Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформить почтовое отправление». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
При отправке пакета документов на почту России необходимо учесть некоторые правила и рекомендации для правильного оформления. Важно следовать этим инструкциям, чтобы избежать задержек и проблем при доставке.
Грамотное заполнение адреса
При оформлении почтового отправления важно грамотно заполнить адрес получателя. Это поможет избежать ошибок и ускорит доставку письма. В адресе необходимо указать следующую информацию:
- Название улицы и номер дома. Обязательно указывайте название улицы полностью. Если название улицы длинное, его можно сократить до определенного количества символов.
- Номер квартиры или офиса. Если письмо адресовано конкретному человеку, не забудьте указать номер квартиры его места жительства.
- Населенный пункт. Укажите название города, поселка или села, в котором проживает получатель.
- Индекс. Определите индекс почтового отделения того населенного пункта, где находится получатель.
- Страна. Если письмо отправляется в другую страну, необходимо указать это в адресе.
Помимо этой основной информации, рекомендуется также указать контактный номер телефона получателя. Это может помочь почтовым службам в случае каких-либо вопросов или проблем с доставкой. Не забудьте проверить все данные перед отправкой письма, чтобы максимально снизить вероятность ошибок и задержек в доставке.
Список внутренних почтовых отправлений (форма 103)
При отправке более 5 почтовых регистрируемых отправлений необходимо оформить специальный сопроводительный документ – Список внутренних почтовых отправлений (форма 103). Его бланк можно:
- получить в почтовом отделении либо
- скачать из интернета, а также
- заполнить в специализированных почтовых программах или в личном кабинете на сайте «Почты России».
Его также называют Список для отправки партионных почтовых отправлений. Партионными именуются почтовые внутренние регистрируемые отправления, отсылаемые в почтовой упаковке организациями в количестве 5 и более штук за 1 раз. Сформированные партионные почтовые отправления сдаются на предприятия связи со Списками по форме 103. В 1 Список включается не более 35 почтовых отправлений 1 вида.
В данной форме может быть добавлена / удалена некоторая информация. И общий вид документа может немного отличаться от формы установленного образца. Например:
- если организация работает с «Почтой России» по договору, то будут добавлены реквизиты: ИНН / КПП, дата и номер договора;
- если в перечень пересылаемых документов не входит почтовое отправление, относящееся к разряду «Президентское», «Правительственное», «Служебное», «Судебное», «Межоператорское», то в графе «разряд» будет стоять фраза «без разряда», а информация об оплате этой категории почтового отправления будет отсутствовать и т.д.
В Примере 11 приведен образец оформления Списка внутренних почтовых отправлений организации, работающей с «Почтой России» по договору на оказание услуг почтовой связи.
Отдельно хотелось бы рассмотреть назначение последнего раздела Списка «Отрывной талон». При использовании Списков партионной почты на бумажном носителе и отсутствии возможности клиента (его уполномоченного представителя) присутствовать во время приема почтовых отправлений и получить оформленные документы на принятую партию непосредственно после приема, допускается передача почтовых отправлений оператору счетом с проверкой целостности упаковки. Клиент (его уполномоченный представитель) и оператор, получивший партию, оформляют отрывной талон, который отделяется от Списка партионной почты и является подтверждением передачи клиентом (его уполномоченным представителем) партии счетом в исправной упаковке.
Как заполнять конверт для письма за границу?
При заполнении конверта в Украину придерживайтесь таких правил:
- Конверт подписывайте ручкой любого цвета, кроме алого, желтого и изумрудного цветов.
- Когда будете подписывать конверт, не сокращайте адрес.
- Собственный адрес пишите в углу с левой стороны вверху.
- Данные адресата укажите в том поле, которое будет находиться с правой стороны внизу.
- Во время заполнения пишите так, как указано в образце. Поочередно указывайте всю информацию.
- В конце укажите индекс. Есть такие конверты, в которых он расположен в специальном месте. В таком случае указывайте индекс именно там.
- Указывать информацию, которая касается адресата, можете на удобном для вас языке (рус или укр).
- Название государства дополнительно укажите на конверте. Пишите страну только крупными буквами.
