Какие кадровые документы должны быть в организации 2020

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие кадровые документы должны быть в организации 2020». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Документы, оформляемые при приеме на работу в 2021 году

Обязанности работодателя при несчастном случае

Снятие с воинского учета по возрасту в 2020 году

Оператор складского учета

Отсутствие у работодателя обязательных кадровых документов или несвоевременное их оформление может стать причиной привлечения к административной ответственности. Какие документы должны присутствовать в кадровом документообороте в обязательном порядке, рассмотрим в этой статье.

Кадровый документооьорот, таблица

Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.

Кадровое делопроизводство / 11:12 5 октября 2020
Расширены масштабы эксперимента по кадровому ЭДО

К кадровому учету принято относить следующее: Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии. К ней относятся: Знакомство с основной документацией даст кадровику представление о конкретных документах, которые необходимо подготовить.

е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
оформление и регистрация приказа в книге учета;
заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

Виды документов по личному составу, которые имеют унифицированные формы

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

В этот перечень входят важные инструкции, графики, правила и приказы

Согласно актуальным требованиям ТК, в перечень кадровой документации, которую обязаны вести юридические лица, входят:

правила трудового распорядка внутри компании;
документы о защите персональных данных;
штатное расписание компании;
трудовые договоры с каждым штатным работником;
должностные инструкции на каждую позицию;
трудовые книжки и журнал учёта их перемещения;
положение о зарплате, обучении и плановой аттестации специалистов;
табель учёта рабочего времени и выходных дней;
графики отпускных периодов каждого наёмного сотрудника;
приказы о приёме, переводе, увольнении сотрудника, предоставлении ему отпуска, а также книги учёта таких приказов;
приказы по основной деятельности предприятия;
личные карточки на каждого штатного сотрудника (форма Т-2);
договоры о материальной ответственности штатного работника;
книга учёта проверок контролирующих ведомство;
протоколы заседаний;
книги инструктажа техбезопасности;
журнал прохождения обязательных медосмотров;
книга актов о несчастных случаях.

Все приведённые выше распорядительные документы, сопутствующие реализации трудовой деятельности, входят в список обязательных кадровых бумаг, которые должны быть корректно оформлены в ООО.

В том случае, если в штат предприятия зачисляется резидент иностранного государства, список обязательных кадровых бумаг дополняется уведомлением о подписании трудового договора с иностранным гражданином.

Список обязательных документов микропредприятия уменьшен на несколько пунктов в отичиче от крупной корпорации

Микропредприятия, в штате которых числится до 15 человек, а годовой оборот организации не превышает 120 млн рублей, избавляются от необходимости оформлять некоторые кадровые документы. Так, согласно Статье 309.2 ТК РФ, для микропредприятия необязательны:

графики рабочих смен специалистов;
положение об оплате труда и премировании работников;
нормы внутреннего трудового распорядка;
прочие локальные документы, регулирующие трудовые отношения.

Ввиду возможного отсутствия локальных актов, осуществляющих регулирование трудовых правоотношений в компании, все ключевые положения данного процесса должны быть задекларированы в трудовом соглашении между работодателем и наемным сотрудником.

Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы

Для тех, кому предстоит организовать кадровое делопроизводство с нуля, в этой статье предложены пошаговые инструкции. Кадровые документы — это документы не просто фиксирующие движение персонала в организации.

Каждый из них имеет определенную юридическую силу. И прежде всего, определяет и фиксирует права и обязанности сотрудников.

При возникновении различных спорных ситуаций кадровые документы будут служить доказательством правоты работодателя.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя о приеме на работу (форма N Т-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1), изданным на основании заключенного трудового договора. приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу работодатель должен ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором. Приказ следует довести до сведения структурных подразделений работодателя.

Существование документов кадрового учета обусловлено нормами Трудового кодекса РФ. Например, ст. 56 ТК РФ закрепляет понятие трудового контракта, а ст. 212 обязывает работодателя создать внутренние положения, которые будут регламентировать охрану труда. Таким образом, необходимость наличия обязательных кадровых документов вытекает из норм ТК РФ. Кроме того, зачастую оформление правильной кадровой документации позволяет уменьшить сумму налога на прибыль, например, многие выплаты в пользу сотрудников могут быть подтверждены коллективным договором.

