Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровый аудит в организации или на предприятии». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Кадровый аудит проводит как отдельный сотрудник, так и целый отдел, занимающийся непосредственно кадровым аудитом — зависит от конкретного рабочего предприятия, количества сотрудников и того — насколько остра нужда в аудите.
Иногда кадровый аудит может проводиться только одним сотрудником, который может быть юристом, специалистом по набору кадров или дипломированным психологом; конечно, само по себе, возложение ответственности за целый коллектив на одного человека сказывается на качестве и скорости работы — поэтому аудит, проводимый одним человеком достаточно субъективен и имеет не такие чистые результаты.
Чаще для кадрового аудита стараются собрать отдел по аудиту — и лучшим вариантом будет, когда — наряду со специалистами по работе с кадрами там будет и эксперт по эффективности работы, который будет контролировать проверку рабочих документов и осуществлять анализ нахождения сотрудников работающих более всего эффективно, а также и юрист, и психолог, который сможет составить грамотные тесты для сотрудников.
Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста
Аудит необходим, в первую, очередь компаниям и их управляющим — с тем, чтобы учреждение добилось куда более успешных результатов.
Зачастую кадровый аудит необходим фирмам, которые после смены либо перемещений изнутри коллектива, обнаружили резкое снижение работоспособности, амбициозности и мотивации целого коллектива и отдельных сотрудников в частности, что не могло не сказаться на общей эффективности и прибыльности компании.
Основной целью кадрового аудита является проверка персонала на предмет соответствия работников характеру работы, эффективности рабочего процесса, умений работать — как в расслабленных, так и в условиях профессионального стресса. Проверка — как работники того или иного учреждения справляются со своими рабочими обязанностями. Насколько тот или иной работник соответствует занимаемому им месту.
Можно сказать, что основной целью кадрового аудита является анализ того — в каких ситуациях и при каких условиях компания достигает наибольшей рабочей эффективности, каких сотрудников необходимо оставить в организации, каким сотрудником необходимо предоставить руководящую должность и соответственно обнаружить тех, чье сокращение принесет фирме пользу либо сотрудников, требующих понижения в должности, поскольку они не справляются с возложенными на них обязанностями по руководству и принятию серьезных решений.
Одним из основополагающих критериев кадрового аудита — является профессионализм аудитора.
Это работа, которой необходимо быть непредвзятой, аудитор обязан оценивать сотрудников бесстрасто и максимально объективно, не давая воли личным симпатиям и антипатиям, а также состраданию и жалости.
Как ни жестоко это звучит, однако кадровый аудит, в первую очередь, придерживается политики открытости и честности.
Часто для кадрового аудита характерно составление тестовых работ, как профессиональных, так и личностных.
Достаточно часто результаты работ безо всякого снисхождения оказывают большое влияние на профессиональный уровень сотрудника и впоследствии могут его понизить.
Часто кадровые агенства ссылаются на единый квалификационный справочник, согласно которому оценивается квалификация сотрудников, для этого используются такие широко распространённые рабочие критерии:
- Квалифицированность работы сотрудника и его соответствие занимаемой им должности.
- Умение сотрудников оперировать их рабочим временем эффективно.
- Способность к работе в условиях профессионального стресса и под давлением вышестоящего сотрудника.
- Оценка полноценности и взаимодополняемость персонала.
Опять же, при оценке персонала аудиторы учитывают правильность организации и эффективности кадровой политики руководства, а также уровень текучести персонала в рамках этой организации.
По итогам аудита, эксперты выносят решение о соответствии и соответственно несоответствии персонала их должностям, о том, что необходимо улучшить в политике компании.
Также в отчете они пишут об отрицательных действиях руководства и путях их устранений.
Кадровый аудит в организации или на предприятии
Существует три способа кадрового аудита, которые применяются по очереди, впоследствии совмещая результаты и вынося итоговое решение.
- Первый способ — проверка документации компании, ее соответствие законодательству и правильность кадровой политики руководства по отношению к сотрудникам и общей организации работы.
- Второй способ — психоэмоциональный, проходит в рамках разговоров с сотрудниками, также заполнения тестовых бланков с тем, чтобы оценить мотивацию, работоспособность и профессиональную усталость работников.
- Третий способ — коммерческий, сводится к общей оценке успешности и прибыльности компании, которая была достигнута в оговоренные сроки способами вышеизученной политики.
После анализирования результатов в целом выносится итог, который фиксируется на бумаге в качестве вывода, и на основании которого фирма впоследствии будет прорабатывать свою политику.
Кадровый аудит в качестве обязательной проверки работоспособности персонала, с тем, чтобы увеличить эффективность работы предприятий проявил себя, как хороший стимул для повышения качества и скорости работы сотрудников.
Проведение кадрового аудита позволяет не только мотивировать работников снизу, но и сменить в лучшую сторону кадровую политику на самом верху, что делает аудит кадров одной из более демократичных работ с персоналом и его руководителями
Кадровый аудит является комплексным анализом кадровых документов организации и проверка их на соответствие нормативным актам компании и Трудовому законодательству РФ.
Правильно организовать кадровую работу удается далеко не всем организациям, из-за чего может возникнуть путаница и разбалансированность работы предприятия. Многие руководители уделяют недостаточно внимания подготовке кадровиков и проверкам кадровых документов, что несет в себе дополнительные риски. Кадровый аудит организации призван на профессиональном уровне проверить и проанализировать как кадровую работу организации в общем, так и по отдельным направлениям, актуальным для данного предприятия. В процессе проверки будут выявлены особо значимые ошибки и неточности в оформлении документации, а также их противоречия законам России и внутренним нормативным актам самого предприятия. В итоге предприятие получает объективную оценку работы отдела кадров и рекомендации по оптимизации кадрового делопроизводства, а также рекомендации по дальнейшей работе отдела кадров.
