Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проведение ревизии отделом внутреннего аудита является контролем». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Работа специалистов, осуществляющих внутренний аудит, должна соответствовать международным (МСВА) и отечественным стандартам. Она регламентируется ФЗ №307 «О деятельности аудитора». Кроме того, проверка не должна противоречить этим нормам:
- ФЗ №115 «О противодействии отмыванию преступных доходов» от 7 августа 2001 года.
- ФЗ №273 «О противодействии коррупции» от 25 декабря 2008 года.
Стандарты внутреннего аудита должны также содержаться во внутренних документах компании.
Система организации внутреннего контроля и методы ее оценки.
Проведение внутреннего аудита предполагает комплексный подход. То есть осуществляется проверка всех аспектов деятельности предприятия. В частности, это:
- Ведение учета ОС, нематериальных активов, кассовых операций, финансовых итогов, капитала и прочего.
- Операции по валютным, расчетным и прочим счетам, расчетам с контрагентами, страховыми компаниями.
- Состояние ОС, документальное оформление средств, правильность начисления амортизации, исполнение плана ремонтных работ.
Аудитор также должен удостовериться в информационной безопасности. Проверяется обработка информации в компании, действующая информационная система, наличие коммерческих тайн. Специалист проводит аудит системы защиты сведений.
Существуют различные виды внутреннего аудита. Проверка подразделяется на типы в зависимости от задач, поставленных перед аудитором. Существуют следующие его разновидности:
- Проверка системы управления.
- Организационно-технический контроль.
- Контрольный аудит основных направлений деятельности.
- Проверка на соответствие работы внутренним и законодательным нормам.
- Установление целесообразности деятельности должностных лиц.
Все рассматриваемые разновидности аудита обязательными не являются. Проводятся они по инициативе руководителя.
Проверка осуществляется на основании приказа руководителя. Этот документ устанавливает следующие аспекты работы:
- Даты проведения проверки.
- Сотрудники, которые будут заниматься аудитом.
- Условия для проведения внутреннего аудита.
- Контроль над работой аудитора.
В приказе должны содержаться четкие указания относительно начала аудита.
Как проводится внутренний аудит на предприятии
Внутренний аудит можно подразделить на три этапа:
- Подготовка. Включает в себя издание приказа, составление чек-листа.
- Рабочий. В рамках его проводится проверка документации на предмет соответствия нормам закона, опросы сотрудников и руководящего состава.
- Итоговый. Составляется заключение, в котором прописываются результаты процедуры.
Каждый из этих этапов имеет свое значение. К примеру, если не будет проведена адекватная подготовка, процедура в дальнейшем станет не такой эффективной.
Составляющие внутренней проверки зависят от нужд компании. К примеру, это могут быть следующие инструменты:
- Проверка правильности составления смет, проектов и планов.
- Анализ имеющихся заказов на поставку сырья.
- Проверка исполнения договоров поставки.
- Установление фактического списания материалов в производство.
- Установление правильности расчетов, проверка отражения их итогов в учете себестоимости товаров.
- Проверка счетов-фактур.
- Проверка правомерности начисления амортизации.
- Исполнение контроля за движением средств.
- Своевременное отражение в бухучете всех хозяйственных операций.
- Установление правильности расчетов с контрагентами.
Этот перечень может быть дополнен. Характер дополнений определяется спецификой деятельности компаний.
Аудиторы в ходе своей работы используют самые различные инструменты. К примеру, если проверяются счета-фактуры, актуален следующий порядок контроля:
- Установление верности ведения книги продаж и покупок.
- Анализ счетов-фактур на предмет наличия пропущенных номеров.
- Контроль над внесением всех проводок в Главную книгу.
- Проверка верности счетов покупателей.
- Сверка сведений аналитического и синтетического учета.
- Сверка дат выполняемых операций с датами, указанными в счетах-фактурах.
Проверка движения материальных ценностей проводится посредством инвентаризации. К этой процедуре нужно подготовиться. Подготовка включает в себя эти этапы:
- Составление списка материалов, которые подлежат инвентаризации.
- Формирование инвентаризационной комиссии.
- Получение расписки о том, что все документы, касающиеся МПЗ, находятся в бухгалтерии.
Анализ верности начисления амортизации выполняется на основании документов. В перечень бумаг, подлежащих аудиту, входят инвентарные карточки. Аудитор также может проводить перерасчет.
Рассмотрим теперь нормы российского законодательства, касающиеся внутреннего аудита. Во-первых, обратим внимание на то, что в ст. 19 Федерального закона «О бухгалтерском учете» все же есть небольшое противоречие.
Согласно ей, все экономические субъекты должны осуществлять внутренний контроль. Априори предполагается, что этот внутренний контроль необходимо осуществлять во всех сферах деятельности организации. Но в части 2 той же статьи уточняется, что экономический субъект, бухгалтерская (финансовая) отчетность которого подлежит обязательному аудиту, обязан организовать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (за исключением случаев, когда его руководитель принял обязанность ведения бухгалтерского учета на себя). Возникает логическая загадка, а что в остальных сферах (помимо бухгалтерского учета и отчетности), экономический субъект осуществлять внутренний аудит в отличие от остальных организаций не обязан? По идее, требования к внутреннему контролю таких организаций, наоборот, должны быть более строгими, чем по отношению к тем фирмам, которые не подлежат обязательному внешнему аудиту. Или законодатель подразумевает, что внутренний аудит для всех организаций обязателен (в том числе в сфере контроля за ведением бухгалтерской документации); а для фирм, подлежащих внутреннему аудиту он строго обязателен? В общем, статья оставляет обширное поле деятельности для ее толкования.
Следующий нормативный акт, в котором мы можем найти требования к внутреннему аудиту – это Постановление правительства РФ от 23 .09.2002 № 696 «Об утверждении федераль
ных правил (стандартов) аудиторской деятельности»). Обратим внимание сразу же на то, что в данный документ не внесено свежих изменений и дополнений после вступления в силу закона о бухучете. Поэтому отдельные его нормы не совсем соответствуют точке зрения Минфина, высказанной в информации. Например, согласно данному документу, внутренний аудит — контрольная деятельность, осуществляемая внутри аудируемого лица его подразделением — службой внутреннего аудита (как мы видим, данная норма идет в разрез с информацией Минфина, ведь согласно ей внутренний аудит может осуществлять и сторонняя организация). Безусловно, объясняя это противоречие, можно сослаться на то, что в информации Минфина говорится о внутреннем контроле, в то время как в постановлении Правительства РФ речь идет о внутреннем аудите. Но по сути, эти два понятия являются идентичными.
По мнению авторов данного постановления, функции службы внутреннего аудита включают мониторинг адекватности и эффективности системы внутреннего контроля. Объем и цели внутреннего аудита в каждом случае различны и зависят от размера и структуры аудируемого лица и требований его руководства. Обычно функции службы внутреннего аудита включают один или несколько следующих элементов:
- мониторинг эффективности процедур внутреннего контроля;
- исследование финансовой и управленческой информации;
- контроль экономности, эффективности и результативности, включая нефинансовые средства контроля аудируемого лица;
- контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, нормативных актов и прочих внешних требований, а также политики, директив и прочих внутренних требований руководства.
Проанализируем более детально некоторые пункты Информации Минфина N ПЗ-11/2013 «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.
