Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли кадровику самому себе заверить копию трудовой». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
С 01.07.2018 внизу копии или выписки из ТК для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа. Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)». Как правильно должно быть оформлено заверение? Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.
Можно ли кадровику самому себе заверить копию трудовой
Если человек работает, для ее получения ему нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится. Также выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги должны быть выданы сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.
Часто встречается следующая ошибка: печать организации захватывает текст или подпись кадровика (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам.
Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.
Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.
Сотрудница обратилась к бывшему работодателю с письменным заявлением о направлении ей заказным письмом документов, связанных со службой. Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день. Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ, в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда. Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что работодатель исполнил требования уволенной сотрудницы в разумный срок для совершения указанных действий, документы направлены ей по почте заказным письмом по истечении трех дней в первый рабочий день (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.06.2016 по делу № 33‑3912/2016).
Если нарушить срок выдачи документов, что грозит работодателю?
В КоАП РФ есть ст. 5.39, согласно которой нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом в размере от 1 000 до 3 000 руб. Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов. И довольно часто суд встает на сторону истца.
Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.
Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека – супруга, ребенка, мать и т. п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности. Чтобы доверенное лицо смогло получить документы, оно должно предъявить работодателю:
– заявление, написанное работником;
Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления.
Директору ООО «Ромашка»
от менеджера Т. Д. Красновой
о выдаче документов, связанных с работой
На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:
– копию приказа о переводе на должность менеджера;
– копию трудового договора.
Как заверить ксерокопию трудовой книжки: тонкости делопроизводства
Согласно ГОСТ Р 7.0.8‑2013 [1] копией является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Копии документов выдаются на бланках организаций.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать).
ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [2] регламентирует оформление записи на копии. Согласно п. 3.26 данного стандарта при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:
- заверительную надпись «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- личную подпись;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату заверения.
Приведем пример.
Инспектор службы кадров Левченко Т. С. Левченко
Обратите внимание на то, что ГОСТ 6.30‑2003 скоро утратит силу. Оформляя документы после 01.07.2018, мы должны будем учитывать требования нового ГОСТ Р 7.0.97‑2016 [3] . Правила заверения копий немного изменятся. В частности, если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №… за… год»), и заверяется печатью организации. При этом для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Отметим, что нельзя заверять копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п. 3 Указа № 9779‑X).
Кто может заверять копии?
Во-первых, полномочия по заверению копий можно установить в локальном нормативном акте, регламентирующем документооборот в компании, или в инструкции по кадровому делопроизводству. Во-вторых, заверение копий можно поручить любому сотруднику организации, например, кадровику, бухгалтеру, заместителю директора, секретарю.
Как заверять копию документа на нескольких листах?
Действительно, бывает копия документа на нескольких листах. В таком случае у работодателя есть два варианта: заверить каждый лист или же прошить и пронумеровать все листы копии и на последнем листе с обратной стороны проставить заверительную надпись (например, «Копия на 8 листах верна»).
Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.
Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у
Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.
Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М. О. от 31.08.2017
Секретарь Белова О. Е. Белова
Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
из трудовой книжки серии XХ № 211111
| № |
записи
Как было сказано выше, некоторые обстоятельства требуют от граждан предъявления трудовой.
Например, без этого документа невозможно оформить визу.
Самые распространённые причины для предъявления копии трудовой — это:
- Обращение в банковское учреждение за кредитной суммой. Ни один уважающий себя банк не выдаст средства, прежде не удостоверившись, что обратившийся гражданин официально трудоустроен и ему регулярно выплачивается заработная плата.
- Получение документов для выезда за рубеж. До 2016 года предъявление копии трудовой было обязательным условием оформления визы и заграничного паспорта. Сейчас документ требуется только для выезда в отдельные страны, например, для визы в Канаду.
- Оформление должности в качестве совместителя. Если идёт речь о трудоустройстве у другого работодателя, соискатель вакансии должен подтвердить, что он уже имеет основное рабочее место. Хотя предъявление трудовой и не является обязательным условием в данном случае, копию этого документа всё же требуют в большинстве случаев.
