Порядок работы с входящими документами банка

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок работы с входящими документами банка». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В каждой организации он может быть построен по-разному. Существенная часть документов приходит заказными письмами Почтой России. По сложившемуся порядку за этими письмами (в том числе если они проходят на А/Я (абонентский ящик, арендованный организацией на каком-либо почтовом отделении) нужно будет кому-то идти в почтовое отделение по местонахождению организации и их получать. Для этого работнику организации необходимо предъявить сотруднику почты извещение о прибывшем отправлении (приносят почтальоны) и доверенность. Любому сотруднику, не обладающему полномочиями на получение корреспонденции для организации, прибывшее отправление на почте не отдадут.

Чаще всего организации при увеличении документооборота приходят к выводу о необходимости освобождения секретаря/делопроизводителя от этой обязанности – чуть ли не ежедневного похода на почту. И либо перепоручают это другому сотруднику (например, нанимают курьера на полставки), либо идут по пути неофициальной договоренности с местным почтальоном о персональной доставке корреспонденции для своей организации.

Работа с входящими документами

Первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется в день ее приема. При доставке в нерабочее время – на следующий рабочий день.

Первичная обработка включает в себя всю подготовительную процедуру:

2.1. Проверка правильности указания адресата.

Нередко почта ошибается – по адресу вашей организации может быть доставлен пакет для другого адресата с другим адресом. Не вскрывайте такой пакет. Отложите его для возврата на почту.

2.2. Вскрытие конверта. Конверты с деловыми письмами желательно вскрывать канцелярским ножом или портативным конвертовскрывателем, так как при распространённом отрыве поперечного края письма весьма вероятно повреждение части документа вместе с подписями и печатями. Хотя работать канцелярским ножом еще надо приноровиться, да и по времени это более затратно, такой способ вскрытия конвертов – более надежный и практически гарантирует сохранность входящего документа без повреждений.

Не распаковываются конверты с пометками «Конфиденциально», «Лично», «Коммерческая тайна». Эти отправления регистрируются на самом конверте без вскрытия, и передаются адресату.

2.3. Проверка количества поступившего в отправлении приложений. Зачастую документ прибывает в организацию с сопроводительным письмом. А бывает, что сопроводительное есть, а приложений к нему, указанных в сопроводительном письме, – нет. Очень редко, но при наличии спорных ситуаций с контрагентами бывает ситуация, когда при вскрытии заказного письма обнаруживается… чистый лист бумаги. В этом случае в целях исключения риска появления претензий со стороны корреспондента, риска оспаривания факта неполучения нужного письма/приложений к письму, необходимо немедленно (!!!) составить комиссионный акт о недовложении. (см. Образец № 1)

Образец 1.

_________________________________________________________

Общество с ограниченной ответственностью «Элеганс»

ОГРН 1047205402876 ИНН 4723075693 КПП 472301001

р/с 407 028 108 155 400 004 22 в Филиале № 4716 Банка ВТБ (ПАО) г. Кириши

к/с 301 018 104 220 23601 926 БИК 043 601 926

187110, г. Кириши, 1-й Вакуровский проезд, д. № 5 тел. ХХ-ХХ-ХХ

АКТ № 01

о недовложении в отправление

Г. Кириши «15» февраля 2018

«15» февраля 2018 года в секретариат ООО «Элеганс» сотрудником Почты России было доставлено заказное письмо от ИП Казарин А. Н., адрес отправителя: г. Москва, Маяковский тупик, д. 13, кв. 2 (дата регистрации отправления 10.02.2018г., дата поступления на почтовое отделение № 187110 – 14.02.2018, почтовый идентификатор 77700875612345)

Работниками ООО «Элеганс»:

секретарем Тимошкиной А. А.,

инспектором по кадрам Ивановой И. Л.,

заведующим хозяйством Коноваловым М. О.

при вскрытии конверта установлено, что в конверт вложен неполный пакет документов.

Варианты записи:

– в приложенном к сопроводительному письму пакете документов отсутствует приложение № 01 «Акт сверки взаиморасчетов 1л. в 2 экз.»;

– приложения к сопроводительному письму, указанные в качестве 11 документов на 14 листах отсутствуют в полном объеме;

– в отправление вложена газета «Извести» № 14/547 от 09.01.2018г. 1, 2 стр.;

– какое-либо вложение в конверте отсутствует;

– и т. д.

Отправление принято с неполным пакетом документов.

Секретарь		А. А. Тимошкина
Инспектор по кадрам		И. Л., Иванова
Заведующий хозяйством		М. О. Коновалов

Акт составлен в двух экземплярах:

первый – в ООО «Элеганс»,

второй – к письму почтовый идентификатор 77700875612345 от 14.02.2018

___________________________________________________________________________

• Акт о недовложении документов может быть составлен любыми работниками организации.

• Если локальным актом организации (например, Инструкцией по делопроизводству) предусмотрено создание специальной комиссии для этого или она уже сформирована, то Акт составляется этой комиссией, о чем указывается и в самом Акте.

• Локальным актом также может быть для подобных ситуаций предусмотрен специальный алгоритм действий секретаря, которому тот обязан будет следовать.

• Направлять отправителю письмо с извещением о недовложении с приложением Акта или его копии не обязательно. Однако в случае, если имеется спорная ситуация с отправителем (судебный процесс, например, наличие претензий друг к другу), сделать это рекомендуется по той простой причине, что в дальнейшем фиксация недовложения в письмо, отсутствия вложения можно будет использовать как доказательство неполучения важных документов.

• Не возбраняется направить отправителю вместе с извещением о недовложении запрос о восполнении отправления, с пометкой на входящем документе (конверте, если вложения не было вовсе) о факте и дате направления такого запроса. В особо спорных случаях извещение и запрос рекомендуется даже направлять заказным письмом (в тех же вышеуказанных целях исключения рисков и сбора доказательной базы). Конечно, это потребует дополнительных затрат организации.

• Аналогичным образом составляется Акт о повреждении отправления, если таковое не было сделано еще в Отделении Почты России.

2.3. Распечатка электронных писем.

Если иное не предусмотрено локальным актом организации (например, Инструкцией по делопроизводству), при доставке электронного письма на общий адрес организации, на секретаря, оно подлежит распечатке и передаче руководству для рассмотрения независимо от того, будет ли в дальнейшем оно пересылаться в электронном виде. Хотя в большинстве случаев после определения исполнителя тому отправляется и распечатка с резолюцией руководителя, и перенаправляется электронное письмо1.

2.4. Сортировка, подготовка для рассмотрения.

Некоторую входящую корреспонденцию необходимо сохранять вместе с конвертом, в котором она поступила.

Рекомендуется это делать в следующих случаях:

– если отправление является претензией, исковым заявлением;

– если отправление – это исполнительный документ;

– если в конверте оказался документ от контролирующих, фискальных органов и др.;

– если входящий документ не имеет даты или она сильно отличается от штемпеля отправки на конверте;

– если в письме нет обратного адреса;

– если в конверте отсутствовало вложение, часть вложения или находилось другое вложение (не то, которое указано в сопроводительном письме).

В этих случаях конверт прикрепляется к письму и в дальнейшем проходит все стадии обработки и хранения вместе с отправлением.

На заметку: существенно облегчит работу секретаря/делопроизводителя утвержденная в организации Инструкция по делопроизводству, в которой уже будет четко предусмотрен не только порядок работы с входящей корреспонденцией с этапами прохождения каждого документа, но и урегулированы мелкие, но важные вопросы. Например – от каких писем конверты можно сразу уничтожить, а какие секретарю необходимо прикрепить к распечатанному документу.

В результате сортировки у секретаря/делопроизводителя должно появиться два пакета корреспонденции:

1) Пакет корреспонденции, подлежащий передаче руководству для рассмотрения и определения подразделения, в которое документ в дальнейшем подлежит отправке для исполнения / к сведению и пр.

2) Пакет писем, подлежащих передаче непосредственно в соответствующее подразделение организации. Среди таких документов оказываются:

– те, которые прямо адресованы определенному исполнителю;

– те, в которых указано подразделение – адресат.

2.5. Сортировка входящей корреспонденции на регистрируемые и нерегистрируемые.

Секретарю/делопроизводителю следует знать, что не вся корреспонденция подлежит регистрации.

Не нужно регистрировать:

1. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

2. Поздравительные телеграммы, письма.

3. Спецификации, прейскуранты,

4. Пригласительные.

5. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

6. Анонимные обращения и письма граждан без обратного адреса.

7. Бланки, формы (не имеются в виду бланки строгой отчетности).

То есть все те документы, которые не требуют контрольного исполнения, учета, не персонифицированы для конкретной организации (газеты, журналы, рекламные брошюры).

Если в организации еще не утверждена номенклатура дел, то номер регистрации входящей корреспонденции будет предельно прост: 1, 2, 3 и т.д.

Если же номенклатура дел в организации имеется, то номер будет формироваться в соответствии с ней. Регистрационный номер входящего документа состоит из:

• порядкового номера по журналу регистрации, возрастающего в пределах года,

• индекса канцелярии по номенклатуре дел,

• индекса дела по номенклатуре, в которое будет подшиваться данный документ.

Регистрационный номер в журнале переносится в регистрационный штамп.

