ может быть разработано на основе предлагаемого нами образца, размещенного для скачивания по ссылке: Положение о должностных инструкциях — образец.
В целом структура положения о ДИ в организации может быть следующей:
- Общие положения.
- Порядок оформления ДИ.
- Требования к разделам ДИ:
- общие положения;
- функции работника;
- должностные обязанности работника;
- права работника;
- ответственность работника;
- заключительные положения.
- Порядок согласования, утверждения и введения ДИ в действие.
- Порядок ознакомления работников с ДИ.
- Порядок внесения изменений в ДИ.
- Порядок признания ДИ утратившими силу.
- Правила регистрации и хранения ДИ (рекомендуем в дополнение к представленному материалу также ознакомиться с нашей статьей по ссылке Срок и место хранения должностных инструкций работников).
- Заключительные положения.
- Приложения. Обычно к положению прилагаются образцы оформления ДИ и листы ознакомления с этими документами (для примера можно рассмотреть образцы ДИ, размещенные нами в статьях по ссылкам Должностная инструкция главного бухгалтера ООО (образец) 2020 или Должностная инструкция коммерческого директора ООО — образец 2020).
Специальных требований к оформлению именно положения о ДИ на предприятии не установлено, однако рекомендуем опираться на ГОСТ Р 7.0.97-2016.
В т. ч. следует придерживаться таких правил:
- датой документа является дата его утверждения;
- при утверждении положения несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне;
- гриф утверждения документа размещают в правом верхнем углу документа;
- если текст положения изложен на 2 и более листах, то второй и последующие листы нумеруют, при этом номера листов (страниц) проставляются посередине верхнего поля и др.
Рекомендуем! Положение, оформленное на нескольких листах, прошить и скрепить на сшиве подписью уполномоченных лиц и печатью организации.
Порядок составления должностных инструкций нормативно-правовыми актами не урегулирован. Поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее составить, оформить и вносить в нее изменения1.
Должностную инструкцию можно составить в качестве приложения к трудовому договору или оформить в качестве самостоятельного документа. В статье рассмотрено оформление должностной инструкции в качестве отдельного документа.
Создание и введение в действие должностной инструкции
Квалификационные характеристики должностей, должностные обязанности, а также требования к знаниям, которыми должен обладать работник, советуем брать в квалификационных справочниках (например, в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих). На это указали внимание специалисты Роструда в письме от 30.11.2009 г. №3520-6-1.
Данные справочники носят рекомендательный характер и являются помощником для работодателя при составлении должностных инструкций.
В должностную инструкцию нельзя включать положения об обязанности работника уволиться по определенным основаниям (например, по собственному желанию в случае падения производственных показателей), так как это не относится к трудовой функции работника.
Готовая должностная инструкция должна включать в себя следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата и номер;
- гриф утверждения;
- текст;
- подпись разработчика;
- визы согласования;
- подпись работника, подтверждающая ознакомление с инструкцией.
Перед утверждением должностную инструкцию желательно согласовывать с юридическим отделом организации (или корпоративным юристом). Он проконтролирует, чтобы инструкция была разработана в рамках законодательства. При необходимости ее можно согласовать с другими функциональными подразделениями организации. Утверждает должностную инструкцию руководитель организации, но он может передать эту функцию и другому должностному лицу. После утверждения инструкция вступает в силу и действует до замены на новую. Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под роспись. Только после ознакомления с ней положения инструкции становятся для работника обязательными.
______________________________
1 Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 31 октября 2007 г. №4412-6.
| Для чего нужна должностная инструкция? |
| Заработная плата: вознаграждение за труд |
| Особенности предоставления отпуска при работе по совместительству |
| Как работнику сообщить о желании уволиться своему работодателю? |
| Как уйти в отпуск по уходу за ребенком? |
| Какие выплаты полагаются работникам при ликвидации организации? |
| Могут ли уволить работника, который долго болеет? |
| Отказ в приеме на работу беременной женщине |
Как составляется положение о должностных инструкциях?
