Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Общие требования предъявляемые к трудовой книжке». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
При первом заполнении трудовой книжки сначала надо сделать запись на титульном листе (на с. 1 – на украинском языке и на с. 33 – на русском, если книжка заполняется и на русском). В частности, на титульном листе указываются:
- сведения о работнике (Ф. И. О. без сокращений);
- дата рождения (на основании данных паспорта или свидетельства о рождении);
- дата заполнения.
Правильность внесенной информации работник должен заверить своей подписью. Титульный лист трудовой книжки подписывается работником кадровой службы или другим лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, и заверяется печатью предприятия (см. образец 1).
Трудовая книжка: главные правила оформления
- «Дебет-Кредит» 2020
- «Дебет-Кредит» 2019
- «Дебет-Кредит» 2018
- «Дебет-Кредит» 2017
- «Дебет-Кредит» 2016
- «Дебет-Кредит» 2015
- «Дебет-Кредит» 2014
- «Дебет-Кредит» 2013
- «Дебет-Кредит» 2012
- «Дебет-Кредит» 2011
Трудовые книжки являются основным документом о трудовой деятельности человека (ст. 48 Кодекса законов о труде Украины, далее − КЗоТ). Их оформляют на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации или у физического лица более пяти дней. Трудовые книжки ведут также на внештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию, студентов высших и учеников профессионально-технических учебных заведений, которые проходят стажировку на предприятии, в учреждении, организации.
На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки оформляют только по месту основной работы.
Трудовые книжки ведут по правилам, утвержденным Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.93 г. № 58 (далее − Инструкция № 58).
Работодатель должен соблюдать основные правила при работе с трудовыми книжками:
- приказом назначить работника, ответственного за ведение трудовых книжек, книги учета движения трудовых книжек;
- контролировать наличие бланков трудовых книжек и вкладышей;
- обеспечить условия хранения трудовых книжек и бланков (вкладышей).
Вопросы, связанные с порядком ведения трудовых книжек, их хранения, изготовления, поставки и учета, регулируются постановлением Кабинета Министров Украины «О трудовых книжках работников» от 27.04.1993 г. № 301 (далее − Постановление № 301). Этим постановлением также утверждены образцы бланков трудовой книжки и вкладыша к ней.
При приеме на работу работнику обязаны предоставить трудовую книжку, оформленную в установленном порядке, и вкладыш к ней (при наличии). Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек на предприятии, должно проверить:
- подлинность бланка трудовой книжки;
- данные на титульном листе трудовой книжки, которые следует сверить с данными в паспорте;
- соответствие записей в трудовой книжке требованиям Инструкции № 58;
- наличие печати предприятия или кадровой службы и подписи ответственного лица на титульном листе.
Без этих реквизитов трудовая книжка недействительна.
Без трудовой книжки принимают на работу только тех лиц, которые трудоустраиваются впервые. Они должны предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, и диплом или иной документ об образовании или профессиональной подготовке. Военнослужащие (уволенные в запас) и военнообязанные предъявляют военный билет, лица, освобожденные из мест отбывания наказания, − справку об освобождении.
Работникам, поступающим на работу впервые, трудовую книжку заполняют не позднее недельного срока со дня принятия их на работу (п. 2.2 Инструкции № 58).
Оформление трудовой книжки. Общие требования
Прежде всего, необходимо проделать нижеследующие действия:
- сличения даты выпуска книжки с ее серийным номером, вследствие существования соответствия между годами их выпусков и серийных номеров. Данные можно выявить по специальным источникам, содержащим таблицу соответствия, способствующей быстрому выявлению подделки;
- осуществления анализа правильного заполнения записей, которые должны быть вписаны в соответствующие графы, завизированы подписью уполномоченного лица, подтверждены печатью предприятия;
- налаживания связи с бывшими руководителями предприятий, где принимаемое на работу лицо прежде было трудоустроено.
Где должна храниться Трудовые книжки с вкладышами работников предприятия, включая чистые экземпляры, сохраняются на предприятии сообразно положениям пункта 45 нормативного акта «Правила учета и хранения трудовых книжек».
