Надо ли делать приказ на утверждение графика отпусков

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Надо ли делать приказ на утверждение графика отпусков». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Ст. 123 ТК РФ обязывает работодателя до начала очередного календарного года утверждать составленный график отпусков работников. К особенностям этого документа относятся:

необходимость его утверждения ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала очередного года;
обязательность согласования с профсоюзным органом (при наличии);
непременность ознакомления с ним каждого работника;
обязательность его как для работника, так и для работодателя;
создание с учетом наличия у ряда работников преимущественного права выбирать период ухода в отпуск.

Поскольку утверждению подлежит уже готовый график, работа по его созданию начинается заблаговременно и может быть инициирована соответствующим приказом руководителя.

При составлении графика в нем отражают такие виды оплачиваемых отпусков:

ежегодный;
дополнительный;
неиспользованный в предшествующем году;
оформляемый совместителем.

Вступивший в действие график может в дальнейшем корректироваться (например, в связи с переносом отпуска или отзывом из него) и дополняться (данными по вновь принятым на работу сотрудникам).

О том, что нужно сделать для отзыва работника из отпуска, читайте в материале «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».

Отсутствие утвержденного графика отпусков может привести к наказанию работодателя в виде штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

от 1000 до 5000 руб. для ИП и должностных лиц;
от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц.

Приказ об утверждении графика отпусков — образец (2020 — 2021)

Поскольку приказ, утверждающий график отпусков на следующий год, не является обязательным документом, для него отсутствует утвержденная форма, а потому составлять его можно в произвольном виде. Будет разумным включить в него обычные реквизиты приказа, а именно:

указание работодателя-составителя;
номер и дата;
суть распоряжения;
подпись руководителя;
подписи лиц, перечисленных в документе в качестве исполнителей распоряжения.

Вариант образца приказа об утверждении графика отпусков можно увидеть на нашем сайте.

Утверждение графика отпусков на следующий год является обязательной процедурой для каждого работодателя. А приказ о его утверждении составляется в свободной форме и только в том случае, если это установлено системой документооборота работодателя.

Источники:

Трудовой кодекс РФ
КоАП РФ
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1

Приказ следует оформить на отдельном листе стандартного формата (А4). Можно набрать этот документ на компьютере либо написать его от руки. Документ составляется в единственном экземпляре.

Печать на приказе ставить необязательно, так как он относится к документам внутреннего документооборота компании.

Впоследствии приказ передается на хранение в архив, где он должен находиться в течение всего периода, установленного для приказов. Согласно пп. «в» п. 19 Перечня типовых управленческих документов, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 2010 года №558, приказ следует хранить в течение 5 лет.

При подготовке приказа можно использовать готовый образец приказа об утверждении графика отпусков, который можно посмотреть по ссылке.

Таким образом, утверждение графика отпусков является обязательной процедурой для каждого работодателя. Это правило прописано в ст. 123 Трудового кодекса. Тогда как приказ об утверждении графика отпусков не является обязательным документом, и его отсутствие не станет нарушением норм трудового права. Работодатель составляет и утверждает приказ по своему желанию. Сделать это он должен не позднее 17 декабря года, который предшествует выходу сотрудников в отпуск.

Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков в 2020 году

Сам приказ всегда пишется от лица руководителя организации и им же подписывается, хотя непосредственная обязанность по его составлению лежит либо на начальнике отдела кадров, либо на юристе, либо на секретаре. В любом случае, это должен быть сотрудник, имеющий необходимый уровень знаний для создания подобного рода документов и владеющий основами трудового кодекса РФ.

Этот образец приказа имеет вполне стандартную форму и может быть общеприменим (с небольшими индивидуальными корректировками).

В начале документа пишется полное наименование организации, затем указывается номер приказа (по внутреннему документообороту), вписывается населенный пункт, в котором работает компания, а также дата его составления.

Затем идет собственно приказ: сначала тут указывается ссылка на основание (обязательно должна быть в любом приказе — в данном случае это статья 123 ТК РФ) а затем подробно прописывается несколько пунктов.

В первом обычно фиксируется сам факт утверждение графика с указанием года, на который он распространяется.
Во втором пункте назначается ответственное лицо за сбор подписей об ознакомлении с графиком и приказом (чаще всего в роли такого сотрудника выступает специалист отдела кадров, иногда секретарь).
В третий пункт вносятся необходимые указания в адрес бухгалтерии.

После этого в отдельной строке вписывается приложение (собственно сам график), а также ниже ставятся подписи руководителя организации и сотрудников, на которых возложены функции по исполнению приказа.