Приказ утверждения не является обязательным документом, однако его применение должно выполняться в случае отсутствия использования других утверждающих моментов. С этой целью необходимо внести положение в локальные акты предприятия о применении в качестве утверждающего элемента именно приказа. При этом в положении об использовании приказа нужно обозначить случаи, когда он применяется, например:
Предисловие
Подписи. Лист регистрации изменений. Лист ознакомления. В настоящем стандарте использованы следующие руководящие и методические документы:
Общие рекомендации по разработке должностных инструкций
5.1. Назначение положений о структурных подразделениях (далее по тексту положение), должностных и рабочих инструкций (далее по тексту инструкций). 5.1.1. Положение о структурном подразделении является организационным документом, устанавливающим порядок его образования и руководства им, регламентирующим деятельность структурных единиц, входящих в подразделение, взаимоотношение с другими подразделениями, а также определяющим права и ответственность подразделения. 5.1.2. Должностная и рабочая инструкция — организационный документ, определяющий статус сотрудника в организационной структуре завода, его обязанности, права, ответственность, содержащий квалификационную характеристику и квалификационные требования. 5.1.3. Положения, должностные и рабочие инструкции определяют точное место каждого подразделения и сотрудника в организационной структуре завода и их назначение в системе качества, закрепляют функциональное разделение труда в процессе управления и производства. Положения, должностные и рабочие инструкции служат руководством при подготовке, переподготовке и повышении квалификации работников, являются основой для аттестации работников, а также одним из средств контроля над их деятельностью. 5.2. Разработка должностных и рабочих инструкций должна осуществляться на основе «Квалификационного справочника должностей служащих», «Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих», «Общесоюзного классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов». 5.3. Общее методическое руководство разработкой положений, должностных и рабочих инструкций осуществляет инженер по нормированию труда и заработной платы. 5.4. Разработка должностных и рабочих инструкций работников, занятых на специальных процессах производится под непосредственным руководством ОГТ, ОГМетр. 5.5 Разработка, а также проверка на актуальность положений и инструкций производится согласно графика, составленного БОТиЗ утвержденного генеральным директором. Контроль за выполнением графика осуществляет БОТиЗ. 9.1 Положения, должностные и рабочие инструкции выполняются на листах формата А4 в соответствии с ГОСТ 2.301. 9.2 Положения, должностные и рабочие инструкции излагаются в текстовой форме, печатаются машинописным способом, в соответствии с требованиями ГОСТ 2.105. 9.3 Положения, должностные и рабочие инструкции должны иметь титульный лист (см. приложение № 3,4,5). 9.4 Положения, должностные и рабочие инструкции должны иметь лист согласования (см. приложение № 6,7,8) 9.5 Положения, должностные и рабочие инструкции должны иметь лист ознакомления (см. приложение № 9). 10.1 Утвержденные положения, должностные и рабочие инструкции вводятся в действие приказом генерального директора. В приказе необходимо указать:
10.2 Проект приказа подготавливает БОТиЗ после представления полностью оформленного, согласованного и утвержденного документа. 10.3 Проект приказа согласовывается с заместителем генерального директора по экономике, начальником ОК, начальником БУСК и юрисконсультом. 10.4 Контрольные экземпляры утвержденных положений, должностных и рабочих инструкций сдаются на хранение в БОТиЗ. 10.5 Положение о подразделении доводится до сведения руководителя подразделения под роспись на листе ознакомления контрольного экземпляра. В свою очередь положение доводится до сведения сотрудников подразделения под роспись на листе ознакомления в экземпляре выданном в подразделение. 10.6 Должностные и рабочие инструкции доводятся до сведения сотрудников под роспись на листе ознакомления экземпляра, выданного в подразделение. 