Служебная записка на покупку кофемашины образец

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка на покупку кофемашины образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту.

Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.

После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен). Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы.

Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.

Просим начальника купить кофемашину в офис. Домашка

Форма служебной записки (образец показывает, как оформить шапку в соответствии с требованиями ГОСТа) не является жестко регулируемой и может меняться.

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.

Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты: наименование организации или структурного подразделения,

Работник может обратиться со служебной запиской к начальнику материального отдела с просьбой выделить деньги на новое оборудование, а также служебную записку можно написать в технический отдел с просьбой починить уже существующий ксерокс.

По своей форме служебные записки не имеют определенного общепринятого стандарта.

на банковский счет для приобретения нового оборудования.

Директор отдела маркетинга:________________________________.

« »___________ 2016 года Эта форма написания служебных записок может отличаться на каждом предприятии, поэтому следовать ей беспрекословно не стоит. Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов.

В этом случае работниками магазина составляется служебная записка на списание товара, которая подается на подпись директору магазина.

2. На производстве может возникнуть необходимость в списании материалов, непригодных для изготовления продукции. Если по каким-либо причинам материал невозможно использовать, оформляется служебная записка на списание материалов, образец: 3. Каждый работодатель обязан обеспечивать своих сотрудников спецодеждой, согласно разработанным .

п.; создание санитарно-бытовых условий для отдыха и питания сотрудников в течение рабочего дня (оборудование помещений для приема пищи и отдыха, приобретение электрочайников, кофеварок, СВЧ-печей, холодильников, кулеров для воды и самой питьевой воды, кухонной мебели и посуды).

Если, кроме трудовых договоров, между работниками и работодателем заключен также коллективный договор, мероприятия по созданию нормальных условий труда целесообразно прописать и в этом документе.

В организациях, в которых нет коллективного договора, указанные мероприятия можно перечислить непосредственно в трудовых договорах, заключаемых с работниками, либо сделать в трудовых договорах ссылку на соответствующий локальный нормативный акт, в котором данные мероприятия прописаны подробно.

Отметим, что согласно статье 8 ТК РФ в коллективном договоре может быть предусмотрена необходимость согласования

Основным требованием остается наличие подписи составителя, проставленной от руки.

Записка на приобретение оборудования уместна в тех условиях, когда конкретный материальный ресурс структурного подразделения больше не отвечает требованиям (срок его эксплуатации подходит к концу или он вышел из строя). Ответственность за наличие и техническое состояние указанного ресурса в подразделении должен нести управленец отдела или компании.

Так, например, если сотрудник замечает, что его спецодежда больше не защищает его на должном уровне ввиду физического износа, он вправе запросить у непосредственного нанимателя покупку новой.

Общая информация о порядке составления служебной записки о приобретении оборудования Зачастую ко всем служебным запискам предъявляются одинаковые требования в части оформления и порядка предоставления управленцу.

В частности, к подобным требованиям относится следующее:

Директору ООО “НовоСит”Мамедову Р.К.от начальника юридического отделаАгафеевой И.П. 15.04.2022 г.

В связи с истечением срока действия договора на предоставление права доступа к правовой системе “ЮристОбщества” № 84 от 01.05.2021 г. прошу дать поручение в отдел снабжения и отдел бухгалтерии о приобретении программного обеспечения “Доступ к правовой системе “ЮристОбщества” или “Консалтинг” в целях надлежащей работы юридического отдела.

Программное обеспечение необходимо установить на 2 персональных компьютера – начальника юридического отдела Агафеевой Ирины Павловны, а также главного юрисконсульта Потапова Виктора Сергеевича.

Начальник юридического отдела Агафеева Агафеева И.П.

Согласовано:

Главный бухгалтер Петренко В.А.

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
сообщение о направлении в командировку;
предложение о дополнительном премировании;
информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов».

То есть в нем должны присутствовать следующие реквизиты:

наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
название документа;
текст — что необходимо сообщить руководству;
дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Служебная записка на приобретение

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

ДиректоруООО «Домострой»

Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
Настиной И.А.

Служебная записка05.04.2019 № 4

г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Как написать служебную записку Образец служебной записки на приобретение компьютера Образец служебной записки о выдаче продукции Скачать. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию. помогите составить служебную записку с обоснованием приобретения. Образец служебной записки от подразделения в подразделение.