Аудит кадрового делопроизводства предприятия является эффективным инструментом, призванным решить множество внутренних проблем и задач компании. Так, кадровый аудит помогает решить такие задачи:
- Оценить корректность ведения кадровых документов и общее состояние кадрового делопроизводства.
- Определить стратегические и тактические цели кадровой политики предприятия.
- Оценить личный вклад в управление персоналом руководителей и менеджеров предприятия.
- Определить результативность и эффективность каждого отдельного направления кадрового производства организации.
- Определить кадровый потенциал – возможности и последовательность внедрения отдельных мер по дальнейшему развитию и усовершенствованию кадровой политики предприятия.
- Аудит кадровой документации на предприятии помогает свести к минимуму неблагоприятные последствия нарушения ТЗ РФ, такие как штрафы и судебные разбирательства.
Многие думают, что подобные проверки проводят, чтобы найти уже допущенные нарушения и ошибки. На самом деле это отличный способ оценить риски, предупредить сбои, а при желании даже повысить эффективность работы в исследуемой сфере.
В сфере управления персоналом экспертный анализ, аудит и кадровое планирование позволяют оценить потенциал бизнеса и обнаружить точки роста, работа с которыми позволит увеличить прибыли. Кроме того, это важная работа с рисками. Изучив документацию в сфере подбора, оформления, обучения сотрудников, выплаты зарплат, организации отпусков, перемещений по должностям и увольнений, специалисты определяют, соответствует ли она требованиям действующего законодательства.
Изучая эту сферу функционирования бизнеса, аудиторы оценивают:
- Степень эффективности кадровой политики компании.
- Соответствие документации законодательству.
- Оперативность организации работы с персоналом и управления ею.
- Наличие незадействованных резервов для повышения эффективности.
- Риски, отрицательные факторы и допущенные ошибки, из-за которых снижается рентабельность.
- Пути решения имеющихся проблем.
Стоит подчеркнуть, что проведение этой процедуры показано практически на любом этапе развития бизнеса. Ситуация внутри предприятия не статична, она постоянно меняется, сотрудники приходят и уходят, находятся в непрерывном взаимодействии. Стоит четко определиться с периодичностью проведения кадрового аудита и придерживаться его.
Безусловная и срочная необходимость в проведении такого анализа наступает при следующих событиях:
— Смена руководителя предприятия или главы службы персонала.
— Подготовка к внешним проверкам: трудовой инспекции, прокуратуры и т.д.
— Подготовка базы данных организации для архивного хранения.
— Вступление в силу изменений в законодательстве.
— Планирование крупного набора персонала.
— Резкая непредвиденная динамика, например массовые увольнения.
Эксперты тщательно изучают три основных сферы деятельности организации:
- Соответствие процессов, связанных с кадрами, стратегическим задачам развития бизнеса:
- Работа с ресурсами. Хватает ли предприятию штатных единиц? Есть ли перспективное планирование в этой сфере? Налажена ли преемственность и система развития сотрудников?
- Система пополнения кадров. Как ведется поиск кандидатов на вакантные должности? Какие требования есть к кандидатам? Как организовано трудоустройство на предприятие?
- Адаптация новых сотрудников. Существует ли сформированный подход? Насколько он эффективен и можно ли его развить?
- Обучение, повышение квалификации, аттестация. Имеются ли такие программы? Как они работают?
- Система мотивации и стимулирования. Подобраны ли методы денежного поощрения, льготы и т.д.? Насколько они эффективны?
- Социальный и психологический климат. Сформирована ли корпоративная культура? Присутствует ли социальная напряженность? Как эти факторы влияют на результаты работы?
- Актуальность кадрового состава:
- Структура персонала. Эффективна ли она для достижения задач бизнеса?
- Как работают подразделения, отвечающие за прием, обучение, увольнение?
- Персонал:
- Сколько штатных единиц занято и свободно? Есть ли текучка кадров? Имеется ли резерв? Хватает ли квалификации сотрудников?
Эта работа всегда предполагает строгое соблюдение последовательности действий.
1. Подготовка.
На этой стадии нужно прописать цели и задачи анализа, ориентируясь на специфику работы конкретной организации и ее стратегические цели. Эксперты подбирают методики работы, руководитель предприятия издает приказ о проведении аудита.
2. Получение данных.
Специалисты изучают документацию, наблюдают за работой компании, организуют опросы, анкетирования, общаются с руководителями разных уровней. Проводят первый анализ собранной информации.
3. Обработка данных.
Эксперты систематизируют информацию, анализируют ее и формулируют выводы.
4. Формирование отчета.
В итоговом документе, который получает заказчик, содержится информацию о допущенных ошибках и рекомендации по совершенствованию работы организации в сфере кадров.
Эксперты могут выбирать методы работы в зависимости от масштабов бизнеса, сферы его деятельности и целей проверки. В их распоряжении разные методы:
— аналитические: изучение документов и статистики;
— социально-психологические: опросы, интервью, наблюдение за коллективом;
— экономические: оценка финансовых показателей в сравнении с социальными.
Завершив анализ этой сферы функционирования предприятия, эксперт сделает ряд выводов об успешности его работы и имеющихся перспективах.
— Дефицит и профицит кадров
— Качество управления персоналом на всех этапах
— Тип руководящего стиля и его соответствие задачам
— Микроклимат в коллективе и его влияние на результат
— Потребности в развитии компетенций, повышении квалификации сотрудников.
— Потенциальные возможности для перевода работников на более высокие должности.
— Причины выявленных проблем, ошибок, рисков. Возможности для преодоления имеющихся проблем.
