Что такое кадровый аудит? Каким организациям он нужен и каких результатов позволяет добиться?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое кадровый аудит? Каким организациям он нужен и каких результатов позволяет добиться?». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Стоит подчеркнуть, что проведение этой процедуры показано практически на любом этапе развития бизнеса. Ситуация внутри предприятия не статична, она постоянно меняется, сотрудники приходят и уходят, находятся в непрерывном взаимодействии. Стоит четко определиться с периодичностью проведения кадрового аудита и придерживаться его.

Объекты кадрового аудита

В процессе работы аудитора изучению подлежат наличие и правильность оформления следующих документов: штатное расписание, трудовые договоры, трудовые книжки, должностные инструкции, кадровые приказы (прием/перевод на работу/должность, предоставление отпуска и т.д.), личные дела, график сменности и отпусков, табель учета рабочего времени, расчетные листки, правила внутреннего трудового распорядка, документы, защищающие персональные данные, журналы инструктажа по охране труда, различные локальные нормативные акты. Правила оформления и ведения кадровой отчетности регулируются положениями ч. 3. ТК РФ, а также рядом отраслевых нормативно-правовых актов. Правила работы в унифицированной системе организационной документации регламентируются нормами ГОСТ Р 6.30-2003.

Опыт ведущих предприятий различных отраслей показывает, что даже тщательное соблюдение регламентов не является страховкой от ошибок. Допущение даже небольших погрешностей в учете кадровой документации расценивается проверяющими органами как нарушение. Наиболее распространенной причиной начисления штрафов является некачественная работа с персональными данными, отсутствие графика отпусков, нарушения в заполнении трудовых книжек, ошибки в составлении договоров, не актуальность должностных инструкций, неправильное оформление табелей учета рабочего времени, не утвержденное штатное расписание.

Целесообразность аудита персонала

В каких случаях организации стоит обратить внимание на изучение кадровой ситуации путем проведения аудита персонала? Можно провести эту процедуру в любой момент, но наибольшую пользу она принесет в таких ситуациях, как:

смена руководства в организации;
передача кадровых дел в ведение неспециалиста по вопросам персонала (например, бухгалтера, секретаря и др.);
освобождение от должности руководителя отдела кадров;
подготовка к внешней ревизии со стороны органов контроля;
формирование базы кадровых документов для архивного хранения;
инновации в законодательной сфере, касающиеся трудоустройства и увольнения;
непредвиденная резкая динамика кадров, например, локаут (массовое увольнение) и т.п.

Когда нужен кадровый аудит персонала

Безусловная и срочная необходимость в проведении такого анализа наступает при следующих событиях:

— Смена руководителя предприятия или главы службы персонала.

— Подготовка к внешним проверкам: трудовой инспекции, прокуратуры и т.д.

— Подготовка базы данных организации для архивного хранения.

— Вступление в силу изменений в законодательстве.

— Планирование крупного набора персонала.

— Резкая непредвиденная динамика, например массовые увольнения.

Этапы проведения кадрового аудита персонала организации

Эта работа всегда предполагает строгое соблюдение последовательности действий.

1. Подготовка.

На этой стадии нужно прописать цели и задачи анализа, ориентируясь на специфику работы конкретной организации и ее стратегические цели. Эксперты подбирают методики работы, руководитель предприятия издает приказ о проведении аудита.

2. Получение данных.

Специалисты изучают документацию, наблюдают за работой компании, организуют опросы, анкетирования, общаются с руководителями разных уровней. Проводят первый анализ собранной информации.

3. Обработка данных.

Эксперты систематизируют информацию, анализируют ее и формулируют выводы.

4. Формирование отчета.

В итоговом документе, который получает заказчик, содержится информацию о допущенных ошибках и рекомендации по совершенствованию работы организации в сфере кадров.

Когда нужно проводить кадровый аудит в организации

Законодательство не устанавливает периодичность таких проверок для предприятий — они проводятся исключительно, исходя из внутренних потребностей компаний. Как правило, процедуру проводят предприятия, которые относятся к крупному и среднему бизнесу. У таких компаний сотни сотрудников в штате, поэтому могут возникать проблемы с эффективным использованием человеческого ресурса и ведением документооборота. Еще одна проблема, с которой сталкиваются HR-отделы — периодические изменения в трудовом законодательстве, которые требуют внесения коррективов в документацию.

Есть ряд поводов, чтобы осуществить аудит кадрового делопроизводства:

на предприятии сменилось руководство, и новый руководитель хочет получить полную картину состояния компании;
две или несколько компаний слились или произошел процесс поглощения;
на предприятии возник риск проверки со стороны трудовых инспекторов;
руководство приняло решение оптимизировать штат и хочет определить, каких сотрудников необходимо сократить;
экономическая эффективность предприятия в последнее время снизилась, и необходимо определить, какие позиции в штате нужно усилить;
в компании увеличилось количество трудовых споров и жалоб, связанных с трудовым законодательством;
сменился руководитель HR-отдела или ключевой специалист, который отвечал за ведение документации.

Задачи проведения кадрового аудита

Сразу нужно отметить, что аудитор не принимает какие-либо управленческие решения. Он не может говорить о том, что кого-либо из сотрудников нужно уволить, либо в локальные нормативные акты необходимо внести определённые пункты. Его задача — анализ представленной компанией-работодателем документации и иной информации и выработка рекомендаций в части правильного и полноценного управления кадровым потенциалом.

Помимо этого кадровый аудит в организации позволяет определить:

Что является основной причиной возникающих в компании трудовых конфликтов? Либо кто является их инициатором, зачинателем? Как их разрешать и предотвращать?
Соответствует ли имеющийся кадровый потенциал задачам компании-работодателя? Можно ли с таким штатом сотрудников говорить о развитии, достижении стратегических целей хотя бы в ближайшей перспективе.
Какая в компании принята система управления персоналом? Соответствует ли она действующей организационной структуре?
Соблюдаются ли в компании требования действующих законодательных актов?

Этапы кадрового аудита

Вне зависимости от выбранного метода работы аудит кадров проводится в соответствии со следующим алгоритмом:

Определение целей и задач проверки конкретного объекта.
Формирование комиссии. В небольших компаниях её возглавляет руководитель лично. Если в организации работают сотни сотрудников, комиссию может возглавить кто-либо из совета директоров, например, руководитель кадровой службы.
Издание приказа с обозначением сроков проведения аудита и иной необходимой информации.
Формирование собственно плана проведения и обоснование метода проверок.
Уточнение, какие документы необходимы аудитору для анализа.
Проверка локальных нормативных актов и кадровой документации на предмет соответствия законодательным требованиям.
Анкетирование персонала, если это предусмотрено планом аудита.
Обработка полученных результатов и выработка рекомендаций для управленческого звена. Аудитор описывает выявленные недостатки, реальные и потенциальные риски и способы их минимизации или устранения.
Доведение результатов аудита персонала до руководства компании. При необходимости через 6-12 месяцев проводится повторная проверка. Её цель — проверка эффективности предпринятых мер и проведённых мероприятий.

В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?

Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:

Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.
Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере трудового законодательства.
Наличие информации о предстоящей проверке со стороны контролирующих органов. Аудит при этом проводится с целью предотвратить возможные штрафы и не допустить вынесения предписаний в адрес организации.
Смена руководителя компании. Проверка проводится для того, чтобы новое руководство обладало информацией о положении дел в кадровой службе.

Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?

Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.

Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:

Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:

Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.
Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.

Как проводится аудит персонала компании

Для принятия определенных решений, касающихся управления организацией, важно, чтобы информация, на основе которой делаются выводы, была своевременной и достоверной. Это значит, что на всех уровнях хоздеятельности необходимо ее собирать и периодически обновлять, то есть проводить аудит.

В финансовой, налоговой и бухгалтерской сферах аудит давно и прочно занял свое место в управленческой деятельности организаций. Однако меняющиеся задачи современной экономики расширили его функции от проверочных и консультационных, затрагивая широкий круг вопросов предпринимательства, в том числе и кадровую политику.

Аудит в вопросах кадровой эффективности в настоящее время проходит этап становления, постепенно распространяясь в отечественной предпринимательской практике.

Рассмотрим, как именно он применяется для повышения эффективности управлении персоналом.

Кадровый аудит – масштабная многоступенчатая процедура. С целью получения объективных данных рекомендуется доверять ее проведение сторонним специалистам. Сотрудничество с профильным аутсорсером принято считать оптимальным вариантом.

Объект кадрового аудита в случае стандартной проверки и инициированной руководством компании идентичен. В фокусе находится кадровой документооборот. Проверка правильности его ведения позволяет оценить возможные риски нарушения трудового законодательства.

Аудит предусматривает использование различных методов оценки и анализа информации. Практика показывает, что ни одна проверка не обходится без так называемого технического этапа. Аудиторами изучаются кадровые документы, учетные данные. В рамках процедуры практически никогда не выполняется оценка HR-процессов. Выводы об их эффективности основываются на успешности работы компании в целом.

Внутренний контроль или внешнее управление?

Итак, цели аудита определены. Осталось выбрать способ проведения проверки. Задействование собственных специалистов кажется вариантом более выгодным с точки зрения оптимизации затрат. Но при этом неизбежно придется перекидывать специалистов на так называемые непрофильные участки. Основные функции они при этом выполнять не смогут.

Внешний аудит – доступный, рациональный выбор. Его главное преимущество в непредвзятости оценивания состояния кадрового документооборота. Риск намеренного искажения специалистами информации с целью сокрытия ошибок является нулевым. Соответственно, руководитель организации получает объективные данные, на основании которых может оценивать эффективность работы внутренней кадровой службы, принимать превентивные меры во избежание начисления при очередной проверке штрафов за нарушение трудового законодательства.

Что такое кадровый аудит и зачем его проводить

Кадровый аудит является комплексным анализом кадровых документов организации и проверка их на соответствие нормативным актам компании и Трудовому законодательству РФ.

Правильно организовать кадровую работу удается далеко не всем организациям, из-за чего может возникнуть путаница и разбалансированность работы предприятия. Многие руководители уделяют недостаточно внимания подготовке кадровиков и проверкам кадровых документов, что несет в себе дополнительные риски. Кадровый аудит организации призван на профессиональном уровне проверить и проанализировать как кадровую работу организации в общем, так и по отдельным направлениям, актуальным для данного предприятия. В процессе проверки будут выявлены особо значимые ошибки и неточности в оформлении документации, а также их противоречия законам России и внутренним нормативным актам самого предприятия. В итоге предприятие получает объективную оценку работы отдела кадров и рекомендации по оптимизации кадрового делопроизводства, а также рекомендации по дальнейшей работе отдела кадров.

Виды кадрового аудита

Классификация видов ревизии зависит от критериев.

Критерий	Виды
Кем проводится	внутренний; внешний
Частота проведения	плановый; внеплановый
По объему	полный; выборочный