Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проводки на 91 счете по удержанию за неиспользованный отпуск при увольнении». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
По законодательству работник может воспользоваться отпуском за первый год спустя полгода после приема на работу. В последующие годы отпуск может быть использован в любое время. Единственное условие — продолжительность одной части не менее 14 дней. Оставшиеся части можно разбивать в произвольном порядке.
При увольнении работника, организация обязана в последний день произвести с ним окончательные расчеты. При неиспользованном до конца отпуске, работнику выплачивается компенсация за оставшиеся положенные ему дни. В противоположной ситуации, когда работник использовал до конца отпуск за год, а увольняется до его окончания, работодатель имеет право удержать оплату за дни отпуска, отгулянного авансом.
При выплате отпуска авансом и последующем увольнении до окончания рабочего года, у работника образуется задолженность перед работодателем. С целью погашения этой задолженности и производится удержание. Стоит иметь в виду, что с сотрудника возможно удержать не более 20 % от общей выплаты.
Суммы удержанного отпуска влияют на расчеты по страховым взносам, НДФЛ и налогу на прибыль.
Виды отпусков:
- очередной оплачиваемый;
- дополнительный (оплачиваемый);
- учебный отпуск;
- по беременности и родам, и др.
В нашем случае рассматривается только один вид отпуска — очередной.
Сумму выплачиваемых отпускных можно представить формулой:
Среднедневной заработок (СДЗ) * Количество дней отпуска (КолД).
Основной задачей здесь является вычисление СДЗ. Для его расчета берется начисленная ЗП за 12 месяцев до отпуска, деленная на число отработанных дней.
Если стаж работника в организации меньше года, берется отношение числа месяцев с момента приема к фактически отработанному времени (количеству дней).
В сумму начисленной зарплаты входят все выплаты, включенные в систему оплаты труда. То есть, все социальные выплаты, компенсации проезда или питания, в расчете среднего заработка за период не участвуют.
По общему правилу удержания не могут превышать 20 процентов от суммы к выплате после уплаты налогов. Если переплата за отпуск превышает этот лимит, то превышение сотрудник возвращает добровольно. Взыскать эту задолженность по суду работодатель не сможет.
1. Работодатель освобождает Работника от обязанности по возврату задолженности, возникшей в связи с увольнением Работника по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ до окончания рабочего года, в счет которого он отгулял ежегодный оплачиваемый отпуск. Задолженность за 23 неотработанных дня отпуска составляет 24 642 (Двадцать четыре тысячи шестьсот сорок два) руб. что подтверждается бухгалтерской справкой от 21.09.2012 № 47 и признается Работником.
При увольнении работника, организация обязана в последний день произвести с ним окончательные расчеты. При неиспользованном до конца отпуске, работнику выплачивается компенсация за оставшиеся положенные ему дни. В противоположной ситуации, когда работник использовал до конца отпуск за год, а увольняется до его окончания, работодатель имеет право удержать оплату за дни отпуска, отгулянного авансом.
По законодательству работник может воспользоваться отпуском за первый год спустя полгода после приема на работу. В последующие годы отпуск может быть использован в любое время. Единственное условие — продолжительность одной части не менее 14 дней. Оставшиеся части можно разбивать в произвольном порядке.
Проводки на 91 счете по удержанию за неиспользованный отпуск при увольнении
- Законно ли производить удержание.
- Как рассчитать дни, за которые были начислены излишние отпускные.
- Какой период следует брать к расчету при удержании отпуска.
- Какую часть заработной платы можно удержать у работника.
В большинстве организаций оформление отпуска – дело простое. Если сотрудник идет по графику, который был составлен в предыдущем году, то не требуется никаких личных заявлений. За две недели сотрудники отдела кадров составляют приказ, в котором расписывается руководитель предприятия или структурного подразделения, а также сам работник. Следует быть внимательными, так как именно в приказе прописаны даты отпуска, а также количество дней отдыха. Подписывая документ, работник дает свое согласие на эти даты и конкретное количество дней.