Бланк служебной записки перемещении оборудования/мебели на склад б/у. Шаблон. (наименование подразделения кол-во преподавателей, сотрудников в подразделении, в т.ч. работающих по совместительству). следующего. 2 окт 2011. подразделений. Решение о выделении средств на приобретение литературы. служебная записка на выдачу денег образец.

Рекомендуем кадровику всегда иметь под рукой несколько образцов различных записок или разработать для них унифицированные формы. 28 июн 2010. Автор лучшей «служебной записки» получит главный приз — вот такой домашний фото-принтер HP Photosmart C4683. Призы Пример оформления служебной записки.

Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было.

Служебная записка служит основным инструментом для обмена служебной информацией между структурными подразделениями организации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Применение записки обусловлено необходимостью документирования информационных взаимоотношений внутри каждой компании.
Образец составления

Данный вид документа используется для коммуникации на горизонтальном уровне, без привлечения вышестоящих должностных лиц. Например, от ведущего специалиста одного отдела к ведущему специалисту другого, от руководителя к руководителю, от служащего к служащему, при условии их равнозначного статуса. Письменное обращение подчиненного к руководителю носит название докладной записки.

При помощи служебных записок регулируются практически все вопросы, касающиеся деятельности организации, в частности, вопросы организационного, хозяйственного, информационного или материально-технического обеспечения.

Многие новички временно решают эту проблему использованием личного ноутбука.

По окончании срока стажировки или испытания человеку предоставляют отдельное рабочее место, для которого необходим дополнительный компьютер.

Для обоснования необходимости в новом устройстве по любой из этих причин, нужно указать, что приобретение нового оборудования положительно скажется на эффективности работы как отдельного работника, так и всего подразделения в целом.

Служебная записка на закупку компьютера После того, как возникает необходимость замены компьютера, нужно составить служебную (докладную) записку на закупку необходимой технической единицы. Этот документ оформляют на бумажном носителе или в электронном виде, в зависимости от принятой в компании системы документооборота. В небольших фирмах такую просьбу адресуют непосредственно директору.

При необходимости совершить внешний запрос (например, запрос на поставку товара от поставщика) составляется соответствующая внешняя заявка.

Если юридическое лицо приобретает канцтовары у определенного поставщика, договор поставки может сопровождаться заявкой на поставку товара.

Эта заявка отличается от той, которая используется внутри компании. При помощи внешнего запроса стороны могут прийти к решению, к примеру, произвести поставку в течение заранее установленного срока после составления договора поставки.

Добавлено 4 варианта «Служебной записки, на приобретение кресел»

Закон не обязывает регистрировать служебные записки, однако, как правило, они регистрируются. Нужно это для подтверждения подачи документа. В регистре можно проставить отметку о том, что записка является срочной. Это увеличит шансы на быстрое рассмотрение документа.
Законы не регламентируют форму служебной записки, а потому особенности составления документа часто устанавливаются локальными актами. Если внутренними актами форма записки не закреплена, то при оформлении нужно придерживаться общих деловых правил.
Записка может быть как рукописной, так и печатной. Главное требование к документу – наличие подписи, проставленной от руки. Для записки подойдет лист А4. В редких случаях в оформлении используется фирменный бланк. В записке нужно обязательно указать точное количество спецодежды, которое нужно закупить. Необходимо аргументировать потребность в покупке. Если есть документальное подтверждение этой необходимости, соответствующий документ рекомендуется приложить к записке.

Служебная записка позволит уведомить начальство о необходимости покупки спецодежды. Она же будет актуальной и в том случае, если работодатель не желает приобретать спецодежду. В данной ситуации документ поможет доказать, что начальство знало о соответствующей необходимости. В нем же можно зафиксировать законы, по которым работодатель обязан закупить спецодежду.

Служебная записка на приобретение программного обеспечения

Под служебной запиской понимается специализированный документ, служащий средством внутренних деловых переписок между представителями одной или внешних – между несколькими компаниями.

Основной задачей служебной записки является донесение информации от одного сотрудника другому. Так, члены коллектива вправе оформлять служебные записки в условиях, когда им что-либо требуется. Например, дополнительное или новое оборудование.

