Обязательна ли должностная инструкция к трудовому договору

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательна ли должностная инструкция к трудовому договору». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Четкая регламентация обязательств сторон трудового договора (прозрачность трудовых отношений), как на этапе подбора персонала, так и в процессе трудовой деятельности.
Определение конкретных трудовых функций сотрудника, детализация порядка его действий, ограничение зоны его ответственности и пределы полномочий
Быть руководством к действию, а также основой для разрешения споров в случае возникновения разногласий (между работником и работодателем, между работниками внутри структурного подразделения, между структурными подразделениями, в суде).
Стать инструментом оценки персонала и, в конечно счете, корпоративного управления бизнес-процессами.

Инструкция может быть разработана руководителем структурного подразделения либо работником отдела кадров, согласовывается непосредственным руководителем, другими ответственными лицами (главный инженер, заместители, специалист по охране труда, юрист), утверждается руководителем организации.
Разработчиком инструкции может быть сторонняя организация, профессионально занимающаяся управлением в сфере HR. Пока это не широко распространенное явление в нашей стране.

Порядок разработки и утверждения должен быть установлен локальным нормативным актом работодателя. Обычно процесс включает в себя этапы подготовки, разработки, согласования и утверждения документа. Ключевым является ознакомление работника с инструкцией, а также всеми ее изменениями.
Самый распространенный, привычный, вид инструкции – документ, содержащий полное описание всех должностных обязанностей и способа их выполнения. Тем не менее, инструкция может быть краткой, максимально сжатой, определяя только ключевые должностные обязанности работника, но при этом содержать ссылки на регламенты и карты процессов, которые в свою очередь детализируют порядок выполнения каждой функции.
При разработке перечня должностных (трудовых) обязанностей по конкретной должности за основу принимаются положения профессиональных стандартов, квалификационные характеристики, содержащиеся в ЕКС, ЕТКС, а также типовые формы.

Обязательна ли должностная инструкция

Инструкцию можно оформить как неотъемлемое приложение трудового договора, указав на его наличие в тексте договора. Должностная инструкция становится обязательной с момента подписания трудового договора.
Трудовой договор может содержать ссылку на должностную инструкцию, как на отдельный документ. В таком случае, обязательно ознакомление с инструкцией под подпись работника.
Трудовой договор может не содержать упоминания о должностной инструкции. В таком случае, должностная инструкция вводится на предприятии отдельным приказом либо распоряжением руководителя. При соблюдении процедуры ознакомления и отсутствии изменений в трудовой функции работника по сравнению с указанной в трудовом договоре, она становится обязательной для работника.

Формальный подход — это самая распространенная ошибка со стороны работодателей. Инструкции разрабатываются по устаревшим шаблонам и формам, без должного внимания к содержательной части документа и его прикладному характеру..
Бессодержательный текст. Инструкция содержит большое количество текста с отсутствием смысловой нагрузки, трудночитаемого, многократно повторяющего положения Трудового Кодекса РФ, трудового договора работника.
Включение в перечень обязанностей «распоряжения руководителей, не предусмотренные должностной инструкцией». Такое положение, с большой вероятностью, не будет признано судом соответствующим закону.
Дублирование. Должностные инструкции разрабатываются бессистемно, процесс согласования не соблюдается, в связи, с чем должностные обязанности отдельных сотрудников пересекаются, положения инструкций противоречат друг другу, имеют двойное толкование.
Нарушается порядок внесения изменений. Не соблюдается порядок изменения должностной инструкции в процессе трудовой деятельности работника: не предоставляется двухмесячный срок для ее ознакомления, отсутствует документально зафиксированный диалог между работником и работодателем по поводу вносимых изменений, отсутствуют подписи сторон, нарушается процедура ознакомления с инструкцией при переводе и перемещении работника, совместительстве.

Но вернемся к трудовой функции работника. Поскольку она в обязательном порядке закрепляется в трудовом договоре, то должностной инструкции у работодателя может и не быть, инструкция не является обязательным документом. В Трудовом кодексе РФ такой документ в принципе не назван. Поэтому его отсутствие нарушением трудового законодательства не будет.

Условно в коллективе можно выделить три категории работников. Первая категория — это исполнители, то есть работники, которые выполняют четко определенные операции: принимают посетителей, сдают отчетность, доставляют товары, готовят документы и так далее. У такого работника в должностной инструкции регламентируются трудовые действия и порядок их совершения. Иными словами, для него разрабатывается пошаговый алгоритм: что, кому, в какой срок и в какой форме надо сделать. Исполнителю обозначается определенный порядок действий, а он строго ему следует.

Вторая категория работников — это так называемые операционные руководители. Как правило, это руководители структурных подразделений, отделов, департаментов, цехов. У таких работников, конечно, тоже могут быть отдельные трудовые действия, например ежемесячно представлять отчет о работе подразделения. Но придумать им четкий сценарий на каждый день, расписав каждый шаг, уже невозможно. В основном они обеспечивают выполнение определенных задач. Например, начальник цеха обеспечивает выполнение плана, главный бухгалтер — своевременную подготовку и сдачу финансовой и налоговой отчетности и так далее. Как именно операционный руководитель должен решать эту задачу, по большому счету неважно. Он использует те инструменты, которые считает необходимыми, но, конечно, в рамках трудового законодательства и предоставленных ему полномочий.