Документы, которые должна иметь организация в своем распоряжении, можно разделить на следующие категории:

документы индивидуального характера — регулируют трудовые отношения конкретного физлица и компании;
документы общего назначения — включают информацию широкого диапазона, регламентирующую работу всех сотрудников в целом.

Изменения в кадровом делопроизводстве в 2020 году

Среди кадровых документов общего назначения выделяются следующие:

штатное расписание (форма Т-3);

Ее шаблон вы найдете в материале «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)».

ВАЖНО! При приеме сотрудника на работу его должность в трудовом контракте должна соответствовать штатному расписанию (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

график отпусков (форма Т-7);

О графике и порядке его заполнения см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

приказ об увольнении работников (форма Т-8а);
табель, на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13);

О форме Т-12 см. в материале «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».

Структура табеля Т-13 рассмотрена в материале «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

прочие нормативные документы:
по охране труда;
о защите персональных данных;
коллективный договор;
по внутреннему распорядку;
об оплате труда и премировании;
о коммерческой тайне;
журналы учета:
трудовых книжек;
контрактов;
больничных листов.

ВАЖНО! Некоторые документы, обязательные в одной ситуации, могут не представлять такой же важности при других обстоятельствах. Так, например, если в контракте с сотрудником нет оговорки о коммерческой тайне, то соответствующее положение издавать нет необходимости.

Об особенности архивирования кадровых документов см. в материале «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Каждая компания хочет вести достоверный учет. Это касается не только документов, отражающих хозяйственные операции, но и документов кадрового учета. В случае несоблюдения норм Трудового кодекса компания может столкнуться со штрафными санкциями, а в случае разглашения сведений из документов кадрового характера возможно даже применение уголовной ответственности.

Запрашивать документы для проверки вправе инспекторы ГИТ, проверяющие из прокуратуры, представители Пенсионного фонда… Отсутствие даже одного обязательного документа порождает серьезные проблемы. Отвечать за это может как работодатель, так и должностное лицо, в обязанности которого входит кадровый учет в организации: документы кадрового учета всегда должны быть в порядке, этим определяется качество работы с персоналом. Убедитесь, что в компании есть все обязательные документы, предусмотренные трудовым законодательством.

Вид документа	Назначение	Норма, предусматривающая его наличие
Правила внутреннего трудового распорядка	Закрепляют порядок трудоустройства и увольнения работников, режим работы и отдыха, применяемые дисциплинарные меры, права и обязанности сторон и т.д.	ст. 189 ТК РФ
График отпусков	Устанавливает сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков	ст. 123 ТК РФ
Штатное расписание	Закрепляет структуру, численность и состав персонала, названия должностей	ст. 57 ТК РФ
Журнал инструктажа по охране труда	Подтверждает, что работники успешно прошли обучение по охране труда	ст. 212 ТК РФ
Инструкции по охране труда	Устанавливают нормы безопасного поведения на рабочих местах	ст. 212 ТК РФ
Табель учета рабочего времени	Фиксирует фактически отработанное сотрудниками время и служит основанием для начисления зарплаты	Постановление Госкомстата России №1 от 5.01.2004
Положение о персональных данных работников	Регламентирует состав, порядок обработки и хранения персональных данных, условия их передачи третьим лицам, получение согласия на обработку	ст. 88 ТК РФ
Положение об оплате труда и премировании	Закрепляет выбранную работодателем систему оплаты труда (в том числе сверхурочного) и поощрения сотрудников	ст. 135 ТК РФ
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них	Отражает данные о получении от работников и выдаче на руки оформленных трудовых книжек	Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них	Отражает данные о поступлении и расходовании незаполненных бланков	Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003

Некоторые кадровые документы носят рекомендательный характер.

Это значит, что за их отсутствие работодателя не оштрафуют, но эффективность работы с персоналом может пострадать. Данная категория представлена коллективным договором, положениями об аттестации и профессиональной переподготовке сотрудников, правилами работы с архивом, документами индивидуального характера: анкетами, заполненными в процессе трудоустройства, заявлениями работников, распоряжениями о предоставлении материальной помощи и т.д.