По мнению Минфина, эффективность внутреннего контроля может быть ограничена:
- изменением экономической конъюнктуры или законодательства, возникновением новых обстоятельств вне сферы влияния руководства экономического субъекта;
- превышением должностных полномочий руководством или иным персоналом экономического субъекта, включая сговор персонала;
- возникновением ошибок в процессе принятия решений, осуществления фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета, в том числе составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Фактически в данном случае говорится о том, что создать систему контроля, которая ни при каких обстоятельствах не даст сбоя, невозможно. Приведем два конкретных примера, соответствующих первому и второму пункту.
Пример 3.
Как известно, ситуация на Украине повлекла введение санкций. С партнерами из одних стран российские бизнесмены прекратили работать, вместо них появились другие поставщики и покупатели. Наверняка есть предприятия, которые в момент перестройки своего бизнеса (поиска новых партнерах в странах, которые не ввели санкции) понесли некоторые убытки. Можно ли было предугадать такую экономическую ситуацию в будущем (когда санкции еще не были введены) – вопрос достаточно сложный. Возможно, на некоторых предприятиях есть гениальные специалисты, которые смогли просчитать вероятность таких событий и их руководство заблаговременно начало искать новые каналы сбыта-поставок. Однако, большинство служб внутреннего контроля скорее всего не смогло этого сделать.
Пример 4.
Определение аудиторской проверки
Для того чтобы организация нормально функционировала, в ней должны проходить три важнейших процесса: бухгалтерский учет, анализ и аудит. В рамках статьи рассмотрим значение терминологии последнего определения.
Аудит, или аудиторские проверки – это такой вид работы, при котором осуществляется проверка документов компании для выявления несоответствий или намеренного искажения информации. То есть аудиторские проверки включают в себя не только бухучет, но и другую деятельность. Проводятся они либо налоговой службой, либо гос.органами.
Аудит бывает двух видов:
- внешний;
- внутренний.
Остановимся с вами на внутреннем виде деятельности.
Цели аудита уже писались выше, но повторим: помощь в эффективном контроле над деятельностью всей организации включая ее различные подразделения.
Чтобы цели были достигнуты необходимо учитывать:
- регулирование внутреннего аудита. Оно не должно нормативно регулироваться российским законодательством, но это не говорит об исключениях из правил;
- отсутствие понимания руководителей субъекта о значимости целей, задач, методов внутреннего аудита;
- понимание о том, что внутренний аудит – это продолжение внешнего;
- конвергенция, например с консалтингом.
Практика использования внутренних аудиторских проверок распространена, но практическая значимость в предприятиях разная. Положительные стороны:
- помощь аудиторов менеджерам. Данная практика существенно облегчает работу менеджеров в плане эффективности выполнения обязанностей. Также дает уверенность в рациональном использовании активов для достижения целей и задач;
- глубокая проверка денежной и инвестиционной сторон деятельности субъекта и его подразделений;
- выявление и составление способов для повышения эффективности производства, определения приоритетных сторон предприятия;
- контроль над расходами и увеличением прибыли;
- консультации в управлении;
- предупреждение, наблюдение за качеством выполнения контрольных функций руководителей, специалистов, работников бухучета и др., которые выполняют самоконтроль;
- опыт и квалификация внутренних аудиторов с целью сократить расходы на обязательный аудит;
- использование налогового внутреннего аудита, говорит о подлинности и правильности функционирования налоговой, применения льгот, составление корреспонденции с учетом соответствия бухгалтерского и налогового учета;
- отдел внутреннего аудита получает собственные оценки по деятельности организации;
- и др.
Для того, чтобы расширить задачи аудита, необходимо учитывать данные уже проведенных проверок, например, корректировка частоты проведения внутренних аудиторских проверок и обеспечение его ресурсами. Задачи: полнота, надежность, отслеживание рейтенга; методы управления кредитным, операционным и другими аудитами, отслеживание расходования фондов, анализ отчета денежной и управленческой деятельности, оценка контрактов. Самое главное: выявление возможных внешних и внутренних рисков при разработке и внедрении новых проектов. Систематизируя все то, что было сказано о задачах, можно выделить функции:
- координационная;
- консультационная;
- контролирующая;
- оценивающая;
- аналитическая;
- предупреждающая;
- информационная.
На качество функционирования внутренних аудиторских проверок влияют:
- недостоверность отчетов;
- недостоверность выявленных признаков банкротства;
- нарушение правил ведения бухгалтерского и налогового учета;
- нарушение в исполнение законодательства, которое регулирует отдельные сферы деятельности организации;
- требования кредиторов не удовлетворены.
- Статьи российских авторов
- Статьи в зарубежных СМИ
- Журнал «Внутренний аудитор»
- Журнал Internal Auditor
Системы внутреннего контроля. Организационные аспекты построения
Основными целями внутренних аудитов системы менеджмента Росаккредитации являются:
оценка уровня соответствия системы менеджмента качества Росаккредитации требованиям заданных критериев в соответствии с требованиями законодательства об аккредитации в национальной системе аккредитации, национальными и международными стандартами, применяемыми в деятельности Росаккредитации и иными международными требованиям.
оценка соблюдения требований системы менеджмента Росаккредитации, отраженных в документах системы менеджмента Росаккредитации, Политике в области качества Федеральной службы по аккредитации и Целях Федеральной службы по аккредитации в области качества;
определение результативности и эффективности системы менеджмента Росаккредитации;
определение направлений совершенствования системы менеджмента Росаккредитации, включая выработку комплекса корректирующих и предупреждающих действий по результатам внутренних аудитов и контроль эффективности корректирующих и предупреждающих действий.
Настоящий Порядок описывает цели и методы проведения внутренних аудитов системы менеджмента Росаккредитации, распределение ответственности и полномочий.
Положения Порядка применимы в деятельности при планировании, подготовке и проведении внутренних аудитов в структурных подразделениях, территориальных управлениях Росаккредитации.
Требования данной процедуры являются обязательными для исполнения структурными подразделениями и территориальными управлениями Росаккредитации и не распространяются для внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита, и аудита в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд.
В настоящем Порядке применяются термины, определения и сокращения, представленные в нормативных документах, упомянутых в пункте 3 Порядка, а также:
ФГИС Росаккредитации (далее — ФГИС) — Федеральная государственная информационная система в области аккредитации;
Система менеджмента Росаккредитации — СМ;
Представитель Росаккредитации по вопросам обеспечения системы менеджмента — ПСМ.
Программа аудита — совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели.
План аудита — описание деятельности и мероприятий по проведению аудита.
7.1. Проведение внутренних аудитов СМ осуществляется в соответствии с Программой внутренних аудитов СМ Федеральной службы по аккредитации (далее — Программа аудита) и Планами аудитов. Форма Программы аудита представлена в Приложении 1 к настоящему Порядку. Форма Плана аудита представлена в Приложении 2 к настоящему Порядку.
7.2. При составлении Программы аудита учитываются:
место и значимость процессов, предполагаемых к внутреннему аудиту СМ;
результаты предыдущих внутренних аудитов СМ;
результаты анализа деятельности Росаккредитации за прошедший период со стороны руководства;
данные систематического мониторинга функционирования СМ.
Программа аудита должна включать в себя информацию и ресурсы, необходимые для организации внутренних аудитов СМ и их результативного и эффективного проведения в установленные временные сроки, а также может включать в себя следующее:
цели для программы аудита и отдельных аудитов;
объем/количество/типы/места проведения аудитов;
процедуры программы аудита;
критерии аудита;
методы аудита;
формирование группы (групп) по аудиту;
необходимые ресурсы, включая расходы на командировки и размещение аудиторов;
процессы, связанные с соблюдением конфиденциальности, обеспечением защиты информации.