Пример формирования регистрационного номера:

154/01-12-157

154 – порядковый номер регистрации по журналу;

01 – индекс филиала;

12 – индекс административно-хозяйственного отдела;

157 – индекс по номенклатуре дел административно-хозяйственного отдела.

ВАЖНО: порядок формирования регистрационного номера входящего документа в каждой конкретной организации может быть разным. Единых рекомендаций по формированию регистрационных номеров нет. Даже если номер будет состоять всего лишь из порядкового номера (например, 154, 155, 156 и т. д.) – ошибки не будет. Не будет ошибкой и принятый в организации порядок указания порядкового номера как в начале регистрационного номера (154/01-02-157), так и в конце (01-02-157/154).

После регистрации копия входящего документа сохраняется в службе ДОУ и подшивается в соответствующее дело. Следует отметить, что этот порядок с целью экономии бумаги принят далеко не во всех организациях, особенно небольших.

После регистрации документы в день их поступления передаются на рассмотрение руководителю или непосредственно сотруднику, которому адресован входящий документ.

Порядок и разделение документов на передаваемые на резолюцию руководителю или вручаемые непосредственно адресату-работнику устанавливается в локальном акте организации. Общего для всех порядка нет (за исключением ведомств, порядок для которых регулируется на ведомственном уровне).

Порядок работы с входящими документами банка

По результатам рассмотрения документов руководителем выносится резолюция (проставляется на самом документе), определяющая исполнителя и порядок действий для исполнения документов. В резолюции указываются:

• отдел/подразделение или ФИО конкретного исполнителя, которому адресуется документ на исполнение;

• задание (например: для исполнения, для сведения, для принятия решения и пр.);

• сроки исполнения (если таковой необходимо установить);

• подпись руководителя;

• дата (ставится не всегда).

Сведения о фамилии исполнителя/руководителя отдела (подразделения) секретарем при регистрации входящего документа в журнале регистрации вносятся в соответствующую графу журнала регистрации входящих документов.

Далее секретарь передает документ в соответствующее структурное подразделение/исполнителю.

На этом работа с входящим документом на уровне секретаря/делопроизводителя/службы ДОУ заканчивается. Документ передается исполнителю.

1 Государственные организации руководствуются Правилами делопроизводства, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 26.04.2016), Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях и др. нормативно-правовыми актами. Прим. ред.

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров, производственные отделы.

В пределах документооборот и формы его организации каждого подразделения сначала просматривают документы для постоянного хранения.

Внимание Это документы, наиболее полно характеризующие основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т. д.

Документооборот – это движение документов в компании после их создания или поступления извне. Чтобы документ не потерялся и был вовремя исполнен, в управляющей организации должна быть чёткая система работы с документами: входящими, исходящими и внутренними.

Для этого в УО утверждаются регламенты документооборота, в каждом из которых необходимо указать:

• Чёткую схему движения документа от момента его создания/получения до исполнения.
• Сроки, которые отводятся на каждый этап работы с документом.
• Сотрудника, который несёт ответственность за документ на каждом этапе.

Цель таких регламентов – создать чёткую схему работы, чтобы любой сотрудник, который с ней знакомится, мог легко понять, как он должен поступать с теми или иными документами, свою роль в документообороте компании.

В регламенте по документообороту не нужно прописывать ситуации:

1. Которые в конкретной организации никогда не происходят.

Если УО никогда не получает писем от благотворительных организаций, то не нужно создавать схему работы с такой корреспонденцией.

2. Как в другой организации.

Создавать регламент по работе с документами необходимо исходя из существующей ситуации в каждой конкретной компании. То, что работает в одной УО, может оказаться неэффективным для другой.

3. Частные, мелкие, незначительные.

Все описанные в регламенте действия должны быть понятны и полезны для каждого сотрудника УО, учитывать общие интересы и соответствовать целям создания документа.

По сути регламент по документообороту – это инструктивное письмо с пошаговыми действиями сотрудников, совершаемыми в зависимости от вида полученного документа и ситуации. Он должен содержать общую последовательность шагов для работы с каждым входящим, исходящим или внутренним документом.

Инструктивное письмо для лёгкости восприятия строго структурируется:

1. В шапке указываются: пометка «конфиденциально», автор регламента, название компании, для кого предназначен документ и дата его создания. Этот блок информации для удобства выравнивается по правому краю.

2. Заголовок инструктивного письма указывается по центру и должен отражать суть регламента: «Регламент работы с входящей корреспонденцией», «Инструкция по работе с внутренними документами» и др..
3. Указываются причина и задача создания регламента.

   В таком случае сотрудники, которые будут его читать, поймут, зачем документ написан и для чего необходимо следовать изложенным в нём инструкциям.

4. Непосредственно текст инструкции.

   Управляющая организация может создать отдельно три инструкции для каждого вида документов отдельно, а может сделать общий регламент для документооборота, разбив его на главы или части.

   Каждое действие в последовательности должно быть чётким и исполнимым, для его выполнения у сотрудников должны быть необходимые инструменты и время. Если требование окажется неисполнимым, то инструкция не будет работать.

5. Результат. В последнем блоке можно указать, что получится, если вся последовательность изложенных действий будет правильно и в срок выполнена.

Для удобства чтения и усвоения материала текст должен быть разбит на смысловые блоки с использованием отступов. Не следует выделять в тексте отдельные строки или слова курсивом или полужирным шрифтом: читающие инструкцию сотрудники могут упустить из внимания остальные части документа. Выделяются только подзаголовки.

Порядок работы с входящими документами в компании

Самой важной в документообороте управляющей организации является инструкция по работе с входящими документами (ВхД), присланными жителями многоквартирных домов, РСО, подрядчиками, контрольными ведомствами. За их утерю и неисполнение в срок организации грозят штрафы и привлечение к административной ответственности.

В регламенте необходимо прописать порядок и сроки следующих действий с ВхД:

1. Приём и первичная обработка писем.

Корреспонденция может поступать по почте, доставляться курьерами, а также направляться в УО по электронной почте и с помощью факсимильной связи. В первичную обработку включаются: приём писем и документов, проверка целостности упаковки, правильность адресата и соответствие вложений.

Важно: обязательно определите сотрудника УО, который отвечает за данный этап, обозначив должность: делопроизводитель, секретарь, офис-менеджер УО или другая. Пропишите действия сотрудника на случай, если письмо доставлено по ошибке или с неполным пакетом вложений.

2. Регистрация и сортировка.

Регистрируется вся входящая корреспонденция. В УО могут быть созданы несколько журналов регистрации в зависимости от адресанта: журнал учёта обращений жителей домов, журнал учёта обращений органа ГЖН и т.д. Либо заводится единый журнал, проводится электронная регистрация ВхД.

Все конверты вскрываются, на первом листе или сопроводительном к документам письме проставляется дата и регистрационный номер. Такие же данные заносятся в журнал регистрации. Все полученные документы сортируются для передачи на рассмотрение руководству.

Необходимо определить и зафиксировать в регламенте перечень входящих документов, которые не подлежат регистрации: обычно это информационно-справочные письма, открытки и поздравления, реклама.

Важно: передача документов на рассмотрение должна производиться в день их регистрации. В регламенте можно предусмотреть, какие документы передаются руководителю УО, а какие – непосредственно в подразделения.

3. Рассмотрение и расписание руководителем.

Исходящие документы (ИД) проходят путь внутри УО от их создания до направления. Все этапы необходимо учесть и прописать в регламенте работы с исходящей корреспонденцией, куда попадают и ответы на запросы жителей домов, РСО, органов надзора.

Первым этапом после создания документа станет его согласование, при необходимости – доработка, затем утверждение. Порядок согласования также можно прописать в инструкции: например, определить, что ответы на запрос жителей МКД согласовываются с юристом УО.

Утверждает письмо тот, кто подписывает его перед отправкой. Если в УО принято отправлять жителям домов письма за подписью заместителя руководителя или начальника абонентского отдела – то именно они эти письма и утверждают, ознакомившись с листом согласования.

Инструкция по работе с внутренними документами (ВнД) индивидуальна для каждой управляющей организации, так как зависит от размера компании, структуры и штата. В ней прописываются основные типы внутренних документов и основания, по которым эти документы создаются.

После создания ВнД проходит этап согласования, доработки и подписания у руководителя УО или подразделения, которое создало документ.

Затем документ регистрируется в журнале регистрации внутренних документов. Журнал может быть один общий, или несколько – в зависимости от вида ВнД: отдельно приказы, распоряжения, служебные записки и т.

3.4.1 Ежедневно, утром, до 10 часов, специалист по документообороту ГДР АдмО получает и отправляет в почтовом отделении корреспонденцию для ООО "ХХХ", а также для «ООО "ХХХ"» и ДЗО сегмента «Дистрибуции». Заказные, простые, ценные письма, телеграммы, посылки, бандероли, извещения и уведомления на регистрируемые почтовые отправления и т. п., специалист по документообороту ГДР АдмО получает на основании доверенности, оформленной на специалиста ГДР АдмО, (на ведение дел, которая хранится в отделении связи). Оформляется данная доверенность на текущий год.