Оформляйте их по мере необходимости.

2. Изменения по вопросам рабочего времени и времени отдыха. 2.1. Производственный календарь на 2020 г. 2.2.Применение показателей производственного календаря при составлении графиков сменности, графиков работ, графиков отпусков и учете рабочего времени.

2.3. Определения продолжительности недоработки или переработки в целях правильной оплаты труда.

Российская трехсторонняя комиссия одобрила законопроект Минтруда России о запуске эксперимента по переводу кадровых документов в электронный вид.

Из сообщения на официальном сайте Минтруда следует, что эксперимент по ведению электронных кадровых документов будет введен в рамках трудовых отношений отдельных организаций с работниками.

Это касается тех работодателей, для которых российским трудовым законодательством предусмотрено оформление документов с работниками исключительно в бумажном виде.

Обязательная кадровая документация для ооо в 2020 год

Именно поэтому чиновники хотят создать и отработать механизмы ведения и применения электронных документов без дублирования их на бумажном носителе.

Участниками эксперимента станут коммерческие организации и их работники, а также федеральные органы исполнительной власти, бюджетные учреждения и организации, но только на добровольной основе.

При этом у каждого работника есть индивидуальная возможность отказаться от участия в эксперименте. Для этого достаточно письменно уведомить об этом работодателя.

возможность самостоятельно определять виды документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент, и структурные подразделения, где он будет проходить (можно будет провести не во всей организации, а в выбранных отделах);
возможность вести электронные документы, касающиеся трудовых отношений, посредством использования информационной системы;
обязанность использования усиленной квалифицированной электронной подписи обеими сторонами трудовых отношений при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и при внесении в них изменений;
возможность вести электронные документы на портале «Работа в России», новые сервисы и формы будут бесплатны для работника и для работодателя.

Известно, что с подробностями перевода бумажной трудовой в электронный вид чиновники уже определились. Это произойдет поэтапно и начнется с того, что новые данные работодатели будут вносить уже в электронном формате. Затем все ранее прописанные в бланках данные перенесут в компьютерные базы.

На Всероссийской неделе охраны труда, которая прошла весной 2020 года, министр труда и социальной защиты Максим Топилин подтвердил намерения чиновников перевести проверки ГИТ в электронный формат.

Это позволит сэкономить время работодателя, ускорить и оптимизировать сам процесс проверки.

Так, например, в ходе плановой проверки инспектор труда сможет пользоваться специальной базой данных для проверки кадровых документов в электронном виде, без необходимости выезда к работодателю.

Кадровое делопроизводство предполагает особые условия хранения всех документальных сведений. Кадровый отдел, а при его отсутствии в компании — сам руководитель несут полную ответственность за сохранность всех обязательных бумаг. У того или иного документа может быть разная степень значимости, определяющая конкретный срок его хранения на предприятии.

Нормы трудового законодательства РФ устанавливают требования к обязательной кадровой документации предприятия в зависимости от его статуса. В 2020 году обязательные кадровые документы в организации должны быть оформлены в ООО и на микропредприятии согласно установленным правилам делопроизводства.

В 2020 году поменялись сроки хранения документов для организаций. Росархив выпустил измененный перечень. Применять новый перечень следует с 1 января 2020 года. А сами сроки вы найдете в этой статье в таблицах, которые можно скачать.

Ст. 120 НК РФ свидетельствует о том, что организацию жду штрафы, если сроки сохранения документов не будут учтены ей. Размер штрафа зависит от того, какая документация была уничтожена раньше времени, и за сколько лет.

С 1 января 2020 году поменяются некоторые сроки хранения документов. Новое положение выпустило ведомство Росархива. Сроки изменятся как в сторону увеличения, так и уменьшения. И затрагивают они разный спектр документов.

«1»: зарплата, авторские вознаграждения и некоторые другие суммы, часть которых может быть удержана приставами по исполнительному листу;
«2»: командировочные, пособия и другие доходы, с которых нельзя удерживать ни копейки.

