Как заверить документы для налоговой образец 2020

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заверить документы для налоговой образец 2020». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклейте бумажную наклейку с заверительной надписью.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Требования заверять каждый лист подшивки в новых правилах нет. Заверяйте подшивку целиком. Нет в них и ограничений по размеру наклейки и нитей (раньше Минфин просил, чтобы наклейка была размером 40–60 мм на 40–50 мм, а концы нити не выходили за наклейку более чем на 2–2,5 см).

Эта надпись должна содержать:

наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов, либо указание на то, что она сделана индивидуальным предпринимателем или другим частнопрактикующим лицом (адвокатом, нотариусом, арбитражным управляющим, оценщиком, медиатором, патентным поверенным);
личную подпись, фамилию, инициалы этого лица;

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.

количество листов (арабскими цифрами и прописью);
дату.

Ставить на наклейке слово «Верно», как того требует ГОСТ Р 7.0.97-2016, не нужно.

Как заверять копии документов для налоговой

К подшивке обязательно оформите сопроводительное письмо. В нем укажите:

основание представления документов, то есть дату и номер требования;
общее количество листов.

Нужна также опись представленных документов. Ее можно включить прямо в сопроводительное письмо или оформить отдельным документом.

Образец описи для налоговой можно увидеть здесь.

\r\n\r\n

По ГОСТу отметку о заверении копии нужно проставить под реквизитом «подпись». Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно разместить под последним текстовым элементом документа.

\r\n\r\n

Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена копия. Если она будет использована исключительно для нужд того лица, которое ее заверяет (т.е. внутри организации), то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, обозначить дату заверения, должность лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись сделал ИП), а также его фамилию и инициалы. Эти записи удостоверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск.

\r\n\r\n

Если же копия выдается для представления третьим лицам, то помимо названных выше реквизитов, надо указать место хранения документа, с которого изготовлена копия. А подпись должностного лица нужно дополнительно заверить печатью организации (если таковая есть в компании). Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ). Нужна ли на копиях для «внешнего» использования печать ИП (если она у него имеется)? В госстандарте нет ответа на этот вопрос. Следовательно, формально, ИП может не ставить свою печать.

\r\n\r\n\r\n

ВНИМАНИЕ. При заверении «внешних» копий нельзя использовать печати подразделений (отдела кадров, канцелярии и т.п.). Такой запрет установлен в ГОСТ.

\r\n\r\n\r\n

Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой. При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований. Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью. И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов.

\r\n\r\n

Приведем примеры правильного заверения копий.

\r\n\r\n

1. Копия для «внутреннего» использования без печати

\r\n\r\n

ВЕРНО

\r\n\r\n

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

\r\n\r\n

12.12.2019

\r\n\r\n

2. Копия для «внутреннего» использования с печатью

\r\n\r\n

ВЕРНО

\r\n\r\n

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

\r\n\r\n

12.12.2019 Печать

\r\n\r\n

3. Копия для «внешнего» использования

\r\n\r\n

ВЕРНО

\r\n\r\n

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

\r\n\r\n

12.12.2019 Печать

\r\n\r\n

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-НДФЛ за 2018 г.

\r\n\r\n

4. Копия для «внешнего» использования, если документ хранится не в деле или не в папке

\r\n\r\n

ВЕРНО

\r\n\r\n

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

\r\n\r\n

12.12.2019 Печать

Заверение копий документов для налоговой

ГОСТ не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.

СОВЕТ. Не рекомендуем использовать штамп «Копия верна» для заверения документов. Особенно, если копии будут использоваться за пределами организации.

В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.

> > 20 августа 2020 Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, — образец 2020 года вы найдете далее — может потребоваться работнику в любой момент: для получения кредита, оформления загранпаспорта или визы, да мало ли для чего еще. Объяснять вам свою просьбу он не обязан. А вот вы выдать ему заверенную копию трудовой книжки должны.