3.4.2 Заказная корреспонденция выдается почтовым отделением по реестру п/о. Специалист по документообороту ГДР АдмО удостоверяется в наличии писем, сверяя номера заказной корреспонденции с номерами, указанными в реестре, расписывается в реестре, копия которого остается в почтовом отделении. Оригинал реестра хранится в ГДР АдмО в течение года.

3.4.3 Посылки и бандероли регистрируются специалистом по документообороту ГДР АдмО в журнале «входящая корреспонденция» и не вскрывая передаются через секретарей структурных подразделений.

3.4.4 Телеграммы для ООО "ХХХ" получает специалист по документообороту ГДР АдмО в почтовом отделении, регистрирует в «Журнале регистрации» и передает под роспись секретарю подразделения.

3.4.5 Корреспонденцию, доставляемую в ООО "ХХХ" при помощи Курьерской службы, специалист по документообороту ГДР АдмО получает у охраны СБ на Посту №1, расписываясь в соответствующем журнале о получении. Сотрудник СБ осуществляет прием корреспонденции согласно «Инструкции по приему корреспонденции на Посту №1» рег.№ И-77 от 09.12.1999. Полученная от курьера корреспонденция регистрируется в ГДР АдмО специалистом по документообороту в установленном порядке, в журнале «Входящая корреспонденция», либо в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с входящими документами» в ООО "ХХХ", и передается в структурные подразделения через секретарей и помощников руководителей, либо через «Центр информационного обмена» (3 этаж).

4 Архивное хранение и уничтожение корреспонденции ООО "ХХХ"

4.1 Ежегодно специалист по документообороту ГДР АдмО готовит отработанные «входящие» и «исходящие» документы к хранению в архиве. Для этого отработанные документы оформляются в дела (папки, скоросшиватели), составляется их реестр. Дела формируются по видам в хронологической последовательности, что облегчает поиск необходимого документа, находящегося на архивном хранении. Хранятся данные документы в течение 5 лет. Хранению в архиве не подлежат документы:

1. информационные документы

2. поздравительные письма и пригласительные билеты

3. печатные издания

4. телеграммы

5. рекламные извещения

6. накладные, инвойсы

7. сертификаты

4.2 Право доступа к документам, хранящимся в архивах с грифом ДСП, имеет специалист по документообороту, руководитель группы и начальник АдмО. Выносить дела из помещения архива запрещается. Найденный документ из дела не изымается, а выдается его копия. Если возникает необходимость в выносе дела за пределы архива, на имя Начальника АдмО оформляется СЗ о выдаче дела. Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Начальника АдмО, с обязательным составлением акта об изъятии с вложением листа – заменителя, на место изъятого документа.

4.3 Уничтожение документов по истечении срока хранения, производится после проведенной экспертизы ценности документов и на основании утвержденного Генеральным директором акта об уничтожении, составленного комиссией в составе не менее трех человек.

5 Порядок использования внешней электронной почты

5.1 Все электронные письма, входящие на адрес ежедневно обрабатываются и сортируются специалистом по документообороту ГДР АдмО.

5.2 Электронные письма не подлежат регистрации и архивированию, т. к. носят рекламный характер.

5.3 Письма без указания фамилии получателя отправляются специалистом по документообороту ГДР АдмО секретарям соответствующих подразделений, как с указанием фамилии получателя непосредственно на электронный адрес получателя.

5.4 Подозрительные письма не имеющие темы, без указания отправителя, с предупредительными анонсами антивирусной программы, не вскрываются и удаляются незамедлительно.

6 Порядок оформления и подготовка к отправке подарков для клиентов

6.1 Если возникает необходимость произвести рассылку подарков для поздравления поставщиков, клиентов или иных контрагентов, специалистом подразделения, ответственным за отправку подарков подается список в ГДР АдмО, подписанный Начальником отдела, с указанием полных адресов получателей по форме:

№п/п	Адрес: индекс, город, улица, дом	Название фирмы, компании	Контактное лицо	Телефон

Срок — 2 рабочих дня до предполагаемого дня отправки, в предпраздничные дни за 7 дней до предполагаемого дня отправки.

В соответствии с Указанием ЦБР от 3 декабря 1997 г. № 51-У «О введении новых форматов расчетных документов», Письмом ЦБ России от 14.10.97 №529 «Об изменении формата платежного поручения и порядке его заполнения» платежные документы должны содержать наименование документа, номер, дату его выписки. Число указывается цифрами, месяц — прописью, год — цифрами. На платежных документах, заполняемых с использованием компьютерной техники, допускается обозначение месяца цифрами.

На первом экземпляре платежного документа проставляются подписи должностных лиц предприятия, имеющие право подписи для совершения расчетно-денежных операций по счетам в банке, независимо от способа изготовления платежного документа, а также оттиск печати. Расчетные документы принимаются банком к исполнению только при наличии этих подписей.

Платежные документы по операциям, осуществляемым предпринимателем без образования юридического лица, принимаются к исполнению при наличии на них одной подписи, указанной в карточке с образцом подписи, без оттиска печати.

Плательщик и Получатель. Если плательщиком или получателем является кредитная организация, в полях Плательщик или Получатель указывается наименование кредитной организации, в полях Банк плательщика или Банк получателя соответственно наименование кредитной организации указывается повторно.

1. Плательщик и Получатель — в соответствующих полях платежного документа указываются: ИНН (во всех случаях, когда он им присвоен), наименование и номер счета в кредитной организации. ИНН присваивается органами Госналогслужбы РФ при постановке налогоплательщиков на учет в налоговом органе и указывается в платежных документах во всех случаях, когда он присвоен плательщику (получателю) денежных средств. ИНН не указывается в случаях использования кредитной организацией платежных документов в качестве сводного для представления расчетных документов своих клиентов в учреждения Банка России.

2. Банк плательщика и Банк получателя указываются следующие реквизиты: их наименование и место нахождения, БИК и номер счета для проведения расчетных операций. В случае если плательщиком или получателем является кредитная организация, в полях Плательщик или Получатель указывается наименование кредитной организации, в полях Банк плательщика или Банк получателя соответственно наименование кредитной организации указывается повторно. Во всех платежных документах (кроме чека) указывается назначение платежа.

Если плательщик (получатель) обслуживается в филиале кредитной организации, который не имеет БИК, указывается наименование, место нахождения, БИК и номер счета головной кредитной организации или того филиала, через который осуществляются расчеты; в этом случае вместе с наименованием и местом нахождения головной кредитной организации или того филиала, чей БИК указан, указывается наименование и место нахождения филиала кредитной организации, который не имеет БИК, при этом номер счета межфилиальных расчетов не указывается.

Сумма платежа указывается в платежных документах цифрами и прописью.

1. Сумма прописью записывается с начала строки с заглавной буквы, наименование валюты платежа указывается полностью без сокращений, копейки указываются цифрами.

2. Суммы цифрами — рубли отделяются от копеек знаком тире. Если сумма платежа выражается в целых рублях, при указании суммы платежа цифрами и прописью «00» копеек можно не указывать. В этом случае после числа рублей цифрами ставится знак равенства.

Отдельной строкой выделяется сумма НДС в соответствии с п. 16 Инструкции ГНС от 11 октября 1995 г. № 39 «О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость».

При отгрузке товаров, оказании услуг, выполнении работ, не облагаемых налогом, расчетные документы выписываются без выделения сумм налога на добавленную стоимость и на них делается надпись или ставится штамп «Без налога (НДС)».

В соответствии с Постановлением Правительства РФ № 914 от 29 июля 1996 г. «Об утверждении Порядка ведения журналов учета счетов — фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость» и письмом Центрального банка РФ от 17 марта 1997 г. № 17-15/450 в платежных документах (ПП, ПТП, ПТ) на оплату отгруженных (отпущенных) товаров, выполненных работ, оказанных услуг в графе Назначения платежа, наименование товара, выполненных работ, оказанных услуг, номера и суммы товарных документов обязательна ссылка на номера и дату соответствующих счетов — фактур.

Вид платежа — значения этого реквизита в платежном поручении указывается прописью: «почтой», «телеграфом», «электронно». В платежном требовании, платежном требовании-поручении, (распоряжении) этот реквизит будет заполняться после специальных указаний Банка России.

Назначение платежа, Код. Резервное поле в платежных документах заполняются по специальным указаниям Банка России.

Вид операции — значение реквизита устанавливается в соответствии с Перечнем условных обозначений (шифров) документов, проводимых по счетам приложения № 1 Правил ведения бухгалтерского учета в Центральном банке Российской Федерации, в том числе:

1. Списано, зачислено по платежному поручению.

2. Оплачено, зачислено по платежному требованию.

3. ��плачен наличными денежный чек.

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(БАНК РОССИИ)

ПРИКАЗ

от 7 декабря 1992 года N 02-213

Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в Центральном банке Российской Федерации

(с изменениями на 15 сентября 1997 года)

____________________________________________________________________
Текст документа с изменениями, внесенными:

Положением Центрального банка Российской Федерации от 15 сентября 1997 года N 519 (вступает в силу с 15 октября 1997 года).

____________________________________________________________________

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (приложение).

Ввести в действие настоящую инструкцию с 01.01.93.

____________________________________________________________________

Инструкция по делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации, утвержденная настоящим приказом действует в части, не противоречащей Положению Центрального банка Российской Федерации от 15 сентября 1997 года N 519.

