Возврат некачественного товара поставщику документы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Возврат некачественного товара поставщику документы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

В первую очередь отметим, что в соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

В силу п. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Соответственно, формы первичных документов могут быть разработаны хозяйствующим субъектом самостоятельно.

При этом на основании п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов должны содержать обязательные установленные реквизиты.

При этом с 1 января 2013 года упразднена обязанность применять в учете унифицированные формы первичных документов, за исключением тех, которые установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании федеральных законов (смотрите информацию Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012).

Соответственно, каждая организация может самостоятельно разработать и утвердить в своей учетной политике формы первичных учетных документов, которые она будет использовать, либо применять используемые ранее формы первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм, утвердив их своим приказом.

Возврат бракованного товара осуществляется в соответствии с порядком, установленным договором поставки (смотрите, например, постановления Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20.12.2016 N 17АП-17424/16 и Арбитражного суда Уральского округа от 12.10.2015 N Ф09-7183/15 по делу N А60-267/2014).

При отсутствии в договоре условий возврата бракованной продукции следует исходить из положений ГК РФ о купле-продаже (гл. 30 ГК РФ).

В соответствии с п. 2.1.7 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5 (далее — Методические рекомендации), в случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику.

Таким образом, в случае выявления некачественного товара организация-покупатель должна оформить соответствующие документы, порядок оформления которых зависит от того, в какой момент был выявлен бракованный товар:

до принятия на учет товаров покупателем (до перехода права собственности к покупателю);
после принятия товаров на учет покупателем (после перехода к покупателю права собственности на товар).

Рассмотрим данные варианты более подробно.

Если товар несоответствующего качества выявлен в момент приемки товара на склад, то покупатель должен оформить претензию поставщику, а также акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке ТМЦ (форма ТОРГ-2).

Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).

На основании соответствующего акта покупателем составляется претензия поставщику. Унифицированной формы претензионного письма не установлено, и организации следует разработать форму такого письма самостоятельно.
Порядок и форма выставления такой претензии должны быть установлены договором.

Соответственно, претензия может быть составлена в произвольной форме, но при этом она должна содержать следующие данные:

ссылку на договор;
вид некачественного товара, номер партии и упаковки;
ссылку на акт о браке;
требования покупателя относительно бракованного товара;
вывод независимой экспертизы (если она проводилась);
в чем состоит брак и его причины;
количество некачественного товара;
требования покупателя относительно бракованного товара (возврат, замена и т.п.).

В п. 2.1.9 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5, указано, что покупатель при возврате продавцу некачественных товаров оформляет в его адрес расходную накладную.

Соответственно, возврат некачественного товара поставщику организация может оформлять в том числе расходной накладной.

Форма расходной накладной на сегодняшний день законодательно не установлена, поэтому для оформления возврата товаров покупатель может использовать самостоятельно утвержденную форму (при соблюдении требований ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Кроме того, при закреплении в учетной политике использования унифицированных форм первичных учетных документов при возврате товара может оформляться накладная на отпуск материалов на сторону (по форме М-15) или товарная накладная (по форме N ТОРГ-12).

На накладной целесообразно сделать пометку «Возврат товаров».

Таким образом, в случае обнаружения покупателем при приемке товаров несоответствия поставляемых товаров условиям договора по качеству (при обнаружении бракованных товаров) покупатель оформляет:

Порядок документального оформления возврата бракованного товара поставщику

Представьте, что вы владелец небольшого продуктового магазина и вам привезли просроченный кефир на реализацию. Как оформить возврат поставщику товара с истекающими сроками годности? В этом случае вы можете просто не принимать испорченные позиции. Достаточно подкорректировать приходную накладную — без документального оформления возврата некачественного товара поставщику. То есть если он готов забрать обратно просроченные продукты, то из товарной накладной ТОРГ-12, которую он привез, вы можете вычеркнуть необходимые позиции — те, что с браком. Обратите внимание, что исправления в приходном документе делаются обязательно в присутствии поставщика или его представителя — экспедитора или водителя, наделенного правами материально-ответственного лица. Этот человек должен поставить рядом с вычеркнутой позицией подпись и забрать некачественный товар.

Если вы платите НДС, то поставщику надо не только принять брак обратно, но и скорректировать для вас счет-фактуру в меньшую сторону и прислать ее вам в течение 5 рабочих дней. Ведь вы купили меньше товара.

В 2019 году действуют новые правила возврата. Теперь, если покупатель возвращает товар поставщику, то именно поставщик составляет корректировочный счет-фактуру на возврат. В счете-фактуре в корректировочных строках поставщик указывает те товары, которые он должен принимать от покупателя.

Это же правило работает, если покупатель собирается вернуть товар, купленный в 2018 году. Но в этом случае в корректировочном счете-фактуре нужно указать ставку НДС не 20%, а 18%.

До 2019 года счета-фактуры при возврате товаров составлял покупатель. А продавец принимал обратно собственный товар по документам от покупателя.

Есть и другой вариант: допоставка качественного товара в другое время, но без бумажной волокиты. Вы принимаете всю поставку, подписывая накладную без корректировок. А поставщик обещает привезти недостающий качественный товар несколько позже. Это распространенный случай тогда, когда у вас уже отлаженные и доверительные взаимоотношения с поставщиком.

Существуют ситуации, когда вы не можете сделать возврат бракованного товара поставщику сразу, хотя брак и был обнаружен в момент приемки. Например, поставка была из другого региона, и транспортная компания — подрядчик продавца по доставке — ничего не принимает обратно. Здесь все сложнее, в том числе и документальное оформление возврата бракованного товара поставщику. Вам, несмотря на брак, придется принять продукцию по накладной ТОРГ-12, оформить акт о расхождении по количеству и качеству и поместить товарно-материальные ценности у себя на складе. И только после этого написать претензию и ждать ее рассмотрения поставщиком. Рассмотрим процесс подробнее.

