Сроки Хранения Кадровых Документов В 2020

ВИД ДОКУМЕНТА

ПРИМЕЧАНИЕ

ВИД ДОКУМЕНТА

ПРИМЕЧАНИЕ

ВИД ДОКУМЕНТА

ПРИМЕЧАНИЕ

(2) О представлении к награждению ведомственными наградами, присвоении ведомственных почетных званий, присуждении ведомственных премий – 10 лет

Налоговые декларации, счета-фактуры

4/5 лет

5 лет – для налоговых деклараций;

4 года – для счетов-фактур

Переписка с налоговой о разногласиях по вопросам уплаты и начисления налогов

5 лет

—

Переписка о реструктуризации налоговой задолженности

6 лет

—

Расчеты по страховым взносам

50/75 лет

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)

Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ

5 лет, при отсутствии лицевых счетов работников или зарплатных ведомостей

50/75 лет

5 лет, а если нет лицевых счетов:

• 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года;

• 75 лет, если оформлены до 2003 года

Книги учета доходов и расходов на упрощенке

5 лет

В течение всего срока существования организации, регистрации предпринимателя

Трудовые договоры, личные карточки работников

50/75 лет

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Приказы о кадровых перемещениях

50/75 лет

На руководителей – постоянно;

на сотрудников – 75 лет** либо 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже

50/75 лет

Графики отпусков

3 года

1 год

Лицевые счета работников

50/75 лет

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

По личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников)

50

(75, если оформлены до 2003 г.)*, **

Стр. 657, 658 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)

На руководителей — постоянно.

На сотрудников — 75** либо 50 лет (75, если оформлены до 2003 г.)*, **

Стр. 656 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 лет.

При тяжелых и опасных условиях труда — 50 (75, если оформлены до 2003 г.)*

Стр. 586 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Правила трудового распорядка

1 год после замены их новыми

Стр. 773 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Графики предоставления отпусков

1

Стр. 693 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Штатные расписания и изменения к ним

Стр. 71 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

• по месту разработки или утверждения

Постоянно

• в других организациях

3 года после замены новыми

Подлинные личные документы сотрудников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и др.)

До востребования.

Невостребованные — 50; 75 — если оформлены до 2003 г.*

Стр. 664 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Бумаги по командировкам (служебные задания, отчеты, переписка)

5 лет (по долгосрочным зарубежным командировкам — 10 лет)**

Стр. 669 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Командировочные удостоверения***

5 лет после возвращения из командировки.

Для командированных в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностям — 50; 75 — если оформлены до 2003 г.*

Стр. 668 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

О несчастных случаях на производстве

45

Ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1 ТК

Приказ ФАА имеет и более фундаментальное значение. По сути же вводится новая номенклатура делопроизводства, так как устанавливаются типовые формы основных документов, образующихся в ходе предпринимательской и иной деятельности, подлежащих хранению. Это бланки, которые надлежит использовать при осуществлении однотипных управленческих и хозяйственных функций.

Введены и новые сроки хранения бухгалтерских документов в 2020 году. При их применении и определении на практике следует учесть, что необходимо руководствоваться также законодательством о бухучете (ФЗ-402 от 06.12.2011г.) и Налоговым кодексом РФ, имеющим преимущество над распорядительными актами министерств и ведомств.

Сроки хранения бухгалтерских документов в 2020 году – большая таблица.

Таким образом, руководству предприятий рекомендуется провести ревизию документации, чтобы обеспечить правильные сроки хранения. В частности это необходимо сделать для документации, которую раньше необходимо было хранить 75 лет. Срок их хранения зависит от даты окончания делопроизводства по ним. Если она наступила ранее 2003 года, хранить их нужно также 75 лет, если позже — срок хранения сокращается до 50.

Кадровый документооьорот, таблица

Хранение документации на предприятии регламентируется ФЗ «Об архивном деле в РФ», ФЗ «О бухгалтерском учете», НК РФ.

• Документ подтверждающий, что сотрудник получил образование за счет фирмы, хранится не меньше 4 лет.
• Личные карточки, трудовые договоры, личные дела – 75 лет.
• Документы, связанные с аттестацией рабочих мест – 45 лет.
• Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие документы личного состава – 75 лет.
• Приказы о взысканиях, предоставленного отпуска, командировок по России –5 лет.

Это документы, которые могут проверить налоговые органы. Период проверки ограничен сроком – 3 года. Из этого следует, что хранить их надо более 3 лет. Налоговый Кодекс говорит о хранении продолжительностью в 4 года. К ним относятся документы затрагивающее налоговый и бухгалтерский учет, подтверждающие доходы и расходы организации.