____________________________________________________________________

2. С введением в действие настоящей инструкции утрачивают силу инструкция Госбанка СССР от 01.08.83 N 37, приказ Госбанка СССР от 04.04.80 N 57, приказ Госбанка СССР от 17.06.80 N 106, письмо Госбанка СССР от 05.11.86 N 893, письмо Госбанка СССР от 29.06.90 N 309.

3. Департаменту по управлению делами совместно с другими структурными подразделениями Банка России организовать изучение настоящей инструкции секретарями и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Банка России.

4. Департаменту по управлению делами (Иванов Н.А.) установить контроль за правильным применением настоящей инструкции.

Председатель Центрального банка
Российской Федерации В.В. ГЕРАЩЕНКО

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации.

3.1. Порядок обработки и регистрации входящих документов

3.1. Документы, поступившие в Банк, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, регистрацию и направляются на рассмотрение руководству или передаются исполнителям.

3.1.2. Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией или ( в исключительных случаях) сотрудниками Общего отдела Департамента по управлению делами (Управления делами, Общего отдела, Канцелярии). При поступлении документов в нерабочее время они принимаются ответственным дежурным.
Прием документов (кроме расчетно-денежных) структурными подразделениями или должностными лицами Банка, независимо от их служебного положения, непосредственно от представителей организаций запрещается.
Прием корреспонденции от предприятия связи производится по согласованному с ним графику.

3.1.3. Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке целостности упаковки, вскрытия конвертов, проверке наличия вложенных в них документов, правильности адресования, фиксации факта поступления документов.
При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним, об этом сообщается отправителю.
Ошибочно посланная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается надлежащему адресату.
Все конверты и бандероли, за исключением адресованных «лично», должны вскрываться.
Обнаруженные в пакетах денежные билеты и монета, а также другие ценности сдаются в кассу под расписку на сопроводительном документе, после чего сопроводительный документ вручается главному бухгалтеру для отражения в бухгалтерском учете.
Конверты от поступивших документов ( в том числе, писем граждан) не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов.

3.1.4. Прием телеграфной корреспонденции производится экспедицией под расписку с проставлением даты и времени приема. При приеме телеграмм должна быть проверена дата подачи телеграммы. При обнаружении задержки в доставке телеграммы, а также в случае неполучения адресатом телеграммы, экспедиция направляет заявление предприятию связи, обслуживающему Банк.
Телеграммы, полученные по телеграфу, регистрируются в экспедиции, телеграммы, полученные по абонентской телеграфной связи — работниками абонентского телеграфа. Телеграммы регистрируются в журналах или других регистрационных формах.

3.1.5. Обработанные документы и телеграммы передаются по назначению по мере их поступления в течение всего рабочего дня. Документы, адресованные Центральному банку, Председателю, заместителям Председателя Банка России, передается в Общий отдел Департамента по управлению делами; документы, адресованные структурным подразделениям Банка России, должностным лицам подразделений Банка, передаются непосредственно в структурные подразделения под расписку.
При получении документа, не относящегося к данному учреждению Банка или к компетенции структурного подразделения, его руководитель по согласованию с руководством соответствующего подразделения или организации определяет подразделение Банка или организацию, в чью компетенцию входит решение вопроса, и передает для отправки корреспонденции по назначению.

3.1.6. Прием правительственной корреспонденции производится Общим отделом Департамента по управлению делами ( Управлением делами, Общим отделом, Канцелярией). В нерабочее время и выходные дни правительственные документы принимаются ответственным дежурным для последующей передачи в Общий отдел Департамента по управлению делами ( Управление делами, Общий отдел, Канцелярию).

6.1.1. С момента создания и до передачи в ведомственный архив документы хранятся по месту их формирования в дела.

6.1.2. Руководители и сотрудники структурных подразделений обеспечивают сохранность документов и дел.

6.1.3. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя учреждения Банка с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

6.2. Подготовка документов к передаче
в ведомственный архив

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения в течение 1 года остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем сдаются в ведомственный архив. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в ведомственный архив по усмотрению руководителей структурных подразделений.
Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает:
— проведение экспертизы ценности документов;
— оформление дел;
— составление описей дел;
— составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

6.2.1. Экспертиза ценности документов

6.2.1.1. Экспертиза ценности документов, отбор их для дальнейшего хранения или уничтожения осуществляется постоянно действующими экспертными комиссиями (ЭК). В Банке России создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии.

6.2.1.2. Экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков хранения, с полистным просмотром дел постоянного хранения и с пометкой «ЭПК».

6.2.1.3. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях составляются описи дел постоянного и долговременного хранения и акты о выделении к уничтожению документов.

6.2.1.4. Отбор документов на уничтожение и составление акта о выделении к уничтожению производится после подготовки описей дел постоянного и долговременного хранения за этот же период; акты о выделении к уничтожению документов рассматриваются на заседаниях ЦЭК (ЭК) одновременно с описями дел.

6.2.1.5. Акты о выделении к уничтожению документов утверждаются руководителями Банка России и его учреждений после утверждения описей дел постоянного и долговременного хранения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива.

6.2.1.6. После утверждения актов документы и дела, выделенные к уничтожению, сдаются ведомственным архивом в конторы по заготовке вторичного сырья или уничтожаются.

6.2.2. Оформление дел

6.2.2.1. Дела Банка России и подведомственных организаций подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

7.1. Центральный банк Российской Федерации издает обязательные для других банков и их клиентуры на территории Российской Федерации нормативные акты по основным вопросам банковской деятельности на основании и во исполнение действующих законов и постановлений высших органов государственной власти и управления Российской Федерации, а также нормативные акты, призванные обеспечить выполнение функций, возложенных на Банк России.

7.2. Центральный банк Российской Федерации издает следующие нормативные акты, регулирующие отношения Банка России с другими банками и их клиентурой;
— правила, инструкции, положения, указания, в которых конкретизируются основные вопросы деятельности банков;
— приказы, распоряжения, регулирующие отношения внутри системы Банка России.

7.3. Департамент по управлению делами Центрального банка Российской Федерации регистрирует, обеспечивает учет, хранение и рассылку нормативных актов Центрального Банка Российской Федерации, а в необходимых случаях нормативных актов министерств и ведомств.

7.4. Тиражи издания нормативных актов Банка России определяет Департамент по управлению делами Центрального банка Российской Федерации по согласованию с авторами документов с учетом заявок банков.

7.5. Рассылку нормативных актов осуществляет Отдел кодификации и архивных документов Департамента по управлению делами Банка России на основе заявок банков и в соответствии с установленными схемами рассылки.
Нормативные документы, используемые ограниченным кругом учреждений Банка России, рассылаются по разнарядкам структурных подразделений, подготовивших документы.
Оперативные указания рассылаются по телеграфу по утвержденным схемам рассылки:
схема 7 — адресуется главным управлениям Банка России;
схема 35 — адресуется главным управлениям Банка России и национальным банкам государств СНГ;
схема 90 — адресуется главным управлениям Банка России и национальным банкам государств рублевой зоны;
схема 95 — адресуется только национальным банкам государств СНГ;
схема 96 — адресуется только национальным банкам государств рублевой зоны.

7.6. Нормативный документ в день его подписания в двух экземплярах сдается для регистрации в Отдел кодификации и архивных документов Департамента по управлению делами Банка России.
На первом экземпляре нормативного документа должны быть подлинные подпись руководителя Банка и визы руководителей структурных подразделений, готовивших документ. К документу прилагается заполненный бланк рассылки с указанием количества экземпляров, необходимого для рассылки адресату.

7.7. При издании нормативного документа совместно с министерствами и ведомствами для каждого министерства и ведомства подписывается по одному экземпляру документа.

7.8. Отдел кодификации и архивных документов Департамента по управлению делами передает на множительный участок или в типографию заказы по тиражированию нормативных документов и контролирует их выполнение.

7.9. Отдел кодификации и архивных документов Департамента по управлению делами Банка России передает необходимое количество экземпляров всех нормативных актов, поступивших в Центральный банк Российской Федерации, и нормативных актов Банка России в Юридический департамент Банка России для систематического учета.
Юридический департамент составляет Перечень действующих нормативных актов Центрального банка Российской Федерации.

7.10. Оформление нормативных документов должно соответствовать общим правилам оформления служебных документов.

8.1. Автоматизация и механизация работы с документами направлены на повышение оперативности управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использование документной информации, усиление контроля исполнения, упорядочение документооборота.

8.2. Технические средства используются централизованно и децентрализованно. Централизованно используются лишь такие средства, которыми технически невозможно или экономически нецелесообразно оснащать каждое рабочее место.

8.3. Технология автоматизации работы с документами осуществляется путем создания и внедрения специальных программ с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест. При этом должна быть обеспечена информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами данных.

8.4. Автоматизированная подготовка документов осуществляется на автоматизированных рабочих местах структурных подразделений или в Департаменте по управлению делами (Управлении делами, Общем отделе, Канцелярии) Банка России и его учреждений. Документ, подготовленный средствами вычислительной техники, используется в работе на правах подлинника; запрещается перепечатывать машинограмму на пишущих машинках.