Если по математике отпускных получилось, что сумма неотработанных дней превышает количество дней в последнем отпуске — например, рассчитанный авансовый отпуск равен 12 дням, а фактический конечный — 10 дням — то бухгалтерии фирме требуется исследовать среднюю зарплату прошлого года и отпуска.
Согласно положениям Трудового кодекса, защищающему права и труд работников, каждый сотрудник вправе на отпуск не меньше 28 календарных дней, из них 14 — подряд идущих, а остальные дни могут делиться на любые отрезки в течение года.
За счет каких источников производится начисление отпускных, зависит не только о специфики деятельности организации, особенностей ее Учетной политики, но и от того, создавался ли для выплаты отпускных резерв предстоящих расходов.
Естественно, если речь идет об отпусках без сохранения заработной платы, вопрос о бухгалтерских записях не возникает. Ведь проводка без суммы не бывает, а раз за отпуск нет начислений, то и проводка не формируется.
В противном случае вы можете обнаружить, что в конечном итоге вы идете, не внося новых взносов на некоторое время. Наконец, еще одна важная проблема, которую следует учитывать, если вы получаете оплачиваемый отпуск по страхованию, заключается в том, что в большинстве случаев ваши страховые взносы не будут автоматически вычтены. Если у вас есть страховые взносы по страхованию здоровья, автоматически вычитаются, а затем начинают получать инвалидность, скорее всего, вам нужно будет написать чек, чтобы покрыть эти премии, пока вы снова не начнете регулярно получать зарплату.
Как отразить в учете компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении
Вне зависимости от системы налогообложения, которую применяет организация, с компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением, удержите НДФЛ (абз. 6 п. 3 ст. 217 НК РФ).
НДФЛ надо перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода. Так предусмотрено пунктом 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ.
С компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением, нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. «д» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 6 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование перечисляйте не позднее 15-го числа следующего месяца. А взносы «на травматизм» – в день, который установлен для выдачи зарплаты.
При расчете налога на прибыль включите компенсацию в текущие расходы на оплату труда (п. 8 ст. 255 НК РФ). Такой порядок применяется независимо от того, создает организация в налоговом учете резерв предстоящих расходов на оплату отпусков (ежегодного вознаграждения за выслугу лет и вознаграждения по итогам года) или нет. Дело в том, что списать сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении за счет этого резерва нельзя.
Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за неиспользованный отпуск, предоставляемый по коллективному договору (сверх установленного в законодательстве)?
Если внутренними документами организации предусмотрено предоставление сотрудникам дополнительных отпусков (сверх установленных в законодательстве), денежную компенсацию, выплачиваемую взамен таких отпусков, не учитывайте при расчете налога на прибыль. Дело в том, что в расходы нельзя включать затраты на оплату отпусков, предоставляемых на основании коллективных договоров (п. 24 ст. 270 НК РФ, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 11 апреля 2006 г. № Ф04-4099/2005(21317-А27-29)). А значит, и компенсацию за такие отпуска при расчете налога учесть нельзя. Такой позиции придерживается Минфин России в письме от 18 октября 2005 г. № 03-03-04/1/284.
Ситуация: как отразить при расчете налога на прибыль компенсацию, выплачиваемую при увольнении сотрудника, за отпуска, не использованные им в течение двух и более лет?
Компенсацию за отпуска, не использованные сотрудником в течение двух и более лет, учтите в расходах при расчете налога на прибыль.
Это связано с тем, что обязанность организации выплатить увольняющемуся сотруднику компенсацию за все неиспользованные отпуска предусмотрена законодательством (ч. 1 ст. 127 ТК РФ). А значит, такая компенсация включается в состав расходов на оплату труда (п. 8 ст. 255 НК РФ). Такой же позиции придерживается Минфин России в письме от 20 мая 2005 г. № 03-03-01-02/2/90.
Следует отметить, что непредоставление сотруднику отпуска в течение двух лет подряд запрещается (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Поступив так, организация нарушит трудовое законодательство.
Порядок отражения компенсации в налоговом учете зависит от метода учета доходов и расходов, который применяет организация.