При утверждении локального нормативного акта приказом работодателю необходимо заполнить реквизит «Гриф утверждения документа». Этот реквизит располагают в правом верхнем углу акта. Гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера
Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем или со дня, указанного в этом документе (ст. 12 ТК РФ).
Работодатель может принять локальные нормативные акты следующими способами:
— утвердить;
— издать приказ (распоряжение) об утверждении локального нормативного акта.
При утверждении локальных нормативных актов необходимо руководствоваться нормами «Унифицированной системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст).
Утверждая локальный нормативный акт, работодатель должен поставить подпись в реквизите «Гриф утверждения документа». Этот реквизит располагают в правом верхнем углу документа. Помимо подписи гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его инициалов, фамилии и даты подписания
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
Локальный нормативный акт может приниматься путем издания приказа (распоряжения). Унифицированной формы для такого приказа не предусмотрено, поэтому работодатель вправе определить ее самостоятельно. В приказе об утверждении локального нормативного акта необходимо отразить:
— дату введения его в действие;
— указание об ознакомлении работников с локальным нормативным актом и сроки для этого;
— фамилии и должности лиц, ответственных за соблюдение локального нормативного акта;
— другие условия.

Обязательными реквизитами этого документа являются дата составления и утверждающая подпись руководителя. Таким образом, дополнительно утверждать график отпусков не требуется. Поэтому отдельный приказ о его утверждении не является обязательным, но может составляться, если это принято действующей системой документооборота. При этом дата такого приказа должна вписываться во временные ограничения сроков, установленных для утверждения графика отпусков ст. 123 ТК РФ.
Составлять график отпусков можно по форме, разработанной работодателем самостоятельно. Однако обычно для этой цели удобно применять типовую форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данная форма содержит поля для отражения всей необходимой для этого документа информации и допускает введение дополнительных граф и строк, если в этом возникает необходимость.

Инструкция: оформляем приказ об утверждении графика отпусков

Особое распоряжение для кадровиков по порядку подготовки документов.
Поручение о необходимости ознакомить всех сотрудников с составленным графиком под расписку.
Напоминание бухгалтерии о необходимости зарезервировать средства и обеспечить своевременную выплату отпускных.
Уведомление о назначении ответственных лиц за исполнение графика и так далее.

Следует оформлять документ на фирменном бланке, на котором указано полное наименование организации. Слева указывается город, в котором она расположена, справа — дата составления, а в середине нужно обозначить название документа. Далее в вводной части нужно привести обоснование, где будет ссылка на определенную статью Трудового кодекса РФ (ст. 123).
До выхода «утверждающего» приказа можно издать еще один, который урегулирует подготовку самого графика. В нем можно дать все указания, которые касаются сбора информации о периодах отдыха от всех подразделений, указать, кто конкретно назначен ответственным за это.

Гораздо проще издать один приказ, а сами реестры с датами отпускных периодов по подразделениям сделать как приложения к нему. Особенно если отделов, цехов много, ведь каждое подразделение, как правило, готовит свой отдельный график. В этом случае гендиректор просто визирует один общий документ, а приложения к нему подписывают ответственные лица.
Одним из важнейших моментов здесь будет точное планирование всех шагов и дат по ним при утверждении графика, здесь можно указать:
- В какой срок руководители подразделений должны сдать графики по своим отделам (и кому).
- Когда профсоюз должен собраться и высказать своё мнение по вопросу (если он есть на предприятии).
Установить ответственных лиц по каждому этапу, включая контроль за выполнением всех пунктов, который нужно фиксировать.
Если в компании принято решение, что с графиком должен быть ознакомлен каждый сотрудник, здесь можно установить этапы, финальный срок, когда все работники должны оставить визы на документе, и ответственное лицо, которое будет координировать процесс (как правило, это кадровик).
Отметим, что с таким документом кадровым работникам гораздо проще работать с персоналом. Они в этом случае выступают координаторами общего процесса и руководят им, а приказ фиксирует этот статус. Отмахиваться и нарушать сроки, подписав лист ознакомления с приказом руководства, как правило, не решается ни один даже самый ярый «противник бумажек».

Оформление приказа об утверждении графика отпусков – необходимая часть процедуры составления порядка очередности отпусков сотрудников предприятий и организаций. Обычно такие графики создаются в крупных компаниях, где работает большое количество персонала и производственные процессы не терпят никаких задержек, поэтому уход каждого работника в отпуск и подбор ему замены продумываются заранее.
График отпусков является документом обязательным к исполнению, какие-либо корректировки могут вноситься в него только при взаимном согласии работника и работодателя, при условии, что это никоим образом не отразится на функционировании компании и не затронет интересов других сотрудников. Также изменения могут вноситься при приеме на работу новых сотрудников и в связи с вынужденными и форс-мажорными обстоятельствами.

Для того, чтобы руководители отделов начали собирать информацию о планируемых отпусках, необходимо издать приказ о составлении графика отпусков. Данный документ рекомендуется издавать за месяц до конечного срока утверждения графика (т.е. 17 ноября).

наименование и реквизиты организации;
номер и наименование приказа;
дата;
суть приказа;
указание ответственных за исполнение приказа (обычно это руководитель предприятия);
подпись и расшифровка подписи руководителя организации;
подпись лиц, перечисленных в приказе.

Образец приказа на утверждение графика отпусков

Отметим, что утверждённый график отпусков, в котором по всем сотрудникам предприятия на целый календарный год проставлены точные периоды, когда они обязаны выйти в отпуск, — непреложное требование законодательства для всех компаний, где есть трудоустроенный персонал. Это условие регулируется статьёй 123 ТК РФ.