8.5. Автоматизированная регистрация документов производится децентрализованно, в местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах структурных подразделений или в Департаменте по управлению делами (Управлении делами, Общем отделе, Канцелярии) Банка России и его учреждений. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного единого набора обязательных реквизитов. Запись на машинном носителе дублируется машинограммой контрольно-учетной карточки, которая используется в качестве справочной картотеки.
На базе данных автоматизированной регистрации документов строится информационно-поисковая система. Автоматизированная информационно-поисковая система обеспечивает информационными данными о всех документах и месте их нахождения при помощи вывода информации на дисплей или изготовления машинограмм.

8.6. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

8.7. Автоматизированный контроль исполнения документов строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и группы контроля о состоянии исполнения всех документов, а также предварительный контроль сроков исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.
На автоматизированный контроль ставятся регистрируемые документы со сроком исполнения не менее 10 дней.
Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков и др. выводятся на экран дисплея.

8.8. Руководство Банка России и подведомственных организаций несет ответственность за эффективность использования автоматизированной технологии работы с документами, определяет право доступа работников к информации, хранящейся на машинных носителях.
Работники центрального аппарата Банка России и его учреждений обязаны четко соблюдать требования автоматизированной технологии работы с документами.

Порядок работы с входящими документами

9.1.1. В Бюро машинописи и структурных подразделениях Центрального банка Российской Федерации и его учреждений печатаются документы только служебного характера.

9.1.2. В Бюро машинописи Банка России и его учреждений выполняются машинописные работы по поручениям руководства Банка России и подведомственных организаций, а также по заявкам руководителей структурных подразделений.

9.1.3. Материалы, подлежащие печатанию, передаются в Бюро машинописи с указанием (на первой странице) необходимого количества экземпляров, вида бланков, телефона заказчика и визой руководителя (начальника, заместителя) подразделения-заказчика.
Прием материалов для печатания в Бюро машинописи производится в течение всего рабочего дня.

9.1.4. Материалы для печатания должны быть написаны разборчиво, чернилами темных цветов, с четко обозначенными сносками, вставками и исправлениями. Недопустимы сокращения слов (кроме общепринятых).
Рукописи, небрежно составленные, написанные неразборчиво, цветными чернилами или карандашом, имеющие неясные поправки, для печатания не принимаются.

9.1.5. Материалы печатаются в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-90.
На оборотной стороне последнего листа отпечатанного документа указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона, ниже ставится индекс машинистки (инициалы), дата печатания и количество отпечатанных экземпляров. Например:

Петрова 237-93-33
Н.П. 3 05.04.91

9.1.6. В Бюро машинописи материалы печатаются в порядке их поступления.
Схемные телеграммы и другие оперативные материалы, подписываемые Председателем Банка или его заместителями, имеющие пометку «срочно», выполняются в первую очередь. Очередность печатания других срочных материалов определяется начальником Общего отдела, а в его отсутствие — заместителем директора Департамента по управлению делами.

9.1.7. Перепечатывание материалов в связи с авторской правкой рассматриваются как новая машинописная работа и осуществляется в общем порядке.
Перепечатывание материалов из-за недостатков в машинописном исполнении производится вне очереди.

9.2. Стенографирование

9.2.1. Стенографированию подлежат заседания Совета Директоров, совещания и заседания, проводимые руководством Центрального банка Российской Федерации (при наличии заявки), а также работы по требованию руководства Банка и руководителей структурных подразделений.

9.2.2. Стенографические работы выполняются Бюро стенографии. Прием заявок на стенографические работы, распределение работы между стенографистками проводит заведующий Бюро стенографии. Принятые заявки и выполненные работы учитываются в журнале регистрации стенографических работ.
Заявка на стенографические работы подается в Бюро стенографии накануне дня работы совещания или заседания.

9.2.3. Записи стенограмм ведутся в специальных тетрадях, которые хранятся в установленном порядке.

9.2.4. Застенографированный текст должен быть, как правило, полностью расшифрован в тот же день.

9.2.5. Материалы, подготовленные стенографистками, должны соответствовать общим с машинописными работами техническим требованиям.

9.3. Тиражирование документов

9.3.1. Размножение документов на копировально-множительных аппаратах в Центральном банке Российской Федерации и подведомственных организациях производится согласно Единым правилам печатания несекретных изданий.
Размножение материала и снятие единичных копий с документов для руководства и структурных подразделений Банка России производятся Отделом репрографии Центра информатизации Центрального банка Российской Федерации.

10.1. Изготовление печатей и штампов производится в порядке, установленном Министерством внутренних дел Российской Федерации.
Заявки на изготовление печатей и штампов подаются структурными подразделениями на основании их положений. В положениях должны быть указаны сведения о применении печатей и штампов, описание каждой печати.
Лица, ответственные за хранение печатей с изображением Государственного герба назначаются приказом Председателя Центрального банка Российской Федерации (руководителя организации).
Печати и штампы с наименованием Центрального банка Российской Федерации и подведомственных организаций, а также их структурных подразделений (не гербовые) хранятся в закрытых шкафах у должностных лиц, которым предоставлено право пользования ими.

10.2. Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение гербовой печати специально предусматривается нормативными актами.

10.3. Печати с наименованиями Центрального банка Российской Федерации и подведомственных организаций, а также их структурных подразделений (не гербовые) ставятся на размноженных экземплярах распорядительных документов, не воспроизводящих факсимильную подпись подлинника; на копиях документов, направляемых в другие учреждения; на справках по вопросам трудовой деятельности, зарплаты и т.п.

10.4. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ.

10.5. Изготовление бланков на организационно-распорядительную документацию производиться в типографии через Департамент по управлению делами:
— с наименованием Центрального банка РСФСР — по заказам Департамента по управлению делами;
— с наименованиями структурных подразделений — по заказам подразделений, согласованным с Департаментом по управлению делами.

10.6. Изготовленные бланки хранятся на складе Департамента по управлению делами и выдаются структурным подразделениям по требованиям, подписанным руководителями подразделений.
В структурных подразделениях бланки хранятся в закрытых шкафах.
Ответственность за правильное хранение и использование бланков возлагается на руководителей структурных подразделений и должностных лиц, отвечающих за делопроизводство.

Принятые факсограммы (факсы) регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю компании, которому был адресован факс. Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю.

1.Входящий документ — документ, поступивший, на предприятие, в учреждение, организацию.

Входящие документы могут быть доставлены:

• по почте;

• курьером;

• электронной почтой;

• по факсу.

Большую часть входящих документов составляет переписка. Прием и обработка входящих документов осуществляется работником службы делопроизводства или секретарем-референтом (в небольших организациях).

2.Поступившие документы проходят следующие этапы обработки:

• первичную обработку;

• предварительное рассмотрение (разметку);

• регистрацию;

• рассмотрение документов руководством;

• направление на исполнение;

• контроль исполнения;

• исполнение документов;

• подшивку документов в дела.

3.При первичной обработке осуществляют:

• проверку правильности доставки (адресования);

• проверку количества листов поступившего документа;

• проверку наличия приложения.

При неправильном адресовании письмо переадресовывается по­лучателю (отправляется на почту с припиской «Ошибка в адресе»).

При отсутствии листов документа или приложения:

• ставится в известность отправитель;

• делается отметка на самом документе;

• делается отметка в журнале регистрации входящих документов (в графе «Примечание»).

Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом ставится в известность отправитель.

При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать конституционное право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие:

• пометку «Лично» («Private»);

• гриф ограничения доступа («Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.), если не имеет допуск к ним.

При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение:

• на регистрируемые;

• на нерегистрируемые документы.

При проведении разметки входящие документы распределяются для их передачи:

• руководителю предприятия;

• заместителям руководителя предприятия;

• в структурные подразделения;

• конкретным исполнителям.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», который содержит:

• входящий номер документа;

• дату поступления;

• время поступления (при необходимости).

Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах.

Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные документы.

Они складываются секретарем в специальную папку для последующей передачи руководителю. При необходимости к ним подбираются дополнительные материалы (предыдущая переписка, контракты, нормативные документы и т. д.). Документы, не требующие принятия решения на уровне руко­водителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям.

При передаче документов заместителям руководителя или исполнителям на первом листе указываются их фамилии или инициалы.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа работником службы делопроизводства проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОР» — отдел рекламы или 05 — номер (шифр) этого подразделения.

Без разметки передаются по назначению документы:

• имеющие в адресе указание структурного подразделения;

• фамилию работника предприятия.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия.

Руководитель, рассматривая входящий документ, должен:

• определить исполнителя;

• дать конкретные указания по исполнению документа;

• указать сроки исполнения.

Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.

В каждой организации он может быть построен по-разному. Существенная часть документов приходит заказными письмами Почтой России. По сложившемуся порядку за этими письмами (в том числе если они проходят на а/я (абонентский ящик, арендованный организацией на каком-либо почтовом отделении)) нужно будет кому-то идти в почтовое отделение по местонахождению организации и их получать. Для этого работнику организации необходимо предъявить сотруднику почты извещение о прибывшем отправлении (приносят почтальоны) и доверенность. Любому сотруднику, не обладающему полномочиями на получение корреспонденции для организации, прибывшее отправление на почте не отдадут.