Если организация применяет метод начисления, сумму компенсации включите в состав прямых или косвенных расходов.
Если организация занимается производством и реализацией продукции (работ, услуг), перечень прямых расходов определите в учетной политике (п. 1 ст. 318 НК РФ).
Внимание: при утверждении перечня прямых расходов в учетной политике помните, что деление расходов на прямые и косвенные должно быть экономически оправданно (письма Минфина России от 26 января 2006 г. № 03-03-04/1/60, ФНС России от 24 февраля 2011 г. № КЕ-4-3/2952). В противном случае налоговые инспекторы могут пересчитать налог на прибыль.
Так, компенсацию, начисленную сотрудникам, непосредственно занятым в производстве, учтите в составе прямых расходов. Компенсацию за неиспользованный отпуск, начисленную администрации организации, отнесите к косвенным расходам.
Компенсацию, которая относится к прямым расходам, учитывайте при расчете налога на прибыль по мере реализации продукции, в стоимости которой она учтена (абз. 2 п. 2 ст. 318 НК РФ).
Компенсацию, которая относится к косвенным расходам, учтите при расчете налога на прибыль в последний день месяца, в котором она была начислена (п. 2 ст. 318, п. 4 ст. 272 НК РФ).
Если организация оказывает услуги, то прямые расходы можно учесть, как и косвенные, в момент их начисления (абз. 3 п. 2 ст. 318 НК РФ).
В торговых организациях компенсации за неиспользованный отпуск признаются косвенными расходами (абз. 3 ст. 320 НК РФ). Поэтому учитывайте их при расчете налога на прибыль в месяце, в котором они были начислены.
Пример, как учесть выплату компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением. Организация на общем режиме (метод начисления, резерв на оплату отпусков в налоговом учете не создает)
ООО «Торговая фирма «Гермес»» занимается оптовой торговлей.
Менеджер организации А.С. Кондратьев увольняется 11 марта. Ему положена компенсация за неиспользованный отпуск в сумме 8330 руб.
Прав на вычеты по НДФЛ у Кондратьева нет. НДФЛ с компенсации составил:
8330 руб. × 13% = 1083 руб.
В марте бухгалтер «Гермеса» сделал проводки:
Дебет 96 Кредит 70
– 8330 руб. – начислена компенсация за неиспользованный отпуск;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1083 руб. – удержан НДФЛ;
Дебет 70 Кредит 50
– 7247 руб. (8330 руб. – 1083 руб.) – выплачена из кассы компенсация (за минусом НДФЛ).
При расчете налога на прибыль за март бухгалтер включил в текущие расходы всю сумму начисленной компенсации (8330 руб.).
Ранее, при создании резерва на оплату отпусков, в бухучете возникла вычитаемая временная разница и соответствующий ей отложенный налоговый актив. Это произошло из-за того, что при формировании резерва в бухучете были отражены соответствующие расходы, а в налоговом нет. При начислении компенсации возникает обратная ситуация: сумма компенсации включается в состав расходов в налоговом учете, а в бухгалтерском нет, поскольку она списывается за счет резерва. Поэтому в бухучете следует отразить частичное списание отложенного налогового актива.
Бухгалтер сделал проводку:
Дебет 68 Кредит 09
– 1666 руб. (8330 руб. × 20%) – списан (частично) отложенный налоговый актив.
Пример, как учесть выплату компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением. Организация на общем режиме (метод начисления), относится к малым предприятиям и не создает резерв на оплату отпусков
ООО «Торговая фирма «Гермес»» занимается оптовой торговлей.
Менеджер организации А.С. Кондратьев увольняется 11 марта. Ему положена компенсация за неиспользованный отпуск в сумме 8330 руб.
Прав на вычеты по НДФЛ у Кондратьева нет. НДФЛ с компенсации составил:
8330 руб. × 13% = 1083 руб.
В марте бухгалтер «Гермеса» сделал проводки:
Дебет 44 Кредит 70
– 8330 руб. – начислена компенсация за неиспользованный отпуск;
При кассовом методе учета компенсацию включите в расходы в момент ее фактической выплаты сотруднику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).