Помимо этого, записка также может содержать факты и предложения по совершенствованию производственного процесса.

Преимуществом использования служебных записок является факт наличия документального доказательства освещения той или иной проблемной рабочей ситуации. Также записка может стать доказательной базой в суде, если наниматель превысит свои полномочия относительно тех подчиненных, которые доносили до него сведения.

Несмотря на то, что законодательство не предусматривает обязательного использования служебных записок и их регистрации, большинство предприятий, тем не менее, проводят регистрацию подобных бумаг в соответствующих журналах. Они также являются дополнительным доказательством подачи документа. В данном регистре также возможно отметить срочный характер записки, что повысит вероятность оперативного разрешения проблемы.

Форма записок и журнала законодательством не регламентируется. Поэтому на практике наниматели нередко закрепляют особенности и нюансы составления рассматриваемой документации в локальных нормативах.

Если же местные акты не содержат информации о заполнении данных бумаг, субъект должен опираться на общие правила составления официальных документов.

Служебная записка может составляться как от руки, так и в печатном виде. Основным требованием остается наличие подписи составителя, проставленной от руки.

Ответственность за наличие и техническое состояние указанного ресурса в подразделении должен нести управленец отдела или компании.

Служебная записка на приобретение (закупку)

Служебные записки – это документы внутреннего вида. То есть они направляются только в рамках компании. Для коммуникации со внешними пользователями обычно используют фирменные бланки. Служебная записка, в свою очередь, отличается упрощенной формой. В документе должна содержаться просьба, а также основания для этой просьбы. Подпись на нем ставит только составитель.

Записка на закупку канцтоваров обычно составляется материально ответственным лицом. Это может быть секретарь, представитель канцелярии. Канцтовары требуются фирме постоянно. А поэтому записка на закупку является частью постоянного документооборота.

В документе обычно фигурирует просьба о закупке таких изделий, как ручки, блокноты, скотч, скрепки, дыроколы. Перед составлением записки сотрудник должен точно выявить, столько единиц канцтоваров недостает. Для этого имеет смысл провести небольшую ревизию.

Просить нужно только о закупке тех изделий, которые действительно необходимы на данный момент. Канцтовары нельзя приобретать «на будущее». Кроме того, в записке не может фигурировать просто название изделия. Необходимо указать точное количество товара.

Просьба: «Прошу купить новую микроволновую печь, так как старая перестала работать и ремонту не подлежит», «Прошу внести исправления на официальном сайте компании, где неверно указан состав работников отдела поставки готовой продукции.

По этой причине большинство людей старается оформлять временную регистрацию на минимальный срок для того, чтобы понять, какие цели преследует жилец и как можно обезопасить себя от возможных неприятностей.

Таким образом, можно констатировать, что документ этот носит общий характер и обосновать только с его помощью те или иные расходы, не составив дополнительных документов, практически невозможно.

Таким образом, если организация будет придерживаться позиции официальных органов, то расходы, связанные с приобретением бытовой техники, не смогут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Если бытовая техника соответствует требованиям, перечисленным в пункте 4 ПБУ 6/01, в бухучете ее следует включить в состав основных средств, определить срок полезного использования и в течение этого срока начислять амортизацию.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов».

Из этого письма можно сделать вывод, что, по мнению финансистов, микроволновка и холодильник используются в производстве и управлении. Не прямо, конечно, а косвенно — являясь элементом нормальных условий труда, создать которые работодатель обязан по ст. 163 ТК РФ.
При этом указанные расходы должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода.

Итак, эксперты-практики и специалисты ФНС России высказали свое мнение по обсуждаемым проблемам. Но дискуссия на этом не заканчивается. Если у вас есть что сказать на тему организации питания сотрудников — пишите нам.

Инфо Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные. В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется.

К незапланированной замене компьютерной техники приводят различные поломки устройства или низкое качество его составных частей. В этой ситуации обосновать покупку нового компьютера можно заключением технических специалистов о невозможности или нецелесообразности его дальнейшего ремонта.

Речь идет о Типовом перечне ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению профессиональных рисков (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 01.03.12 № 181н).

