В документе отсутствует расшифровка подписи

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «В документе отсутствует расшифровка подписи». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

» Характерной особенностью данного вида является использование ключа закрытого доступа. Существование данной формы необходимо не только для того, чтобы определить личность, подписавшую документ, но и для того, чтобы определить правомерность внесённых изменений. Третий вид электронной подписи совпадает со всеми признаками, перечисленными выше. Здесь присутствуют особые элементы защиты, например, криптозащита, которая подвергается сертификации федеральной службы безопасности.

Электронная подпись квалифицированная выдаётся только аккредитованными удостоверяющими центрами.

Если расшифровка подписи не соответствует подписанту

Одним из самых «любимых» действий при передаче полномочий руководителя является использование приставок-«паразитов». Они могут быть различными: «и.о.», «вр.и.о.», «за»; это могут быть штрихи над должностью и прочее (см. Пример 1). Является ли это ошибкой?

Попробуем разобраться. Пример 1 Сомнительные варианты оформления подписи заместителя Генералов за отсутствующего генерального директора Рюрикова СвернутьПоказать Подписываем документы с преамбулой (договор и др.) Любые договоры должны подписываться с указанием реального подписанта в преамбуле, причем указываться должна не только должность с Ф.И.О., но и основание возникновения полномочий данного лица.

Да, возможно приемку товара по данной накладной считать надлежащей, особенно если была оплата.

Указанного вывода придерживается суд (см.

определение ВАС РФ от 11.07.2013 № ). Суд исходил из того, что из представленных в материалы дела платежных поручений следует, что принятый по спорным накладным товар частично оплачен, а отсутствие в товарных накладных расшифровки подписи лица, принявшего товар, его должности (при наличии печати общества) являются лишь недостатками в оформлении товарной накладной, не свидетельствующими об отсутствии факта передачи товара.

Проверяем подписи на счетах-фактурах и первичных документах

Чтобы доказать несоответствие подписей на счетах-фактурах и на учредительных документах, должна быть назначена почерковедческая экспертиза. Если же вывод о подделке сделан на основании визуального осмотра документов, налоговики не вправе утверждать, что подписи недостоверны и снимать на этом основании вычеты по НДС. ФАС Северо-западного округа в очередной раз подтвердил эту позицию (постановление от 18.11.09 № А05-2804/2009).

Суд рассмотрел такой спор. Налоговики не приняли вычеты, доначислили НДС в размере 25 млн. рублей и привлекли фирму к ответственности за неуплату налога по пункту 1 статьи 122 НК РФ. Основание — по мнению ревизоров, подписи руководителя компании-поставщика на счетах-фактурах и других документах не совпадают. При этом отличие проверяющие зафиксировали визуально. Этот прокол налоговиков и позволил компании отбиться от доначислений в суде.

Арбитры указали: счета-фактуры, составленные с нарушением порядка, установленного пунктами 5 и 6 статьи 169 НК РФ, не могут являться основанием для принятия НДС к вычету. Если инспекция утверждает, что счета-фактуры подписаны неуполномоченными лицами, именно она должна доказать это. Надлежащим подтверждением может являться лишь экспертное заключение, составленное по результатам почерковедческой экспертизы. В данном случае подобная экспертиза не проводилась. Значит, и оснований для отказа в вычете по НДС и доначислении налога не было.

Заметим, что ранее ФАС Северо-Западного округа уже применял аналогичный подход (например, постановление от 25.01.08 № А21-7738/2006). Такой же позиции придерживаются и судьи в других округах (например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 29.01.08 № А19-9186/07-20-Ф02-12/08).

Вы просматриваете старую версию данной страницы. Смотрите текущую версию.

Подписание документов доступно только тем сотрудникам, у которых на это есть право, и получен сертификат электронной подписи. Если подписание документов не доступно, для наделения правом на подписание документов обратитесь к сотруднику с правами администратора.

Подписание документов возможно для документов, расположенных в папках Требующие обработки , Входящие , Исходящие , Внутренние (со статусом Требуется подпись ).

Как организация может оправдать фактически осуществленные расходы при отсутствии первичных документов?

Давайте рассмотрим, что является причиной отсутствия «первички».

• Не получили документы от контрагентов. Документы не дошли по почте или вовсе не были оформлены.

Ни в коем случае не следует называть такую причину инспектору. Согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», все хозяйственные операции должны быть документально оформлены. Если у организации имеются дополнительные документы, подтверждающие расходы, например: договор, выписка с расчетного счета, переписка с контрагентом и т.д., такие документы могут подтвердить расходы только косвенно. Если первичные документы отсутствуют, то дополнительные в расчет не принимаются. Арбитражный суд в этом вопросе поддерживает позицию налоговых органов (Постановление ФАС от 16.08.2011 №А40-133852/10-129-408). Кроме того, судом было сказано, что презумпция невиновности не освобождает налогоплательщика от обязанности обеспечивать сохранность документов.

• Первичные документы пропали в результате: пожара, кражи и т.д.