Исключительное право не составлять такой документ предоставляется только микропредприятиям — индивидуальным предпринимателям, численность штата которых составляет не более пятнадцати человек.

Причём нормами трудового права установлен определённый период, когда реестр отпускных периодов персонала должен быть документально утверждён. За 14 дней до начала календарного года, когда соответствующий график вступает в силу и подлежит исполнению всеми участниками, он должен быть на 100% составлен (в нём должны быть учтены все работники компании) и утверждён руководством.

Целесообразность введения в процедуру этого распоряжения можно подтвердить следующими доводами:

Издание отдельного приказа мобилизует всех ответственных лиц. Здесь всеми заинтересованными лицами принимается чётко спланированный процесс с точными датами, где указано: кто, когда и что должен сделать. При этом все понимают, что «косяки» со сроками приведут к задержке следующих этапов и могут сорвать всю процедуру в целом. То есть уровень ответственности вырастает, и при этом все осознают свой вклад в успешное завершение процедуры.
Когда на предприятии установлено, что ознакомление с графиком должно пройти с участием каждого (через подпись), распоряжение придаст веса этой процедуре. Проверено на практике, что, как правило, этот нелёгкий процесс проходит более гладко и просто.
Руководству и кадровым сотрудникам эффективнее в плане использования рабочего времени утвердить одно распоряжение, а сами графики отпусков по отделам оформить в качестве приложений. В этом случае достаточно, чтобы сами отпускные реестры завизировали начальники подразделений и кадровик.
Помимо всего сказанного, такой документ попросту облегчает жизнь ответственным лицам. Для исполнителей по сбору информации и её систематизации в реестре здесь есть информация, что нужно сделать, на что обратить внимание, установлены сроки (что очень стимулирует). А для кадровика, являющегося координатором всего процесса, приказ является документом, который фактически назначает его руководителем процедуры. Все ответственные лица (даже выше рангом) должны подчиняться указаниям координатора. Отмахнуться, нарушить сроки, завизировав лист ознакомления с распоряжением, по обыкновению, не осмеливается никто.

Таким образом, можно сделать вывод, что издание отдельного распоряжения, сделает утверждение и введение в действие графика отпусков более оперативным и простым, причём для всех участников процесса. Также это повысит статус этого документа.

Унифицированной, утверждённой на законодательном уровне формы для такого рода распоряжения нет. Поэтому предприятие вправе выбирать форму самостоятельно. Главное здесь, чтобы в документе присутствовали ключевые реквизиты, которые должны применяться в любой документации такого рода. Кадровая документация — особый вид документооборота, здесь всё должно быть чётко и грамотно.

Как правило, это сотрудники компании, трудоустроившиеся незадолго до нового года. При этом, кадровики искренне считают, что их включать в график отпусков не нужно. Так как на 1 января года, на который составляется график, они ещё не отработали в компании 6 месяцев. Это в корне ошибочная позиция. Ведь рабочий год у таких сотрудников завершится раньше окончания следующего календарного года. А в соответствии со ст. 122 ТК РФ отпуск сотруднику работодатель обязан предоставить до истечения 12 месяцев работы в компании.

Очень часто в график отпусков не включают сотрудниц, которые собираются в декрет. Хотя, по общему правилу, отпуск по беременности и родам предоставляется только на 140 календарных дней. По окончании отпуска по беременности и родам сотрудница может выйти на работу, а не использовать отпуск по уходу за ребенком. Поэтому она вполне может успеть вернуться из декрета с правом на отпуск в том году, на который и составляется график.

В число ошибочно забытых сотрудников входят и сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком. Однако, в этом случае, кадровики отчасти правы, так как в график отпусков следует включать только тех из них, у которых отпуск по уходу за ребенком закончится в том году, на который составляется график отпусков.

К ним относятся и работники, имеющие право на отпуск в любое удобное для них время в соответствии со ст.123 ТК РФ. Например, работники в возрасте до 18 лет, женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, супруги военнослужащих и т.п. Эти работники обязательно должны быть включены в график отпусков. А в том случае, когда по каким-либо причинам даты отпуска такой работник сообщить не может, кадровому работнику просто не следует вносить информацию в графу о планируемых датах отпуска. При этом, в примечании, желательно указать причину, по которой даты отпуска неизвестны. Например, «Является совместителем (ст. 286 ТК РФ)» или «Многодетный родитель (ст. 262.2 ТК РФ)».

И, наконец, работники, которые использовали свои отпуска полностью ещё до начала календарного года, на который составляется график. Такие работники обязательно должны быть включены в график отпусков на следующий календарный год с указанием, что ими отпуск уже был использован, а потому в 2021 году и не предусмотрен. В примечании следует отметить, что, например, отпуск за 2021 год сотрудники уже полностью использовали в 2020 году.