Если образец заверенной копии трудовой книжки (2019) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке. Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2020 году для сторонней организации:

указывается дата заверения;
указывается Ф.И.О., должность работника, ответственного за оформление копии документа;
на документе ставится отметка «Верно»;
нужно делать указание на то, где хранится оригинал (Например:Подлинник документа хранится в МБДОУ № 9, по адресу: Красноярск, у. Весны 13а, в деле № 03 за 2017 год. Роструд выпустил информацию о его применении на практике, в которой разъяснил, что если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то, по мнению экспертов Роструда, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года. )

Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2020 года смотрите ниже.

01.07.2018 введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которому заменены требования к заверению копий документов. Об этом напоминает по Костромской области, отмечая, что именно так надо заверять документы для представления их в фонд. Согласно п. 5.26 ГОСТа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Во взаимоотношениях с инспекцией бухгалтеру часто приходится представлять налоговикам копии тех или иных документов. Перед сдачей в инспекцию копии необходимо заверить, что прямо предусмотрено Налоговым кодексом. Однако порядок заверения в Кодексе не описан, что зачастую вызывает конфликтные ситуации. При этом законодательно такие правила все же установлены. В этой статье мы собрали ситуации, которые вызывают споры чаще всего. Результатом стала подборка в формате вопросов и ответов, или как принято говорить в интернете, в формате FAQ — Frequently asked questions (часто задаваемые вопросы).

Q. Какая норма обязывает налогоплательщика подавать в инспекцию именно заверенные копии? A. Об этом говорится в п. 2 ст. 93 НК РФ. Согласно этой норме, если налогоплательщик передает в инспекцию истребованные документы на бумажном носителе, то он обязан сдавать именно заверенные проверяемым лицом копии.

Q. Означает ли это, что копии должен заверить нотариус? А. Нет, инспекторы могут требовать нотариального удостоверения копий, только если это прямо предусмотрено законом. Данное правило также зафиксировано в п. 2 ст. 93 НК РФ. Соответственно, предъявляя требование о нотариальном удостоверении копии документа, инспекторы должны обосновать его ссылкой на норму права, вводящую такую обязанность. Во всех остальных случаях требование нотариально заверять документы является незаконным.

Q. Какие надписи нужно сделать на копии документа при ее заверении? А. Согласно ГОСТу, о тметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись». Отметка о заверении включает в себя слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию) и дату заверения. Отметку о заверении можно делать при помощи штампа.

Кроме того, на копии нужно сделать еще одну надпись — о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Эту надпись следует заверить печатью организации. Например «Подлинник документа находится в ООО «Альтаир» в деле № 23/19 за 2020 год.».

Как правильно заверить копии документов, представляемых в налоговые органы

Представление же копий сопровождается требованием передать их в налоговую службу заверенными «в установленном порядке», «должным образом», «надлежащим образом», «в соответствии с требованиями действующего законодательства» и так далее. Так каковы же требования действующего законодательства, регламентирующие заверение копий должным надлежащим образом в установленном порядке?

Чаще всего, случаи нотариального заверения прямо указаны в законе и не имеют альтернативы. Другое дело — самостоятельное заверение, которое касается собственных документов организации или индивидуального предпринимателя, или документов других лиц, оригиналы которых по любым причинам хранятся у заверителя. Например, лицо вправе заверить верность копии своего экземпляра счета-фактуры поставщика, но не его свидетельство ЕГРЮЛ, копия которого была получена от поставщика вместе со счетом-фактурой.

С 4 января 2020 года заверяйте документы по-новому.

Чем отличаются новые правила от того, как сейчас принято оформлять бумажные копии, расскажем в нашем обзоре. Кроме того, налоговики утвердили формы документов, которые компании будут получать от инспекции.

Как с 4 января оформлять копии на бумаге по-новому

Сейчас есть только рекомендации о том, как формировать сшивы документов. Разъяснения можно найти в Письме Минфина (ФНС направляла его подчиненным, чтобы те использовали его в работе). На практике эти рекомендации применяют, когда заверяют как копии многостраничных документов, так и сшивы различных документов.