Чтобы начать процедуру документированного возврата бракованного товара, надо при представителе поставщика или транспортной компании заполнить Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2. Он подтверждает неликвидность товара и является основанием для написания претензии к поставщику.

Форма ТОРГ-2 очень сложная. Если вы не хотите тратить время на заполнение ее многочисленных полей, то можете составить акт в произвольной форме, указав реквизиты тех документов, по которым пришел товар (договор поставки и накладная ТОРГ-12).

Далее, после рассмотрения и удовлетворения претензии поставщиком на возвращаемую продукцию вам нужно составить накладную ТОРГ-12. Она уже будет возвратная для вас и приходная для поставщика, ведь уже он будет покупать у вас товар, который вы возвращаете. Именно покупать, так как вы ранее получили на него право собственности. Это называется «обратная реализация».

Оформляется возвратная ТОРГ-12 также в двух экземплярах, в графе «Основание» надо написать: «Возврат некачественного товара». Все реквизиты указываются из договора и приходной накладной, по которой изначально приехал брак.

У вас как у покупателя нет претензий к товару, но вы договорились с поставщиком вернуть ему непроданное через какой-то момент времени. Здесь так же, как и в предыдущем случае, имеет место обратная реализация. Обычно в договоре поставки фиксируется возможность возврата нереализованного товара поставщику. Например, обратную реализацию можно провести, если продукция не была продана до определенной даты.

По сути, выполняя этот процесс, вы продаете товар его бывшему владельцу. Значит, делаете ему накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру, где указываете в графе «Продавец» уже название своей фирмы. Акт ТОРГ-2 при этом не заполняется, так как вы делаете возврат качественного товара поставщику. Таким образом, в этом случае, с точки зрения документального оформления, обратная реализация ничем не отличается от прямой.

Чтобы оформить возврат, вам понадобятся перечисленные в статье бланки. Скачать любые формы документов и образцы их заполнения, в том числе ТОРГ-12 и ТОРГ-2, вы можете на нашем сайте.

Независимо от причины возврата товара поставщику (например, возврат некачественного товара или же возврат нереализованного товара поставщику), Закон о бухучете обязывает покупателя при этом составлять первичные учетные документы на возврат товара поставщику (п. 1 ст. 9 Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Возврат товаров поставщику в 2020 году

Возврат товаров поставщику сопровождается возвратной накладной (например, по форме N ТОРГ-12 с отметкой: «Возврат товаров») или актом возврата товаров поставщику.

Документы на возврат товара от покупателя поставщику передаются вместе с возвращенным товаром.

Кроме этого покупатель направляет поставщику письмо (претензию) с требованием принять возвращенные товары с указанием причины их возврата.

Если возврат товара поставщику производится по доверенности, то в этом случае при ее оформлении можно воспользоваться формой № М-2 (п. 2.1.4 Методических рекомендаций, утв. Письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 N 1-794/32-5).

При этом покупателю выставлять счет-фактуру на возврат товаров не нужно.

Если в процессе приемки поставленного товара или же после его приемки будет выявлено несоответствие этого товара требованиям, предъявляемым к его качеству, покупатель вправе по своему выбору отказаться от исполнения договора купли-продажи, вернуть некачественный товар и потребовать возврата уплаченной за него денежной суммы или же потребовать замену этого товара товаром надлежащего качества (п. 2 ст. 475 ГК РФ).

Свои требования покупатель излагает в виде претензии, которая направляется поставщику (например, на возврат товара). Нормами действующего законодательства РФ установленная форма претензии на возврат товара поставщику не предусмотрена.

Претензионное письмо составляется в произвольной форме.

В письме указываются:

полное название и реквизиты покупателя и поставщика;
номер и дата договора купли-продажи (поставки);
номер и дата сопроводительных документов на поставленный товар;
наименование товара, его количество и стоимость;
выявленное расхождение (неисправность);
ссылки на нормативные акты;
требование об удовлетворении претензии (просьба о замене, возврате денег, уменьшение суммы и т.д.).

Претензия подписывается руководителем организации с указанием его должности и расшифровкой его Ф.И.О., и заверяется печатью компании (в случае ее наличия).

Претензионное письмо передается уполномоченному представителю поставщика под роспись или же направляется ему по почте заказным письмом с описью вложения.

НДС при возврате товара поставщику предписано оформлять по следующим правилам:

Продавец составляет корректировочный счет-фактуру и регистрирует его в книге покупок.
Покупатель регистрирует в книге продаж корректировочный счет-фактуру продавца (если успел принять НДС к вычету, если нет, то принимает вычет в невозвращаемой части).

Отметим, что не важно, по какой причине происходит возврат.

Так оформляют возврат и бракованного, и качественного товара, если он не соответствует договору.

Документальное оформление возврата товара поставщику главным образом зависит от того, перешло ли право собственности на поставляемые товарно-материальные ценности от продавца к покупателю или еще нет.

Все ситуации с возвратами можно свести к трем случаям:

Брак или несоответствие обнаружилось непосредственно при приемке. В этом случае организация-покупатель просто не принимает у поставщика некачественный товар.
Основания для возврата выявлены сразу, но организация-покупатель все равно вынуждена принять продукцию ненадлежащего качества, чтобы позднее вернуть ее поставщику.
Плановые обратные поставки, например, по условиям договора поставщик может регулярно забирать у организации-покупателя обратно товары, которые организация-покупатель не успела реализовать до истечения срока их годности.

Рассмотрим подробно эти случаи и поясним, какие документы на возврат товара поставщику необходимо оформлять в каждой ситуации.

В этом случае организация-покупатель может просто не принимать испорченный товар.

При этом достаточно подкорректировать приходную накладную ТОРГ-12 — без документального оформления возврата некачественного товара поставщику.