И наконец, третья категория работников — это топ-менеджеры, руководители высшего звена, например директор по развитию. Трудовые действия таких работников (за редким исключением) практически невозможно четко регламентировать. Их должностная инструкция, как правило, состоит из целей. Например, должностной обязанностью директора по развитию может быть стратегическое планирование, разработка новых направлений работы, выполнение утвержденного советом директоров плана по развитию бизнеса. Если совет директоров определил, что раз в год у компании должен появляться новый продукт, или ежегодно выручка должна увеличиваться на 10 процентов, или количество филиалов по всей России должно быть определенной величины, то над достижением заявленных целей он и будет работать.

Иными словами, операционным и топ-руководителям в инструкциях, по сути, прописываются требования к результату, а не действия, ведущие к нему.

Однако в российской практике обязанности работника в должностных инструкциях в большинстве своем указываются именно в формате трудовых действий, независимо от того, о ком идет речь — об исполнителе или руководителе. Причем довольно редко эти действия хорошо сформулированы. Именно поэтому эффективно применять эти должностные инструкции зачастую затруднительно. Конечно, можно на их основе требовать от работников выполнения определенных действий, как от роботов: встал, пошел, сдал, принял, расписался. Но этим все исчерпывается. А возможность требовать достижения каких-то результатов остается вне досягаемости работодателя, что, согласитесь, прискорбно. Поэтому оптимальный вариант должностной инструкции работника — это сочетание ряда необходимых действий и обязательных для выполнения задач.

Налог
Оборотные активы
Бухгалтерский учет
Бухгалтерский баланс
Юридическое лицо
Бухгалтерская отчетность (финансовая отчетность)
Гражданско-правовой договор (ГПХ)

Досрочное прекращение временного замещения Может ли сотрудник досрочно отказаться от выполнения работ в рамках временного замещения Сотрудник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении.
О досрочном прекращении работы в режиме временного замещения сотрудника нужно письменно уведомить не позднее чем за три рабочих дня. Если сотрудник хочет досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, он также должен письменно уведомить об этом работодателя за три рабочих дня. Такой порядок предусмотрен частью 4 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Внимание

При этом, проставление косой черты перед должностью основного работника или использование предлога «за» действующим законодательством не предусмотрено (п. 3.22 ГОСТ Р 6-30/2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Если сотрудник временно переведен на должность отсутствующего работника, при этом он исполняет обязанности только по этой должности, то на документах нужно указывать должность, на которую он временно переведен.

Исключение составляет случай, когда работника действительно переводят именно на должность исполняющего обязанности, при условии что такая должность предусмотрена в штатном расписании.Например, в связи с отпуском, болезнью, командировкой, повышением квалификации и т. п. Поэтому в данном случае более корректным будет оформление именно временного замещения.При оформлении временного замещения заключается дополнительное соглашение, в котором и устанавливается размер доплаты, который определяется по соглашению сторон трудового договора (ст. 151 ТК РФ). Если обязанности временно отсутствующего работника будут исполняться за пределами основного рабочего времени, то оформляется внутреннее совместительство (ст.

В случае отсутствия штатного уполномоченного заместителя руководителя издается приказ о временном возложении обязанностей руководителя на такого работника. Рекомендуем вам предусмотреть порядок назначения исполняющего обязанности руководителя в учредительных документах юридического лица и в должностных инструкциях заместителей руководителя. ЭТО ВАЖНО!

Если в названных документах будет подробно изложена процедура исполнения обязанностей временно отсутствующего руководителя, то издавать отдельный приказ о возложении обязанностей не требуется. Не следует забывать, что для осуществления непрерывной хозяйственной деятельности организации может потребоваться оформление в банке карточки с образцами подписи, носящей временный характер (п. 11 постановления Правления Нацбанка РБ от 03.04.2009 № 40).

Юлия Хачатурян NIKA, RISK PLAN «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» 2006 г. Год опубликования статьи — 2006. Поэтому обратите внимание на то, что описанный в статье порядок оформления исполнения обязанностей с использованием унифицированных форм актуален для тех организаций, для которых они обязательны.

По поводу института возложения исполнения обязанностей в ТК РФ фактически не сказано ни слова. В вышеуказанном нормативно-правовом акте много говорится о смежных, практически родственных понятиях: переводе и совмещении.

Однако ТК РФ требует, чтобы в организации велся точный учет фактически отработанного всеми работниками времени и производилась оплата за труд. Поэтому, если руководитель выполняет свои функции во время отпуска (подписывает договоры, ведет переговоры с контрагентами и т. п.

), необходимо произвести надлежащее кадровое оформление его выхода на работу.Исходя из смысла нормативного предписания ст. 125 ТК РФ, при возникновении производственной необходимости в работнике, пусть даже это генеральный директор, следует оформить его отзыв из отпуска.

Бывают ситуации, когда один из сотрудников по той или иной причине отсутствует на рабочем месте. Но предприятие не должно на это время изменять привычный ритм работы или остановиться вовсе. Выходом из такой ситуации будет приказ о возложении обязанностей этого работника на кого-нибудь другого.

