Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Факсимильная подпись: быть или не быть». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Попробуем разобраться, возможно ли подписание приказов, протоколов, писем и других организационно-распорядительных документов факсимильной подписью.
Фрагмент документа ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)…
Факсимиле вместо подписи: применять или избегать?
Оформление доверенности позволяет одному лицу письменно уполномочить другое лицо на совершение определенных действий перед третьими лицами.
Доверенность от юридического лица выдается за подписью его руководителя (или иного компетентного лица) с приложением печати этой организации. Если доверенность оформляет физическое лицо, то печать на ней отсутствует.
В этой сфере «царствует» Трудовой кодекс РФ, который оперирует понятиями «подпись должностного лица», «подпись работника», но не углубляется в возможность использования факсимиле или цифровой подписи. И если их появление в гражданско-правовых отношениях только начинается, то в сфере трудовых отношений оно сейчас грозит признанием документов недействительными.
Поэтому дадим однозначный ответ о невозможности использования факсимиле на трудовых договорах и приложениях к ним, в трудовых книжках, а также в унифицированных формах по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.
В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, формы которых не утверждены постановлениями Госкомстата, должны иметь обязательный реквизит – личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления.
В первичных учетных документах, формы которых утверждены, предусмотрен реквизит «Подпись», который подразумевает оригинальный росчерк лица, ответственного за совершение хозяйственной операции.
Позиция фискальных органов относительно использования факсимиле на первичных бухгалтерских документах известна – они против! Это означает, что расходы, фигурирующие в таких документах, будут исключены из состава затрат предприятия, учитываемых при налогообложении прибыли.
Подтверждением позиции налогового ведомства является письмо МНС России от 01.04.2004 г. № 18-0-9/000042 «Об использовании факсимиле подписи». Оно запрещает использование факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Позиция Минфина РФ озвучена в его письме от 26.10.2005 г. № 03-01-10/8-404: он придерживается аналогичного мнения.
Но письма фискальных органов – это разъясняющие документы, они не являются нормативными. Здесь уместно вспомнить старую русскую поговорку: «Царские милости бояре через свое сито просеивают».
Дело в том, что Закон «О бухгалтерском учете» не содержит требования заверять документы собственноручной подписью, что позволяет некоторым юристам рассматривать факсимильную подпись в качестве надлежащей. Поэтому есть отдельные примеры, когда отказ налоговых органов в признании первичного документа, подписанного факсимильной подписью, суд признавал неправомерным (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 г. № А42-4217/2006). Но в большинстве случаев суды встают на сторону налоговых органов.
Поэтому в настоящий момент позиция фискальных органов является определяющей! И присутствие факсимильной подписи на полученном вами первичном бухгалтерском документе грозит вам большими проблемами.
Нельзя не вспомнить о счетах-фактурах. Счет-фактура служит основанием для принятия НДС к вычету или возмещению и, следовательно, является документом налогового учета. Отношения в области налогообложения регулируются Налоговым кодексом РФ5.
Дело в том, что объемы оформляемых счетов-фактур в отечественных организациях столь велики, что требование об их подписании руководителем организации и ее главным бухгалтером6 становится слабовыполнимым. Возможность использования на таких документах факсимиле фискальные органы отметают. Остается только один способ решения проблемы – издать доверенность или приказ, которым данная обязанность возлагается на других должностных лиц. В крупных организациях с большим объемом оформляемых счетов-фактур есть сотрудники, основное рабочее время которых занято подписанием этих документов.
* * *
Количество документов, постановка факсимиле на которые не вызывает сомнений, минимальное, а количество рисков – максимальное. Организация единого порядка работы с факсимиле требует подготовки большого количества документов, что может быть оправдано только в крупных компаниях. Поэтому, прочитав статью, каждый должен решить для себя вопрос о том, быть или не быть факсимиле в его организации. Но если вы все-таки решите использовать факсимиле, то желаем терпения и, конечно же, удачи в столь непростом и ответственном деле.
