Нужна ли печать для штатного расписания

Печать на штатном расписании: ставить или нет

Штатное расписание составляется по распоряжению директора предприятия либо лица, замещающего его. За оформление этого документа может отвечать любой сотрудник фирмы, который наделен данными полномочиями. А именно: руководитель организации, непосредственный руководитель кадрового отдела либо главный бухгалтер предприятия.

Штатное расписание могут подписывать любые сотрудники, которые наделены подобными полномочиями. Как правило, такими сотрудниками являются руководители отделов. Либо же документ может содержать подписи других работников, если это предусматривается дополнением к расписанию.

Штатное расписание: творим самостоятельно

Сокращение численности или штата работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание. Сокращение численности организации предполагает исключение из штатного расписания отдельных штатных единиц, тогда как сокращение штата — отдельных должностей. Сокращаемые по тому или иному основанию работники подлежат увольнению по п. 2 ст. 81 ТК РФ.

Учитывая, что в соответствии со статьей 180 ТК РФ о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены не менее чем за два месяца до увольнения, новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления. Наличие штатного расписания может подтвердить, что увольнение работников было оправдано (то есть у работодателя будет возможность наглядно продемонстрировать отсутствие рабочих мест).

При устранении обстоятельств, повлекших изменение штатного расписания в сторону уменьшения штатных единиц, работодатель может восстановить сокращенные позиции путем внесения изменений в штатное расписание или утвердив новое.

В постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» отмечается, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом не допускается удаление тех реквизитов, что уже присутствуют в данной форме (в том числе код, номер формы, название документа).

Все изменения, вносимые в унифицированную форму, должны быть оформлены распорядительными документами организации. Кроме того, сами форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Так, при изготовлении бланков на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, добавлять вкладные листки — для удобства размещения ­и обработки необходимой информации.

Во многих организациях практикуется ведение «рабочей» формы штатного расписания — штатной расстановки, иначе называемой замещением должностей или штатным списком. Главное отличие этого документа от штатного расписания заключается в его динамичности, в том, что он может оперативно изменяться в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия и не требует издания приказа о его утверждении и изменении.

Поскольку штатное расписание, показывая общее количество штатных единиц (должностей) на предприятии, не дает возможности определить, вакантна должность или занята и кто из сотрудников ее занимает, в штатной расстановке, как правило, указываются именно эти сведения — фамилии и инициалы работников предприятия, занимающих должности, пред­усмотренные штатным расписанием, и статус должности — закрытый или вакантный.

В этот документ могут включаться и другие данные, такие, как табельный номер сотрудника, стаж его работы в компании, особая категория (несовершеннолетний, инвалид, пенсионер, имеющий детей до трех лет и т.д.). За основу штатного списка можно взять утвержденное штатное расписание организации и добавить необходимые графы в соответствии с потребностями конкретной организации. Ни обязанность по ведению штатной расстановки, ни ее унифицированная форма на сегодняшний день нормативными актами не установлены. Единственное, что регламентируется, — это срок хранения утративших силу документов. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 г., штатные расстановки подлежат хранению в течение 75 лет, после составления новых. При этом штатные расписания должны храниться в течение 3 лет, начиная с года, следующего за тем, в котором оно утратило силу.

Свернуть Показать

На предприятиях и организациях ежедневно составляется масса документов различного назначения, штатное расписание один из них. Благодаря этому распоряжению происходит приём и увольнение сотрудников.

Также этот документ является основополагающим при начислении заработной платы. Сегодня мы детально обсудим процедуру утверждения штатного расписания, также рассмотрим нюансы составления.

Это документ, который относится к внутреннему документообороту организации, рекомендуемый для составления и содержащий сведения о штатных единицах, названии должностей, численности работников, размере оклада и бюджете, заложенном на оплату труда сотрудников.

ШР может быть довольно объёмным и содержать несколько страниц, в таком случае он сшивается и определяется нумерация. Подпись ставится только на последнем листе.

В случае возникновения необходимости проставления подписи на каждой странице, предварительно следует дополнить строками форму штатного расписания.

Не смотря на тот факт, что ШР на законодательно уровне, не относится к категории обязательных документов, трудовой кодекс РФ ссылается на этот документ, указывая, что работник, осуществляет свою трудовую деятельность, согласно штатного расписания предприятия.

Данный документ – значимый инструмент делопроизводства организации, имеет своё предназначение и выполняет следующие функции:

• фиксирует численность трудящихся;
• обеспечивает контроль организационной структуры компании;
• осуществляет корректировки надбавок;
• контролирует систему оплаты труда.

Кроме этого, в случае проведения проверки различными государственными службами, наличие ШР способствует уменьшению количества спорных вопросов.