На примере: сейчас некая компания ежемесячно выплачивает сотруднику 16 000 рублей, из которых зарплата – 11 500, а 4 500 – компенсационные выплаты. Всё в рамках законодательства, но со следующего года ситуация изменится: организация будет вынуждена повысить зарплату этого сотрудника до 12 130 рублей или более.

Минтруд законодательно закрепил порядок проведения эксперимента по использованию кадровых электронных документов (Приказ от 14.05.2020 № 240н).

Закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов…», принят в разгар эпидемии. Он вступил в силу 5 мая 2020 года, и с этой даты запущен эксперимент по кадровому ЭДО, который продлится до 31 марта 2021 года.

При подведении промежуточных итогов проведения экспериментов чиновники Федеральной службы по труду и занятости отметили (Информация Минтруда от 26.06.2020):

Работодатели вправе использовать для кадрового ЭДО как собственные информационные системы, так и платформу «Работа в России».
Для работы в системе работодателю нужно зарегистрироваться в ЕСИА и иметь УКЭП, а работнику ─ учетную запись на портале Госуслуг.
Во второй половине июля после отбора Минтрудом работодателей начнется тестовый период на платформе «Работа в России».
С 01.10.2020 данный сервис станет доступным для заинтересованных работодателей.

Используя новый сервис, кадровики смогут заключать, изменять, расторгать и хранить трудовые договоры в электронном виде, а также вести кадровый документооборот без дублирования на бумаге.

Больше не требуется отправлять на обязательные медосмотры сотрудников, проводящих за компьютером более 50% рабочего времени (Приказ Минтруда от 03.04.2020 № 187н, Минздрава от 03.04.2020 № 268н).

Об этом наконец договорились Минздрав, ФМБА, Минэкономразвития и Роструд. С мая 2020 года вступили в силу поправки в п. 3.2.2.4 Перечня вредных и (или) опасных производственных факторов.

Теперь, если есть результаты СОУТ, подтверждающие оптимальные/допустимые условия труда на рабочем месте, работодатель не обязан направлять для прохождения медосмотра сотрудников, проводящих за компьютером больше половины рабочего времени.

Периодические медосмотры в особых случаях можно отложить на 6 месяцев (Приказ Минздрава от 18.05.2020 № 455н).

В случае введения режима повышенной готовности или режима ЧС по решению работодателя периодические медосмотры сотрудников можно отложить на период до 6 месяцев.

Данный порядок не касается предварительных медосмотров и случаев, когда условия труда сотрудников по результатам СОУТ отнесены к подклассам 3.3 и 3.4, а также занятых на работах, перечисленных в п. 14-26 Перечня работ из Приложения № 2 к Приказу Минздрава от 12.04.2011 № 302н.

Дистанционные медосмотры водителей могут стать реальностью (законопроект № 972386-7).

Работодатели (компании и ИП) по закону обязаны организовывать обязательные медосмотры водителей (п. 3 ст. 23 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). В удаленных регионах выполнить это бывает затруднительно из-за проблем с кадрами и/или сложностями по оснащению в каждой транспортной компании кабинета медосмотра.

Проблему хотят решить на законодательном уроне, позволив компаниям, ИП и самозанятым лицам проводить медосмотры водителей дистанционно с применением телемедицинских технологий. Это позволит решить комплекс задач: оптимизирует издержки работодателей по проведению обязательных медосмотров, ускорит процессы цифровизации в данной сфере и т. д.

Подсказки для работодателя

Если медосмотр проводится удаленно от места работы или в другом регионе, поездку к врачу можно признать командировкой (Письмо Минтруда от 22.01.2020 № 15-2/В-137).
Если работодатель компенсирует работнику суммы его расходов по прохождению им самостоятельно обязательного медосмотра, такие суммы компенсации облагаются страховыми взносами и с них удерживается НДФЛ (Письмо ФНС от 27.01.2020 № БС-4-11/1082).

Кадровое делопроизводство – 2020: важные нюансы

Присваивать классы и разряды после профобучения требуется не всегда (Закон от 25.05.2020 № 158-ФЗ «О внесении изменений…»).

С 05.06.2020 действуют поправки в Закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании…» в части регулирования профессионального обучения. Поправками предусмотрено, что итогом профессионального обучения является присвоение квалификационного разряда, класса, категории только при их наличии.