То есть если поставщик готов забрать обратно просроченные продукты, то из товарной накладной ТОРГ-12, оформленной поставщиком организацией-покупателем вычеркиваются необходимые позиции — те позиции, что с браком.

Обращаем внимание на то, что исправления в приходном документе делаются обязательно в присутствии поставщика или его представителя — экспедитора или водителя, наделенного правами материально-ответственного лица.

Указанное лицо должно поставить рядом с вычеркнутой позицией подпись и забрать некачественный товар.

Кроме этого поставщику надо не только принять брак обратно, но и скорректировать для организации-покупателя счет-фактуру в меньшую сторону и прислать ее организации-покупателю в течение 5 рабочих дней, так как фактически было куплено меньше товара.

При этом в счете-фактуре в корректировочных строках поставщик указывает те товары, которые он должен принимать от покупателя.

Отметим, что на практике часто используется другой вариант, а именно осуществляется допоставка качественного товара в другое время, но без бумажной волокиты. То есть организация-покупатель принимает всю поставку, подписывая приходную накладную без корректировок. А поставщик доставляет недостающий качественный товар несколько позже. Это распространенный случай, когда у покупателя налажены доверительные взаимоотношения с поставщиком.

Как оформить возврат товара: учет у покупателя и поставщика

Существуют ситуации, когда организация-покупатель не можете сделать возврат бракованного товара поставщику сразу, хотя брак и был обнаружен в момент приемки.

Например, поставка была из другого региона, и транспортная компания — подрядчик продавца по доставке ничего не принимает обратно.

В этом случае, несмотря на брак, организации-покупателю придется принять продукцию по накладной ТОРГ-12, оформить акт о расхождении по количеству и качеству и поместить товарно-материальные ценности у себя на складе.

И только после этого организация-покупатель может написать претензию и ждать ее рассмотрения поставщиком.

Существенных изменений в составлении и оформлении бумаг не произошло.

Контрагентам для урегулирования спорного вопроса потребуется:

договор на поставку товара;
счет-фактура;
товарная накладная (ТОРГ-12);
акт (в случаях, когда возвращается некачественный товар);
форма ТОРГ-12 (потребуется при оформлении претензии).

Допускается замена товарной накладной и акта бракованной продукции на единую унифицированную форму (УПД), если бланк утвержден учетной политикой организации.

Контрагенты должны заверить акт возврата некачественной продукции личными подписями с обеих сторон. При этом если подпись ставит представитель, то он должен иметь соответствующую доверенность на подобные действия.

Кроме того, при оформлении каждого случая возврата нужно составлять претензию. В документе указываются причины, послужившие поводом для отправки товара продавцу.

Итак, с 2019 года НДС при возврате товара поставщику предписано оформлять по следующим правилам:

Продавец составляет корректировочный счет-фактуру и регистрирует его в книге покупок.
Покупатель счет-фактуру больше не составляет, а регистрирует в книге продаж корректировочный счет-фактуру продавца (если успел принять НДС к вычету, если нет, то принимает вычет в невозвращаемой части).

Не важно, по какой причине происходит возврат. Так оформляют возврат и бракованного, и качественного товара, если он не соответствует договору. Если оформить возврат счетом-фактурой от покупателя (как это делали ранее, до 2019 года), продавец лишится вычета НДС. Такой же порядок действует, если покупатель не платит НДС из-за применения спецрежима (УСН, ЕНВД).

О вычетах НДС у продавца при возврате товаров рассказали эксперты КонсультантПлюс:

Как правило, при возврате товаров отдельный договор купли-продажи, в котором покупатель становится продавцом, а продавец — покупателем, никто не заключает. Поэтому так сразу представить себе ситуацию, о которой говорит Минфин, непросто.

Но даже если такого договора нет, обратная реализация может возникнуть. Посмотрите внимательно исходный договор. Нет ли в нем условия об обратном выкупе товаров продавцом? Например, если покупателю не удалось продать их до определенного времени. Это и есть обратная реализация, при которой покупатель должен составить счет-фактуру.

Здесь важен следующий момент. Чтобы не было претензий к вычету, в договоре стоит четко обозначить, что возврат товара производится обратной поставкой, в которой покупатель является продавцом, а продавец — покупателем. Тогда никаких оснований придраться к счету-фактуре (он будет не корректировочным, а обычным) у проверяющих не будет. Если такой конкретики в договоре нет, претензии возможны к любому оформлению сделки:

Вы сделали корректировочный счет-фактуру, а налоговая говорит: «У вас обратный выкуп, нужен счет-фактура от покупателя» — и снимает вычет.
Или наоборот, оформили обратную поставку, а контролеры вам: «У вас не написано об обратной поставке, сказано о возврате» — и вы также лишаетесь вычета и вынуждены идти в суд.

Так что сделайте ревизию своих договоров и при необходимости внесите в них изменения.

Кстати, обратный выкуп возможен не только в отношении нераспроданных качественных товаров, но и бракованных (письма Минфина от 15.05.2019 № 03-07-09/34582, № 03-07-09/34591).

Как вернуть товар поставщику в 2020 году?

Покупатель отражает реализацию товаров:

Дт 62 Кт 90 — на сумму выкупа с НДС;
Дт 90 Кт 41 — на стоимость возвращаемых товаров;
Дт 90 Кт 68 — на сумму НДС.

Продавец, соответственно, приходует эти товары у себя в учете:

Дт 41 Кт 60 — на стоимость возврата (выкупа);
Дт 19 Кт 60 — на сумму НДС;
Дт 68 Кт 19 — НДС к вычету.

Порядок оформления возврата товаров поставщику изменился с 2019 года и теперь он един: поставщик составляет корректировочный счет-фактуру, а покупатель только накладную с пометкой «возврат товара». Счет-фактуру на возврат покупатель не оформляет. На основании корректировочного счета-фактуры продавец принимает НДС к вычету в периоде возврата товаров, а покупатель восстанавливает НДС.