7.3. Периодичность и объём внутренних аудитов СМ определяется в том числе с учетом результатов предыдущих аудитов.
7.4. Ответственность за общее руководство разработкой и согласованием программы внутренних аудитов СМ лежит на ПСМ. Планирование внутренних аудитов СМ может осуществляться в рамках общего планирования деятельности Росаккредитации на предстоящий период.
7.5. Программа аудита утверждается Руководителем Росаккредитации на каждый календарный год. После утверждения Программы аудита её электронный экземпляр размещается в сетевой папке Росаккредитации, если ПСМ не принято иное решение в целях обеспечения конфиденциальности.
7.6. План аудита составляется на основании Программы аудиа не позднее 30 дней до начала внутреннего аудита СМ.
Особенности организации отдела внутреннего аудита
10.1. Внутренний аудит СМ начинается с проведения вступительного совещания с сотрудниками структурного подразделения или территориального управления, в котором осуществляется внутренний аудит СМ. Во время проведения совещания представляется группа внутреннего аудита, разъясняются цели и задачи внутреннего аудита СМ, его объем, методы проведения, уточняются детали намеченного плана, а также информационные каналы взаимодействия между группой внутреннего аудита и сотрудниками, проверяемого структурного подразделения или территориального управления Росаккредитации.
10.2. Группа внутреннего аудита в соответствии с утвержденной датой и Планом аудита проверяет деятельность структурного подразделения, территориального управления Росаккредитации.
10.3. В ходе внутреннего аудита СМ, используя различные методы сбора информации, в том числе проводится опрос работников, проверяемого структурного подразделения, территориального управления Росаккредитации, изучаются документы и проводятся наблюдения. Проводится проверка ведения дел, документов, контроль качества исполнения процедур СМ сотрудниками Росаккредитации, внутренние аудиторы собирают свидетельства внутреннего аудита СМ, ведут записи своих наблюдений, точно фиксируя факты, указывающие на возможное несоответствие.
10.4. Согласно утвержденному Плану аудита, сбор данных для внутреннего аудита ведется в течение 5-15 дней. Возможные критерии внутреннего аудита:
наличие и доступность для всех сотрудников рабочих экземпляров Процедур выполнения элементов СМ;
степень ознакомления, знания, понимания и выполнение проверяемой Процедуры среди сотрудников;
поэтапная проверка каждой стадии исполнения проверяемого элемента СМ;
проверка оформления необходимой документации;
оценка реализации проверяемого элемента в соответствии с требованием СМ;
проверка устранения несоответствий и результативности корректирующих и предупреждающих мероприятий, выявленных при предыдущем аудите.
10.5. При проведении внутреннего аудита СМ внутренние аудиторы обязаны соблюдать принципы объективности и беспристрастности.
10.6. Данные, выявленные в ходе внутреннего аудита СМ, всесторонне анализируются относительно целей, критериев аудита, при необходимости запрашиваются дополнительные материалы. На основании обсуждения аудиторами в случае выявления несоответствия, оформляется Акт о несоответствии (Приложении 6). Акт о несоответствии оформляется на каждое несоответствие отдельно.
10.7. После обсуждения выявленных несоответствий с руководителем структурного подразделения или территориального управления Росаккредитации руководитель группы внутреннего аудита документирует итоги внутреннего аудита СМ в Акте аудита (Приложение 7), в котором суммируются несоответствия с учетом их значимости для СМ и делается вывод о соответствии деятельности структурного подразделения/территориального управления в рамках СМ требованиям законодательства Российской Федерации об аккредитации в национальной системе аккредитации, международным стандартам, руководящим документам в области планирования и обеспечения системы менеджмента Росаккредитации.
10.8. Завершается внутренний аудит СМ проведением заключительного совещания, на котором излагаются и обсуждаются результаты аудита, а также намечаются действия после аудита.
В соответствии с Уставом НК «Роснефть» Ревизионная комиссия осуществляет контроль за финансово-хозяйственной деятельностью Компании.
Ревизионная комиссия является одним из основных органов в системе контроля за финансово-хозяйственной деятельностью Компании, в которую также входят Комитет Совета директоров по аудиту, независимый аудитор, органы управления, менеджмент Компании и Служба внутреннего аудита. Одной из основных функций Ревизионной комиссии является контроль за исполнением финансово-хозяйственного плана Компании, который утверждается Советом директоров.
Члены Ревизионной комиссии НК «Роснефть» избираются общим собранием акционеров на срок до следующего годового общего собрания акционеров в составе 5 членов.
Согласно решению годового Общего собрания НК «Роснефть», которое состоялось 02 июня 2020 г., была избрана Ревизионная комиссия Общества в составе 5 человек:
- Андрианова Ольга Анатольевна
- Зобкова Татьяна Валентиновна
- Пома Сергей Иванович
- Сабанцев Захар Борисович
- Шумов Павел Геннадьевич
Председателем Ревизионной комиссии ПАО «НК «Роснефть» избран Сабанцев Захар Борисович (Протокол заседания ревизионной комиссии ПАО «НК «Роснефть» от 28.08.2020 № 1)
Деятельность Ревизионной комиссии регулируется следующими внутренними документами:
Устав НК «Роснефть»
Положение о Ревизионной комиссии НК «Роснефть»
Кодекс корпоративного управления НК «Роснефть»
Более подробную информацию о деятельности Ревизионной комиссии и иных органов, входящих в систему внутреннего контроля и аудита можно посмотреть в Годовом отчете НК «Роснефть».
Более подробную информацию о деятельности Ревизионной комиссии и иных органов, входящих в систему внутреннего контроля и аудита можно посмотреть в Годовом отчете ОАО «НК «Роснефть».
Состав Комитета по аудиту:
- Рудлофф Ханс-Йорг (председатель Комитета)
- Варниг Маттиас
- Вьюгин Олег Вячеславович
Задачи и функции Комитета
Основной задачей Комитета является оказание содействия Совету директоров в обеспечении им защиты интересов акционеров посредством осуществления контроля полноты и достоверности финансовой и иной отчетности Общества, надежности и эффективности системы внутреннего контроля и управления рисками, комплаенса, внутреннего аудита и системы корпоративного управления.
К основным функциям Комитета относятся:
— контроль обеспечения полноты, точности и достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности Общества;
— обеспечение независимости и объективности внешнего и внутреннего аудита, а также обеспечение эффективного взаимодействия внешнего аудитора с Обществом;
— контроль эффективности функционирования и надежности системы внутреннего контроля и управления рисками;
— осуществление мониторинга системы корпоративного управления Общества, оценка практики корпоративного управления и разработка рекомендаций по совершенствованию системы корпоративного управления;
— регулярное взаимодействие с Ревизионной комиссией;
— контроль эффективности функционирования системы оповещения о потенциальных случаях недобросовестных действий работников Общества (в т.ч. недобросовестного использования инсайдерской и конфиденциальной информации) и третьих лиц и иных нарушениях в деятельности Общества;
— обеспечение регулярного взаимодействия Совета директоров с исполнительными органами, структурными подразделениями (далее также – СП) финансово-экономического блока, СП, ответственными за вопросы внутреннего аудита, внутреннего контроля и управления рисками, Ревизионной комиссией.