Нижний Новгород 03.07.2015, 15:28
Считаю законодательно обязать изготовителей факсимиле обрамлять оттиск уголками рамки. Нельзя вводить в заблуждение не опытных граждан, получивших ответ на свое обращение «подписанное» якобы большим начальником. Исключение из выше обозначенного сделать для первых лиц государства, краев и областей для поздравительных адресов.
- Свежие
- Посещаемые
Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.
В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.
Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.
Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.
При возникновении каких-либо споров по поводу использования штампов главным аргументом будет служить взаимная договоренность участников в виде соглашения, дополнения или пункта в тексте договора. В противном случае применение такого документа по суду может признаваться неправомерным, а документ — недействительным.
Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.
Центральный банк, в своем письме от 27 марта 2020 г. № ИН-03-31/32, указал, что если последний день срока оплаты по кредиту выпадает на нерабочий день, то крайней датой считается такой нерабочий день (кроме субботы и воскресенья). Однако Верховный суд указал, что у Центрального банка нет таких полномочий и его письма не могут быть выше закона.
Неуплата предусмотренных договором платежей в период с 30 марта по 3 апреля 2020 г. просрочкой исполнения обязательств не является, а перенос срока исполнения обязательства на ближайший следующий рабочий день не может рассматриваться как нарушение сроков исполнения обязательств.
Одним из последствий введения моратория является прекращение начисления неустоек (штрафов и пеней) и иных финансовых санкций за неисполнение или ненадлежащее исполнение должником денежных обязательств и обязательных платежей по требованиям, возникшим до введения моратория.
Кроме того, введение в отношении должника моратория означает и невозможность получения взыскателем принудительного исполнения путем предъявления исполнительного документа непосредственно в банк. Однако стоит учитывать, что действия моратория распространяется только на наиболее пострадавшие отрасли экономики
Факсимильная подпись: быть или не быть
Закона о факсимильной подписи нет. Однако есть четкое понимание (сложившееся с годами благодаря бесконечным судебным разбирательствам) того, когда можно, а когда нельзя использовать аналог собственноручной подписи.
Факсимиле, как правило, проставляется на документах, которые не подразумевают существенную материальную или иную ответственность. Так, аналог подписи может быть представлен на счетах, актах, накладных и договорах. Этот момент необходимо заранее обсудить с контрагентом и составить соглашение, подтверждающее юридическую значимость подобных документов. Кроме того, использовать факсимиле можно в ходе переписки (внутри фирмы и с партнерами).
Перечень случаев, когда аналог подписи использовать настоятельно не рекомендуется, куда внушительнее. Сюда относятся: подготовка контрактов на крупные суммы, сдача бухгалтерской отчетности (вот нельзя и все тут), формирование платежных документов, оформление доверенности, проведение операций с векселем, подготовка заявления на открытие расчетного счета и др.
Есть набор стандартных ситуаций, на которых попадаются большинство предпринимателей. По идее, факсимиле существует для того, чтобы пользоваться им в момент отсутствия руководителя. Но всегда нужно помнить о том, что в этом мире не все так просто.
Новый сотрудник
Новый сотрудник пришел устраиваться на работу, и ему необходимо заполнить все необходимые документы. Руководитель неожиданно уехал в командировку, поэтому бухгалтер для ускорения процесса решила воспользоваться факсимиле.
История возникновения понятия и забавна, и поучительна. Париж, 1980 год — таинственный фальсификатор по прозвищу Факсимиле работал реставратором в Государственной службе и за это время хорошо изучил пигменты, которые использовались художниками XVII века. Чуть позже он начал рисовать натюрморты и продавать их любителям, выдавая за картины известных авторов. Как-то раз картины увидели эксперты и около 40 работ признали подлинниками. К Факсимиле начали обращаться галеристы с просьбой подготовить для них «оригиналы». Почувствовав опасность, художник покинул город.