Первичная документация на предприятии должна хранится 5 лет. Отчеты по бухгалтерии и балансы непременно отправляются в спецархив. Вышеперечисленные документы до присоединения к бухгалтерским балансам должны храниться в специализированных местах под ключом (сейфах).

Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг. Если у него работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микроработодателям, у которых трудятся 2-3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании). К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.

На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются в 5 раз (1 год и 5 лет соответственно).

С 13.03.2016 до 50 лет сокращен срок хранения некоторых документов по личному составу. Подробнее об этом — в материале
.

Приказ ФАА имеет и более фундаментальное значение. По сути же вводится новая номенклатура делопроизводства, так как устанавливаются типовые формы основных документов, образующихся в ходе предпринимательской и иной деятельности, подлежащих хранению. Это бланки, которые надлежит использовать при осуществлении однотипных управленческих и хозяйственных функций.

Основные поправки, вносимые новым приказом ФАА в законодательство:

• новые сроки хранения документов различных видов: кадровых, бухгалтерских, в том числе, первичных;
• введение нового перечня типовых форм;
• значительное сокращение данного перечня по сравнению с ранее действовавшим до 657 бланков (Приказом Минкультуры №558 были утверждены 1003 формы). Такое глобальное сокращение позиций в Перечне произошло вследствие объединения различных видов переписки в один вид документации.

Наибольшее практическое значение, конечно, имеет изменение сроков. Их необходимо соблюдать вне зависимости от принадлежности организации государству, муниципалитету или частному лицу и выбранной собственником организационно-правовой формы.

Статья 66.1 ТК РФ с 2020 года – электронная трудовая книжка

В личное дело работника входят все документы о работнике: трудовая деятельность, образование. Оно формируется в течение всей учебы или работы. С 2005 г. оформление личных дел является обязательным для государственных органов власти, для фирм это является добровольным делом.

На практике в работе организации концентрация всех сведений о работнике в одном месте позволяет упростить поиск информации в нужный момент, своевременное применение гарантий и льгот.Документы, собранные в одном месте, обеспечивают лучшую сохранность.

Документы в личное дело складываются по мере поступления. После приказа об увольнении, личное дело сотрудника отправляется в спецархив.

У государственных служащих передается через 10 лет нахождения в кадрах, у остальных – не более 3 лет. При подготовке к передаче в спецархив возможна группировка нескольких личных дел в наряд (прошить в одном деле).

На обложке личного дела указываем фамилию, имя, отчество сотрудника. Срок хранения личных дел работника ¾ века – 75 лет, руководителей – не уничтожаются.

Состав личного дела в законодательстве не определен. Его состав может быть прописан в инструкции по кадрам. Так как в них входит конфиденциальная информация они должны хранится в специально отведенных местах с доступом только у кадровой службы и руководителей (например, сейфах). Лучше систематизировать их в алфавитном порядке.

Внутренняя опись документов. Так как документы, находящиеся в личном деле обладают важностью, следует произвести внутреннюю опись документов. С заведением личного дела заводится внутренняя опись. По мере заполнения папки, соответственно заполняется и опись с нумерацией вкладываемых документов.

Это позволит упростить поиск нужного документа. Опись нумеруется отдельно от других документов. В случае создания наряда в архив, внутренняя опись составляется с включением личных дел.

• Анкета, личный листок по учету кадров.
• Резюме (или автобиография).
• Копии документов об образовании.
• Личные документы сотрудника.
• Справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника.
• Свидетельство о заключении брака.
• Копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках, увольнении.
• Обязательно подписанные с двух сторон: работником и работодателем.
• Трудовой контракт.
• Данные аттестаций.
• Характеристики или рекомендательные письма с прошлого места работы.
• План карьерного роста.

Основные виды документов, образующихся в процессе деятельности предприятия:

• Управленческая документация.
  Это документы деятельность организации без которых, невозможна. К ним относятся планирование деятельности, обеспечение материально-техническое, решение административно-хозяйственных вопросов.
• Бухгалтерская и налоговая документация.
• Внешние первичные документы — это документы, поступающие в организацию и исходящие из нее. Например, товарные накладные и акты, упрощенно-передаточный документ. Они варьируются от направления хозяйственной деятельности предприятия.
• Внутренние первичные документы – для внутреннего обращения, связанные с хозяйственной деятельностью организации и исчисление налогов. К ним относится учетная политика, планы счетов, учет основных средств, авансовые отчеты, акты сверок и т.д.
• Документы банка – движение безналичных денежных средств на расчетном счете организации. К ним относятся платежные поручения, выписки из банка и т.д.
• Кассовые документы – движение наличных денежных средств. К ним относятся ПКО, РКО, авансовые отчеты по выданным денежным средствам.
• Отчетность в налоговую и бухгалтерский баланс, различные отчеты.
• Документы по учету кадров и оплате труда.