- Оформление пенсионных выплат при достижении возраста, указанного в трудовом законодательстве. Пенсионный фонд обладает всей необходимой информацией о пенсионере, однако, его сотрудники по-прежнему требуют предъявить копию трудовой.
- Следует отметить, что банковские учреждения требуют правильно заверенную копию книги даже в случае оформления даже небольшой ссуды. Поэтому о получении такой копии гражданину, претендующему на займы или кредит, придётся позаботиться заранее, чтобы избежать задержек в процессе оформления и выдачи средств на руки.
Выдачей копий обычно занимается специалист, которому руководство доверило хранение и ведение трудовых книг. Это один из сотрудников кадрового отдела, если идёт речь о крупном предприятии, организации или учреждении.
В небольших компаниях и организациях нет нужды содержать большой кадровый отдел, в который входит много сотрудников, — обычно работой с трудовыми книжками здесь занят человек, трудящийся по совместительству (например, менеджер, главный бухгалтер или секретарь руководителя).
Как правильно заверить трудовую книжку — образец в 2020 году
Копия будет действительна в течение одного месяца, если она выдана на предприятии или в организации.
А вот нотариально заверенный документ не имеет ограничений по сроку давности. Менять копию придётся лишь после внесения новой информации, когда прежняя информация теряет актуальность. Но обращаться к нотариусу необходимо только для подачи копии в Пенсионный фонд.
Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.
- Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
- Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
- Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
- Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
- Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
- Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
- Отметку о заверении необходимо дополнить записью о месте, где хранится подлинник. Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год» необходима, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала — обратите внимание, что образец заверения копии трудовой книжки, показанный в статье, содержит такую строку.
- Согласно ГОСТу для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать специальный штамп.
- Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими документы будут иметь такую же силу, даже если печать не стоит.
- Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их. В противном случае получатель не сможет прочитать сведения, и работнику придется вернуться.
- В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.
Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.
Каждому работодателю известно, что трудовые книжки его работников должны храниться у него, а сам он несёт ответственность за их сохранность.
При этом, согласно информации, установленной в 62 статье Трудового кодекса Российской Федерации – работодатель может предоставить по запросу сотрудника оригинал книжки лишь в случае, если документ требуется сотрудникам Соцстраха, которые, в свою очередь – обязаны вернуть трудовую книжку работодателю не позднее 3 суток после её получения.
Таким образом, во всех остальных случаях – работодатель выдаёт выписку книжки или копию данного документа. Если же книжка будет утеряна или испорчена, работодатель выдаёт сотруднику её дубликат с соответствующей записью и всеми сведениями, содержащимися в утраченном безвозвратно оригинале.
Конечно, иногда довольно сложно восстановить записи, сделанные другими работодателями, ведь для внесения подобной информации необходимо присутствие документов, подтверждающих их и всё, что остаётся – это зафиксировать общий трудовой стаж.
Несоблюдение правил хранения, установленных действующим законодательством, документов – организацию и работодателя, в частности, может ждать штраф, размер которого на сегодняшний день составляет сумму:
- не более 5 000 российских рублей — для работодателя;
- от 30 000 до 50 000 российских рублей – для организации.
А потому, согласно требованиям законодателя – для надлежащего хранения документов своих сотрудников, работодатель должен иметь сейф.
Начинать создание копии трудовой следует с самого первого листа книжки, на котором содержится информация об её владельце. После этого, можно приступать к страницам с записями, а последним шагом – должен стать лист с записью от самого работодателя, выдающего копию.
Затем копию необходимо обязательно заверить соответствующим требованиям способом. На сегодняшний день, существует 2 варианта такого заверения:
- Работодатель может заверять каждый лист трудовой отдельно;
- или же, заверить весь документ, скрепив и пронумеровав все копии страниц.
В большинстве случаев, из-за очевидного удобства и скорости, используется второй способ, ведь работодателю гораздо проще поставить одну печать, чем заверять каждый лист отдельно.
Сам же порядок заверения предельно прост – работодатель пишет на копии «Копия верна» или «Верно» (обе приведённые формулировки могут использоваться по собственному усмотрению).
При этом, обязательно указывается должность заверяющего, его ФИО и подпись.
Следующим этапом является проставление печати организации-работодателя (конечно же, если она используется). В тех случаях, когда фирма не использует печать – заверяющий должен написать следующее – «Верить без печати».
Осталось прописать дату и проверить правильность всех страниц, на которых должна быть заверяющая запись.
Также, напоминаем, что данная запись должна присутствовать на каждом обороте листа копии книжки, если работодатель делал двустороннюю копию!
Вышеописанный процесс заверения аналогичен и для копии трудовой, которая сшита в один документ, кроме того, что в этом случае – заверяющий сотрудник должен указать количество страниц в копии, пронумеровав их.
Также, на одной из страниц настоящий работодатель обязан зафиксировать то, что сотрудник, которому выдаётся копия книжки – продолжает осуществлять на его фирме трудовую деятельность.
В 2020 году полномочиями на заверение и выдачу копий трудовых книжек обладают следующие лица:
- руководитель фирмы;
- бухгалтер;
- работник отдела кадров;
- предприниматель.
Если же копия документа будет заверена подписью любого другого лица – она будет считаться недействительной!
Заверение копии трудовой книжки вместо начальника отдела кадров
В оригинале или в дубликате запись «работает в настоящее время» тоже никогда не проставляется.
После изготовления копий страниц трудовой книжки и их заверения, она вносится сотрудником отдела кадров на последнюю страницу с указанием даты записи. Именно так и только так ее можно написать.
Как заверить трудовую книжку работает по настоящее время — образец: Правила заверения копии трудовой книжки работодателем Перед тем как заверять, копии страниц нужно изготовить.
В принципе, это можно сделать и от руки, но сегодня все используют копировальное оборудование. При этом двусторонняя копия недопустима и информация должна содержаться только на одной стороне листа. Совершается процедура согласно Указу ПВС № 9779-X в ред.
2003 г. и унифицированным Правилам, утвержденным 65-м Пост. Госстандарта. Верность каждого листа свидетельствуется подписью уполномоченного сотрудника и печатью организации (1-й п.
Особенно часто такое требование выдвигают крупные компании, в которых больная численность работников.
- Определение страниц, которые необходимо заверить. Подтверждения могут не требовать со всего документа, а лишь нескольких страниц. Стоит убедиться, какие периоды трудового стажа необходимы для подтверждения.
Обычно специалист делает копию первого листа, где содержится информация о личности гражданина, и дополнительных листов книжки.
Именно после этого времени вы сможете получить заверенную копию документа у должностного лица (пункт 7 Постановления Правительства РФ под номером 225, утвержденного 16 апреля 2003 года).
Возможно, вам заверят выписку из книжки в день обращения.
Также на копии каждого разворота, под ним, на листе должны быть:
- Прописаны слова, которые оформляются без кавычек, – «Копия верна».
- Указаны инициалы специалиста.
- Вписана должность лица, заверяющего документ.
- Стоять подпись кадрового специалиста.
- Дата.
Чаще всего встречаются ошибки, связанные с неправильной постановкой печати. Она должна проставляться в специально-отведенном месте.
Например, как здесь: Общая схема заверения трудовой книжки такова: Придерживайтесь его при оформлении выписки.
Основное значение имеет ст.62 ТК РФ, ГОСТ Р 6.30-2003, Постановление Правительства №225. Но нужно учитывать и то, что в положениях Трудового Кодекса описан лишь общий принцип выдачи копий, а ГОСТ носит исключительно рекомендательный характер. К тому же формат трудовой книжки предполагает особый характер данного документа.
Это быстро и бесплатно!
- Заверенная копия трудовой книжки с формулировкой «работает в настоящее время»
- Правила заверения копии трудовой книжки работодателем
- Пошаговая инструкция для работодателя: как оформить?