Факсимиле в переводе на русский “делай подобное” – воспроизведение идентичной копии подписи уполномоченного или расписывающегося на документах лица. Этот вариант превращения оригинала в копию или воспроизведение копии любого графического оригинала (печать, штамп, рисунок, монограмма, чертеж, рукопись, гравюра, подпись) – полезный помощник руководителям госпредприятий, чиновникам, бизнесменам.
Дополнительная информация! С помощью факсимиле можно восстановить древние рисунки и рукописи, изготовить копии любых графических элементов (слова, цифры, буквы, чертежи, личные подписи, условные знаки). Однако, нельзя создать макет, уменьшить копию архитектурного сооружения либо записать на CD-диск оригинал музыкального произведения.
Что такое факсимильная подпись?
Необходимость в применении факсимиле возникает в крупных организациях, где объем документооборота большой, и руководителю приходится тратить много времени на постановку личной подписи. Другие причины – излишняя занятость, отсутствие руководящего лица на рабочем месте.
Документация же требует подписания в определенный срок. Преимущества применения факсимиле:
- ускорение процесса документооборота, чтобы сотрудники не тратили время на изучение и проставление подписей документации при получении;
- возможность распознавания должностного лица, поставившего подобную подпись;
- обозначение в документе полной конфиденциальной информации, позволяющей компании (организации) нивелировать финансовые риски потерь;
- отражение исключительно достоверной информации в сформированном документе;
- быстрое заключение сделок между фирмами, компаниями;
- упрощение обмена документацией внутри компании и за ее пределами.
Справка! Факсимиле делает работу бухгалтеров и предпринимателей упрощенной, ускоренной. Утверждать порядок ее использования компания или фирма при высокой загруженности, обработке для подписания большого количества документов ежедневно вправе самостоятельно. Оригинальная копия подписи ускоряет процесс документооборота, что немаловажно при частом отсутствии руководителя или его заместителя на предприятии. Она может проставляться на первичных документах (нормативные акты, инструкции, регламенты, извещения, приглашения, грамоты, счета-фактуры, договоры, товарные накладные, акты), определяющих порядок ведения делопроизводства.
Случается, что суды рассматривают дела о степени правомерного применения факсимиле на документации. Конкретные случае разрешения либо запрета в законодательстве не описаны. Так, например, налоговики не принимают заявления на вычет НДС от налогоплательщиков, заявляя, что первичные финансовые отчеты должны подписываться собственноручно руководителем предприятия. Хотя заверение бумаг с помощью факсимиле не приведет к особым последствиям налогового характера.
Факсимиле применяется во многих случаях. Единой позиции законности по использованию не определено. Ясно одно, что ее разрешается применять при гражданско-правовых сделках. Гражданский кодекс РФ все-таки предусматривает законность подписания документов подобным образом.
При совершении юридических сделок законодательство не запрещает воспроизводить факсимиле. Однако порядок и случай не должен противоречить соглашению сторон и законодательным актам. Единственный вариант законного применения печати – составление соглашения сторон при заключении либо исполнении сделки.
Для возможности использования факсимиле должен составляться отдельный документ в произвольной форме либо прикладываться к основному договору полный перечь случаев с ее использованием. В тексте прописываются:
- условия;
- вся документация с возможностью использования печати;
- должности и инициалы работников с наличием права на использование оригинальной копии подписи.
Справка! Копия собственноручной подписи, равно как и печать, при разногласиях между компаниями и обращении в суд должна быть наделена юридической силой.
По поводу факсимиле на счет-фактурах ходят острые дискуссии. Это злободневный вопрос для налогоплательщиков, ведь фактура – основание для применения налоговых вычетов. Налоговики высказывают единое мнение по отношению к таким документах.
Ставить в них копию подписи недопустимо. Нужен оригинал, иначе счет-фактуры попросту не будут приниматься до вычета по НДС.
Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле
Чтобы разгрузить руководителя, можно выдавать доверенность другому лицу, которая уполномочит его подписывать за него документы. Но уже доверенность может подписать только руководитель и только своей рукой, а не факсимиле.
А что касается первичных статистических данных (пункт 9), то в этом случае можно прописать в должностной инструкции сотрудника ответственность за их составление и предоставление, и тем самым освободить руководителя.
Факсимильная подпись – идеально воссозданный оттиск подписи ответственного лица, обычно руководителя, который используется для оформления некоторых документов. Выглядит факсимиле как небольшая печать или штамп.
Необходимо факсимиле для того, чтобы упростить и ускорить процесс оформления документов в крупных компаниях.
Законодательство не имеет ничего против использования факсимильной подписи в трудовых договорах работников предприятия. Но, чтобы такое оформление было законным, руководителю нужно разрешить использование факсимиле собственным приказом по организации.
Какие документы нельзя заверять факсимильной подписью?
Нельзя использовать оттиск факсимиле на налоговых документах (например, декларациях); финансовых документах (векселя, доверенности, платежные поручения, банковские карты). Также факсимиле не сделает законными заявки на гранты, участие в торгах или тендерах и документы, для этих заявок оформленные.
А вот любые документы, которые не требуют движения финансов на счетах компании, можно заверять факсимильной подписью. Например, факсимиле намного упростит оформление приглашений или грамот и похвальных листов. Также факсимиле подойдет, если Вы упомянули о его использовании при составлении договора с контрагентом.
Если Вы решили использовать факсимиле в работе, то это необходимо узаконить путем создания приказа по организации. Руководитель должен оформить соответствующий документ в любой удобной форме, вписать возможность использования факсимильной подписи в локальные нормативные акты компании.
В приказе обязательно должны быть отражены сроки изготовления факсимиле, назначен ответственный за штамп, перечислены случаи, когда возможно использовать оттиск. Также необходимо подготовить инструкцию по использованию факсимиле и заверить подписью руководителя компании.
- 1. Что такое клише-печать?
- 2. На каких документах можно ставить факсимильную подпись?
- 3. Когда нельзя использовать печать?
- 4. Как создать оттиск подписи руководителя
Факсимиле – это клише-печать, которая воспроизводит собственную подпись человека. Она позволяет визировать документы от имени генерального директора, главного бухгалтера, других руководителей без их участия или в отсутствии. Печать бывает с автоматической, ручной оснасткой или электронной, изготовленной путем сканирования автографа. Оригинал факсимильной подписи принадлежит руководителю или должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства компании.
Российское законодательство определяет ситуацию, когда допустимо использование сканированного штампа: если его применение прописано в договоре в двустороннем порядке или зафиксировано в правоустанавливающих документах. В этом случае печать имеет юридическую силу и может являться аналогом собственноручной подписи ответственного руководителя.
Клише-печать руководителя можно использовать в следующих случаях
- на страховых и медицинских полисах;
- почетных грамотах и листах о награждении за достижения в работе и учебе;
- служебных удостоверениях;
- приглашениях, извещениях, уведомлениях, благодарственных и поздравительных письмах;
- патентах;
- свидетельствах о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
- договорах и дополнениях к ним, если такая возможность прописана в соглашении сторон.
К первичным документам законодательство применяет жесткое требование. Использование факсимильной печати на бухгалтерских и других финансовых отчетах, передаваемых в государственные контролирующие структуры, недопустимо. Все первичные документы должны быть заверены собственноручными подписями ответственных лиц.
Для слабовидящих граждан с инвалидностью по зрению сделано исключение. Они имеют право ставить факсимильную печать вместо обычной подписи при совершении банковских операций с наличными, покупая валюту и открывая вклад. В этом случае сотрудник финансовой организации вправе попросить предъявить справку об инвалидности и нотариальное подтверждение правомерности совершения действий.
