Список учредительных документов для заключения договора

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Список учредительных документов для заключения договора». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица;
копия свидетельства о постановке на налоговый учет;
копия документа, подтверждающего полномочия представителя контрагента:
доверенность, если лицо, выступающее от имени контрагента, подписывает договор по доверенности;
решение единственного участника общества или Протокол общего собрания участников общества, подтверждающий полномочия генерального директора (директора) на текущий год, если лицом, выступающим от имени контрагента, при подписании договора, является генеральный директор (директор).

Перечень необходимых для заключения договора документов

У вашей компании появился новый контрагент. Компания вам незнакома, поэтому вы начинаете искать информацию о ней в открытых источниках, иными словами – в интернете. Находите где-то какое-то упоминание, возможно, сайт на одну страничку. Успокаиваетесь. А зря, открытых источников для проверки компании недостаточно. Налоговая вряд ли согласится с тем, что вы проявили должную осмотрительность. А как в таком случае проверить контрагента? Список документов и действий ниже. Какие документы нужно запросить у контрагента прежде, чем заключить договор?

Если не проверить учредительные документы, то последствия могут оказаться очень неблагоприятными, например:

убытки, причиненные неисполнением или ненадлежащим исполнением второй стороной взятых на себя обязательств;
привлечение интереса налоговой (штрафы, выездные проверки, доначисление налога и т. д.);
потраченное время на переговоры с ненадежным контрагентом, в результате — упущенная выгода.

Стоит определить, что нужно для заключения договора, для того чтобы избежать негативных последствий.

Каждый отдельный случай требует понимания, что необходимо проверить в соглашении о поставке с юридическим лицом, ИП или с иностранной компанией. Предпринимательская практика выделила общий список документов для договора поставки:

уставные;
регистрационные;
налоговые;
представительские;
разрешительные;
правоподтверждающие.

Документы, необходимые для заключения договора

Отличие от списка, предоставляемого юрлицами, заключается в большей простоте и меньшем количестве бумаг.

Примерный перечень документов от ИП для заключения договора поставки:

Выписка из ЕГРИП. Как и в случае с юрлицами, выписка должна быть актуальной на момент подачи.
Копия паспорта. Рекомендуется запрашивать копию вместе с оригиналом для проверки идентичности данных.
Копия доверенности представителя ИП, если сделку заключает представитель.

В остальном список документов для заключения договора с ИП такой же, как и для юрлиц.

Спецификой работы с иностранными компаниями является проверка сведений из иностранных источников.

Поэтому им для заключения договора необходимо предоставить следующие документы на проверку:

О регистрации общества или ИП на территории соответствующего иностранного государства.
Проверка права подписывающего бумаги лица на заключение сделки.
Заверенный перевод всех представленных бумаг.

Для лучшей проверки повторяем список уставных документов для заключения договора с юрлицами.

Кроме указанных дополнений, проверка идентична проверке отечественного контрагента.

Избежать маловероятных, но крайне неприятных последствий и упростить преддоговорную проверку позволит предоставление контрагентом дополнительной информации. К ней относятся документы, необходимые для заключения договора с ООО, которые предоставляются по запросу:

справка в свободной форме с перечислением основных данных (наименование, контактные данные, адрес регистрации и нахождения, банковские реквизиты и сведения о директоре, главном бухгалтере, представителе);
информация о собственниках юридического лица, его бенефициарах и заинтересованных лицах;
подтверждение подлинности подписи лица, подписывающего бумаги, и директора (в таких случаях предъявляют копию банковской карты с подписью на обратной стороне).

Предоставление сведений необходимо для проверки надежности контрагента на случай неисполнения им своих обязательств, однако нет смысла сомневаться в благонадежности таких сторон сделки, как:

орган местного самоуправления;
орган государственной власти;
ГУП и МУП.

Проверка этих контрагентов ограничивается запросом у них основных сведений и реквизитов.

Сторонами заключения любого договора являются лицо, направившее предложение (оферент), и лицо, получившее его (акцептант).

Для того чтобы договор считался заключенным, необходимо согласие акцептанта на все требования, указанные в оферте.

Если такого согласия дать нельзя, то акцептант направляет протокол разногласий.

Это документ, состоящий из начального предложения и пунктов, которые акцептант намерен изменить.

Существует три этапа заключения договора, каждый из которых требует работы с документами.

На каждом из них необходимо обеспечить максимальную юридическую безопасность.

На этапе преддоговорной работы существует необходимость проверки предоставленных документов.

В частности, нужно выяснить не только достоверность сведений, но также запросить информацию о том, в каком банке обслуживается потенциальный партнер и какую коммерческую репутацию он имеет.