10.7 При приеме на работу или переводе на данную должность администрация обязана ознакомить работника с должностной или рабочей инструкцией под роспись на листе ознакомления контрольного экземпляра до издания соответствующего приказа, либо на листе ознакомления экземпляра, выданного в подразделение. Положение о должностных инструкциях как ввести в действиеПользователи сервиса «Моё дело» получают консультационную поддержку по бухгалтерским и налоговым вопросам. В любой момент задайте экспертам вопрос по своей деятельности. Как получить консультацию? Эксперты консультируют в письменном виде через личный кабинет. Обратиться в службу консалтинга может любой пользователь с оплаченным доступом к сервису. Чтобы получить ответ на интересующий вопрос, напишите его в разделе «Консультация бухгалтера». Чем подробнее вы сформулируете вопрос, тем точнее будет полученная консультация. По каким вопросам можно проконсультироваться? Вы можете задать любой налоговый или бухгалтерский вопрос по вашей деятельности. В частности, получить консультацию можно по следующим темам:
Консультации пользователям предоставляются ведущими экспертами в области бухгалтерского и налогового учета, имеющими 10-летний опыт. Сколько вопросов можно задать? Количество вопросов не ограничено. При необходимости можно задать уточняющие вопросы, чтобы до конца разобраться в ситуации. Ответ на свой вопрос вы получите в течение суток. Не узнает ли налоговая о моих вопросах? Вы можете быть уверены, что ваша информация не попадет в чужие руки. Мы гарантируем полную конфиденциальность. Данные пользователя, заданные им вопросы и полученные ответы никогда не будут переданы третьим лицам, в том числе и контролирующим органам. Сервис «Моё дело» обменивается данными с ведущими российскими банками. Достаточно подключить интеграцию. Обмен электронными документами с банком полностью автоматизирован. Вы сможете получать банковские выписки и отправлять платежные поручения на оплату прямо из личного кабинета. Чем полезна интеграция? С подключенной интеграцией вы сможете проводить платежи в считанные минуты. Вы можете создать платежное поручение на тот или иной платеж в сервисе в удобном и привычном интерфейсе, а затем просто загрузить готовую платежку в личный кабинет банка в один клик. Останется только подтвердить платеж (как правило, кодом, полученным по смс) и готово. Также интеграция позволяет загружать из банка выписки о ваших операциях по счету. Вам больше не нужно каждый день посещать банк. Весь документооборот с ним будет проходить по электронным каналам связи. Отслеживать актуальный остаток денег на расчетном счете банка вы можете в режиме онлайн прямо с мобильного телефона. Как интеграция облегчит ведение учета? Интеграция позволяет загружать выписки операций по расчетному счету в банке непосредственно в систему учета. Чтобы выписка загрузилась, нужно просто нажать на активную ссылку. На основании загруженной выписки, в учете будут отражены операции по поступлениям и платежам. Эти операции автоматически сформируют в учете необходимые бухгалтерские проводки. После загрузки банковских выписок отраженная в них информация по движению денег попадет во все регистры и отчеты: КУДИР, декларацию по УСН, годовую оборотно-сальдовую ведомость и бухгалтерскую отчетность. Вам не придется отражать доходы и расходы вручную. В сервисе «Моё дело» реализован полноценный кадровый учет, а также расчет зарплаты и формирование отчетности по сотрудникам. Учет кадров Вы сможете вести учет по каждому сотруднику: штатному и внештатному. В сервисе в автоматическом режиме можно сформировать:
Расчет зарплаты В сервисе предусмотрен расчет любых зарплатных начислений и реализован зарплатный проект со «Сбербанком» и «Альфа-Банком». Вы сможете рассчитать зарплату сотрудника при любом графике его работы. Помимо зарплаты сервис выполнит расчет:
Если сотрудник претендует на налоговые вычеты по НДФЛ, укажите это в данных на сотрудника, и расчет налога с зарплаты будет выполнен с учетом вычетов. На основании сведений о начислениях работникам, в сервисе автоматически можно сформировать справки о зарплате для назначения социальных пособий. Налоговый календарь сервиса заблаговременно напомнит о датах выплаты зарплаты и налогов с нее. Отчетность по сотрудникам Учет зарплаты и кадров в сервисе позволяет в автоматическом режиме рассчитать все зарплатные налоги и сформировать отчетность:
Сроки сдачи каждого отчета отображаются в Налоговом календаре. Перейдя по ссылке соответствующего отчета, вы без труда сможете пошагово сформировать его. А если подключить электронную подпись, отправить отчет можно, не выходя из дома. Платите зарплату сотрудникам через банк по реестрам? Мы упрощаем выплату зарплаты: встречайте зарплатный проект со «Сбербанком» и «Альфа-Банком». Больше не нужно начислять зарплату отдельно каждому сотруднику. Просто внесите общую сумму выплаты и выберите сотрудников, а сервис автоматически распределит суммы и начислит зарплаты. У сотрудников должны быть карты «Альфа-банка» или «Сбербанка». Мы не останавливаемся на достигнутом: список банков и уровень автоматизации данной доработки будут расти так же быстро, как курс доллара! Как составить и ввести в действие должностную инструкцию?Мы знаем, как важно не переплачивать, поэтому сервис предложит безопасные способы снижения налогов. Учтет вашу систему налогообложения и форму собственности бизнеса. Каждый способ — законный и не вызовет претензий у налоговой. Успешный бизнес заключается не только в хорошем проекте и продвижении, но и в квалифицированных работниках, эффективно решающих поставленные задачи. Для качественного выполнения работы нужно понимать цели, методы и награды за достижение целей. Должностная инструкция — это документ, четко регламентирующий обязанности, полномочия, права, квалификационные требования и поощрения. Он относится не к конкретному человеку, а к занимаемой им должности, и согласовывается с руководителями и юридическим отделом. Задокументированные требования необходимы при росте и увеличении штата, так как позволяют рационально разделить труд, подобрать правильные кадры, контролировать выполнение, привлекать к дисциплинарной ответственности, защищать права работодателя и сотрудника. Наличие инструкции персонала позволяет:
Разработка инструкций специалистов — это право предпринимателя, а не долг, однако в ряде случаем их оформление необходимо. Именно они выступают в качестве организационно-правового документа при наложении взысканий, трудовых спорах и обращении в суд. Если их наличие не прописано для вашего предприятия, их отсутствие не расценивается как нарушение, но некоторые действия могут быть признаны незаконными (отказ соискателю по причине недостаточной квалификации, увольнение при неудовлетворительном прохождении испытательного срока, наложение штрафов и взысканий за невыполнение обязательств). Составление должностных инструкций предусмотрено законодательно-нормативными актами для отдельных категорий:
Для начала необходимо изучить методические рекомендации по разработке должностных инструкций. В качестве основы лучше применить государственные нормативно-правовые акты и прописать полный список обязательств сотрудников, учитывая локальный статус, особенности организации, условия труда, права и ответственность руководителей и работников. Вы можете расширить установленные централизованно требования, если это необходимо для совершенствования деятельности компании или внедрения новых технических средств. Обязательная процедура — двухэтапное согласование документа. На первом этапе необходима консультация юристов для выявления возможных нарушений трудового кодекса.
Утверждение проводится полномочным лицом с указанием соответствующего приказа, заверением печатью и снятием копий для ознакомления. Документ вступает в силу сразу, однако требовать выполнения прописанных правил можно только после его полного прочтения, о чем работники предприятия сообщают росписью на соответствующем листе или специальном журнале. Должностная инструкция содержит несколько обязательных разделов:
Здесь определяется место работника в организации, кадровая структура, квалификация (стаж, образование), профессиональные требования, цель работы и нормативные акты, обязательные к соблюдению.
Тут следует регламентировать объем и характер работ, четко сформулировать обязанности, согласно ТК РФ и локальным нормативным актам. Прописать дополнительные требования. Например, повышение профессионального уровня, образование и переподготовка.