Можно временно перевести одного из коллег на должность отсутствующего в данный момент работника.
Возложить его обязанности на другого сотрудника, причем свою работу он также должен выполнять.
Пригласить человека со стороны. Он на время заменит основного работника.

Выбор должно сделать руководство предприятия, и только после этого составлять приказ о возложении обязанностей. На принятие решения могут повлиять лишь два фактора: трудовые ресурсы (наличие сотрудников, которые смогут исполнять дополнительные функции) и материальные возможности (производить частичную или полную оплату).

Предлагаем ознакомиться: Судебные приставы списали деньги без уведомления

Если один из сотрудников некоторое время отсутствует на рабочем месте, то его обязанности на этот период возлагаются на другого члена коллектива. Это обычно происходит по причине болезни, отпуска или служебной командировки. Существует два возможных варианта решения этого вопроса:

Временный перевод на замещаемую должность. Работнику устанавливается оклад по новой профессии с сохранением всех доплат (за исключением персональных надбавок). В итоге сумма должна быть ни в коем случае не ниже его средней зарплаты по прежнему месту работы.
Временное исполнение обязанностей наряду с выполнением своей основной работы. В этом случае определяется ра��мер оплаты в процентах от оклада по новой специальности.

Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией до подписания трудового договора (ч. третья ст. 68 ТК РФ). Если на дату заключения трудового договора должностная инструкция еще не была принята, ознакомить работника с этим документом необходимо сразу после утверждения должностной инструкции.

Факт ознакомления работника с должностной инструкцией удостоверяется его подписью:

на копии соответствующего ЛНА (должностной инструкции). Факт ознакомления можно оформить следующим образом: «С должностной инструкцией ознакомлен» дата и подпись работника;
в специальном журнале. Это может быть журнал ознакомления с ЛНА организации или журнал ознакомления с должностными инструкциями.

_____________________________________________________

1 письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1

2 п.3.16 Госстандарта ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст

Должностные инструкции сотрудников

Уведомить работника письменно за 2 месяца об изменениях условий труда.
Издать распоряжение (приказ) о совмещении, внутреннем совместительстве или приказ о возложении дополнительных обязанностей.
Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору либо заключить дополнительный договор.
Переиздать должностную инструкцию, ознакомить сотрудника с ее новой редакцией под роспись.

Обязательна ли должностная инструкция в организации?

Без грамотно составленных должностных инструкций невозможны эффективное управление персоналом, разрешение конфликтов, связанных с расхождением в определении обязанностей работника, и деятельность организации в целом.

Ведь должностная инструкция — это:

основа для оценки результатов деятельности работника, информация для проведения обоснованного отбора работников при найме и оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;
важная информация для самого работника: в ней сообщается, по каким критериям будут оценивать результаты его труда и каких действий от него ожидают, она дает ориентиры для повышения уровня образования и квалификации работника;
эффективные организационные методы, помогающие наладить работу отдела;
документ, без которого, например, нельзя списывать в расходы амортизацию автомобиля, так как для этого использование машины должно быть прописано в должностной инструкции владельца машины или работника, которому она временно выдана в пользование.

Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезно составленным документом, тогда они смогут выполнять свои основные функции: наладить работу в организации и помогать в решении правовых и экономических споров.

Разрабатывают должностные инструкции кадровики, юристы, секретари, руководители и сам работник. О том, как это выглядит на практике, проще всего рассказать на примере.

Допустим, условный автосервис «Винтик и Шпунтик» принимает на работу слесаря Василия Петровича. И для него нужно составить должностную инструкцию. Директор думает, кому бы поручить это задание.

Кадровики прекрасно разбираются в трудовом кодексе, но в работе слесаря ничего не понимают. Они находят первую попавшуюся должностную инструкцию в архиве и предлагают Василию Петровичу расписаться, что он с ней ознакомился.

Василий читает и понимает — там описаны процессы, которых давно никто не делает, и оборудование, которое давно не используется. Он может подписать такую инструкцию, но наказать за ее неисполнение будет сложно. Василию Петровичу это тоже не дает никаких преимуществ — ему можно предъявить претензии за невыполнение тех пунктов, которые он не может выполнить физически. Это плохо. Время на составление и силы потратили, а толку от нее будет немного.

Как правило, подписанный экземпляр должностной инструкции хранится у работодателя — в кадровом подразделении или в подразделении делопроизводства. Работодатель имеет право самостоятельно определять место хранения — никаких ограничений для этого не установлено.

Один экземпляр должностной инструкции может выдаваться работнику на руки, в этом случае место ее хранения работник определяет самостоятельно.

Поскольку от наших читателей портала поступают разные вопросы, связанные с трудовыми отношениями, в том числе и по кругу выполняемых должностных обязанностей, постараемся ответить на самые «острые» вопросы. 1. Может ли работодатель в одностороннем порядке изменять должностные обязанности работников и вносить изменения в должностную инструкцию?

Трудовое законодательство устанавливает, что любое изменение условий трудового договора должно производиться по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ).