С точки зрения здравого смысла — безусловно. Чтобы сотрудник хорошо работал, он должен быть сыт. Конечно, работодатель не обязан создавать комфортные условия своим сотрудникам в отношении приема пищи. Достаточно, чтобы эти условия были нормальными.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Например, ФАС Московского округа в постановлении от Просьба о списании перечисленных материальных ценностей; Сведения о предметах, которые были израсходованы или пришли в негодность, обычно подаётся в виде таблицы. В ней должны быть следующие графы: Номер строки; Наименование предмета; Количество; Инвентарный номер; Балансовая стоимость.

Просим разрешить приобрести эл. чайник т. к. бывший в употребление сгорел и не подлежит ремонту и всё.

Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

В связи с низкой температурой в помещениях офиса организация приобрела обогреватели. Можно ли учесть затраты на приобретение обогревателей как расходы в целях налогообложения прибыли?

Закрепление в коллективном договоре или локальном нормативном документе обязательств работодателя по приобретению для работников электрочайника, СВЧ-печи и другой бытовой техники со ссылкой на названные СНиП послужит одним из весомых аргументов для обоснования расходов на данную технику.

В крупных компаниях для согласования и урегулирования рабочих вопросов между руководителями или работниками одного уровня (на горизонтальном уровне управления) используется служебная записка. Как написать служебную записку, где найти пример написания?

Весь Перечень состоит из 31 пункта. В них, помимо различных мероприятий, связанных с обеспечением безопасности труда, нашлось место и для мероприятий по улучшению условий труда, и в том числе, — по организации комнат отдыха, релаксации, мест обогрева, санитарно-бытовых помещений, установке оборудования для обеспечения работников питьевой водой. Этому посвящены пункты 16,17 и 18 Перечня.

[ads-pc-1]

Служебная записка относится к информационно-справочным документам, используется для обмена информацией между работниками или структурными подразделениями крупной компании.

В документе может излагаться:

Просьба: «Прошу купить новую микроволновую печь, так как старая перестала работать и ремонту не подлежит», «Прошу внести исправления на официальном сайте компании, где неверно указан состав работников отдела поставки готовой продукции. Клименко Ирина не работает в компании с 2008 года».
Сообщение: «Сообщаем, что с 05.12.2016 образцы всех электронных документов компании доступны на диске Е, в разделе «Бланки, формы, образцы»», «Так как в общем отделе неисправно МФУ, распечатка всех документов производится в отделе бухгалтерии».
Согласование определенных действий: «Вношу предложение: использовать для распечатки служебных документов только офисную бумагу «Снежинка»».

Информация в служебной записке является только ознакомительной, в ней не излагаются приказы и распоряжения. Документ является вспомогательным и в мелких организациях (например, состоящих из одного отдела) не используется.

Несмотря на это, к написанию служебной записки следует относиться ответственно, так как неверно указанная информация может привести к нарушению работы целого отдела и даже всей компании.

Служебная записка о закупке канцтоваров

Современные крупные компании используют для передачи информации электронную почту или организованную сеть, к которой подключен каждый компьютер сотрудника. Поэтому целесообразно обмениваться служебными записками, составленными в электронном виде (в целях экономии времени и бумаги).

Образец написания документа такой же, как и для записки на бумажном носителе. Единственное отличие, при отправке документа на личный почтовый ящик можно не указывать адресанта. Чтобы удостовериться в том, что записка прочитана и принята к исполнению, при отправке следует задать условия «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Однако специалисты Минфина, готовившие ответ на данный запрос банка, от прямого ответа уклонились, дав вместо него лишь информацию к размышлению. Но эта самая информация как раз и содержит новый подход к учету затрат на покупку различной бытовой техники для сотрудников. Так, Минфин обратил внимание на два момента.

Первое. При отнесении на расходы затрат, связанных с обеспечением комфортных условий труда, работодателю нужно ориентироваться на специальный перечень, утвержденный Минздравом.

То есть это своего рода основа того, что законодатель понимает под обеспечением условий труда — обязанности, возложенной на работодателя статьей 22 Трудового кодекса.

Второе. Сам по себе данный Перечень — это не панацея. Он, как следует из названия, является типовым, то есть примерным. Поэтому работодатель должен сам определить, какие именно мероприятия он осуществляет в отношении своих работников.

Как мы помним, Минфин отметил: работодатель, который хочет учесть расходы на закупаемую для работников бытовую технику именно как расходы на обеспечение нормальных условий труда, должен не только изучить официально утвержденный Минздравом Перечень, но и утвердить на предприятии свой собственный перечень мер по обеспечению нормальных условий труда.

Очевидно, что данный «внутренний» перечень должен соотноситься с типовым. При этом работодатель может и расширять его с учетом специфики труда на конкретном предприятии (многосменный режим работы, отсутствие инфраструктуры в районе расположения офиса, отсутствие систем кондиционирования и т п.). Главное — четко обосновать необходимость той или иной меры.

Поэтому тем, кто заботится о комфорте труда сотрудников, и хочет учесть данные затраты при налогообложении стоит создать у себя на предприятии Положение о мероприятиях по улучшению условий и охраны труда, снижению уровней профессиональных рисков.

В этом Положении детально и обосновано зафиксируйте все блага, которыми обеспечиваются сотрудники и технику, которая для этого необходима. Также приведите техническое обоснование каждого из пунктов. Кстати, таким обоснованием могут быть результаты специальной оценки условий труда (см.

«С 2014 года вместо аттестации рабочих мест нужно проводить специальную оценку условий труда»).

Приобретение обогревателей и кондиционеров, по мнению Минфина, вполне можно отнести на расходы при условии, что указанные приборы используются для обеспечения предусмотренных законодательством и отраслевыми требованиями нормальных условий труда (см. письмо Минфина России от 03.10.12 № 03-03-06/2/112).

Таким образом, и в этом случае налогоплательщику потребуются дополнительные документы, обосновывающие необходимость обогревателей и кондиционеров.

Но в данном случае сделать это несложно, ведь показатели комфортной температуры указываются в соответствующих СанПиНах, а услуги по документированию текущего температурного режима в офисных и производственных помещениях стоят совсем недорого.

Расходы на приобретение электрических чайников связаны с необходимостью создания работникам нормальных условий труда и носят производственный характер.

В этой связи их можно учесть при налогообложении прибыли (см. постановления ФАС Московского округа от 30.10.09 № КА-А40/11455-09 и от 19.08.

09 № КА-А40/7730-09, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 28.11.06 по делу № А56-34718/2005).

Служебная записка на приобретение микровольновой печки

Важно! Заявка на приобретение товара – это документ, в котором указывается желание заказчика на покупку определенного перечня товаров.

Несмотря на доверительное отношение между контрагентами, они должны подкрепляться определенными документами. Процедура оформления документов основана на документальном бронировании товара за собой для получения его в будущем. Данная заявка необходима в том случае, если стороны при заключении сделки еще не определились с точным ассортиментом и количеством необходимого товара. При таких ситуациях наименование необходимых товаров указывается в отдельном документе – заявке. Данный документ также может рассматриваться в качестве согласия на условия оплаты, предлагаемые поставщиком.

Закупка товара представляет собой совокупность последовательных взаимосвязанных действий:

Составляется заявка.
Определяется поставщик.
Размещается заказ.
Анализируется заказ.
Происходит исполнение заказа.

Поставщиком может разрабатываться свой бланк заявки. В этом случае контрагенты должны пользоваться для оформления сделки именно этими бланками.

Важно! Правильно составленная заявка на приобретение товара позволяет урегулировать возможные спорные моменты между покупателем и поставщиком, касаемо сроков, объема и качества поставляемой продукции.

Оформление заявки начинается с наименования контрагентов, то есть поставщика и покупателя, заключивших между собой договор на поставку товара.Помимо этого указываются юридические и фактические адреса сторон, контактные данные и платежные реквизиты. В заявке также должна присутствовать ссылка на реквизиты договора о поставке, заключенного между сторонами. Именно на его основании и указывается последующая информация в заявке.

Далее прописывается непосредственная заявка на поставку товара, которая включает в себя:

наименование товаров;
характеристики товаров;
количество единиц всего перечня необходимых товаров;
стоимость единицы товара, а также полная стоимость заявки.

Важно! Одним из важных пунктов заявки является – сроки поставки. Если поставка должна производиться в несколько этапов, то следует также в заявке указать график поставки с указанием конкретных дат, а также конкретным перечнем и количеством товара.

В конце документа ставятся подписи уполномоченных представителей компании, а также проставляются печати организации. Если представители компании действуют на основании доверенностей, то реквизиты этих доверенностей также вносятся в заявку. Поставщик при получении заявки должен поставить на ней отметку о принятии ее к исполнению. Кроме того, покупателю подтверждение может быть направлено в письменном виде.

Образец заявки

Однако независимо от этого заявка всегда содержит обязательные условия. Во-первых, в документе указываются его название – «заявка» и дата составления, проставляется наименование организации-покупателя, заносятся сведения о лице, уполномоченном на заказ товара и оформляющем заявку (ФИО, должность, данные для связи).

Во-вторых, если поставка товара осуществляется в рамках договора поставки,

Иногда стороны договариваются между собой о подаче заявки в устной форме, например, по телефону. В этом случае каждая заявка покупателя фиксируется в специальном журнале и ей присваивается определенный номер. Далее подобное устное обращение также может подтверждаться на бумаге.

Несмотря на то, в каком именно виде составляется заявка, в ней всегда предусматриваются определенные условия ее исполнения. Основная часть документа, содержащая непосредственную заявку, заполняется как правило в виде таблице. В не отражаются те сведения, которые характеризуют запрашиваемые товары:

наименование;
артикул;
характерные особенности;
количество товара каждой позиции;
стоимость единицы товара;
общая стоимость каждого наименования товара;
итоговая сумма заявки.

В заявке также могут указываться общие требования к товарной упаковке, габаритов товаров, методов и даты поставки, адреса получателя. У покупателя должно быть четкое представление о сроках, которые включают в себя не только непосредственную доставку товара, но и время для ее подготовки.

Если покупателю предоставляются скидки по договору поставки, то об этом также следует указать в заявке. Кроме того, в документе могут указываться и иные дополнительные договоренности и особые условия оплаты. Например, по соглашению сторон может предусматриваться предварительная оплата товара или оплата товара уже после поставки.

Важно! По своей форме все заявки на поставку могут разделяться внутренние и внешние. Внутренние заявки представлены в виде деловых писем и составляются они при участии в различных мероприятиях, тендерах и др. с целью получения услуг от иных организаций.

Как написать заявку на приобретение оборудования

Для работы каждого офиса необходимы канцелярские товары. Ответственное лицо ежемесячно или ежеквартально составляется заявку на их приобретение, выяснив потребности работников. Заявка на приобретение канцтоваров, образец которой не утвержден на законодательном уровне, может составляться произвольно.

Название	Перечень	Описание
Расходные материалы	ручки; карандаши; ластики; бумага; и т. п.	Они имеют свойство расходования, то есть заканчиваются по истечении какого-то периода времени.
Предметы разного времени использования	дыроколы; степлеры; папки; и т. п.	Такие вещи изнашиваются, ломаются или теряются. Закончиться они не могут

В 1993 году постановлением Госкомстата № 17 утвержден конкретный перечень канцелярских товаров. В 2014 году принят общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности ОКПД 2, содержащий отдельные позиции канцтоваров в разных разделах.

Когда возникает необходимость совершить внешний запрос у поставщика, составляется первый вид заявки. Обычно, в таких случаях, форму документа можно найти в приложениях договора, заключенного с поставщиком.

Внутренние заявки тоже могут быть двух видов:

на закупку канцелярских товаров;
выдачу канцелярии со склада.

Если на складе нужной продукции нет, составляется служебная записка с просьбой разрешить закупку необходимой канцелярии. В качестве приложения к ней прикладывается табличный документ с перечнем нужных принадлежностей.

Ответственное лицо выясняет потребности сотрудников в канцелярских товарах. При необходимости производится ревизия. После этого, на основании собранной информации по отделу составляется заявка. Под ней подразумевается документ, включающий письменное обращение ответственного лица к руководителю отдела снабжения.

Обычно, к запросу предъявляются требования:

В зависимости от политики организации форма заполняется в свободном виде или на фирменном бланке.
Перечень канцелярских товаров обязательно оформляется в виде таблицы с шапкой и основной частью. Основная часть таблицы содержит наименование принадлежности, количество и единицу измерения. При необходимости можно добавить артикул.
Обязательно прописываются данные руководителя отдела, который нуждается в канцелярии и Ф. И. О. к кому составлено обращение.