Данный нормативный акт можно использовать в качестве доказательств законности осуществляемых действий в ходе судебных разбирательств.

Оформление расписания, зачастую, происходит в конце календарного года на следующий, и вступает в свои законные права только после издания соответствующего приказа.

Рекомендации, как правильно оформить штатное расписание. Ставится ли печать?

Строки, предназначенные для подписей, могут оставаться пустыми в двух случаях:

• если должности руководителя кадрового отдела и главного бухгалтера вакантны;
• если руководитель организации самостоятельно ведет бухгалтерский учет.

Штатное расписание – очень важный нормативно-правовой документ, который позволяет безболезненно регулировать судебные вопросы в случае их возникновения (является ли оно локальным нормативным актом?). Поэтому очень важно его грамотно составить и оформить.

Штатное расписание — это специальный документ, который формально закрепляет структуру организации, ее состав и численность персонала. В нем указывается, какие должности есть в компании, какая квалификация требуется для этих позиций, сколько штатных единиц предусмотрено по каждой из них, какие оклад (премии, надбавки) действуют.

Образец штатного расписания можно подготовить самостоятельно. Однако, для удобства Госкомстатом разработана типовая (унифицированная) форма Т-3. Она необязательна к применению, но, как правило, именно ее используют в работе большинство предприятий. Форма Т-3 удобна, практична и привычна многим кадровикам и бухгалтерам.

Штатное расписание включает в себя сведения:

• о структуре организации (отделы и подразделения)

Рассмотрим заполнение формы Т-3 по графам:

Шапка штатного расписания:

• Наименование организации — указываем название (краткое и полное)

Далее в таблице заполняем графы:

Здесь пишем название департамента, отдела, цеха и т.п.

Выписку из штатного расписания может затребовать работник или бывший работник — такое право дано ему Трудовым кодексом. В этом случае работодатель обязан ее предоставить в письменном виде, с подписями и печатью. Эта выписка будет содержать только сведения, касающиеся только этого конкретного работника — его должности, месте в структуре, оплате и т. п.

Да, нужно. Затребовать его в ходе своих проверок могут ПФР, ФСС, Трудовая инспекция, Налоговая инспекция. За непредоставление документов по требованию контролирующих органов на организацию может быть наложен штраф в размере 200 рублей за каждый документ (статья 48 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Законодательство Российской Федерации обязует работодателя вести различную отчетную документацию. Так, одним из самых важных документов, как для нанимателя, так и для сотрудников является штатное расписание (ШР).

Оно определяет структуру организации, в которой служат работники, их численность, количество утвержденных мест для каждой существующей на предприятии должности, а также утверждает оплату труда. Немаловажным моментом при составлении штатного расписания является его оформление.

В статье расскажем, как оформлять ШР по всем правилам, надо ли на нем ставить печать или нет, и другие важные нюансы.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Нужна ли печать на штатном расписании

Стоит отметить, что дата ввода в действие всех инноваций не может наступить ранее, нежели чем через два месяца после издания руководством соответствующего приказа. Это обусловлено тем, что субъект предпринимательской деятельности в соответствии с регламентом Федерального законодательства обязан предупреждать о таких изменениях штатный персонал за два месяца (статья 180 Трудового кодекса РФ).Приказ об утверждении и внесение изменений Утверждается составленное уполномоченным сотрудником штатное расписание приказом руководителя, в котором должна присутствовать такая информация:

• порядковый номер;
• дата составления;
• город оформления;
• в теле приказа необходимо указать «Утвердить штатное расписание № … от …. числа с численным составом в количестве … единиц, с месячным фондом оплаты труда ….

Нужно ли ставить печать на штатное расписание

Стоит отметить, что должна соблюдаться при перечне должностей определенная иерархия. Первым указывается руководящий состав, после этого заместители, далее специалисты и потом уже все рядовые сотрудники.

Количество штатных единиц. В соответствующих графах уполномоченное лицо должно отразить необходимое для работы организации количество работников.

• Предварительная подготовка сотрудником ОК приказа, визирование его руководителем и проставление печати при ее наличии.
• Формулировка такого приказа должна содержать четкие сведения, касающиеся именно перевода на должность, и не допускать двоякого толкования смысла.
• Указывается новая должность работника, название отдела или подразделения.
• Отражается дата, начиная с какой работник уже будет занимать новое место.
• Указываются причины, на основании которых производятся такие кадровые изменения.
• Если сотрудник против В том случае, если оформленный сотрудник не дает своего согласия на переименование должности, которую он занимает, вариантов для действий у работодателя может быть два:

1. Предложить (обязательно в письменной форме) другую работу.