Анализ, аудит и кадровое планирование – это специализация экспертов компании «Проверка Труда». Мы предлагаем клиентам услуги по защите их интересов, в том числе при проведении проверок и после них. Мы знаем, как пройти обязательный кадровый аудит без штрафов и готовы помочь вам в этом!
- Вопрос в рубрику: Что проверяет прокуратура в отделе кадров?
- Основные полномочия федеральной инспекции труда
- Какими формами документов пользоваться в организации?
- Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия
Кадровый аудит – это проверка всех документов и процессов компании, связанных с персоналом. Его цель – минимизировать риски штрафных санкций со стороны трудовой инспекции, жалоб работников и споров с ними, а также повысить эффективность работы с кадрами.
Чаще всего под кадровым аудитом понимают проверку кадровой документации. В ходе проверки аудиторы устанавливают наличие всей необходимой документации по кадрам, правильность ее оформления с учетом актуальных требований трудового законодательства. Но помимо основного направления у этой процедуры есть и другие, например, аудит кадрового потенциала или кадровых процессов организации, который заключается в обобщении данных о сотрудниках компании (количестве, образовании, стаже и т. д.). Он проводится для того, чтобы разработать эффективную стратегию работы с персоналом.
Аудит кадрового делопроизводства может проводиться самостоятельно (руководителем компании, специалистами службы управления кадрами и любыми другими обученными сотрудниками), а также внешними специалистами. Он нужен всем организациям, которые хотят:
- вести кадровое делопроизводство в строгом соответствии с нормами законодательства;
- всегда быть готовыми к проверкам трудовой инспекции;
- оптимизировать бизнес-процессы.
Кадровый аудит желательно проводить регулярно, чтобы ошибки не накапливались и не повторялись. Его нужно выполнять обязательно в следующих случаях:
- когда предстоит государственная проверка, чтобы трудовой инспектор не нашел в организации никаких нарушений, не наложил штраф и другие санкции;
- при смене специалиста по кадрам или другого ответственного за кадровое делопроизводство сотрудника, чтобы ошибки старого работника не перешли к новому;
- если есть угроза проверки по жалобе сотрудника, который имеет претензии к компании из-за несправедливого увольнения, несвоевременной выплаты заработной платы и т. д., чтобы подготовиться к визиту инспектора и трудовому спору;
- при изменении законодательства, касающегося оформления трудовых отношений с работниками, чтобы проверить соответствие всех кадровых документов новым требованиям.
Также аудит нужно выполнять и в некоторых других случаях, например, при смене руководства.
Кадровый аудит и консалтинг в HR-сфере: что, где, когда и сколько
Выясняя степень правильности ведения кадровой документации и изучая дополнительные факторы, отраженные в ней, аудитор может сделать выводы относительно:
- эффективности кадровой политики, принятой в данной организации, по отношению к ее главной цели;
- правильности применения законодательной базы;
- оценки оперативности кадровой службы и системы управления ею;
- изыскания резервов усовершенствования кадрового управления;
- выявления отрицательных моментов, тормозящих кадровую эффективность, анализа возможных путей устранения.
В каких случаях организации стоит обратить внимание на изучение кадровой ситуации путем проведения аудита персонала? Можно провести эту процедуру в любой момент, но наибольшую пользу она принесет в таких ситуациях, как:
- смена руководства в организации;
- передача кадровых дел в ведение неспециалиста по вопросам персонала (например, бухгалтера, секретаря и др.);
- освобождение от должности руководителя отдела кадров;
- подготовка к внешней ревизии со стороны органов контроля;
- формирование базы кадровых документов для архивного хранения;
- инновации в законодательной сфере, касающиеся трудоустройства и увольнения;
- непредвиденная резкая динамика кадров, например, локаут (массовое увольнение) и т.п.
В рамках проведения кадрового аудита анализу подвергаются три главные сферы деятельности фирмы, касающиеся кадров:
- Кадровые процессы анализируются в сопоставлении со стратегическими задачами компании. Оценке подлежат:
- планирование кадровых ресурсов – изучение соответствия наличия кадров основным потребностям фирмы, а также перспективного развития кадрового планирования;
- система набора сотрудников и отбора из потенциальных претендентов – изучаются источники кандидатов на должности, требования к кандидатам и способы организации трудоустройства;
- вопросы адаптации сотрудников на новом месте – насколько эффективен действующий подход, можно ли его улучшить, за счет чего;
- аттестация и обучение работников – разработка и апробирование программ обучения, анализ уже существующих;
- система поощрения персонала – поиск самых удобных и действенных способов стимулирования работоспособности и высоких показателей, оценка плодотворности действующих льгот и дополнительных выплат;
- социально-психологический климат в коллективе – мониторинг корпоративной культуры, измерение степени социальной напряженности и ее влияния на кадровые процессы, разработка специальных корпоративных программ.
- Кадровые структуры – их эффективность, актуальность для бизнес-процессов данной организации. Оценке подлежат структурные подразделения, отвечающие за набор, отбор, обучение, перемещение и увольнение персонала, а также за подготовку будущих руководителей разных уровней.
- Персонал – анализируется с позиции количества штатных единиц, занятости вакансий, «текучки» кадров, наличия резерва и его использования, а также квалификационной характеристики сотрудников.
В зависимости от особенностей подготовки и проведения аудит персонала можно классифицировать по различным основаниям:
- Частота проведения:
- плановый – проводящийся по заранее определенным периодам в соответствии с принятым перспективным планом;
- оперативный – организовывается по специальному приказу руководства;
- постоянный – устраивается регулярно;
- «панельный» – используется одна и та же методика, применяющаяся на «фокусную» группу, то есть одних и тех же людей.
- Охват объектов аудита:
- полный – максимальный анализ процессов, структур и персонала;
- локализованный – анализ выбранного объекта.