График отпусков составляется заранее – не позже чем за две недели до наступления года, по которому распределяется отпускное время. При этом, в процессе создания графика должны учитываться как пожелания сотрудников, так и производственная необходимость.

Предварительный график обязательно должен быть передан на согласование в профсоюзный орган (если таковой имеет место быть на предприятии), затем с приказом должны быть под роспись ознакомлены все работники организации (если этого не сделать, вполне могут возникнуть споры и разногласия с сотрудниками, доходящие до судебных разбирательств).

График отпусков является документом обязательным к исполнению, какие-либо корректировки могут вноситься в него только при взаимном согласии работника и работодателя, при условии, что это никоим образом не отразится на функционировании компании и не затронет интересов других сотрудников. Также изменения могут вноситься при приеме на работу новых сотрудников и в связи с вынужденными и форс-мажорными обстоятельствами.

Следует отметить, что в график вносятся все виды отпусков:

плановые,
дополнительные,
«прошлогодние»,
а также отпуски, оформляемые на «совместителей».

По статье 122 ТК РФ работодатель должен предоставлять оплачиваемые отпуска всем сотрудникам, которые отработали у него не меньше 6 месяцев, а некоторым и раньше. Длительность отпуска за каждый отработанный год – не меньше 28 дней. Некоторые категории работников имеют право и на более длительные отпуска. Работников много, отдохнуть должны все, а еще есть производственный процесс, который останавливать никак нельзя. Нужно найти компромиссный вариант, который устроил бы все стороны. Как раз для этого и придуман ежегодный график отпусков, который каждая организация должна утвердить не позже 17 декабря. Как составить график отпусков Образец этого документа и приказ об утверждении графика отпусков вы можете скачать в нашей базе после регистрации. Работодатель может самостоятельно разработать форму графика, но для удобства лучше использовать унифицированную форму Т-7 «График отпусков», которая предусматривает поля для всей необходимой информации. В графике нужно указать положенное количество дней отпуска для каждого работника. При этом туда можно включить и «хвосты», то есть те дни, которые работник не использовал в прошлые годы. Но нужно учитывать, что большое количество неиспользованных дней может вызвать вопросы у трудовых инспекторов, поэтому долги лучше включать в график частями. Специалисты кадровой службы либо руководители подразделений опрашивают сотрудников о предпочтительных сроках и датах отпуска. После этого составляются предварительные списки, которые кадровая служба корректирует в соответствии с планом производства либо хозяйственной деятельности фирмы (ИП). Скорректированный график снова согласовывается с работниками и руководителями подразделений. На этом этапе нужно иметь в виду, что есть работники, которые безоговорочно могут выбрать срок и время своего отпуска независимо от даты в графике: • новые сотрудники, которые отработали 6 месяцев и имеют право по их истечении на свой первый отпуск; • внешние совместители. Они имеют право взять отпуск во время отпуска на основном месте работы; • сотрудники, которых до этого работодатель по какой-либо причине отозвал из очередного отпуска; • беременные женщины перед отпуском по беременности и родам и после него; • подростки до 18 лет; • родители детей-инвалидов; • инвалиды войны и участники боевых действий; • герои СССР, РФ, почетные доноры и другие лица в соответствии с Федеральным законодательством. График отпусков может быть единым для всей организации, если она небольшая, либо отдельным для каждого структурного подразделения. Документ утверждается руководителем организации с проставлением даты. В законе нет требования о том, что работники должны ознакомиться с графиком отпусков. Но при этом работодатель обязан сообщить работнику о начале отпуска не позднее чем за две недели. Поэтому ознакомление с графиком с указанием даты ознакомления – удобный способ исполнить это требование. Инспекция труда при проверках запрашивает графики отпусков, и при их отсутствии штрафует должностных лиц на сумму от 1000 до 5000 рублей, сами компании – на сумму от 30 000 до 50 000 рублей согласно п.1 ст.5.27 КоАП РФ. Внесение изменений в график отпусков В течение года, в силу разных причин по согласованию сторон могут быть скорректированы как длительность отпуска, так и периоды его предоставления. В этом случае вносятся данные в специальные графы 7 и 8 формы Т-7 «Перенесение отпуска». При изменении состава работников допускается издавать в течение года дополнения к графику отпусков. Нужно отметить, что в график отпусков вносятся данные только по основным отпускам, дополнительные (ученический, по уходу за ребенком, и т.д.) туда не вносятся. Руководители специальным приказом могут утверждать графики отпусков и определять ответственных лиц за ознакомление работников с этим графиком. Этот приказ – не обязательный документ и за его отсутствие не штрафуют, но если в положении о документообороте такая необходимость прописана, то он издается. Скачайте приказ об утверждении графика отпусков с образцом заполнения в нашем сервисе. На основании приказа, по поручению руководителя, бухгалтерия может начать работу по созданию резерва для будущих отпусков, чтобы равномерно распределять их на затраты в следующем году. В сервисе «Моё дело» вы сможете вести кадровый учет, не выделяя для этого отдельного сотрудника. Все необходимые формы документов вы найдете в базе бланков, а некоторые документы даже не нужно заполнять вручную, т.к. система формирует их автоматически, например, документы о приеме на работу. Вы сможете вести отдельный учет сотрудников, нанятых по трудовым и гражданско-правовым договорам, рассчитывать зарплату, взносы и другие выплаты, а также формировать отчеты, обязательные для работодателей. Зарегистрируйтесь – и убедитесь, как это удобно.