- Срок действия копии
- Особенности заверения для банка
- Как и зачем нужно заверять последнюю страницу?
Главное различие в том, что дубликат выдается взамен первоначальной книжки, например, в случае ее утери (см. тут), копия же не заменяет оригинала и действительна только при его наличии. Заверенная копия трудовой книжки с формулировкой «работает в настоящее время» Такую запись вносит работодатель при оформлении копии документа. Если человек не работает, она естественно внесена быть не может, а сама копия свидетельствуется согласно законодательству о нотариате нотариусом.
Важно Везде где в документообороте фигурирует трудовой стаж.
К наиболее распространенным ситуациям, когда надобна копия трудовой, можно причислить такие ситуации как:
- оформление кредита;
- получение государственной субсидии;
- оформление пенсионных выплат;
- процедура усыновления;
- получение загранпаспорта и т.д.
На основании копии трудовой подтверждается период трудовой деятельности. Но в некоторых случаях ознакомление с записями в трудовой может потребоваться дополнительному работодателю при устройстве на работу по совместительству.
Некоторые должности категорически запрещены к совмещению. Законные основания Заверение трудовой книжки процесс довольно распространенный. Каждый кадровик за период своей деятельности сталкивается с этим не раз.
В некоторых случаях копия документа может изготавливаться нотариусом. Обычно так случается, когда субъект официально не трудоустроен и трудовая хранится у него. Нотариальная копия действительной считается бессрочно, но при условии, что в книжке не появились новые записи.
Определения Трудовая книга это документ, в каком фиксируются все периоды трудовой деятельности работника. В нем содержатся сведения о месте работы, наименовании должности, дате приема на работу и увольнения, ссылки на документы-основания или правовые акты.
При приеме на работу любой человек обязан предоставить трудовую книжку работодателю для внесения записи о трудоустройстве. При отсутствии книжки у работника, к примеру при первом трудоустройстве, сей документ оформляется работодателем.
Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки
Кадровик. ру», 2012, N 1 Вопрос: Работаю в организации секретарем и параллельно выполняю некоторые кадровые функции. Одному из наших сотрудников потребовалась копия трудовой книжки, причем он требует, чтобы я заверила ее как «начальник отдела кадров». Но я же секретарь.
Могу ли я «повысить» себя до «начальника отдела кадров» на копии его трудовой? Ответ: Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв.
Постановлением Правительства РФ от 16.04.
2003 N 225 «О трудовых книжках», не дают перечень должностей, в функции которых входит право вносить записи в трудовую книжку и заверять ее копии. В п.
45 Правил указано, что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
Каждому работодателю известно, что трудовые книжки его работников должны храниться у него, а сам он несёт ответственность за их сохранность.
При этом, согласно информации, установленной в 62 статье Трудового кодекса Российской Федерации – работодатель может предоставить по запросу сотрудника оригинал книжки лишь в случае, если документ требуется сотрудникам Соцстраха, которые, в свою очередь – обязаны вернуть трудовую книжку работодателю не позднее 3 суток после её получения.
Таким образом, во всех остальных случаях – работодатель выдаёт выписку книжки или копию данного документа. Если же книжка будет утеряна или испорчена, работодатель выдаёт сотруднику её дубликат с соответствующей записью и всеми сведениями, содержащимися в утраченном безвозвратно оригинале.
Конечно, иногда довольно сложно восстановить записи, сделанные другими работодателями, ведь для внесения подобной информации необходимо присутствие документов, подтверждающих их и всё, что остаётся – это зафиксировать общий трудовой стаж.
Несоблюдение правил хранения, установленных действующим законодательством, документов – организацию и работодателя, в частности, может ждать штраф, размер которого на сегодняшний день составляет сумму:
- не более 5 000 российских рублей — для работодателя;
- от 30 000 до 50 000 российских рублей – для организации.
А потому, согласно требованиям законодателя – для надлежащего хранения документов своих сотрудников, работодатель должен иметь сейф.