- Способ анализа:
- предметный – изучаются все объекты, в которых выделяется интересующая тематика;
- системный – используется весь комплекс доступных методов;
- частичный – анализируется не весь персонал, а выборка работников.
- Уровень исследования:
- стратегический аудит – оценка высшим руководящим звеном;
- управленческий анализ – уровень начальства структурных подразделений;
- тактический – проводится кадровыми службами.
- По отношению к компании:
- внутренний – организовывается собственными силами;
- внешний – привлекаются сторонние специалисты.
Кадровый аудит — что это такое?
Для исследования кадрового потенциала аудиторы применяют:
- аналитические методы – изучение документации и статистических показателей эффективности;
- социально-психологические методы – наблюдение, опросы, анкетирования, беседы;
- экономические методы – сравнение финансовых показателей с социальными факторами.
По итогам анализа кадровой деятельности организации можно сделать выводы относительно:
- кадровой обеспеченности организации;
- качества управления персоналом на фирме;
- преобладающего руководящего стиля;
- внутреннего климата в коллективе;
- возможностей внедрения новшеств;
- потребности в улучшении квалификации персонала;
- потенциала для построения карьеры на разных должностных уровнях;
- причин выявленных негативных факторов и пути их преодоления.
Понятие аудита пришло в кадровый бизнес из бухгалтерии и, по сути, является тем же самым — независимой проверкой документов, только в этом случае — кадровых. Нередко в компаниях не слишком ответственно относятся к кадровому делопроизводству, считая его менее важной сферой деятельности, чем, например, бухгалтерию. В порядок кадровые документы начинают приводить только тогда, когда на горизонте появляется проверка со стороны надзорных органов. Такой подход является ошибочным, поскольку за нарушение требований трудового законодательства по оформлению документов компания вполне может получить крупные штрафы.
Важно
При проведении кадрового аудита принимаются во внимание следующие нормативные правовые акты: постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках», постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек», Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», Трудовой кодекс РФ.
Целью кадрового аудита является выявление потенциальных рисков возникновения конфликтных ситуаций, например, трудовых споров или претензий со стороны инспекции по труду. Аудит может входить в комплекс мероприятий по кадровому консалтингу, а может проводиться независимо от него.
Кадровикам известно два вида кадрового аудита:
- внутренний;
- внешний.
Внутренний аудит проводится силами самой компании. Этот вид особенно актуален для маленьких организаций, в которых объем кадровой документации не слишком велик. Поручить внутренний кадровый аудит можно сотруднику, хорошо знающему трудовое законодательство и имеющему навыки оформления документов, например, юристу или начальнику отдела кадров.
Внешний аудит предполагает приглашение сторонних специалистов, обычно из консалтинговых фирм. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях и дадут рекомендации по их устранению и предотвращению в будущем.
Кроме этого, кадровый аудит может быть полным и выборочным. Полный аудит — это проверка кадровой документации в полном объеме, результатом которой являются детальные рекомендации по устранению нарушений. Выборочная проверка кадровых документов дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска и типичные ошибки.
В ходе кадрового аудита организации желательно провести три вида работ.
- Экспертиза всех имеющихся документов на соответствие законодательству.
- Проверка компании на наличие полного комплекта предусмотренных законом документов.
- Проверка сегментов повышенного риска, а именно правомерности кадрового оформления трудовой деятельности иностранцев, заключения договоров о полной материальной ответственности, оформления и оплаты сверхурочных работ, использования механизма испытательного срока и оценки его эффективности.
Логическим продолжением кадрового аудита является восстановление кадровой документации.
Кадровый аудит проводится в несколько этапов:
- Определение целей и задач аудита. Для этого издается приказ, в котором излагается тема проверки, ее сроки и ответственные лица.
- Создание комиссии или приглашение аудиторов со стороны.
- Определение перечня документов, подлежащих проверке. Например, если тема проверки определена приказом, то на этом этапе необходимо подготовить документы в соответствии с ней.
- Непосредственно сверка и проверка документов. Этот этап можно оформить в виде таблицы, в которую заносятся все имеющиеся в наличии документы и примечания по их оформлению.
Итогом кадрового аудита является экспертное заключение, отражающее ситуацию в компании по ведению кадрового делопроизводства и оформлению трудовых отношений.
Экспертное заключение — документ, предоставляемый заказчику после проведения кадрового аудита и отражающий ситуацию по ведению кадрового делопроизводства и оформлению трудовых отношений. Каждый пункт заключения составляется подробно по схеме:
- предмет проверки — указание на документ;
- вид нарушения — указание на нарушенные нормативные правовые акты;
- комментарии — указание на нормативные правовые акты, которые подлежат применению в данном случае;
- риски компании — указание на возможные санкции;
- рекомендации по исправлению нарушений.
Кадровый аудит позволяет компании выявить случаи несоблюдения законодательства с описанием возможных рисков, устранить эти нарушения, изготовив необходимые документы до возникновения спорных ситуаций, и минимизировать риски в сфере трудовых отношений.
Кадровый, или HR-консалтинг (human resource consulting) — это система мероприятий, направленных на коррекцию и улучшение организационной структуры компании, ее корпоративной культуры и на решение задач, связанных с человеческими ресурсами. Основные цели консалтинга заключаются в создании и внедрении таких технологий управления персоналом, которые будут эффективны именно для конкретной компании, а также во введении контроля для ее успешного функционирования. По сравнению с кадровым аудитом консалтинг охватывает более широкий спектр кадровых вопросов, таких как анализ потребности компании в персонале, поиск новых специалистов, аттестация, разработка индивидуальных программ развития, повышение и поддержание квалификации, оценка результатов труда, его стимулирование и мотивация, а также диагностика и коррекция социально-психологического климата в компании.