Существенных отличий от сложившейся практики в новых правилах (Приложение № 18 к Приказу) немного:

сшивы многостраничных документов (по-новому сшив называется «том» или «часть») могут быть по объему больше 150 листов. Их надо будет оформлять одним томом или частью. Сейчас в рекомендациях такого уточнения для многостраничных документов нет;

прошивку документов не надо будет заверять печатью, даже если она есть. Достаточно поставить подпись, которая частично захватывает бумажную наклейку. Сейчас печать ставят, если она есть.

На семинаре, наряду с другими вопросами, спикер обязательно рассмотрит одну из самых актуальных проблем 2020 года — изменения в федеральном государственном контроле в сфере миграции.

АВТОР И ВЕДУЩИЙ МЕРОПРИЯТИЯ:

эксперт-консультант по вопросам учета труда и заработной платы предприятий различных форм собственности, автор многочисленных книг и публикаций, действующий член Института профессиональных бухгалтеров России.

Когда в ИФНС подается несколько документов, заверению подлежит каждый из них.

Если один документ содержит несколько листов, есть два варианта его заверения:

проставление заверительной надписи на каждом листе;
проставление одной заверительной надписи на прошитом документе.

Каждый предоставленный инспектору пакет не должен содержать более 150 листов и иметь опись всех бумаг, которые находятся в папке. Если же документации больше, она подается в нескольких папках или на каждый документ заводится отдельная папка, которая сшивается, пронумеровывается, заверяется.

Важно! Если налогоплательщик подает по требованию дубликат какого-либо документа, заверять его не нужно, поскольку он имеет равную юридическую силу с оригиналом.

Не требуется печать на сшиве (томе), даже если она есть. Достаточно личной собственноручной подписи лица, заверившего документы, так, чтобы она частично захватывала бумажную наклейку.
Не требуется указывать место хранения оригиналов (в отличие от ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Многостраничный документ можно оформить в отдельный сшив (том) на более чем 150 листов. Ограничение в 150 листов не распространяется.

Остальные требования остаются прежними.

В целом, требования стали более простыми, и больше не содержат подробных технических требований непосредственно к способу прошивки[*].

– полное название должности сотрудника, который подтверждает подлинность копий предоставляемых документов (здесь также может быть запись о том, что заверяет ИП либо же какое-либо ответственное лицо);

– подпись заверяющего документы, с расшифровкой (указание Фамилии и инициалов);

– указание на число прошитых листов (прописью и цифрами);

– дату, когда были заверены копии документов,

Печать не является обязательным атрибутом при скреплении документов, так как существует немало предприятий, которые обходятся без нее, т.е. если печать есть у предприятия – она ставиться, а при ее отсутствии – нет, и это не будет нарушением требований по оформлению копий документов для сотрудников налоговой инспекции.

Требования Министерства финансов гораздо жестче в отношении оформления, в частности, они прописывают длину концов нитей, которые остаются после прошивки копий документов, размер наклейки из бумаги на последней странице, обязательное подтверждение печатью (Письмо Министерства финансов РФ № 03-02-РЗ/6233).

Новые требования ФНС по оформлению документов, предоставляемых по их запросу таких нюансов не содержат.

На требования или уведомления из налоговой инспекции нужно среагировать вовремя. Иначе инспекторы заблокируют расчетный счет организации.

В какой срок нужно отреагировать на требование ? Посмотрите дату в требовании. В течение шести рабочих дней после этой даты вы должны отправить в налоговую инспекцию квитанцию о получении этого требования. Либо в тот же срок отказаться от получения, если требование пришло не по адресу.

Допустим, требование вы получили 25 июня. Значит, не позднее 3 июля нужно ответить на него. Если в установленный срок квитанцию не отправить, инспекция вправе заблокировать счет организации.

Важно! Требование по камеральной проверке инспектор вправе направить только в течение трех месяцев со дня, когда вы представили декларацию. Если требование отправили позже, на него можно не отвечать. Из этого правила есть исключение: требование в рамках дополнительных мероприятий налогового контроля инспектор может направить и за пределами трехмесячного срока.