Пример, как учесть выплату компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением. Организация на общем режиме (кассовый метод), относится к малым предприятиям и не создает резерв на оплату отпусков
ООО «Альфа» оказывает услуги по ремонту оборудования.
Начальник цеха В.К. Волков увольняется 21 марта. Ему положена компенсация за неиспользованный отпуск в сумме 4284 руб.
Прав на вычеты по НДФЛ у Волкова нет. НДФЛ с компенсации составил:
4284 руб. × 13% = 557 руб.
В марте бухгалтер «Альфы» сделал проводки:
Дебет 25 Кредит 70
– 4284 руб. – начислена компенсация за неиспользованный отпуск;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 557 руб. – удержан НДФЛ;
Дебет 70 Кредит 50
– 3727 руб. (4284 руб. – 557 руб.) – выплачена из кассы компенсация (за минусом НДФЛ).
При расчете налога на прибыль за март бухгалтер включил в текущие расходы всю сумму выплаченной компенсации за неиспользованный отпуск (4284 руб.).
Продолжение >>
Удержания при увольнении за предоставленный «авансом» отпуск
Допустим, сотрудник решил уволиться, но до конца рабочего года, в счет которого он использовал отпуск авансом, остается 2 месяца 20 дней.
Отпускные были рассчитаны, исходя из среднего дневного заработка в размере 500 руб.
Количество дней неотработанного отпуска определяется таким образом:
(28 дней/12 месяцев) * 3 месяца (округлили 20 дней до месяца) = 6,99 календарных дня
Сумма к удержанию составляет: 500 * 6,99 = 3 494 руб.
Нужно отразить сумму оплаты неотработанных дней отпуска. По дебету будут затратные счета — 20, 23,25,26 на сумму отпускных которые невозможно удержать, по кредиту — 70 и сторнировочная запись — нужно отразить сумму оплаты неотработанных дней отпуска.
Важно помнить об очередности удержания: сначала удерживается НДФЛ, потом алименты, а дальнейшие удержания производятся по инициативе работодателя.
На сумму отпускных, которую невозможно удержать, нужно сделать сторнировочную запись. И эти суммы мы относим на «Прочие расходы» организации (Дебет 91.2 Кредит 70).
Корректировка исчисленного и удержанного из доходов работника НДФЛ и страховых взносов в данной ситуации не потребуется.
Здесь алгоритм многоступенчатый, но довольно понятный.
Во-первых, бухгалтер делает сторнировочные записи в бухучете на сумму излишне выплаченных отпускных.
В нашем примере 5 000 руб. – сторнирована излишне выплаченная сумма отпускных (Дебет 20,23,25,26 Кредит 70 (сторно)).
Кроме того, бухгалтер сторнирует сумму НДФЛ (Дебет 70 Кредит 68 (сторно)).
5 000 * 13 % = 650 руб.
Также ему нужно сторнировать сумму страховых взносов, которую уплатили из отпускных (Дебет 20,23,25,26 Кредит 69 (сторно)).
5 000 * 30,2 % (взнос в ПФР, на ОПС, ОСС, на травматизм) = 1 510 руб.
Во-вторых, бухгалтер осуществляет начисление зарплаты, отражает это в бухучете.
Если сотрудник увольняется 14 октября, то проводку нужно сделать в этот же день — Дебет 20,23,25,26 Кредит 70.
В итоге сотруднику, покидающему компанию, начисляется 15 000 руб.
В-третьих, бухгалтер отражает удержанный НДФЛ (Дебет 70 Кредит 68).
5 000 * 13% = 1 950 руб.
В-четвертых, он начисляет страховые взносы (Дебет 20,23,25,26 Кредит 69).
15 000 * 30,2 % = 4 530 руб.
В-пятых, определяет зарплату к выплате при увольнении (Дебет 70 Кредит 50,51).
(15 000 — 1 950) – (5 000 — 650) = 8 700 руб.