Принятые правовые и нормативные акты запрещают использовать оттиск подписи руководителя в следующих случаях:
- на платежных и иных документах, содержащих финансовые сведения: платежных накладных, счетах-фактурах, налоговых декларациях;
- на любых доверенностях, в том числе от имени юридического лица;
- на трудовых книжках, договорах, приказах;
- в кассовой книге и на расходных ордерах.
Для того чтобы сделать факсимильную печать, следует выполнить три действия:
- Отсканировать подпись руководителя или ответственного лица.
- Заказать клише в специализированной компании, у которой есть соответствующая сертификация.
- Выбрать вид оснастки и материал изготовления.
Производство факсимильной печати обычно не вызывает серьезных сложностей, кроме технических тонкостей, которые могут возникнуть в ходе выполнения заказа.
Использование штампа, подтверждающего собственноручную подпись руководителя, значительно облегчает работу бухгалтера и ускоряет документооборот в компании. Чтобы избежать проблем с законом, следует зафиксировать в договоре правомерность использования факсимильной печати. В нем рекомендуется добавить пункт о том, что оттиски будут считаться аналогами собственноручных подписей ответственных сторон.
Для каких документов можно применять факсимильную подпись
Закон не запрещает применять факсимиле при заключении сделок, но делает оговорку, что это возможно только в случае, прописанном в законодательстве или же по обоюдному согласию сторон.
В законодательстве не потрудились прописать нормы применения аналога подписи, поэтому, насколько это законно устанавливается сторонами, заключающими сделку, в виде устных или письменных договоренностей.
Форма соглашений может происходить в разных формах:
- Оформляется документ, в котором оговариваются условия подписания конкретного документа, возможно, последующих, с применением факсимиле;
- Прописывается непосредственно в подписываемом договоре разрешение использовать штамп. При этом дополнительным списком может прилагаться перечень документов, которые могут оформляться таким образом.
Список документов, которые будут заверяться с помощью факсимиле прилагать к основному документу необходимо. Поскольку в спорных вопросах именно он будет решающим в вопросе законности тех или иных документов и подписей на них. Различные документы, оформленные дополнительно к основному, могут быть причиной подтверждения незаконности применения факсимиле и аннулирования всех договоренностей, зафиксированных в нем.
Особенно жаркие споры вокруг документооборота бухгалтерии и налоговой службы. Все это происходит потому, что ни одно из этих подразделений не имеют и не определили, насколько документы, которые содержат факсимильные подписи, имеют силу Закона. Эти вопросы не регламентированы относительно них.
Представители налоговой сферы склонны считать, что аналог «живой подписи» следует применять на вторичных документах. Первичные нужно подписывать лично, так как именно они имеют все необходимые реквизиты, прописанные законодательством, включая собственноручные подписи руководителей предприятий или их отделов. Поэтому, независимо от объема первичной документации, подписывать их придется без применения средств замены.
Документы, сопровождающие продвижение, перемещение денежных средств также подписываются лично. К таковым относятся и бумаги, последствием подписания которых могут быть финансовые потери. Спорные вопросы, разбираемые в связи с этим, были разрешены в сторону неправомочности подписания подобной документаций при помощи факсимиле. Например, акты о приемке построенного дома или других завершившихся работ. Финансовые последствия могут быть значительными и ответственность возлагается на лицо, которое подписало их лично. В случае с факсимильной подписью вероятность использования их третьими лицами не исключается.
Сфера налоговой службы не приемлет применения факсимильной подписи. Следует принимать во внимание, что работа этой структуры не регламентируется и не подчиняется решениям и нормам гражданского кодекса, потому и использованием штампа вместо живой подписи на законных основаниях невозможно.
Исключением являются электронные подписи, которые допускаются при заполнении налоговых деклараций в электронном виде. Законом прописаны нормы применения электронных заменителей. К таковым факсимиле не относится.