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

Руководителем юридического лица
Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
Главным бухгалтером
Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.
Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.)
Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.
Иным работником юридического лица.
Клиентом — юридическим лицом предоставляется:
- копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
- копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.
Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.
Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).
Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:
- имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
- имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.
Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.

Требования к печати индивидуального предпринимателя:

Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной.

Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не соответствует требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии.

проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
должность лица, заверившего копию,
личная подпись лица, заверившего копию,
расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
дата заверения,
печать организации/ИП.
в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

Пример

Верно/Копия верна
Генеральный директор Личная подпись И.И.Иванов
Дата
Печать

Обратите внимание!

Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

копия паспорта — 3-х дней
копии остальных документов — 1 месяца

Как правильно заверить копию документа

Подготавливая многостраничный документ, важно тщательно изучить, как правильно сшивать документы для налоговой инспекции по требованию. Для важных бумаг чаще всего используют скрепление нитками – это является самым правильным и надежным способом сохранения комплектации.

Обратите внимание! Прошивают пачку посередине левого поля. Разрешено прошивать в 2-4 прокола.

Используя хорошую нитку и толстую иглу, первое отверстие делают в центре, прокалывая с оборотной стороны.
Протягивают нитку, оставляя хвост 10-15 см.
Отступают от предыдущего прокола 1-1,5 см, делают прокол с лицевой стороны.
Следующий прокол делают от последнего листа, с противоположной стороны от первого отверстия, вытягивая нитку на правую сторону.
После необходимо попасть с правой стороны в уже имеющееся отверстие и вытянуть нитку к противоположной стороне пачки.
Нитки вяжут между собой на 2-3 узелка, обрезают, оставляя хвосты одинаковой длины.
Место сшивания опечатывают папиросной бумагой или бланком для заверения, размером не более 5х5 см. Бумагу необходимо клеить канцелярским клеем. Некоторые используют самоклеящуюся пленку, что неправильно – такая пленка легко отклеивается. Пачку, опечатанную самоклеящейся пленкой, можно легко перепрошивать , что недопустимо и может вести за собой неприятные последствия.
Нумерация должна присутствовать на каждом листе.

Образец бланка заверения.

На опечатывающем листке или бланке (образец приведен на фото), необходимо указать количество листов цифрой и прописью. Указать должность, фамилию и инициалы, кто заверил пачку. Ставить подпись и печать нужно, выходя за пределы опечатывающего бланка. Например: прошито и пронумеровано _Х_ (десять) листов, Заверил Иванов В. А., должность, дата, подпись и печать. К пачке необходимо приложить пояснительную записку.

Подшитую пачку копий для предоставления в налоговую инспекцию заверяет руководитель предприятия или уполномоченное на подобные действия лицо. Прошитый устав для регистрации юридического лица заверяет учредитель, если он один, или представитель общего собрания, если учредителей несколько.

На первый взгляд, подшить документы для налоговой может показаться задачей не из легких. Это далеко не так, открытие правил и нюансов поможет осуществить прошивку самостоятельно.

Как заверить документы для налоговой по требованию

Обычно пачку листов прошивают на 2 или 3 прокола. Сначала делают отверстия иглой, шилом, дыроколом, дрелью или иным инструментом. Потом:

берут иглу с вдетой толстой нитью и прошивают пачку (возможный порядок движения иглы с нитью показан в Примерах 1 и 2);
концы нити завязывают узлом на обороте сшива и приклеивают на узел листок (используется клей либо самоклеящаяся бумага);
на нем уже может быть впечатан текст заверительной надписи, но он может наноситься и рукописно;
а вот подпись и оттиск печати ставятся так, чтобы частично выходить за пределы этого наклеенного листочка (это дополнительно усложнит его последующую незаметную подмену).