Начинать создание копии трудовой следует с самого первого листа книжки, на котором содержится информация об её владельце. После этого, можно приступать к страницам с записями, а последним шагом – должен стать лист с записью от самого работодателя, выдающего копию.
Затем копию необходимо обязательно заверить соответствующим требованиям способом. На сегодняшний день, существует 2 варианта такого заверения:
- Работодатель может заверять каждый лист трудовой отдельно;
- или же, заверить весь документ, скрепив и пронумеровав все копии страниц.
В большинстве случаев, из-за очевидного удобства и скорости, используется второй способ, ведь работодателю гораздо проще поставить одну печать, чем заверять каждый лист отдельно.
Сам же порядок заверения предельно прост – работодатель пишет на копии «Копия верна» или «Верно» (обе приведённые формулировки могут использоваться по собственному усмотрению).
При этом, обязательно указывается должность заверяющего, его ФИО и подпись.
Теперь, давайте рассмотрим актуальный порядок действий при заверении копии трудовой, который начинает действовать с 1 июня 2020 года. Кроме всего вышеперечисленного, работодателю нужно проставлять ещё одну запись, которая содержит сведения о фактическом месте хранения оригинала копии выдаваемого документа! Без этой записи копия будет считаться недействительной!
Заверитель может указать в качестве места хранения обычный сейф, располагающийся в отделе кадров или же номер личного дела своего сотрудника, в котором собраны для хранения все документы работника. Рассматриваемая надпись проставляется в одном месте, а именно – на странице настоящего работодателя (там, где он указывает, что данное лицо до сих пор является сотрудником его организации).
Предпринимателю и руководителю организации, в первую очередь, нужно ознакомить с новыми правилами заверения копий остальных уполномоченных на это сотрудников! Но, это совсем не значит, что работник, получающий копию документа, не должен проверять актуальность данных и соответствие копии нормам и требованиям законодателя. Ведь, в случае ошибки, именно сотруднику придётся повторно обращаться в орган, требующий предоставить копию!
А потому, получая на руки копию – не поленитесь проверить её на наиболее распространённые ошибки из этого списка:
- Подпись заверяемого лица проставлена не на всех страницах. Данный пункт относится лишь к случаям, когда заверяется не сшитая копия.
- Печать фирмы или надпись «Копия верна» проставлена не на каждом листе. Порою, в спешке сотрудник, заверяющий копию трудовой, пропускает несколько или один лист. Как Вы могли догадаться, этот пункт также относится к не сшитым копиям.
- Лицо, заверившее копию – не обладает полномочиями совершать данные действия. Это редкая, но грубая ошибка, ведущая к недействительности документа! Поэтому – обязательно проверьте, чья именно подпись присутствует на странице/страницах копии.
- На странице или страницах копии отсутствует запись о том, что работник продолжает работать в данной организации.
- Отсутствует информация о месте хранения оригинала трудовой книжки.
- Печать фирмы-работодателя проставлена так, что она не касается копии.
Заявление на увольнение по собственному желанию
Как заверить копию трудовой книжки
Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.
Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр.
Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством.
Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.
Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.
На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?
- Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
- Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
- Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
- При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
- Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.
Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.
Еще один способ заверения.
Имеется также иной метод, позволяющий засвидетельствовать дубликат данных работника. Заверить копию можно единожды, воспользовавшись последним листком.
Подобный вариант заверительного процесса предусматривает то, что каждый из скопированных листков документа должен иметь номер и быть прошнурованным.
При подобном методе заверения дублированной информации каждая из страниц оригинальной книги копируется на каждый лист A4 формата.
Нужно помнить ещё, что верно заверенная ксерокопия должна обладать печатью, которая располагается на копии.
Ксерокопия не станет официальной, если сама печать будет располагаться на поверхности поля под скопированной страницей.
Также, отметим, что законодательство прямо не указывает, кто должен вносить записи об увольнении в трудовую книжку сотрудника, на которого возложена обязанность по ведению трудовых книжек (т.е. кадровика). На практике организации поступают следующим образом.
Сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, сам вносит запись об увольнении, а заверяет внесенные в его трудовую книжку записи работодатель, либо представитель работодателя.
Между тем, если ответственность за работу с трудовыми книжками на момент внесения записи об увольнении возложена на другого сотрудника, то и запись об увольнении вносит новый сотрудник.
Таким образом, можно сказать, что запись об увольнении в трудовую книжку при увольнении сотрудника (кадровика), на которого была возложена обязанность по ведению трудовых книжек, может внести как сам сотрудник, так и вновь назначенное лицо, ответственное за ведение книжек.
Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец 2020 года
Также на копии каждого разворота, под ним, на листе должны быть:
- Прописаны слова, которые оформляются без кавычек, – «Копия верна».
- Указаны инициалы специалиста.
- Вписана должность лица, заверяющего документ.
- Стоять подпись кадрового специалиста.
- Дата.
Чаще всего встречаются ошибки, связанные с неправильной постановкой печати. Она должна проставляться в специально-отведенном месте.
Например, как здесь: Общая схема заверения трудовой книжки такова: Придерживайтесь его при оформлении выписки.
Основное значение имеет ст.62 ТК РФ, ГОСТ Р 6.30-2003, Постановление Правительства №225. Но нужно учитывать и то, что в положениях Трудового Кодекса описан лишь общий принцип выдачи копий, а ГОСТ носит исключительно рекомендательный характер. К тому же формат трудовой книжки предполагает особый характер данного документа.
Некоторые правовые тезы, например уставы, приказы, попросту не могут применяться в отношении этого документа.
Одним из главных документов в трудовой жизни каждого гражданина считается именно его труд. книжка.
Обязательство вести и хранить подобные материалы лежит на отделе кадров или другом уполномоченном лице, обладающем необходимой квалификацией.
Поскольку подлинник должен храниться у нанимателя и не подлежит выдаче на руки до увольнения трудящегося, если работнику для тех или иных целей нужна книга, выдаётся её ксерокопия.
Основным законодательным актом здесь принято считать ТК РФ. Что такое копия трудовой книжки, как правильно ее вести, заверять, сберегать, т.е. все, что касается самой трудовой и ее копий регламентируется подзаконными НПА. Например, постановлениями Минтруда № 69 и Правительства № 225.
Вопрос, как правильно заверить трудовую, обычно появляется, если бумага вдруг срочно понадобилась трудящемуся. Это может произойти при заключении соглашения о кредитовании, обращении в органы соцзащиты за субсидией, в ПФ за пенсионными выплатами и прочее. Много где требуют подтвердить свой заработок. Потому следует правильно заверить трудовую книжку.
С лета прошлого года новым приказом Росстандарта регламентировано как должна заверяться рассматриваемая бумага. Теперь необходимо учитывать, в каких же целях понадобилась бумага. Требуется отксерить интересующие листы книги, так, чтобы текст был хорошо виден. Чтобы копия считалась грамотно заверенной, потребуется:
- на бумаге поставить надпись «Верно»;
- отметить должность и ФИО ответственного работника за кадровую документацию;
- проставить дату заверения;
- упомянуть, где хранится оригинал.
Некоторые организации могут ещё выдвигать свои дополнительные требования. Например, банки хотят, чтобы на ксерокопиях была надпись о том, что человек трудится по данный момент включительно. Такая фраза законодательно нигде не предусмотрена, однако для финансовых учреждений она служит гарантией того, что у клиента есть стабильный заработок, с которого он будет гасить кредит.
Для аккуратного вида дубликата каждый его лист следует сшить. Все страницы сшивают по левому краю. Края оставшихся ниток заклеивают бумагой, указывают дату и печать фирмы. Когда документ требуется для оборота внутри фирмы, вносить запись о месте сбережения документа нет надобности.