Возможность работодателю вносить изменения в трудовые обязанности работника в одностороннем порядке отражена в приказе Минздравсоцразвития РФ от 26.08.2010 № 761н «Об утверждении единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования».

В разделе I «Общие положения» в пунктах 5, 6 и 7 указано: — при разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-педагогических условиях (например, каникулярный период, не совпадающий с отпуском работников, отмена для обучающихся, воспитанников учебных занятий, изменение режима образовательного процесса по санитарно-эпидемиологическим, климатическим и иным основаниям и т.

Должностная инструкция работника — обязательный документ?

Должностная инструкция является официальным документом, должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30–2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Оспариваемая должностная инструкция не может быть признана действующей по следующим основаниям: в ней отсутствует заверение печатью работодателя, инструкция не пронумерована, не прошнурована, отсутствует печать отдела кадров и подпись ответственного лица, нумеровавшего и шнуровавшего ее, отсутствует регистрационный номер, необходимый для учета, отсутствует согласование с руководителем кадровой службы, второй экземпляр должностной инструкции не вручен работнику под роспись, собственноручная подпись истца в ознакомлении с указанной инструкцией отсутствует.

В инструкции определяется общий вид деятельности сотрудника, принятого на работу. Когда на новое место принят специалист, а должностные полномочия и обязанности утверждены после подписания трудового договора, ответственное лицо может ознакомить работника в течение последующих 3 дней с момента заключения трудового соглашения.

В заполняемом журнале, где ведется учет ознакомления с такими актами, ответственные лица должны указать на бумажном носителе, полные реквизиты нормативного документа. В Трудовом кодексе не обозначен статус должностной инструкции и, если трудовой договор выступает в качестве официального документа, то нормативный акт носит привязку к руководству определенной организации или ее подструктурам.

Мнение эксперта

Поляков Пётр Борисович

Адвокат с 6-летним стажем. Специализация — гражданское право. Опыт более 3 лет в составлении договоров.

Если трудовой договор имеет характер основного документа и устанавливает факт трудовых взаимоотношений между работником предприятия и его работодателем, их период, условия, особенности и прочие параметры, то дополнительное соглашение – это прилагающийся документ.

Это важно знать: Договор с работником без оформления трудовой книжки: образец 2020 года

Обычно доп. соглашение удостоверяет факт достижения согласия между работником и работодателем только по одному-двум измененным пунктом основного договора, полностью отменяя их прошлую редакцию и вводя в действие новую.

После того, как соглашение подписывается, как уже говорилось выше, оно считается частью договора. Надо сказать, что к одному трудовому договору может быть сделано несколько дополнительных соглашений.

Чтобы разрешить спор наших форумчан, прежде всего нужно найти ответ на вопрос, а что из себя представляют такие документы, как трудовой договор и должностная инструкция?

За ответом обратимся к закону. Согласно Трудовому кодексу РФ (далее — ТК РФ) трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ст. 56 ТК РФ).

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299) должностные инструкции отнесены к группе документов организационно-нормативного регулирования деятельности организации, предприятия.

Для нас из данного определения ключевым является слово «соглашение», т. е. документ, фиксирующий достигнутое согласие двух сторон договора — работника и работодателя. Условия, о которых договорились стороны и которые нашли отражение в данном документе, распространяются только на стороны договора, т. е. конкретного работника и конкретного работодателя.

Что же касается должностной инструкции, то в ТК РФ определения данному понятию вы не найдете. В теории права под должностной инструкцией принято понимать локальный нормативный акт, устанавливающий права, обязанности и ответственность работника по определенной должности в структуре организации в целом или ее структурном подразделении.

То есть должностная инструкция — это локальный нормативный акт: документ, содержащий нормы трудового права, который принимает работодатель в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями (ст. 8 ТК РФ). Основные признаки локального нормативного акта — то, что принимается он, во-первых, работодателем в одностороннем порядке, во-вторых, действует в отношении всех или определенного числа работников данного работодателя (ст. 13 ТК РФ).

Сравнительная характеристика трудового договора и локального нормативного акта

Обязательно ли в организации вести отдельным документом должностные инструкции?

Под должностными инструкциями следует понимать локальные нормативные правовые акты, регламентирующие правовое положение служащих в организации и определяющие задачи, функции, права, обязанности и ответственность по занимаемым ими должностям (п. 1 Общих положений ЕКСД).

Таким образом, должностная инструкция – это документ, в котором можно подробно определить квалификационные требования к кандидатам на ту или иную должность, функциональные обязанности работника, его права, обязанности, пределы ответственности. Безусловно, все перечисленные условия можно включить и в трудовой договор с работником, но это сделает его чрезмерно объемным и неудобным для восприятия, а также усложнит процедуру внесения любых, даже самых незначительных изменений в функционал работника.

Наличие должностной инструкции, в первую очередь, позволяет правильно оценить уровень исполнения работником порученной им работы, а в случае ненадлежащего отношения к трудовым обязанностям – иметь все основания для принятия к нерадивому сотруднику мер взыскания вплоть до увольнения. В данном случае должностная инструкция является своего рода перечнем критериев, с помощью которых возможно сделать обоснованный вывод о добросовестности выполнения вмененной трудовой функции.