В этом случае, организация обязательно должна представить доказательства случившемуся. Если это кража, соответственно должно было быть составлено обращение в МВД, возбуждено дело. В случае пожара, тоже представить необходимые документы. Если подобные документы отсутствуют, то говорить о каком-то ЧП, по меньшей мере, смешно.

Если же названа реальная причина и существуют подтверждающие документы, налоговая инспекция все равно оштрафует организацию и доначислит налоги. Однако организация может попытаться в суде доказать реальность расходов. Хотя и в этом случае, от контрагентов должны быть получены копии утерянных, в результате ЧП, документов.

Обратившись в суд, налогоплательщик должен убедить судей, что предпринимает все возможные меры для восстановления утерянной документации. В подтверждение своих слов необходимо представить копии запросов в адрес контрагентов, банков.

С 2013 года не будет являться нарушением, если самостоятельно разработанные формы утверждены приказом руководителя. Ну а до того момента, это является нарушением. В унифицированные формы документов можно добавлять необходимые дополнительные графы, но исключать их нельзя.

Согласно письму ФНС от 25.11.2009 №МН-22-3/890, документ, оформленный с нарушением установленных правил, не может подтвердить расходы налогоплательщика. Сотрудники инспекции снимут расходы по всем неправильно оформленным документам или документам, не соответствующим унифицированной форме.

Однако, суды в этих вопросах принимают позицию налогоплательщика. Так, в Постановлении ФАС от 21.09.2009 №КА-А40/7535-09, указано, что первичные документы, не соответствующие унифицированным, в случае, если доказана реальность затрат, налогоплательщик вправе принять к учету.

Расшифровка подписи. Как правильно подписывать документы

По действующим правилам, все документы, составленные на иностранном языке, обязательно должны быть переведены на русский язык. Лучше всего, если перевод документа будет нотариально заверен. Таким образом, организация сможет избежать претензий со стороны налоговых органов. Минфин в своем письме от 22.03.2010 №03-03-06/1/168, высказал позицию, что перевести документ можно поручить сотруднику фирмы.

Со своей стороны можем заявить, что поступив подобным образом, организации не избежать претензий со стороны чиновников.

Хотя, при этом, Арбитражный суд считает, что переводить документы на русский язык вообще не обязательно. Так, ФАС МО в Постановлении 08.10.2008 №КА-А40/8061-08 указал, что налогоплательщики не обязаны делать перевод документов, и вправе учитывать расходы по документам, составленным на иностранном языке.

Первичный документ должен содержать личные подписи ответственных лиц и расшифровку подписей (п.2 ст.9 ФЗ №129-ФЗ). Инспекторы считают, что документ без расшифровки подписи является недействительным.

И опять Арбитражные суды в этом вопросе принимают сторону налогоплательщика. ФАС МО в Постановлении от 24.06.2011 №КА-А40/5868-11, подтвердил, что документ, в котором не указаны расшифровки подписей должностных лиц, является действительным, если в нем имеются все остальные реквизиты.

ФАС МО в Постановлении от 27.09.2010 №КА-А40/10957-10 указал, что отсутствие расшифровки подписей, не является доказательством недействительности расходов.

ФАС МО в Постановлении от 19.08.2009 №КА-А40/7963-09, указал, что договор поставки содержит расшифровку подписи генерального директора компании, который подписывал первичные документы и подпись на документах идентична подписи в договоре. Соответственно налогоплательщик правомерно принял к учету документы.

Документы содержат недостоверные сведения, или подписаны неустановленными лицами, или местонахождение контрагента не соответствует указанному в документе. Контролеры всегда по таким документам снимают расходы, считая их недействительными.

И в этом вопросе Арбитражная практика складывается в пользу налогоплательщика. Так, ФАС МО в Постановлении от 17.03.2011 №КА-А40/1276-11 указал, что налоговый орган не вправе снимать расходы на основании документов, содержащих недостоверные сведения. Для того, чтобы снять расходы, необходимо представить дополнительные доказательства получения налогоплательщиком необоснованной выгоды. Таким доказательством может являться тот факт, что организация заранее знала о недостоверности содержащихся в документах данных.

Аналогичный вывод содержится в постановлениях ФАС МО от 15.03.2011 №КА-А40/1340-1; от 10.08.2011 №КА-А40/8098-11-П; от 04.08.2011 №КА-А41/8344-11 и др.

Арбитражные суды в своих решениях опираются на позицию Высшего арбитражного суда. Так, в постановлении Президиума ВАС РФ от 08.06.2010 №17684/09 указано, что суд подтверждает, что в первичных документах указанные сведения являются недействительными. Однако налогоплательщик правомерно учел по ним расходы, поскольку они имеют реальный характер.

Бывают случаи, когда документы оформлены от организации, сведения о которой не содержатся в ЕГРЮЛ. Иными словами, такая организация не зарегистрирована официально. В этом случае и судьи и чиновники единодушны – расходы по таким документам налогоплательщик учитывать не вправе (Постановление Президиума ВАС от 31.05.2011 №17649/10).