Так, фамилия, имя и отчество работника вносятся в трудовую книжку в именительном падеже, без сокращений и (или) замены имени (отчества) инициалами. Аналогичные правила распространяются и на порядок внесения в трудовую книжку сведений о дате рождения работника.
Что касается оформления дат, то в соответствии с п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек записи дат во всех разделах документа должны производиться арабскими цифрами. При этом число и месяц обозначаются двумя парами двузначных чисел, а год — четырехзначным числом, отделяемыми друг от друга точками.
Заверительная надпись, вносимая в трудовую книжку на титульном листе при оформлении документа, должна включать только разборчивую личную подпись работника, ответственного за ведение трудовых книжек на предприятии. Подлинность подписи подлежит удостоверению оттиском печати.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма Т-2 «Личная карточка работника» утверждена постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 г.
Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»*****. Трудовая книжка выдается работнику только при увольнении.
Широко распространенная практика выдачи работникам трудовых книжек под расписку на несколько дней юридически не предусмотрена и часто приводит к случаям утраты трудовых книжек, сознательного или неосторожного приведения их в негодность, появлению в трудовых книжках фальшивых записей.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша к ней и о суммах, полученных за оформление указанных документов с приложением приходного ордера. Испорченные при заполнении бланки подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Так как они относятся к документам, по которым ведется строгая отчетность, то ответственность за их заполнение, хранение, учета поручается начальнику кадровой службы или старшему инспектору. Официальные за сохранность трудовых книжек лица назначаются в приказном порядке соответственно предписания руководителя предприятия.
- использующие наемный труд, например, оказание услуг поварами, нянями;
- осуществляющие предпринимательскую деятельность без оформления статуса юридического лица, но имеющие право найма работников.
Данное положение закреплено в акте «Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников».
Трудовая книжка: правила заполнения
Формулировки записей о выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее должны в точности соответствовать формулировкам, указанным в Правилах ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Уточним, что такие записи могут оформляться от руки либо посредством простановки штампа («Дубликат», «Взамен выдан дубликат», «Выдан вкладыш» и т.
п.) с указанием серии и номера выданного документа на оригинале трудовой книжки. Титульный лист трудовой книжки (не приводится). А так выглядит раздел «Сведения о работе» (не приводится). Общий вид раздела «Сведения о награждении» выглядит так (не приводится). Вкладыш в трудовую книжку должен выглядеть так (не приводится).
Причем каждая запись заверяется начальником кадровой службы предприятия. На титульной странице заносятся сведения о трудоустроенном лице:
- официальные данные записываются полностью в точном соответствии с документом, подтверждающим его личность;
- дата и год рождения;
- полученное образование – общеобразовательное, средне-профессиональное, высшее вносятся на основании аттестата, удостоверения или свидетельства, диплома.
При осуществлении записи о незаконном высшем образовании за основу справка, выданная образовательным учреждением, зачетная книжка, студенческий билет;
Запись в трудовую книжку осуществляется без каких-либо сокращений, которой присваивается индивидуальный номер. Она должна быть обоснована соответствующими статьями кодекса о труде, например, в графе 4 «Основание» нужно написать «приказ», статья № 77 ТК.
Ответственность за наличие трудовых книжек, оформленных каждому работнику предприятия, ложится на плечи руководителя предприятия.
Руководитель издает приказ о назначении работника, отвечающего за правильное заполнение, учет и хранение этих документов. Им же назначается другой работник, который может подменить главного ответственного во время его отсутствия. Обычно это работники кадровой службы (ОК).
- Если во время работы сотрудника в компании происходит смена ее наименования, либо структурные изменения, касающиеся конкретного ее подразделения, то это обязательно отражается в ТК и заверяется уже новой печатью данной организации.
- При смене фамилии работника, его старая фамилия перечеркивается, а сверху пишется новая. Рядом на корочке расшифровывается основание замены записи с печатью и подписью ответственного лица. Это единственно допустимое перечеркивание в ТК.