Печать на штатном расписании нужна или нет

Читайте статью: Оспаривание сделок при банкротстве должника Типовой образец Субъекты предпринимательской деятельности, использующие труд наемных работников, могут при оформлении штатного расписания взять за основу типовой образец Т-3. Нюансы оформления При оформлении унифицированной формы Т-3 уполномоченные лица должны учитывать следующие нюансы:

1. В унифицированной форме не предусмотрено место для мокрой печати субъекта предпринимательской деятельности.
2. Срок действия документа не устанавливается Федеральным законодательством, поэтому данный вопрос решается руководством организации или ИП.
3. Работодатель обязан ознакомить персонал с принятым документом при условии, что этот момент закреплен в коллективном договоре, в локальном нормативном акте, в трудовом соглашении.
4. В штатное расписание могут вноситься корректировки на основании приказа руководства.

Штатное расписание выполняет такие задачи и функции:

1. Содержит информацию о текущем количестве рабочих мест в организации.
2. Определяет структуру всего коллектива в целом и дает представление о том, какие наименования рабочих мест являются руководящими, какие сотрудники находятся в непосредственном подчинении.
3. Устанавливает законное основание для предоставления определенному сотруднику рабочего места в организации.
4. Дает возможность осуществления переводов работника на образовавшуюся вакансию.

На данный момент обязательная ранее форма штатного расписания Т-3 носит исключительно рекомендательный характер – организация вправе разрабатывать собственную форму, основным требованием в таком случае становится только ее присутствие.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации. Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом.
Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания. В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений.

Ставится ли печать на штатном расписании организации

Как правильно составить штатное расписание Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах. О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?». При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

А именно: руководитель организации, непосредственный руководитель кадрового отдела либо главный бухгалтер предприятия. Как правильно оформить ШР Заполнение необходимой формы начинается с наименования организации, которое допускается как в полной, так и в сокращенной форме, кода по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), номера документа и даты составления договора. Затем необходимо указать, на какой период составляется штатное расписание.

В графе «Дата составления» необходимо указать число, когда фактически был составлен документ. В графе «Период составления» требуется обозначить временные рамки, в пределах которых штатное расписание будет считаться действительным. Далее следует пункт «Утверждено». Здесь следует отметить реквизиты приказа, на основании которого заключается данный договор.

Сама форма Т-3 содержит в себе 10 граф.

Заполнение необходимой формы начинается с наименования организации, которое допускается как в полной, так и в сокращенной форме, кода по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), номера документа и даты составления договора. Затем необходимо указать, на какой период составляется штатное расписание.

В графе «Дата составления» необходимо указать число, когда фактически был составлен документ. В графе «Период составления» требуется обозначить временные рамки, в пределах которых штатное расписание будет считаться действительным.

Далее следует пункт «Утверждено». Здесь следует отметить реквизиты приказа, на основании которого заключается данный договор.

Сама форма Т-3 содержит в себе 10 граф. По желанию руководителя организации допускается расширение формы. Однако по всем правилам исключать какие-либо графы запрещено.

Так, унифицированная форма Т-3 содержит следующие разделы:

• 1 – «Наименование». Здесь следует указать название структурного подразделения. Порядок наименований работодатель вправе выбирать самостоятельно. Однако для удобства рекомендуется располагать структуру по иерархии.
• 2 – «Код». В данной графе указываются коды, которые наниматель присвоил к каждой группе, отделу и подразделению (какие коды ставятся подразделениям?).
• 3 – «Должность». В этом разделе прописываются все имеющиеся в организации должности. Так же как и в первой графе, здесь работодатель распределяет специальности по собственному желанию. Но иерархическая система будет более предпочтительной.
• 4 – «Количество штатных единиц». В случае, когда сотрудник трудится в организации на неполной ставке, необходимо указывать не полное число, а долю. Если предполагается увеличение штата, имеет смысл указать также вакантные должности, поскольку новых работников разрешается нанимать исключительно на свободные позиции.
• 5 – «Тарифная ставка». Данная графа определяет установленную для штатного сотрудника заработную плату. Необходимо помнить, что законодательство допускает единый размер оплаты труда для каждой из должностей. Исключение составляют лишь те специальности, которые находятся в разных подразделениях.
• 6, 7, 8 – «Надбавки». В этих разделах указываются возможные выплаты поверх оклада. Причем существуют надбавки, которые являются обязательными для выплаты. Их устанавливает 132 статья Трудового Кодекса Российской Федерации.
• 9 – «Всего в месяц». В данной графе рассчитывается итоговая сумма оклада и всех возможных надбавок, умноженная на количество штатных единиц.

Ниже вышеперечисленных граф располагается строка «Итого». В ней необходимо подвести итог по 4 и 9 разделам.

Это документ, который относится к внутреннему документообороту организации, рекомендуемый для составления и содержащий сведения о штатных единицах, названии должностей, численности работников, размере оклада и бюджете, заложенном на оплату труда сотрудников.

