Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполняется вкладыш в трудовую книжку образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:
- «Сведения о работе» — насчитывает 9 разворотов,
- «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.
Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.
Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).
Как заполнить вкладыш в трудовую книжку
Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Инструкция о том, как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку, содержится в упомянутых Правилах, утвержденных постановлением Минтруда. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах делается под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:
- точек в конце записи не ставить;
- использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами.
Лучше всего разместить вшиваемый вкладыш между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. Для вшивания вкладыша нужно:
- взять иголку с ниткой;
- плотно приложить вкладыш к книжке;
- пришить вкладыш к книжке, прокалывая его в двух местах и продевая через получившиеся отверстия нитку.
Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет обложку — ее следует вшивать вместе с вкладышем.
Легитимизация использования вкладыша как элемента трудовой книжки осуществляется посредством:
- внесения сведений о нём в книгу учета трудовых книжек и вкладышей;
- проставления в книжке штампа «Выдан вкладыш» и прописывания в его полях серии и номера вкладыша.
Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную в приложении № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.
Определенные сложности могут возникать при проставлении штампа «Выдан вкладыш». Рассмотрим данный нюанс подробнее.
Штамп, о котором идет речь, должен быть проставлен в трудовой книжке сразу после того, как вкладыш будет заполнен и вшит в нее. Технически штамп должен быть чернильный, как и печать организации. В нём обычно присутствуют такие элемент, как:
- прямоугольный контур;
- словосочетание «Выдан вкладыш»;
- слова «Серия» и «Номер»;
- линии — для удобства вписывания серии и номера вкладыша.
Законодательством не регламентировано, в какую часть книжки нужно проставлять соответствующий штамп. Чаще всего он проставляется на:
- титульном листе, при условии что не искажает существующих данных;
- странице, расположенной перед титульным листом и примыкающей к обложке книжки.
Бывает, что в распоряжении кадровика нет соответствующего штампа. В этом нет никакой проблемы — вместо штампа в книжку можно вручную вписать словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер».
Законодательством РФ возможность внесения записи о вкладыше в трудовую книжку вместо проставления штампа прямо не предусмотрена, но это действие кадровика не является противозаконным. Подобной позиции придерживаются многие эксперты, а также суды (определение Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по процессу № 2-4901/09).
Кадровику крайне нежелательно имитировать штамп, например, методом прорисовки его графических элементов ручкой. Если кадровик использует в качестве альтернативы запись сведений о вкладыше вручную, то все свои действия он должен производить ручкой, причем одного цвета.
Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку
Законодательство РФ предписывает сотрудникам кадровых служб в ряде случаев оформлять вкладыши в трудовую книжку. Важно не допустить ошибок при их заполнении, а также при легитимизации использования вкладышей посредством специальных штампов или записей.
Ознакомиться с особенностями законодательного регулирования иных аспектов правоотношений с участием работодателей и наемных сотрудников вы можете в статьях:
- «Как уволиться без отработки 2 недели в 2020 — 2021 годах»;
- «Что считается опозданием по Трудовому кодексу?».
Вносить новые записи в другие незаполненные разделы трудовых книжек нельзя, иначе возможны штрафы, о которых рассказали эксперты Системы Главбух. Информацию о выдаче вкладыша в том числе вносят в книгу учета. Как оформить вкладыш в трудовую книжку, расскажем ниже.
Когда выдаете вкладыш, на титульном листе трудовой книжки поставьте штамп с отметкой: «Выдан вкладыш» и укажите серию и номер вкладыша (п. 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Кроме того, факт выдачи вкладыша нужно зафиксировать в книге учета трудовых книжек и вкладышей. О том, где ставить этот штамп, в Правилах не сказано. Обычно штамп проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовых книжек.
Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225. Важно помнить, что бланки нужно покупать у законных распространителей иначе не исключены штрафы за нарушение трудового законодательства.
При заполнении вкладышей у кадровиков часто возникает вопрос: с какой строки начать заполнение бланка — с последних строчек в трудовой или сразу во вкладыше? Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку не содержат ответ на этот вопрос, поэтому есть два варианта заполнения документа.
Вкладыши работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и трудовые книжки, в том числе вносит сведения о них в книги учета. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей трудовой книжки по соответствующим разделам.