- Если после незаконного увольнения сотрудника, суд обязывает работодателя восстановить его на работе, то вносится запись, аннулирующая предыдущие сведения о его увольнении со ссылкой на документ-обоснование данного решения.
- В случае смерти работника отражается информация о прекращении трудового договора с указанием даты смерти из соответствующего свидетельства.
- Если страниц для всех записей в ТК не хватает, то оформляется вкладыш к ней. Правила его заполнения не отличаются от общих правил, и он подшивается в ТК.
Заполнение ТК процесс кропотливый, он требует знания всех законодательных тонкостей. Почерк в документе должен быть четким и ясным, ведь исправление внесенных сведений крайне нежелательно.
При этом нельзя делать сокращения в датах, именах и фамилиях, в названии организации и прочих. Запрещено также применять римские символы в датах. Зачеркивание неправильных записей не допустимо.
ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: особенности заполнения
\r\n\r\n
Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется в случае утраты трудовой книжки. Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.).
\r\n\r\n
Во всех этих случаях необходимо заполнить новый бланк трудовой книжки. При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат». После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата. Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа такой же, как и при оформлении трудовой книжки человеку, впервые поступающему на работу.
\r\n\r\n
Раздел «Сведения о работе» заполняется следующим образом.
\r\n\r\n
В графу 3 без всякого заголовка, а также без присвоения номера и указания даты вносится запись об общем стаже сотрудника по состоянию на дату поступления на работу к действующему работодателю. То есть указывается общее количество лет, месяцев и дней, отработанных на всех предыдущих местах работы. Например: «Общий стаж работы 8 лет, 4 месяца 12 дней». Стаж подсчитывается на основании подтверждающих документов или трудовой книжки, если она не утрачена.
\r\n\r\n
Далее вносятся конкретные записи о работе — от старых к свежим. Здесь действуют те же правила, что и при внесении записей о работе в исходный вариант книжки: в графе 1 ведется последовательная нумерация, в графы 2 и 3 переносятся данные из соответствующих документов, а в графе 4 приводится информация о документах, на основании которых внесены записи.
\r\n\r\n
После этого нужно сделать запись о текущей работе у того работодателя, который выдает дубликат. В итоге этот документ обретает ту же силу, что и первоначальная трудовая книжка, и его можно использовать в кадровом делопроизводстве.
Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.
Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.
Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.
СПРАВКА. Исправление ошибок, допущенных при заполнении титульного листа, происходит в ином порядке (см. ниже главку «Как исправить ошибку в трудовой книжке»).
Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена и когда обнаружена. Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа и выявлена сразу же, то такая трудовая книжка признается испорченной и подлежит уничтожению (с составлением акта). На работника оформляется новая книжка (п. 42 Правил).
Если ошибка на титульном листе обнаружена после подписания бланка сотрудником и внесения в книжку прочих записей, то придется делать исправление. Неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные. Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки. Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.
При выявлении ошибок в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» применяется другой порядок. Зачеркивания в этих разделах не допускаются, а все изменения вносятся путем признания записей недействительными (п. 1.2 Инструкции).
При обнаружении любой ошибки в данных о работе (в т.ч. неправильных сведений о переводе или об увольнении) или в данных о награждении нужно сделать следующее.
В графе 1 проставить очередной порядковый номер записи, а в графе 2 — текущую дату. В графу 3 внести такой текст: «Запись за № таким-то недействительна». И далее в этой же графе, через точку указать верные сведения, если таковые имеются. Например: «Запись за № 12 недействительна. Принят на должность слесаря». Если же запись была внесена ошибочно и менять ее не надо, то в графе 3 достаточно указать на недействительность сведений. Например, если под номером 12 была отражена ошибочная запись об увольнении (а на самом деле сотрудник не был уволен), то для ее исправления в графе 3 достаточно написать: «Запись за № 12 недействительна».
В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.
ВНИМАНИЕ. Вносить исправления можно не только в отношении «своих» ошибок. В таком же порядке корректируются ошибки, допущенные предыдущими работодателями. При этом инициатором внесения исправлений должен быть сам работник. Действующий работодатель может указать ему на ошибку и обязан, в случае обращения работника, оказать ему необходимую помощь (п. 27 Правил).
Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется в случае утраты трудовой книжки. Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.).
Во всех этих случаях необходимо заполнить новый бланк трудовой книжки. При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат». После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата. Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа такой же, как и при оформлении трудовой книжки человеку, впервые поступающему на работу.
Раздел «Сведения о работе» заполняется следующим образом.
В графу 3 без всякого заголовка, а также без присвоения номера и указания даты вносится запись об общем стаже сотрудника по состоянию на дату поступления на работу к действующему работодателю. То есть указывается общее количество лет, месяцев и дней, отработанных на всех предыдущих местах работы. Например: «Общий стаж работы 8 лет, 4 месяца 12 дней». Стаж подсчитывается на основании подтверждающих документов или трудовой книжки, если она не утрачена.
Далее вносятся конкретные записи о работе — от старых к свежим. Здесь действуют те же правила, что и при внесении записей о работе в исходный вариант книжки: в графе 1 ведется последовательная нумерация, в графы 2 и 3 переносятся данные из соответствующих документов, а в графе 4 приводится информация о документах, на основании которых внесены записи.
После этого нужно сделать запись о текущей работе у того работодателя, который выдает дубликат. В итоге этот документ обретает ту же силу, что и первоначальная трудовая книжка, и его можно использовать в кадровом делопроизводстве.
Трудовые книжки: о чем важно помнить работодателям
- Налог
- Бухгалтерский учет
- Оборотные активы
- Бухгалтерский баланс
- Юридическое лицо
- Бухгалтерская отчетность (финансовая отчетность)
- Гражданско-правовой договор (ГПХ)
Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
При оформлении и ведении трудовых книжек следует руководствоваться:
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».
Перечислим основные правила, которыми следует руководствоваться при ведении трудовых книжек:
- Трудовую книжку заполняйте на каждого работника, проработавшего у вас свыше 5 дней, если работа в вашей компании является для него основной.
- При поступлении на работу, которая будет являться для работника основной, он обязан предъявить и передать работодателю трудовую книжку для оформления.
Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ).
Такая обязанность наступает, если заработок работник не получил из-за задержки работодателем трудовой книжки. Либо если в трудовую книжку работодатель внес неверную формулировку причины увольнения работника.
Требования к оформлению, заполнению трудовых книжек и их хранении
Согласно ст. 66 ТК РФ, ей отведены следующие функции:
-
она отражает информацию о стаже и опыте человека с момента его первого трудоустройства до выхода на пенсию;
-
позволяет узнать, почему человек уволился с предыдущего места работы;
-
содержит сведения о наличии награждений за добросовестную работу
Вносить записи в нее может только специалист отдела кадров. Титульный лист заполняется в присутствии владельца документа. В подтверждение правильности внесенных данных он ставит свою подпись.
Итак, чтобы завести данный документ, нужно трудоустроиться.
Для первичного оформления в отдел кадров предприятия нужно представить следующие документы:
— паспорт или свидетельство о рождении;
— диплом об образовании либо справку из учебного заведения, если человек является учащимся или студентом.
Эти данные указываются на титульном листе документа.
На титульном листе указывается следующая информация:
— Ф.И.О;
— дата рождения;
— образование;
— специальность;
— дата заполнения.
Внизу титульного листа ставится печать предприятия и подпись сотрудника отдела кадров. В знак ознакомления с записями работник также ставит свою подпись в отведенном для этого месте. На следующей странице, согласно правилам заполнения бланков, делается запись, подтверждающая факт трудоустройства.
В нашем государстве любой гражданин, достигший возраста 14-ти лет, может начать официальную трудовую деятельность. И с этого момента у него появляется такой официальный персональный документ как трудовая книжка. В ней фиксируется вся «трудовая биография» человека.
Многие недооценивают важность этого документа, а между тем он также ценен как, например, паспорт и без трудовой книжки порой бывает просто невозможно устроиться на хорошее место работы.