1. Копия свидетельства о государственной регистрации ИП (внесении в единый государственный реестр), заверенная печатью (если таковая имеется) и подписью ИП;
2. Копия свидетельства о постановке на учет ИП в налоговом органе, заверенная печатью (если таковая имеется) и подписью ИП;
3. Карточка клиента с указанием всех необходимых реквизитов ИП: почтового адреса, банковских реквизитов, контактных телефонов, Ф.И.О. лиц для контакта и др. необходимую информацию.
4. Если лицо, заключающее договор, действует на основании доверенности от имени ИП, то необходимо дополнительно к п. 1-3 предоставить:
• Копию нотариально удостоверенной доверенности, содержащую указания на полномочия конкретного лица на заключение соответствующей сделки; на получение оригиналов соответствующих документов от продавца (в том числе оригинала договора и др.), а также на совершение других необходимых действий, связанных с выполнением данного ИП поручения на заключение договора.
• Копия указанной нотариально удостоверенной доверенности должна быть заверена нотариально либо печатью и подписью ИП.
5. Лицу, уполномоченному на заключение соответствующего договора, с собой необходимо иметь паспорт.
6. Лицу, заключающему договор, с собой также необходимо иметь печать ИП (если таковая имеется).

1. Копия свидетельства о внесении ЮЛ в единый государственный реестр, заверенная печатью организации и подписью руководителя (или иным лицом, уполномоченном заверять документы в организации);
2. Копия свидетельства о постановке ЮЛ на учет в налоговом органе, заверенная печатью организации и подписью руководителя;
3. Ксерокопия протокола (решения) учредителей о назначении руководителя ЮЛ, заверенная печатью организации и подписью руководителя;
4. Карточка клиента с указанием всех необходимых реквизитов ЮЛ: юридического (в т.ч. почтового) адреса, банковских реквизитов, контактных телефонов, Ф.И.О. лиц для контакта и др. необходимую информацию.
5. Если лицо, заключающее договор, действует на основании доверенности от имени ЮЛ, то необходимо дополнительно к п. 1-4 предоставить:
• Копию доверенности, содержащую указания на полномочия конкретного лица на заключение соответствующей сделки; на получение оригиналов соответствующих документов от продавца (в том числе оригинала договора и др.), а также на совершение других необходимых действий, связанных с выполнением данного ЮЛ поручения на заключение договора.
• Копия указанной доверенности должна быть заверена печатью организации и подписью руководителя.
6. Лицу, уполномоченному на заключение соответствующего договора, с собой необходимо иметь паспорт.
7. Лицу, заключающему договор, с собой также необходимо иметь печать ЮЛ.

1. Копия свидетельства о государственной регистрации права собственности.
2. Копия паспорта (только значимые страницы)
3. Копия плана помещения
4. Карточка клиента с указанием всех необходимых реквизитов: адрес, контактных телефонов, Ф.И.О. лиц для контакта и др. необходимую информацию.
5. Если лицо, заключающее договор, действует на основании доверенности от имени ФЗ, то необходимо дополнительно к п. 1-4 предоставить:
• Копию доверенности, содержащую указания на полномочия конкретного лица на заключение соответствующей сделки; на получение оригиналов соответствующих документов от продавца (в том числе оригинала договора и др.), а также на совершение других необходимых действий, связанных с выполнением данного ФЗ поручения на заключение договора.
• Копия указанной доверенности должна быть заверена печатью организации и подписью руководителя.
6. Лицу, уполномоченному на заключение соответствующего договора, с собой необходимо иметь паспорт.

В зависимости вида организационно-правовой формы у организации будет свой уникальный перечень учредительных документов юридического лица. В данном подразделе мы рассмотрим перечни 2020 года: общества с ограниченной ответственностью, акционерного общества, полного товарищества, унитарного предприятия и учредительные документы некоммерческой организации (некоммерческие корпоративные организации и некоммерческие унитарные организации).

В процессе заключения сделки стороны обмениваются документами, которые подтверждают их намерение вступить в партнерские отношения, правовой статус гражданина, организации или ИП и правоспособность. Перечень документов для заключения договора довольно обширен, его можно условно разделить на 3 группы (далее рассмотрим каждую из них более подробно):

Уставные документы (свидетельство о регистрации в качестве юридического лица или ИП, либо выписка из ЕГРЮЛ, устав и т. д.).
Технические (контактные телефоны сотрудников организации, отвечающих за вопросы сделки, и пр.).
Организационно-правовые, которые устанавливают правомочия сторон на подпись (доверенность, согласие от других членов общества в случае крупной сделки) и т. п.