Специфика прошивки и заверения копии документа определяется его видом, целью использования и адресатом. К примеру, оформляется гражданско-правовой договор. Здесь все зависит от требований сторон сделки: если конкретные требования к прошивке экземпляров договора ими не оговорены, то скрепить его листы можно хоть обычным степлером. Но бывает, что один из участников договора предъявляет дополнительные требования к его оформлению. Как правило, в такой ситуации он и готовит оба экземпляра договора под свои запросы, например: прошивает каждый экземпляр прочной нитью и оформляет заверительную надпись на сшиве.

Налогоплательщик может направить документы в налоговый орган по телекоммуникационной сети через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через личный кабинет налогоплательщика, заверив усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в силу п. 2 ст. 93 НК РФ.

Если стороны договора достигли взаимного согласия по применению электронного документооборота, они обмениваются документами в системах ЭДО или через обычную электронную почту, подписывая документы своими УКЭП.

И контрагенты, и контролирующие органы довольно долго желали получать все договоры, письма, первичные документы бухгалтерского учета на бумаге с подписями и печатями. Это казалось заведомо надежным подтверждением взаимоотношений. Но сейчас ситуация изменилась. Документы, подписанные/заверенные электронной подписью, удовлетворяют и дотошных клиентов, и строгих работников контролирующих органов. Преимущества, в особенности при большом объеме представляемых сведений, очевидны для всех. Добавила бонусов электронным оригиналам, копиям и пандемия: либо документооборот переводится в электронный вид, либо бизнес замирает.

Если заверять приходится много документов, то для руководителя это становится обременительно. Наделить полномочиями по заверению копий документов можно любого работника компании и даже внештатное лицо, тем самым вы разгрузите руководителя и главного бухгалтера компании. Для этого издается приказ или распоряжение. И работнику, и внештатнику нужно выдать доверенность, которая будет подтверждать их права во взаимоотношениях с третьими лицами (см. Примеры 12 и 13).

Если ваш сотрудник просто заверяет копии документов для использования внутри компании, то достаточно будет для него издать приказ, но при предоставлении копий документов вовне понадобится доверенность, которую потом придется демонстрировать третьим лицам (образцы этих документов для штатного сотрудника показаны в Примерах 11 и 12). Лицу, не состоящему в штате, доверенность необходима в любом случае.

Прописывать право заверения копий в Инструкции по делопроизводству не обязательно, хотя тоже желательно – чтобы она отражала фактические технологии делопроизводства, которые работают в организации (тогда у ваших сотрудников будет меньше вопросов) – см. Пример 10. В Инструкции фигурируют только должности, а в приказе – уже конкретные Ф.И.О.

Свежие
Посещаемые

Новые правила оформления истребованных ИФНС документов

Введенные в действие приказом № ММВ-7-2/628@ с 04.01.2019 требования ФНС приведенные выше указания Минфина подтверждают. Все копии необходимо формировать в тома, в каждом из которых число листов не должно превышать 150. Исключение составляют многостраничные документы, состоящие из большего количества листов – их не нужно разрывать на разные тома, а можно сшивать одной книгой. Сгруппированные документы следует:

сплошным методом пронумеровать арабскими цифрами (начать с единицы);

прошить листы прочной нитью, вывести ее концы на оборот последней копии и связать их;

в месте скрепления на оборотной стороне листа приклеить бумажную наклейку, на которой сделать заверительную надпись, состоящую из:

наименования должности лица, удостоверяющего подлинность документов (либо указание на то, что надпись сделана ИП, частнопрактикующим или другим лицом);

его росписи, фамилии и инициалов;

пометки о количестве листов в томе (цифрами и прописью);

Особые требования предъявляются к расположению подписи на наклейке – она должна не полностью располагаться на ней, а выходить за ее пределы. Скреплять документ печатью не требуется, поскольку многие предприятия сегодня обходятся без нее.

Сшивка документов при сдаче копий в налоговую

Прошнуровано и пронумеровано 28 (Двадцать восемь) листов

ИП Федоренко Н.И.