Вариант № 1. Начните запись в последней строке трудовой книжки. А продолжите — во вкладыше. Нареканий со стороны проверяющих в этом случае не будет. Главное, чтобы записи заверил подписью сотрудник, ответственный за выдачу вкладышей.
Вкладыши с окончанием записи вшейте между последней страницей и обложкой трудовых книжек. Хотя правила ведения и хранения не уточняют, как и куда именно в трудовых книжках вшивать вкладыш, этот способ наиболее правильный (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Нумерация записей во вкладышах продолжает нумерацию записей в трудовых книжках по соответствующим разделам. При этом сами по себе вкладыши без трудовых книжек недействительны (п. 11, 38 Правил, утв. постановлением № 225).
Вариант № 2. Сразу начните с заполнения вкладыша в трудовую книжку. Этот вариант безопасен, когда на последнем листе трудовых книжек нет пустых строк. Иначе воспользуйтесь вариантом № 1.
Это связано с тем, что вкладыши делают, только когда заполнены все страницы одного из разделов книжек. А если последнюю страницу заполнили не до конца, вводить вкладыш в трудовую рано (п. 45 Правил, утв. постановлением № 225). О других особенностях выдачи вкладышей, рассказали эксперты Системы Главбух.
Но даже если компания в такой ситуации использует вариант № 2, инспекторы не вправе оштрафовать компанию на 50 000 руб. за нарушение Правил ведения трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ).
Вкладыш в трудовую книжку обладает 36-ю страницами и выполнен стандартном формате – 88 на 125 мм. Обложка у него картонная. Титул идентичен титулу трудовой. Графы являются точным продолжением граф основного документа. Кроме этого на титульной странице указывается:
- Номер документа;
- Он имеет наименование и указание, что без трудовой он недействителен;
- Также документ обладает гербом;
- Далее идет ФИО работника;
- Дата его рождения;
- Сведения об образовании и профессии;
- Дата заполнения;
- Подпись работника, который его заполнил;
- Подпись владельца.
Заполнение документа выполняется аналогично трудовой книжке и об этом знают кадровые работники, но на деле они не редко допускают ошибки:
- В процессе оформления – случается из-за неверно внесенных личных данных сотрудника, так как кадровик записывает все со слов владельца документа, а необходимо иметь перед собой соответствующую документацию и вносить данные из нее.
Важно: в случае неверно заполненного титульного листа вкладыша необходимо сжечь и завести новый.
В процессе ведения – здесь чаще допускаются ошибки в следующих случаях:
- Неверная дата приема/увольнения;
- Неверно внесенная информация об организации;
- Нет указания на должность работника, структурного подразделения, в котором он трудиться;
- Сокращение слов;
- Заверение подписью и штампом перевод работника;
- В графы о награждениях вносятся сведения о работе.
Данные записи допускаются к исправлению:
- Той организацией, кадровый работник которой допустил ошибку;
- Новой организацией при предоставлении верных данных со старого места работы.
Все это очень существенно, так как неверные данные приведут:
- К проблемам с трудоустройством владельца документа;
- С подсчетом трудового стажа при оформлении пенсии.
Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:
- «Сведения о работе» — насчитывает 9 разворотов,
- «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.
Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.
Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш».
Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки.
Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).
Трудовая книжка – это главный документ любого работающего гражданина. В каждом ее разделе указываются сведения о карьерных перемещениях: приемы на какую-либо должность, причины увольнения, награждения за успехи в работе и прочее.
В том случае, когда разделы, предназначенные для внесения записей о награждениях и работе, заканчиваются, и в них не остается свободного места для новых записей, сотрудник кадрового отдела обязан вшить в трудовую книжку работника вкладыш.
Однако не все знают, как сшить вкладыш в трудовую книжку правильно.
Трудовая книжка содержит всю информацию о работе в течение жизни. Установленная законодателем форма включает 10 разворотов. Если человек неоднократно менял место работы, свободных граф для внесения записей о карьерных изменениях не остается. А использовать для этого страницы с разворотами для награждений нельзя. Но трудовая книжка подтверждает стаж, поэтому работодатель обязан продолжать внесение записей. Для этого и существует вкладыш.