Однако некоторые контрагенты отказываются представлять какие-либо документы при заключении договоров. Одни аргументируют свое решение тем, что законодательство не содержит требований относительно пакета бумаг при заключении соглашений; другие — тем, что в документах может содержаться коммерческая тайна.

ФНС же в своем письме от 11.02.2010 № 3-7-07/84 уточняет, что необходимо проявлять осмотрительность и осторожность при выборе контрагентов и запрашивать при заключении сделок:

сведения, которые содержатся в учредительных документах;
сведения, которые содержатся в документах, дающих право заниматься определенной деятельностью (лицензии, разрешения);
сведения о лицах, которые могут действовать от имени организации без доверенности, и т. д.

Следующая группа документов — организационно-правовые. Речь идет о бумагах, которыми можно подтвердить:

полномочия представителя контрагента (доверенность, приказ и т. д.);
право организации или ИП на занятие той или иной деятельностью (лицензии, разрешения);
адрес организации (при необходимости — если, например, там размещается оборудование).

К этой же группе можно отнести коды статистики, различного рода выписки из протоколов собраний и т. д.

Регистрация контракта, прописывание в нем всех условий сотрудничества являются гарантией честного сотрудничества. С точки зрения юрисдикции ИП имеет большие отличия от обществ с ограниченной ответственностью или акционерных обществ. У юридического лица, как правило, есть директор, который является представителем фирмы. А у частного предпринимателя только он сам и является носителем полномочий по руководству компанией.

Пакет документов для договора: от чего зависит, из чего состоит

а) карточка с основными сведениями и реквизитами юридического лица (далее – «Карточка контрагента»);

б) копия устава в действующей редакции со всеми изменениями (при наличии таковых) с отметкой о регистрации в налоговом органе. Допускается предоставление выписки из устава или страниц устава, содержащих информацию о местонахождении, учредителях, порядке избрания и полномочиях единоличного исполнительного органа контрагента (далее – «руководителя»);

в) копия решения уполномоченного органа юридического лица о согласовании/одобрении сделки, требующееся в силу действующего законодательства, учредительных документов или локальных нормативных актов контрагента (сделки, в совершении которых имеется заинтересованность, крупные сделки и т.д.), либо письменное подтверждение о том, что совершаемая сделка не требует таких согласований/одобрений;

г) копия доверенности на право подписания договора в случае, если документы подписываются не руководителем юридического лица;

д) выписка из ЕГРЮЛ (либо ее копия), выданная налоговым органом не позднее, чем за 90 дней до даты предоставления в ООО «Газпром газэнергосеть»;

е) копии лицензий (сертификатов) на осуществление деятельности, подлежащей лицензированию (сертификации), либо свидетельства СРО о допуске к определенным видам работ (если их наличие требуется в соответствии с условиями договора);

ж) информация о цепочке собственников, включая конечных бенефициаров, с подтверждением соответствующими документами (Правила заполнения таблиц).

а) карточка с основными сведениями и реквизитами индивидуального предпринимателя (далее – «Карточка контрагента»);

б) выписка из ЕГРИП (либо ее копия), выданная налоговым органом не позднее, чем за 90 дней до даты предоставления в Общество/ДО;

в) копия паспорта (заполненных страниц);

г) копии лицензий (сертификатов) на осуществление деятельности, подлежащей лицензированию (сертификации), либо свидетельства СРО о допуске к определенным видам работ (если их наличие требуется в соответствии с условиями договора);

д) копия доверенности на право подписания договора в случае, если документы подписываются представителем.

копии документов и их надлежащим образом заверенный перевод на русский язык документов:

а) о государственной регистрации юридического лица или государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством соответствующего государства;

б) паспорта индивидуального предпринимателя (всех страниц);

в) подтверждающих полномочия подписанта договора.

федеральному государственному органу;
органу власти субъекта РФ;
органу местного самоуправления;
дочернему обществу ООО «Газпром газэнергосеть»;
контрагенту, состоящему в договорных отношениях с ООО «Газпром газэнергосеть», ранее предоставившему документы, указанные в п. 1 Перечня и намеревающемуся заключить новый договор/дополнительное соглашение, при условии предоставления контрагентом предоставляет справки (в произвольной форме), подтверждающей то, что документы и информация, предоставленные им ранее, не изменились.

Если какие-либо документы и/или информация контрагента изменились, он предоставляет документы, подтверждающие изменения, из перечня документов, указанных в п. 1 настоящего Перечня.