ШР может быть довольно объёмным и содержать несколько страниц, в таком случае он сшивается и определяется нумерация. Подпись ставится только на последнем листе.

В случае возникновения необходимости проставления подписи на каждой странице, предварительно следует дополнить строками форму штатного расписания.

Существует негласный алгоритм действий, который используется при утверждении ШР:

• Согласование формы документа. Законодательством не регламентирована строгая форма заполнения акта.Тем не менее существует унифицированная форма Т-3, которая специально разработана для оформления ШР, очень проста при заполнении и имеет основные реквизиты. Также предусматривается использование собственного образца организации.
• Составление. Эту функцию выполняет любое должностное лицо, на которое возложена эта обязанность (главный бухгалтер, руководитель отдела кадров, руководитель организации). Основные пункты, которые следует указать в расписании, резюмируем в виде таблицы:
  РазделОписание

  Номер и дата разработки	Сведения о ШР
  Период, на который составлено ШР	—
  Номер и дата	Реквизиты распоряжения
  Наименование и код подразделения	Полное и сокращённое название компании
  Должность, категория, классификация работника	Вносится информация о всех имеющихся на предприятии должностях
  Количество штатных единиц	Число сотрудников организации
  Размер з/п, премии, надбавки и т.д.	Сумма
  Итоговая сумма оплаты труда, с учётом всех надбавок	Сумма
  Итоговая сумма заработной платы всех сотрудников	Сумма
  Примечания

  Все суммы, которые следует указать, необходимо писать только цифрами.Также, следует указать, что существует определённый порядок введения ШР в документооборот компании:

  • Издаётся распоряжение о необходимости составления ШР.
  • Распоряжение регистрируется в журнале.
  • Анализ организационной структуры предприятия.
  • Внесение сведений в табель.
  • Согласование документа с руководителем.
  • В случае положительного решения оформляется приказ.
  • Распоряжение регистрируется в специальной книге актов.

  Печать на ШР не предусмотрена, так как оно является частью документооборота внутреннего пользования. Вполне достаточно подписи уполномоченного лица.

  Приказ об утверждении

• Оформление приказа об утверждении. Приказ руководителя предприятия – документ, подтверждающий вступление в силу нового расписания или же внесение незначительных изменений в предыдущее.

  В качестве бланка приказа используется стандартный образец, утверждённый компанией, так как законом не предусмотрено универсального проекта приказа.

  Важно! Если имеются довольно значимые изменения, в таком случае более целесообразно составить новое расписание, чем его изменить.

• Утверждение. Процесс утверждения завершается составлением соответствующего приказа. Правом подписи документа такого рода обладает не только руководитель предприятия, но и уполномоченное им должностное лицо.

• Внесение изменений в приказ. При внесении определённых изменений необходимо издать соответствующий приказ.

  Приказ о внесении изменений и приказ об утверждении имеют сходную структуру и идентичный порядок заполнения. Единственным отличием является тот факт, что в распоряжении об изменениях отражены причины.

  Образец приказа об изменении

  Зачастую, основанием для изменений является:

  • оптимизация административной деятельности;
  • реорганизация предприятия;
  • изменения организационной структуры;
  • изменения законодательной базы;
  • ликвидация дублирующих функций;
  • расширение или сокращение основной деятельности организации.

Всё приказы касательно внесения определённых изменений или же относительно составления нового ШР хранятся в отдельной папке в отделе кадров не менее 5 лет.

Нужно ли ставить печать на штатном расписании

Приказ об утверждении расписания имеет следующие конструктивные особенности:

• Полное наименование предприятия, в том числе и организационно-правовая форма.
• ИНН, КПП, ОКПО и другие реквизиты, а также адрес и контактные телефоны компании.
• Местоположение главного управления предприятием.
• Дата составления и номер распоряжения.
• Порядковый номер распоряжения, согласно очерёдности внутреннего документооборота.Пример приказа об утверждении
• распорядительного акта включает следующие пункты:
  • количество штатных единиц;
  • итоговая сумма денежных средств, выделенных на оплату труда;
  • дата вступления в силу нового расписания, а также номер документа;
  • фамилия и инициалы должностного лица, отвечающего за составление;
  • наименование отделов и подразделений, если документ оформляется конкретно для них, а не компании в целом:
  • число страниц расписания.
• Дата и номер утверждаемого расписания (приложение).
• Инициалы, должность и подпись руководителя организации.

Ответ на поставленный вопрос довольно однозначен. Всё зависит от того насколько существенны изменения, которые следует закрепить в расписании.