Деятельность Комитета в отчетном корпоративном году
Функции и порядок взаимодействия Комитета Совета директоров ПАО «НК «Роснефть» по аудиту с органами Общества установлены и регулируются Положением о комитете Совета директоров ПАО «НК «Роснефть» по аудиту.
Более подробную информацию о деятельности Ревизионной комиссии и иных органов, входящих в систему внутреннего контроля и аудита можно посмотреть в Годовом отчете ОАО «НК «Роснефть».
В непосредственном подчинении вице-президента — руководителя Службы внутреннего аудита находится Департамент операционного аудита, Департамент корпоративного аудита, Департамент регионального аудита, Управление методологии и организации внутреннего аудита и Управление экономического и организационного анализа (далее – структурные подразделения Службы внутреннего аудита).
Основными задачами структурных подразделений Службы внутреннего аудита являются:
- содействие исполнительным органам ПАО «НК «Роснефть» и Обществ Группы и работникам Компании в разработке и мониторинге исполнения процедур и мероприятий по совершенствованию системы управления рисками и внутреннего контроля, корпоративному управлению Компании путем оценки надежности и эффективности системы управления рисками и внутреннего контроля, корпоративного управления, а также в обеспечении:
- достоверности и целостности предоставляемой информации о финансово-хозяйственной деятельности Компании, включая Общества Группы;
- эффективности и результативности деятельности, осуществляемой Компанией, включая Общества Группы;
- выявления внутренних резервов для повышения эффективности финансово-хозяйственной деятельности Компании, включая Общества Группы;
- сохранности имущества Компании, включая Общества Группы;
- координация деятельности с внешним аудитором, с Ревизионной Комиссией ПАО «НК «Роснефть», с ревизионными комиссиями Обществ Группы, а также с лицами, оказывающими услуги по консультированию в области управления рисками, внутреннего контроля и корпоративного управления Компании;
- проведение внутреннего аудита ПАО «НК «Роснефть» и Обществ Группы;
- независимый аудит эффективности системы менеджмента качества (в том числе, в области капитального строительства, включая оценку соответствия требованиям стандартов ISO);
- проверка соблюдения членами исполнительных органов ПАО «НК «Роснефть» и Обществ Группы и работниками Компании положений законодательства и внутренних документов Компании, касающихся инсайдерской информации и борьбы с коррупцией, соблюдения требований Кодекса деловой этики НК «Роснефть»;
- подготовка и предоставление Совету директоров ПАО «НК «Роснефть» и исполнительным органам ПАО «НК «Роснефть» и Обществ Группы отчетов по результатам деятельности внутреннего аудита (в том числе включающих информацию о существенных рисках, нарушениях / недостатках, результатах и эффективности выполнения рекомендаций и предложений внутреннего аудита по результатам проверок в части устранения выявленных нарушений / недостатков, результатах выполнения плана деятельности внутреннего аудита, результатах оценки фактического состояния, надежности и эффективности СУРиВК и корпоративного управления);
- повышение качества проводимых проверок и своевременное реагирование на изменения, связанные с развитием бизнеса ПАО «НК «Роснефть».
Основными функциями структурных подразделений Службы внутреннего аудита являются:
- оценка надежности и эффективности системы управления рисками и внутреннего контроля, ее соответствия масштабу и сложности бизнеса Компании;
- оценка корпоративного управления;
- организация и проведение проверок на основании утвержденного уполномоченным органом управления ПАО «НК «Роснефть» и согласованного Комитетом Совета директоров НК «Роснефть» по аудиту плана деятельности внутреннего аудита;
- проведение иных проверок, выполнение других заданий по поручению Совета директоров ПАО «НК «Роснефть» (Комитета Совета директоров ПАО «НК Роснефть» по аудиту) и/или исполнительных органов ПАО «НК «Роснефть» в пределах компетенции, в том числе на основании информации, поступившей на «Горячую линию безопасности»;
- проведение комплексных проверок деятельности объектов проверки, которые выражаются в документальной и физической проверке законности совершенных финансовых и хозяйственных операций, достоверности и правильности их отражения в бухгалтерской (финансовой) отчетности, осуществление последующего контроля за финансово-хозяйственной деятельностью объекта проверки;
- проведение анализа объектов проверки в целях исследования отдельных сторон деятельности и оценки состояния определенной сферы объекта проверки;
- предоставление консультаций исполнительным органам ПАО «НК «Роснефть» и Обществ Группы по вопросам управления рисками, внутреннего контроля и корпоративного управления (при условии сохранения независимости и объективности внутреннего аудита);
- осуществление мониторинга внедрения рекомендаций и предложений внутреннего аудита по совершенствованию системы управления рисками и внутреннего контроля, корпоративного управления, устранения нарушений и недостатков, выявленных при проведении проверок;
- содействие исполнительным органам ПАО «НК «Роснефть» и Обществ Группы в расследовании недобросовестных / противоправных действий работников и третьих лиц, включая халатность, корпоративное мошенничество, коррупционные действия, злоупотребления и различные противоправные действия, которые наносят ущерб Компании.
Подчиненность и подотчетность Службы внутреннего аудита
Внешний и внутренний аудит: задачи и особенности процедур
- Имеет ли менеджер всю необходимую информацию, требуемую для принятия оптимальных управленческих постановлений
- Доступна ли эффективная система контроля исполнения принятых решений
Часто из-за стремительного роста размеров предприятий и увеличения сложности процессов управления собственники-менеджеры могут на 100% считать, что бизнес находится под их контролем. Однако у них часто не хватает физических сил контролировать все процессы в полном объеме.
Используя услуги квалифицированных специалистов, потребители получают возможности более эффективного анализа, контроля и управления предприятием.
Основное отличие внутреннего от внешнего аудита заключается в том, что последний проводится сторонними независимыми компаниями. Руководителю компании требуется сначала найти организацию, занимающуюся соответствующей деятельностью. Затем с ней заключается гражданско-правовой договор. Услуги сторонней компании нужны для следующих целей:
- Проверки документации на соответствие требованиям закона.
- Подготовки компании к проверкам со стороны государственных органов.
Для объективности аудита рекомендуется обратиться в крупную компанию с соответствующими лицензиями. Предварительно следует ознакомиться с отзывами о ее работе. Что выбрать: внутренний или внешний аудит? Внутреннюю проверку провести проще. Документы не придется доверять сторонним специалистам. Внешний аудит обеспечивает большую объективность.
Давайте для начала разберемся, чем отличается внешний и внутренний аудит. Под внутренним аудитом принято понимать контрольную деятельность, организованную на конкретном экономическим субъекте, проводимую в интересах собственника и регламентированную его документами. По факту ВА своеобразный способ контроля, позволяющий проверять и анализировать деятельность отдельных управленческих процессов и подразделений компании.
- Деятельность внутренних аудиторов определена международными (МСВА) и национальными стандартами (ФСАД). На территории Российской Федерации действует закон № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности», рассматривающий основные аспекты работы проверяющих.
- Также аудиторы должны придерживаться и других законов. К их работе имеют отношение такие документы — ФЗ №115 от 07.08.01 «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», ФЗ № 273 от 25.12.08 «О противодействии коррупции». Также в области финансового аудита действует еще один документ — «Кодекс этики профессиональных бухгалтеров».
- Помимо этого допускается разработка и внедрение персональных внутрифирменных стандартов проведения ВА. Они могут быть детализированными и сильно отличаться от федеральных и международных правил, но при этом не должны им противоречить.