Пакет документов для заключения договора

Приведенный ниже список документов достаточен для прохождения процедуры государственной регистрации ООО, но зависит от количества учредителей и способа получения юридического адреса:

Заявление на регистрацию ООО по форме Р11001 – 1 экз.
Решение единственного учредителя (если учредитель один) – 1 экз.
Протокол собрания учредителей (если учредителей несколько) – 1 экз.
Договор об учреждении ООО (если учредителей несколько) – 1 экз.
Устав ООО – 2 экз.
Квитанция об оплате госпошлины за регистрацию ООО – 1 экз.
Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса (при аренде помещения или покупке юр. адреса) либо согласие собственника, свидетельство о праве собственности и согласие жильцов (при регистрации на домашний адрес) – все в 1 экз.

Индивидуальный предприниматель — это физическое лицо, которое занимается предпринимательской деятельностью, не образуя при этом юридическое лицо (п. 1 ст. 23 ГК РФ).

В момент регистрации ИП приобретает определенные права и обязанности, реализовать которые он должен под своим именем, которое включает непосредственно имя, фамилию и отчество (п. 1 ст. 19 ГК РФ). Это значит, что предприниматель, подписывая договор, должен указывать в нем сведения о том, что он действует в качестве ИП. ИП в договоре действует на основании факта того, что он зарегистрирован как индивидуальный предприниматель.

В том случае, если сделка заключается от имени предпринимателя его представителем, в договоре указывается, что последний действует на основании доверенности, а также приводятся ее реквизиты. Если представитель официально трудоустроен в качестве работника предпринимателя (например, в должности директора), потребуется указать реквизиты заключенного с ним трудового договора.

Представитель юридического лица, заключающий договор, приводит в нем ссылку на документ, предоставляющий ему полномочия на осуществление юридически значимых действий от имени компании. У ИП, действующего самостоятельно, таких документов нет. Именно поэтому у начинающих предпринимателей возникает вопрос: на основании чего действующий ИП в договоре может ставить свою подпись.

При регистрации гражданина в качестве ИП в ЕГРИП вносится соответствующая запись. В соответствии с п. 3 ст. 11 закона «О государственной…» от 08.08.2001 № 129-ФЗ предпринимателю или его представителю выдается документ, подтверждающий факт внесения записи о регистрации в ЕГРИП (так называемая выписка). В нем содержится следующая информация:

реквизиты паспорта предпринимателя;
адрес постоянной регистрации;
выбранные коды ОКВЭД.

Реквизиты выписки из ЕГРИП используются в качестве средства индивидуализации ИП при заключении договоров.

Таким образом, ИП, выступающий в качестве стороны гражданско-правового договора, может включить в текст документа запись следующего вида: «Индивидуальный предприниматель Ф.И.О., лист записи ЕГРИП выдан наименование налогового органа, дата выдачи в формате дд.мм.гггг».

До 2017 года предпринимателям выдавались свидетельства о государственной регистрации. Эти документы действуют и в настоящее время, поэтому при наличии такого свидетельства ИП может включить в договор строчку следующего вида: «Индивидуальный предприниматель Ф.И.О., действующий на основании свидетельства о государственной регистрации № … от дд.мм.гггг».

Кроме того, в документе стоит указать ОГРНИП и ИНН предпринимателя, паспортные данные, адрес проживания, реквизиты банковского счета. Как правило, эти данные указываются в конце документа и заверяются подписью и печатью (при наличии) предпринимателя.

Учредительные документы — это документы, на основании которых действуют предприятия и организации. Статус учредительного документа имеет устав компании. В действующем гражданском законодательстве, согласно ст. 52 ГК РФ, термин «учредительные документы» применяется в отношении юридических лиц. Именно поэтому формально индивидуальный предприниматель, который в силу своей правовой природы не является юридическим лицом, не имеет учредительных (уставных) документов.

На практике же под уставными документами для ИП для заключения договора понимают пакет документов, подтверждающих факт госрегистрации гражданина в качестве предпринимателя и предоставляющих ему право вести собственный бизнес. Наличие таких документов позволяет контрагенту снизить риск возникновения негативных последствий от заключения договора, например риск отказа предпринимателя исполнять обязательства. В перечень документов, представляемых ИП при заключении договора, входят:

копия свидетельства ОГРН или выписка из ЕГРИП;
копия свидетельства о постановке на налоговый учет;
копия паспорта (при заключении договора стоит запросить и оригинал для сверки копии);
если интересы ИП представляет третье лицо — доверенность, предоставляющая ему право осуществлять юридически значимые действия от имени предпринимателя.