Данный документ составляется, по сути, при возникновении необходимости – изменения количества сотрудников в штате или иных обстоятельств, и не требует соблюдения строгой периодичности оформления. Тем не менее, в большинстве случаев, данный документ составляется один раз в год.

ООО (общество с ограниченной ответственностью) – это форма организации предприятия, участниками которого являются учредители. Бытует ошибочное мнение, что учредители имеют право на утверждение ШР предприятия. Такой вариант возможен только тогда, когда данный пункт прописан в Уставе компании.

В противном случае, процедура утверждения имеет аналогичный алгоритм действий, как и в любой другой организационно-правовой форме компании.

Из этого следует, что утверждает расписание — руководитель организации, и, более того, данный процесс может проходить даже без предварительного согласования с учредителем (опять же, если иное не отражено в Уставе).

› Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

1. единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
2. профессиональные стандарты (абз.

   3 ч. 2 ст. 57, ст.

3. Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
4. на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
5. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв.

   постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);

Стоит отметить, что дата ввода в действие всех инноваций не может наступить ранее, нежели чем через два месяца после издания руководством соответствующего приказа. Это обусловлено тем, что субъект предпринимательской деятельности в соответствии с регламентом Федерального законодательства обязан предупреждать о таких изменениях штатный персонал за два месяца (статья 180 Трудового кодекса РФ).Приказ об утверждении и внесение изменений Утверждается составленное уполномоченным сотрудником штатное расписание приказом руководителя, в котором должна присутствовать такая информация:

1. город оформления;
2. порядковый номер;
3. дата составления;
4. в теле приказа необходимо указать «Утвердить штатное расписание № … от …. числа с численным составом в количестве … единиц, с месячным фондом оплаты труда ….

Стоит отметить, что должна соблюдаться при перечне должностей определенная иерархия.

При заполнении унифицированной формы расписания потребуется проставление подписей следующих лиц:

• руководителя кадровой службы;
• главного бухгалтера.

В том случае, если указанные должности отсутствуют на предприятии либо эти обязанности исполняет сам руководитель фирмы или иное лицо, возможно заполнение этих строк оформить следующим образом:

• оставить пустыми и незаполненными соответствующие поля;
• внести поправки в форму и указать должности лиц, ответственных за составление указанного документа, например специалиста по кадрам.

Подписи перечисленных лиц должны быть проставлены на последней странице документа, однако не запрещается визирование каждой страницы расписания путем добавления в него соответствующих строк.

Утверждение данного документа должно происходить путем издания приказа. При этом лицо, обладающее правом издания распорядительного документа, должно быть закреплено в учредительных документах фирмы. В правом верхнем углу формы Т-3 или иного бланка штатного расписания необходимо проставление реквизитов приказа, никаких подписей иных лиц указанный документ содержать не должен.

Ставить ли печать на штатном расписании, если предприятие использует эту форму? Нет, указанный бланк такого реквизита в себе не содержит.

Штатное расписание подписывается соответствующими лицами, уполномоченными на это. Необходимости в утверждении этого документа печатью предприятия или иной печатью нет.

Штатное расписание унифицированной формы Т-3 применяется для указания структуры, персонального состава организации. Рассмотрим эту форму подробнее, а также приведем штатное расписание с образцом заполнения.

Нужна ли печать для штатного расписания

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Подробнее об этом см. в статье«Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание – бланк унифицированной формы Т-3 – и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Штатное расписание содержит:

• перечень структурных подразделений;
• наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
• сведения о количестве штатных единиц;
• информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена.

Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется.

Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками.

Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

О сроках хранения кадровых документов читайте .

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности – это какие приказы?».

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация.

В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться.

В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Изменения в штатном расписании происходят в случаях, когда меняется состав сотрудников, формируются новые отделы, исключаются старые должности и вводятся новые.

Изменения вносятся двумя основными способами: можно полностью заменить само штатное расписание, или же оформить приказ на внесение изменений в штатное расписание.

В случае, когда изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа, указываются следующие причины:

реорганизация формы;

оптимизация и улучшение деятельности руководящих структур;

всевозможные изменения в законодательстве, требующие обязательного изменения штатного расписания;

устранение повторяющихся обязанностей;

сокращение или расширение производства фирмы.

При изменениях в штатном расписании коррективы должны вноситься в документы сотрудников – трудовую книжку и личную карточку (к примеру, при перенаименовании должности). В таком случае требуется получить письменное согласие работника.

При изменении окладов (оформлении надбавок и премий) сотрудник должен быть письменно уведомлен об этом за 2 месяца до наступления события. Изменения такого рода вносятся не только в штатное расписание, но и в трудовой договор при помощи дополнительного соглашения к договору.

Также не забывайте, что изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Об этом сказано в п. 3.1 Инструкции № 69.

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на17.04.2015.