В оригинале или в дубликате запись «работает в настоящее время» тоже никогда не проставляется. После изготовления копий страниц трудовой книжки и их заверения, она вносится сотрудником отдела кадров на последнюю страницу с указанием даты записи. Именно так и только так ее можно написать. Как заверить трудовую книжку работает по настоящее время — образец: Правила заверения копии трудовой книжки работодателем Перед тем как заверять, копии страниц нужно изготовить.
В принципе, это можно сделать и от руки, но сегодня все используют копировальное оборудование. При этом двусторонняя копия недопустима и информация должна содержаться только на одной стороне листа. Совершается процедура согласно Указу ПВС № 9779-X в ред.
Особенно часто такое требование выдвигают крупные компании, в которых больная численность работников.
- Определение страниц, которые необходимо заверить. Подтверждения могут не требовать со всего документа, а лишь нескольких страниц. Стоит убедиться, какие периоды трудового стажа необходимы для подтверждения.
Обычно специалист делает копию первого листа, где содержится информация о личности гражданина, и дополнительных листов книжки.
- Ожидание и получение заверенной копии. При письменном обращении, отсчитайте 3 рабочих дня. Именно после этого времени вы сможете получить заверенную копию документа у должностного лица (пункт 7 Постановления Правительства РФ под номером 225, утвержденного 16 апреля 2003 года).
- Не забудьте обговорить с нотариусом, сколько будут подготавливать документ. Возможно, вам заверят выписку из книжки в день обращения.
С 01.07.2018 внизу копии или выписки из ТК для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа. Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)». Как правильно должно быть оформлено заверение? Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.
Часто встречается следующая ошибка: печать организации захватывает текст или подпись кадровика (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам.
Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.
Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.
Образец заверения трудовой книжки 2020 год
На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.
Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать.
Трудовая книжка – юридически важный документ. В то время, когда гражданин работает, она должна находиться у специалиста отдела кадров, или же непосредственного руководителя организации.
Если же гражданин не числится в штате организации или не трудоустроен, то документ может и должен находиться на руках.
- В первом случае документ заверяет работодатель или начальник кадрового отдела.
- При втором условии заверение проходит в нотариальной конторе.
Как правило, если вам отказывают в заверении, требуйте письменное объяснение, где пропишут причину отказа.
А вообще, на практике происходит так, что гражданину не отказывают, и без каких-либо проблем оформляют копию книжки — а затем и заверяют.
Чаще всего трудовую книжку заверяют, чтобы получить в дальнейшем потребительский кредит в банковской организации.
Конечно, есть системы «двух документов» для получения займа, в которых не требуют заверять этот документ.
Но обычно условия кредитования лучше для тех граждан, которые трудоустроены и могут подтвердить свою занятость.
Заверять документ должен работодатель или начальник отдела кадров, если россиянин трудится на предприятии, или же нотариус.
Чтобы получить заверенную выписку, гражданину предстоит обратиться с личным письменным обращением, в котором обязательно указывать цель заверения.
Можно просто написать – «для предоставления в банк».
- Сделайте копии всех страниц документа. Возможно, сейчас вы занимаете должность обычного работяги, а ранее трудились в управленческом/административном составе. Это может повлиять на предоставление кредита.
- Стоит делать копию в таком размере, каков размер настоящей, реальной книжки. Не стоит увеличивать масштаб.
- Если вы сделали скан, то не рекомендуют распечатывать картинку, так как может измениться размер.
- Обязательно должны быть указаны все реквизиты, стоять печать и подпись.
- В выписке также указывают, кем работает заявитель. Достаточно написать «Работает по настоящее время/момент в должности…».
Заметьте, действует такая выписка всего лишь 1 месяц. Если вдруг работник уволился в этот период, устроился на новую работу, то копия будет недействительной.
Приведем пример: гражданин Занков обратился в банк за займом. Ему необходимо было предоставить документы: паспорт, копию трудовой книжки, справку с места работы о размере заработной платы.
Сделав заверенную копию и подав документы в банковскую организацию, спустя неделю Занков уволился. В трудовую книжку внесли соответствующую запись и документ выдали на руки.