Необходимость в таких уточнениях возникла в связи с тем, что с момента внедрения профессиональных стандартов сложилась ситуация, при которой не все профессии рабочих, должности служащих требуют установления разрядов, классов, категорий в соответствии с квалификационными требованиями ─ более 70 профессий рабочих не имеют разрядов и 8 должностей служащих не имеют классов или категорий.

Трудовые договоры в скором времени можно будет заключать через портал Госуслуг (проект Постановления Правительства «О проведении эксперимента по дистанционному использованию усиленной неквалифицированной электронной подписи…»).

С 01.06.2020 по 01.06.2021 планируется проведение эксперимента по дистанционному использованию усиленной неквалифицированной электронной подписи при предоставлении услуг и осуществлении иных действий с использованием ЕСИА.

Подпись позволит в том числе подписывать документы в целях трудоустройства, представлять налоговую отчетность граждан, заключать договоры аренды федерального имущества.

Подсказки для работодателя

Судебные решения, помогающие работодателям в решении сложных вопросов:

Является ли договор о целевом обучении ученическим (Определение ВС РФ от 02.03.2020 № 70-КГ19-3).
Можно ли изменить срок действия трудового договора (Определение Челябинского облсуда от 06.11.2019 № 2-3084/2019).
Возможно ли заключить срочный трудовой договор на время действия договора с заказчиком (Определение ВС Республики Коми от 17.10.2019 по делу № 33-6229/2019).

В ТК РФ появятся новые понятия ─ временная дистанционная и комбинированная дистанционная работа (законопроект № 973264-7).

Проект направлен на решение проблем российского трудового права ─ недостаточную гибкость и ограниченные возможности применения информационно-коммуникационных технологий в трудовых отношениях.

В гл. 49.1 ТК РФ кроме уже имеющегося понятия дистанционной работы введут два новых:

Временная дистанционная (удаленная) работа ─ режим работы, предусматривающий временное выполнение трудовой функции работника, работающего на основании трудового договора вне стационарного рабочего места, находящегося под контролем работодателя.
Комбинированная дистанционная (удаленная) работа ─ режим работы, включающий в себя работу и на стационарном рабочем месте, и дистанционную работу.

В обновленной редакции гл. 49.1 ТК РФ детализируют порядок документального оформления таких режимов труда.

Следующая группа документов включает бумаги, которые зависят от специфики организации. Они обязательны только для определенных компаний или при определенных обстоятельствах. Случаи, при которых фирма должна заполнять тот или иной документ, представлены в таблице.

Кадровые документы, обязательные при определенных обстоятельствах
Название документа	Обстоятельства, при которых документ становится обязательным
Коллективный договор	Одна из сторон (работники или работодатель) проявила инициативу по его заключению
Должностные инструкции	Если должностные обязанности сотрудников не отрегулированы в трудовых договорах
Положение об оплате и стимулировании труда работников	В компании установлены системы оплаты труда, которые отличаются от обычных должностных окладов, установленных штатным расписанием
График сменности	Сменная работа
Положение о коммерческой тайне и режиме ее обеспечения	В трудовом договоре указано, что сотрудник обязан сохранять коммерческую тайну
Договор о полной материальной ответственности	Заключают только с теми сотрудниками и на выполнение тех видов работ, которые предусмотрены Перечнем, утвержденным постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85. В частности, в список включены кассиры, контролеры, а также работы по купле (приему), продаже услуг, товаров и др. Как отмечает Роструд, этот пречень является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит (*12)
Журнал прохождения медосмотров	Сотрудники некоторых компаний обязаны проходить медосмотры. Например, у фирм, имеющих автотранспорт, должен быть организован предрейсовый медосмотр водителей транспортных средств (*13)
Инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности	В работе сотрудников задействованы объекты повышенной опасности. К таким объектам, в частности относят транспортные средства, механизмы, электроэнергию высокого напряжения, взрывчатые вещества. Кроме того, «повышено опасной» признается строительная деятельность.