Ситуация 1
Работа специалиста по продаже предполагает представление отчета о проделанной работе начальнику отдела. Относительно формы представления такого отчета мнения работника и его непосредственного руководителя разошлись: специалист считает достаточным представление требуемой информации в устной форме, для начальника предпочтительным является подробный письменный отчет.

В рассматриваемой ситуации наличие должностной инструкции, содержащей четкие требования относительно формы, сроков, периодичности представления указанного отчета, перечня сведений, которые он в обязательном порядке должен содержать, позволило бы считать невыполнение требований относительно письменной формы его представления нарушением трудовой дисциплины, влекущим возможность привлечения работника к дисциплинарной ответственности.

Наличие должностной инструкции, содержащей определенные требования в части образования и стажа работы к претендентам на указанную в ней должность, поможет осуществить обоснованный отказ в приеме на работу, если уровень квалификации кандидата не будет отвечать заявленным требованиям.

Обоснованный отказ – это отказ, связанный с отсутствием у кандидата на ту или иную должность необходимого уровня образования, стажа работы. В ситуации, если указанные требования подробно определены должностной инструкцией, обоснованно отказать в приеме на работу претенденту, им не соответствующему, не составит труда.

Справочно:
обратиться в суд с оспариванием отказа нанимателя в заключении трудового договора вправе не только граждане, перечисленные в ст. 16 ТК, но и другие лица, которые считают отказ в приеме на работу необоснованным (п. 4 постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 29.03.2001 № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде»).

Ситуация 2
Будет ли отказ в назначении на должность ведущего экономиста беременной женщине, не имеющей высшего экономического образования и требуемого стажа работы по специальности, необоснованным?

ЭТО ВАЖНО! Нет, поскольку он обусловлен не беременностью претендентки, а исключительно отсутствием у нее необходимой квалификации.

С учетом положений п. 12 Общих положений ЕКДС в отдельных случаях наниматель в порядке исключения вправе принять на работу лицо, образование и (или) стаж работы которого не соответствует требованиям, предусмотренным квалификационными характеристиками соответствующей должности.

При этом учитываются:

– уровень и профиль (направление) образования работника;
– его специальность и квалификация;
– специальные знания и деловые качества;
– опыт работы по соответствующему направлению деятельности;
– инициативное и творческое отношение к работе;
– другие факторы.

Наличие должностной инструкции в определенных случаях может оказаться выгодным и для работника. Если круг его должностных обязанностей четко определен, при поручении дополнительной работы сотрудник вправе рассчитывать на повышение оплаты своего труда, а если наниматель решил расширить трудовую функцию работника без дополнительного вознаграждения – отказаться от выполнения нового объема работы, что влечет увольнение по п. 2 части второй ст. 35 ТК с выплатой выходного пособия.

Ситуация 3
Вменение юрисконсульту дополнительных обязанностей специалиста по кадрам может быть осуществлено:

– путем поручения дополнительной работы и установления доплаты за совмещение должности специалиста по кадрам в порядке, определенном ст. 67 ТК (такой вариант может быть применен на период временного отсутствия основного работника либо период, необходимый для поиска специалиста на имеющуюся вакантную должность);

Должностную инструкцию разрабатывает и утверждает наниматель самостоятельно (часть вторая п. 10 Общих положений ЕКСД).

Процесс составления и изменения должностной инструкции наниматель вправе подробно регламентировать на локальном уровне (например, в Положении по составлению и оформлению должностных (рабочих) инструкций).

Должностные инструкции обычно разрабатывает сотрудник кадровой службы совместно с руководителем соответствующего структурного подразделения. Указанный вариант позволяет не только оформить документ с учетом требований законодательства, но и учесть все нюансы работы, подлежащие обязательному отражению в должностной инструкции сотрудника.

Как правило, должностная инструкция составляется в одном экземпляре, который остается у нанимателя. При необходимости копия указанного документа может быть представлена руководителю подразделения, где трудится работник, а также самому работнику.

Должностная инструкция подписывается лицами, участвовавшими в ее разработке, и утверждается руководителем организации. Помимо этого, она подлежит дополнительному согласованию с юридической службой организации, а также должностными лицами и структурными подразделениями, взаимодействующими со специалистом, для которого указанная инструкция предназначена.

Утвердить должностную инструкцию возможно двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу (часть вторая п. 52 Инструкции по делопроизводству).

Справочно:
при смене руководителя, утвердившего должностную инструкцию либо издавшего распорядительный документ об ее утверждении, утверждать заново должностные инструкции работников не требуется.

Достаточно распространен вопрос о необходимости разработки должностной инструкции на руководителя организации, а также руководителей представительств и филиалов. На указанных лиц должностные инструкции, как правило, не разрабатываются: права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя организации определяются в соответствующих учредительных документах, а руководителей структурных (обособленных) подразделений – в положениях об этих подразделениях (п. 10 Общих положений ЕКСД).

Ситуация 4
В бухгалтерской службе организации имеется несколько бухгалтеров, ведущих разные участки бухгалтерского учета (заработная плата, налоги, учет материалов и др.).
Как решить вопрос с должностными инструкциями в данном случае?