Внутренний аудит: цели, задачи и функции
Проведение ВА всегда начинается с подготовки. Первым пунктом ежегодного контроля является соответствующее распоряжение руководства. Далее идет привлечение сторонней компании или формирование аудиторского штата из числа сотрудников. При наличии в организации уже созданной службы внутреннего аудита в приказе отражаются данные на проведение подготовки проверки и конкретные сроки.
Далее важным пунктом является планирование предстоящего аудита. На основании конкретной программы и плана выбираются адекватные методы, производится подготовка необходимой документации и окончательно определяются сроки ВА.
В зависимости от того, кто проводит проверку, аудит подразделяют на внутренний и внешний.
Внутренний аудит осуществляется внутрифирменной аудиторской службой и направлен на повышение эффективности управленческих решений по экономическому и рациональному использованию ресурсов предприятия с целью максимальной прибыли и рентабельности. Он проводится внутри организации ее же специалистами и организуется по желанию руководства для получения информации, необходимой для управленческих решений.
На уровне каждого предприятия функции контроля заключаются главным образом в осуществлении мер, нацеленных на наиболее эффективное выполнение всеми работниками своих обязанностей. Внутренний контроль организуется руководством предприятия и определяет законность совершения хозяйственных операций, их экономическую целесообразность.
Управленческий контроль – это процесс влияния менеджеров на работников предприятия для эффективной реализации организационной стратегии. При этом его главной задачей является контроль по центрам ответственности. Другими словами, необходима система отражения, обработки и контроля плановой и фактической информации на входе и выходе центра ответственности. Учет по центрам ответственности предполагает разграничение полных затрат и затрат данного центра ответственности.
Обычно выделяют несколько центров ответственности:
- центр доходов, где формируется информация об объеме выпуска продукции, в денежной оценке – доходе предприятия;
- центр затрат, где осуществляется измерение затрат;
- центр нормативной себестоимости – разновидность центра затрат, где установлены нормативы по элементам затрат;
- центр прибыли, где измеряется соотношение между доходами, получаемыми центром, и его затратами.
Внутренний управленческий контроль направлен на анализ соответствия установленного порядка ведения учета действующему законодательству и локальным нормативным актам, действует в интересах внутренних пользователей контрольной информации, организован по решению самого субъекта, содействует укреплению дисциплины, оптимизации процессов хозяйственной деятельности и выполнения персоналом обязательств перед предприятием.
Ревизия – средство, как правило, внешнего контроля, – направлена в интересах внешних пользователей – лиц, заинтересованных в данных результатов ревизии. Осуществляется с целью подтверждения достоверности учетных процессов и отчетности.
Ревизия осуществляется как в плановом, так и во внеплановом порядке. Ревизия организаций любых форм собственности по мотивированным постановлениям, требованиям правоохранительных органов осуществляется в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Конкретные вопросы ревизии определяются программой или перечнем основных вопросов ревизии.
Программа ревизии включает тему, период, который должна охватить ревизия, перечень основных объектов и вопросов, подлежащих ревизии. Программа утверждается руководителем контрольно-ревизионного органа. Программа ревизии в ходе ее проведения с учетом изучения необходимых документов, отчетных и статистических данных, других материалов, характеризующих ревизуемую организацию, может быть изменена и дополнена.
В настоящее время финансовый контроль осуществляется законодательными и исполнительными органами власти, а также специально созданными учреждениями, наблюдающими за финансовой деятельностью всех экономических субъектов (государств, предприятий, учреждений, организаций, граждан).
Поскольку государственный финансовый контроль предназначен для реализации финансовой политики государства, создания условий для финансовой стабилизации страны в целом, он распространяется как на государственные организации, так и на негосударственную сферу экономики – коммерческие организации и граждан. Таким образом, можно сформулировать сущность финансового контроля по каждой из названных позиций.
Финансовый контроль государственных организаций – это прежде всего контроль над разработкой, утверждением и исполнением бюджетов всех уровней и внебюджетных фондов, а также контроль за финансовой деятельностью государственных предприятий и учреждений, банков и финансовых корпораций.
Финансовый контроль со стороны государства негосударственной сферы экономики и граждан, затрагивает лишь сферу соблюдения ими финансовой дисциплины, т. е. выполнения денежных обязательств перед государством, таких как:
- налоги и другие обязательные платежи;
- соблюдение законности и целесообразности при расходовании выделенных им бюджетных субсидий и кредитов;
- соблюдение установленных законодательством правил организации денежных расчетов, ведения учета и отчетности.
Деятельность органов финансового контроля регламентируется юридическими нормами, закрепленными в таких имеющих силу закона документах, как Конституция РФ, Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, Бюджетный кодекс РФ.
Законодательной базой для системы государственного контроля Российской Федерации является Приказ Госналогслужбы РФ от 12.03.1997 г. № ВА-3-29/40 «О государственном финансовом контроле в системе Госналогслужбы». Организации, осуществляющие финансовый контроль, могут быть как государственными, так и негосударственными. Финансовый контроль осуществляется с помощью различных методов, к которым относятся: наблюдение, проверка, обследование, ревизия и анализ материалов. Все вышеназванные методы государственного и муниципального финансового контроля отражены в разнообразных нормативных актах, регламентирующих режим их использования относительно различных объектов финансового контроля.
Проверка – это метод финансового контроля, предусматривающий исследование отдельных вопросов финансовой деятельности или иных субъектов на основе документов, получения объяснений от обязанных лиц, а также осмотра помещений и других объектов. Из современного законодательства следует, что проверки подразделяются на тематические и документальные.
Разновидностью тематической проверки является налоговая проверка, проводимая должностными лицами налоговых органов. Существует два вида налоговой проверки: камеральная и выездная. Камеральная налоговая проверка является разновидностью документальной проверки, так как она проводится налоговым органом по месту его нахождения на основе документов, представленных налогоплательщиком, а также других документов, имеющихся у налогового органа. По результатам проверок составляется акт. В соответствии со ст. 100 НК РФ он составляется по определенной форме, установленной Министерством по налогам и сборам РФ.
Основным методом финансового контроля является ревизия, которая осуществляется специально созданной комиссией. Законодательство закрепляет обязательный и регулярный характер ревизии. Ревизии подразделяются на документальные и фактические, комплексные и тематические, плановые и внезапные.
Наиболее глубоким методом финансового контроля является ревизия. Ревизия проводится органами управления в отношении подведомственных предприятий и учреждений, а также различными государственными и негосударственными органами контроля (Департаментом финансового контроля и аудита Минфина РФ, Центральным банком РФ, аудиторскими службами).
На проведение каждой ревизии участвующим в ней работникам выдается специальное удостоверение, которое подписывается руководителем контрольно-ревизионного органа, назначившего ревизию, или лицом, им уполномоченным. Также руководителем контрольно-ревизионной комиссии определяются сроки проведения ревизии, состав комиссии, ее руководитель с учетом вытекающих из конкретных задач контроля. Сроки не должны превышать 45 дней (календарных).
Конкретные вопросы контроля определяются программой или перечнем основных вопросов. Программа контроля включает тему, период, который должна охватить ревизия, и утверждается руководителем контрольно-ревизионного органа.
Составлению программы ревизии и ее проведению должен предшествовать подготовительный период, в ходе которого участники ревизии обязаны изучить необходимые законодательные и другие нормативные, правовые акты, отчетные и статистические данные, другие имеющиеся материалы, характеризующие финансово-хозяйственную деятельность.