Нормы трудового права определяют, что работодатель должен включить все периоды трудовых отпусков, в том числе:

Ежегодный оплачиваемый отпуск — ТК РФ устанавливает, что за каждый месяц трудовой деятельности на предприятии работнику положено отпуска 2,33 дня. В год у большинства работающих получается 28 календарных дней. Однако они могут брать его в целом или разбивать на части. Главное, чтобы одна из частей его была не короче двух недель. Все эти моменты обязательно должны отражаться в табеле.
Дополнительный оплачиваемый отпуск — данный вид отдыха предоставляется работающим в хозяйствующих субъектах либо на основаниях, предусмотренных трудовым законодательством, либо если этот отпуск устанавливается в трудовом договоре работника. Продолжительность этого периода либо закрепляется в соглашениях с работником, либо в каждом конкретном случае нормами права. Его можно использовать отдельно или же добавлять ко времени основного отпуска. Правило о том, что одна из частей времени отдыха должна быть не короче 14 дней, здесь также должно использоваться.

Вам будет интересно:

Приказ об утверждении положения о премировании: как правильно составить

Подготавливая график отпусков, администрация компании или предприниматель, должны учитывать, что если работник не использовал свои основные и дополнительные отпуска за прошлый год, их также нужно отразить в утверждаемом на следующий период графике.

На предприятии могут работать сотрудники, оформленные по трудовым договорам по совместительству. Их отпуска также нужно включать в составляемый график, помня при составлении, что у них отпуск на второй работе должен предоставляться в тот же период что и по основой работе.

Внимание! В график не надо включать отпуска в связи с беременностью и родами, а также по уходу за детьми.

Нужно ли делать приказ на утверждение графика отпусков

График отпусков формируется, чтобы облегчить и узаконить процесс ухода работников в ежегодный основной и допотпуск. Наличие данного документа помогает в таких ситуациях:

работодатель будет выплачивать отпускные согласно сроку, регламентированному законодательством. В этом случае он обезопасит себя от риска получения штрафа за нарушение норм трудового права;
работодатель сможет найти сотрудника, который будет выполнять работу при уходе основного работника в отпуск. В такой ситуации появляется реальная возможность не приостанавливать производственный процесс;
работодатель сможет видеть всю информацию о количестве сотрудников, непосредственно работающих в конкретный момент времени;
работодателю не нужно будет получать заявления от сотрудников о предоставлении им отпусков;
сотрудники компании будут заранее знать, что человека в определенный период не будет на работе и смогут решать свои взаимосвязанные задачи заранее. Эта визуализация может быть также расположена на корпоративном портале, если настроить интеграцию Битрикс с 1С ЗУП.

При составлении графика отпусков на 2021 г. учтите следующие моменты.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 10.10.2020 г. № 1648 утвержден перенос выходных дней:

суббота 2 января — на пятницу 5 ноября;
воскресенье 3 января — на пятницу 31 декабря;
суббота 20 февраля — понедельник 22 февраля.

Новогодние каникулы будут длиться с 1 по 10 января. День защитника Отечества будем праздновать с 21 по 23 февраля, а Международный женский день — с 6 по 8 марта. Майские праздники разделятся на два периода — с 1 по 3 мая и с 8 по 10 мая. День России — с 12 по 14 июня, а День народного единства — с 4 по 7 ноября.

Согласно ст. 262.2 ТК РФ предоставлять отпуск по желанию в любое удобное время нужно тем работникам, которые имеют троих и более детей в возрасте до 12 лет.

Работодатель вправе, но не обязан предоставить отпуск сотруднику, если он еще не отработал положенный стаж 6 месяцев. Однако отпуск представляется авансом в любом случае следующим работникам:

несовершеннолетние работники;
женщины перед отпуском по БиР или после него;
сотрудники, усыновившие детей в возрасте до 3-х месяцев.

К сотрудникам, которым отпуск предоставляется в удобное для них время, относятся мужья, чьи жены в отпуске по БиР, родители детей-инвалидов, ветераны, чернобыльцы, жены военнослужащих.

Здоровый расчет зарплаты: все изменения по льготным ставкам страховых взносов и срок и действия будет применяться автоматически!

Настроим 1С:ЗУП под изменения законодательства и новые введения в связи с ограничениями из-за самоизоляции;
Настроим электронный кадровый документооборот с сотрудниками;
Настроим интеграцию 1С:ЗУП с Корпоративным порталом или создадим его;
Подключим 1С:Кабинет сотрудника и обучим работе в нем.

В график отпусков не нужно включать работников, если с ними оформлен трудовой договор на срок до 6-ти мес. По сотрудникам, срок трудового договора которых больше 6-ти мес., действуют обычные правила. Кроме того, нужно не забывать о тех, кто в организации временно не работает — в отпуске по БиР, по уходу за ребенком, в отпуске без оплаты или на длительном больничном.