Чаще всего организации при увеличении документооборота приходят к выводу о необходимости освобождения секретаря/делопроизводителя от этой обязанности — чуть ли не ежедневного похода на почту. И либо перепоручают это другому сотруднику (например, нанимают курьера на полставки), либо идут по пути неофициальной договоренности с местным почтальоном о персональной доставке корреспонденции для своей организации.

Нередко почта ошибается: по адресу вашей организации может быть доставлен пакет для другого адресата с другим адресом. Не вскрывайте такой пакет. Отложите его для возврата на почту.

2.2. Вскрытие конверта

Конверты с деловыми письмами желательно вскрывать канцелярским ножом или портативным конвертовскрывателем, так как при распространенном отрыве поперечного края письма весьма вероятно повреждение части документа вместе с подписями и печатями. Хотя работать канцелярским ножом еще надо приноровиться, да и по времени это более затратно, такой способ вскрытия конвертов — более надежный и практически гарантирует сохранность входящего документа без повреждений.

Не распаковываются конверты с пометками «Конфиденциально», «Лично», «Коммерческая тайна». Эти отправления регистрируются на самом конверте без вскрытия и передаются адресату.

Зачастую документ прибывает в организацию с сопроводительным письмом. А бывает, что сопроводительное есть, а приложений к нему, указанных в сопроводительном письме, нет. Очень редко, но при наличии спорных ситуаций с контрагентами бывает ситуация, когда при вскрытии заказного письма обнаруживается… чистый лист бумаги. В этом случае в целях исключения риска появления претензий со стороны корреспондента, риска оспаривания факта неполучения нужного письма/приложений к письму необходимо немедленно (!) составить комиссионный акт о недовложении (см. Образец N 1).

Если иное не предусмотрено локальным актом организации (например, Инструкцией по делопроизводству), при доставке электронного письма на общий адрес организации, секретарю, оно подлежит распечатке и передаче руководству для рассмотрения независимо от того, будет ли в дальнейшем оно пересылаться в электронном виде. Хотя в большинстве случаев после определения исполнителя тому отправляется и распечатка с резолюцией руководителя и перенаправляется электронное письмо <1>.

<1> Государственные организации руководствуются Правилами делопроизводства, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 26.04.2016), Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях и др. нормативно-правовыми актами. (Прим. ред.)

Некоторую входящую корреспонденцию необходимо сохранять вместе с конвертом, в котором она поступила.

Рекомендуется это делать в следующих случаях:

• если отправление является претензией, исковым заявлением;
• если отправление — это исполнительный документ;
• если в конверте оказался документ от контролирующих, фискальных органов и др.;
• если входящий документ не имеет даты или она сильно отличается от штемпеля отправки на конверте;
• если в письме нет обратного адреса;
• если в конверте отсутствовало вложение, часть вложения или находилось другое вложение (не то, которое указано в сопроводительном письме).

В этих случаях конверт прикрепляется к письму и в дальнейшем проходит все стадии обработки и хранения вместе с отправлением.

На заметку. Существенно облегчит работу секретаря/делопроизводителя утвержденная в организации Инструкция по делопроизводству, в которой уже будет четко предусмотрен не только порядок работы с входящей корреспонденцией с этапами прохождения каждого документа, но и урегулированы мелкие, но важные вопросы. Например — от каких писем конверты можно сразу уничтожить, а какие секретарю необходимо прикрепить к распечатанному документу.

Секретарю/делопроизводителю следует знать, что не вся корреспонденция подлежит регистрации.

Не нужно регистрировать:

1. печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
2. поздравительные телеграммы, письма;
3. спецификации, прейскуранты;
4. пригласительные;
5. рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения);
6. анонимные обращения и письма граждан без обратного адреса;
7. бланки, формы (не имеются в виду бланки строгой отчетности).

То есть все те документы, которые не требуют контрольного исполнения, учета, не персонифицированы для конкретной организации (газеты, журналы, рекламные брошюры).

Перечень документов, которые не требуется регистрировать, можно зафиксировать в приложении к Инструкции по делопроизводству.

Эти документы сразу после сортировки направляются адресатам в структурные подразделения.

Остальные входящие документы регистрируются.

Организация документооборота в банке

Независимо от избранного в организации вида (способа) регистрации входящей корреспонденции, журналы регистрации заводятся в единственном числе и поручаются к ведению одному человеку — секретарю или делопроизводителю либо службе ДОЛ.

Для регистрации входящей корреспонденции могут использоваться разные способы:

• журнальная;
• электронная;
• карточная.

В связи с принятием Федерального закона от 07.05.2013 № 80-ФЗ «О внесении изменений в статью 5.59 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях и статью 1 Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» действие последнего закона стало распространяться не только на органы госвласти и местного самоуправления, но и на учреждения / ­организации, осуществляющие публично значимые функции.

Фрагмент документа Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Пункт 4 статьи 1 «Сфера применения настоящего Федерального закона»

4. Установленный настоящим Федеральным законом порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением указанными органами, должностными лицами обращений объединений граждан, в том числе юридических лиц, а также на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, осуществляющими публично значимые функции государственными и муниципальными учреждениями, иными организациями и их должностными лицами.

Таким образом, если ваша организация активно работает с частными лицами, то вы не застрахованы от того, что может возникнуть конфликтная ситуация, в рамках которой обращение гражданина не будет квалифицироваться прокуратурой и судебными органами как подпадающее под действие Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ. Госорганы уже стонут от «неадекватных товарищей», а крупным коммерческим структурам к этому лучше подготовиться заранее. Нужно работать «на опережение».

Да и согласитесь, человек может не разбираться в юридических тонкостях (какой закон на какие правоотношения распространяется), привыкнув, что ответ ему должны предоставить в течение 30 дней, и не получив его «вовремя», его эмоциональный фон может измениться, а уже отсюда проистекают все остальные возможные проблемы во взаимоотношениях.

Мы считаем, что банки, заинтересованные в улучшении качества обслуживания, повышении уровня доверия и лояльности клиентов, создании имиджа надежного и добросовестного партнера, действующего на принципах открытости и уважения к существующим и потенциальным клиентам, организуют работу с обращениями клиентов и стараются ­придерживаться норм и требований, установленных на государственном уровне.

Письменное обращение рассматривается Банком в срок не более 30 дней со дня регистрации, если в компетенцию Банка входит решение вопросов, изложенных в обращении. Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются Банком в срок не более 15 дней, если иной срок не предусмотрен законодательными актами Российской Федерации и Центрального Банка РФ. При необходимости проведения специальной проверки, запроса необходимой информации Председатель Правления Банка или его заместитель могут продлить указанный срок, но не более чем на 1 месяц с одновременным уведомлением об этом клиента. Срок рассмотрения обращения исчисляется в ­календарных днях с даты его регистрации.

Ответ на обращение не дается в следующих случаях:

Реферат: Схема документооборота в коммерческом банке

• Свежие
• Посещаемые

1.1. Настоящее Положение, разработанное на основе Федерального закона «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 28, ст.2790), Федерального закона «О банках и банковской деятельности» (в редакции Федерального закона от 3 февраля 1996 г. N 17-ФЗ) (Ведомости Съезда народных депутатов РСФСР и Верховного Совета РСФСР, 1990, N 27, ст.357; Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 6, ст.492; 1998, N 31, ст.3829; 1999, N 28, ст.3459, ст.3469; 2001, N 26, ст.2586; N 33, ст.3424; 2002, N 12, ст. 1093), устанавливает порядок ведения кассовых операций при совершении банковских операций и сделок, хранения, перевозки и инкассации денежной наличности и ценностей для кредитных организаций (филиалов) (далее — кредитные организации) и их внутренних структурных подразделений (дополнительных офисов, кредитно-кассовых офисов, операционных офисов, операционных касс вне кассового узла, обменных пунктов и иных внутренних структурных подразделений, предусмотренных нормативными актами Банка России), действующих на территории Российской Федерации. (в ред. Указаний ЦБ РФ от 01.06.2004 N 1433-У, от 13.06.2007 N 1836-У)

1.2. Порядок урегулирования претензий по выявленным недостачам, излишкам, неплатежным и поддельным денежным знакам определяется договором, заключаемым между кредитной организацией и клиентом. (в ред. Указания ЦБ РФ от 01.06.2004 N 1433-У)

1.3. Для осуществления кассового обслуживания физических и юридических лиц, а также для выполнения операций с наличными деньгами и другими ценностями кредитные организации в зданиях, принадлежащих или арендуемых ими, создают оборудованные и технически укрепленные помещения, перечень и требования к которым приведены в приложении 1.

Необходимость создания помещений для совершения операций с ценностями определяется руководителем кредитной организации исходя из выполняемых операций с ценностями.

1.4. Для обеспечения своевременной выдачи наличных денег с банковских счетов организаций, предприятий, учреждений независимо от организационно-правовой формы и физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, (далее по тексту — организации), а также со счетов по вкладам граждан кредитным организациям устанавливается сумма минимально допустимого остатка наличных денег в операционной кассе на конец дня. Фактический остаток денег в кассе не должен быть ниже установленного.