К документам по учету кадров относится штатное расписание, тарифные сетки, трудовые книжки, трудовые договоры, организационная структура, ведомости по заработной плате, приказы по сотрудникам и т. д. Также свидетельства об аттестации работников, повышением квалификации, переобучением.

Специализированные документы, связанные с производственной деятельностью предприятия. К таким документам можно отнести строительную и проектно-сметную.

Новые сроки хранения документов: таблица

На протяжении деятельности любого предприятия образуется большое количество документов. Кадровая служба в данном случае не только не является исключением, но и является структурным подразделением организации, в котором возникает наибольшее количество различных документов, соперничать с которым может разве что бухгалтерия. Как правило, на любом предприятии рано или поздно встает вопрос о дальнейшей судьбе документов, образовавшихся в деятельности предприятия. Обычно существует две крайности: либо с каждым годом выделяется все больше и больше места под постоянно растущий объем бумаг, но при этом придерживаются принципа «ни одного документа в мусорную корзину», либо по окончании года максимальное количество документов просто уничтожается, поскольку руководитель и/или главный бухгалтер сочли их устаревшими. Ни один из вышеназванных подходов не отражает правильного и, главное, правомерного хранения кадровой документации организации. К сожалению, какого-либо отдельного нормативного акта, регулирующего правила хранения только кадровой документации, пока не издано, в связи с чем необходимо руководствоваться общими правилами и сроками хранения документов, образующихся в процессе деятельности организации. Правильное хранение документа необходимо в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности организации, а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.

Ответственность за сохранность документов организации несет руководитель. Документы должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

Необходимо обратить внимание, что организация вправе заключить договор с архивом и впоследствии передавать на хранение в архив документы, образовавшиеся в процессе деятельности организации, срок хранения которых истек. В случае, если такой договор не заключен, организация будет сдавать в архив только приказы по личному составу работников и ведомости начисления заработной платы.

Основным документом в области установления сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г., далее по тексту Перечень). Указанный Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

В указанном Перечне кадровой документации посвящено два раздела:

— раздел 7 включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

— раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении.

Сроки хранения документов, указанные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню следующим образом: государственные, муниципальные организации — 10 лет; негосударственные организации — не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Документы с ограниченным периодом хранения:

• ПКО/РКО.
• Квартальные бухгалтерские отчеты.
• Документы по ревизии.
• Акты о взаимных расчетах между организациями.

Документы постоянного хранения:

• Приказы по основному виду деятельности.
• Годовые бухгалтерские балансы.
• Годовые отчеты по налогам.
• Документы о переоценке основ.фондов.
• Связанные с векселями.

Хранения до минования надобности:

• Приказы по сотрудникам.
• О начисленных налогах.
• Договоры страхования.
• Расчетные счета сотрудников.

На документах проставляется о

Хранения до замены новыми документами:

• Бланки форм статистической отчетности в организациях.
• Положения.
• Инструкции.

Основная причина заключается в том, что документы могут понадобиться (и понадобятся) организации после того, как они выполнили своё непосредственное предназначение. Например, накладная на поставку какого-то сырья.

Предприятие приняло это сырьё по накладной, оприходовало и уже пустило в производство.

Однако после этого ему ещё составлять бухгалтерскую отчётность за год, где первичка послужит основанием, подтверждающим достоверность данных в отчётности.

Если организация подлежит обязательному аудиту, то при нём будет проверяться не только годовая отчётность, но и все первичные документы. Их также будут запрашивать при любых других проверках, плановых и внеплановых. Не говоря уж о том, что эти документы могут понадобиться самой организации при возникновении спорных ситуаций с поставщиками, недостачах и т.д.

Сроки хранения бухгалтерских документов диктуют два основных закона:

• ФЗ №402 «О бухгалтерском учёте»;
• Перечень, утверждённый Приказом Минкультуры №558.

Часто в них прописаны разные сроки хранения для одного и того же типа документа. Это вызывает недоумение у сотрудников – какое же предписание тогда соблюдать?

Все очень просто – соблюдайте больший срок. Например, ФЗ-402 устанавливает, что всю первичную бухгалтерскую документацию надо хранить минимум 5 лет, а приказ может устанавливать меньшие сроки для отдельных документов.

Тогда все равно храним 5 лет, чтобы не противоречить федеральному закону «О бухгалтерском учёте». И наоборот, если в перечне значится более продолжительный срок, тогда храним документ столько, сколько предписывает перечень.

К слову, хранить документы можно и в электронном виде – в специальных электронных архивах, облачных системах хранения, системах типа «клиент-банк» и др. Главное, чтобы, когда у вас запросят этот документ, вы сумели предоставить его в сохранном и читаемом виде.