Итак, при заключении договоров индивидуальный предприниматель в отличие от представителя юридического лица действует от собственного имени, поэтому оформлять документы, позволяющие ему представлять интересы собственного бизнеса, не требуется. Доверенность придется подготовить лишь в том случае, если от имени ИП действует третье лицо, представляющее его интересы. Уставных документов ИП не имеет, поэтому их наличие не нужно для успешного заключения договора с контрагентом. Документы, представляемые будущему партнеру, не обладают статусом уставных, но при этом подтверждают право бизнесмена заключать договоры в качестве ИП.

учредительные документы;
свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
выписка из ЕГРЮЛ;
протокол (решение) о назначении руководителя;
документ, подтверждающий законность нахождения по юридическому и фактическому адресу (договор аренды или свидетельство о праве собственности);
документ, подтверждающий полномочия лица на право заключения договора (доверенность);
бухгалтерская отчетность;
копия паспорта директора.

свидетельство о постановке на учет в налоговом органе на территории РФ;
свидетельство о госрегистрации в качестве ИП;
выписка из ЕГРИП;
паспорт (рекомендуется запросить у контрагента копию документа и подлинный — для сравнения с копией);
документ, подтверждающий законность нахождения по юридическому и фактическому адресам;
документ, подтверждающий полномочия представителя ИП на право заключения договора.

Перечень учредительных документов юридического лица и ИП 2020 и срок регистрации

все виды налоговой отчётности, которая проверяется наиболее часто и тщательно, поэтому в некоторых случаях имеет смысл доверить её ведение профессионалу;
кадровая номенклатура, которая используется в том случае, когда у ИП имеются наёмные работники;
бумаги, имеющие отношение к охране труда и технике безопасности, т. е. разного рода инструкции, приказы, предписания и т. п.;
договоры об аренде производственных и офисных помещений, заключения пожарной и санитарно-гигиенической служб и т. д.

В отличие от ООО, АО, ЗАО и предприятий с другими формами собственности, ИП не обязан иметь устав. В случае необходимости учредитель может составить некий свод правил, на который смогут ориентироваться сотрудники в процессе выполнения служебных обязанностей, но целесообразность оформления такого документа определяется исключительно самим предпринимателем.

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Бытовые услуги • Телекоммуникационные компании • Доставка готовых блюд • Организация и проведение праздников • Ремонт мобильных устройств • Ателье швейные • Химчистки одежды • Сервисные центры • Фотоуслуги • Праздничные агентства

действующей редакции Устава либо другого документа, на основании которого осуществляется деятельность;
свидетельства о государственной регистрации в качестве юридического лица;
свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
лицензий на осуществление деятельности, сертификатов, патентов, иных разрешений, в зависимости от вида предполагаемых договорных отношений;
решения (протокола) о назначении руководителя юридического лица-контрагента;
доверенности уполномоченному лицу на право подписания документов, необходимых для заключения договора, в том числе на право подписи договора (оригинал, либо нотариальная копия);
выписки из ЕГРЮЛ, срок выдачи которой не превышает 30 календарных дней на дату предоставления Обществу;
паспорта Генерального директора или карточки банка, заверенной нотариально, а в случае подписания договорной документации представителем по доверенности — копию паспорта подписанта;
договора аренды или свидетельства о праве собственности на объекты недвижимого имущества, по адресу которых зарегистрировано юридическое лицо;
карточка основных сведений контрагента за подписью руководителя и главного бухгалтера.

нотариально заверенную копию Устава и его перевода на русский язык с проставлением Апостиля, если они нотариально заверялись за рубежом;
выписку из Торгового реестра страны происхождения иностранного контрагента с заверенным переводом на русский язык;
подтверждение полномочий лица на право подписания договора: нотариально удостоверенную доверенность с Апостилем либо выписку из протокола о назначении (избрании) на должность с заверенным переводом на русский язык;
копию договора аренды или свидетельства о праве собственности на объекты недвижимого имущества, по адресу которых зарегистрировано юридическое лицо на территории РФ.

Документы для заключения договора — перечень

1. Документы, необходимые при заключении договора.

2. Заявка на заключение договора поставки угля на 2010 год.

3. Карточка контрагента

Документы, необходимые при заключении договора:

— Устав (копия, заверенная печатью и подписью уполномоченного представителя);

— Свидетельство о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц / предпринимателя без образования юридического лица (о государственной регистрации) (копия, заверенная печатью и подписью уполномоченного представителя). Для контрагентов-нерезидентов – выписки из торгового реестра или иных документов, подтверждающих правоспособность организации, с заверенным переводом на русский язык;

— Документы, удостоверяющие полномочия лица на подписание договора, соглашения и т.д. со стороны контрагента (протокол собрания участников об избрании единоличного исполнительного органа, приказ о назначении руководителя или иного лица, имеющего на основании устава или доверенности совершать сделки; документ, определяющий полномочия посредника: агентский договор или договор поручения, доверенность и т.д.) (копия, заверенная печатью и подписью уполномоченного представителя);

— Выписка из решения уполномоченного органа управления общества – контрагента о заключении договора (при наличии такого в уставе) (копия, заверенная печатью и подписью уполномоченного представителя).