Минимальный остаток наличных денег в операционной кассе устанавливается кредитной организацией по согласованию с учреждением Банка России, исходя из объема оборота наличных денег, проходящих через кассу, графика поступления денежной наличности от клиентов, порядка ее обработки и других особенностей организации налично-денежного оборота и кассовой работы. По мере необходимости минимально допустимый остаток наличных денег в операционной кассе на конец дня может пересматриваться кредитной организацией в установленном порядке. (в ред. Указания ЦБ РФ от 01.06.2004 N 1433-У)

1.5. Пункт утратил силу. (в ред. Указания ЦБ РФ от 01.06.2004 N 1433-У)

1.6. При совершении кассовых операций кредитные организации в порядке, установленном настоящим Положением, могут применять программно-техническое оборудование, автоматы для приема и выдачи денежной наличности клиентам, в том числе с использованием персонального компьютера, установленного на рабочем месте кассового работника (далее — электронный кассир), терминалы, функционирующие в автоматическом режиме и предназначенные для приема денежной наличности от клиентов и ее хранения (далее — автоматический сейф), банкоматы и другие программно-технические комплексы. Виды (модели) программно-технического оборудования, электронных кассиров, автоматических сейфов, банкоматов и других программно-технических комплексов определяются кредитной организацией с соблюдением требований приложения 1 к настоящему Положению. (в ред. Указания ЦБ РФ от 01.06.2004 N 1433-У)

В течение рабочего дня передача денежной наличности между кассовыми работниками и заведующим кассой осуществляется пачками банкнот по надписям на накладках с проверкой количества корешков, целости упаковки и наличия необходимых реквизитов, отдельными корешками и банкнотами — полистным пересчетом; мешками с монетой — по надписям на ярлыках с проверкой правильности и целости упаковки и пломбы. (в ред. Указания ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У)

По окончании операций с ценностями вся денежная наличность формируется и упаковывается в корешки, пачки и мешки в порядке, установленном в разделе 4 настоящего Положения.

2.1.1. Прием денежной наличности от организаций в приходную кассу производится по объявлениям на взнос наличными 0402001, представляющих собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции (далее по тексту — объявление на взнос наличными) (приложение 3). Организация должна вносить денежную наличность в кассу только на свой банковский счет, открытый в этой кредитной организации. (в ред. Указаний ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У, от 01.06.2004 N 1433-У)

2.1.2. Бухгалтерский работник после соответствующей проверки передает объявление на взнос наличными в кассу. (в ред. Указания ЦБ РФ от 01.06.2004 N 1433-У)

2.1.3. Получив объявление на взнос наличными, кассовый работник приходной кассы проверяет наличие и тождественность подписи бухгалтерского работника имеющемуся образцу, сличает соответствие суммы цифрами и прописью, вызывает вносителя денег и принимает от него банкноты полистным пересчетом, монету пересчетом по кружкам. (в ред. Указания ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У)

На столе кассового работника находятся только деньги лица, их вносящего. Все ранее принятые кассовым работником деньги хранятся в индивидуальных средствах хранения.

2.1.4. После приема денег кассовый работник сверяет сумму, указанную в объявлении на взнос наличными, с суммой, фактически оказавшейся при пересчете. При соответствии сумм кассовый работник подписывает объявление, квитанцию и ордер, ставит печать на квитанции и выдает ее вносителю денег. Объявление кассовый работник оставляет у себя, ордер передает соответствующему бухгалтерскому работнику. (в ред. Указания ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У)

2.1.5. В тех случаях, когда кассовым работником установлено расхождение между суммой сдаваемых клиентом денег и суммой, указанной в объявлении на взнос наличными, объявление на взнос наличными переоформляется клиентом на фактически вносимую сумму денег.

Первоначально оформленное объявление на взнос наличными кассовый работник перечеркивает, на обороте квитанции указывает фактически принятую сумму денег и расписывается. Объявление на взнос наличными передается бухгалтерскому работнику, который осуществляет исправления в кассовом журнале, оформляет вновь полученный документ и передает в кассу. Первоначально оформленные объявление и ордер уничтожаются, квитанция направляется в кассовые документы. (в ред. Указания ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У)

Оформление приходных документов и работа с неплатежными и сомнительными денежными знаками, обнаруженными в приходной кассе, осуществляется в порядке, предусмотренном в п.10.3.

2.1.6. Если клиентом деньги в кассу не были внесены, кассовый работник возвращает объявление на взнос наличными бухгалтерскому работнику. Записи в кассовом журнале аннулируются, объявление на взнос наличными перечеркивается и помещается в кассовые документы. (в ред. Указания ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У)

2.1.7. Кассовый работник приходной кассы ведет ежедневные записи принятых от клиентов и сданных заведующему кассой денежных сумм в книге учета принятых и выданных денег (ценностей) (приложение 4).

В конце операционного дня на основании приходных документов кассовый работник составляет справку о суммах принятой и выданной денежной наличности (приложение 5) и сверяет сумму по справке с суммой фактически принятых им денег. (в ред. Указания ЦБ РФ от 01.06.2004 N 1433-У)

Справка подписывается кассовым работником и указанные в ней кассовые обороты сверяются с записями в кассовых журналах бухгалтерских работников. Сверка оформляется подписями кассового работника в кассовых журналах и бухгалтерских работников на справке кассового работника. (в ред. Указания ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У)

2.2.1. Прием денежной наличности от организаций, сумок с денежной наличностью и другими ценностями от организаций и инкассаторов после окончания операционного дня кредитной организации производится вечерними кассами. О времени работы этих касс вывешивается объявление. (в ред. Указания ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У)

2.2.2. Кассовому работнику вечерней кассы выдается печать с надписью «Вечерняя касса», оттиск которой проставляется на принятых им приходных кассовых документах.

2.2.3. Пункт утратил силу. (в ред. Указания ЦБ РФ от 01.06.2004 N 1433-У)

Учет банковских операций (общие вопросы)

2.2.4. Вноситель сдает наличные деньги в вечернюю кассу по объявлению на взнос наличными. Оформление объявления и прием денег от клиентов осуществляются в порядке, изложенном в п.п.2.1.1.-2.1.5.

2.2.5. По окончании приема денежной наличности кассовый и бухгалтерский работники производят сверку ее фактического наличия с данными приходных кассовых документов, кассового журнала по приходу и подписывают кассовый журнал по приходу. (в ред. Указаний ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У, от 01.06.2004 N 1433-У)

2.2.6. Банкноты и монета, пересчитанные, сформированные и упакованные кассовым работником вечерней кассы соответственно в пачки и мешки, приходные кассовые документы, кассовый журнал и печать по окончании операций вечерней кассы хранятся в сейфе. Сейф закрывается кассовым и бухгалтерским работниками и сдается под охрану в порядке, установленном договором на охрану или распорядительным документом кредитной организации. (в ред. Указаний ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У, от 01.06.2004 N 1433-У)

2.2.7. Утром следующего дня кассовый и бухгалтерский работники вечерней кассы принимают сейф от охраны и сдают денежную наличность и приходные кассовые документы заведующему кассой под роспись в кассовом журнале по приходу. Сверив сумму принятой денежной наличности с данными приходных кассовых документов и кассового журнала по приходу, заведующий кассой при совпадении сумм расписывается в кассовом журнале. Приходные кассовые документы и кассовый журнал по приходу заведующий кассой передает главному бухгалтеру (его заместителю). После соответствующей проверки объявления на взнос наличными возвращаются заведующему кассой. (в ред. Указания ЦБ РФ от 01.06.2004 N 1433-У)

В случае несоответствия суммы принятой денежной наличности данным кассового журнала и приходных документов, заведующий кассой выясняет причины и составляет об этом акт. (в ред. Указаний ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У, от 01.06.2004 N 1433-У)

2.3.1. Пересчет денег из сумок, принятых в кассы кредитной организации, производится кассовыми работниками в присутствии контролирующего работника. (в ред. Указания ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У)

Абзац — Утратил силу. (в ред. Указания ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У)

2.3.2. Контролирующий работник принимает от работников приходной или вечерней кассы журнал учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок, справку о выданных инкассаторам сумках и явочных карточках, порожние сумки, проверяет соответствие номера принимаемой сумки номеру, указанному в журнале учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок, после чего принимает сумки с денежной наличностью и сопроводительные документы к ним в порядке, изложенном в пункте 2.2.10 настоящего Положения, и расписывается в справке о принятых сумках с денежной наличностью и порожних сумках. (в ред. Указания ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У)

Пересчет денежной наличности, поступившей в вечернюю кассу, производится не позднее следующего рабочего дня.

2.3.3. Сумки с денежной наличностью, доставленные инкассаторами, сдаются кассовому работнику приходной кассы или контролирующему работнику, которые принимают указанные сумки в порядке, изложенном в пунктах 2.2.9 — 2.2.13 настоящего Положения. (в ред. Указания ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У)

2.3.4. Контролирующий работник в течение рабочего дня хранит принятые сумки с денежной наличностью в индивидуальном средстве хранения.

Учет сумок, выданных на пересчет кассовым работникам, и результатов пересчета ведется контролирующим работником в контрольной ведомости по пересчету денежной наличности (приложение 12).

2.3.5. Контролирующий работник выдает кассовому работнику для пересчета сумку, предварительно отражая ее номер в контрольной ведомости. Кассовый работник вскрывает сумку, вынимает из нее деньги и передает порожнюю сумку, пломбу и препроводительную ведомость к ней контролирующему работнику.