В назначенное время Занкову была назначена консультация с банковским сотрудником. Явившись в банк, Занков предоставил оригинальные документы для сверки. Оказалось, что теперь заверенная выписка трудовой книжки была недействительной.
Гражданину потребовалась обращаться к услугам нотариуса, чтобы вновь заверить документ.
Копия трудовой книжки по новому с 01.07.2018 — образец и описание
- Прописаны слова, которые оформляются без кавычек, – «Копия верна».
- Указаны инициалы специалиста.
- Вписана должность лица, заверяющего документ.
- Стоять подпись кадрового специалиста.
- Дата.
Чаще всего встречаются ошибки, связанные с неправильной постановкой печати. Она должна проставляться в специально-отведенном месте.
В силу того, что новый ГОСТ относительно заверения трудовых книжек только начал свое действие, в настоящее время сохраняется достаточно большое количество ошибок при заверении такого типа документов. К числу наиболее распространенных относятся:
- отсутствие отметки о месте хранения оригинала заверяемого документа;
- неправильное расположение штампа печати организации (захватывается подпись и расшифровка на копиях, которые не предназначаются для ФНС России);
- допущены какие-либо исправления в формулировках, в том числе если произошла ошибка в написании какого-либо слова;
- на самой копии исправлены какие-либо сведения, которые не были исправлены в оригинале документа.
В том случае, если была допущена какая-либо из таких ошибок, потребуется снять заново копию с документа и заверить его в соответствии с установленными требованиями, так как, в противном случае, документы могут попросту не принять у предоставляющего их лица в силу того, что они будут считаться недействительными. Однако следует помнить о том, что если в саму трудовую книжку были внесены какие-либо изменения, то заверять копию придется снова, так как копия потеряет свою силу действия.
Копия трудовой книжки имеет большой вес и несет почти такую же юридическую ценность, как и оригинал документа. Она отображает трудовой стаж работника и может понадобиться в следующих случаях:
- оформление субсидии на жилищно-коммунальные услуги;
- получение загранпаспорта и открытие визы;
- получение кредита, ипотеки;
- процедура усыновления;
- оформление пенсионных выплат.
Подтвердить трудоустройство придется при обращении в службы социальной поддержки при оформлении субсидий и пособий или в ПФР. Банки просят подтверждение, чтобы принять решение о выдаче кредита или ипотеки. Подтверждает стаж работы и факт трудоустройства образец заверения копии трудовой книжки.
Если вы работаете, то заверенную копию сделает сотрудник отдела кадров или иное уполномоченное приказом по предприятию лицо, например, юрист или бухгалтер. При их отсутствии — руководитель. Копия предоставляется в трехдневный срок без взимания платы. Для безработных подлинность подтвердит нотариус (за деньги).
Рассмотрим первый вариант. Инструкция, как заверить трудовую книжку по новым правилам для внутреннего обращения, не изменилась. В копии по-прежнему указываются:
- «верно»;
- данные специалиста;
- дата.
Если же сканкопия нужна для сторонней организации, новые правила заверения копии трудовой книжки отличается наличием дополнительной фразы, указывающей на место хранения документа в оригинале. Например, фраза звучит так: «Оригинал хранится в отделе кадров МУДО ДЮСШ Аллюр».
Если бы речь шла не о трудкнижке, то по правилам следовало бы указать номер дела, в котором хранится подлинный экземпляр.
Так как с 2015 года акционерные общества и ООО не обязаны иметь печать, то и ставить ее на сканкопию необязательно. Если же печать имеется, то к ее расположению предъявляются определенные требования (согласно новому ГОСТу):
- заверять необходимо только печатью организации;
- она не должна перекрывать подпись заверившего лица;
- не должна захватывать подпись удостоверяющего;
- может заходить на наименование должности, если не хватает места;
Похожие записи:
- Пособие на погребение в 2019 году для пенсионеров
- Развод Если Беременна Есть Ребенок И Ипотека
- Программамолодая Семья В Краснодаре 2021 Год