Если дата первичных документов более ранняя, чем дата регистрации компании, то такие документы являются недействительными (Постановление ФАС МО от 15.03.2010 №КА-А41/17363-10).

Случается, что во время проверки по сомнительным сделкам, инспектор приглашает руководителей контрагента проверяемой организации, и на опросе руководитель отрицает участие в сделке. На этом основании, ревизоры признают сделку недействительной и снимают все расходы по ней.

Однако, признать недействительность сделки может только суд. Если налоговая инспекция представит суду доказательства фиктивности сделки, доказательства умышленно применяемой схемы, с целью снижения налоговых платежей, то суд примет решение в пользу чиновников (Постановление ФАС МО от 18.05.2011 №КА-А41/4171-11; от 25.04.2011 №КА-А40/2799-11-2).

Если же умысел и недействительность сделки налоговая инспекция не сможет доказать в суде, то документы не могут считаться недействительными только на том основании, что руководитель контрагента отрицает свое участие в сделке. Соответственно, налоговая инспекция снимать расходы по таким документам, не вправе (Постановление ФАС МО от 04.08.2011 №КА-А40/8273-11, от 22.09.2011 №А41-38042/10 и др.).

В случае неправильного составления первичных документов, на организацию могут наложить штраф по статье 120 НК РФ – грубое нарушение правил учета и по статье 122 НК РФ – неуплата или неполная уплата налога.

При этом, нельзя за одно и то же нарушение наложить два штрафа. В отношении одного нарушения можно наложить штраф по одной статье. Могут наложить штраф и на должностное лицо организации.

Размеры штрафов

ст.120 НК РФ — грубое нарушение правил учета

Характер нарушения	Размер штрафа
Нарушение допущено в одном налоговом периоде	10 000 руб.
Нарушение произошло в двух (нескольких) налоговых периодах	30 000 руб.
Из-за нарушения занижена налоговая база	20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

ст. 122 НК РФ — неполная уплата налога

Характер нарушения	Размер штрафа
Неуплата или неполная уплата налога из-за занижения налоговой базы	20 процентов от неуплаченного налога
Умышленная неуплата или неполная уплата налога	40 процентов от неуплаченного налога

В завершение материала, хочется подвести итог. Если налогоплательщику заниматься больше нечем, кроме как в судебных заседаниях оправдывать свои расходы, тогда можно относиться халатно к первичным документам, полученным от контрагентов.

Если же помимо того, чтобы оправдывать перед арбитрами свои расходы, хочется продолжать деятельность, чтобы и доходы были, то следует еще на начальной стадии тщательно проверять все первичные документы. Если дело касается мелких погрешностей, например таких, как отсутствие расшифровки подписи, то проще поставить расшифровку самостоятельно, чем нести такой документ на проверку, а после, отстаивать свою позицию в суде.

На документы, составленные на иностранном языке, лучше заблаговременно сделать апостилированный перевод.

Документы, составленные не по унифицированной форме, в условных единицах или в иностранной валюте вернуть контрагенту, с просьбой заменить их.

Принимая какое либо решение, следует руководствоваться здравым смыслом. Исправить ошибки на ранней стадии, предупредить возникновение их в дальнейшем – значит сберечь свое время, нервы, силы и другие ресурсы. Зачем терять все это в бесконечных спорах с налоговыми органами и судебных разбирательствах?

Центр Бухгалтерской Практики «Парус»

Апрель 2012

Проверяем подписи на счетах-фактурах и первичных документах (Сормова А.)

На основании данной нормы, совершать сделки от имени юридического лица, и подписывать договоры, при помощи которых опосредуются совершаемые сделки, имеют право органы юридического лица, которым в соответствии с законом и уставом предоставлены соответствующие полномочия.

Так в соответствии с п.3. ст.40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки.

Иногда в учредительных или иных локальных документах юридического лица может быть предусмотрено, что договоры от имени общества должны быть подписаны двумя лицами (например, директором и главным бухгалтером).

В этом случае, при отсутствии подписи второго лица, договор не может считаться заключенным надлежащим образом.

Оно может оформляться на бланке или без его применения.

Пример 19 Подписи на бланке письма организации Показать Пример 20 Подписи на документе, оформляемом не на бланке Показать Если подписывается совместный документ (например, приказ или указание, письмо инструктивного характера) должностными лицами, представляющими разные органы управления / организации, то это не предусматривает использования бланков и требует оформления полного наименования аналогичных должностей на одинаковом уровне: Пример 21 Подписи на совместном документе Показать Это же правило соблюдается при подписании договора. Только перед подписями еще указываются «родовые» слова, введенные в преамбуле и используемые далее в документе в качестве условных сокращенных имен сторон договора (например, «Заказчик» и «Исполнитель» или «Покупатель» и «Поставщик»).
См. Пример 18.

Договор, правила составления. Личная подпись в договоре: правила и последствия. Сам термин «договор» употребляется в различных значениях. Под договором понимают и юридический факт, лежащий в основе обязательства, и само договорное обязательство, и документ, в котором закреплён факт установления обязательственного правоотношения.