Этим пунктом описывают права и полномочия, которыми наделен работник при выполнении работ, в том числе, использование определенных ресурсов (кадровых, финансовых, технических).
Предупреждение о юридической или административной ответственности при несоблюдении требований. Здесь необходимо перечислить возможные штрафы, депремирование или изменение оклада при нарушениях.
Раздел, определяющий взаимоотношения между сотрудниками и разными подразделениями компании. Зачастую тут устанавливается субординация, подчинение и порядок замещения сотрудника.
Необязательный, но рекомендованный пункт, в котором указываются формы возможного материального и морального поощрения: премии, ценные подарки, благодарности и грамоты. Составить должностную инструкцию должны специалисты каждого отдела, так как четко сформулировать задачи может только тот, кто хорошо понимает процесс и выполняемую работу. Нельзя включать пункты, противоречащие действующему ТК РФ и другим законодательным актам и положениям по организации труда. Например, в документе не может содержать пункт о необходимости сотрудника уволиться по определенным обстоятельствам, так как это не является трудовой функцией. Должностная инструкция – это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или в ее структурном подразделении. Должностные инструкции работодатель использует для оценки поведения работника в случае привлечения к дисциплинарной ответственности, в т. ч. при увольнении по основаниям, предусмотренным п.п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Для руководителей структурных подразделений и непосредственных руководителей работников должностные инструкции являются инструментом управления, позволяющим решать организационные и координирующие задачи. Работник, со своей стороны, заинтересован в четком определении характера работы, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности, круга должностных обязанностей, собственных полномочий, прав и ответственности, установлении взаимосвязей. Таким образом, должностная инструкция, является организационным документом и создается в целях:
Должностная инструкция как локальный нормативный акт относится к организационно-распорядительным документам, т. е. входит в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Все требования к Должностной инструкции закреплены в ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Ознакомление работника с документомВ соответствии с требованиями ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, в т. ч. и с должностной инструкцией. Визы ознакомления работников могут быть расположены на последнем листе документа, ниже подписи составителя и виз согласования. В некоторых случаях может использоваться и специальный журнал, в котором работники расписываются в том, что ознакомлены со всеми локальными актами работодателя. Должностные инструкции являются локальными нормативными актами продолжительного срока действия. Наиболее удобным вариантом является централизованное хранение должностных инструкций в кадровой службе, которая знакомит с ними вновь принимаемых работников. Между тем в некоторых организациях данные документы хранятся в структурных подразделениях или в канцелярии. В любом случае должностные инструкции формируются в отдельное дело (Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.02). Это дело имеет постоянный срок хранения (ст. 35а Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00). В архив дело сдается после замены действующих должностных инструкций новыми.