То есть из 15 000 руб. вычитывается НДФЛ. Из 5 000 руб., которые удерживаются с работника, также вычитывается НДФЛ. В результате получается к выплате сумма в размере 8 700 руб.
В-шестых, определяется сумма НДФЛ, которая перечисляется в бюджет.
1 950 — 650 = 1 300 руб.
В-седьмых, остается определить страховые взносы для перечисления.
4 530 — 1 510 = 3 020 руб. (начисляются только на разницу)
Подпишитесь на наш канал в Telegram @konturjournal, чтобы вовремя узнавать о самых важных изменениях для бизнеса.
Согласно статьям 126-127 ТК РФ денежные компенсации сотрудникам предоставляются:
- при увольнении, а также при переводе на другое предприятие — за все неиспользованные дни отпусков;
- без увольнения — за часть отпуска, превышающую 28 дней.
На заметку!
Проработав даже пол месяца, сотрудник получает право на компенсацию за неиспользованные отпускные дни.
Это касается ежегодных оплачиваемых основных и дополнительных отпусков. Сотрудник имеет право на компенсацию независимо от:
- причины увольнения;
- профессиональной категории;
- условий работы — по срочному трудовому договору, по совместительству и т.д.
Хотя сотрудницы в декрете некоторое время не выполняют свои трудовые обязанности, при увольнении они также имеют право на денежное возмещение за отпускные дни. Но при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный отпуск, важно учесть, что:
- отпуск по беременности и родам входит в трудовой стаж;
- отпуск по уходу за ребенком до 3 лет не входит в трудовой стаж.
Сотрудник полностью не отработал год, но уже потратил весь отпуск и решил уволиться? В таком случае работодатель имеет право удержать сумму излишне выплаченных отпускных. Но так поступить он может далеко не всегда.
Работодатель может простить отпускной долг сотруднику. Но для этого придется оформить соответствующее соглашение и впоследствии выполнить пересчет налога на прибыль.
Для получения компенсации работающему сотруднику нужно подать заявление с указанием периода работы и количеством предоставленных за него за дней отпуска. Руководствуясь им работодатель издает указ о назначении соответствующей выплаты.
Компенсация отпуска увольняющемуся сотруднику должна быть выплачена в его последний рабочий день. Если же трудовые отношения не разрываются, компенсацию можно включить в зарплату за текущий месяц.
Уклонение от выплаты компенсации грозит работодателю и должностным лицам административными штрафами, а также дисциплинарными взысканиями. Если же нарушаются сроки выплаты — за каждый день задержки работнику начисляется дополнительная компенсация (статья 236 ТК РФ).
Порядок расчета компенсации за неиспользованный отдых прописан в пунктах 28-29, 35 Правил об отпусках. В общем случае она начисляется пропорционально отработанному на предприятии времени. Но в некоторых случаях работнику положено полное возмещение за год:
- если до увольнения сотрудник успел проработать 11 месяцев;
- если сотрудник проработал 5,5-11 месяцев и был уволен по обстоятельствам, перечисленным в пункте 28 Правил об отпусках.
Проводки компенсации при увольнении
Для расчета количественных данных по удержанию с конкретного сотрудника, бухгалтерии необходимо отталкиваться от размеров его средней зарплаты трудящегося, который увольняется. Эту сумму следует умножить на то количество дней, которое трудящийся обязан возвратить в связи с ранее предоставленным отпуском.
Заново рассчитывать отпускные у работников бухгалтерии нет необходимости. Достаточно поднять архивные документы по расчету самих отпускных.
По законодательству размер суммы удержания должен быть списан только после того, как с зарплаты сняты все предусмотренные законом налоги и сборы.
Документальное оформление — распоряжение, которое пишет руководитель. Для этого нет унифицированной формы. Обычно оно подчиняется простым правилам внутренней нормативной документации.
Обязательная информация в документе:
1. ФИО увольняющегося сотрудника.
2. Количество лишних дней отпуска.
3. Конкретная сумма удержания.
4. Откуда она будет удержана.