- Хотите послать письмо в какую-то страну? Тогда заранее купите конверт для международных писем, приклейте на него нужные почтовые марки.
- Заполните конверт по правилам, идентичным государственным параметрам. Есть только одна отличительная особенность – заполнять конверт с данными получателя вы должны в переводе.
Как писать адрес при отправке Почтой России
Адрес на конверте пишется аккуратным и легко читаемым почерком. Если он у вас неаккуратный, используйте печатные буквы или же наберите адрес на компьютере и отправьте его на печать. Пишите шариковой или гелевой ручкой, цвета допустимы любые, за исключением желтого, зеленого и красного.
Имя человека, которому предназначено письмо, указывается снизу, в правом углу. Сведения об отправителе – левый угол сверху.
На конверте нужно указать:
- ФИО целиком или наименование организации (кратко или целиком);
- название улицы, микрорайона, номер дома, квартиры или номер ящика абонента (в виде «а/я 15»);
- наименование населённого пункта, области или иного субъекта РФ, государства;
- индекс.
Писать адрес на посылке Почты России или письме нужно печатными буквами.
Если вы применяете сокращения, то они должны быть общепринятыми:
- область – обл.;
- район – р-н;
- город – г.;
- проспект – пр-т;
- улица – ул.;
- переулок – пер.;
- дом – д.;
- корпус – корп.;
- строение – стр.;
- квартира – кв.
Уведомление: для чего нужно и как правильно заполнить
Заказные письма с уведомлением – услуга, позволяющая отправителю узнать точную дату вручения письма получателю. Это официальный документ, который в ряде случаев также может служить доказательством факта своевременной отправки корреспонденции. Чтобы воспользоваться данной услугой, необходимо заполнить бланк и сообщить оператору, что заказное письмо отправляется с уведомлением.
Оно заполняется на специальном почтовом бланке Ф-119. Вся информация с двух сторон в поле с указанием: «Обведенное жирной чертой заполняется отправителем». Порядок заполнения таков:
- В поле с указанием «Уведомление подлежит возврату по адресу» вносятся данные отправителя письма в той же последовательности, что и на конверте. Проставляются отметки в квадратиках «Письма» и «Заказного».
- В поле на обратной стороне бланка вносятся данные получателя, в том же порядке, что и на конверте. Проставляются отметки в квадратиках «Письма» и «Заказного».
- Уведомление приклеивается оператором непосредственно к конверту, а после вручения заказного письма получателю, бланк изымается почтальоном и пересылается отправителю.
Зачем вписывать почтовый индекс?
Отдельно рассказываем об индексе на конверте. Это очень важная часть стандарта, благодаря которой письмо или бандероль попадают на автоматическую обработку, а значит, быстро проходят все пункты маршрута. Цифры почтового индекса в большом поле с контурами нужно написать строго по образцу. Тогда автомат считает их и запустит ваше отправление по стандартному маршруту. Индекс международный — это тоже почтовый стандарт, в котором учтена страна, регион, населенный пункт и конкретное отделение связи.
Пример: индекс 246042 означает, что письмо пойдет в Беларусь, в Гомельскую область, город Гомель, отделение связи № 42. И только там почтальон посмотрит на адрес, чтобы отнести и бросить в почтовый ящик. А если письмо заказное или с уведомлением о вручении — чтобы отдать его только тому человеку, который указан в поле «Кому».
Что такое наложенный платеж и объявленная ценность?
На бланке есть поля «Сумма объявленной ценности» и «Сумма наложенного платежа». Если с объявленной ценностью более-менее понятно (там отправитель указывает стоимость, в которую он оценивает вложение посылки), то фраза «наложенный платеж» многим не знакома. Наложенный платеж используется в основном при продаже вложения посылки. Например, вы решили продать статуэтку. Покупатель живет далеко от вас, доставить ее ему можно только в виде посылки. Вы хотите, чтобы он заплатил вам за нее одну тысячу рублей. Для этого в отделении Почты России попросите сотрудника дать бланк перевода, укажите в нем свои данные и получателя и пропишите сумму «Одна тысяча рублей». Вам необходимо предупредить сотрудника почты о том, что у посылки будет наложенный платеж. На бланке в соответствующим пункте вы указываете эту сумму. Тогда при получении посылки получатель должен будет сначала отправить вам переводом одну тысячу рублей, как указано в бланке, иначе посылку ему не отдадут.