Положение о ДИ обычно утверждается руководителем организации или лицом, которому полномочия по утверждению локальных нормативных актов делегированы в надлежащем порядке. Кроме того, к процессу согласования положения нередко привлекаются и отдельные подразделения организации. Например, могут потребоваться визы юридического отдела, кадровой службы или службы безопасности — в соответствии с требованиями и практикой, сложившейся на конкретном предприятии. Сам процесс утверждения положения как локального акта может включать одну из следующих процедур или сочетание обеих:
Как мы указывали выше, организация самостоятельно определяет, в каком порядке вводятся ДИ и вносятся в них изменения. Аналогичным образом компания сама правомочна решать, как утвердить и регламентирующее данный порядок положение. Следует отметить, что положения о ДИ для государственных органов обычно разрабатываются и утверждаются на уровне соответствующих ведомств или центрального аппарата управления госоргана (например, положение «О порядке разработки и утверждения должностной инструкции…», утв. приказом ФТС России от 11.08.2009 № 1458 и т. д.). Порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций.Поскольку типовой формы положения о ДИ на законодательном уровне не утверждено, каждая организация может разработать соответствующую форму самостоятельно с учетом специфики работы конкретного предприятия. Кроме того, при составлении ДИ для определенных должностей необходимо учитывать требования профстандартов (см. нашу статью по ссылке Образец заполнения должностной инструкции по профстандарту). Положение о ДИ может быть разработано на основе предлагаемого нами образца, размещенного для скачивания по ссылке: Положение о должностных инструкциях — образец. В целом структура положения о ДИ в организации может быть следующей:
Предложенная схема для составления положения является примерной и может быть дополнена или сокращена по усмотрению организации. Специальных требований к оформлению именно положения о ДИ на предприятии не установлено, однако рекомендуем опираться на ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ). В т. ч. следует придерживаться таких правил:
Положение, оформленное на нескольких листах, рекомендуется прошить и скрепить на сшиве подписью уполномоченных лиц и печатью организации, однако данное требование в данном случае опять же не является обязательным. ВАЖНО! С 01.07.2018 ГОСТ Р 6.30-2003 утрачивает силу, и с указанной даты при оформлении организационно-распорядительной документации уже следует учитывать положения приказа Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Назначение положений о структурных подразделениях (далее по тексту положение), должностных и рабочих инструкций (далее по тексту инструкций). В настоящей статье автор дает читателю рекомендации по самостоятельной разработке ПП и ДИ. Мы не будем спешить, преподнося готовые решения, а постараемся обсудить каждый шаг, чтобы уберечься от досадных ошибок. 5.1.2. Должностная и рабочая инструкция — организационный документ, определяющий статус сотрудника в организационной структуре завода, его обязанности, права, ответственность, содержащий квалификационную характеристику и квалификационные требования. Положения, должностные и рабочие инструкции служат руководством при подготовке, переподготовке и повышении квалификации работников, являются основой для аттестации работников, а также одним из средств контроля над их деятельностью. 5.3. Общее методическое руководство разработкой положений, должностных и рабочих инструкций осуществляет инженер по нормированию труда и заработной платы. 5.4. Разработка должностных и рабочих инструкций работников, занятых на специальных процессах производится под непосредственным руководством ОГТ, ОГМетр. Так, например, в разделе «Задачи» положения об отделе бухгалтерского учета и отчетности можно будет указать: В положении о юридическом отделе в разделе «Задачи» будут такие пункты:
При разработке положения об отделе информационных технологий в раздел «Функции» нужно будет включить: К видам работ, которые должны будут выполнять сотрудники подразделения, описываемым в положении о производственно техническом отделе можно отнести, например: В функционал, описываемый в положении об отделе продаж, можно включить:
Во многом эффективность управления фирмой зависит от четкого разграничения компетентности отдельных служб (подразделений) управления, их ответственности и обеспечения в них нормальных рабочих взаимоотношений. Поэтому скелет управления — его организационная структура должен обрастать «мускулатурой управления». Этому способствуют следующие нормативные документы: — положения об отделах и службах; — должностные инструкции. Сложилась следующая структура положения об отделе (службе): — общие положения; — задачи; — структура; — функции; — права; — взаимоотношения с другими подразделениями; — ответственность. Первичным элементом структуры управления является служебная должность. Должностные инструкции обеспечивают четкое разграничение обязанностей и прав между сотрудниками фирмы. Они содержат: — общую часть; — основные задачи и обязанности; — права; — ответственность работника. Обычно должностная инструкция является основой аттестации сотрудника по результатам его деятельности. порядок создания подразделения; роль и место подразделения в организационной структуре. его правовой статус; структура данного подразделения, состав должностей в нем; основные задачи и функции, выполняемые подразделением в организации; права и обязанности подразделения; степень взаимодействия подразделения с другими структурными элементами данной организации и внешней средой. В соответствие с задачами, которые выполняет Положение о подразделении, данный документ чаще всего имеет следующую структуру. 