Нормативная база, в которой прописаны правила и образец, как заполнить вкладыш в трудовую книжку 2020, представлена несколькими документами:
- Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (определена форма);
- Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (порядок оформления);
- Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н (обеспечение работодателей бланками).
Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)
Инструкция и образец, как оформить вкладыш в трудовую книжку 2020, несложные. Он заполняется аналогично правилам, установленным для трудовой книжки.
Титульный лист содержит следующую информацию:
- Ф.И.О. сотрудника (полностью, как в паспорте на день внесения сведений);
- дату рождения;
- образование и специальность;
- дату оформления;
- личную подпись сотрудника;
- подпись лица, оформляющего бланк, и печать (если она используется в организации).
Документ о профессиональной деятельности и титульный лист содержат идентичную информацию. Дата оформления должна совпадать с фактической. Она совпадает с датой первой внесенной записи.
На титульном листе ставится печать той организации, которая оформила бланк. Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2020 году в развороте для информации о работе содержит данные, фиксирующие:
- номер записи по порядку — в 1-ую графу;
- дату внесения записи — во 2-ую;
- сведения о работе — в 3-ю;
- данные о распорядительном акте, являющемся основанием, — в 4-ую.
Правила, определяющие порядок ведения и хранения (Постановление 225), обязывают работодателя вносить в книжки отметку об имеющемся дополнении. Для этого требуется проштамповать бланк и обязательно указать номер и серию вкладыша. Место для расположения записи не зафиксировано. Вариантами оформления являются:
- верхний правый угол титульного листа;
- внутренняя сторона ее обложки;
- финальная страница раздела «Сведения о работе».
Вкладыш не следует хранить отдельно от трудовой. В этом случае он становится недействительным. Поэтому его вшивают в трудкнижку. Инструкция, как вшить вкладыш в трудовую книжку, законодательно не регулируется, но подклеивать, крепить скрепками не разрешено. Рекомендуется шить, используя иголку и плотную нить.
Некоторые сотрудники кадровых служб вшивают в середину трудовой — этот вариант нельзя причислить к удобным, так как он разделяет записи. Для единообразия сведений рекомендуется подшивать бланк в конце документа о профессиональной деятельности. Если экземпляров несколько, каждый следующий пришивается после окончания предшествующего.
Алгоритм работы со вкладышем во многом схож с внесением сведений непосредственно в книжку. Следуйте привычным правилам. И обращайте внимание на ошибки, которые работодатели часто допускают при оформлении бланка:
- некорректное оформление титульного листа. При обнаружении ошибок бланк нужно списать и оформить новый;
- ошибочное заведение бланка и внесение записи о нем. Если это произошло, документ изымают, запись о выдаче аннулируют, заверяют подписью должностного лица и печатью. Чтобы отметку сделать правильно, используйте образец заполнения записи о вкладыше в трудовую книжку;
- нет сведений в книге движения (информацию вписывают отдельной строкой или вносят номер в графу рядом с номером трудовой сотрудника);
- оторвана обложка;
- исправление ошибок или неточностей при первичном оформлении титульного листа;
- вклеивание;
- записи в дополнении начинаются с № 1 (по установленным нормам их делают сквозными);
- отсутствие штампа, указывающего на оформление и выдачу.
Как оформить вкладыш в трудовую книжку: образец 2020, фото
Оформление и заполнение вкладыша производится по общему правилу, установленному п. 38 Постановления Правительства № 225.
Форма рассматриваемого бланка устанавливается Приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» и должна строго ему соответствовать.
Бланк документа печатается на предприятиях Гознака и имеет утвержденные степени защиты на момент их выпуска. Он содержит серию документа и его номер в целях возможности его индивидуализации и выявления подделок.
О необходимых записях во вкладыше в трудовую книжку также скажет его утвержденный образец. В нем должны быть указаны сведения о владельце:
- ФИО полностью (все в отдельных соответствующих графах);
- число, месяц и год рождения;
- полученное образование и специальность;
- день, месяц и год заполнения;
- подписи владельца и ответственного должностного лица (от имени работодателя).