Кроме того, при составлении графика отпусков нужно учитывать мнение работников, которым период отпуска предоставляется по их желанию. Изначально уточняется информация, когда они хотят уйти в отпуск, а потом она вносится в график.

В графике отпусков нужно отразить также внутренних и внешних совместителей, при этом внутренние указываются дважды — по обеим должностям. Периоды отпусков по этим должностям должны совпадать.

Бывает так, что у работника остаются дни отпуска, не использованные за прошлый год. Эти периоды нужно указать в новом графике отпусков вместе с тем периодом, который планируется на 2021 г. Но предоставлять эти дни нужно только с согласия сотрудника.

Работодателю нельзя не предоставлять отпуск сотруднику 2 года подряд. При составлении графика нужно, чтобы сначала работник использовал отпускные дни предыдущего периода, а затем уже нового.

Составляем график отпусков с учётом нововведений на 2021 год

Чтобы минимизировать риск возникновения конфликтных ситуаций с сотрудниками, желательно согласовать с ними даты и периоды отпусков. И предоставить по возможности отдых в те периоды, когда хотят работники. Кроме того, такой подход позволяет избежать переносов сроков отпускных периодов.

Изначально нужно издать приказ о подготовке графика отпусков и собрать информацию от сотрудников. Кроме того, при небольших размерах компании достаточно направить уведомления, в которых указать просьбу предоставить сведения о точных датах начала и окончания периода отпуска и количества дней. Если сотрудник делит отпуск на части, нужно, чтобы одна из них была не меньше 14-ти дней.

Если компания больших размеров, целесообразно задачу по сбору информации об отпусках возложить на руководителей подразделений. Они соберут сведения, проанализируют, согласуют с работниками в связи с особенностями деятельности, а затем передадут информацию в отдел кадров или бухгалтерию.

Когда информация от всех сотрудников получена, можно приступать к составлению проекта графика отпусков. Заполнять можно как унифицированный бланк, утвержденный Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1, так и шаблон, самостоятельно разработанный компанией. Во втором случае документ должен содержать обязательные реквизиты и сведения, а сам бланк нужно закрепить в локальной документации работодателя.

При составлении графика нужно определить последовательность внесения работников в график отпусков. Можно заполнять в алфавитном порядке, в хронологической последовательности по периодам отпусков или же по подразделениям.

В графике отпусков нужно указать дату начала отпуска и количество дней периода или же указать несколько дат, если отпуск делится на части. Дату окончания отпускного периода можно не ставить.

Для грамотного формирования графика отпусков можно заполнять документ в программе 1С: ЗУП, в которой предусмотрен как управленческий, так и регламентированный учет.

Варианты, с помощью которых документ приобретёт законную силу:

Отдел кадров или иное уполномоченное подразделение, на которое локальными актами организации возложены такие обязанности, готовит его в виде отдельного документа, оставив место под резолюцию руководителя юридического лица. Затем уже руководитель, ознакомившись с результатами работы, ставит отметку «Утверждаю», свою подпись и печать организации, а также дату, когда произошло утверждение. С этого момента документ приобретает законную силу.
Порядок предоставления отпускного времени так же готовится кадровой службой или иным уполномоченным сотрудником или подразделением, однако затем руководитель издаёт отдельный приказ либо распоряжение, которым уже и утверждается разработанный документ.

Законодательство не устанавливает обязательных правил по оформлению внутренних приказов об утверждении графиков или иных документов, действующих на предприятии. Тем не менее обычно во всех организациях соблюдается сложившийся порядок документооборота. Согласно порядку документооборота приказ содержит в себе:

указание на организацию или ИП, для работников которого составлен график;
номер и дату документа согласно принятой в организации системе документооборота;
суть приказа, а именно воля руководителя на то, чтобы график был утверждён и стал обязательным документом как для работников, так и работодателя;
лица, ответственные за соблюдение порядка выхода в отпуск сотрудников организаций (обычно в качестве таких лиц указываются руководители отделов, служб и других внутренних подразделений предприятия согласно штатному расписанию);
подпись руководителя, утвердившего документ, а также ответственных исполнителей приказа.

Приказ должен быть подготовлен в виде отдельного письменного документа, но если на предприятии действует система электронного делопроизводства, он может быть дополнительно выполнен и в виде электронного документа.

Скачать бланк приказа об утверждении графика отпусков
Скачать образец приказа об утверждении графика отпусков

Обычно при составлении приказа используются следующие формулировки:

«Утвердить график отпусков… согласно приложению к настоящему приказу».

«Руководителю отдела кадров – довести график до сведения сотрудников и обеспечить выполнение его в течение … календарного года».

«Главному бухгалтеру – предусмотреть при планировании графика расходов организации необходимость выделения средств на равномерную выплату отпускных платежей».

Возложение ответственности на кого-то из подчинённых необязательно, это пределеяется решением администрации.