25.01.2019 г. Федоренко

Прошитые копии нужно скрепить так, чтобы подшивка не распадалась при работе с документами, а каждый лист можно было бы достаточно удобно изучать и свободно копировать. Все надписи, отметки, визы, резолюции должны быть хорошо видны.

Подготовленные тома с откопированными документами в ИФНС оформляют сопроводительным письмом, в тексте которого указывается основание их представления – требование ИФНС и его реквизиты, а также обязательно фигурирует опись представленных документов – число подшивок и количество листов в каждой из них и их общее количество.

подписывается каждая страница;

ФНС разработала новый порядок заверения бумажных документов. Проект ведомственного приказа опубликовали на едином портале нормативных правовых актов. Новый порядок от старого отличается требованиями к наклейке и заверительной подписи.

По новым правилам копии документов нужно подавать в прошивке не более чем из 150 листов. Исключение – многостраничные документы, которые сами по себе содержат более 150 листов.

Каждый лист в подшивке нужно пронумеровать арабскими цифрами. В том числе первый лист — 1, 2, 3 и т. д.

Все листы в подшивке нужно прошить прочной нитью в два — четыре прокола. Концы нити вывести на оборотную сторону последнего листа и связать. На узел ниток нужно наклеить бумажный прямоугольник – наклейку. При этом наклейка и длина нитей может быть любой.

Сейчас Минфин устанавливает, что наклейка должна быть размером 6?4 см (±1—2 см). Наклейка должна полностью закрывать место скрепления прошивки. За границы наклейки могут выходить только концы нитей. Максимум на 2—2,5 см.

слово «Верно»;
общее количество листов в подшивке — арабскими цифрами и прописью;
должность лица, заверившего подшивку. Ее вправе заверить генеральный директор организации или иной представитель. Например, заместитель гендиректора, главный или рядовой бухгалтер;
фамилию и инициалы этого работника;
его личную подпись;
дату заверения документов.

При этом заверительная личная подпись должна частично захватывать наклейку.

К передаваемым документам следует приложить сопроводительное письмо, в котором указывается основание их представления (реквизиты налогового требования) и общее количество листов документов.

Если компания или ИП не будут соблюдать новые требования заверения бумажных документов, налоговики могут заставить переделать документы или выписать штраф в сумме 200 руб. за каждую забракованную копию.

Основные принципы сшивания документов

Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.

Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:

Стандартные. Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.
Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона. Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

На обложке проставляются данные:

Название организации.
Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
Индекс дела.
Заголовок дела.
Срок хранения.
Номер тома.
Количество листов в подшивке.
Дата составления подшивки.

Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:

Название документа.
Дата подшивки.
Срок хранения.
Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
Данные ответственного лица – составителя подшивки.

При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Документы из требования ИФНС можно отправить в электронном виде:

в формате xml-файлов;
в виде скан-образов.

При отправке документов составьте их электронную опись (формат утв. приказом ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16). Этот Приказ ФНС позволяет включать в опись любые документы в формате xml-файлов или в виде сканированных копий.

Xml-формат можно применять только в отношении документов, которые включены в Классификатор налоговой документации (КНД) и имеют соответствующий код. Сканировать и включать в опись можно даже те документы, у которых нет кода по КНД. Главное, чтобы файл имел расширение tif, jpg, pdf или png.

Cкан-образы должны иметь черно-белое изображение с разрешением не менее 150 и не более 300 точек на дюйм с использованием 256 градаций серого цвета. Такой порядок следует из таблиц 4.9 и 4.10 приложения к приказу ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16.

Электронные документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью организации или ее представителя (п. 2 ст. 93 НК).

Внимание : если документы нельзя отправить в формате xml или в виде сканированной копии, представьте их на бумаге.

Переслать электронные файлы на проверку инспекторам можно:

по телекоммуникационным каналам связи;
через личный кабинет налогоплательщика.

Порядок представления документов в электронном виде по ТКС утвержден приказом ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168, порядок представления документов через личный кабинет налогоплательщика – приказом ФНС от 22.08.2017 № ММВ-7-17/617.