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ — определяется место подразделения в структуре и степень его подчинения высшему руководству предприятия; определяется примерная структура подразделения и возможности, статус и подчиненность его руководителя. 2. ЗАДАЧИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ — включает максимально широкий перечень задач, решаемых в рамках деятельности подразделения (не менее 8) 3. ФУНКЦИИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ — определяется максимально широкий перечень функций подразделения, позволяющий решать вышепоставленные задачи (по 3-4 функции на 1 задачу) 4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ОТДЕЛА С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ПРЕДПРИЯТИЯ — перечисляются прочие отделы и службы предприятия с указанием информации и прочих ресурсов, предоставляемых данными службами друг другу 5. ПРАВА ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ — указываются права, которые позволяют выполнять указанные функции. вплоть до наложения дисциплинарных взысканий на сотрудников этого и других отделов. Разработка положений и должностных инструкцийАльфа – потому, что кандидат в работники организации лучше определит свое место в ней, если предварительно ознакомится с кругом своих обязанностей или если предложит работодателю свое видение этого места. Так или иначе, предметом обсуждения на собеседовании будет состав функций работника и обеспечивающий их выполнение баланс прав и ответственности. Омега – потому, что ПП и ДИ являются венцом серьезного процесса под названием «организационное проектирование»: сначала определяются объекты управления, потом – методы и функции, далее – процессы, затем – необходимые роли участников процессов, и лишь в заключение из ролей формируются должности, а из должностей – подразделения. Таким образом, совокупность задач и функций подразделений, обязанностей, прав и ответственности должностей складывается только тогда, когда деятельность организации представлена достаточно подробно (ср. [20], [23]). Подчеркнем, что ДИ следует отличать от рабочих (операционных) инструкций, которые описывают последовательность действий на данном рабочем месте при исполнении той или иной функции, а также от методических инструкций, которые описывают методы работы вне зависимости от позиции исполнителя. Строго говоря, ПП и ДИ будут некорректными до тех пор, пока не будет отработана вся описанная логическая цепочка. Однако, по счастливой случайности (или в результате эволюционного отбора) сложились достаточно стабильные представления о комплексах функций, которые традиционно поручаются подразделению или работнику определенного профиля. Все прекрасно понимают, чем занимаются бухгалтер, юрист, главный механик, производственно-технический или конструкторско-технологический отделы. Отраслевая специфика начинает серьезно сказываться, когда речь заходит о функциональной нагрузке рабочих или служащих и специалистов низшего звена. Но уже функции работников логистических подразделений в меньшей степени зависят от отраслевой принадлежности предприятия, а функции финансово-экономических, юридических, кадровых служб практически не зависят от нее. Это обстоятельство и позволяет говорить об «образцах» для ПП и ДИ работников высшего звена управления или работников вспомогательных и поддерживающих подразделений. ДИ может являться основанием для уменьшения доходов организации на сумму некоторых расходов, производимых организацией в связи с обеспечением деятельности работника при выполнении им трудовых функций, указанных в его ДИ [12]. К таким расходам могут быть, например, отнесены: транспортные расходы работника, услуги сотовой связи, оплата обучения. Разработчик ДИ должен учесть налоговые аспекты при подготовке документа и согласовать их с бухгалтером. Действующее законодательство РФ не определяет требований к структуре ПП и ДИ. Таким образом, организация вправе самостоятельно определить такие требования. Поэтому на практике ПП и ДИ весьма разнообразны по своей структуре. Можно, однако, выделить минимальное «ядро» каждого документа: Положение о структурном подразделении
Должностная инструкция
В ряде случаев в ПП включают разделы «Права» и «Ответственность», описывая в них права и ответственность руководителя подразделения. Иногда же формулируются некие «общие» права и ответственность подразделения. На наш взгляд, первое нецелесообразно, поскольку права и ответственность руководителя подразделения уместно изложить в его ДИ. Второе же представляется некорректным, поскольку реализация права определяется волей субъекта и если речь идет о подразделении в целом, то должен быть определен механизм формирования и выражения этой коллективной воли, а если речь идет о совокупности отдельных работников подразделения, то, как правило, далеко не все из них на деле обладают одинаковыми правами; кроме того, работник, как правило, несет персональную ответственность, а потому состав его должностных обязанностей и прав так же должен быть определен персонально. Формы ПП и ДИ рекомендуется разрабатывать в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) [8]. Обязательными реквизитами ПП и ДИ являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста документа. Подписи лиц, согласующих проекты ПП и ДИ, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован. В конце текста ПП или ДИ или на отдельном листе ознакомления работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки. 1.1. Дается полное и сокращенное наименование структурного подразделения (далее – Подразделения). 1.2. Указывается, какому работнику Общества непосредственно подчиняется Подразделение. В этом пункте раскрывается принцип единоначалия применительно к рассматриваемому Подразделению. Подразделение может:
Подразделение, выполняющее функции внутреннего аудита или иные аналогичные контрольные функции, может быть непосредственно подчинено Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров. 1.3. Описывается порядок создания и расформирования Подразделения. Здесь можно ограничиться такой формулировкой: «Подразделение создается и расформировывается в соответствии с организационной структурой и штатным расписанием Общества, в порядке, определенном действующим законодательством Российской Федерации». Для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров, необходимо указать: «по согласованию с Общим собранием акционеров (участников) (Советом директоров)». 1.4. Указывается полное наименование должности руководителя Подразделения. Указываются полные наименования должностей оперативного, методических или иных руководителей Подразделения (при их наличии)4. Руководитель Подразделения – это работник Подразделения, руководящий его текущей деятельностью. Компетенция Руководителя Подразделения определяется его ДИ. Методический руководитель Подразделения – работник Общества или сторонней организации (например, управляющей компании), не являющийся непосредственным или вышестоящим прямым начальником структурного подразделения или работника Общества, но в установленном в Обществе порядке дающий структурному подразделению или работнику Общества обязательные для исполнения указания, разъяснения, иные документы (в том числе, типовые документы), касающиеся методов и способов осуществления деятельности структурным подразделением или работником. Вышестоящий прямой руководитель не указывается как методический, поскольку его указания, как по текущей деятельности, так и методического характера, транслируются работникам Подразделения по «вертикали управления» через Руководителя подразделения. Методическое руководство возможно при матричной организационной структуре. Возможно (в редких случаях) наличие нескольких методических руководителей. Другой распространенной ситуацией является методическое руководство из корпоративного центра (управляющей компании). Например, главный бухгалтер организации непосредственно подчиняется управляющему директору, а методическое руководство его деятельностью осуществляет руководитель департамента методологии бухгалтерского и налогового учета управляющей компании. Оперативный руководитель Подразделения – работник Общества, координирующий в оперативном порядке деятельность Подразделения и некоторых других подразделений и/или работников, дающий Подразделению обязательные для исполнения указания, касающиеся оперативной деятельности Подразделения. Например, под оперативным руководством начальника удаленного участка может находиться расположенное на территории этого участка подразделение транспортного обеспечения, подчиненное непосредственно директору по логистике. Начальник участка дает задания подразделению, определяет расстановку транспортных средств и т.п., однако не вправе давать указания, касающиеся методов работы, давать предложения по кадровому составу подразделения без согласования с директором по логистике и т.п. При наличии методического или оперативного руководства необходим локальный нормативный акт, в котором определялись бы правила поведения работника в случае, когда указания непосредственного руководителя противоречат указаниям методического или оперативного руководителя. Если непосредственный, методический и оперативный руководители работника не согласовали свои указания, то решение должен принимать работник, в прямом подчинении которого находятся все эти руководители (как правило, генеральный директор). 1.5. Указывается порядок замещения должности руководителя Подразделения в случае его отсутствия. Указывается: Похожие записи:
|