В предусмотренных законом случаях договором может быть признан определенный официальный документ, содержащий сведения относительно происшедших обстоятельств. Согласно ст.

448 ГК, имеет силу договора протокол о результатах торгов, который подписывают в день проведения аукциона или конкурса лицо, выигравшее торги, и организатор торгов.

В толковом словаре «Договор» имеет следующие определение: Соглашение, обычно письменное, о взаимных обязательствах.

Данный реквизит позволяет исключить искажение информации электронного документа, а также позволяет определить привязанность к определённой личности.

За основу оформления электронной подписи берётся криптографическое преобразование информации. Федеральное законодательство На данный момент существует федеральный закон №63, которым регулируется цифровая подпись.

Согласно вышеназванному нормативно-правовому акту, она представляет собой несколько видов:

1. Простая электронная подпись.
2. Неквалифицированная.
3. Квалифицированная.

Простая подпись представляет собой набор кодов, паролей, а также перечня иных средств, существование которых может подтвердить определённое лицо. Усиленная неквалифицированная подпись представляет собой результат преобразования информация в форме криптограммы.

Универсальный передаточный документ УПД Реквизиты первичных документов всегда досконально изучают налоговики. Подлинность документов без печати стало тяжелее определить.

Подписи на документах – излюбленный объект инспекторов. Какие подписи требуют особого внимания главбухов? Печать больше необязательна. Так же, как и остальные реквизиты первичных документов.

Печать негласно служила признаком, подтверждающим подлинность документа.

А личный автограф легко подделать, а значит, главбуху и директору стоит обращать на него особое внимание. Значит, подлинность документа под большим вопросом. Надо понимать, что компания не может проконтролировать, какие подписи на документах остались у контрагента. И знать об этом она тоже не будет. Как обосновать свою позицию налоговикам, чтобы они не признали документы ошибочными?

Это подтверждает приказ или доверенность. Подлинность документа под вопросом. Формально в законодательных актах нет требований к цвету чернил в реквизитах первичных документов. В Положении о документообороте в бухгалтерском учете утв.

Минфином СССР К цвету требований нет. В постановлении Правительства РФ от Но если компания не готова спорить, то проще попросить поставщика заполнить первичку синей или фиолетовой ручкой.

Подписи на документах как под копирку Как налоговики проверяют реквизиты первичных документов.

Читает Яков Кульнев Обратившись к толковому словарю, мы узнаем следующее: Подпись. Фамилия, собственноручно поставленная под чем-либо. Поставить свою подпись в документах в подтверждение чего-нибудь.

Приступить к росписи Владимирского собора. Античная р. И только четвертое, с пометкой Разг. pixabay.

К сожалению, в действующем законодательстве России нет четкого и строгого определения, что такое подпись, подходящего под все ситуации.

Личная подпись оформляется в соответствии с пожеланием лица, подписывающего документ. Данный реквизит является своего рода паспортом на бумаге для каждого гражданина. Существует такая точка зрения, что в настоящей подписи, оформленной по всем правилам, должна присутствовать первая буква имени и три последующих должны относиться к фамилии – так сказано в теории. Однако на практике подобное положение не находит своего применения.

Если то должностное лицо, которое уполномочено подписывать документ, отсутствует, то его обязан подписать тот сотрудник, который официально исполняет его обязанности. При этом в обязательном порядке указывается его настоящая должность, в которой он работает, а также его фамилия, имя, отчество.

Иногда могут возникнуть экстренные ситуации. В таком случае, исправления можно внести как от руки, так и посредством использования компьютера. В противном случае, придётся переделывать документ с указанием фактической должности лица, исполняющего обязанности.

Недопустимо перед словом «Подпись» ставит предлог «За», и следом выводить косую черту. Подобное несоответствие легко оспаривается в судебных инстанциях.

Цифровая подпись – это сравнительно новый реквизит документа, который постепенно входит в жизнь как простого обывателя и рядового гражданина, так и внедряется в деятельность коммерческих и государственных организаций. Данный реквизит позволяет исключить искажение информации электронного документа, а также позволяет определить привязанность к определённой личности. За основу оформления электронной подписи берётся криптографическое преобразование информации.

Электронная подпись является ключевым элементом электронного документооборота. Данная технология широко используется во внешнем и внутреннем обмене данных, в кадровой и законотворческой сфере, торгово-промышленной области и так далее.

Контролирующие органы удостоверяют проверку электронной подписью. Так как данная разработка стала широко распространена, налицо простота её использования. Сертификат электронной подписи, который выдаётся при её оформлении, придаёт юридическую значимость документам.

Любой гражданин государства имеет право на получение электронной подписи для того, чтобы воспользоваться перечнем государственных услуг, определённых на сайте. С её помощью можно заверять документы, подавать заявления на оформление новых, а также получать соответствующие письма и уведомления. Благодаря предоставленной возможности, каждый пользователь, не выходя из дома, может заверить отправленное письмо. Кроме того, с начала 2013 года был налажен выпуск электронных карт, где автоматически размещается электронная подпись.