Работникам, занимающим одинаковые должности, выполняющим работу, примерно одинаковую по сложности и объему, но разную по направленности, наниматель может разработать и утвердить несколько должностных инструкций, отличных по перечню трудовых функций. При использовании указанного варианта каждой из таких инструкций целесообразно присвоить отдельный учетный номер, а в трудовом договоре с каждым из работников включить пункт о трудовой функции со ссылкой на реквизиты соответствующей должностной инструкции, определяющей перечень именно его обязанностей.

Форма должностной инструкции предусмотрена УСОРД.

Структура текста указанного документа должна содержать следующие разделы:

– «Общие положения» – в нем определяются основные задачи, выполнение которых возлагается на работника, требования к его квалификации, непосредственная подчиненность, порядок замещения, а также приводятся нормативные правовые акты, которыми он должен руководствоваться в работе;

– «Должностные обязанности» – в этом разделе определяется перечень действий, обеспечивающих качественное выполнение возложенных на работника функций;

– «Права» – в данном разделе отражаются те права, которыми наделяется работник для выполнения своих обязанностей;

– «Взаимоотношения (связи по должности)» – в указанном разделе описывается взаимосвязь работника с иными работниками организации;

– «Оценка работы и ответственность» – в указанном разделе должны быть определены самые важные функции, за невыполнение которых работник может быть привлечен к дисциплинарной, материальной и иной ответственности.

Внесение в должностные инструкции изменений и дополнений оформляется соответствующим приказом руководителя организации, который доводится до сведения работника под роспись.

При этом, если указанные нововведения предполагают изменение трудовой функции работника, наниматель должен соблюсти процедуру изменения существенных условий труда (ст. 32 ТК, подп. 3.2 п. 3 Декрета № 5).

ЭТО ВАЖНО! Не влечет изменения трудовой функции и, следовательно, не считается изменением существенных условий труда:
– изменение наименования должности в связи с изменением законодательства (например, «специалист по таможенному оформлению» на «специалист по таможенному декларированию»);

– изменение наименования организации или структурного подразделения;

– изменение подчиненности работника.

Изменение организационной структуры организации можно рассматривать как изменение существенных условий труда в случае, если оно ведет к перераспределению функций между подразделениями и работниками.

Если трудовая функция работника не меняется, изменить обязанности работника возможно без учета его мнения (за исключением случая, когда должностная инструкция является приложением к трудовому договору). В данной ситуации нанимателю достаточно утвердить должностную инструкцию в новой редакции и ознакомить с ней работника под роспись.

Если условия труда, подлежащие изменению, определены в должностной инструкции, являющейся приложением к трудовому договору, их изменение осуществляется путем подписания дополнительного соглашения к нему.

Ситуация 5
В связи с сокращением должности бухгалтера, осуществлявшего учет основных средств, выполнение указанной работы решено поручить бухгалтеру, ведущему учет материалов.

Как правильно произвести такое изменение трудовой функции?

В изложенной ситуации необходимо исходить из того, каким образом определены обязанности работников бухгалтерской службы в должностных инструкциях. Так, если у нанимателя разработаны и действуют отдельные должностные инструкции по соответствующим направлениям бухгалтерского учета, поручение работы по другому участку, не оговоренному в инструкции, будет являться изменением существенных условий труда.

В случае если работа всех работников-бухгалтеров регулируется одной общей должностной инструкцией, поручение сотруднице выполнения работы по другому участку бухгалтерского учета возможно осуществить без предварительного получения ее согласия.

В данном подразделе должны быть полностью и кратко раскрыты виды ответственности по результатам трудовой деятельности работника.

Расписывается, какую степень ответственности несет работник за несвоевременное, некачественное или невыполнение своих задач. Как известно, согласно трудового и гражданского законодательства устанавливается административная, материальная, дисциплинарная или уголовная ответственность, в зависимости от проступка.

Наличие документа о регламенте взаимодействия между работниками не является обязательным, но, тем не менее важно для обеих сторон. При ее отсутствии возникает множество спорных вопросов, которые будет сложно разрешить.

Во многих организациях специально разрабатываются нормативные акты о необходимости разработки должностных инструкций на рабочих местах, то есть при приеме на работу или в процессе трудовой деятельности у руководителя и работника не возникает вопросов, чем сотрудник будет заниматься в течение рабочей смены, и что конкретно у него будет спрашивать его начальник.

Должностная инструкция – самостоятельный документ или часть трудового договора?

Свежие
Посещаемые

Трудовая функция каждого сотрудника содержится в его трудовом договоре. На вопрос детализации трудовой функции, должностных обязанностей и прав, пределов ответственности существуют два взгляда:

первый — вся детализация излагается в трудовом договоре или в приложении к нему;
второй — необходимые положения утверждают отдельным локальным нормативным актом, который имеет название должностная инструкция.

при создании новых штатных единиц в структуре предприятия;
при изменении технологии производства;
в случае изменения законодательных актов, регламентирующих трудовую функцию работника и т.д.

Порядок подготовки

Персонал и руководство коммерческих организаций, как правило, к данному вопросу подходят намного проще:

руководитель своей визой утверждает новый документ;
сотрудник отдела кадров доводит его положения до сведения персонала (кого касается);
сотрудники знакомятся с новым документом, ставят свои подписи в подтверждение ознакомления и получают копию.