2.3.6. После пересчета вложенной в сумку денежной наличности кассовый и контролирующий работники сверяют фактически оказавшиеся в сумке суммы денег с суммами, указанными на лицевой и оборотной сторонах препроводительной ведомости.

При тождестве сумм кассовый и контролирующий работники подписывают препроводительную ведомость. Контролирующий работник фиксирует сумму просчитанной денежной наличности в контрольной ведомости.

При расхождении суммы, фактически оказавшейся в сумке, с суммой, указанной в препроводительной ведомости, кассовый работник сверяет с контролирующим работником сумму пересчитанных денег по достоинствам и вторично пересчитывает денежные знаки того достоинства, в сумме которых выявлены расхождения.

При подтверждении недостачи или излишка, а также при выявлении неплатежных, сомнительных денежных знаков составляется акт на лицевой стороне препроводительной ведомости и накладной к сумке за подписями кассового и контролирующего работников.

2.3.7. При недостаче денег или выявлении неплатежных, сомнительных денежных знаков пломба со шпагатом от вскрытой сумки и акт предъявляются сдатчику денег на обозрение, если он этого потребует. В этих случаях пломба от сумки не обезличивается и хранится у контролирующего работника в течение 10 календарных дней. (в ред. Указания ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У)

2.3.8. После вскрытия всех сумок и пересчета денег контролирующий работник выводит суммы пересчета денежной наличности по каждому кассовому работнику в контрольных ведомостях и передает препроводительные ведомости и накладные к сумкам заведующему кассой. Накладные к сумкам с денежной наличностью направляются бухгалтерским работникам для отражения результатов пересчета в бухгалтерском учете. (в ред. Указаний ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У, от 01.06.2004 N 1433-У)

2.3.9. Кассовый работник производит сверку соответствия суммы пересчитанных и упакованных им наличных денег данным контрольной ведомости, которая оформляется подписями кассового и контролирующего работников под общей суммой денег, пересчитанных кассовым работником. В этом же порядке производится сверка при передаче денег заведующему кассой в течение операционного дня.

2.4.1. Выдача наличных денег организациям с их банковских счетов производится по денежным чекам.

2.4.2. Для совершения расходных кассовых операций заведующий кассой выдает кассовым работникам расходных касс под отчет необходимую сумму денег под роспись в книге учета принятых и выданных денег (ценностей). Полученную сумму кассовый работник записывает в книгу учета принятых и выданных денег (ценностей). (в ред. Указания ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У)

2.4.3. Для получения наличных денег клиент предъявляет денежный чек бухгалтерскому работнику. После соответствующей проверки ему выдается контрольная марка от денежного чека для предъявления в кассу. (в ред. Указания ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У)

2.4.4. Получив денежный чек, кассовый работник:

— проверяет наличие подписей должностных лиц кредитной организации, оформивших и проверивших денежный чек, и тождественность этих подписей имеющимся образцам;

— сличает сумму, проставленную в денежном чеке цифрами, с суммой, указанной прописью;

— проверяет наличие на денежном чеке росписи клиента в получении денег и данных его документа, удостоверяющего личность; (в ред. Указаний ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У, от 01.06.2004 N 1433-У)

— подготавливает сумму денег, подлежащую выдаче;

— вызывает получателя денег по номеру чека и спрашивает у него сумму получаемых денег;

— сверяет номер контрольной марки с номером на чеке и приклеивает контрольную марку к чеку;

— повторно пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег в присутствии клиента;

— выдает деньги получателю и подписывает чек.

2.4.5. Кассовый работник выдает банкноты полными и неполными пачками и полными корешками по обозначенным на накладках и бандеролях суммам, монету — полными, неполными мешками, пакетами, тюбиками по надписям на ярлыках к мешкам и пакетах, тюбиках при условии сохранения неповрежденной упаковки. Полные и неполные пачки банкнот, мешки, пакеты, тюбики с монетой и полные корешки банкнот, имеющие повреждения упаковки, а также неполные корешки банкнот, отдельные банкноты и монеты выдаются кассовым работником полистным и поштучным пересчетом.

2.4.6. Совершение операций, при которых клиент, не внося денег, предъявляет одновременно денежный чек и объявление на взнос наличными, не допускается.

2.4.7. Получатель денег, не отходя от кассы, в присутствии кассового работника, выдавшего деньги, принимает банкноты по надписям на верхних накладках пачек с проверкой количества корешков в них, целости упаковки и пломб (оттисков клише) и наличия необходимых реквизитов, полные корешки, не упакованные в пачки, и отдельные банкноты — полистным пересчетом, монету — по надписям на ярлыках к мешкам с монетой с проверкой правильности и целости упаковки и пломб, пакеты, тюбики и отдельные монеты — пересчетом по кружкам. (в ред. Указания ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У)

2.4.8. Клиент имеет право по своему желанию пересчитать в кредитной организации полученные деньги полистно. Доставка денег в помещение для пересчета клиентами и пересчет осуществляются в присутствии одного из работников кассового подразделения кредитной организации. На выявленные в результате пересчета недостачу или излишек денег составляется акт 0402145. (в ред. Указания ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У)

2.4.9. Выдача денежной наличности инкассаторам для доставки на договорных условиях в организацию производится по денежному чеку, оформленному указанной организацией, в порядке, предусмотренном пунктами 2.4.3 — 2.4.8 настоящего Положения. (в ред. Указания ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У)

• Аудит в страховых компаниях
• Анализ фондовых бирж Республики Казахстан
• Анализ состояния собственных и привлеченных средств банка
• Анализ рынка потребительского кредитования в России
• Анализ рынка страховых услуг
• Анализ ситуации, страхование рисков
• Анализ современного состояния кредитной системы России

• Убедитесь в отсутствии видимых повреждений рабочего места.
• Запрещается работать во влажной одежде (и вообще в верхней одежде) и с влажными руками.

• На рабочем месте размещается тетрадь и учебные пособия так, чтобы они не мешали работе.

Приложение. Инструкция по делопроизводству в учреждениях системы Банка России

• Работайте 60-80 см на расстоянии от ЭВМ.
• Строго выполняйте вышеуказанные правила.
• Следите за исправностью аппаратуры.
• Немедленно прекратите работу при появлении постороннего звука и немедленно сообщите преподавателю.
• Пользуйтесь клавиатурой с чистыми руками, правильно нажимайте на клавиши.
• Никогда не пытайтесь сами устранить неисправность при работе с аппаратурой.

• Не вставайте со своих мест, когда входит посетитель.

• Отключить ЭВМ, навести порядок на рабочем месте.
• Сдать рабочее место преподавателю, сообщить обо всех неполадках.

Практическое занятие №1 (2 часа)

Тема: «Обработка входящих документов»

Цель работы: развитие умений и навыков в обработке входящих документов.

Порядок выполнения работы

1. Записать номер практической работы, тему и цель работы.
2. Записать коротко предложенные задания.

Практическая работа состоит из трёх заданий по обработке входящих документов.

Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов. Все выполненные задания должны быть распечатаны и представлены преподавателю для проверки в установленные сроки.

Основной теоретический материал

Обработка входящих документов

Номенклатура дел бывает трех видов:

• типовая,
• примерная и
• номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная номенклатура дел).

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».

Номенклатура дел организации делится на:

• сводную номенклатуру дел и
• номенклатуру дел структурного подразделения.

Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций». Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (Москва, г. Орел или). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел (сейчас на предприятиях составляют номенклатуры дел на следующий, 2008 год).

Задание 1

Ознакомьтесь со сводной номенклатурой дел вашего учебного заведения, попробуйте установить на примере вашего отделения (специальности), какие ведут дела фактически и соответствуют ли они по реквизитам и оформлению требованиям сводной номенклатуры дел.

Задание 2

Составьте номенклатуру дел для организации, выбранной вами лично.

Задание 3

Сформулируйте заголовки дел.

3. Организационная документация.
4. Распорядительная документация.
5. Плановая документация.
6. Отчётная документация.

Требования к отчёту по практической работе:

После выполнения работы необходимо чисто и аккуратно оформить выполненное задание, согласно требованиям к письменным работам. После этого письменно ответить на контрольные вопросы.

Работа засчитывается после устного ответа на контрольные вопросы и вопросы по лекции, а также после выполнения задания практической работы и самостоятельной внеаудиторной работы студента соответствующих данной теме.

Контрольные вопросы и задания даны в конце практической работы.

Для обработки входящих документов регламентированы следующие основные процедуры (рис. 1):

• экспедиционная обработка;
• регистрация;
• рассмотрение руководством и выдача резолюции;
• ознакомление в структурном подразделении или исполнение;
• контроль исполнения.

Контроль исполнения осуществляется сотрудниками канцелярии или секретарем организации и включает:

• постановку документов, ход исполнения которых надлежит отслеживать, на контроль;
• отслеживание хода исполнение и формирование отчетов для руководства;
• снятие исполненных документов с контроля.

Похожие записи:

• Повышение квалификации юристов в москве 2021
• Mos ru портал госуслуг москвы показания счетчиков воды
• Минимальная Пенсия В Пензенской Области В 2019