Документы считаются поступившими в налоговую инспекцию в момент, когда организация получит от нее электронную квитанцию о приеме (п. 12–13 Порядка, утв. приказом ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168).

С 01.07.2016 года начнут действовать более строгие правила для компаний, обязанных представлять налоговые декларации (расчеты) по ТКС. Для них установлен срок, в течение которого они обязаны наладить электронный документооборот с инспекцией.

На это дается не более 10 дней со дня возникновения обязанности по сдаче отчетности в электронном виде. За это время нужно успеть заключить договор с оператором и получить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи. А в ситуации, когда за онлайн-взаимодействие компании и ИФНС отвечает уполномоченный представитель организации, еще и представить в инспекцию документ, подтверждающий его полномочия. Иначе налоговики могут заблокировать счет нерасторопного налогоплательщика.

С 01.07.2016 года при проверках, проводимых, в т.ч. инспекциями и фондами, компаниям и ИП больше не нужно будет представлять документы, которые уже находятся в распоряжении других госорганов, в т.ч. в электронном виде.

Вместо этого проверяющие будут запрашивать нужную информацию самостоятельно в соответствующем ведомстве. Правительство РФ утвердило перечень документов и сведений, которыми контролирующие органы будут обмениваться между собой, а не требовать их у бизнесменов. Среди прочего в этот список попали:

сведения из бухгалтерской (финансовой) отчетности;
выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
данные о наличии (отсутствии) задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов;
сведения о среднесписочной численности;
сведения о задолженности по страховым взносам и т.д.

Кроме того, с 01.01.2017 года (п. 5.1 статьи 23 НК РФ) при проведении камеральной проверки декларации по НДС, сданной в электронном виде по ТКС, подавать пояснения также нужно будет по электронке. Пояснения на бумаге будут считаться не представленными.

Соответственно, в случае отправки бумажных пояснений вместо электронных проверяемому будет грозить штраф за несообщение (несвоевременное сообщение) запрашиваемых сведений: 5 тыс. рублей за первое нарушение, и 20 тыс. рублей за повторный проступок, совершенный в течение календарного года.

Кроме того, теперь законодательно прописано, что в случае, когда налоговая инспекция требует представить отксерокопированную документацию, документы должны быть переданы в виде пронумерованного сшива. Требования к прошивке документов будут отдельно разработаны ФНС. Напомним, что в настоящий момент оформлять направляемые в инспекцию копии документов следует согласно рекомендациям Минфина.

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

ФНС разработала бланк и электронный формат уведомления, которое налогоплательщик должен отправить в ИФНС в ответ на требование о представлении документов (информации) в случае, когда исполнить это требование в установленный срок он не может.

Если в ходе проверки налоговики направили требование о представлении документации, то по общему правилу у проверяемого есть 10 рабочих дней с даты получения такого требования на то, чтобы передать в ИФНС истребуемые документы (п.3 ст. 93 НК).

В случае, когда по каким-либо причинам сделать это вовремя невозможно, налогоплательщик в течение дня, следующего за днем получения требования, должен письменно уведомить инспекцию согласно разработанной форме о невозможности исполнения требования в срок с указанием причин и сроков, когда документы (информация) могут быть представлены.

Уведомление может быть подано в налоговый орган лично, через представителя, передано в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через «Личный кабинет налогоплательщика». Лица, на которые в соответствии с п. 3 ст. 80 Налогового кодекса РФ не возложена обязанность представлять налоговую декларацию в электронной форме, могут направить уведомление по почте заказным письмом.

подписывается каждая страница;

заверительная запись располагается внизу откопированной страницы и оформляется о, подписывается, подпись расшифровывается и проставляется дата.

Заверительная надпись, которая проставляется на вытребованных ИФНС копиях, состоит из:

Фразы «копия верна», «с оригиналом совпадает» или «верно» (проставляется с целью засвидетельствования действительности предоставляемой бумаги).
Подпись лица (должностного лица), заверившего копии.
Расшифровка подписи с указанием фамилии и инициалов лица, подписавшего документы.
Дата заверения копий документов в установленном формате, пример: 01.01.2018.
Оттиск печати предприятия (организации) или частного предпринимателя.