В бюджетных организациях или в компаниях с присутствием государственного капитала — все намного более формализовано.

Здесь работают настоящие бюрократы.

Например, приказ об утверждении должностных инструкций Газпрома:

ставит задачи сразу нескольким подразделениям;
устанавливает контрольные сроки;
определяет конкретных ответственных должностных лиц;
уточняет порядок взаимодействия при подготовке данных документов и т.д.

Отдельными ведомственными приказами утверждены типовые документы, которые можно использовать при подготовке распоряжений на местах.

В качестве примера приведем следующие правовые акты:

Приказ Минкультуры РСФСР от 05.11.1980 N 645;
Приказ ФСИН России от 05.06.2008 N 379 ;
Приказ МВД России от 12.01.1998 N 19.

Сложность с исправлением должностной инструкции работника (ДИ) состоит в том, что законодателем не отрегулирован порядок внесения соответствующих изменений. В письме Роструда за № 4412-6 от 31.10.07 поясняется, что каждый работодатель решает сам, каким образом будут вноситься и оформляться изменения в ДИ.

Изменения и дополнения в должностную инструкцию вносятся:

когда меняется штатное расписание;
должностные обязанности и полномочия сотрудников необходимо изменить;
работнику делегируются допобязанности;
изменились технологические или организационные условия труда;
сотрудник сменил фамилию, а инструкция была персональной и содержала инициалы;
у организации изменилось название;
в результате перевода на другую должность;
и т.д.

Решив откорректировать инструкцию учитывайте следующие обстоятельства:

Если ДИ является приложением к трудовому договору, то изменения вносятся в оба документа с помощью составления допсоглашения.
Если ДИ фигурирует в качестве самостоятельного документа, а условия контракта обновлять нет необходимости, то создается и утверждается новая ДИ. С новым текстом ДИ работника знакомят под роспись, один экземпляр остается у работодателя, другой передается работнику.
Если изменения в ДИ касаются существенных условий трудового соглашения, то здесь важно соблюсти установленные формальности. Сотрудника необходимо уведомить за два месяца до запланированных перемен. Для этого ему направляется письменное уведомление (ст. 74 ТК РФ). Если сотрудника устраивают новые условия работы, работодателем вносятся необходимые поправки в ДИ.

Если у вас есть вопросы по составлению документов или просто не хватает времени правильно составить должностную инструкцию, обратитесь за помощью к специалистам на аутсорсе.

Инициатива внесения поправок в должностные обязанности сотрудника исходит от работодателя. Как правило, если не затрагиваются существенные условия трудового договора, а сотрудник не против вводимых изменений, этот процесс происходит по взаимному согласию сторон.

Судебная практика, устанавливая границы вносимых поправок в инструкцию, не считает нарушением изменение работодателем ДИ, если та не касается трудовой функции сотрудника. Например, когда работодатель меняя формулировку ДИ, хочет максимально конкретизировать требования к выполняемой работе, чтобы работник имел более четкое представление о круге своих обязанностей.

Важно! Количество изменений в должностную инструкцию неограниченно. Однако при внесении большого объема поправок целесообразно составить новую ДИ.

Порядок внесения поправок в текст ДИ различается в зависимости от того, когда работодатель решит это сделать: либо до приема сотрудника на работу, либо после.

Поскольку процедура корректировки инструкции до приема на работу не затрагивает интересов работника, его согласие не требуется. В этом случае текст изменяется в упрощенном порядке. Работодатель составляет новую ДИ и утверждает ее, либо вносит необходимые правки в документ и также утверждает изменения приказом. Нового работника знакомят с ДИ под роспись.

Если появились причины изменить ДИ уже принятого сотрудника, порядок внесения правок будет зависеть от того, изменяются ли в связи с этим существенные условия трудового договора. К существенным условиям относятся те, без которых договор считаться заключенными не будет:

место работы с указанием его местонахождения;
работа в соответветствии с должностью и штатным расписанием;
дата, с которой сотрудник приступает к работе;
режим рабочего дня и отдыха;
другие условия, установленные ТК РФ.

Если поправки незначительные, и работник не против, то издается приказ, на основании которого в ДИ вносятся изменения. Сотрудник должен поставить свою подпись, что возражений не имеет.

Если ДИ оформлялась в виде приложения к контракту и возникла необходимость внести в нее изменения, то придется вносить изменения и в трудовой договор. Важно учесть, что подобные изменения работодатель в одностороннем порядке вносить не вправе. Для этого необходимо соблюсти порядок, предусмотренный ст. 72 ТК РФ, согласно которому сотрудник должен дать согласие на вносимые обновления. Между сторонами заключается допсоглашение, которое конкретизирует принятые изменения.

В случаях, когда ДИ оформлялась в виде отдельного документа, а вносимые изменения значительны, то путем издания приказа, принимается новая редакция ДИ.