На заметку
Лидерами по использованию услуги кадрового консалтинга являются IT-компании (11%), компании по производству и продаже продуктов питания, алкоголя и пива (9,5%), компании из сферы строительства и ремонта (9,2%), а также в области промышленной и бытовой упаковки (5,3%). На последнем месте — лесная промышленность, агропром, полиграфия, юриспруденция. На их долю приходится всего 0,7% от общего числа компаний, заказывающих HR-консалтинг.
Кадровый консалтинг организации решает следующие задачи.
- Разработка и оптимизация в компании отдельных процедур по управлению кадрами.
- Повышение эффективности работы действующей службы управления персоналом.
- Организация деятельности службы по работе с персоналом с нуля.
Для решения этих задач в ходе кадрового консалтинга проводят:
- анализ текущего состояния и кадрового потенциала компании;
- анализ должностных функций и организационно-кадровой структуры;
- анализ действующего кадрового менеджмента и его мотивации;
- оптимизацию технологии управления и деятельности персонала.
На практике кадровые консультанты используют десятки разнообразных методов, но, по оценкам самих же консультантов, наиболее эффективными и популярными являются четыре:
- Коучинг. Суть этого метода кадрового консалтинга — в экспертном обучении специалистов с целью совершенствования их профессиональных, деловых и личностных качеств. При этом коуч (тренер) не дает готовых инструкций или рекомендаций по выполнению заданий, его цель — поставить обучаемого в такие условия, чтобы тот самостоятельно нашел максимально эффективные пути решения задачи.
- Нейролингвистическое программирование. Эффективная технология воздействия на человека через моделирование его ощущений, переживаний и настроений. Выполнять такой вид консалтинга может только дипломированный специалист.
- Моделирование структуры бизнес-процессов компании. Актуальный метод при перестройке системы управления или других структурных изменениях. Консультант разрабатывает модель будущих преобразований, оптимизируя систему работы с персоналом и формулируя новые требования к нему.
- Метод социальных исследований. Наиболее понятный и простой в исполнении. Консультант проводит беседы, опросы, анкетирование сотрудников компании с целью выяснения принципов, которыми те руководствуются при выполнении профессиональных задач, уровнем их мотивации, готовностью изменить стиль работы.
Кадровый консалтинг проводится в два основных этапа.
- Аналитический. Он начинается с определения темы и задач консультирования. На этом этапе консультант анализирует предысторию событий, то есть то, что привело компанию к необходимости обратиться за консультацией. Кроме того, он собирает дополнительную информацию о кадровых процессах в компании, диагностирует ситуацию и определяет программу кадрового консультирования.
- Программирующий. Цель этапа — активизация работников компании для достижения желаемых результатов. Для этого необходимо создать три среды: развивающую, для формирования искусственного процесса в компании, направленного на обучение работников способам решения проблем; поддерживающую, в виде условий для успешного протекания процессов; закрепляющую — переход смоделированного процесса в саморегулируемый.
Что дает проведение кадрового консалтинга компании?
- Экономию времени руководителя и ключевых сотрудников на подбор персонала.
- Оптимизацию общих издержек и затрат на ФОТ.
- Независимую оценку системы управления кадровыми ресурсами.
- Повышение производительности труда.
- Поддержание нормального психологического климата в коллективе.
В настоящее время в России спрос на кадровый консалтинг постоянно растет, все больше фирм предлагает услуги такого рода. В такой ситуации очень важно правильно выбрать своего будущего консультанта.
Кадровый аудит: польза, виды, процедура
Существует несколько ситуаций, когда обращение за услугами консалтинга и аудита становится актуальным.
Итак, кадровый консалтинг необходим компании в следующих случаях:
- Назрела необходимость изменения порядка управления коллективом. В этом случае консалтер поможет оптимизировать численность управляющего персонала и исполнителей, сократить затраты времени на выполнение тех или иных решений, ликвидировать лишние потоки информации, замедляющие работу. При необходимости возможна автоматизация некоторых бизнес-процессов.
- Наличие у руководства сомнений в правильном распределении обязанностей среди работников. Кадровый консалтинг в этой ситуации помогает правильно оценить личностные и профессиональные качества сотрудников и распределить нагрузку в соответствии с возможностями.
- Проблемы с отделом кадров. Консалтер научит внутреннюю кадровую службу вести дела грамотно, при необходимости проведет реорганизацию отдела и спланирует его работу.
- Необходимость формирования коллектива и корпоративной культуры. Специалисты по консалтингу имеют опыт ее создания или улучшения и владеют методами донесения ценностей компании до ее сотрудников. Профессиональные консалтеры сформируют комфортный микроклимат в организации, что в итоге повысит ее конкурентоспособность на рынке.
Что касается кадрового аудита, то он становится необходим, если в компании происходит следующее.
- Смена руководителя отдела кадров или работника, отвечающего за кадровое делопроизводство.
- Увольнение обиженного сотрудника, когда велика вероятность жалобы с его стороны в трудовую инспекцию.
- Смена руководителя компании.
- Изменение законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации.
Кадровый аудит — мероприятие для компании не обязательное, но тем не менее его проведение может помочь организации сберечь репутацию и избежать крупных штрафов, значительно превосходящих те суммы, которые были затрачены на процедуру.
В мировой практике приняты четыре формы установления цены на услуги консалтинга:
- Почасовая оплата.
- Фиксированная оплата за проект.
- Оплата как процент от результата.
- Комбинированная форма оплаты.