1.1. О наличии печати у общества можно узнать из его устава

1.2. Будет ли печать на договоре, по-прежнему зависит от решениясторон

1.3. Можно ли не ставить печать на доверенности?

1.4. В каких случаях можно не ставить печать, а в каких онаобязательна?

2. Кадровику: ставить ли печать при оформлении документов?

2.1. В акте о несчастном случае печать работодателя можетотсутствовать

2.2. Как заверять записи в трудовых книжках, если нет печати?

3.1. Для организаций, имеющих печать, сведения о которой есть вуставе

3.1.1. Что будет с расходами, если у контрагента нет печати?

3.2. Для организаций, имеющих печать, сведений о которой нет вуставе, а также для вновь создаваемых компаний

3.2.1. Как быть, если без печати инспекция не принимает отчетность?

3.2.2. Что делать с отчетностью по страховым взносам?

3.2.3. Нужно ли заверять печатью копии документов, которые запросилаинспекция в ходе проверки?

3.2.4. Нужно ли ставить печать на доверенности представителяорганизации?

3.2.5. Должна ли использовать печать организация, применяющая ККТ?

Печать на штатном расписании нужна или нет

Еще 1 сентября 2013 г. печать перестала быть необходимым реквизитомдоверенности юрлица, предусмотренной Гражданским кодексом РФ.Доверенность от имени юрлица выдается за подписью его руководителя ( ГК РФ).

Ранее обязанность ставитьпечать организации на доверенности, выданной от имени юрлица, былаустановлена в ГК РФ.

Требование о наличии печатисохранялось для некоторых видов доверенностей, например длядоверенности процессуальных представителей.

В то же время печать по-прежнему нужна, например, для того, чтобыоставлять предмет залога у залогодателя под замком и залогодержателя, а также для образовательными организациямидокументов об образовании.

Ранее во всех случаях требовалось заверять данный акт печатью. Приэтом работодатель-физлицо, у которого она отсутствовала, был заверять свою подпись в установленномпорядке.

Резюме

Порядок составления акта о несчастном случае на производстве упрощенкак для работодателей-физлиц, так и для работодателей-организаций.Теперь хозяйственным обществам, не имеющим печати, ставить ее на этомдокументе необязательно.

Заполнение необходимой формы начинается с наименования организации, которое допускается как в полной, так и в сокращенной форме, кода по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), номера документа и даты составления договора. Затем необходимо указать, на какой период составляется штатное расписание.

В графе «Дата составления» необходимо указать число, когда фактически был составлен документ. В графе «Период составления» требуется обозначить временные рамки, в пределах которых штатное расписание будет считаться действительным.

Далее следует пункт «Утверждено». Здесь следует отметить реквизиты приказа, на основании которого заключается данный договор.

Сама форма Т-3 содержит в себе 10 граф. По желанию руководителя организации допускается расширение формы. Однако по всем правилам исключать какие-либо графы запрещено.

Так, унифицированная форма Т-3 содержит следующие разделы:

• 1 – «Наименование». Здесь следует указать название структурного подразделения. Порядок наименований работодатель вправе выбирать самостоятельно. Однако для удобства рекомендуется располагать структуру по иерархии.
• 2 – «Код». В данной графе указываются коды, которые наниматель присвоил к каждой группе, отделу и подразделению (какие коды ставятся подразделениям?).
• 3 – «Должность». В этом разделе прописываются все имеющиеся в организации должности. Так же как и в первой графе, здесь работодатель распределяет специальности по собственному желанию. Но иерархическая система будет более предпочтительной.
• 4 – «Количество штатных единиц». В случае, когда сотрудник трудится в организации на неполной ставке, необходимо указывать не полное число, а долю. Если предполагается увеличение штата, имеет смысл указать также вакантные должности, поскольку новых работников разрешается нанимать исключительно на свободные позиции.
• 5 – «Тарифная ставка». Данная графа определяет установленную для штатного сотрудника заработную плату. Необходимо помнить, что законодательство допускает единый размер оплаты труда для каждой из должностей. Исключение составляют лишь те специальности, которые находятся в разных подразделениях.
• 6, 7, 8 – «Надбавки». В этих разделах указываются возможные выплаты поверх оклада. Причем существуют надбавки, которые являются обязательными для выплаты. Их устанавливает 132 статья Трудового Кодекса Российской Федерации.
• 9 – «Всего в месяц». В данной графе рассчитывается итоговая сумма оклада и всех возможных надбавок, умноженная на количество штатных единиц.

Ниже вышеперечисленных граф располагается строка «Итого». В ней необходимо подвести итог по 4 и 9 разделам.

Унифицированная форма № Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата №1, устанавливает наличие подписей руководителя отдела кадров либо лица, наделенного обязанностями ведения кадрового делопроизводства, и главного бухгалтера.