Единственным учредительным документом общества с ограниченной ответственностью является устав. Об этом прямо говорится и в Гражданском кодексе (ст. 52 ГК РФ) и в законе об «ООО». Все остальные документы, такие как договор об учреждении, решение или протокол о создании общества, о назначении руководителя, с точки зрения закона, не являются учредительными.

До 2009 года учредительные документы ООО включали, помимо устава, еще и учредительный договор, но после внесения изменений в законодательство он таковым быть перестал. Несмотря на это, обязанность его составления осталась, что прямо прописано в ст. 89 ГК РФ и ст. 11 ФЗ «Об ООО».

Таким образом, в настоящее время на вопрос о том, что входит в учредительные документы в соответствии с законом, ответ один – устав. Однако в деловой практике перечень основных документов, которыми определяется деятельность компании, гораздо шире. Что же относится к учредительным документам юридического лица с общепринятой, практической точки зрения?

В процессе деятельности организация взаимодействует со множеством лиц: партнерами по бизнесу, контрагентами, инвесторами, проверяющими и контролирующими органами.

Все они в определенный момент времени запрашивают документы, содержащие детальную информацию об осуществляемой организацией деятельности, лицах, входящих в состав учредителей, генеральном директоре и т.д. В уставе перечисленных сведений нет. Он не содержит информации о кодах ОКВЭД, паспортных данных и ФИО учредителей и руководителя. Эти сведения можно получить из регистрационных и внутренних документов организации, называемых также учредительными.

Что же такое учредительные документы в общем смысле этого слова? Какие документы определяют деятельность организации и лиц, действующих от ее имени?

Учредительные документы ООО, с практической точки зрения, — это бумаги, содержащие основополагающую информацию о самой компании, лицах ее учредивших и управляющих ею, о кодах ОКВЭД, юридическом адресе и т.д.

К таким учредительными документам относятся (перечень 2020 года):

Свидетельство о регистрации юридического лица или лист записи ЕГРЮЛ. Свидетельство выдавалось организациям, которые встали на учет до 2017 года. После этого всем вновь открывшимся ООО выдают лист записи ЕГРЮЛ. Стоит отметить, что лист записи содержит гораздо больше информации, чем свидетельство о регистрации. Так, в листе записи, помимо ОГРН, указывается ИНН и КПП компании, данные об юридическом адресе, размере уставного капитала, кодах ОКВЭД, учредителях и генеральном директоре.
Свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции по юрадресу. Указанный документ выдается после регистрации ООО и содержит данные об ОГРН, ИНН, КПП и ИФНС, в которую общество было поставлено на налоговый учет.
Устав. Устав ООО может быть типовым или индивидуально разработанным под конкретную организацию. Форму типового устава утверждает ФНС, он не содержит никаких конкретных данных об организации. На данный момент ФНС подготовила 36 типовых форм уставов, использовать которые можно с 25.06.2019 года.
Протокол (решение) о создании общества. После того как учредителями было принято решение об открытии ООО, его необходимо зафиксировать документально. Если организацию решило зарегистрировать одно лицо, составляется решение единственного учредителя, если несколько – протокол общего собрания учредителей.
Договор об учреждении. Этот документ содержит информацию об учредителях, порядке ведения ими деятельности по регистрации общества, размере уставного капитала, данные о доле каждого из участников и порядке ее перехода к другим лицам. Договором об учреждении, в частности, подтверждается право собственности конкретного лица на принадлежащую ему долю, что актуально при совершении сделок с ней.
Список участников. Несмотря на то что данные об учредителях отражены в иных документах, организация обязана вести список участников. Такое требование установлено ст. 31.1 закона «Об ООО». В списке должна содержаться информация об участниках организации, размере их долей, их оплате, дате перехода доли. Вести этот перечень обязано ООО как с одним учредителем, так и с несколькими.
Протокол (приказ) о назначении гендиректора. Документом, подтверждающим право конкретного лица действовать от имени компании, является протокол или приказ о назначении генерального директора. Без него невозможно совершение хозяйственных операций, так как лицо, их заключившее, не будет иметь на то никаких полномочий, а значит, сделка будет недействительной.
Выписка из ЕГРЮЛ. Получить выписку можно либо в налоговом органе, сделав специальный запрос, либо на сайте ФНС, указав всего лишь номер ИНН. При этом данные в выписке, полученной в ИФНС и на сайте, будут различаться. Выписка из налоговой будет более расширенной и заверенной гербовой печатью, в то время как выписка с сайта содержит лишь поверхностные данные о компании.
Коды статистики. Справку с кодами статистики можно получить в территориальном подразделении Росстата или скачать на сайте ведомства. В самом документе содержатся сведения о таких кодах, как ОКТМО, ОКАТО, ОКПО, ОКОГУ и т.д.
Информация о филиалах и обособленных подразделениях ООО, если они открыты.