Некоторые организации требуют оформить запрос в виде служебной записки. По своей сути, заявка и служебная записка – это два разных документа, несущих одну информативную функцию. Однако, иногда, их оформляют в виде единого документа либо к служебной записке прикладывают приложение с перечнем необходимой канцелярии.

Служебная записка на канцелярские товары, образец которой также не документирован официально, можно составить в свободной форме. Однако, должна содержать обязательную информацию:

В правом верхнем углу пишется должность и Ф. И. О., на чье имя пишется документ.
От кого составлена записка.
Название документа.
Цель составления документа. Например, «на закупку материалов».
Дата оформления и регистрационный номер.
В основной части документа пишется просьба.
Дата.
Виза и расшифровка ответственного лица.

Допускается в служебную записку включить таблицу с необходимыми канцелярскими товарами, либо оформить её отдельным приложением.

Заявка на выдачу канцелярских товаров со склада – это табличный документ. Он должен содержать наименование необходимых вещей и их количество. Обычно, заявки набираются с помощью компьютера и выводятся в качестве документа.

Так как закон не устанавливает определенной формы этого документа, ее можно утвердить в организации индивидуально.

Образец заявки на канцтовары зависит от того, кому она подается. Если оформляется запрос на доставку от поставщика, то форму нужно взять из приложения договора. Во всех остальных случаях, организации самостоятельно утверждают бланк подобной документации.

Порядок получения товара по предварительно направленной заявке выглядит следующим образом:

В первую очередь представитель заказчика связывается с представителем поставщика для того, чтобы уточнить все детали будущей заявки. Требуется уточнение наличия товаров на складе поставщика, его объемы, качество и иные параметры. Если необходимый товар у поставщика отсутствует, то нужно будет выяснить дату его поставки на склад.
После этого выясняется, каким способом направить заявку поставщику. Заявка может быть передана по электронной почте, либо факсом.
Далее происходит непосредственное составление заявки на товар и передача ее представителю поставщика.
После этого поставщик переходит к обработке заявки. Если при этом у него возникают какие-либо вопросы, то он может связаться с представителем заказчика для уточнения вопросов. Если вопросов у поставщика не возникает, от заявка просто подтверждается и направляется на склад. Далее на основании заявки бронируется необходимый товар уже на складе поставщика.

Важно! Подача заявки на приобретение товара требует соблюдения определенного порядка действий. В этом случае стороны могут быть уверены в том, что товары покупателю поступят в нужном объеме, нужного качества и в оговоренные сроки.

Такие служебные записки, как правило, составляются лицами, работающими на данном оборудовании либо несущими за него ответственность. В качестве их получателя чаще всего выступают ремонтные бригады, в зоне ответственности которых находится вышедшая из строя техника.

Ниже указывается короткий заголовок, в данном случае «О выходе из строя оборудования». После него идет весь основной текст, рассказывающий о случившемся (например: «во время начала рабочей смены не удалось запустить станок, самостоятельно причину установить не удалось…» и так далее).

В конце текста обязательно указывается просьба, которую необходимо выполнить или на что обратить внимание (например: «прошу выслать ремонтную бригаду в цех…») Заканчивается служебная записка ФИО работника, ее составившего, а также его подписью.

Более детально о том, когда нужна служебная записка о неисправности, на приобретение или замену компьютера и как ее составить по образцу, узнайте в этом материале.

В случае, если служебная записка подается на списание отработавшей свое техники, то она должна выглядеть следующим образом. Вступление делается точно таким же, как и во всех записках. Заголовок должен содержать фразу «О списании техники».

Основной же текст, если списанию подлежат две и более единицы, удобнее всего будет составить в виде таблицы. Она должна в обязательном порядке содержать наименование оборудования, его инвентарный или серийный номер, а также его балансовую стоимость.

Кроме этого, в таких документах кроме лица, подающего записку, ставит свою подпись и лицо, материально ответственное за данное оборудование.

Подробнее о правильном оформлении служебной записки на списание материальных ценностей, основных средств и прочего узнайте тут.

Служебные записки подлежат регистрации внутри компании. Чаще всего для этих целей служит специальный журнал регистрации записок. Он содержит в себе такую информацию: порядковый номер записки, дату, данные о лице, подавшем ее, а также о получателе. Кроме этого, коротко может быть указано и то, по какому вопросу она была направлена.