Строки, предназначенные для подписей, могут оставаться пустыми в двух случаях:

• если должности руководителя кадрового отдела и главного бухгалтера вакантны;
• если руководитель организации самостоятельно ведет бухгалтерский учет.

Штатное расписание – очень важный нормативно-правовой документ, который позволяет безболезненно регулировать судебные вопросы в случае их возникновения (является ли оно локальным нормативным актом?). Поэтому очень важно его грамотно составить и оформить.

Штатное расписание — это специальный документ, который формально закрепляет структуру организации, ее состав и численность персонала. В нем указывается, какие должности есть в компании, какая квалификация требуется для этих позиций, сколько штатных единиц предусмотрено по каждой из них, какие оклад (премии, надбавки) действуют.

Образец штатного расписания можно подготовить самостоятельно. Однако, для удобства Госкомстатом разработана типовая (унифицированная) форма Т-3. Она необязательна к применению, но, как правило, именно ее используют в работе большинство предприятий. Форма Т-3 удобна, практична и привычна многим кадровикам и бухгалтерам.

Где ставится печать на штатном расписании

На документе ставятся две подписи — руководителя кадровой службы и главного бухгалтера. Печать не предусмотрена.

Утверждается штатное расписание приказом по организации за подписью директора.

Изменения в штатное расписание вносятся на основании приказов. Это может произойти вносятся в нескольких случаях:

• Введение новых подразделений, штатных единиц.

Выписку из штатного расписания может затребовать работник или бывший работник — такое право дано ему Трудовым кодексом. В этом случае работодатель обязан ее предоставить в письменном виде, с подписями и печатью. Эта выписка будет содержать только сведения, касающиеся только этого конкретного работника — его должности, месте в структуре, оплате и т. п.

Получать данные о других лицах работник не вправе.

Цель регистрации документов – ввод в картотеки первичных сведений о документах для обеспечения их учёта, систематизации, информационно-справочной работы, контроля исполнения и других видов использования. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целых.
Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.

Выписки из кадрового документа могут потребоваться налоговой службе, инспекции по труду, различным фондам – пенсионному и социального страхования и даже Центру занятости.

При этом данный срок исчисляется со следующего года после того, в котором расписание утратило свою силу. Штатные расстановки (которые могут служить как облегченная альтернатива рассматриваемой бумаги) должны храниться в течение 75 лет.
И. О. конкретных сотрудников, их табельных номеров и условий оплаты труда. При необходимости в этот документ включают и другие данные, например сведения о стаже работы или иные характеристики сотрудников: инвалид, пенсионер, несовершеннолетний, совместитель и т. д.

В случае, когда сотрудник трудится в организации на неполной ставке, необходимо указывать не полное число, а долю.

После того как штатное расписание утверждено, в него по мере необходимости вносят изменения. Каждый год утверждать (пересматривать) штатное расписание организация не обязана, однако вправе это делать по своему усмотрению.

После того, как работа над штаткой окончена, документ должен быть подписан главным бухгалтером и руководителем кадровой службы. В общем случае подписи ставятся в конце документа. Однако если документ занимает не одну страницу, то можно визировать каждый лист графика.

Расписание упорядочивает кадровую структуру фирмы, помогает планировать затраты на оплату труда, организовывать работу службы персонала. При необходимости оно служит доказательством правомерности отказа в трудоустройстве (причина — отсутствие свободных ставок). Но чаще оно используется для обоснования законности увольнений в связи с сокращением численности или штатных единиц.

Это документ, который относится к внутреннему документообороту организации, рекомендуемый для составления и содержащий сведения о штатных единицах, названии должностей, численности работников, размере оклада и бюджете, заложенном на оплату труда сотрудников.

ШР может быть довольно объёмным и содержать несколько страниц, в таком случае он сшивается и определяется нумерация. Подпись ставится только на последнем листе.

В случае возникновения необходимости проставления подписи на каждой странице, предварительно следует дополнить строками форму штатного расписания.

Не смотря на тот факт, что ШР на законодательно уровне, не относится к категории обязательных документов, трудовой кодекс РФ ссылается на этот документ, указывая, что работник, осуществляет свою трудовую деятельность, согласно штатного расписания предприятия.

Данный документ – значимый инструмент делопроизводства организации, имеет своё предназначение и выполняет следующие функции:

• фиксирует численность трудящихся;
• обеспечивает контроль организационной структуры компании;
• осуществляет корректировки надбавок;
• контролирует систему оплаты труда.

Кроме этого, в случае проведения проверки различными государственными службами, наличие ШР способствует уменьшению количества спорных вопросов.

Данный нормативный акт можно использовать в качестве доказательств законности осуществляемых действий в ходе судебных разбирательств.