В России чаще всего компании предпочитают фиксированную оплату стоимости услуги. Такая услуга, например, как анализ кадрового потенциала будет стоить фирме около $2000 при сроках выполнения до 2 месяцев. Оценка персонала — $1500–30 000 в зависимости от объемов и задач. Самая востребованная услуга — поиск персонала — стоит 15–25% от годового дохода работника, не имеющего высокой квалификации, и 12–25% при подборе менеджеров и специалистов (см. табл. 1).
Таблица 1. Примерная стоимость услуг кадрового аудита
| Тип аудита | 1–20 человек | 20–50 человек | 50–70 человек | 70–100 человек | 100–150 человек |
| Общий (рублей) | 10 000 | 25 000 | 40 000 | 65 000 | от 65 000 |
| Выборочный (рублей) | 5000 | 10 000 | 15 000 | 25 000 | от 25 000 |
Средняя стоимость услуг кадрового консалтинга и аудита имеет тенденцию к росту, поскольку их востребованность на рынке постепенно растет.
Несколько полезных советов по поводу того, как выбрать надежного партнера в сфере кадрового консалтинга и аудита нам дала Валерия Дворцевая, руководитель HR-практики аудиторско-консалтинговой компании КСК групп:
«Выбор партнера упирается в вопрос о его репутации и профессиональных возможностях. Обе эти компоненты приобретаются консультантом только вместе с опытом и хорошим образованием. Проверить их можно, обратившись к портфолио, изучив пул клиентов и реализованных проектов, связавшись с клиентами для получения рекомендаций, просмотрев рейтинги независимых агентств. Но окончательное решение должно приниматься после личного общения с представителями консалтинговой компании и внимательного изучения договора на оказание услуг.
Специалисты КСК групп начинают любое взаимодействие с анализа проблемы или поставленной задачи, который после заключения договора развивается в оценку эффективности применяемой системы управления персоналом, кадрового потенциала компании и его соответствия имеющейся стратегии развития. Результатом исследования становится отчет с указанием слабых мест в управлении персоналом и ведении кадрового делопроизводства, с предложениями по разработке наиболее эффективных решений. Рекомендации могут касаться корректировки системы управления в соответствии с действующим законодательством, оптимизации расходов, связанных с управлением персоналом, вопросов повышения эффективности кадрового отдела и HR-управленцев, привлечения сотрудников с особым статусом, легального оформления «проблемных» увольнений и многого другого. Все работы проводятся по утвержденному плану, составленному в соответствии с заданием клиента, имеющему обоснование по срокам и финансовым затратам.
Консалтинговые услуги могут быть оказаны комплексно или блоками. Первое знакомство с системой управления персоналом предприятия зачастую требует кадрового аудита и комплексной оценки ситуации, при этом клиенты могут заказать только отдельные услуги, которые необходимы в данной ситуации: ассессмент-центр, KPI и мотивация, хедхантинг и прочее.
Цены на наши услуги зависят от многих факторов и обговариваются с каждым заказчиком индивидуально, но есть и «коробочные решения», с которыми можно ознакомиться на нашем сайте».
Кадровый аудит проводит как отдельный сотрудник, так и целый отдел, занимающийся непосредственно кадровым аудитом — зависит от конкретного рабочего предприятия, количества сотрудников и того — насколько остра нужда в аудите.
Иногда кадровый аудит может проводиться только одним сотрудником, который может быть юристом, специалистом по набору кадров или дипломированным психологом; конечно, само по себе, возложение ответственности за целый коллектив на одного человека сказывается на качестве и скорости работы — поэтому аудит, проводимый одним человеком достаточно субъективен и имеет не такие чистые результаты.
Аудит необходим, в первую, очередь компаниям и их управляющим — с тем, чтобы учреждение добилось куда более успешных результатов.
Зачастую кадровый аудит необходим фирмам, которые после смены либо перемещений изнутри коллектива, обнаружили резкое снижение работоспособности, амбициозности и мотивации целого коллектива и отдельных сотрудников в частности, что не могло не сказаться на общей эффективности и прибыльности компании.
Как провести кадровый аудит персонала предприятия своими руками?
Основной целью кадрового аудита является проверка персонала на предмет соответствия работников характеру работы, эффективности рабочего процесса, умений работать — как в расслабленных, так и в условиях профессионального стресса. Проверка — как работники того или иного учреждения справляются со своими рабочими обязанностями. Насколько тот или иной работник соответствует занимаемому им месту.
Можно сказать, что основной целью кадрового аудита является анализ того — в каких ситуациях и при каких условиях компания достигает наибольшей рабочей эффективности, каких сотрудников необходимо оставить в организации, каким сотрудником необходимо предоставить руководящую должность и соответственно обнаружить тех, чье сокращение принесет фирме пользу либо сотрудников, требующих понижения в должности, поскольку они не справляются с возложенными на них обязанностями по руководству и принятию серьезных решений.
Одним из основополагающих критериев кадрового аудита — является профессионализм аудитора. Это работа, которой необходимо быть непредвзятой, аудитор обязан оценивать сотрудников бесстрасто и максимально объективно, не давая воли личным симпатиям и антипатиям, а также состраданию и жалости. Как ни жестоко это звучит, однако кадровый аудит, в первую очередь, придерживается политики открытости и честности.
Он не является обязательной процедурой, однако все большее число компаний проводят такой аудит. Это связано с ужесточением проверок трудовой инспекции и изменением правил по наложению штрафных санкций на предприятие, в случае обнаружения нарушений. Сумма штрафов увеличилась, так теперь протоколы выписывают на каждого работника.
В особенности рекомендовано проводить кадровый аудит компаниям, выполняющим следующие действия:
- трудоустройство иностранных работников. Оформление документов в этой сфере помимо ГИТ, может заинтересовать еще и УФМС;
- заключение с работниками договоров материальной ответственности;
- использование испытательного срока при трудоустройстве и его контроль;
- применение разных режимов работы;
- работа сотрудников сверх установленного рабочего времени.