Образец заполнения корректировочного счета-фактуры на возврат товаров поставщику см. здесь.

Источники:

Налоговый кодекс РФ
Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137

Таким образом, для возврата товара поставщику необходимы документы:

договор купли-продажи;
счет-фактура;
накладная ТОРГ-2;
накладная ТОРГ-12.

Если товар ненадлежащего качества, то покупатель составляет в адрес продавца претензию.

Покупатель имеет право вернуть продукцию поставщику даже в том случае, если на ней нет брака и повреждений. Данное правило установлено статьей 421 ГК РФ. Существуют следующие основания для возврата:

Отсутствуют все необходимые документы.
Обнаружен дефект.
Срок годности продукции истек.
Поставщик прислал продукцию в меньшем, чем было обговорено, объеме, или был поставлен не тот товар (согласно статьям 466 и 468 ГК РФ).
Неудовлетворительное качество продукции (статья 475 ГК РФ).
Нет тары, если она должна быть (статья 482 ГК РФ).

При приемке товара покупатель должен тщательно осмотреть его. Если были обнаружены недочеты, оформляется возврат.

Все случаи возврата товаров поставщику можно рассматривать как одну из трех частностей.

Ненадлежащее качество, брак, несоответсвие по ассортименту, комплекту или таре обнаружены при приемке – тогда возврат оформляется без передачи товара покупателю , он сразу же возвращается поставщику, так как приемки не происходит.
Несмотря на обнаруженные недостатки, приемщик вынужден принять товар, зная, что придется оформлять возврат позднее. При этом продукция принимается покупателем на ответственное хранение.
Плановые возвраты непроданной в срок продукции – так называемая обратная реализация.

Основания возврата принципиальны при оформлении операции. От них зависят используемые бухгалтерские проводки. Ключевой момент – успело ли право собственности перейти от поставщика к покупателю, или же еще нет.

Возврат товара поставщику в 2020 году: НДС

Если покупатель обнаружил низкое качество товаров, он может выбрать один из нескольких путей:

Возврат продукции с возвратом уплаченных средств.
Возврат некачественных товаров для обмена их на качественные.

Процедура регулируется статьями 518 и 475 ГК РФ. Она отличается рядом нюансов:

Если на продукции обнаружены несущественные недочеты, которые можно быстро исправить, для покупателя возможен только один вариант – возврат товара с целью устранения недостатков.
Если дефект выявлен не на всей продукции, а лишь на части комплекта, заменяется только эта часть.
Если товар приобретается ЮЛ с целью перепродажи (к примеру, продукция закупается розничным магазином), действовать будут только положения ГК РФ, а не Закон о защите прав потребителей. Порядок возврата, актуальный для розничных покупателей, в данном случае не применяется.

Возврат может быть осуществлен в течение срока гарантии или годности. Однако существуют исключения. Вернуть продукцию можно в течение 2 лет при следующих обстоятельствах:

Покупатель может доказать, что деформация возникла до получения им товара (согласно статьям 471 и 477 ГК РФ).
Если продукция не предполагает срока годности или срока гарантии.

Доказать наличие деформаций можно при помощи фото, видео и свидетельских показаний.

Покупатель имеет право вернуть поставщику качественный товар при наличии следующих оснований:

Правами на продукцию наделены другие лица (статья 460 ГК РФ).
Поставщик своевременно не передал сопроводительную документацию и комплектующие к товару (статья 464 ГК РФ).
Было получено меньшее количество продукции, чем оговорено (статья 466 ГК РФ).
Не соблюдался ассортимент продукции (статья 468 ГК РФ).
Отсутствует полная комплектация (статья 480 ГК РФ).
Упаковка не соответствует требованиям к ней, установленным законодательством или договором (статья 482 ГК РФ).

Перечень можно дополнить самостоятельно. К примеру, поставщик обязуется в определенный срок передать сопроводительные документы. Если он этого не сделает, покупатель вправе оформлять возврат. Дополнения обязательно фиксируются в договоре между сторонами. Если участники сделки предварительно договорились, продукция может быть возвращена даже без серьезных оснований. К примеру, возврат оформляется в случае, если покупатель не реализует продукцию в оговоренные сроки.

Как уже упоминалось ранее, в договоре можно предусмотреть возможность возврата товара, который не удалось сбыть в заданные сроки. С точки зрения налоговой операция обладает признаками обратной реализации. То есть поставщик становится покупателем, а покупатель – поставщиком. Для оформления процедуры нужны следующие документы:

Товарная накладная.
Счет-фактура.

ВАЖНО! Крупные торговые сети не имеют право возвращать товар в случае, если его не удалось реализовать. Исключение – продажа хлебобулочных изделий.

К СВЕДЕНИЮ! Подобную сделку сложно провести при реализации алкогольной продукции, так как продажа алкоголя предполагает наличие отдельных лицензий.

В бухучете фиксируются три операции:

Регистрация накладной на поступление товара.
Списание товара с кредита.
Фиксирование выписки о поступлении денег от поставщика (при этом используется проводка ДТ51 КТ76).

Данный порядок актуален при обнаружении недочетов до учета продукции. В этом случае нужно составить акт. Продукция будет возвращена поставщику.

Если недочет выявлен после оприходования, требуется выставить поставщику акт несоответствия. В дальнейшем все операции отражаются на субсчете 76.6 «Расчеты по претензиям».