Рассмотрев, что входит в учредительные документы, вкратце затронем вопрос о том, сколько надо хранить эти документы.

Все документы ООО, имеющие отношение к деятельности организации, должны хранится бессрочно, даже после ее ликвидации. Полный перечень документов и сроки их хранения приведены в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Восстановить утерянные или поврежденные регистрационные документы можно в ИФНС по месту постановки на учет. К ним относятся лист записи ЕГРЮЛ и свидетельство о постановке на учет. Выписку из ЕГРЮЛ и справку о кодах статистики можно получить, не выходя из дома – скачав информацию с официального сайта ФНС и Росстата. Внутренние документы ООО, такие как устав, решения о создании организации и назначении директора, формируются заново.

Документы для ИП для заключения договора — что для этого нужно

Поскольку запрос о представлении бумаг является правом, а не обязанностью, то и список может быть любым. Состав его определяется обычно в локальных актах организации.

Изучить информацию о контрагенте можно посредством запроса следующих документов:

Учредительных, а именно:
- устава предприятия со всеми зарегистрированными в нем изменениями;
- договора об учреждении или учредительного договора;
- протокола или решения о выборе (назначении) единоличного исполнительного органа, иными словами, руководителя предприятия.
Свидетельства/выписки о госрегистрации фирмы.
Свидетельства/выписки о постановке на налоговый учет.
Недавно выданной выписки из ЕГРЮЛ.
Документов (лицензий, сертификатов), дающих право на осуществление особых видов деятельности, продажу особых товаров.
Бухгалтерского баланса за последний отчетный период.

Указанный перечень документов не является исчерпывающим, и стороной по договору могут быть запрошены иные бумаги.

[3]

Перечисленные документы должны быть представлены в виде заверенных надлежащим образом копий (печатью при ее наличии, а также подписью с расшифровкой лица, осуществляющего их заверение).

Документы для заключения договора — это определенный пакет, который стороны представляют друг другу перед подписанием сделки. Приведенный в статье перечень не является унифицированным, поскольку обязанность сторон по совершению указанных действий на законодательном уровне не установлена.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«__________________________________________»

Номер документа Дата

О совершенствовании деятельности Общества

В целях совершенствования эффективности деятельности Общества,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить перечень документов, необходимых для предоставления вместе с хозяйственными договорами, заключаемыми Обществом с контрагентами, без предоставления которых данные договора согласовываться юридическим отделом и плановой группой Общества не будут:

а) Заверенная копия Устава и Учредительного Договора (если таковой имеется).

б) Заверенная копия свидетельств(-а) о регистрации.

в) Заверенная копия свидетельств(-а) о присвоении ИНН.

г) Заверенная копия протокола собрания учредителей (приказа) о назначении Главного должностного лица компании (подтверждение полномочий на подписание договоров и/или контрактов).

д) Заверенная копия свидетельств(-а) о регистрации в ЕГРЮЛ изменений связанных с назначением лица имеющего право действовать от имени компании без доверенности (при необходимости).

е) Доверенность на представление интересов , содержащая полномочия подписывать договоры, выданная Главным должностным лицом компании лицу, которое подписывает Договор (при необходимости).

ж) Решение руководящих органов о заключении Договора (если оговорено в Уставе).

з) Выписка (заверенная копия) из ЕГРЮЛ на дату, ближайшую к дате подписания Договора.

и) Заверенные копии лицензий (при необходимости).

к) Список работ (контрагентов), которые данной фирмой были уже ранее проведены.

2. Приказ довести до работников Общества.

Устав юрлица (если он не относится к типовым) должен содержать названную информацию:

наименование организации;
указание об организационно-правовой форме;
место нахождения;
регламент осуществления руководства деятельностью юрлица;
иные данные, предусмотренные законодательством для конкретной организационно-правовой формы юрлица и его вида (например, ст. 11 ФЗ «О сельскохозяйственной кооперации» от 08.12.1995 № 193-ФЗ и т. д.).

В уставах некоммерческих организаций, унитарных предприятий и, когда это предписано законодательством, некоторых коммерческих организаций должны содержаться данные о предмете и цели деятельности названных юрлиц. Но даже если в тексте соответствующего закона не имеется таких требований, все равно данная информация может быть включена в учредительные документы (п. 4 ст. 52 ГК).