В небольших предприятиях, где руководитель может совмещать обязанности главбуха и даже сам лично вести кадровый учёт.

В приказе может быть использована формулировка: «Ответственность за исполнение оставляю за соииавыбой».

Надо ли утверждать приказом график отпусков

Согласие на обработку персональных данных: образец

Соглашение о конфиденциальной информации

Положение о ненормированном рабочем дне

Справка судебным приставам с места работы — образец

Приказ о введении масочного режима на предприятии (образец)

Процедура составления графика отпусков в организациях обычно заканчивается оформлением соответствующего приказа. Какие нюансы имеет составление данного документа? Обязательно ли его утверждать? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале. Образец приказа о составлении графика отпусков также будет приведен далее.

Перед составлением распоряжения следует утвердить график отпусков персонала компании. Процедура состоит из нескольких этапов:

направление кадровой службой в адрес всех начальников подразделений служебной записки, в которой указано требование о необходимости предоставления сведений о рекомендуемом периоде отпуска сотрудников;
составление проекта графика на основании положения или локального акта, регулирующего порядок утверждения документов и порядок делопроизводства;
согласование графика с профсоюзом (если таковой имеется в организации);
получение одобрения главного бухгалтера, юриста, заместителей руководителя и т.п.;
утверждение приказа руководителем компании;
регистрация документа в кадровом журнале;
ознакомление с графиком всех сотрудников под подпись.

Приказ о графике отпусков, образец которого можно взять за основу, необходимо составлять от лица руководителя организации. Составление подобного рода документов следует доверить сотруднику, имеющему необходимый уровень знаний и ориентирующемуся в положениях ТК РФ. Это может быть начальник отдела кадров, секретарь, юрист и др.

Так как приказ не имеет строго установленной законодательством формы – его можно составить в свободном виде. Чаще всего его формируют на основе привычной типовой формы или внутреннего шаблона приказа, разработанного в организации. Документ должен содержать:

название юридического лица;
дату составления и номер;
суть распоряжения;
подпись руководителя;
подтверждение ознакомления с приказом лиц, упомянутых в качестве исполнителей распоряжения.

Составленный график отпусков можно включить в приказ в качестве приложения. Удостоверять документ печатью нет необходимости.

Начнём с главного: наличие согласованного графика отпусков на предприятии — обязательное условие для всех работодателей, это регламентировано статьёй 123 ТК РФ. Есть здесь только одно исключение: могут работать без утверждённого графика только индивидуальные предприниматели, штат которых не превышает 15 сотрудников (те предприятия, которые относятся к микробизнесу).

Срок ратификации графика жёстко регулируется нормами трудового права — за 2 недели до конца календарного года документ должен быть готов и согласован. Причём при подписании документа должно быть учтено мнение профсоюза (если есть в компании). Также необходимо учитывать право льготных категорий служащих организации на внеочередной уход в отпуск, к таким льготникам относятся работники, которым не исполнилось 18 лет (статья 267 ТК), беременные и родившие дамы (статья 260 ТК РФ), даётся это право совместителям и тем, кто усыновил малыша и пр. Порядок согласования этого документа установлен статьёй 372 ТК РФ, которая регулирует ратификацию внутренних нормативных актов.

Если следовать таймингу, график отпусков на 2019 год должен быть утверждён до 17 декабря 2018 года. Следовательно, разработать, подготовить и согласовать график со всеми заинтересованным лицами нужно уже к первым числам декабря.

У распоряжения, которое может регламентировать процедуру запуска, сроки и ответственных лиц при проведении мероприятий согласования годового отпускного документа, существует определённая целесообразность.

Разберёмся, каким образом распоряжение по графику отпусков может оптимизировать процесс утверждения:

Гораздо проще издать один приказ, а сами реестры с датами отпускных периодов по подразделениям сделать как приложения к нему. Особенно если отделов, цехов много, ведь каждое подразделение, как правило, готовит свой отдельный график. В этом случае гендиректор просто визирует один общий документ, а приложения к нему подписывают ответственные лица.
Одним из важнейших моментов здесь будет точное планирование всех шагов и дат по ним при утверждении графика, здесь можно указать:
- В какой срок руководители подразделений должны сдать графики по своим отделам (и кому).
- Когда профсоюз должен собраться и высказать своё мнение по вопросу (если он есть на предприятии).
Установить ответственных лиц по каждому этапу, включая контроль за выполнением всех пунктов, который нужно фиксировать.
Если в компании принято решение, что с графиком должен быть ознакомлен каждый сотрудник, здесь можно установить этапы, финальный срок, когда все работники должны оставить визы на документе, и ответственное лицо, которое будет координировать процесс (как правило, это кадровик).
Отметим, что с таким документом кадровым работникам гораздо проще работать с персоналом. Они в этом случае выступают координаторами общего процесса и руководят им, а приказ фиксирует этот статус. Отмахиваться и нарушать сроки, подписав лист ознакомления с приказом руководства, как правило, не решается ни один даже самый ярый «противник бумажек».