Компания купила гвозди на сумму 25 000 рублей. До момента получения партии был осуществлен перевод поставщику в размере 50%. После оприходования обнаружен дефект – гвозди недостаточно ровные. При возврате покупатель использует следующие проводки:

ДТ60 КТ51. Пояснение: предоплата. Сумма: 12 500 рублей.
ДТ68 КТ76. Пояснение: отражение НДС. Сумма: 1 906 рублей.
ДТ41 КТ60. Пояснение: принятие продукции к учету. Сумма: 25 000 рублей.
ДТ19 КТ60. Учет НДС на сумму 3 813 рублей.
ДТ60 КТ60. Зачтен аванс.
ДТ68 КТ19. Регистрация фактуры на сумму 3 813 рублей.
ДТ76 КТ68. Восстановление НДС.
ДТ76 КТ41. Возврат продукции поставщику.
ДТ76 КТ68. Учет НДС на сумму 3 813 рублей.
ДТ51 КТ76. Возврат средств поставщиком.

Поставщиком используются другие проводки.

Как правильно сделать возврат товара поставщику? Документальное оформление

Есть две статьи в ГК, дающие возможность купившему человеку или организации отправить владельцу покупку назад – 518 и 475. У продукции, которая не соответствует договору, должны быть серьезные недостатки по:

видам моделям, цветам;
комплектации;
качеству;
внешним признакам.

Если нарушения небольшие и легкоустранимые, то отослать заказ продавцу допускается только для устранения неполадок. Если сломалась часть комплекта – то именно эту деталь заменят.

Но при наличии крупных и заметных дефектов, а также тех, которые устранить невозможно, покупатель возвращает товар. Затем он может выбрать один из двух вариантов:

получить деньги назад;
обменять на такой же новый и целый груз.

Подобная операция доступна до тех пор, пока продукт годен, и на него распространяется гарантия производителя. Также это возможно в течение 2 лет с момента покупки в случае, когда:

владелец товара сможет привести доказательства, что недостаток был выявлен до окончания гарантийного времени;
на продукцию не определялся срок гарантии.

Важно помнить о том, что статьи не применимы к тем вещам, которые были приобретены для дальнейшей перепродажи. Поэтому если был заключен договор поставки, то не стоит рассчитывать на отправку ненадлежащего приобретения обратно.

Вернуть продукцию поставщику реально без конфликтных ситуаций, если правильно оформлена документация. А также если помнить о законодательстве, которым регулируются правила возврата.

Ст. 475 ГК РФ. При обнаружении дефектов покупатель-предприниматель может требовать:

снизить сумму, которую заплатил или потребовать устранить все нарушения в разумные сроки;
заявить о возмещении денег, которые были потрачены на самостоятельное устранение проблем;
при выявлении существенных или неустранимых недостатков покупатель может полностью отказаться от договора и получить финансы обратно;
способен заявить право на замену некачественного изделия на то, что полностью соответствует обозначенному в контракте.

Ст. 476 ГК РФ. Поставщик обязан твечать за дефекты, появившиеся до начала реализации. Существует 4 причины, по которым ему придется нести ответственность, если он не сможет доказать появление нарушений после передачи груза заказчику.

Среди них:

нарушение условий хранения;
порча третьими лицами;
неправильное использование;
непреодолимая сила.

Качество проверяется специальным договором поставки, который заключают стороны. Если его нет, то все изучается по ст. 474 ГК РФ.

Ст. 477 ГК РФ. Во время применения купленной вещи появились недостатки или заметные дефекты. Это тоже разрешает отправить ее обратно в обозначенное время:

пока не кончилась гарантия или срок, на который рассчитан продукт;
если это не установлено, то в течение 2 лет с момента приобретения.

Рекомендуем верно составить документацию. Чтобы понять, какие бумаги готовить и отправлять подрядчику, следует выяснить, передались ли права собственности на объект к приобретающей стороне. Если еще не перешли, то все будет максимально просто.

Существует всего 3 возможных сценария:

выявили одновременно с принятием – не нужно принимать такую продукцию;
определили несоответствие не сразу;
по договоренности подрядчик регулярно забирает сомнительный груз и тот, что не успели распродать в сроках реализации.

Покупатель должен сообщить подрядчику об обнаружении ненадлежащих деталей партии сразу. Если не следовать этому правилу, установленному 483 ст. ГК, продавец вправе не принимать возвращенное имущество.

Например, если организация приняла поставку без проверки, не сообщила о недостатках, то требования не удовлетворят даже суд.

Согласно ст. 514, если потом все отправится обратно, получатель обязан разместить на ответственное хранение все целиком. В его задачу будет входить обеспечение сохранности коробок до момента, когда грузоотправитель заберет их. Если производитель согласен с имеющимися дефектами и вывозит партию, то стороны заключают:

акт выявления несоответствий (допускается оформлять по форме ТОРГ-2);
возвратную накладную (в качестве основы подойдет ТОРГ-12).

Если цель отправки продукции продавцу заключается в замене некритичных элементов комплектации или устранении других мелких недочетов, то все должно проводиться письменно. Следует согласовать и указать в документации дни или недели, в которые отправитель груза обязуется заменить дефектные детали, доукомплектовать или поменять части.

Когда продавец отрицает вероятность появления нарушений, не вывозит и не соглашается менять брак, оформляются доказательства:

претензия;
протокол, в соответствии с которым отбирались пробы для экспертизы;
письменное или отправленное заказным письмом предложение участвовать в проверке;
заключение экспертов.

Нельзя забывать, что акт об изъянах, написанный только предприятием получателя, лишь в ограниченном количестве случаев служит доказательной базой. Это функционирует, если при заключении контракта обе стороны подписали согласие на применение подобной инструкции. Если это не составлялось, то доказательством это не будет.

Как оформить и учесть возврат товара поставщику

Важно помнить, что возвращать качественную продукцию допускается, только если это согласовано заранее в договоре. Иначе не получится отправить диван назад только потому, что он не продается.

Есть иной путь. Если такая процедура не закреплена документально, но компании договорились о возможности подобных исходов, то допускается просто оформить обратную продажу. Например, если не все велосипеды реализовались до конца лета и производитель согласен их забрать.