В данном перечне документов стоит особо отметить должностную инструкцию. Насколько важно ее разрабатывать? Будет ли считаться нарушением трудового законодательства отсутствие этого документа? В таблице мы указали, что инструкция становится обязательной, если должностные обязанности сотрудников не отрегулированы в трудовых договорах. И действительно, как отмечает Роструд, должностная инструкция — «не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника» (*14).

В наличии инструкций заинтересованы как сами компании, так и их сотрудники. Например, без нее отказ в приеме на работу может быть недостаточно обоснованным. Ведь именно в этом документе прописывают дополнительные требования к деловым качествам сотрудника. Поэтому разрабатывать его более чем желательно, причем по каждой должности, имеющейся в штатном расписании. Однако стоит сказать, что в Трудовом кодексе нет упоминания о должностных инструкциях. А значит, их отсутствие не будет являться нарушением трудового законодательства и не влечет какой-либо ответственности работодателя (*15).

И напоследок — о документах рекомендательного характера. Такие бумаги могут быть, а могут и не быть в организации. Они служат для оптимизации работы с кадрами. Например, к рекомендательным можно отнести следующие документы:

служебные и докладные записки;
личные дела;
справки о трудовой деятельности;
штатный список. В этом документе указывают, какие утвержденные штатным расписанием должности заняты, а какие — пока вакантны;
номенклатура дел. Для ее составления можно воспользоваться разделами 7 и 8 «Перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения» (*16).

Елена Тарасова,
эксперт журнала

*1) п. 8 ст. 86 ТК РФ

*2) пост. Минтруда от 14.07.1993 N 135

*3) письмо Роструда от 09.08.2007 N 3043-6-0

*4) письмо Роструда от 28.12.2006 N 2262-6-1

*5) письмо Роструда от 10.10.2006 N 1688-6-1

*6) письмо Роструда от 01.03.2007 N 472-6-0

*7) письмо Роструда от 09.08.2007 N 3045-6-0

*8) абз. 3 ст. 66 ТК РФ

*9) письмо Управления правового обеспечения Роструда от 15.06.2005 N 908-6-1

*10) письмо Роструда от 20.11.2006 N 1904-6-1

*11) письмо Роструда от 23.06.2006 N 948-6

*12) письмо Роструда от 19.10.2006 N 1746-6-1

*13) письмо Минздрава России от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32

*14) письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0

*15) письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0

*16) утв. приказом Федеральной архивной службы России 06.10.2000

Журнал «Актуальная бухгалтерия» N 11/2007, Елена Тарасова, эксперт журнала

Источник: Журнал «Актуальная бухгалтерия»

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
Планы противодействия коррупции	Постоянно	–
Локальные нормативные правовые акты (порядки, перечни должностей, положения) по противодействию коррупции	Постоянно	–
Методические документы (рекомендации, памятки, разъяснения) по противодействию коррупции	3 года (1)	(1) После замены новыми
Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера	50/75 лет	–
Документы (акты, заключения, возражения, пояснения) проверок соблюдения государственными и муниципальными служащими положений законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции	5 лет	–
Документы (заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, заключения) комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов	5 лет	–
Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений	5 лет	–
Документы (акты, справки, служебные записки), связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения, совершенные государственными и муниципальными служащими	5 лет	–
Уведомления работодателя работниками:		–
а) о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными гражданскими и муниципальными служащими;	5 лет
б) о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей;	5 лет
в) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений;	5 лет
г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов	5 лет
Журналы, базы данных регистрации:		–
а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений;	5 лет
б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими;	5 лет
в) служебных проверок государственных и муниципальных служащих;	5 лет
г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов;	5 лет
д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей;	5 лет
е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов;	5 лет
ж) обращений граждан и организаций, поступивших по “телефону доверия” по вопросам противодействия коррупции	5 лет
Переписка по вопросам противодействия коррупции	5 лет	–

ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
Квалификационные требования, профессиональные стандарты:		–
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Типовые дополнительные профессиональные программы:		–
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки:		–
а) по месту утверждения;	5 лет
б) в других организациях	До замены новыми
Учебные планы, задания	5 лет	–
Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке:		–
а) по месту разработки;	Постоянно
б) в других организациях	До минования надобности
Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий	5 лет	–
Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	1 год	–
Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников:		–
а) по месту утверждения;	5 лет
б) в других организациях	До минования надобности
Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников	5 лет	–
Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников	5 лет	–
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним	10 лет	–
Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении	5 лет	–
Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам	5 лет	–
Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности	5 лет	–
Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов	50 лет	–
Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 год	–
Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации	5 лет	–
Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации	5 лет (1)	(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	3 года	–
Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	1 год	–
Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации	1 год	–
Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам	5 лет	–
Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся	5 лет	–
Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации	3 года	–
Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации	3 года	–

ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
Документы (представления, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении премий:		(1) В случае принятия решения об отказе – 5 лет (2) О представлении к награждению ведомственными наградами, присвоении ведомственных почетных званий, присуждении ведомственных премий – 10 лет
а) в награждающих организациях;	Постоянно (1) (2)
б) в представляющих организациях	5 лет
Протоколы вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград	Постоянно	–
Журналы учета вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград	50/75 лет	–
Документы (ходатайства, уведомления, решения) о принятии (отказе от принятия) почетных и специальных званий, наград иностранных государств и организаций	Постоянно	–
Документы (ходатайства, заявления, справки) о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных	10 лет	–
Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных	10 лет	–
Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказов) о занесении на Доску почета	10 лет	–
Книга почета организации	Постоянно	–
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий	5 лет	–

С января начинается новый делопроизводственный год. Если в вашей организации принято вести регистрацию и учет документов в журналах (книгах) на бумажном носителе, то поступившие в январе документы и изданные приказы нужно регистрировать уже в новых регистрационных формах.

Поэтому в первые дни января следует оформить новые журналы регистрации и учета.

Скорее всего, рабочие полки вашего шкафа заняты сейчас делами, заведенными в прошлом, 2019 году. Эти дела нужно переложить в оперативный архив.

Дела оперативного архива специально не оформляются. Просто каждое дело (папку с документами) нужно закрыть: поместить в него документы последних дней 2019 года и составить внутреннюю опись (пример 1), если дело подлежит долгосрочному хранению, то есть более десяти лет.

Перечень необходимых кадровых документов в 2020 году

Кадровые отчеты: когда и куда сдаются

Как кадровику подготовить документы для архивного хранения

Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А Журнал регистрации переводов работников лучше сделать в виде альбома, потому что в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы работника, старое и новое наименования его должности.

Для обложки лучше использовать плотную бумагу формата А4. На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную пишут название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала (книги), ниже выделяют две строки для даты начала и даты окончания журнала (книги). Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов. Форма может быть, например, такой:

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Рекомендуем прочесть: Сколько Положенно Многодетным Семьям Материала

При подготовке этих документы может учитываться мнение работников. Так, например, прежде чем составить график отпусков, непосредственный руководитель, как правило, опрашивает сотрудников и узнает желаемые ими даты отпуска, которые, затем указываются в графике.

Для каждого сотрудника важно иметь подтверждение своей работы в компании. Прежде всего оно может помочь подтвердить длительность трудового стажа. Чем он больше, тем выше оплата больничного, а в будущем – сумма пенсии. К документам, подтверждающим трудовую деятельность работника можно отнести:

документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

разработать внутреннюю нормативную базу;
подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
произвести штатную расстановку;
подготовить трудовые соглашения;
разработать формы по личному составу;
оформить карточки Т-2;
утвердить бланки заявлений для сотрудников;
подготовить внутренние приказы.

документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться.

Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

В августе 2020 года Федеральная служба по труду и занятости провела опрос среди россиян, чтобы выяснить, готовы ли они заключать электронные трудовые договоры. 70% опрошенных выступили за инициативу.

Около четверти респондентов уверены, что такой важный документ, как трудовой договор, должен быть оформлен на бумаге.

Те, кто готов заключать электронные договоры, хочет оформлять документ либо исключительно в государственной информационной системе (таких большинство), либо в системе работодателя.

При перепечатке данного материала на другой сайт обязательно указание перед материалом в начале! При этом перепечатка допускается только полная и дословная без исключения слов, фраз, абзацев данного материала и без дополнения его. Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений.