Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли взять отпуск вперед за неотработанный период». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Руководство компании должно согласовать возможность ухода наемного работника с учетом производственной необходимости или по соображениям иного характера.
Отпуск авансом не может быть реализован в форме денежной компенсации, ведь заработок человека за будущий период предположить невозможно.
Авансовые дни могут быть разбиты на несколько частей, однако, как и в случае очередного отпуска, продолжительность одного из таких периодов должна быть 14 дней и дольше.
Для некоторых категорий граждан разрешено взять отпуск авансом, и никакого согласия от руководства не нужно, даже если стаж у последнего работодателя менее полугода:
- лица до 18 лет;
- совместители;
- при наличии законного супруга-военнослужащих (отпуск обоих партнеров согласовывается на один период);
- усыновители, при принятии детей младше 3 месяцев;
- сотрудники, воспитывающие от 2 детей младше 14 лет;
- законные представители детей с инвалидностью;
- женщины на последних сроках беременности, накануне ухода в декрет, либо сразу по окончании его срока.
Можно ли взять отпуск авансом за будущий год?
Для того, чтобы оформить отсутствие работника надлежащим образом, необходимо следовать общему порядку, с привлечением бухгалтера и отдела кадров:
- Работник подает заявление на отпуск авансом по образцу, установленному на предприятии. В заявлении указывается длительность оплачиваемого отпуска в счет будущего периода, а также работник, по собственному усмотрению, дополняет текст информацией об обстоятельствах, вынудивших просить дни авансом.
- Руководство ставит на документе визу согласования и направление бумагу в кадровый отдел для издания внутреннего приказа.
- Работник знакомится с приказом и ставит подпись об уведомлении.
- Бухгалтер, на основании предоставленного распоряжения, производит расчет отпускных и организует их выплату до начала срока.
Даже если человек заранее устно согласовал право на отпуск в долг, следует дождаться, когда предприятие выплатит деньги и предоставит приказ на ознакомление. В противном случае, устная договоренность грозит закончиться оформлением прогулов и последующим увольнением.
Отметим, что трудовое законодательство РФ диктует требование: каждый официально трудоустроенный сотрудник просто обязан получить определённое по статусу, должности и внутренним документам компании количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Для кого-то — это 28 календарных дней в рабочем году, а кто-то имеет право отдохнуть и 56+ дней в течение года. Тут для каждого есть свои преференции, закреплённые в нормах ТК РФ и локальных актах предприятия.
Здесь есть только одно «но»: как гласит статья 122 ТК РФ, первый отпуск после трудоустройства положен вновь принятому сотруднику после отработки им не менее шести месяцев. Но здесь же конкретизируется, что если сотрудник и наниматель договариваются между собой, отпуск можно согласовать и ранее полугодового периода отработки. То есть фактически сразу после зачисления в штат человек может обращаться с просьбой о предоставлении отпуска. А вот пойдёт ли навстречу этому работодатель — открытый вопрос, всё будет зависеть и от ценности работника, и от причины, по которой человек обращается за отпуском, а также и от категории служащего.
Что означает отпуск авансом: кто может взять и по каким причинам
Процедура оформления внепланового отпуска практически не отличается от шагов, которые необходимо сделать при получении запланированного отдыха. Главное отличие здесь — обязательный заявительный порядок. Это логично, ведь такого отпуска нет в графике отпусков, работодатель не знает, что сотруднику нужно время освобождения от работы.
Поэтому первым шагом при оформлении отпуска авансом должно быть написание заявления. Определённой формы у документа нет, поэтому пишется заявление в произвольной форме. Его можно написать от руки, допускается напечатать его и на компьютере, поставив только оригинальную подпись. Но согласно кадровому делопроизводству, заявление должно содержать:
- Вводную часть — «шапку» — заявления. Если работник не хочет выглядеть безграмотным в части стандартного документооборота, при составлении бумаги рекомендуется знать несколько непреложных правил:
- В правой верхней части заявления пишется кому адресован документ. Не забудьте оставить левую часть для резолюции.
- Первым делом идёт точная должность руководителя предприятия (генеральный, исполнительный, коммерческий директор).
- Полное (правильное) название компании.
- Далее — имя-отчество (инициалы) и фамилия директора. Обратите внимание, что согласно документальному этикету при обращении с прошением инициалы руководителя рекомендуется писать в первую очередь, и только потом — фамилию. Конечно, грамматические ошибки здесь не приветствуются, поэтому, если есть сомнения в правильности написания Ф. И. О. адресата, лучше уточнить этот момент.
- Во второй части «шапки» нужно указать полные данные заявителя — должность, структурное подразделение, Ф. И. О. (здесь написание инициалов стандартное, сначала идёт фамилия). Рекомендуется указать табельный номер, особенно если штат компании внушительный и возможны сотрудники-однофамильцы.
- Название документа пишется с заглавной буквы, использование капслока нежелательно. И не стоит ставить точку после слова «заявление», это неправильно.
- В основной содержательной части документа нужно прописать ключевые данные по предполагаемому отпуску:
- Точные даты начала и окончания (включительно) отпуска..
- Его длительность в календарных днях. Здесь следует учесть, что согласно трудовому законодательству, праздничные дни, которые попадают на данный период, не учитываются в отпускной период.
- Вид отпускного периода — основной ежегодный оплачиваемый.
После поступления в отдел кадров завизированного всеми заинтересованными лицами заявления кадровик, занимающийся вопросами отпусков, запускает издание приказа о предоставлении отпуска сотруднику. При оформлении этого документа нужно учитывать несколько стандартов и особенностей:
- Приказ-распоряжение об отпуске составляется по шаблону №Т-6 (форма по ОКУД 0301005).
- В «шапке» распоряжения нужно указать полное наименование организации, а также уникальный код компании по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
- Важный момент, который нужно учитывать при составлении приказа на отпуск, — дата издания документа. Трудовое право обязывает нанимателя выплатить отпускные минимум за 3 дня до начала периода. Поэтому датировано распоряжение должно быть крайней либо более ранней датой.
- Для отпуска авансом особенно важно правильно зафиксировать в приказе период работы. Начинается отсчёт рабочего года с даты трудоустройства. Именно по этой дате и определяется авансовый или отработанный отпуск согласован работнику.
- Если в этот период к основному отпуску прибавляется другой вид, к примеру, дополнительный неоплачиваемый по кол. договору, нужно отразить и его.
- Финальный этап при издании распоряжения — визирование его руководителем организации.
- Не отменяет заявительный порядок на отпуск ознакомление сотрудника о том, что отпуск ему регламентирован отдельным приказом. Поэтому на распоряжении должна стоять подпись отпускника и дата, когда он увидел и прочитал документ.
Когда работнику согласован отпуск и выпущено распоряжение, ратифицирующее внеплановый отдых, трудовое право устанавливает жёсткие рамки по выплате отпускной компенсации — 3 календарных дня до отпуска. Когда в этот период выпадает выходной или праздник, то выплата должна быть произведена в рабочий день накануне. Такой же алгоритм работает и при выплатах по отпуску, предоставленному авансом, исключений здесь нет (естественно, если берётся оплачиваемый период). То, что отпускной период ещё не отработан, не имеет значения, отпускник должен получить выплаты в полном объёме за весь отпускной период и в установленный законодательством срок.
Основа для расчёта — среднедневной заработок сотрудника — это регламентировано статьёй 139 ТК РФ. За расчётный период нужно взять:
- 12 месяцев, предшествующих месяцу, когда сотрудник уходит в отпуск;
- если данный период ещё не наработан служащим, берётся первый (пусть даже неполный) месяц работы и все последующие полные (за исключением опять же месяца уходу в отпуск).
Чтобы запустить расчёт, нужно взять все полученные от работодателя выплаты за труд — зарплату, премиальные, доплаты за работу. Исключение здесь составляют выплаты, которые считаются на основе всё того же среднего заработка:
- суммы, полученные по больничным листам;
- командировочные выплаты;
- ранее полученные отпускные;
- дотации на питание, ГСМ, связь и пр.;
- дни, когда предприятие простаивало, была забастовка и пр.
В итоге чтобы рассчитать усреднённый заработок, нужно использовать формулы:
- Определения среднедневного заработка — всю сумму включаемых в расчёт выплат разделить на произведение полных месяцев, отработанных человеком, и коэффициента 29,3 — среднего количества дней в месяце (определяется Правительством РФ). Если у человека есть не полностью отработанные месяцы, то число календарных дней в месяце, в которых были неисчисляемые периоды, нужно прибавить к этому произведению.
- Например, сотрудник Иванов И. И., трудоустроился в компанию 29 мая 2018 года и, отработав после этого 4 полных месяца, написал заявление и получил согласие руководства на отпуск с 22 октября 2018. Соответственно, при постоянной зарплате в 30 000 ₽ в месяц и заработке, полученном за 3 дня мая 2018 (3 913 ₽) расчёт среднего заработка будет выглядеть так:
- Заработок за период — 30 000 ₽ х 4 месяца + 3 913 ₽ = 123 913 ₽.
- Среднедневной заработок — 123 913 ₽ / (4 мес. х 29,3 + 3 дня мая) = 1 030,89 ₽ (СДЗ).
- Расчёта отпускных — когда цифра расчётного среднедневного заработка сотрудника умножается на количество календарных дней утверждённого отпуска.
- Допустим, Иванову И. И. согласовали отпуск на 14 дней.
- Соответственно, нужно взять СДЗ Иванова за расчётный период и умножить этот показатель на количество дней отпуска.
- 1 030,89 ₽ х 14 дней = 14 432,47 ₽.
- Для выплаты компенсации из полученной суммы нужно вычесть НДФЛ (в зависимости от резиденства работника, если РФ, то 13%) — 14 432,47 ₽ — (14 432,47 ₽ х 13% =1 876,22 ₽) = 12 556,25 ₽ (должно быть выдано на руки или банковскую карту Иванова И. И.).
Заявление может быть оформлено как в свободной форме, так и на фирменном бланке компании. Установленная форма на уровне законодательства отсутствует.
Для своевременного начисления выплаты отпускного пособия, документ должен составляться заблаговременно, а именно за три дня до начала отдыха.
Правила написания документа являются стандартными. К ним относятся:
- Заполнение шапки документа в правом верхнем углу. Здесь указывается фамилия, имя и отчество, а также должность уполномоченного лица, которому адресована просьба.
- Затем фиксируются личные сведения трудящегося, а именно ФИО полностью и должность работника.
- Посередине заносят название документа – заявление.
- Строкой ниже излагается просьба о предоставлении отпуска авансом с указанием названия, причины и даты начала.
- Если будет прописана статья ТК РФ, на основании которой предоставление отпуска является обязательным, то это приветствуется.
- В заключении инициатор ставит подпись и дату.
- Скачать бланк заявления на получение отпуска авансом
- Скачать образец заявления на получение отпуска авансом
Внимание! Приказ может быть издан на фирменном бланке предприятия, а также допускается использование унифицированной формы Т-6.
Приказ должен содержать следующую информацию:
- название документа (приказ);
- название предприятия с правовой формой (ООО, ИП и т. д.);
- личные персональные данные сотрудника (ФИО, табельный номер, подразделение, должность);
- дату формирования документа;
- отметку, что отпуск предоставляется авансом;
- количество дней и дата начала и завершения отпуска;
- визы ответственных лиц с расшифровками;
- подпись сотрудника после ознакомления с расшифровкой.
- Скачать бланк приказа о предоставлении отпуска работнику по форме Т-6
- Скачать образец приказа о предоставлении отпуска работнику авансом по форме Т-6
Расчёт отпускного пособия производится по стандартной формуле. Наиболее интересным моментом в данной ситуации является вопрос вычисления неотработанных дней.
Подробный пример:
Гончарова И. В. устроилась в ООО «Ромашка» специалистом в отдел сбыта, а через 6 месяцев и 7 дней решила уволиться. При этом Гончарова использовала все дни отдыха полностью – 28 дней. Для того, чтобы начать расчёт следует округлить и откинуть семь дней. Получается, что отработав шесть месяцев, право на ежегодный отпуск Гончарова имела.
Сколько дней она отработала? Для этого используется следующая формула: 2, 33хZ, где Z – количество полных отработанных месяцев. Таким образом, получается 13,98. Округлять принято в пользу сотрудника.
Отсюда вывод: Гончарова имела право только на 14 дней отдыха. Следовательно, из её выходного пособия при увольнении сотрудники бухгалтерии удержат сумму на 14 дней, которые были использованы авансом. При удержании нужно исходить из правила: сумма не должна превышать 20% от каждой заработной платы.
Важно! Работодатель имеет полное право отказать в предоставлении отпуска авансом.
Согласно законодательству мнение нанимателя имеет особое значение. Это относится и к льготным категориям граждан, указанных выше. За отказ работодателя никто не накажет. Это не предусмотрено ТК РФ.
Однако граждане, находящиеся в льготной категории, имеют право настаивать на отпуске. С письменной претензией они вправе обратиться в трудовую инспекцию, которая, в свою очередь, может удовлетворить просьбу заявителя и выдать соответствующее предписание компании.
Если отпуск просит женщина, находящаяся в положении, она должна указать в заявлении ссылки на законы, а в качестве основания предоставить письменное заключение из медицинского учреждения. В дополнении к заявлению прикладываются другие бумаги – справки и т.д. Поэтому с работодателем лучше налаживать отношения сразу при поступлении на работу. Чтобы в дальнейшем не идти в сторонние организации за помощью.
Право на пользование рассматриваемым видом отдыха предоставлено без ограничений сотрудникам, проработавшим хотя бы несколько дней в новом рабочем периоде. Но оформлять отпуск за будущий год – незаконно, так как служащий не отработал за него ни одного дня!
Для работников, деятельность которых связана с вредными или опасными факторами обстановки, оформление основного или дополнительного отдыха возможно заблаговременно и в полной его продолжительности.
Отпуск авансом: последствия для бухгалтера
Когда служащий заранее оформляет отдых, в дальнейшем он обязуется отработать положенное количество дней. Но что делать в случае расторжения трудового контракта? Имеет ли право работодатель компенсировать свой ущерб? Ответ на эти вопросы зависит от причины увольнения.
Наниматель не имеет права требовать возмещения, если работник отгулял отпуск авансом и был уволен по нижеследующим причинам:
- по согласию сторон;
- когда истек срок действия трудового договора;
- перевод к другому нанимателю;
- сокращение численности персонала;
- отказ от сотрудничества в связи с изменениями условий труда;
- неявка на работу больше 4 месяцев в связи с временной нетрудоспособностью (исключение – декретный отдых);
- направление на обучение;
- выход на пенсию;
- другие уважительные причины.
При расторжении трудового договора по другим причинам работодатель имеет право потребовать компенсацию с сотрудника, который отгулял отпуск авансом. Например, при увольнении по собственному желанию или серьезном дисциплинарном проступке. Ее можно вычесть без согласия работника.
Существует ограничение, установленное ст. 138 ТК РФ: удерживаемая сумма не должна превышать 20% зарплаты. Когда отпускные перечислены в большем размере или оплаты труда недостаточно для удержания, нужно договариваться с работником о возврате денег. Он может написать заявление о своем согласии с принимаемым решением.
Оформлением занимается кадровый специалист или бухгалтер с учетом норм законодательства. Соблюдать требования нужно обязательно, чтобы при возникновении разногласий были документальные подтверждения факта предоставления преждевременного отдыха.
В рассматриваемой ситуации процедура идет по стандартной схеме. Сотрудник пишет заявление на отпуск авансом, адресованное руководителю. В нем он указывает:
- желаемую продолжительность – минимум 14 дней;
- дату и свою подпись;
- причину, повлиявшую на решение (не обязательно).
ПРИМЕР
В фирму ООО «ИМИКОР-Сибирь» 16.05.2016 был устроен Хрусталев на должность ведущего менеджера проекта. Отработав 19 дней, сотруднику срочно понадобился отпуск по семейным обстоятельствам с 13 июня на 14 дней.На имя директора он составил такой документ – заявление о досрочном ежегодном отпуске.
Условия, при которых такой отпуск становится реальностью, отличаются от обычного гарантирования ежегодного отдыха несколькими важными нюансами:
- руководитель вправе отказать в разрешении на такой отпуск, так как предоставление отдыха авансом не является его обязанностью;
- отпуск, предоставляемый наперед, нельзя заменить денежной компенсацией, потому что эти средства еще не заработаны;
- как и обычный, такой отпуск можно разделить на части, одна из которых не может быть меньше 2 недель.
Предоставление работнику отпуска авансом является рискованным только для работодателя.
Причина проста: сотрудник имеет право на увольнение в соответствии с собственным желанием, как во время отдыха, так и сразу после его завершения, а бухгалтерия к этому времени уже давно перечислила денежные средства за все дни еще не заработанного отпуска.
Статья 137 Трудового кодекса гласит о праве работодателя взыскать с работника при увольнении денежную сумму, уплаченную ему за дни отпуска, предоставленные авансом, и так и не заработанную к моменту расторжения трудовых отношений. Но, на практике, руководителя подстерегают некоторые затруднения.
Так, ст. 138 того же ТК РФ запрещает удерживать с сотрудника более 20% от заработанных средств. То есть, если заранее уплаченные отпускные превышают этот размер, то работодатель рискует не получить их обратно.
Особенности оформления отпуска авансом за следующий год
Если работодатель не возражает, сотрудник может взять такой вид отдыха, отработав несколько дней в новом году. Но оформлять его сразу за два или три рабочих периода или за год, который еще не наступил, нельзя. Это противоречит нормам трудового законодательства.
Если предоставить гражданину отдых за будущий период, он весь следующий год будет вынужден проработать без перерыва. Это нарушение законодательства и интересов самого сотрудника (ст.124 ТК РФ).Внимание! Сотрудникам, которые работают в должностях, связанных с вредными или опасными условиями труда, можно заранее оформить основной и дополнительный отпускной период в полном размере.
Материнство – настолько особое событие в жизни женщины, что государство всячески старается защитить эту категорию трудящихся. Женщины, планирующие декрет, имеют право уйти в очередной отпуск, даже не отработав в организации положенных 6 месяцев. Такой же отпуск матери могут получить и сразу после выхода из отпуска по уходу за ребенком.
Кроме беременных и молодых матерей, право уйти в отпуск независимо от отработанного стажа предоставляется:
- их супругам;
- родственникам, если они взяли декретный отпуск вместо матери;
- сотрудникам, имеющим двоих малолетних детей, еще не достигших 14-летия;
- отцам и матерям детей-инвалидов до 18 лет.
Это же право, но по основаниям, не связанным с родительством, закон предоставляет:
- сотрудникам-совместителям, которым предоставлен отпуск на основной работе (он должен совпадать с отдыхом на совмещенной должности);
- женам или мужьям военнослужащих, которые получили свой отпуск (у супругов военных время отпусков также должно совпадать);
- другим категориям сотрудников, относительно которых это право предусмотрено трудовым или коллективным договором организации.
Трудовым законодательством предусмотрен перечень ситуаций, исключающих удержание с доходов сотрудника переплаты за неотработанный отпуск. Это происходит, если трудящемуся пришлось уволиться по причине:
- Ликвидации организации.
- Сокращения штата персонала компании.
- Выхода на заслуженный отдых.
- Смены собственника фирмы или компании. Тут следует отметить, что по этой причине возможно увольнение руководителя, его заместителей и главбуха.
- Призыва сотрудника в армию, или же определение его на службу гражданскую, как альтернативу военной.
- Нетрудоспособности работника, подтвержденной официальным медзаключением.
- Увольнения по согласию сторон или из-за окончания срока трудового соглашения.
- Отказа сотрудника перевестись на иную должность по медицинским показаниям. Кроме того, у работодателя попросту может отсутствовать рекомендуемая докторами работа.
- Смерти сотрудника либо же признания его в судовом порядке безвестно пропавшим.
- Экстренных событий, которые уничтожают возможность дальнейших трудовых отношений: разгул стихии, военные конфликты, пандемии, серьезные аварии.
Важно! Последняя причина становится легитимной после признания ее таковой Правительством страны или соответствующим местным органом власти.
Справедливо отметим, что в законе нет единой правовой нормы, которая бы гарантировала право служащих на получение преждевременного отпуска, то есть до завершения полугодового периода работы. Поэтому требовать от работодателя отпуска нельзя и обжаловать его отказ также не получится.
С другой стороны, администрация производства наделена правом самостоятельного регулирования условий работы на фирме, в том числе, в вопросах предоставления и оплаты отпусков своих работников. Поэтому директор может предоставить часть отпуска или полный период отдыха по заявлению работника, если это не противоречит интересам организации. Такая практика не только допускается законодательством, но и широко применяется в работе коммерческих (частных) фирм.
Предоставление отпусков авансом соответствует таким правилам:
- преждевременные отпускные дни засчитываются в общий трудовой стаж служащего;
- первая часть полученного отпуска должны быть равна или больше 14 суток (далее можно делить отпуск на любое количество дней).
Подписание заявления допускается лишь по согласию нанимателя. Директор наделен правом отказать в предоставлении преждевременного отпуска и, оспорить такое решение не удастся.
Официального термина «отпуск авансом» в российском законодательстве не существует. Ежегодный оплачиваемый отпуск, гарантированный каждому сотруднику Трудовым кодексом (ст. 122), зарабатывается за 1 рабочий год. Он считается не с начала января, а с даты оформления трудового договора, то есть индивидуален для каждого трудоустроенного.
Уйти в этот отпуск сотрудник может, насчитав полугодовой рабочий стаж (положения ст. 122 ТК РФ) или раньше, по согласованию с работодателем. Нетрудно подсчитать, что за это время отработанной окажется в лучшем случае только половина официально установленной продолжительности отпуска. Получается, что вторую половину, если отпуск не делится на части, работник получает авансом.
Если же стаж меньше 6 месяцев, то предоставленный аванс отпускных дней получается еще более длительным.
На второй и последующие годы работы отпуск дается по графику в любое время, стаж уже перестает иметь значение, так что нередко отпуск назначается именно авансом.
К СВЕДЕНИЮ! Конвенция Международной организации труда № 132 «Об оплачиваемых отпусках», которую Российская Федерация ратифицировала в 2010 году, гласит, что работник может получить отпуск с любого дня своего трудоустройства продолжительностью, пропорциональной отработанному времени. Однако многие работодатели отдают предпочтение нормам ТК РФ, юридически стоящим «выше» конвенциональных. Трудовой кодекс не отнимает у работодателя права разрешить досрочный уход в отпуск, причем, невзирая на отработанное время, дает получить его в полном объеме.
Таким образом, можно определить отпуск, предоставляемый авансом, как ежегодное оплачиваемое время для законного отсутствия на рабочем месте, полученное раньше наступления момента его фактической отработки.
Что представляет собой отпуск авансом
Условия, при которых такой отпуск становится реальностью, отличаются от обычного гарантирования ежегодного отдыха несколькими важными нюансами:
- руководитель вправе отказать в разрешении на такой отпуск, так как предоставление отдыха авансом не является его обязанностью;
- отпуск, предоставляемый наперед, нельзя заменить денежной компенсацией, потому что эти средства еще не заработаны;
- как и обычный, такой отпуск можно разделить на части, одна из которых не может быть меньше 2 недель.
Не все виды отпусков можно «отгулять» раньше предусмотренного срока. Понятие «отпуск авансом» чаще всего относится именно к ежегодному оплачиваемому работодателем отдыху. Но есть некоторые виды отпусков, которые должны иметь под собой документальное основание, поэтому их нельзя предоставить заранее, если у сотрудника нет подтверждающей это основание официальной бумаги. К таким отпускам относятся:
- дополнительный;
- административный;
- учебный;
- декретный (и на роды, и для ухода за малышом).
Материнство – настолько особое событие в жизни женщины, что государство всячески старается защитить эту категорию трудящихся. Женщины, планирующие декрет, имеют право уйти в очередной отпуск, даже не отработав в организации положенных 6 месяцев. Такой же отпуск матери могут получить и сразу после выхода из отпуска по уходу за ребенком.
Кроме беременных и молодых матерей, право уйти в отпуск независимо от отработанного стажа предоставляется:
- их супругам;
- родственникам, если они взяли декретный отпуск вместо матери;
- сотрудникам, имеющим двоих малолетних детей, еще не достигших 14-летия;
- отцам и матерям детей-инвалидов до 18 лет.
Прежде чем окончательно оставить рабочее место, сотрудник вправе «отгулять» положенные ему отпускные дни. Но как быть, если он планирует увольняться, не заработав достаточно стажа для отпуска, но тем не менее хочет в него уйти?
Ключевой момент – согласие работодателя. Если начальство не против предоставить сотруднику такую возможность, ничто не мешает ему во время отпуска продолжать числиться сотрудником компании, оформив документы на увольнение в свой последний рабочий день. Однако следует помнить, что до ухода в отпуск нужно решить вопрос с денежной компенсацией за отдых, не заработанный увольняющимся: ее придется внести в кассу добровольно, либо она будет удержана из заработной платы при расчете. Потребовать этого работодатель не сможет, если сотрудник увольняется по одной из нижеследующих причин:
- согласие сторон (все вопросы, в том числе и по оплате, решаются обоюдно до издания приказа);
- истечение срока трудового договора;
- перевод на другое место, к иному работодателю;
- изменение трудовых условий и отказ сотрудничать, связанный с переменами;
- больничный на срок долее 4 месяцев (кроме декретного отпуска);
- сотрудник направлен фирмой на обучение;
- работника «сократили»;
- на место уволенного суд восстановил ранее занимавшего его сотрудника;
- отдохнувший авансом сотрудник уходит на пенсию.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если сотрудник уходит по своему желанию или увольняется в связи с виновным поведением, компенсацию за неотработанный, но «отгулянный» отпуск можно вычесть из его зарплаты, не спрашивая согласия.
Можно ли взять отпуск авансом за следующий год?
Оно ничем не отличается от традиционного, последовательность действий остается обычной:
- Написание сотрудником заявления.
- Положительное визирование заявления руководством.
- Издание приказа на предоставление отпуска.
- Начисление «отпускных» средств (разница лишь в том, что они еще не заработаны).
ВНИМАНИЕ! Если сотрудник работает не первый год, то перед первым пунктом будет стоять постановка в график отпусков.
Самый главный нормативно-правовой акт России – Конституция РФ, а точнее пункт 5 статьи 37, гласит о том, что каждый человек, который трудится на основании договора, имеет полное право на оплачиваемый ежегодный отпуск. Дублирует это право и статья 122 Трудового кодекса Российской Федерации, которая возлагает на работодателей соответствующие обязанности. Но, вместе с тем, ТК России устанавливает некоторые ограничения, которые касаются сотрудников, не отработавших в организации или компании одного года.
Нормы законодательства разрешают использовать отпуск за текущий год только тем, кто непрерывно проработал в данном учреждении шесть месяцев. Однако, если будет достигнуто соглашение сторон, то работнику может быть предоставлен отпуск и до истечения данного срока. Следует обратить внимание, что пойти в отпуск в первый год своей трудовой деятельности могут следующие категории лиц:
- женщина перед тем, как уйти в отпуск по беременности и родам или сразу по выходу из него;
- работники, которым не исполнилось восемнадцать лет;
- сотрудники, которые усыновили ребенка, не достигшего трехмесячного возраста;
- лица, работающие по совместительству с учетом того, чтобы отпуск на двух должностях совпадал;
- сотрудники, имеющие двух и более детей, чей возраст меньше 14 лет;
- работники, воспитывающие несовершеннолетнего ребенка-инвалида;
- супруг или супруга военнослужащего, чтобы отпуск совпадал с отпуском мужа/жены.
Также предоставление авансового отпуска может осуществляться и для других категорий работников, что отражается в коллективном договоре конкретной организации.
Если же работник трудится на одном месте более одного года, то работодатель обязан предоставить ему очередной отпуск за следующий год в любое время, согласовав предварительно график всех трудящихся в организации.Трудовой кодекс России предполагает, что оплачиваемый работодателем отпуск нужно сперва заработать. Когда перед бухгалтером или кадровиком встает вопрос о том, можно ли давать сотруднику возможность отдохнуть авансом, необходимо учесть ряд очень важных моментов.
Существует несколько видов отпусков, которые не предоставляются заранее.
Итак, авансовое предоставление возможно только для стандартного ежегодного отпуска. Все остальные виды отпусков должны предоставляться строго по назначению и в предусмотренное нормами законодательства время. Нельзя взять заранее отпуск по уходу за детьми, отпуск для сдачи сессии при заочном обучении.
Вид отпуска. Можно ли взять авансом:
- Ежегодный оплачиваемый — да
- Учебный отпуск — нет
- Отпуск по беременности и родам — нет
Процедура подготовки документов для авансового отпуска практически ничем не отличается от оформления стандартного отпуска. Основным отличием здесь является текст заявления, которое пишется сотрудником. Если при уходе в обычный отпуск работник ссылается в заявлении на заранее составленный и утвержденный руководством график, то при написании заявления на отпуск авансом, необходимо указывать причину, по которой возникла такая необходимость.
Далее работодатель изучает заявление и выясняет, действительно ли отпуск так необходим сотруднику. После того, как будет получено согласие начальника, представители отдела кадров готовят приказ о предоставлении сотруднику отпуска, а также о его оплате. Работник проходит процедуру ознакомления с приказом и получает положенные ему отпускные.
Нужно учитывать тот факт, что сотрудник, который отработал в организации менее полугода, не имеет права требовать отпуск авансом (за исключением отдельных категорий граждан, о которых говорилось выше). Но в случае необходимости он может достичь договоренности по этому вопросу со своим руководителем.
Очень часто начальство идет на уступки и разрешает новоиспеченным работникам взять отпуск за неотработанное время. Хотя решение данной проблемы является сугубо индивидуальным, так как не все руководители идет на такой шаг и не рискуют потом задаваться проблемой возврата отпуска, выданного авансом.
Таким образом, если начальник дал согласие на получение отпуска заранее, сотруднику нужно правильно составить заявление. Типовой образец выглядит примерно так:
Директору ООО “——“
И.И. Иванову
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне очередной оплачиваемый отпуск в период с 10.01.2017 по 30.01.2017
25.12.2016
Менеджер отдела продаж
ООО ——- Петров А.А.Пример: руководитель ООО «Бонус» Андреев подписал себе отпуск авансом. Данный отпуск ничем не предусмотрен и не регламентирован, в график не включен. Бухгалтер задается правомерным вопросом: за счет каких средств отразить расходы на выплату отпускных по финансовым и налоговым учетам?
В данной ситуации выданные авансом отпускные следует отражать по дебету зарплатных счетов, не учитывая резерв на выплату отпускных.
Начисление отпускных авансом осуществляется точно также, как и при начислении стандартных отпускных.
Удержание денег с сотрудника, который отгулял отпуск за неотработанные дни, производится далеко не всегда и не всеми работодателями. Избежать такого удержания можно, подписав с сотрудником соглашение о прощении ему долга. Таким образом, руководитель отказывается от права требовать от уволенного сотрудника возврата отпускных.
Если же работодатель не намерен прощать долг бывшему сотруднику, то бухгалтерии придется немного потрудиться. Исчисление задолженности будет осуществляться в несколько этапов:
- Определение количества неотработанных дней отпуска.
- Выяснение сведений о среднем заработке за день.
- Расчет авансовой суммы отпускных.
Получить долг от увольняющегося сотрудника можно потребовав от него сделать это в добровольном порядке или обратившись в судебные органы.
Если изучить обзоры судебной практики Российской Федерации, то наши суды практически всегда отказывают работодателю в иске о возврате отпускных, выданных сотруднику за неотработанное время. Такие выплаты не являются материальным ущербом, излишне насчитанной зарплатой из-за счетной ошибки.