Подобные разработки привнесли необходимый вклад в развитие общества. Теперь сотрудникам не приходится носиться с кипой бумаг, необходимых для подписи, а достаточно отправить документ электронным сообщением.

Личная подпись: актуальные вопросы, судебная практика, рекомендации

Как правило, изначально на документе ставится дата, подпись идёт далее, справа. Обратите внимание, что в состав этого реквизита входят следующие элементы:

• Должность лица, подписавшего тот или иной документ. Обязательно должно быть указано наименование организации. Данное требование не обязательно, если текст располагается на бланке учреждения с соответствующими печатями.
• Личная подпись, которая представляет собой изображение сокращённых инициалов личности.
• Расшифровка подписи, которая подразумевает обозначение полных фамилии, имени, отчества.

В соответствии с правилами оформления документов, наименование должности пишется ближе к левому полю. Что касается самой расшифровки, то она обозначается на уровне последней строчки документа.

Если текст и реквизиты располагаются на бланке организации, то расшифровка подписи может располагаться и в верхней части. Если такая особенность присутствует, то внесение дополнительных разъяснений не требуется.

Колонка «Должность» начинается с заглавной буквы. Текст всегда должен заканчиваться точкой. Даже если в документе располагается таблица, по окончанию текста всегда должна быть расшифровка подписи и наименование должности лица, которую важно указать строго в соответствии со штатным расписанием. Необходимо сделать соответствующие выписки.

Что касается наименования компании, то оно находится по центру относительно должности лица.

Личная подпись оформляется в соответствии с пожеланием лица, подписывающего документ. Данный реквизит является своего рода паспортом на бумаге для каждого гражданина.

Существует такая точка зрения, что в настоящей подписи, оформленной по всем правилам, должна присутствовать первая буква имени и три последующих должны относиться к фамилии – так сказано в теории.

Однако на практике подобное положение не находит своего применения.

Многие граждане государства руководствуются тем, что завуалированную подпись подделать значительно сложнее. В связи с этим, должностные лица, особенно занимающие руководящие должности, стараются использовать как можно больше завитушек и округлых линий. Обращая внимание на проблему подделок подписи, многие забывают о том, что расшифровать подобные «шедевры» ещё сложнее.

Расшифровка подписи документа представляет собой полное раскрытие инициалов. Предъявление паспорта, конечно, не требуется, однако расшифровка должна осуществляться в строгом соответствии с именем и фамилией, указанными в нем. Это значит, что если в удостоверяющем документе присутствует буква «ё», то и при раскрытии Ф.И.О. она обязательно должна присутствовать.

Особенно часто возникают проблемы с подписью многих заместителей. Причём вопросы касаются не только полного обозначения имени, но и расположения нескольких однотипных реквизитов.

1. Должность руководителя организации пишется с маленькой буквы. Однако если вы поддерживаете корпоративную культуру компании, то писать руководящие должности с большой буквы вполне уместно.
2. Сокращения не приветствуются в подобных документах, то есть не «зам.», а «заместитель».
3. Избегайте принятых сокращений рабочих должностей. Так, старое, доброе «главбух» никем не приветствуется как из числа партнёров, так из числа проверяющих органов.

Если то должностное лицо, которое уполномочено подписывать документ, отсутствует, то его обязан подписать тот сотрудник, который официально исполняет его обязанности. При этом в обязательном порядке указывается его настоящая должность, в которой он работает, а также его фамилия, имя, отчество.

Иногда могут возникнуть экстренные ситуации. В таком случае, исправления можно внести как от руки, так и посредством использования компьютера. В противном случае, придётся переделывать документ с указанием фактической должности лица, исполняющего обязанности.

Недопустимо перед словом «Подпись» ставит предлог «За», и следом выводить косую черту. Подобное несоответствие легко оспаривается в судебных инстанциях.

На данный момент существует федеральный закон №63, которым регулируется цифровая подпись. Согласно вышеназванному нормативно-правовому акту, она представляет собой несколько видов:

1. Простая электронная подпись.
2. Неквалифицированная.
3. Квалифицированная.

Простая подпись представляет собой набор кодов, паролей, а также перечня иных средств, существование которых может подтвердить определённое лицо.

Усиленная неквалифицированная подпись представляет собой результат преобразования информация в форме криптограммы. Характерной особенностью данного вида является использование ключа закрытого доступа. Существование данной формы необходимо не только для того, чтобы определить личность, подписавшую документ, но и для того, чтобы определить правомерность внесённых изменений.

Третий вид электронной подписи совпадает со всеми признаками, перечисленными выше. Здесь присутствуют особые элементы защиты, например, криптозащита, которая подвергается сертификации федеральной службы безопасности. Электронная подпись квалифицированная выдаётся только аккредитованными удостоверяющими центрами.