Исходя из программы ревизии определяют необходимость и возможность применения тех или иных контрольных действий, приемов и способов получения информации, аналитических процедур, объема выборки данных из проверяемой совокупности.
Руководитель ревизуемой организации обязан создать надлежащие условия для проведения контроля.
В случае препятствий со стороны руководителя ревизуемой организации руководитель ревизионной группы сообщает об этом руководителю органа, назначившего ревизию.
При отсутствии или защищенности бухгалтерского учета в ревизуемой организации руководителем ревизионной группы составляется акт и докладывается руководителю контрольно- ревизионного органа, который направляется руководителю ревизуемой организации.
Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организации, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя, главного бухгалтера и иных лиц, на которых возложена ответственность за их осуществление.
Цель ревизии – осуществление контроля над соблюдением законодательства РФ при осуществлении организацией хозяйственных и финансовых операций, их обоснованностью, наличием и движением имущества, использованием материальных и трудовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами. Результаты ревизии оформляются актом, который подписывается руководителем ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером ревизуемой организации. На ознакомление с актом и его подписанием может быть установлен срок до 5 дней.
Замечания и возражения по составленному акту со стороны лиц ревизуемой организации фиксируются в письменном виде и приобщаются к материалам ревизии. Руководитель ревизионной группы проверяет обоснованность изложенных возражений и подготавливает по ним заключение, которое после рассмотрения и подписи руководителем контрольно-ревизионного органа направляется в ревизуемую организацию и приобщается к материалам ревизии.
Материалы ревизии представляются руководителю контрольно-ревизионного органа в срок не позднее 3 рабочих дней после подписания акта.
Имеется ряд факторов, ограничивающих проведение мероприятий по контролю:
- ограничение осведомленности о финансово-хозяйственной деятельности объекта проверки рамками проводимых исследований;
- наличие некоторых фактов неопределенности в интерпретации событий финансово-хозяйственной деятельности и их оценке;
- субъективность решений, связанная с компетентностью, опытом, профессионализмом проверяющего;
- невозможность применения на всех участках контроля сплошного метода контроля;
- защищенность учета или его отсутствие;
- наличие давления со стороны руководителя субъекта или других заинтересованных в результатах контроля лиц;
- невозможность в некоторых аспектах однозначно толковать законодательные акты, неясности и нечеткости в нормативно-правовых актах;
- ограничения доступа к документам или службам, отделам, цехам, не позволяющие осуществить объективный контроль, либо отсутствие документов.
Существуют действия, которые нельзя осуществлять при проведении мероприятий по контролю.
1. Предмет проводимого мероприятия по контролю должен быть в компетенции органа, проводящего государственный контроль.
2. Запрещается осуществлять плановые проверки в случае отсутствия при проведении мероприятий по контролю должностных лиц или работников проверяемых юридических лиц или индивидуальных предпринимателей либо их представителей.
3. Запрещается требовать представления документов, информации, образцов продукции, если они не являются объектами мероприятий по контролю и не относятся к предмету проверки, а также изъятия оригиналов документов, относящихся к предмету проверки.
4. Запрещается требовать образцы продукции для проведения их исследований, экспертизы без оформления акта об отборе образцов продукции в установленной форме и в количестве, превышающем нормы, установленные государственными стандартами или иными нормативными документами.
Форма акта об отборе образцов продукции устанавливается нормативным правовым актом органа государственного контроля.
5. Запрещается распространять информацию, составляющую охраняемую законом тайну и информацию, полученную в результате проведения мероприятий по контролю, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.
Охраняемой законом тайной является:
- государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-разыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации;
- служебная и коммерческая тайна. Информация является таковой, если она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности;
- банковская тайна – Банк России гарантирует тайну об операциях, о счетах и вкладах своих клиентов и корреспондентов;
- налоговая тайна – составляют любые полученные налоговым органом, органами внутренних дел, органом государственного внебюджетного фонда и таможенным органом сведения о налогоплательщике.
6. Запрещается превышать установленные сроки проведения мероприятий по контролю.
Сроки проведения мероприятий по контролю установлены:
- по общему правилу продолжительность мероприятия по контролю не должна превышать 1 месяц;
- срок проведения мероприятия по контролю может быть продлен, но не более чем на 1 месяц в исключительных случаях, связанных с необходимостью проведения специальных исследований, экспертиз со значительным объемом мероприятий по контролю.
Для обобщения результатов комплексной ревизии всей деятельности предприятия составляется акт, в котором отражаются выявленные ревизией недостатки в работе и нарушения государственной дисциплины.
Акт ревизии подписывается руководителем ревизионной группы, руководителем и главным (старшим) бухгалтером ревизуемого предприятия, а в необходимых случаях – руководителем и главным (старшим) бухгалтером, ранее работавшим в ревизуемом предприятии, к периоду работы которых относятся выявленные нарушения.
При наличии возражений или замечаний по акту ревизии руководитель и главный (старший) бухгалтер делают об этом оговорку перед своей подписью и не позднее 3 дней со дня подписания акта представляют письменные объяснения. По акту представляются также объяснения других должностных лиц ревизуемого предприятия, непосредственно виновных в установленных ревизией нарушениях. Правильность фактов, которые изложены в объяснениях, должна быть проверена ревизующим. По результатам проверки дается письменное заключение.
В тех случаях, когда выявленные ревизией нарушения или злоупотребления могут быть скрыты или по выявленным фактам необходимо принять срочные меры к устранению нарушений или привлечению к ответственности лиц, виновных в злоупотреблениях. В ходе ревизии, не ожидая ее окончания, составляется отдельный промежуточный акт, требуются от должностных или материально ответственных лиц необходимые объяснения.
Промежуточные акты составляются также для оформления результатов ревизии отдельных участков деятельности ревизуемого предприятия: по результатам ревизии кассы, инвентаризации материальных ценностей и основных фондов, контрольного обмера и проверки качества выполненных строительно-монтажных работ и др. Промежуточные акты прилагаются к основному акту ревизии и подписываются членами ревизионной группы, которые участвовали в ревизии данного участка деятельности ревизуемого предприятия, и должностными лицами, отвечающими за этот участок работы, или материально ответственными лицами, отвечающими за сохранность денежных средств и материальных ценностей. Один экземпляр промежуточного акта вручается должностному лицу ревизуемого предприятия, подписавшему акт.
Факты, изложенные в промежуточных актах, включаются в основной (общий) акт ревизии.
Внутренний контроль может осуществляться как отдельными сотрудниками организации (менеджерами, бухгалтерами, экономистами), так и специально созданными для этих целей подразделения (например, службой внутреннего аудита).
В нормативных актах дано разъяснение сущности таких служб внутреннего контроля, как служба внутреннего аудита и ревизионная комиссия.
Все формы реализации внутрихозяйственного контроля представляют собой совокупность тех или иных приемов и способов контроля. Несмотря на то, что одни и те же процедуры контроля могут применяться в ходе реализации различных форм внутрихозяйственного контроля, объем, и объекты их применения будут различны. Так, инвентаризация для целей ревизии должна проводиться сплошным методом по всем товароматериальным ценностям, тогда как инвентаризация для целей внутреннего аудита может проходить выборочно, а для служебного расследования она ограничена видом товароматериальных ценностей или материально-ответственными лицами.