Алгоритм взыскания таких задолженностей не регламентирован трудовым законодательством. Нередко это приводит к тому, что недобросовестные сотрудники предприятий могут заранее спланировать получение отпускных авансом с последующим увольнением. Поэтому работодатель должен хорошо подумать о том, нужно ли давать работнику отпуск авансом.
В Трудовом кодексе отсутствует понятие «отпуск авансом», но в статьях 122 и 286 оговорены некоторые случаи, в которых работодатель может пойти навстречу и дать отдохнуть работнику за еще не отработанный период. В частности, в статье 122 сказано, что право на отпуск возникает у подчиненного через 6 месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Фактически за полгода работы сотрудник может рассчитывать на 14 дней отдыха. Но по соглашению сторон ему могут быть предоставлены все 28 дней. Кроме того, если наниматель пойдет навстречу, получить отпуск авансом можно и до истечения 6 месяцев. Трудовой кодекс не исключает такую возможность. Более того, существуют категории работников, которым нельзя отказать в предоставлении отдыха авансом до истечения полугодового срока:
- работники в возрасте до 18 лет;
- беременные женщины, уходящие в декрет или непосредственно после него;
- усыновившие детей в возрасте до трех месяцев;
- воспитывающие детей-инвалидов, и т. д.
Отпуск авансом за следующий год несет в себе очевидную опасность для работодателя. Ведь работник имеет право уволиться в любой момент, в том числе находясь на отдыхе. В таком случае наниматель имеет право вернуть деньги за неотработанные дни из заработной платы подчиненного. Об этом говорит статья 137 ТК РФ. Но согласно статье 138 ТК РФ, общий размер суммы удержаний не может превышать 20 % от зарплаты. В большинстве случаев этой суммы не хватает для покрытия образовавшихся убытков, поэтому работодатель может попытаться договориться с сотрудником о добровольном возврате долга.
Если работник отказывается возвращать авансовые отпускные, обращение в суд также не принесет положительного решения конфликта. Поскольку авансовые отпускные не перечислены в статье 137 ТК РФ как основание для взыскания излишне выплаченных средств.
Таким образом, если нанимателю так и не удалось получить долг с недобросовестного сотрудника, через год он имеет право списать этот долг как безнадежный.
Существуют случаи, когда нельзя делать удержание авансовых отпускных после увольнения работника:
- ликвидация организации;
- сокращение штата;
- смерть сотрудника;
- призыв на военную, гражданскую и другую службу;
- признание сотрудника неспособным к труду на основании медицинского заключения;
- чрезвычайная ситуация, из-за которой продолжение работы невозможно, и т. д.
Правила предоставления отпуска авансом в различных ситуациях
По правилам предоставления отпускных периодов в первый год работы наемное лицо не может написать заявление на оплачиваемый отдых раньше, чем не будет отработано полгода. Указанные шесть месяцев подразумевают календарный период, в который включаются не только рабочие смены, но и выходные, праздники, дни отсутствия из-за нетрудоспособности и по иным уважительным причинам. После полугода работающие могут претендовать на отдых, причем брать его можно в любом объеме, даже выбрать все полагающиеся дни разом.
Некоторые работники могут по желанию оформить отпуск и раньше, чем пройдут указанные шесть месяцев. К ним относятся:
- Беременные женщины.
- Несовершеннолетние сотрудники.
- Усыновители, при условии, что ребенку, которого они взяли, нет еще трех месяцев.
Обратите внимание, что оформить оплачиваемые дни отдыха можно за текущий рабочий год, даже если он только начался.
Отдельной льготной категорией идут совместители. При совмещении профессий невозможно выполнять вторую работу на полную ставку, чаще всего оформляется какая-то ее часть. При трудоустройстве по совместительству работник получает право на те социальные гарантии, что и на основном месте работы, в том числе рассчитывать на ежегодный оплачиваемый отпуск.
При совмещении внутреннем или внешнем отдых должен предоставляться одновременно с отпускными периодами по основному месту труда, даже если полгода еще не выработаны. Кроме этого, разность в продолжительности отпусков позволяется добирать днями за свой счет.
Чтобы вернуть авансовые деньги, необходимо точно рассчитать их величину.
Для этого следует сначала вычислить, сколько дней отпуска было заработано увольняющимся на день расторжения договора. Посчитать положенный период можно следующим образом:
- Берется дата начала рабочего периода (день заключения контракта) и дата увольнения.
- Между ними высчитываются полные месяцы труда.
- Затем следует посчитать, сколько дней отпуска приходится на один месяц – общее количество делится на 12.
- Последним действием полученное число умножается на отработанное в этом рабочем году количество месяцев.
- Рассчитанная сумма округляется до целого.
Когда известно, сколько дней отпуска заработано фактически, от него отнимается то число, которое было выдано и оплачено наперед. Разница рассчитывается по среднему. Показатель среднедневной зарплаты берется тот, что применялся на момент предоставления отдыха, а не рассчитывается новый.
В некоторых случаях вернуть авансовые средства не только невозможно, но и незаконно. Это может стать проблемой. Определить, когда возврат реален, а когда нет, можно исходя из причины увольнения. Нельзя вернуть средства, если с работником расторгается договор по причине:
- Перевода на иную работу в связи с медицинскими показаниями.
- Ликвидации организации.
- Сокращения штата.
- Смены собственника фирмы. Этот пункт распространяется только на директора предприятия, его замов и главного бухгалтера.
- Прерывания трудовой деятельности для несения воинской или альтернативной службы.
- Потери трудоспособности.