Поскольку вкладыш – приложение к трудовой книжке и ее продолжение, возникает вопрос о нумерации его страниц и соответствующих записей в нем. Нумерация его страниц осуществляется на стадии выпуска его на предприятии Гознака, потому не представляет сложности для работодателя. Нумерацию записей необходимо продолжать, а не начинать сначала, а значит и записи должны иметь сквозной (продолжающийся) порядок.
Трудовая и вкладыш в нее могут содержать запись под одинаковым номером. Такая ситуация может складываться лишь в одном случае: когда полностью запись не уместилась и продолжается в приложении. Например, в книжке может быть указано наименование организации, куда принимается работник, а далее (во вкладыше) занимаемая им должность.
Факт оформления вкладыша на основании п. 39 Постановления Правительства № 225 должен быть зафиксирован в трудовой книжке. Проставляется штамп «Выдан вкладыш», указывается его индивидуальные данные (номер и серия).
Следуя букве закона, в документ необходимо ставить именно штамп, но и ручная запись не повлечет недействительности вкладыша. Место его размещения определяется ответственным должностным лицом, исходя из наличия свободного пространства. Чаще всего отметка проставляется в правом верхнем углу титульного листа (первой страницы) книжки.
Целесообразно полностью оформить вкладыш надлежащим образом, проверить его, убедиться в правильности заполнения и внесенных данных. Лишь после этого следует ставить соответствующий штамп на книжке.
После оформления необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку. Относительно данной процедуры законом также не установлено никаких правил, в связи с чем кадровые службы руководствуются практикой трудовых отношений и вопросами целесообразности.
Отсутствие правового указания на то, куда вшивать вкладыш, позволяет выполнять эту процедуру по усмотрению ответственного должностного лица, руководствуясь удобством исполнения. Это может быть начало или конец документа, его середина (с технической точки зрения представляется наиболее удобным).
Неурегулированным с правовой точки зрения остается и вопрос, как следует вшить вкладыш, каким способом и с применением какой техники. Обычно его подшивают обычными нитками вручную, без применения каких-либо специальных технических средств. Независимо от количества вкладышей каждый из них должен быть последовательно (один за другим) подшит к основной книжке.
Заполняем вкладыш к трудовой книжке
Чтобы карьера работника продолжалась, а записи в его трудовой оставались целостными и шли в правильном порядке, были разработаны специальные вкладыши. Этот бланк строгой отчетности был введен в 1940 году. Сама же трудовая книжка появилась еще в 1919 году.
Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет серию и номер. Для избегания подделок существует специальная степень защиты. Вот так выглядят вкладыши, использовавшиеся раньше и применяемые сейчас:
|
Когда был выпущен |
Серия |
Внешний вид Любой бланк строгой отчетности имеет свои элементы защиты. Как выглядит вкладыш в трудовую книжку теперь понятно, а его основные характеристики таковы:
Приобретать эти бланки строгой отчетности могут только сами работодатели. Требовать или принимать их от работников строго запрещается. Все они выпускаются Гознаком Минфина РФ. Выдача вкладыша в трудовую книжку, образец заполнения – все это регламентируется тем же Постановлением Минтруда РФ. Руководитель организации может осуществлять выдачу вкладышей одним из следующих способов:
Внутренне вкладыш выглядит как трудовая книжка. В обоих документах одинаковые разделы и графы. Образец оформления вкладыша в трудовую книжку подтверждает, что нумерация во вкладыше начинается не с начала. Первая запись в конкретном разделе должна иметь номер на единицу больше, чем номер последней записи в трудовой книжке. Это позволяет сохранить очередность и фактическое и смысловое единство вносимых данных. Вполне нормальна ситуация, когда трудовая заканчивается записью об увольнении, а вкладыш начинается с записи о приеме на работу. Ответ на вопрос, как заполнить вкладыш в трудовую книжку (образец внесения ничем не отличается от обычного образца), в этом случае будет таким же, как и для внесения остальных записей. Инструкция: заполняем вкладыш в трудовую книжкуНикто не застрахован от ошибок. И если кадровый специалист понимает, как оформить вкладыш в трудовую книжку, то знать, как исправить ошибки, он может не всегда. Любой вкладыш является действительным только после его вшивания, заполнения титульного листа, внесения записи в нужный раздел и проставления печати в самой трудовой. Специалист кадровой службы может допустить ошибку при внесении записи на титульный лист. В этом случае его необходимо