Во время проверки, аудитор не только должен проверить имеющиеся документы на наличие ошибок, но и оценить является ли предоставленный пакет полным или требуется оформление дополнительных документов. Например, наличие локально-нормативных актов на предприятие.
Этапы аудита:
- Постановка цели и задачи. Проверка может быть комплексной, когда проверяются все участки или тематической. На этом этапе определяется, какими силами он будет осуществляться (внутренний или сторонний), а также даты и сроки аудита. Если будет осуществлен внутренний контроль, приказом должны быть назначены ответственные лица.
- Подготовка необходимых документов.
- Изучение и анализ документов. Фиксируются все выявленные ошибки.
После того, как проверка окончена, аудитор дает письменное заключение по ее результатам, оценивается система ведения кадрового учета на предприятии и ее соответствие законодательству. Заключение должно содержать в себе следующую информацию:
- сведения о документах, которые были предметом проверки;
- перечень нарушений с комментариями. Аудитор должен ссылаться на нормативные акты, которые были нарушены;
- риски компании;
- рекомендации по устранению ошибок.
Кадровый аудит организации — это проверка документации компании, относящейся к кадровому учету для выявления несоответствий в ней. Проводится проверка наличия кадровых документов и их экспертиза.
Может возникнуть вопрос «Как соотносятся кадровый консалтинг и аудит?». Вроде и то, и то — это помощь кадровой службе в решении вопросов, связанных с применением трудового законодательства. Но кадровый консалтинг организации, в отличие от аудита кадровых документов, как правило, не предполагает проверку имеющейся документации. По сути, кадровый консалтинг — это ответы на вопросы по соответствующим темам. Кадровый аудит не отменяет кадровый консалтинг. Зачастую даже, наоборот. В дополнение к услуге кадрового аудита идет услуга кадрового консалтинга.
Кадровую документацию можно проверить в полном объеме или выборочно.
Полный аудит — это проверка всех кадровых документов и в полном объеме. Результатом такой проверки является: выявление всех нарушений и неточностей и детальные рекомендации по их устранению.
Выборочный аудит — это проверка кадровых документов высокой зоны риска и документов, в которых наиболее часто возникают нарушения. Такая проверка дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска на которые нужно уделить больше внимания при ведении кадровой документации. К сегментам повышенного риска, например, относятся: оформление трудовых отношений с иностранными гражданами, заключение договоров о материальной ответственности, оформление документов по охране труда, порядок расчетов с работниками и т.д.
ТОП-8 «трудовых» нарушений, выявляемых при проверках в 2018 году
Проведение аудита кадровой документации может быть организовано собственными силами организации (внутренний аудит) или с помощью сторонней организации (внешний).
Внутренний аудит как правило актуален для небольших организаций, в которых объем кадровой документации не велик. Такой аудит может провести сотрудник компании, который хорошо ориентируется в трудовом законодательстве и у которого есть навык оформления кадровых документов. Это может быть юрист или начальник отдела кадров.
По результатам внутреннего аудита может не оформляться никакого отчета, а выявленные нарушения исправляются в рабочем режиме.
Внешний аудит предполагает приглашение сторонних компаний, специализирующихся на таких проверках. Никаких лицензий (как, например, это требуется для проведения обязательного аудита) исполнители иметь не обязаны. При таком проведении аудита будет взгляд со стороны на кадровую документацию, что немаловажно. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях. Дадут стоимостную оценку нарушений (размер штрафных санкций), а также рекомендации по устранению нарушений и предотвращению их в будущем.
Законодательством не закреплен порядок, сроки и необходимость в проведении аудита кадрового делопроизводства. Поэтому эго можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности.
Например, целесообразно провести кадровый аудит:
- при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
- если участились случаи жалобы работников, при увольнении, предоставлении отпуска и т.д.
- если работники грозятся пожаловаться в трудовую инспекцию (особенно уволенные работники);
- при смене руководителя организации;
- при массовом увольнении работников;
- при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;
- если организации запланирована на проверку государственной инспекцией труда;
- в некоторых других случаях.
Кадровый аудит: когда он необходим и кому доверить его проведение?
Аудит кадровой документации как правило приводится в офисе заказчика. При проверке анализируются документы, относящиеся к персональным данным, многие документы должны храниться в специальных сейфах (шкафах), например, трудовые книжки. Поэтому если заказчик пожелает провести аудит не на своей территории, то будет затруднительно предоставить оригиналы кадровой документации к проверке.
Во время этого этапа необходимо:
- выяснить с какой целью заказчику нужно проверить кадровые документы (внутренний контроль или подготовка к проверке);
- определить сроки проведения аудита. Они зависят в основном от количества сотрудников, а также от вида деятельности. Сроки могут варьироваться от нескольких дней, до нескольких месяцев;
- издать приказ о проведении аудита кадровой документации.
Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В зависимости от того, к какой отрасли относится предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.
К обязательным документам относятся:
- штатное расписание (Т-3) с приказом об утверждении;
- трудовые договора и договора о материальной ответственности;
- приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и прочие кадровые приказы;
- личные карточки (форма N Т-2);
- график отпусков;
- уведомления работников о времени начала отпуска;
- графики сменности (в случае работы по сменам);
- табеля учета использования рабочего времени;
- правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
- положение по защите персональных данных работника и расписки на обработку персональных данных;
- трудовые книжки;
- книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ней) (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (Приложение N 2 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
- должностные инструкции;
- локальные нормативные акты (положение об оплате труда, положение о премировании, положение о командировках и т.п.);
- локальные акты по охране труда (инструкция по охране труда, журнал регистрации вводного инструктажа (ГОСТ
12.0.004-90), положение о коммерческой тайне); - результаты проведенной специальной оценки условий труда (ст. 212 ТК РФ, Федеральный закон от 28.12.2013 N
426-ФЗ).