Рекомендуемый перечень документов для заключения договора с индивидуальным предпринимателем (далее — ИП):

свидетельство о постановке на учет в налоговом органе на территории РФ;
свидетельство о госрегистрации в качестве ИП;
выписка из ЕГРИП;
паспорт (рекомендуется запросить у контрагента копию документа и подлинный — для сравнения с копией);
документ, подтверждающий законность нахождения по юридическому и фактическому адресам;
документ, подтверждающий полномочия представителя ИП на право заключения договора.

Кроме того необходимо иметь документы в соответствии с письмом ФНС, о котором мы рассказали применительно к выбору контрагента – юрлица. Подробнее с правилами выбора контрагент можно ознакомиться в нашей статье Критерии и обоснование выбора контрагента.

Дабы минимизировать экономические, правовые и иные риски, которые могут возникнуть из-за сотрудничества с неблагоприятным контрагентом, следует проверить его перед оформлением сделки. Сделать это можно, предъявив к нему требование о представлении определенного перечня документов для заключения договора: информацию о государственной регистрации, местонахождении, полномочиях руководителя, лицензии (если сделка подразумевает ее наличие), бухгалтерскую отчетность и иные документы, которые могут подтвердить реальность исполнения сделки.

Список запрашиваемых документов у юридического лица Перед тем, как на законных основаниях начать работать с юридическими лицами, зарегистрированными в России, нужно проверить следующие документы:

Правоустанавливающие или уставные.
Регистрационные.
Из налоговых органов.
Свидетельствующие о наличии полномочий лица, которое будет подписывать договор.
Выписку из ЕГРЮЛ.
Лицензию на работу (если вид деятельности требует её наличия).
Образец подписи руководителя компании.

Лучше всего просить предоставить нотариально заверенные копии документов или подписанные должностным лицом фирмы. Желательно приложение печати. Факт приёма вами бумаг может подтвердить опись или акт.

Какие документы нужны для заключения договора поставки с ИП, ООО?

Правила заполнения таблиц). Для индивидуальных предпринимателей а) карточка с основными сведениями и реквизитами индивидуального предпринимателя (далее – «Карточка контрагента»); б) выписка из ЕГРИП (либо ее копия), выданная налоговым органом не позднее, чем за 90 дней до даты предоставления в Общество/ДО; в) копия паспорта (заполненных страниц); г) копии лицензий (сертификатов) на осуществление деятельности, подлежащей лицензированию (сертификации), либо свидетельства СРО о допуске к определенным видам работ (если их наличие требуется в соответствии с условиями договора); д) копия доверенности на право подписания договора в случае, если документы подписываются представителем.

В России превалирует свобода в выборе делового партнера (ст. 421 Гражданского кодекса РФ), однако надо учитывать, что непроявление должной осмотрительности при этом может повлечь следующие неблагоприятные последствия:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

нарушение или неисполнение договорных обязательств со стороны контрагента;
невозможность реального возмещения убытков;
повышение риска проведения выездной проверки;
получение необоснованной налоговой выгоды с вытекающими последствиями в виде привлечения к ответственности, предусмотренной ст. 122 Налогового кодекса РФ, и доначисления суммы налога (см. в качестве примера постановление АС ЗСО от 03.06.2016 по делу № А75-5310/2015).

Одним из способов проверки контрагента на благонадежность является истребование у него определенных документов.

В системе Консультант Плюс можно найти готовое решение по проверке контрагента, основанное на этих источниках — его соблюдение обеспечит доказательства добросовестности.

Представляются они в виде надлежащим образом заверенных копий. Далее рассмотрим такие списки документов подробнее, в зависимости от статуса контрагента.

Рекомендуемый перечень для обмена между юридическими лицами:

учредительные документы;
свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
выписка из ЕГРЮЛ;
протокол (решение) о назначении руководителя;
документ, подтверждающий законность нахождения по юридическому и фактическому адресу (договор аренды или свидетельство о праве собственности);
документ, подтверждающий полномочия лица на право заключения договора (доверенность);
бухгалтерская отчетность;
копия паспорта директора.

В соответствии с письмом ФНС России от 23.03.2017 № ЕД-5-9/547@ (далее – Письмо ФНС) дополнительно желательно иметь:

документально закрепленный порядок отбора партнеров;
документы, в которых отражены результаты отбора партнера, обоснование выбора контрагента;
источник информации о нем (сайт, письмо о сотрудничестве);
сведения о мониторинге рынка требуемых работ, товаров, услуг;
деловая переписка.