Предлагаем ознакомиться Соотношение договора поручения и доверенности

Как правильно подписывать документы

Электронная подпись является ключевым элементом электронного документооборота. Данная технология широко используется во внешнем и внутреннем обмене данных, в кадровой и законотворческой сфере, торгово-промышленной области и так далее.

Контролирующие органы удостоверяют проверку электронной подписью. Так как данная разработка стала широко распространена, налицо простота её использования. Сертификат электронной подписи, который выдаётся при её оформлении, придаёт юридическую значимость документам.

Любой гражданин государства имеет право на получение электронной подписи для того, чтобы воспользоваться перечнем государственных услуг, определённых на сайте.

Оформление реквизита «Подпись» всегда начинается с выбора правильного места для него. Обычно он всегда располагается под текстом, в самом конце бланка. Это связано с тем, что подписать бумагу означает удостоверить то, что в ней сказано. Вот типичный пример реквизита «Подпись», когда руководитель компании подписал официальное письмо к партнерам:

Обратите внимание, что для проставления подписи от текста нужно отступить 3 межстрочных интервала. Поскольку полномочия разных должностных лиц на подписание тех или иных документов отличаются, перед подписью принято указывать должность того, кто ее поставил. Должностные права и обязанности определяются учредительными документами, внутренними нормативными актами организации:

Иногда автографов может быть несколько, тогда они располагаются одна под другой в соответствии с иерархией лиц, которые их поставили.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установлены два способа оформления реквизита – цифровой и словесно-цифровой.

Наш словарик. Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования[3].

При использовании цифрового способа элементы даты документа указываются в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например: 12.10.2012. Обозначения «год», «года», «г.» при этом способе оформления даты не проставляются.

При словесно-цифровом способе день месяца обозначают двумя цифрами, месяц указывают словом в родительном падеже, год – четырьмя цифрами, в конце пишут «г.», например: 12 августа 2012 г.

Обратите внимание! Если день и/или месяц содержат одну цифру, перед ней обязательно проставляется ноль, например: 01.08.2012; 01 августа 2012 г.

При подготовке некоторых документов, например доверенностей, все элементы даты пишут словами, например: Первое августа две тысячи двенадцатого года.

Датой приказа, распоряжения, договора, письма, докладной, служебной и объяснительной записок, информационной и аналитической справок является дата подписания документа, которая проставляется на бланке в момент регистрации.

Обратите внимание! Исходящие и внутренние документы должны быть зарегистрированы в день подписания (утверждения), входящие документы – в день их поступления в организацию.

Справку о месте работы, занимаемой должности и размере заработной платы рекомендуется регистрировать не в день ее подписания, а при выдаче справки работнику. Таким образом, датой справки с места работы будет являться дата ее выдачи.

Если документ подлежит утверждению, датой такого документа является дата утверждения. К таким документам относятся локальные нормативные акты (положения, инструкции, правила, регламенты), штатное расписание и др.[4] При подготовке документа в грифе утверждения могут быть заранее напечатаны название месяца и год, число проставляется непосредственно при утверждении документа должностным лицом, утверждающим документ:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Романов					Н.П. Романов
«	15	»	августа			2012 г.

Совет. В грифе утверждения документа, передаваемого на утверждение в последний день месяца, заранее печатать название месяца не рекомендуется.

Датой некоторых документов является дата события. Так, датой протокола является дата заседания (собрания, совещания), датой акта – дата актируемого события.

• ГОСТ Р 7.0.97-2016 о бланках документов

• Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016

В документе отсутствует расшифровка подписи

Многие руководители исповедуют другой принцип: «чем подпись «заковыристее, тем ее сложнее подделать».

Что ж вполне логично, но иногда бывает чрезвычайно трудно соотнести такой шедевр криптологии с фамилией конкретного человека. Расшифровка подписи содержит указание инициалов перед фамилией через точку, без пробела.

Просить паспорт у руководителя – неуместно, но расшифровка указывается строго по паспорту и, если в фамилию входит буква «ё», то две точки сверху – обязательны. Когда подписывает заместитель Вот тут начинается настоящий полет фантазии, особенно если заместителей несколько.

Пожалуйста, несколько вариантов на выбор, и все – неправильные: Первый Заместитель Генерального директора 1-й Заместитель Генерального директора Первый зам.

Законодательство не содержится требований о единообразном заполнении кадровых документов (т.е.

приказов, трудовых договоров и т.д.). Следовательно, допустимым является сочетание печатного и рукописного текста. На Западе вообще печатями практически не пользуются.

А у нас их сделали едва ли не обязательным реквизитом всех договоров.

Есть мнение, что проставление «м.п.» означает, что стороны согласовали особую форму договора — наличие печати.

Все юристы делятся по виду специализации, и в процессе решения своего вопроса нужно обязательно это учесть, и обращаться к нужному юристу. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами».

Оно может оформляться на бланке или без его применения.

Пример 19 Подписи на бланке письма организации СвернутьПоказать Пример 20 Подписи на документе, оформляемом не на бланке СвернутьПоказать Если подписывается совместный документ (например, приказ или указание, письмо инструктивного характера) должностными лицами, представляющими разные органы управления / организации, то это не предусматривает использования бланков и требует оформления полного наименования аналогичных должностей на одинаковом уровне: Пример 21 Подписи на совместном документе СвернутьПоказать Это же правило соблюдается при подписании договора.

Директор ушел в отпуск или заболел. Нужно поставить подпись временно исполняющего обязанности директора. Как это сделать правильно? Обычно никто не задумывается, что данная ситуация регламентирована действующим законодательством и продолжают по привычке ставить косые черточки перед наименованием должности руководителя организации или приписывать ВРИО. Расскажем, как без ошибок подпись временно исполняющего обязанности руководителя. Образец, подготовленный нашими специалистами, послужит наглядным пособием.

Это важно знать: Машинист автогрейдера: должностные обязанности

На практике может сложиться ситуация, когда руководитель организации по той или иной причине отсутствует на своем рабочем месте. Так как директор является ключевой фигурой компании, в его отсутствие кто-то должен исполнять его обязанности. Для этого оформляют приказ на исполняющего обязанности директора. Замена оформляется, если в уставе компании не прописано, что функции генерального директора организации исполняют несколько сотрудников (п. 3 ст. 65.3 ГК РФ).

Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)

Итак, как правильно оформить подпись временно исполняющего обязанности? Все просто. Из-за того, что на сотрудника возложены обязанности директора, его должность, указанная в штатном расписании, не меняется. Поэтому при заключении договоров замещающий директора сотрудник указывает свою должность. Никаких «И.О», «ВРИО», «Исполняющий обязанности», подписывая договор, указывать не нужно.

Для большей наглядности предлагаем пример, как ставить подпись временно исполняющему обязанности.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

• Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
• Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
• А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Однако, как и раньше, к обязательным элементам реквизита «Подпись» относятся: должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ, его личный росчерк. Итак, чтобы определить, как должна выглядеть подпись в каждом конкретном случае, необходимо понять, как соотносятся полномочия лица, исполняющего обязанности генерального директора, с его «родной» должностью (т.е.

все зависит от способа оформления заместительства).

Первый и наиболее простой из случаев – это временный перевод на должность генерального директора. Здесь ответ ясен. Поскольку Генералов Г.Н., пусть и временно, но находится в должности генерального директора, то и подписывать документы в этот период он должен соответствующим образом (без какой-либо отсылки к сроку исполнения им своих обязанностей).

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

Это важно знать: Должностные обязанности заведующего кафе

• учредительные документы организации;
• должностная инструкция;
• локальные нормативные акты;
• приказ;
• распоряжение;
• доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Нужно ли в договорах расшифровывать подписи

В обычном порядке в оформлении реквизита «Подпись» нет совершенно ничего сложного – указания п. 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 весьма просты. Лицо, которое имеет полномочия подписывать данный документ:

• сначала указывает свою должность (от границы левого поля),
• ставит личный росчерк,
• затем – его расшифровку в виде инициалов и фамилии.

Если подписывается документ, изготовленный на бланке организации, то должность в подписи указывается кратко (без повторения в ней наименования организации, которое уже фигурирует вверху на бланке) – см. Пример 1. Если же подписывается иным способом изготовленный документ, то в должности необходимо указать наименование ­организации – см. Пример 2.

Пример 1

Редкий директор покинет вверенную ему организацию или подразделение, не оставив заместителя. Но передать ему полномочия можно по-разному. Более того, в отсутствие основного лица его функции можно распределить по нескольким людям.

От способа передачи полномочий зависит способ оформления подписи дублера. Поэтому нужно понимать, какие есть варианты и чем они отличаются.

При штатном замещении в трудовом договоре или должностной инструкции работника прописано, что в отсутствие руководителя именно он возьмет на себя его обязанности. «Замена на поле» происходит автоматически: утром выясняется, что директору пришлось срочно отбыть в командировку, – и все вопросы сразу же переходят в ведение штатного заместителя.

Для оформления штатного замещения пунктов в трудовом договоре и / или должностной инструкции недостаточно. Необходимы приказ, а также доверенность, выданная этому работнику директором, с перечислением тех полномочий, которые передаются заместителю. Например, директор может разрешить заму заключать сделки ценой только до определенной суммы или запретить принимать людей на работу. Все эти нюансы прописываются в доверенности. И приказ, и доверенность издаются единожды.

На время отсутствия руководителя может быть оформлен временный перевод на его должность другого работника. Перевод оформляется в соответствии со статьей 72.2 Трудового кодекса РФ. Стороны заключают письменное соглашение, и на срок до 1 года или до того дня, когда выйдет отсутствующий руководитель, за которым на время отсутствия сохраняется его рабочее место, должность занимает другой работник. Кроме соглашения, оформляется приказ о временном переводе и доверенность.