Сама книжка представляет собой брошюру-бланк установленного образца и для того, чтобы содержащаяся в ней информация имела юридическую силу, она должна быть оформлена должным образом.
Трудовая книжка имеет следующую структуру:
- обложка с надписью «Трудовая книжка».
- Титульный лист, где отражены персональные сведения владельца, а также указаны индивидуальные серия и номер документа.
- Два раздела – «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Первый раздел содержат графы: номер по порядку, дата внесения записи, данные о приеме на работу, сведения о квалификации, данные об увольнении с указанием причин. Указываются и документы, на основании которых вносятся соответствующие записи.
В любом документе могут быть ошибки. Случаются они и при внесении записи в трудовую книжку. Если запись неточна или неправильна, просто зачеркнуть ее нельзя, а необходимо признать недействительной и для этого существует определенная процедура.
После последней отметки в трудовой книжке, под следующим порядковым номером и с указанием даты, в третьей графе, вносятся сведения о том, что запись под таким-то номером недействительна.
После этой фразы записываются сведения в правильной формулировке, а в четвертой графе – номер приказа или распоряжения, на основании которого была внесена правильная запись.
Такие изменения могут быть внесены как по месту работы, где была произведена ошибочная запись, так и работодателем на новом месте, но при предоставлении официального документа от нанимателя, допустившего неточность.
На титульном листе заполняются такие личные данные работника как фамилия, имя отчество, дата рождения, которые записываются только с предъявленного паспорта и указываются полностью, без сокращений. Кроме того, на основании документа из образовательного учреждения в трудовую книжку вносятся сведения об образовании и специальности работника.
В том числе допустимо внесение сведений о неоконченном образовании соответствующего уровня.
Сделать это можно после предъявления соответствующих документов (например, справки из ВУЗа или студенческого билета).
Также необходимо отразить такие сведения о трудовой деятельности работника, как о приеме его на службу, переводе, присвоении квалификации, увольнении, получении еще одной профессии, службе в армии, прохождении курсов, работе по совместительству.
После записи основной информации, в нижней части страницы владелец трудовой книжки ставит свою подпись. Аналогичные действия проделывает лицо, заполняющее документ, скрепив свою подпись печатью.
Если необходимо изменить анкетные данные работника, то делается это согласно вышеназванной Инструкции, следующим образом. Запись должна быть аккуратно зачеркнута одной чертой и поверх нее либо снизу, где позволяет свободное место, записываются новые данные. При этом на внутренней стороне обложки книжки в обязательном порядке отмечается пояснение с указанием документов, на основании которых были внесены изменения.
Если необходимо внести дополнительные сведения об образовании (например, работник со средним образованием во время трудовой деятельности закончил ВУЗ и получил образование высшее), то Инструкция указывает – просто добавить эти сведения к уже имеющимся через запятую. Делать ссылку на подтверждающий этот факт документ закон не обязывает, но и не запрещает.
Сведения о работе отражаются в специальном разделе трудовой книжки. При заполнении сведений о работе полное название предприятия, в котором трудится лицо, указывается в виде заголовка, при этом в первой графе записывается порядковый номер, а во второй – дата приема на работу.
Кроме того, в данном разделе вносятся также сведения о должности, специальности, профессии, а также в четвертой графе указан номер приказа и дата его подписания, на основании которого лицо принято на работу.
Если гражданин работает по совместительству, то трудовую ведет та организация, где он ведет свою основную деятельность и именно эта запись является первоочередной. А запись о совмещенной работе вносится следующей под очередным номером.
При изменении названия организации об этом также необходимо внести запись с указанием соответствующего приказа или распоряжения и даты смены названия. Период отбывания наказания в виде исправительных работ в непрерывный трудовой стаж не засчитывается. В этом случае также делается отметка, которая должна гласить, что начиная с даты отбытия этого вида наказания и по дату его окончания этот срок в непрерывный стаж не засчитывается.
Как заполняется трудовая книжка — требования к ведению документа
При приеме человека на работу специалист кадрового отдела обязан проверить наличие у него трудовой и правильность ее оформления/заполнения. В том случае, когда у работника нет этого документа, то кадровик должен его завести и заполнить все необходимые разделы в соответствии с требованиями Инструкции, которая утверждена Постановлением Правительства России №69.