списать, составив соответствующий акт. Если же ошибка сделана при внесении номера или серии вкладыша в трудовую, то тут ответом на вопрос, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку, будет следующее: сделать пометку о том, что запись была ошибочной, и внести данные заново. Если ошибка была допущена в одном из разделов вкладыша, то исправляется она точно так, как и в трудовой книжке. Ее нельзя зачеркивать или исправлять. Просто под записью пишется, что она является недействительной (указывается порядковый номер записи). Чтобы делать все правильно, следует изучить Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку, образец внесения записей и исправлений. Вкладыш является единственно возможным способом продолжить ведение трудовой книжки. Кадровый специалист не должен:
Только использование вкладыша является верным выходом из ситуации. После выполнения всех предшествующих мероприятий – регистрации документа, заполнения титульной страницы и проставления штампа необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку правильным образом. Важно: лучше выполнить данную процедуру уже после полного заполнения вкладыша, чтобы быть уверенным в правильности действий, иначе придется составлять акт порчи. Законодатель не предусмотрел место вшивания вкладыша, оптимальный для этого способ средина книжки, так как не надо соблюдать соответствие протоколов и проделывать отверстия, но обычно это выполняют в конце, чтобы вшитый документ не прерывал старые записи, а логически продолжал последние. Строгих требований относительно вшивания вкладыша в трудовую книжку не предусмотрено. На практике наиболее популярный и удобный вариант – вшивание документа в конец трудовой книжки между последней страницей и обложкой. Посередине делаются шилом два небольших отверстия, такие же отверстия делаются на одинаковом уровне в трудовой книжке. При помощи большой иголки с прочной нитью документы сшиваются между собой. Важным условием является прочное закрепление вкладыша, поскольку в противном случае возникает риск утери документа. Вшить вкладыш можно не только вручную, но и при помощи швейной машинки. Для этого необходимо выбрать максимальную ширину шага стежка и прострочить документы. Такой вариант является более удобным и надежным, но не у всех работодателей есть возможность использования подобного оборудования. Оформление вкладыша в трудовую книжку является обязанностью работодателя. На практике локальным актом назначают ответственного кадрового сотрудника, который занимается внесением сведений о профессиональной деятельности. Рассмотрим пошаговую процедуру заполнения документации. На первую страницу бланка вносят актуальную информацию о сотруднике. Работник отдела кадров вписывает:
Далее работнику предлагают поставить свою подпись. В завершение кадровый сотрудник заверяет документ своей подписью и ставит печать нанимателя. Следует знать! С 2016 года хозяйственные общества не обязаны иметь печать, если это прямо не предусмотрено законом. Эти сведения отражаются в уставе компании. Минтруда России разъясняет (приказ от 31.10.2016 года № 589н), что в такой ситуации печать ставится на первой странице при ее наличии. Если она отсутствует, достаточно подписи ответственного работника. Вкладыш в трудовую книжку: как оформить и вшить (образцы)Поскольку вкладыш – бумага строгой отчетности, нельзя делать помарки и ошибки на титульном листе. В такой ситуации документ утилизируют. На внутренних страницах поправки делаются по правилам, применяемым к трудовым книжкам. Бывает, что кадровые сотрудники ведут записи о профессиональной деятельности в разделе «Сведения о награждениях», чтобы не вшивать вкладыш. Такие действия правилами запрещены. Если награждений не было, соответствующий раздел должен оставаться незаполненным. Записи о профессиональной деятельности должны быть продолжены во вкладыше. Нельзя начинать нумерацию в бланке заново. Она должна продолжать уже начатую в основном документе. Не допускается заводить вкладыш вместо трудовой книжки, если отсутствуют чистые бланки основного документа. Вкладыш без него признается недействительным. Обратите внимание! Разрешено делать перенос записи, если она начата в основном документе и полностью не вместилась на последнюю страницу. Во вкладыше ее продолжают с того места, на котором она оборвалась. Таким образом, наниматель обязан оформить вкладыш, если трудовая книжка закончилась. Ведется бланк по тем же правилам, что и основной документ. Если допущены ошибки, которые нельзя исправить, вкладыш необходимо утилизировать. За неисполнение требований закона, предъявляемым к заполнению документации, наниматель привлекается к ответственности. Правом на приобретение этих документов обладают только работодатели. Им запрещается принимать бланк, принесенный работником, или требовать от него предоставления чистого бланка. Приобрести бланк можно у посредников, которые осуществляют реализацию продукции, произведенной Гознаком Министерства финансов РФ. Эти распространители обязаны иметь специальную доверенность на занятие такой деятельностью, в которой есть информация о номерах серий вкладышей. Обязательным условием является наличие лицензии и сертификата, которые обеспечивают юридическую чистоту сделок. Если работодатель решит приобрести бланки у других поставщиков, то он рискует быть обвиненным в подделке трудовых. Согласно Правилам организация вправе выдавать бланки на следующих условиях:
Организация может предоставить на выбор работника 2 варианта заказа бланков:
Оба действия не противоречат закону. Но работодатель по собственному желанию может при необходимости вшить бланк в книжку, не взимая при этом с сотрудника денежных средств и не сообщая ему детали этой процедуры. Как заполнить вкладыш в трудовую книжку: 8 этаповВажно присвоить первой записи во вкладыше порядковый номер, который бы соответствовал существующим правилам. Нужно чтобы он превышал на единицу номер, который был присвоен последней записи в трудовой. Таким образом, осуществляется сохранение определенной очередности порядковых номеров. Это необходимо для создания целостности всех данных, которые были внесены в документ. Допустим, что последняя запись в документе была под номером «20» и содержала информацию о принятии сотрудника на работу. Следовательно, первая отметка во вкладыше, вшитом в книжку, будет идти под номером «21» и может свидетельствовать об увольнении или о премировании работника. Если по каким-либо причинам в организации нет штампа, то существуют два выхода из этой ситуации:
Если сотрудник отдела кадров пришил вкладыш не в том месте или заполнил его с ошибками, то это можно исправить.
Вносить новые записи в другие незаполненные разделы трудовых книжек нельзя, иначе возможны штрафы, о которых рассказали эксперты Системы Главбух. Информацию о выдаче вкладыша в том числе вносят в книгу учета. Как оформить вкладыш в трудовую книжку, расскажем ниже. Когда выдаете вкладыш, на титульном листе трудовой книжки поставьте штамп с отметкой: «Выдан вкладыш» и укажите серию и номер вкладыша (п. 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Кроме того, факт выдачи вкладыша нужно зафиксировать в книге учета трудовых книжек и вкладышей. О том, где ставить этот штамп, в Правилах не сказано. Обычно штамп проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовых книжек. Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?Вкладыш в трудовую книжку обладает 36-ю страницами и выполнен стандартном формате – 88 на 125 мм. Обложка у него картонная. Титул идентичен титулу трудовой. Графы являются точным продолжением граф основного документа. Кроме этого на титульной странице указывается:
После выполнения всех предшествующих мероприятий – регистрации документа, заполнения титульной страницы и проставления штампа необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку правильным образом. Важно: лучше выполнить данную процедуру уже после полного заполнения вкладыша, чтобы быть уверенным в правильности действий, иначе придется составлять акт порчи. Законодатель не предусмотрел место вшивания вкладыша, оптимальный для этого способ средина книжки, так как не надо соблюдать соответствие протоколов и проделывать отверстия, но обычно это выполняют в конце, чтобы вшитый документ не прерывал старые записи, а логически продолжал последние. При этом сама процедура вшивания складывается из нескольких этапов:
Заполнение документа выполняется аналогично трудовой книжке и об этом знают кадровые работники, но на деле они не редко допускают ошибки:
Важно: в случае неверно заполненного титульного листа вкладыша необходимо сжечь и завести новый. В процессе ведения – здесь чаще допускаются ошибки в следующих случаях:
Данные записи допускаются к исправлению:
Все это очень существенно, так как неверные данные приведут:
Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный бланк, который нужен, если основной закончился. Поговорим о том, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку. Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей. Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено. Законодатели предусмотрели такую проблему, потому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 есть раздел, который дает инструкции, как оформить вкладыш в трудовую книжку (образец иллюстрирует правила оформления). Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, и даже рассказано, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Похожие записи:
|