Налоговая служба требует при оформлении этого документа только «живой» подписи. В законе нет пункта о том, что в данном случае можно применять факсимиле. Следовательно, на основании данного счета-фактуры компания может избежать вычетов НДС. Случаи, когда судебные решения принимались в пользу бизнеса, не редки в таких случаях. Существующие нормы законодательства не запрещают факсимильных подписей на счетах.
В вопросах с решением по налоговым документах много противоречий и неоднозначных суждений. Чтобы избежать споров и судебных разбирательств, все договоренности должны быть письменно оформлены надлежащим образом.
[q]Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 26.05.2008 г. по делу № А55-16332/2007
Заявителем кассационной жалобы выступило ЗАО «Молочная ферма 3». Жалоба подавалась на решение Арбитражного суда Самарской области и постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда по иску ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» к ЗАО «Молочная ферма 3» о взыскании суммы долга по договору купли-продажи. При этом решением Арбитражного суда требования ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» были удовлетворены частично в части взыскания невыплаченной задолженности по вышеуказанному договору. Апелляционная инстанция оставила данное решение без изменений.
В кассационной жалобе ЗАО «Молочная ферма 3» просило состоявшиеся судебные акты отменить в связи с нарушением судом норм процессуального и материального права. Заявитель кассационной жалобы указал, что соглашение сторон о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи отсутствует, при этом судом в качестве надлежащего доказательства наличия спорной задолженности указан акт приема-передачи, подписанный факсимильным способом.
В результате суд кассационной инстанции удовлетворил требования ЗАО «Молочная ферма 3», сославшись на отсутствие надлежащих доказательств наличия возникших договорных правоотношений.[/q]
Юридическая сила факсимильной подписи в актах и договорах
Данные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации, ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле. Для важных документов это может стать существенным моментом.
Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации, но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.
Если этот порядок в вашей организации не определен, то при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило, согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя (например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ).
к меню ↑
Образец пример приказа на использование факсимиле
Стоит не только пользоваться штампом с личной подписью, имея на то законные основания, но и быть внимательными к подозрительным оттискам на документах. Хотя современная штемпельная продукция и отличается превосходным качеством, есть несколько подсказок, помогающих определить, где стоит «живая», а где факсимильная подпись.
Во-первых, оригинальный росчерк не будет каждый раз совершенно одинаковым. Человек подписывается немного по-разному на разных документах. Существенного отличия нет, но детали и размеры неодинаковы. Когда же из документа в документ подпись идентична, то, скорее всего, использовано именно специальное клише.
Второй важный момент – обратная сторона документа. Когда на нем ставится собственная подпись, то нет следов давления, а штамп оставляет свой рельефный след.
Есть еще один способ удостовериться, держите вы в руках документ с факсимиле, изготовление которого займет считанные часы, или нет. Для этого нужно тщательно изучить бумаги, на которых стоит оригинальный автограф. Затем его сравнивают с сомнительной подписью. Как правило, факсимильный росчерк будет отличаться отсутствием мелких деталей и утолщениями по краям.
Наконец, самый достоверный метод проверки подписи – поручить это дело специалистам. Они имеют свои подручные средства и соответствующий опыт, который позволит выявить факсимиле даже самого высокого качества.
Для того чтобы получить на руки готовое изделие, заказчику достаточно предоставить качественную подпись изготовителю. Это можно сделать лично на бумажном носителе, привезя его в офис компании, или же переслать по электронной почте отсканированный вариант. Дополнительно нужно указать, каков реальный размер оригинальной подписи. Его рассчитывают от крайней верхней до крайней нижней точки, а также от крайнего правого до крайнего левого края.
Этот эскиз передают специалистам, которые готовят по нему электронный макет. Затем его распечатывают на пленке и приступают собственно к изготовлению клише. Сегодня можно выбирать одну из нескольких современных технологий, с помощью которых изготавливают факсимиле. Стоит остановиться на методе производства печатей из фотополимеров. Он позволяет выполнять заказ в сжатые сроки, при этом отменное качество изделия отлично сочетается с очень доступной ценой.