Это далеко не полный перечень требуемых кадровых документов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и др.
Законодательством не установлена форма отчета по аудиту кадровой документации. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией, проводящей кадровый аудит. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.
При составлении отчета учитываются пожелания заказчика, что конкретно он хочет увидеть в отчете, какие нюансы можно расписать в общем, а какие подробно. В отчете также можно указать нарушенные статьи и статьи штрафных санкций с размерами возможного штрафа.
Как показывает практика, кадровому делопроизводству в компаниях зачастую уделяется недостаточно внимания. Обязанность составления кадровых документов зачастую возложена на работников, которые не являются специалистами в данной области (секретарь, бухгалтер, экономист), и в силу загруженности по своей основной трудовой функции не всегда могут уделить должное внимание кадровым вопросам.
Аудит кадровой документации дает большой положительный эффект компании. После его проведения руководителю компании становится понятно в каком состоянии находится кадровая документация. Все ли документы оформлены в соответствии с последними изменениями, принятыми в законодательстве. А какие документы необходимо создать или доработать. Это повышает доверие работников к руководству.
В свою очередь руководитель компании получает объективные данные, на основании которых может оценивать эффективность работы внутренней кадровой службы, принимать превентивные меры во избежание начисления при очередной проверке штрафов за нарушение трудового законодательства.
Это не только экономит деньги владельца компании, но и поддерживает его репутацию как ответственного работодателя.
Руководитель любой компании может иметь множество причин для проведения кадрового аудита, но самыми распространенными являются следующие:
- Смена управленца. Человек, который только приступил к выполнению обязанностей топ-менеджера, должен иметь возможность получения информации об объективной картине текущего положения дел в кадровых службах и отделах делопроизводства.
- Подготовка к приходу проверки. Разумеется, приход налогового инспектора – это событие, которое со страхом и опасением ждут в любой компании. Для того, чтобы минимизировать убытки из-за внезапно повисших над головой штрафов, настолько рекомендуем тщательно подготовиться, проведя аудит кадровой документации.
- Трудовые споры с сотрудниками. Будьте уверены, что если вы уже столкнулись с разбирательствами с работниками компании из-за неправильно составленной документации о приеме/увольнении, то это можно считать тревожным звоночком. Не исключено, что такие недочеты имеют массовый характер и в будущем вам придется за них дорого заплатить. Не радует перспектива? Тогда кадровый аудит – то, что вам нужно.
Если вы обратитесь за помощью к сотрудникам компании «КлинБух», мы гарантируем, что все в процессе проверки будут тщательно изучены все документы, касающиеся кадров на предмет их соответствия требованиям и нормам закона. Узнать, какая на кадровый аудит стоимость в Москве вы можете у наших менеджеров, однако цена, как правило, начинается от отметки в 5000 рублей.
В перечень выполняемых работ будут включены следующие мероприятия:
- Определение перечня мероприятий для оптимизации затрат на управление персоналом.
- Оценка квалификации работника в соответствии с занимаемой ним должностью.
- Оценка эффективности работы штата (или отдельно взятого сотрудника).
- Обнаружение проблем в работе с персоналом в вашей компании и поиск путей для их устранения.
Аудит кадровых документов может проводиться собственными силами (внутренний аудит) либо с привлечением сторонней организации (внешний аудит).
При выборе формы аудита кадровых документов следует помнить, что с одной стороны при внутреннем аудите работники организации могут не иметь соответствующего уровня подготовки, чтобы выявить все возможные нарушения законодательства. С другой стороны, при внешнем аудите существует риск неправильного оформления обработки персональных данных работников представителями сторонней организации. Кроме того, цена на услуги аудита довольно высока.
Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов). При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе. Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.
Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:
- начальник отдела кадров;
- юрист;
- главный бухгалтер и/или ответственный за ведение учета оплаты труда бухгалтер;
- кадровый работник.
При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.
Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:
- При увольнении кадровика и приеме на работу нового сотрудника.
- При возникновении конфликтной ситуации с работниками на предприятии, которая может вылиться в проверку кадрового делопроизводства контролирующими органами.
- При изменении трудового или иного законодательства, издании новых нормативных актов, в результате чего изменился бы порядок ведения кадрового делопроизводства.
- При внесении изменений в систему оплаты за работу сотрудникам.
- При масштабном сокращении работников.
Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:
- Организационно-аналитический — основанный на изучении кадровых документов и отчетности. При использовании данного метода ревизоры проверяют основной пакет документации за анализируемый период, а также изучают другие финпоказатели, которые бы свидетельствовали о результативности деятельности персонала на предприятии.
К основному пакету документации относят:- должностные инструкции;
- заполненные сотрудниками анкеты и тесты;
- сведения о тратах на наем/увольнение, а также на обучение/профподготовку персонала;
- данные об оплате труда;
- сведения о балансе трудовых ресурсов, а также описание специфики работ;
- документы, подтверждающие уровень травматизма и частоту профзаболеваний;
- данные о продолжительности рабочего времени и финрезультате использования рабочей силы.
- Социально-психологический — основанный на анкетировании/интервьюировании собеседников-работников проверяемого предприятия. Этот метод является наиболее эффективным при оценке мотивации персонала к труду, эффективности действия руководящего составаи оправданности существующей системы поощрения.
- Экономический — основанный насравнении социальных/экономических показателейпредприятия с нормативными стандартами.При этом сравниваются существующие стандарты в отрасли, законодательно установленные нормативы с существующими значениями на предприятии. В результате использования данного метода удастся оценить, являются ли условия труда на предприятии конкурентоспособными и насколько эффективно работает HR-служба.