Оформление расписания, зачастую, происходит в конце календарного года на следующий, и вступает в свои законные права только после издания соответствующего приказа.

Существует негласный алгоритм действий, который используется при утверждении ШР:

Всё приказы касательно внесения определённых изменений или же относительно составления нового ШР хранятся в отдельной папке в отделе кадров не менее 5 лет.

По истечении указанного срока документы передаются в архив, где находятся постоянно.

В случае возникновения каких-либо вопросов, ШР выдаётся на руки руководителю или уполномоченному им должностному лицу.

Как оформить штатное расписание:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (Москва) +7 (Санкт-Петербург)

Штатное расписание — это специальный документ, который формально закрепляет структуру организации, ее состав и численность персонала. В нем указывается, какие должности есть в компании, какая квалификация требуется для этих позиций, сколько штатных единиц предусмотрено по каждой из них, какие оклад (премии, надбавки) действуют.

Образец штатного расписания можно подготовить самостоятельно. Однако, для удобства Госкомстатом разработана типовая (унифицированная) форма Т-3. Она необязательна к применению, но, как правило, именно ее используют в работе большинство предприятий. Форма Т-3 удобна, практична и привычна многим кадровикам и бухгалтерам.

Трудовой Кодекс Российской Федерации не содержит строгого требования о ведении штатного расписания (обязателен ли этот документ?) Однако и 57 статьи Настоящего документа делают отсылку на то, что должностные обязанности сотрудника должны соответствовать штатному расписанию фирмы.

Оно составляется и оформляется по унифицированной форме № Т-3. Оформление штатного расписания регламентирует Постановление Госкомстата Российской Федерации № 1 от 5 января 2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Справка! С 1 января 2013 года форма Т-3 перестала быть обязательной к применению, однако именно она рекомендуется к использованию, поскольку содержит все обязательные реквизиты.

Однако, это не является грубым нарушением, и не отражается на «действительности» документов и не требует их переоформления. Таким образом, если локальные нормативные акты утверждены грифом «Утвердить», то Вы можете поставить на них печать организации.

В случае утверждения локальных нормативных актов приказом, ставить печать на приказ не целесообразно. Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как оформить должностную инструкцию

Составление должностной инструкции Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов (ст.

47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0). Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции. При этом, унифицированной формы для такого приказа не предусмотрено, поэтому работодатель вправе определить его самостоятельно. В приказе об утверждении локального нормативного акта необходимо отразить:

• дату введения локального акта в действие;
• указание об ознакомлении работников с локальным актом и сроки для этого;
• фамилии и должности лиц, ответственных за соблюдение локального акта;
• другие условия.

При утверждении документа приказом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например: УТВЕРЖДЕНАПриказом № 12 от 22.01.2007 года. Рассмотрев оба способа утверждения локальных нормативных актов организации, перейдем к вопросу проставления печатей.

Вместе с тем, убедительная просьба к участникам — при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам Уважаемые коллеги, в данном чате вы можете в режиме онлайн обсуждать кадровые вопросы. Пожалуйста, будьте взаимовежливы Мы в соцсетях: Подпишитесь бесплатно: Электронная газета по кадровому делопроизводству Новости трудового законодательства Уведомления о скидках и акциях Новости сайта Летний легкий курс основ кадрового делопроизводства для новичков — 2020 КадроVIP (для профессионалов) Руководителю.

Да, нужно. Затребовать его в ходе своих проверок могут ПФР, ФСС, Трудовая инспекция, Налоговая инспекция. За непредоставление документов по требованию контролирующих органов на организацию может быть наложен штраф в размере 200 рублей за каждый документ (статья 48 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Оштрафовать фирму за отсутствие штатного расписания нельзя: это не нарушение трудового или налогового законодательства. Ведь обязанность иметь такой документ прямо в Трудовом кодексе не прописана. Хотя фраза «в соответствии со штатным расписанием» там все же содержитс Кроме того, этот документ не является первичкой, необходимой для признания расходов в налоговом учете. Почему же интернет-форумы пестрят обсуждениями о том, как его заполнить? Да и к нам в редакцию с подобным вопросом читатели обращаются довольно часто.

Инфо Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума.

Республики Беларусь.К числу таких нормативных актов относится инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, согласно требованиям которой проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей.В соответствии с СТБ 6.38-2004 подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, «связанных с расходованием денежных и материальных ценностей».Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004 определяют, что печать ставится на договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах, уставах (положениях) организаций, доверенностях, удостоверениях и др., а также во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц.

Похожие записи:

• Куда звонить в случае аварии водопровода в квартире тверь
• Госпошлина За Снятия С Учета Транспортного Средства 2020
• Налоговый Вычет За 2020 За Квартиру В