Заполнение трудовых состоит из трех этапов, и необходимо рассмотреть каждый из них более подробно.
В разделе о награждениях отмечаются все случаи присвоения работнику почетных званий, государственных наград, награждения грамотами, дипломами и значками, которые предусмотрены законом РФ, уставом предприятия или коллективным договором. В этом случае внесение соответствующей записи проводится так же, как и при заполнении раздела со сведениями о приеме на работу.
- Первый раздел – номер записи.
- Второй раздел – дата занесения записи.
- Третий раздел – вид награды, кто награждал, и за какие заслуги она была выдана.
- Четвертый раздел – документ, на основании которого была занесена запись (приказ, указ или постановление).
Такой документ, как трудовая книжка, должен заполняться той организацией, в которой работник ведет свою трудовую деятельность в качестве основного работника. Записи о том, что человек работает по совместительству, не являются обязательными данными для внесения в трудовую книжку. Однако если сотрудник настаивает, то эту информацию также можно внести в раздел со сведениями о работе.
Когда возникает потребность в исправлении основной информации работника на титульном листе трудовой книжки (например, смена фамилии после замужества/развода), прежняя фамилия аккуратно зачеркивается ручкой, и рядом пишутся новые данные. В качестве основания для смены персональных данных сотрудника могут быть использованы:
- свидетельство о заключении/расторжении брака,
- паспорт,
- документ об изменении даты рождения, отчества, имени и прочего.
Ссылка на документ, который был использован отделом кадров для смены данных на титульном листе, отмечается на обложке трудовой книжки, с внутренней стороны, и заверяется штампом/печатью предприятия и подписью ответственного лица или руководителя.
Случается такое, что в написании личных данных работника были допущены ошибки (например, Наталья вместо Наталия, или ошибка в написании фамилии), и погрешность выявляется в момент смены рабочего места в процессе проверки трудовой книжки на соответствие с паспортом. В этом случае работник должен отправиться к бывшему работодателю и попросить его об обеспечении исправления всех ошибок или обнаруженных неточностей.
В соответствии с правилами Трудового кодекса РФ, зачеркивать неправильные записи в разделе «Информация о работе» или исправлять ошибки нельзя. Если же существует необходимость изменить сведения в трудовой книжке, то следует вначале признать существующую запись недействительной, а только потом сделать новую. При нарушении нумерации записей о работе/награждении запись с неправильной нумерацией признается недействительной и ниже вносится та же информация, но под нужным порядковым номером.
Заполнение трудовой книжки в 2020 году: правила и образец
Бланки трудовой книжки/вкладыши, которые испорчены или устарели, должны быть уничтожены. Данную процедуру проводят по правилам работы с бланками строгой отчетности, собрав комиссию, которая подтвердит факт уничтожения и составит соответствующий документ. В данном документе (акте) записываются их серийные номера и причина уничтожения бланков. В акте расписываются все участники комиссии, и он утверждается руководителем предприятия.
Нередко сотрудник отдела кадров сталкивается с вопросом о том, как необходимо отразить данные о невключении какого-либо срока в непрерывный трудовой стаж. Это зачастую случается при назначении гражданину РФ исправительных работ. В этом случае в трудовую книжку заносится соответствующая запись об исправительных работах. Делается она так же, как и запись об обычной трудовой деятельности (с указанием порядкового номера записи, даты и наименования документа, являющегося основанием для внесения записи).
Также к особым ситуациям относится присвоение работнику нового разряда, класса, категории или же получение новой профессии. Соответствующие отметки делаются в разделе информации о работе по правилам Трудового кодекса России.
Если в процессе трудовой деятельности сотрудника происходит переименование предприятия, сведения об этом факте также должны отразиться в трудовой книжке. Этот момент считается очень важным, так как после переименования организации изменяется ее печать, и при увольнении работника будет поставлен совсем другой штамп. При отсутствии записи о смене наименования организации Пенсионный фонд не засчитает время работы на этом предприятии в общий стаж. То же самое относится и к переименованию должности, которую занимает работник, и к изменениям в штатном расписании.