Фактически это будет продажа бывшему хозяину его же упаковок. Создается:

ТОРГ-12;
счет-фактура.

В строку «продавец» вписывается наименование собственной фирмы, в ячейку покупатель – подрядчик, который вывозит свой бывший груз. Заполнять ТОРГ-2 по образцу не нужно. Документально такая рокировка не отличается от обычной продажи.

Что делать, если привезли уже просроченное молоко или торт под реализацию – отправлять назад. Но следует корректно составить бумаги. Документальное оформление возврата товара поставщику не понадобится, если это проверенный партнер, который гарантирует все заменить в кратчайшие сроки.

Если грузоотправитель не против забрать брак, который отправил его невнимательный сотрудник, то можно даже не писать дополнительных документов. Достаточно вычеркнуть позиции из счет-фактуры, которые не будут приняты на баланс предприятия. Водитель загрузит их обратно в машину и отвезет на склад, с которого они приехали.

В учете они отражаться не будут. Но представитель второй стороны также должен поставить свою подпись, так он подтвердит, что процедура прошла с его участием. В течение 5 рабочих дней грузоотправитель присылает новый документ с скорректированными цифрами.

Если отношения с подрядчиком доверительные и сотрудничество идет уже много лет, допускается и более простой вариант. Получающая сторона подписывает счет-фактуру без изменений, звонит отправителю и рассказывает о некачественной поставке. Он обещает допоставить качественную продукцию в короткие сроки.

Последний способ хорош отсутствием волокиты, возможных неувязок и быстрым проведением операций через базу. Но пользоваться им рекомендуется только в работе с проверенным контрагентом.

Поставщик обязан предоставить заказчику товар, отвечающий заявленным требованиям и характеристикам, указанным в тексте договора, заключённого сторонами.

Если у изделий имеется брак или несущественный изъян, об этом следует проинформировать покупателя. Доставка некачественной продукции допустима, если заказчик согласен на подобное условие.

Согласно 475 статье ГК РФ, в случае получения товаров несоответствующего качества, покупатель вправе предъявить поставщику одно из нижеуказанных требований:

возместить затраты, связанные с устранением дефектов товара;
уменьшить стоимость заказа;
устранить обнаруженные изъяны за счёт продавца.

Если недостатки являются существенными, покупатель вправе настоять на расторжении договора и возврате ранее потраченных денег или безвозмездной замене некачественных изделий.

Последовательность действий, которые необходимо совершить, чтобы вернуть товар поставщику, зависит от того, по каким основаниям возвращается товар.

Так, товар может быть возвращен, если он:

является некачественным (п. 2 ст. 475 ГК РФ);
обладает надлежащим качеством, но по каким-либо причинам (например, на его использование могут претендовать сторонние лица, комплект поставки является неполным или ассортимент продукции не соответствует заявленному) покупатель не может его использовать.

В случае когда качество товара является ненадлежащим, составляются необходимые для оформления возврата товара поставщику документы:

письмо/претензия о возврате товара;
акт о возврате товара поставщику;
возвратная товарная накладная по форме ТОРГ-12;
акт о выявленных недостатках по форме ТОРГ-2.

Если качество товара является надлежащим, акт о выявленных недостатках не составляется, но остальные документы также необходимы.

Далее расскажем о том, как оформить возврат товара поставщику — образцы документов, необходимых для этого, также приведем.

Возврат товара поставщику: как оформить, порядок, основания, учёт

Если покупатель понял, что товар не отвечает его требованиям, до подписания акта приема-передачи, ему достаточно отказаться от получения товара.

Если некачественной является не весь объем поставки, а только ее часть, можно скорректировать товарную накладную ТОРГ-12, убрав из перечня те позиции, которые не соответствуют требованиям покупателя. Если поставщик может осуществить допоставку товаров и заменить некачественную продукцию, правки в документы можно не вносить вообще, т. к. в этом случае фактическое количество переданных товаров будет соответствовать числу, указанному в накладной. Возвратные документы также оформлять не нужно — на это указывает ст. 518 ГК РФ.

Частным случаем возврата товара, недостатки которого были обнаружены на стадии приемки, является ситуация, когда продукцию доставляет независимая транспортная компания, не имеющая отношения к поставщику. Несмотря на то что товар был признан некачественным до оформления документов, его придется принять по приложенной накладной ТОРГ-12. При этом в присутствии представителя транспортной компании, доставившего груз, необходимо составить также акт по форме ТОРГ-2, указав в нем имеющиеся расхождения по качеству и количеству предполагаемой поставки и фактически привезенного товара.

Если недостатки в полученной продукции были обнаружены после того, как стороны подписали акт приема-передачи, покупателю придется выполнить следующие действия (процедура называется обратной реализацией):

Составить претензию к поставщику, изложив в ней свои требования и указав основания для возврата товара (п. 1 ст. 483 ГК РФ). В случае несоблюдения этого правила поставщик вправе отказаться от приема товаров и удовлетворения требований покупателя (п. 2 ст. 483 ГК РФ). После того как документ будет рассмотрен и получено согласие на удовлетворение просьбы, покупатель может заняться дальнейшим оформлением возвратных документов.
Составить возвратную накладную по форме ТОРГ-12 и отправить ее поставщику. В графе «Основание» при этом необходимо сделать пометку «Возврат товара ненадлежащего качества».
Составить акт по форме ТОРГ-2 и также передать его поставщику.

Если между поставщиком и покупателем заключена договоренность о возврате нереализованного товара, последний может провести обратную реализацию, механизм которой описан выше. Однако претензия в этом случае не составляется и акт по форме ТОРГ-2 не заполняется, т. к. качество передаваемого на возврат товара является надлежащим.

Претензия о возврате товара может быть составлена в произвольной форме, без использования специальных бланков. В качестве основы для составления документа можно использовать приведенный в разделе «Документы и бланки» в начале статьи образец.