Нужно понимать, что оптимальный период издания приказа о начале процесса утверждения главного отпускного реестра по предприятию — около полутора месяцев до конца года, чтобы к 17 декабря график уже был полностью готов, и всё было сделано без ненужной спешки и авралов.

График отпусков на 2020 год: топ-10 важных вопросов

Поскольку многие вопросы, связанные с составлением и утверждением графика отпусков, не имеют однозначного ответа в законодательстве и в правоприменительной практике, их целесообразно урегулировать внутренними актами организации. Ведь обеспечение порядка в кадровых документах позволит не только обезопасить работодателя от необоснованных претензий со стороны проверяющих органов, но и при необходимости безболезненно разрешить возникшие конфликты с сотрудниками.

Теги: ИП, кадровое делопроизводство, трудовые отношения, физлица, формы документов, юрлица, Минтруд России, Роструд

Источник: ГАРАНТ.РУ

Стоит отметить, что основанием вносить правки в уже утвержденный график отпускных, согласно Трудовому Кодексу, является приказ от работодателя. Сотрудник пишет заявление, которое рассматривается руководством.

Составлять график отпусков можно по форме, разработанной работодателем самостоятельно.

Однако обычно для этой цели удобно применять типовую форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Данная форма содержит поля для отражения всей необходимой для этого документа информации и допускает введение дополнительных граф и строк, если в этом возникает необходимость.

необходимость его утверждения ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала очередного года;
обязательность согласования с профсоюзным органом (при наличии);
непременность ознакомления с ним каждого работника;
обязательность его как для работника, так и для работодателя;
создание с учетом наличия у ряда работников преимущественного права выбирать период ухода в отпуск.

После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск.

Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время.

Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Изготавливать график отпусков допускается по самостоятельно разработанной руководителем компании форме или по унифицированному образцу (форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1). Представленный на нашем сайте образец содержит графы для отражения надлежащей информации, а также предусматривает возможность увеличения бланка дополнительными столбцами и строками в случае необходимости.

Составляем приказ об утверждении графика отпусков: правила оформления и образец

3) если «схема» работает, то издается приказ и человек в срок идет в отпуск, если планы меняются, то в отдел кадров попадает бумага (заявление от сотрудника с указанием уважительной причины (сотрудник также может отказаться, если был извещен позже 2 недель до отпуска), либо приказ от руководителя (но так же с согласия сотрудника) о переносе отпуска сотрудника (с указанием срока переноса), на основании этого делается перенос сроков по графику.

Статья 123 ГК РФ о заявлении ничего не упоминает. В ней говорится, что на предприятии должен быть график отпусков, который составляется перед началом календарного года и утверждается директором. Согласно этому графику сотрудника за 14 дней до начала отпуска об этом предупреждают под роспись.

В случае предоставления отпуска сотрудникам, принятым в компанию после даты утверждения графика отпусков, возможны два варианта ведения документации: составление дополнительного графика, утвержденного как приложение к основному,

не составляя дополнительных графиков, предоставлять новым сотрудникам отпуск на основании их заявления и приказа руководителя.

Если работник хочет изменить дату начала отпуска и/или его продолжительность после утверждения графика, то он должен подать заявление с просьбой изменить эти данные. На основании этого руководитель предприятия издает приказ о внесении дополнения и/или изменения в график отпусков.

Ст. 123 Трудового кодекса указывает на обязательное утверждение графика отпусков на предприятии. Руководство обязано принять меры для разработки и утверждения графика не позднее, чем за 2 недели до наступления года, для которого он составляется.

Исходя из положений трудового права, график отпусков необходимо утвердить до 17 декабря года, предшествующего году отпусков. Так, график отпусков на 2020 год подлежит утверждению не позднее 17 декабря 2019 года.

График отпусков в дальнейшем может корректироваться и дополняться новыми сведениями.

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон.

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

В обязанности руководителя входит заполнение и утверждение графика отпусков. Такое право закреплено на основании статьи 123 ТК РФ. Если не составить график, по закону сотрудник не сможет выйти на ежегодный отдых. Расписание ежегодных выходных упрощает оформление отпуска для каждого сотрудника. Благодаря графику, работник может в течение года менять дату планируемого отдыха. Начальник организации не вправе приказывать и самостоятельно назначать планируемый период каникул для своих работников. Это противоречит нормам Трудового Кодекса.

Оформление приказа на согласование графика отпусков в организации зависит от видов отдыха:

Ежегодного оплачиваемого;
Дополнительного внеочередного;
Неиспользованного за прошлые рабочие года.

Заполнение расписания делается в течение года. Эта обязанность может входить в список необходимых дел для специально назначенного сотрудника или самого работодателя. Расписание отпускных может корректироваться, дополняться, меняться в зависимости от сложившейся ситуации. Стоит отметить, что основанием вносить правки в уже утвержденный график отпускных, согласно Трудовому Кодексу, является приказ от работодателя. Сотрудник пишет заявление, которое рассматривается руководством. Если решение о внесении изменений в утвержденный акт положительное, работодатель издает приказ.