Учет трудовых книжек В школе необходимо вести учет трудовых книжек в двух книгах:
- приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша к ней;
- книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил).
Формы данных документов утверждены тем же постановлением Минтруда России, что и Инструкция по заполнению трудовых книжек, и практически ничем не отличаются от ранее действовавших форм таких документов, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией, обслуживающей школу по договору, или бухгалтером школы. В ней необходимо отразить все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Недопустимость выдачи работнику на руки трудовой книжки подтверждается и нормативными правовыми актами о назначении трудовых пенсий, которые не требуют представления подлинников трудовой книжки (п. 13 Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», утвержденного постановлением Минтруда России и Пенсионного фонда России от 27 февраля 2002 г. № 16/19па). При необходимости администрация школы обязана по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из его трудовой книжки.
Это требование предусматривает наличие у каждой записи своего порядкового номера в пределах соответствующего раздела. То есть каждая запись, вносимая в трудовую книжку, должна иметь очередной порядковый номер.
Как заполняется трудовая книжка — требования к ведению документа
Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год. Записи произ- водятся восемью арабскими цифрами, по две для обозначения числа и месяца, че- тыре – года.
Профессия – это вид трудовой деятельности (напр., строитель, врач, преп.) Специальность зависит от характера навыков и знаний по данной профес- сии, приобретенных в процессе специального образования (напр. для строителя: плотник, каменщик, маляр; для врача: терапевт, хирург, стоматолог). Дата заполнения трудовой книжки указывается в буквенно-цифровом обо- значении (напр., 10 июля 2002 года). Дата заполнения и начала работы могут не совпадать. Первую страницу (титульный лист) тр.
Заполнение трудовой книжки: основные правила
Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника (ст. 234 Кодекса). Если неправильная формулировка причины увольнения в трудовой книжке препятствовала поступлению работника на другую работу, то суд принимает решение о выплате работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула (ст. 394 Кодекса). 10. Трудовая книжка выдается работнику при прекращении трудового договора (см. ст. 62 Кодекса и комментарий к ней). В иных случаях трудовая книжка на руки работнику не выдается.
Инструкции). В трудовую книжку вносятся:
- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
- сведения о выполняемой работе: приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении с указанием основания прекращения трудового договора;
- сведения о награждениях и поощрениях (в новой форме трудовой книжки награждения и поощрения записываются в одном разделе).
В трудовую книжку теперь не вносятся сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях, что встречалось в практике школ достаточно редко, а также сведения о назначении пенсии, что связано с реформой пенсионного законодательства.
Трудовой договор подписывается на основании предоставленных деловых бумаг и трудовой книжки, в силе чего можно сделать вывод – каждый из документов позволяет составить работодателю определенное мнение об их обладателе. Как показывает практика, уровень соответствия создавшегося о претенденте мнения устанавливается в результате собеседования, в ходе его производственной деятельности.
Кроме того, трудовая книжка, являясь наиболее достоверным документом, содержит действительные сведения о производственном стаже претендента. Но работодатель для осуществления проверки данных о производственной деятельности может позвонить по телефону или послать запрос на предыдущее место работы.
Данное основание подтверждает мнение некоторых лиц о том, трудовая книжка изжила себя, не имеет смысла ее заводить.
- 1. Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
- 2. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
- 3. Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.
Трудовые договоры должны быть заключены со всеми работниками и подписаны в двух экземплярах: один выдается работнику, другой хранится в организации в личном деле работника. Получение экземпляра трудового договора работником должно подтверждаться его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя, либо в журнале учёта выданных экземпляров с подписями сотрудников. Все страницы договора должны быть подписаны работником и работодателем. После подписания трудовой договор в обязательном порядке должен регистрироваться в журнале регистрации трудовых договоров с работниками организации. К трудовым договорам с работниками инспекторы предъявляют особые требования. Договоры должны содержать все условия, предусмотренные статьёй 57 Трудового кодекса.