С точки зрения трудового права это будет корректно. Но в случае временного перевода именно на должность единоличного исполнительного органа компании (которым обычно является генеральный директор) могут возникнуть дополнительные сложности. Во-первых, смена директора (пусть и кратковременная) обычно находится в компетенции владельцев бизнеса (участников или акционеров) либо совета директоров. Во-вторых, сведения о смене руководителя необходимо подавать в налоговый орган для внесения в ЕГРЮЛ. Поэтому целесообразно все-таки оформлять не временный перевод, а воспользоваться иными вариантами.

Пожалуй, самый распространенный сейчас вариант оформления замещения – это совмещение должностей в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ. Заместителю поручается, с его согласия, наряду с основной работой взять на себя дополнительную работу по другой должности за отдельную плату.

При совмещении может быть оформлен как приказ «О возложении обязанностей», так и приказ «Об исполнении обязанностей», что ­существенно повлияет на оформление реквизита «Подпись».

Юридическую силу документу придает подпись именно уполномоченного лица, а не любого работника этой организации. Потому-то и важно грамотно уполномочить дублера. Это делается разными документами. Поясним назначение каждого из них:

• в трудовом договоре либо ином письменном соглашении между работником и работодателем отражается состав обязанностей и прав сотрудника. Если он будет плохо их выполнять, то появляется основание для его ответственности за это. Часто в трудовом договоре не перечисляют детально все обязанности и полномочия, а ссылаются на должностную инструкцию. Документы, регулирующие трудовые отношения (между работником и работодателем), потребуется оформить для штатного замещения и временного перевода;
• приказ:
  • оформляет делегирование конкретных полномочий / обязанностей конкретному лицу на определенное время и на определенных условиях;
  • это внутренний документ, который извещает сотрудников родной организации о том, что произошла замена.

  Приказ нужен в обязательном порядке при любом способе передачи полномочий, в нем конкретизируется их состав. А вот условия оплаты за замещение лучше отражать в отдельном приказе, чтобы не будоражить воображение его читателей. Хотя и состав полномочий, если они передаются дублеру целиком без корректировок, можно не перечислять в приказе, а сделать ссылку на другой документ, где они есть, ­например, на «Положение о генеральном директоре Общества»;

• доверенность нужна для официального информирования сторонних для организации лиц о составе и сроке полномочий дублера. Если ему предстоит такое взаимодействие (подписывать договоры и другие документы для направления во внешнюю среду, представлять организацию в отношениях с налоговыми и судебными органами и т.п.), то доверенность обязательна! Без нее сторонние лица будут считать дублера не уполномоченным представлять интересы организации.

При оформлении на документе подписи дублера будьте готовы предоставить его получателю копии документов, доказывающих компетенцию подписавшего лица. В ряде случаев можно не дожидаться просьбы и сразу приложить, например, доверенность (так часто поступают при ­оформлении договоров).

Несомненно, из всех перечисленных способов замещения отсутствующего руководителя оптимальным вариантом является штатное замещение. Истории известны случаи, когда внезапно попавший в больницу директор в течение нескольких дней физически не мог назначить заместителя, так как сначала лежал на операционном столе, а затем в реанимации. Штатный заместитель в таких редких, но крайне неприятных ситуациях включается автоматически. И если для менеджеров среднего звена это не так ­актуально, то «топам» лучше подстраховаться.

Нюансы оформления замещения – это зона ответственности отдел�� кадров. А вам потребуется:

• выяснить точно, какой способ замещения выбран;
• раздобыть копию приказа;
• если у дублера есть доверенность, то взять и ее копию.

Аналогичная логика будет применяться и к реквизиту «Гриф утверждения»: дублер сможет утвердить документ, только если наделен соответствующими полномочиями. А какую должность указать в грифе утверждения в каждом из возможных случаев, вы теперь знаете. Впрочем, на практике, если документ, который нужно утвердить, может «потерпеть» до возвращения директора на работу, то принимается решение так и сделать. Объяснение простое: если в будущем понадобится использовать этот документ в качестве доказательства в суде или предоставлять его в контролирующие органы, одновременно придется доказывать, что утверждение совершено по правилам, и человек, расписавшийся в грифе, имел право это делать. Потому временные заместители утверждают ­только действительно неотложные проекты документов.

Итак, мы разобрались, где и как указывается должность при подписании документа дублером. Но что делать, если полученный проект документа с должностью и Ф.И.О. «основного» гендиректора исправить перед подписанием нереально? Зачеркивать устаревшие сведения и ­вписывать рядом новые?

Обратимся к устаревшим разъяснениям (т.к. ныне действующие этого момента вообще никак не проясняют).

Фрагмент документа
«Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного ­обеспечения» (утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33)

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Данное положение дублировалось и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Однако в заменивших ее Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) оно отсутствует. Здесь говорилось о возможности внести исправления «чернилами или машинописным способом», хотя ничего не говорилось о зачеркивании.

Похожие записи:

• Порядок выхода на льготную пенсию воспитателя детсада
• Сколько сейчас пособие по уходу зза ребенком инвалидом 2021 год
• Шум время в квартире