В ГК РФ предусмотрено несколько ситуаций, когда покупатель может вернуть товар:

с выявленными дефектами – в качестве, упаковке, ассортименте, комплектации;
качественный с сохранением всех товарных свойств, который годен к дальнейшей продаже;
непроданные позиции.

Возврат указанных категорий не является безусловным. Законом выделен ряд оснований для всех 3 случаев. При этом существует ряд условий для правильного документального оформления.

В данном случае необходимо наличие одного или нескольких из следующих оснований*:

права владения товаром имеются у сторонних лиц;
продавец не вложил документы на груз;
количество пришедших позиций меньше, чем указано в договоре;
некорректная комплектация – ассортимент не соответствует заявленному;
неполная комплектация;
товар упакован с нарушением законодательства РФ или индивидуального договора с покупателем.

*Согласно ст. 460, 464, 466, 468, 480 и 482 ГК РФ соответственно.

Перечень условий может быть расширен за счет пунктов, не указанных в правовых актах. Например, возврат гарантируется, если доставка груза не будет осуществлена в оговоренные сроки. Дополнительные основания следует предварительно внести в договор купли-продажи.

Алгоритм действий

Порядок действий аналогичен тому, что применяется при оформлении прямой поставки – составляется ТТН по форме ТОРГ-2 и счет-фактура на оплату груза. Только в качестве продавца теперь выступает покупатель, что и отражается в документе.

Порядок возврата некачественного товара поставщику

Замена дефектного товара на качественный осуществляется по принципу, схожему с возвратом в интернет-магазине:

обе стороны отправляют друг другу посылки без указания стоимости*;
каждый оплачивает почтовые услуги или курьерскую доставку со своей стороны;
по прибытии поставщик и покупатель забирают бракованный и качественный товар.

*Получатель ничего не платит за отправление.

Покупатель может потребовать компенсацию почтовых расходов. Но это возможно, если таковое указано в договоре купли-продажи или продавец ценит своих клиентов и согласен на это условие в обмен на сохранение сделки.

Оптимальный вариант – когда обе стороны договора работают в одной плоскости налогообложения. Здесь процедура проходит в 3 этапа:

в журнал продаж вносится запись о товаре;
начисляется НДС;
при продаже НДС включается в стоимость.

В противном случае:

налог суммируется со стоимостью в момент оприходования;
налог не начисляют и не выдают счет-фактуру;
цена на отгрузку изменяется, т.к. НДС уже включен в стоимость поставки.

Когда приобретатель работает по упрощенной системе налогообложения, то поставщик обязан вернуть деньги за товар + НДС.

Перед тем, как оформить возврат поставщику, покупатель должен понимать, что существуют риски отказа со стороны продавца. При таком исходе существует 2 варианта решения проблемы.

Личная беседа – оптимальный способ. Она поможет избежать расходов на юристов, зря потраченного времени и судебных тяжб. Вопрос можно закрыть на взаимовыгодных условиях – например, при обязательном возврате, если возникнет необходимость, приобретатель обязуется возвести поставщика в ранг постоянных.

Если удалось достичь консенсуса, то лучше закрепить полученное решение на бумаге – так покупатель будет застрахован от того, что продавец просто передумает возвращать деньги.

Когда не удается договориться мирно, остается обратиться к судебной власти. Предварительно нужно собрать пакет документов:

договор купли-продажи;
исковое заявление (изначально составляется в 3 экземплярах, один из которых отправляется ответчику);
платежный документ – чек, счет-фактура;
свидетельство о госрегистрации истца в качестве юр лица;
документ об уплате госпошлины*.

*Размер регулируется ст. 333.21 НК РФ и зависит от суммы исковых требований.

Когда договор не содержит информации о сложившейся ситуации, заявителю нужно защищать свои требования, опираясь только на ГК РФ, что не всегда приводит к выигранному делу.

На весь процесс может уйти до 3 месяцев. Если решение будет вынесено в пользу заявителя, то он получит исполнительный лист. Далее приставы обяжут ответчика принять товар и вернуть деньги покупателю. При этом все юридические расходы также понесет проигравшая сторона.

При заключении сделки с поставщиками важно помнить, что не все из них добросовестные. Поэтому лучше перестраховаться и перед оплатой внести пункты о возврате в общий договор.

Вернуть вещи поставщику можно в двух случаях:

Если товар не соответствует требованиям, которые зафиксированы в условиях контракта (низкое качество, отсутствует необходимая сопроводительная документация, отсутствует упаковка и так далее). Ненадлежащее качество может быть выявлено в момент получения объектов торговой сделки, в процессе реализации и так далее.
Зачастую поставщик при продаже выдаёт покупателю гарантийный документ, в котором оговариваются сроки, в течение которых он может обменять бракованные вещи или вернуть деньги.
Возврат по взаимному согласию сторон. Бывает и так: поставщик выполнил свою часть сделки и доставил покупателю вещи надлежащего качества, продавец их принял, а позже выяснил, что это не совсем та продукция, которую он хотел. Конечно, покупатель может захотеть отказаться от этого товара, однако поставщик в таком случае не обязан принимать его обратно.
Впрочем, покупатель может договориться с продавцом о возврате по взаимному согласию сторон. Тогда заключается так называемый договор обратной реализации, в соответствии с которым фактически покупатель будет выступать в роли поставщика, а поставщик — в роли покупателя. В таком случае в налоговом документе нужно обязательно отразить этот факт, чтобы избежать двойной уплаты НДС.

В некоторых случаях поставщик может отказаться обменять товар или вернуть деньги, но тогда ему нужно будет доказать, что порча:

произошла по вине покупателя,
была вызвана действием непреодолимых сил (так называемые форс-мажорные ситуации).