Теперь к готовому клише нужно подобрать оснастку, чтобы пользоваться печатью было легко и удобно. И факсимильная подпись поступит в полное распоряжение владельца. В случае срочного заказа от момента подачи заявки и до получения готового изделия пройдет буквально несколько часов.
Самое главное – использовать факсимильную подпись разумно. И тогда она действительно послужит на пользу предприятия, не доставляя проблем или дополнительных хлопот.
Теги: факсимиле
Количество показов: 12207
Возврат к списку
| Источник определения | Термин «подпись» | |
| Определение | Локализация в источнике | |
| ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) | Подпись – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица | Пункт 3.2.1.58 |
| ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст) | В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи | Пункт 3.22 |
| Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Росархивом) | Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись должностного лица | Раздел 2 |
| Единая система конструкторской документации. Основные надписи. ГОСТ 2.104-2006 (введен приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 № 118-ст) | Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица | Пункт 3.1.4 |
На законодательном уровне понятия факсимиле до сих пор не существует.
Хотя данное понятие фигурирует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже затрагивается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано.
В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле, которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.
Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле.
Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.
Печать наделяет бумагу юридической силой и должна подкрепляться подписью уполномоченного лица.
Штамп стандартизирует документы, указывая на их принадлежность конкретной организации.
Факсимиле тоже позволяет наделять бумаги юридической силой, но только в определенных случаях, указанных в нормати́вных правовых актах или в договоре сторон.
Основные факторы, вызывающие необходимость использовать факсимиле:
- руководителя нет в данный момент на работе или его предельная занятость;
- большой объем документов, которые руководителю необходимо лично подписать;
- ускорение и упрощение процесса обмена документацией внутри организации;
- ускорение оформления и заключения сделок между организациями.
Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.
Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.
Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:
- отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
- отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
- финансовым отношениям;
- административным отношениям.
Что такое факсимиле и когда его можно использовать
Судебные органы заявляют, что до нынешнего времени не существует правил, позволяющих ставить факсимильную подпись налогоплательщикам и работникам налоговых инспекций.
И вердикты различных судов разделились:
- Одни полагают употребление факсимиле при оформлении счетов-фактур неправомерным.
- Другие считают это допустимым, поскольку прямого запрещения употребления факсимильной подписи на счетах-фактурах в Налоговом кодексе нет.
Высший арбитражный суд Российской Федерации постановил, если стороны документально в начале операций оформили право использовать факсимильную подпись, то подписанные таким способом счета-фактуры считаются документом, наделенным юридической силой.
Также ВАС РФ указал на недопустимость предоставления налоговой декларации с факсимиле.
Кроме этого, этот суд посчитал невозможным применять факсимиле в работе налоговых инспекций.
- Часть 2 статьи 160 Гражданского Кодекса Российской Федерации говорит о возможности использования факсимильной подписи для письменных сделок.
- Отдельные ведомственные нормативные акты, которые касаются использования таких штампов в отдельных госструктурах. Например, Приказ Министерства внутренних дел России от 06.02.2007 № 130 «О порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей».
- Письмо Министерства РФ по налогам и сборам от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@ «Об использования факсимиле подписи» регулирует запреты на применение такого клише.
Такой штамп применяют организации с большим документооборотом. Использовать его в маленьких компаниях нет смысла. Вместо изготовления клише директору будет проще лично поставить несколько росписей. Законом разрешено применение штампа не только в коммерческих, но и государственных или муниципальных структурах.
Их различия:
- Способ постановки. Владелец сам ставит авторучкой, факсимиле с его росписью может проштамповать и другой человек.
- Юридическая сила. У личной росписи она присутствует всегда, у факсимильной – в отдельных ситуациях.
Преимущества факсимиле:
- Возможность подписания документации без руководителя.
- Экономия времени начальства. Проставить росписи штампом может другой человек.
- Ускорение процесса подписания документов.