- Восстановления ранее работавшего на этом месте сотрудника.
- Кончины наемного лица.
- Форс-мажорных обстоятельств.
Если ни один из указанных пунктов не подходит, а удержать деньги невозможно чисто технически, то лучше списать эти средства, потому что судебный иск, поданный нанимателем на возврат отпускной компенсации, скорей всего не будет удовлетворен.
Трудовой кодекс не содержит формулировки такого понятия, как отпуск авансом. Но на практике принято считать, что это отдых, предоставляемый сотруднику до истечения рабочего года.
Имейте в виду: предоставление отпуска наперед возможно только по отношению к ежегодному оплачиваемому отдыху! Все остальные нужно предоставлять своевременно. Также см. «Когда можно брать отпуска по Трудовому кодексу».
Руководитель обязан ежегодно давать своим сотрудникам основной и/или дополнительный отдых. За первый рабочий год такое право у подчиненного появляется при отработке половины трудового периода. Исключение составляют отдельные категорий граждан:
- несовершеннолетние лица;
- беременные сотрудницы;
- участники ВОВ;
- работающие по совместительству;
- воспитывающие двух и более детей;
- другие лица.
Можно ли брать отпуск на следующий год авансом
Оформлением занимается кадровый специалист или бухгалтер с учетом норм законодательства. Соблюдать требования нужно обязательно, чтобы при возникновении разногласий были документальные подтверждения факта предоставления преждевременного отдыха.
В рассматриваемой ситуации процедура идет по стандартной схеме. Сотрудник пишет заявление на отпуск авансом, адресованное руководителю. В нем он указывает:
- желаемую продолжительность – минимум 14 дней;
- дату и свою подпись;
- причину, повлиявшую на решение (не обязательно).
ПРИМЕР
В фирму ООО «ИМИКОР-Сибирь» 16.05.2016 был устроен Хрусталев на должность ведущего менеджера проекта. Отработав 19 дней, сотруднику срочно понадобился отпуск по семейным обстоятельствам с 13 июня на 14 дней.На имя директора он составил такой документ – заявление о досрочном ежегодном отпуске.
Все положенные суммы определяют на основании среднего дневного заработка и фактически отработанного времени. Расчет производят в следующем порядке. Также см. «Расчет отпуска в 2016 году: примеры».
- Определяем среднемесячную зарплату по формуле:
ЗПср.мес. – среднемесячная оплата труда;
ЗП1, ЗП2 – зарплата за каждый месяц работы;
N – количество отработанных месяцев.Рассчитываем среднедневную зарплату:
ЗПср.д. – средняя дневная з/п;
29,3 – среднее количество дней в одном месяце.Определяем размер начисляемых отпускных (ОТПнач.). Он будет равен:
ОТПнач. = ЗПср.д.х Д
Д – продолжительность отдыха (дни).Удерживаем подоходный налог (13%) с начисленных отпускных:
Сумма денежных выплат составит:
ОТПУСКНЫЕ = ОТПнач. – НДФЛ
Решение.
- Вычислим среднедневную зарплату по формуле:
Определим размер начисляемых отпускных:
Удерживаемый подоходный налог будет равен:
13 048 х 13% = 1696 руб.
Предположим, что предоставленный авансом отпуск использован сотрудником, а в дальнейшем он уволился по причине:
- А) призыва на военную службу;
- Б) по собственному желанию.
Может ли руководитель ООО «ИМИКОР-Сибирь» получить денежное возмещение? Если да, тогда в каком размере?
Решение.
- А) Призыв на военную службу
Это уважительная причина расторжения договора, поэтому не служит основанием для взыскания компенсации (ч. 1 ст. 83 ТК РФ). После увольнения Хрусталева требовать возместить денежные средства не нужно.
- Б) Прерывание сотрудничества по инициативе работника
Это является основанием возврата отпускных. Компания должна удержать с последней зарплаты сумму для погашения задолженности за неотработанные дни отпуска в размере: 13 048 х 20% = 2609 руб.
При предоставлении сотруднику отпуска авансом возникает риск потерять выплаченные деньги. Поэтому при обращении организации в суд нужно подготовить достоверные и убедительные доказательства неправомерности позиции работника, так как нередко суд встает на его сторону.
В Трудовом кодексе отсутствует понятие «отпуск авансом», но в статьях 122 и 286 оговорены некоторые случаи, в которых работодатель может пойти навстречу и дать отдохнуть работнику за еще не отработанный период. В частности, в статье 122 сказано, что право на отпуск возникает у подчиненного через 6 месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя.
Отпуск авансом за следующий год несет в себе очевидную опасность для работодателя. Ведь работник имеет право уволиться в любой момент, в том числе находясь на отдыхе. В таком случае наниматель имеет право вернуть деньги за неотработанные дни из заработной платы подчиненного. Об этом говорит статья 137 ТК РФ . Но согласно статье 138 ТК РФ , общий размер суммы удержаний не может превышать 20 % от зарплаты. В большинстве случаев этой суммы не хватает для покрытия образовавшихся убытков, поэтому работодатель может попытаться договориться с сотрудником о добровольном возврате долга.
Если работник отказывается возвращать авансовые отпускные, обращение в суд также не принесет положительного решения конфликта. Поскольку авансовые отпускные не перечислены в статье 137 ТК РФ как основание для взыскания излишне выплаченных средств.
Таким образом, если нанимателю так и не удалось получить долг с недобросовестного сотрудника, через год он имеет право списать этот долг как безнадежный.