Какие документы оформлять при возврате товара поставщику

Какими документами оформляется возврат товара поставщику? Документы следующие:

Внешнеторговый контракт заполненный или договор о поставке.
Любой документ, подтверждающий юридический статус покупателя.
Счёт-фактура.
Акт о расхождении по форме ТОРГ-3 или ТОРГ-2.
Расходная накладная по форме ТОРГ-12, которая содержит ссылку на акт о расхождении по форме ТОРГ-3 или ТОРГ-2.
Если вещи возвращаются в день покупки, то нужно также приложить чек, в котором зафиксирован факт осуществления покупки. Также необходимо оформить специальный акт по форме КМ-3.
Если вещи возвращаются не в день покупки либо чек утерян, следует приложить также расходный кассовый ордер по форме КО-2.

Как таковой возврат возможен далеко не только в связи с дефектом товара. Такая ситуация допускается в следующих случаях:

Продукция передана не в том количестве. Если поставлено больше, то покупатель по своему усмотрению может отказаться от излишков или же от всей продукции. Если меньше, то, опять же, есть вариант полного возврата. Но можно договориться и о том, что нужное количество довезут. Или просто принять предложенный объём.
На товар претендуют другие собственники. Фактически, речь идёт о ситуации, когда поставщик по каким-то причинам уже не имел права распоряжаться конкретным имуществом (или утратил его).
Продукция поставлена с нарушением комплектации или ассортимента. Опять же, возможны разные сценарии. Чаще всего стороны просто договариваются о доставке нужных деталей или о замене.
Нарушены сроки передачи документов на продукцию или же каких-то принадлежностей. Этот пункт, впрочем, как и остальные, может корректироваться индивидуальными договорённостями между сторонами.
Упаковка или тара испорчены, то есть не соответствуют определённым стандартам. На практике решение о возврате принимается только тогда, когда это влияет на возможность продать продукцию или же эксплуатировать её.

Этот перечень указан в ГК РФ, но его можно дополнить. То есть у сторон есть право оговорить собственные основания для возврата или даже об отправке товара обратно вообще без причин (например, если продукцию не успели продать за конкретный период). Если поставщик нарушил требования об ассортименте, комплектации и т. п., то оформление возврата происходит точно так же, как и в случае поставки некачественной продукции. Но что делать, если претензии в принципе отсутствуют?

Если речь идёт о возврате бракованного товара, который покупатель не принял, то ФНС не будет рассматривать это как самостоятельную операцию. И здесь не выплачивается государству НДС, то есть выставлять счёт-фактуру не нужно. Поставщик передаёт корректировочный счёт, а также товарную накладную. На этом обмен документами в целом заканчивается. Если же покупатель принял продукцию, то её возврат уже будет рассматриваться ФНС как самостоятельная операция по реализации. И в этом случае покупателю надо оформить счёт-фактуру. Данный документ позволяет поставщику принять НДС к вычету. Помимо этого, покупатель может восстановить НДС к уплате по возвращаемой продукции. Причём речь идёт о сумме, которую прежде приняли к вычету, а само восстановление привязывается к тому периоду, когда вернули товар. В этом случае поставщику надо пересчитать налоговую базу, чтобы откорректировать показатели прибыли. Но иногда стороны договариваются не оформлять возврат, а уничтожать некачественную продукцию. Тогда поставщик может отнести такие убытки к расходам, которые связаны с браком. Что отдельно зафиксировано в НК РФ (статья 264). Вообще разных вариантов возвращения товара очень много. Это может быть несоответствие заявленным требованием, поставка одной продукции вместо другой и т. п. Оформление зависит от того, на каких основаниях происходит возврат. И везде нужно уделять внимание букве закона, требованиям к документам. Причём не только в правовой сфере, но и в отношении ведения бухгалтерской и налоговой отчётности. В противном случае как у поставщика, так и у покупателя при ближайшей проверке могут возникнуть проблемы. Если поставщик необоснованно отказывается возвращать товар, если он затягивает процедуру, вы всегда имеете право собрать доказательства нарушения своих прав и обратиться за защитой в суд. Однако при этом вашей компании может понадобиться помощь опытного профессионала, который знает, как нужно действовать в такой ситуации. Специализирующийся на решении подобных вопросов юрист разберётся с проблемой быстро и с максимальной выгодой для вас.

Была ли вам полезна статья? Да Нет

В отличие от Закона о защите прав потребителей, ГК РФ содержит гораздо более умеренные нормы относительно прав покупателей.

Суть заключается в том, что в первом случае стороной сделки, приобретающей вещь, является более незащищенный субъект – человек. В случае с поставкой, оба контрагента являются субъектами предпринимательской деятельности и ведут дела на свой страх и риск.

Несмотря на отсутствие строгих штрафов, и больших санкций, какие предусмотрены обозначенным Законом для защиты граждан, ГК РФ все же довольно подробно регламентирует отношения по поставке, посвятив ей целый параграф под номером три главы 30.

Тем не менее относительно порядка и условий возврата партии при отношениях по поставке законодатель все относит нас к общим правилам, применяемым к купле-продаже.

Следует отметить, что обозначенные положения первого параграфа тридцатой главы ГК РФ применяются в том случае, если иное не согласовано сторонами в договоре.

Таким образом, закон дает продавцу и покупателю широкий простор для творчества в части формирования случаев, порядка, исключающих условий и прочего, что касается отношений по обратной передачи приобретенной продукции, имеющей недостатки.

В практике существует множество различных ситуаций, которые могут послужить поводом для отказа покупателя от сделки. Они могут зависеть от любой из сторон.

Есть такие, которые от сторон вообще не зависят — форс-мажорные обстоятельства. Следует отметить, что должна быть воля на неприменение альтернативы, а именно – обмена.

В ряде случаев право вернуть изделие корреспондирует обязанности его принять. Другие ситуации позволяют продавцу обосновать свою добросовестность и избежать принятия товара. Все индивидуально. Но есть некоторые общие моменты.