Как правило, на крупных предприятиях надпись проставляется в виде штампа, а не пишется от руки

Важно! Если физическое лицо-предприниматель не имеет собственной печати, подача копий без ее проставления допускается и не приведет к признанию заверения «ненадлежащим».

Когда в налоговую инспекцию подается один документ, вся заверительная надпись оформляется прямо на самой копии. Если же документ на нескольких листах, он сшивается. Сшивать пакет необходимо большой иглой, дырки проделывать шилом или дыроколом, дырки не должны задевать текст, и после скрепления должен остаться свободный доступ к полному развороту листов и снятия с них копий, для этого делается две-три дырки с левой стороны на вертикально расположенном листе А4. Сшивать нужно прочными нитками (шелковые нити или ленточки). Концы нитей выводятся на заднюю сторону папки, завязывается прочный узел.

Из белой бумаги необходимо сделать прямоугольник размером 6 на 4 сантиметра и приклеить его к прошитой папке так, чтобы узел нитей оказался по центру приклеенного прямоугольника. Концы веревки должны составлять немного больше двух сантиметров.

Заверительная надпись проставляется непосредственно на приклеенном прямоугольнике, на котором также указывается надпись о количестве прошитых и пронумерованных листов (как правило, организации имеют бланки таких заверительных листов).

Важно! Все документы в сшитой папке пронумеровываются. Номеровать необходимо листы, а не страницы, поскольку двусторонняя копия при предъявлении в налоговую не допускается.

Ненадлежащее заверение копий предоставленных в налоговую документов может повлечь за собой наложение штрафа

Если прошивается несколько документов, то также в папку вкладывается опись с указанием количества экземпляров, названий документов и страниц в папке, на которых они расположены.

Также имеет значение расположение на заверительном листе указанных надписей. Так, печать должна задевать подпись, расшифровку подписи и часть фразы о подлинности копии.

Рекомендуется использовать прописные буквы, например: «СЛУЖБА ПЕРСОНАЛА», «ПЛАНОВО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ».

Должность лица, разработавшего документ

Место расположения — под наименованием организации, подразделения на бланках, используемых должностными лицами, руководителями органов власти субъектов РФ, муниципальных образований. Рекомендуется использовать прописные буквы, например: «ДИРЕКТОР»;

Место расположения — поле, предусмотренное для собственноручной подписи, проставляемой на бумажном варианте делового письма. Допускается включение эмблемы, товарного знака организации, выдавшей сертификат.

Состав реквизита:

номер, присвоенный сертификату ключа электронной подписи;
срок действия сертификата (дата начала — дата окончания).
надпись «Документ подписан электронной подписью»;
полные фамилия, имя и отчество владельца электронной подписи;

Новый ГОСТ по делопроизводству.

Им дано право выдавать копии этого документа по устному заявлению работника. Однако, для избежания проблем в будущем рекомендуется все же получать предварительно у сотрудника заявление.

Копировать необходимо все развороты, на которых есть записи. Делать копии надо с начального листа, где размещается информация о работающем, а заканчивать листом, на каком присутствует запись о текущем на данный момент приеме на работу.

Копии скрепляются и на завершающей странице ставятся отметки «Верно». При этом снятые копии нужно сшить и скрепить подписью и печатью с указанием количества листов.

Как заверить документы для налоговой образец 2020

Как заверять копии документов для налоговой

Заверение копий документов для налоговой

Как правильно заверить копии документов, представляемых в налоговые органы

Как правильно заверить копию документа

Похожие публикации

Как заверить документы для налоговой по требованию

Новые правила оформления истребованных ИФНС документов

Сшивка документов при сдаче копий в налоговую

Основные принципы сшивания документов

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

Похожие записи:

Добавить комментарий Отменить ответ