Каждому органу внутрихозяйственного контроля соответствует одна или несколько форм его реализации. Например, ревизионная комиссия может осуществлять контроль в виде ревизии, контроля качества, служебного расследования. Отделу внутреннего аудита помимо непосредственно внутренних аудиторских процедур может быть также вменено в обязанность проведение ревизии, производственного контроля, служебного расследования. Однако исследования форм организации и реализации внутрихозяйственного контроля показывает, что по отношению к информации для собственников предприятия цели и задачи аудита и ревизии различны.
Собственников предприятия, прежде всего, интересует сохранность их собственности, соблюдение их интересов, соответствие совершенных руководством финансовых и хозяйственных операций нормативным актам, действующим в Российской Федерации, возможность организации продолжать деятельность и исполнять свои обязательства в будущем. Интересам собственников может и должен служить внешний аудит, проводимый по их инициативе, а также ревизия финансово-хозяйственной деятельности.
Сравним службы внутреннего контроля и рассмотрим их соответствие интересам собственников.
Таблица 2. Сравнение служб внутреннего контроля (аудит и ревизия)
| Вид внутреннего контроля, положение в организации, основные цели и задачи, периодичность контроля | Положение собственников | Использование информации, недостатки и преимущества |
| Внутренний аудит, отдел – орган назначаемый руководством организации для совершенствования менеджмента, подтверждает достоверность корпоративной информации, услуги внутренним пользователям. |
Текущий ежедневный и непрерывный
Эпизодический — годовой, в любое время по инициативе ревизионной комиссии (ревизора) общества, по решению общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества или по требованию акционера (акционеров), владеющего (владеющих) в совокупности не менее 10% голосующих акций общества
Отметим, что нельзя ставить знак равенства между ревизорами и внутренними аудиторами.
Ревизионная комиссия (ревизор) избирается общим собранием акционеров для контроля за финансово-хозяйственной деятельностью общества. Данный орган осуществляет свою работу в интересах собственников организации.
Внутренний аудит осуществляется исключительно в интересах руководства организации, что выделяет его из числа прочих форм негосударственного контроля за деятельностью экономического субъекта, таких, как внешний аудит и ревизия.
Делая вывод о проделанной работе, хочется еще раз отметить, что аудит — независимая проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемого лица в целях выражения мнения о достоверности такой отчетности.
Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организацией, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера (бухгалтера) и иных лиц, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами установлена ответственность за их осуществление.
Внутренний контроль создается для упорядоченного и эффективного ведения дел, обеспечения соблюдения политики руководства, охраны активов, обеспечения полноты и точности документации и всей внутрифирменной информации о производственно-хозяйственной и финансовой деятельности.
Изучение сходства и различий между внутренним аудитом и ревизией позволяет определить специфику различных форм контроля и возможность их применения в конкретных ситуациях.
Тест: Ответы на тест по дисциплине контроль и ревизия
Аудиторская деятельность (аудит) в России представляет собой предпринимательскую деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей.
Аудитор (от лат. auditor — слушатель, ученик) — лицо, проверяющее состояние финансово-хозяйственной деятельности предприятия за определенный период. Существует мнение, что понятие аудита значительно шире таких понятий, как ревизия и контроль, поскольку аудит обеспечивает не только проверку достоверности финансовых показателей, но и, что не менее важно, разработку предложений по оптимизации хозяйственной деятельности с целью рационализации расходов и увеличения прибыли. Аудиторская деятельность, помимо проверок, предполагает оказание различных сопутствующих услуг: ведение и восстановление учета, консультации по вопросам ведения учета, налогообложения и т.д.
2 декабря
Кадровый учет в «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» ред. 3
2 декабря
Онлайн-курс «Знакомство с платформой «1C:Предприятие 8.3»
2 декабря
3 курса для начинающих программистов (подготовка на 1С:Профессионал) -онлайн
2 декабря
Онлайн-курс «Концепция прикладного решения «1С:ERP Управление предприятием 2.4»
3 декабря
Курс-погружение «Работа отдела продаж в 1С:ERP Управление предприятием 2. Продажи на практике»
25 февраля 2021 Международная практическая онлайн конференция «Электронный документооборот. Законодательное регулирование. Безопасность в ЭДО»
Система Менеджмента Качества предприятия должна соответствовать:
- требованиям стандарта ISO/TS 16949,
- требованиям к СМК, разработанным самим предприятием,
- запланированным мероприятиям.
В целях подтверждения того, что Система Менеджмента Качества внедрена результативно и поддерживается в рабочем состоянии на предприятии проводятся внутренние аудиты.
Основными организационными принципами внутреннего аудита являются:
- Принцип единообразия: Каждый аудит осуществляется по установленной процедуре, что обеспечивает его упорядоченность, однозначность и сопоставимость.
- Принцип системности: Планирование и проведение аудита по различным процессам и видам деятельности осуществляется с учетом установленной их структурной взаимосвязи в системе менеджмента;
- Принцип документированности: Проведение каждого аудита определенным образом документируется с тем, чтобы обеспечить сохранность и сравнимость информации о фактическом состоянии проверяемого объекта.
- Принцип предупредительности: Каждый аудит планируется, и персонал проверяемого процесса или отдельного подразделения заранее уведомляется о целях, объекте, критериях, времени и методах проведения аудиторской проверки с тем, чтобы обеспечить необходимый уровень доверия к аудиторам и исключить возможность уклонения персонала от представления и демонстрации всех требуемых данных.
- Принцип регулярности: Аудиты проводятся с определенной периодичностью с тем, чтобы система менеджмента была объектом постоянного анализа со стороны руководства организации.
- Принцип открытости: Результаты каждого аудита должны носить открытый характер с тем, чтобы обеспечить «прозрачность системы» для ее пользователей, потребителей и внешних аудиторов.
Целью данного стандарта является установление основных положений, касающихся разработки процедуры проведения внутренних аудитов.
Настоящий стандарт регламентирует порядок проведения внутренних аудитов (проверок) в подразделениях организации.
Настоящий стандарт служит руководством для специалистов, осуществляющих внутренние аудиты (проверки), и обязателен для выполнения всеми структурными подразделениями предприятия.
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:
- Система менеджмента качества.
- ISO/TS Особые требования по применению стандарта ISO 9001:2008
- СТП Стандарт предприятия. Система менеджмента качества. Организация контроля технологическом дисциплины на производстве.
- Стандарт предприятия. Система менеджмента качества. Контроль проведения испытаний. Периодические и типовые испытания изделий и их составных частей. Организация проведения и оценка результатов.
- Стандарт организации. Система менеджмента качества. Система обучения и развития персонала.
- Инструкция. Система менеджмента качества. Ответственность руководства. Анализ СМК со стороны Руководства
- Инструкция. Система менеджмента качества. Управление несоответствиями. История решения проблем.
В данном стандарте предприятия использованы следующие термины и определения:
- Аудит (проверка) — систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита (проверки) и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (проверки).
- Аудитор — лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита (проверки)
- Группа по аудиту — один или несколько аудиторов, проводящих аудит (проверку), при поддержке технических экспертов.
Примечание: Один из членов аудиторской группы назначается руководителем аудиторской группы.
- Заключение — выходные данные аудита, предоставленные группой по аудиту (проверке) по результатам аудита после рассмотрения целей аудита и всех наблюдений.
- Значительное несоответствие — наличие любого из следующих вариантов:
отсутствие или полное несоответствие СМК установленным требованиям. Несколько малозначительных несоответствий по одному требованию могут вместе рассматриваться как значительное несоответствие;
любое несоответствие, которое могло бы привести к отгрузке несоответствующей продукции. Состояние, которое может обусловить отказ или значительно понизить полезность продукции или услуг для предполагаемого применения;
несоответствие, которое реально или потенциально может вызвать отказ системы качества или значительное снижение ее способности управлять процессами и качеством продукции.
- Критерии аудита — совокупность политики, процедур или требований.
- Компетентность — выраженная способность применять свои знания и умение.
- Корректирующее действие — действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации.
Примечание: У несоответствия может быть несколько причин. Корректирующее действие предпринимается для предотвращения повторного возникновения события, тогда как предупреждающее действие — для предотвращения возникновения события.
- Коррекция — действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия.
Примечание: Коррекция может осуществляться в сочетании с корректирующим действием. Коррекция может включать, например переделку или снижение градации.
- Малозначительное несоответствие — это несоответствие установленным требованиям, которое реально или документально вряд ли может обусловить: отказ системы качества или — снижение ее способности обеспечивать управление процессами или приведет к вероятной отгрузке несоответствующей продукции.
Оно может быть:
- либо недостатком в некоторой части документирования системы качества,
- либо одним или несколькими наблюдавшимися случаями невыполнения требования системы менеджмента качества предприятия.
- Наблюдения аудита — результаты оценки собранных свидетельств аудита в зависимости от критериев аудита (наблюдения аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита или на возможности для улучшения).
- Несоответствие — невыполнение требования.
- Предупреждающее действие — действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой нежелательной ситуации.
- Программа аудита-описание деятельности и соглашений по проведению аудита.
- Продукция — результат процесса.
- Процесс — совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы. Входами к процессу обычно являются выходы других процессов. Процессы в организации, как правило, планируются и осуществляются в управляемых условиях с целью добавления ценности.
- Процедура — установленный способ осуществления деятельности или процесса.
- Свидетельства аудита — записи, изложение фактов или другой информации, связанной с критериями аудита и которая может быть проверена. Свидетельство аудита (проверки) может быть качественным или количественным.
- Система Менеджмента Качества — система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству.
- Технический эксперт — лицо, обладающее специальными знаниями и навыками, предоставляющее их группе по аудиту.
Примечание: Специальные знания и навыки связаны с организацией, процессами и деятельностью, подвергаемыми аудиту. Технический эксперт не является аудитором в группе по аудиту.
- БУСК — бюро управления системой качества
- ГЧ — габаритный чертеж
- ИИЛ — измерительная и испытательная лаборатории
- КД — конструкторская документация
- ЛВК — лаборатория входного контроля
- МС ИСО — международный стандарт ИСО
- ОАО — открытое акционерное общество
- ОГМетр — отдел главного метролога
- ОТК — отдел технического контроля
- ПСИ — приемно-сдаточные испытания
- СМК — Система менеджмента качества
- СТП — стандарт предприятия
- ТУ — технические условия
5.1 Внутренние аудиты (проверки) позволяют решать следующие задачи:
- подтверждение соответствия деятельности и ее результатов в СМК установленным требованиям;
- анализ и устранение причин выявленных несоответствий;
- подтверждение выполнения корректирующих действий;
- оценка эффективности функционирующей системы качества;
- определение степени понимания персоналом целей, задач и требований, установленных документами СМК;
- определение путей дальнейшего совершенствования СМК;
- оценка возможностей в отношении качества процессов производства продукции;
- оценка характеристик качества продукции и подтверждение их соответствия;
- подтверждение актуальности и соблюдения требований НД.
5.2 Внутренние аудиты (проверки) проводят через запланированные интервалы во всех рабочих сменах. Цель аудитов установить, что СМК предприятия соответствует:
- требованиям ИСО/ТС 16949;
- требованиям к СМК, разработанным самим предприятием или установленным потребителями;
- запланированным мероприятиям.
5.3 Внутренние аудиты (проверки) проводятся:
- в соответствии с графиком (плановая проверка);
- по указанию руководства предприятия (внеплановая проверка);
- на основании требований потребителей.
5.4 Проводят следующие виды аудитов:
- Аудит системы Система менеджмента Оценка полноты и эффективности качества выполнения базовых требований
- Аудит процесса Процесс создания Оценка возможностей в отношении продукта/серийное качества для специальных производство продуктов/групп продуктов и процессов их изготовления
- Оценка характеристик качества
5.5 Внутренние аудиты проводятся с использованием Чек-листов (приложение А).
5.6 Ответственным лицом за функционирование процедуры «Внутренние аудиты» является Представитель руководства в СМК.
Представитель руководства в СМК:
- определяет специальный состав сотрудников предприятия, способных осуществлять внутренние проверки;
- организовывает совместно с Дирекцией по персоналу подготовку персонала в области методов и организации внутренних проверок и проведение обучения;
- руководит выбором объектов проверки, разработкой графика проверки;
- организовывает проведение анализа результатов проверок и информирование о них руководства предприятия.
5.7 Специалисты проходят обучение в соответствии с СТО по основам проведения внутреннего аудита.
5.8 Ежегодно составляется Реестр внутренних аудиторов и специалистов, привлекаемых к проведению внутренних аудитов. Реестр утверждается Представителем руководства в СМК и актуализируется по мере необходимости.
Форма Реестра и перечень требований к квалификации, опыту и личным качествам аудиторов приведены в приложении 5.
5.9 При проведении внутреннего аудита (проверки) назначается руководитель аудиторской группы. Функции и полномочия руководителя аудиторской группы приведены в приложении Б.
6.1 Объектами внутренних аудитов (проверок) являются:
- система менеджмента качества;
- производственный процесс;
- продукция.
6.2 Аудит Системы ориентирован на систему в целом, при его проведении проводят оценку процессов, процедур, требований СМК.
Цель аудитов системы — оценка точного выполнения установленных процедур СМК и возможность обнаружения областей для улучшения.
6.3 Аудит производственных процессов ориентирован на технологические процессы изготовления продукции. При его проведении проверяются конкретные производственные процессы, с целью определения их результативности, (соответствия установленным требованиям).
Данные аудиты проводятся по ежегодному графику технологами ТБ и КТС цехов и работниками службы качества.
6.4 Аудит продукции ориентирован на саму выпускаемую продукцию. Его проводят по серийной продукции при периодических испытаниях в измерительной и испытательной лабораториях.
Для периодических испытаний ежегодно составляется график. При аудите продукции проверяется ее соответствие установленным требованиям, в том числе геометрические размеры, функциональность, упаковка и маркировка.
6.5 Принципы проведения аудита
Аудит строится на следующих принципах, позволяющих получить информацию, которая используется для улучшения существующих характеристик:
6.5.1 Этичное поведение — основа профессионализма.
При проведении аудита заинтересованные стороны должны быть осмотрительны, нести ответственность за свои действия и выполнять возложенные обязанности честно, неподкупно, сохраняя полученные в ходе работы сведения в конфиденциальности. В случае, когда проверяемая деятельность носит конфиденциальный характер, аудитор должен иметь допуск на участие в этой работе.
6.5.2 Беспристрастность — обязательство представлять правдивые и точные отчеты;
Выводы аудитов, заключения по результатам аудита и записи должны правдиво и точно отражать проделанную работу. Неразрешенные противоречия между аудиторской группой и проверяемым подразделением, неопределенности и/или любые встретившиеся препятствия при проведении аудита, которые могут уменьшить достоверность заключений по аудиту указываются в отчете по аудиту.
6.5.3 Профессиональная осмотрительность — прилежание и умение принимать правильные решения при проведении аудита.