Работодатель вправе без согласия работника изменить условия контракта и ДИ только в том случае, когда в деятельности компании назрела потребность провести изменения в организации труда работников или технологических процессах производства. Но о предстоящих переменах работодатель обязан сообщить работнику письменным уведомлением за 2 месяца (ст. 74 ТК РФ). В этой ситуации работодатель вправе изменить условия трудового соглашения, кроме трудовой функции сотрудника.

Как составляется должностная инструкция Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37). Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными.
Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными. При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.

Важно

В случае, если она разрабатывается кадровой службой, ее необходимо также согласовывать с соответствующими структурными подразделениями или должностным лицом, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

С чего начинается разработка должностной инструкции? С подготовки Положения о подразделении.

Даже если у вас есть Положение об отделе кадров или департаменте по управлению персоналом, или Положение о повышении квалификации сотрудников, об их обучении — этого все равно недостаточно.

Все функции, которые возложены на подразделение, должны быть разделены между сотрудниками данного подразделения. Поэтому Положение о подразделении очень важно. Второй документ, который нам необходим для подготовки должностной инструкции — это должностная квалификационная характеристика.

В соответствии с действующими нормативами руководитель должен предложить работнику написать заявление с последующим вычетом из зарплаты. Но на практике так не происходит.

Обычно руководитель отпускает работника без всякого заявления. Казалось бы, чисто по-человечески это нормально. Но лишь до того момента, пока во время отсутствия работника ничего не произойдет.

Это довольно простой пункт, не влияющий на юридическую силу документа.

Нужно знать, что такое бланк, из каких надписей он состоит, а если у вас нет бланков, отпечатанных в типографии — ничего страшного, напечатайте его сами на машинке или компьютере. Только сначала наберите реквизиты бланка, а потом все остальное. Такой бланк будет иметь уже 50 процентов юридической силы.

Вторая — «Реквизиты состава удостоверения документов».
Третья группа реквизитов — это «Реквизиты согласования и реквизиты ознакомления».

Иногда в должностных инструкциях встречается фраза: «Работник несет ответственность за качественное и своевременное выполнение возложенных обязанностей».

Как ее понимать? Проанализируем ее с точки зрения семантики русского языка. Что значит «нести ответственность»? Это значит — отвечать, быть привлеченным к ответственности. В контексте этой фразы — быть наказанным за качественное и своевременное выполнение обязанностей.

Что вы должны сделать, если главный бухгалтер обращается к вам с просьбой написать должностные инструкции на сотрудников? Вы должны сказать: «Я вам покажу форму и методику разработки этого документа. А дальше пишите сами. Ваших профессиональных тонкостей я не знаю, это не моя функция».

То есть вы должны подробно разъяснить форму этого документа, общие положения, все пункты и подпункты, которые в обязательном порядке входят в должностную инструкцию.
Это ваша обязанность.

Потому что вы единственный специалист в своей организации, которой знает, что такое должностная инструкция и что из нее вытекает. Вы знаете, что если работник не выполняет инструкцию, его можно уволить. Можно уволить по статье 33-й, пункт 2 — несоответствие работника занимаемой должности.

По статье 33-й, пункт 3 — систематическое неисполнение должностных обязанностей. Эти тонкости в вашей компетенции.

Само по себе отсутствие должностной инструкции не расценивается как нарушение трудового законодательства и ответственности за собой не влечет.

Вместе с тем Роструд предупреждает, что отсутствие этих документов может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0).

Поэтому, учитывая, что должностная инструкция не является обязательным документом, работодатель вправе самостоятельно решить, нужна ли должностная инструкция в организации или нет.

После того, как работодатель определится и положительно ответит для себя на вопрос «обязательна ли должностная инструкция в организации?», следует начинать процесс по составлению, оформлению и утверждению должностных инструкций.

Как правило, должностные инструкции разрабатываются по каждой должности, имеющейся в штатном расписании. Не являются исключением и должности, являющиеся вакантными.

Можно утверждать, что и работодатель, и работник заинтересованы в наличии должностной инструкции.

Например, отсутствие должностной инструкции в отдельных случаях мешает работодателю дать обоснованный отказ в приеме на работу; объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока; распределить трудовые функции между работниками; временно перевести работника на другую работу; оценить добросовестность и полноту выполнения сотрудником трудовой функции. Работник, в свою очередь, может отказаться от работы, которая не входит в его должностные обязанности.

При составлении должностной инструкции работодатели, как правило, придерживаются следующей структуры:

1. Общие положения

В этом разделе указываются квалификационные требования к должности: уровень образования, специализация, наличие дополнительной профессиональной подготовки. Сюда же входят требования к опыту работы, стажу трудовой деятельности по данной специальности.

В этом разделе следует перечислить (если они имеются) и требования в отношении специальных знаний и навыков: нормативно-правовых, владения компьютером или иностранными языками.

Кроме того, в этом разделе следует дать перечень основных организационно-правовых документов и нормативных актов, которыми работнику следует руководствоваться при выполнении должностных обязанностей.

Если должность – руководящая, в разделе следует привести перечень структурных подразделений или тех должностей сотрудников, которые непосредственно подчиняются данной штатной единице. В этот раздел следует включить все положения, уточняющие статус должности, а также порядок назначения и освобождения от должности, замещения данного работника и исполнения его обязанностей в случае болезни, отпуска или временного отсутствия.