Что касается бумажного вида, то тут можно пойти двумя путями:

1. Хранить в своих зданиях, выделив помещение под архив.
2. Заключить договор со специальной архивной организацией и передавать документы на хранение туда.

Законом это разрешается, и компании не будет грозить наказание, если она передаст документы на хранение другой фирме, которая на этом специализируется.

Ниже приведена таблица с перечнем типовых архивных документов с указанием сроков хранения на 2020 год. Важно понимать один момент – срок отсчитывается не с даты составления/подписания документа, а с даты его последнего использования.

Например, накладная была составлена в августе и, казалось бы, больше не применялась. Однако факт поставки учитывался при составлении бухгалтерской отчётности, и формально там задействована эта накладная.

Уничтожение документов, само собой, тоже должно документироваться и состоит из нескольких этапов:

1. Экспертная оценка документов организации и выделение тех, которые уже не подлежат хранению.
2. Составление типового акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
3. Непосредственное уничтожение или передача на повторную переработку.

Экспертную оценку проводит комиссия, постоянно действующая в организации. В её состав могут входить представители разных структурных подразделений – главное, чтобы они могли адекватно определить ценность документа и знали, сколько он должен храниться по закону. Если в штате компании предусмотрены должности архивистов, эта работа ложится на их плечи.

После проведения оценки комиссия составляет акт. Данный документ не имеет строго установленной законом формы, отсюда и некоторые разночтения. Где-то его называют «акт о выделении документов к уничтожению», где-то – «акт об уничтожении документов». Образец можно скачать в конце статьи, но это лишь примерный вариант, который можно изменять.

Разница вот в чём. Если компания сама занимается уничтожением своих архивных документов, то уместнее будет после перечня документов, подлежащих уничтожению, добавить надпись типа «Документы уничтожены путём пропуска через шредер» и назвать документ «Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению».

А если компания сама этим не занимается, то правильнее будет назвать «Акт о выделении документов, не подлежащих хранению», а в конце писать что-то наподобие «Документы сданы на переработку по такой-то накладной».

Но формально это один и тот же документ, поэтому не надо составлять и тот, и другой – выберите, который подходит вашей организации и принципам работы с документами.

В конце статьи приложены бланки и образцы для обоих вариантов.

Наказание за несоблюдение упомянутых выше правил устанавливается статьями нескольких законов и кодексов. Первое – это 120 статья Налогового кодекса РФ, которая устанавливает понятие грубого нарушения правил учёта расходов и доходов объектов налогообложения, а именно:

«Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета (…)»

Если такое случится однократно, взыщут 10 000 рублей. Если нарушение повторялось в течение нескольких налоговых периодов, штраф вырастет до 30 тыс. рублей.

Если в результате нарушения была занижена база для исчисления страховых взносов и/или налогов, то штраф будет взыскиваться в размере 20% от суммы недоплаченного налога, но не менее 40 тыс.

руб.

Ответственные лица отвечают по статье 15.11 Кодекса об административных правонарушениях. При первичном нарушении полагается штраф в размере 5-10 тыс. рублей, а при повторном– штраф 10-20 тыс. рублей и дисквалификация на 1-2 года.

Иногда организация не виновна в том, что документы оказались утрачены или повреждены. Однако это нужно ещё доказать. Рассмотрим несколько типовых случаев:

1. Пожар. В таком случае нужно, чтобы пожарный инспектор провёл расследование и подтвердил, что не было поджога или нарушений правил пожарной безопасности. Едва ли удастся избежать штрафа, если выяснится, что в здании проводка давно требовала замены и не было пожарной сигнализации.
2. Потоп, наводнение, другие стихийные бедствия. Нужно взять справку от МЧС или Гидрометеоцентра, подтверждающую, что в регионе действительно были экстремальные погодные условия. И никто не отменял вопроса о том, сделала ли организация все возможное для предотвращения такого ЧП. То есть если здание, отведённое под архив, находилось в ветхом состоянии, то ему могло нанести урон даже несерьёзное погодное ненастье. В таком случае организацию с высокой вероятностью оштрафуют.
3. Кража третьими лицами. Здесь тоже обстоятельства решают все. Если организация заявляет о факте кражи только тогда, когда к ней нагрянула проверка и обнаружилась нехватка документов, то это выглядит как минимум подозрительно. А вот если компания при проведении проверки может заранее предоставить документы, подтверждающие, что энное время назад был обнаружен факт кражи и проведено соответствующее расследование, то наверняка к ней не будут применять наказание.

Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице:

Похожие записи:

• Военного адвоката в спб
• Как узнать какую систему налогообложения применяет организация
• Справочная уфмс по москве телефон в сахарова