Обратите внимание, при наличии наложенного платежа всегда указывается объявленная стоимость. Она не может быть ниже стоимости наложенного платежа. Также учтите, что сумма отправки посылки в сумму наложенного платежа не входит. Не бывает отправки за счет получателя, ее оплачивает всегда отправитель. Вы можете попросить сотрудника почты рассчитать стоимость отправки и включить ее в сумму наложенного платежа, если хотите, чтобы расходы на пересылку были за счет получателя. Если наложенный платеж вам не нужен, просто поставьте в этом поле прочерк.
Нижнее поле бланка заполняется сотрудником Почты России. Там он указывает фактический вес посылки, стоимость за ее пересылку, клеит штрих-код для регистрации, делает важные пометки (например, что отправление содержит хрупкий товар), ставит свою подпись.
При отправке международной посылки вас, в зависимости от страны назначения, могут попросить заполнить дополнительные документы для таможни. Об этом вы можете узнать на официальном сайте Почты России или в своем отделении.
Доставка почты — процесс сложный и не всегда предсказуемый. На пути следования вашу посылку будут неоднократно сортировать, складировать так и эдак, возможно, даже ронять. Поэтому разумно заранее тщательно подготовить вещь к отправке. Особенно это касается хрупких и ценных вещей.
Нельзя использовать для упаковки собственные пакеты или коробки произвольного цвета и размера. По текущим правилам, почтовые работники могут отказать вам в приеме такой посылки. Если вы хотите упаковать ее самостоятельно, лучше купить пакет или коробку на почте и тщательно все уложить дома. Также можно заранее надписать адреса и имена отправителя и получателя (это существенно сэкономит вам время).
Также нельзя заклеивать пакет или коробку самостоятельно. Эта процедура осуществляется только сотрудником и только фирменным почтовым скотчем, поскольку оператор обязан проверить содержимое упаковки, чтобы не допустить к перевозке запрещенные предметы.
Если вы готовите к пересылке крупный предмет — учтите, что максимальный размер коробки на почте составляет 425*265*380 мм.
Дополнительные почтовые услуги
Итак, теперь вы точно знаете, как отправить посылку Почтой России (инструкция выше). При желании вы также можете бесплатно воспользоваться некоторыми дополнительными услугами:
- Уведомление о доставке — означает, что посылка будет доставлена лично получателю и вам будет предоставлено письменное подтверждение.
- Инвентарь вложений: Вам будет предоставлен список содержимого пакета, заверенный сотрудником отдела. Там же будет указана дата отгрузки.
- Наложенный платеж — это ценная посылка, которую можно получить, только оплатив ее полную стоимость. Внимание! Сумма наложенного платежа не может превышать заявленную стоимость посылки.
- Объявленная стоимость: вы можете документально подтвердить сумму, по которой вы оцениваете свой груз. Это то, что вы получите в случае утери или повреждения посылки.
- SMS-уведомление — это услуга, позволяющая получателю немедленно узнать, что посылка прибыла на его имя, а отправителю — что посылка получена.
- Авиапочта (Air Mail): Доставка осуществляется намного быстрее благодаря использованию воздушного транспорта.
Сколько стоит отправить посылку по почте России
Отправить посылку весом до 10 кг в стандартной упаковке — 90 рублей; Отправить посылку весом до 20 кг — 100 рублей; Отправка крупногабаритный заказов (максимальный вес — 50кг) — 120 рублей; Отдельно оплачивается стандартный тариф Почты России.
Оставить отзыв (1)
- Как можно отправить посылку в Россию
- Как писать данные для отправки посылки
- Как указать адрес для отправки посылки
- Какая информация нужна для получения посылки
- Какие данные нужны для отправки НП
- Какие данные нужны отправителю Почта России
- Что нужно для отправки почтой РФ
- Что нужно иметь с собой для отправки посылки
- Что нужно писать для отправки посылки
- Что нужно при отправке почтой России
- Что нужно указать при отправке посылки почта России
По сути бандероль – это подвид посылок, позволяющий пересылать крупную по размерам и тяжелую по весу печатную продукцию.
Почтовые отправления данного вида делятся на несколько разновидностей:
- Простая. Самый дешевый вариант для доставки предметов, не представляющих особой ценности. Адресат получает извещение о прибытии бандероли в отделении и может забрать ее без подписи на документах.
- Заказная. Отправление обязательно регистрируется, получатель при получении ставит подпись на извещении, а отправителю направляется документ о вручении.
- С объявленной ценностью. Так обычно отправляют ценные предметы. В случае их порчи или утери отправителю будет возмещена часть суммы или полная стоимость продукции, заявленная при отправке.
Отличия бандероли от посылки
Многие граждане ошибочно полагают, что между посылкой и бандеролью нет разницы. Но различия есть и достаточно существенные. Ключевые отличия бандероли:
- Масса. Отправке подлежат предметы весом от 100 грамм до 2 кг по России и до 5 килограмм – за рубеж. Посылка может весить больше.
- Вложение. Таким образом часто пересылаются деловые бумаги, газеты, журналы, буклеты, рекламные проспекты, книги, плакаты и другая полиграфическая продукция, а также некоторые товары весом до 1-1,5 кг.
- Низкая цена. Ценные и хрупкие вещи чаще отправляются посылкой, поскольку такой вид отправлений считается более защищенным. А вот отправка легких предметов заказной бандеролью позволит сэкономить деньги, поскольку такая услуга стоит дешевле транспортировки посылки с объявленной ценностью.
Типичные ошибки и пути их решения
Ошибки могут допускать некоторые диспетчеры при указании адреса в папке. Среди наиболее распространенных ошибок — неправильные почтовые индексы, неправильное количество домов или квартир, опечатки или пропущенные буквы в названиях улиц или городов.
Каждый случай подробно рассматривается в отдельной статье на этой странице сайта.
Критические ошибки могут привести к тому, что письма
- Не будут доставлены вообще или будут доставлены по другому (возможно, указанному) адресу.
- Оно будет отправлено обратно отправителю, и
- Доставлено, но с нарушением сроков, если
- Доставлено по назначению, но не вручено получателю (если допущена серьезная ошибка в фамилии или имени).
Если после отправки письма отправитель обнаружит, что в адресе допущена серьезная ошибка, он может потребовать изменить данные получателя. Это можно сделать только заказным письмом (заказное или ценное письмо). Необходимо предоставить паспорт и квитанцию. Сборы должны быть оплачены на бланке заявления.
На что обратить внимание при выборе службы доставки
Конечно, «Почта России» выиграет у многих транспортных компаний по охвату регионов и сети отделений, а вот по срокам, тарифам и удобству отправки — не всегда. При выборе сервиса доставки следует ориентироваться на несколько важных параметров:
- Развёрнутая сеть приёмов и пунктов выдачи посылок. Тут всё просто — выбирать нужно те сервисы, представительства которых есть в городе отправителя. В идеале это, конечно, должен быть пункт, расположенный недалеко от остановок общественного транспорта, рядом с домом или в другой удобной локации.
- Тарифы. У разных компаний отличается стоимость отправлений. Цены могут быть фиксированы для определённых географических зон, а могут устанавливаться в индивидуальном порядке в зависимости от объёма и веса посылки. В некоторых сервисах стоимость страховки отправления уже включена в стоимость, а в других — за это придётся доплачивать отдельно.
- Сроки доставки зависят от способа отправки. Например, многие популярные сервисы ежедневно формируют рейсы, а некоторые службы доставки ждут, когда накопится определённое количество посылок в конкретный город. Из-за этого отличаются и сроки доставки. Предварительно рассчитать их можно с помощью специальных калькуляторов на сайтах компаний.
- Удобство отправки и получения. Многим удобнее забирать и отправлять заказы из пункта выдачи, а кому-то легче дождаться курьера. Кто-то и вовсе предпочитает получать и отправлять посылки через постаматы. В любом случае обращайте внимание на график работы пункта сервиса доставки. Будет грустно, если вы проедете с тяжёлой посылкой через весь город в выходной день отделения.