Также должна быть строчка, где увольняющийся сотрудник поставит подпись и согласится вернуть требуемые средства. Помимо росписи, там должно быть письменное согласие на данное удержание.
Учеты по налогам в таком случае требуют особого подхода.
Все зависит от ситуации: произошло удержание за неиспользованные дни, или работодатель «прощает» эти суммы своему бывшему сотруднику.
Если все высчитанные суммы прощается трудящемуся, то у бухгалтерии нет необходимости делать перерасчет НДФЛ и всех страховых взносов.
Если работодатель отказался от удержания суммы, то бухгалтера должны убрать эти суммы из графы расходов, уменьшающие доходы.
Если сумма все же удержана, то ее нужно откорректировать в соответствие с НДФЛ, но делать это необходимо непосредственно в день увольнения работника, а не в день совершения расчета.
Расчет отчислений в соцфонды в момент возврата работником этих отчислений, уменьшается, и расчет проводится по уменьшенной базе.
При заполнении специализированного бланка НДФЛ нужно уменьшить сумму заработка на сумму удержанных средств, а сумму налога — на сумму НДФЛ начисленного при расчете.
Бухгалтерский учет предполагает заполнение всех документов, по которым будет указан доход и расход организации.
При удержании средств с работника за отгулянный и неотработанный отпуск в бухгалтерских документах должны быть следующие значения:
1. Сторнирование суммы, которую выплатили трудящемуся в качестве отпускных. Счет затрат счет, где происходит фиксация отпускных выплат именной этой категории работников.
Для дебета — 20, 23, 25, 26, 44. По кредиту — 70.
2. Сторнирование сумм отпускных, которые списывались с резервного счета.
По дебету — 96, а по Кредиту — 70.
3. Передача в кассу излишних отпускных. По Дебету — 50, по Кредиту — 70.
4. Сторнирование налогов и взносов. По Дебету — 70, 23, 25, 26, 44, а по Кредиту — 70.
Это все закреплено в письме Минфина еще от 2003 года.
Все бухгалтерские проводки по отпускам
Бывают случаи, когда 20% заработной платы не хватает, чтобы погасить задолженность перед предприятием за дни использованного отпуска. В таком случае работник может сам, в добровольном порядке внести остаток в кассу предприятия.
Но работник может и отказаться выплачивать средства, потраченные авансом за отпуск.
Эта проблема имеет два решения:
1. Подать в суд на бывшего сотрудника.
2. Простить работнику данную задолженность.
Как от всех доходов, от заработной платы вычитается и переводится в казну работодателем, выполняющим функции агента по налогам, НДФЛ по стандартному тарифу 13 % для резидентов (лиц, проживающих на территории России более 183 дней в году без выездов) и 30 % для нерезидентов (не проживающих в пределах России подряд 183 дня в году), а также страховые взносы во внебюджетные фонды по общей ставке 30 %.
Сам отпуск осуществляется за счет фирмы, выплата включается в перечень расходов для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль.
А увольнение сотрудника до конца года влечет излишек выплаты ему в бухгалтерии организации и удержание этой суммы. Следовательно, требуется изменить суммы и по налогам и страховым взносам в государственные фонды.
Во-первых, на день выплаты за отпуск предприятие не допустило ошибок в ведении учета операций, так как проблема связана не с самими отпускными, а с прекращением трудового договора до завершения календарного года.
Уточнение данных за время до отпуска и в процессе отпуска не осуществляется, ошибок по законодательству нет. Корректорские действия необходимы за период самого увольнения.
Подписанное сторонами соглашение о прощении долга автоматически запускает механизм налоговых корректировок, связанных с этим событием.
Для работника пересчет налоговых обязательств к материальным потерям не приводит — налог с его дохода в виде прощеного долга уже был удержан при выплате ему отпускных. Изменение статуса полученной суммы с отпускных на некий бонус от работодателя (прощение долга) влияния на налоговые обязательства по НДФЛ не оказывает.
Что делать с НДФЛ, если работник добровольно погашает долг по авансовым отпускным, см. в материале«НДФЛ с неотработанных отпускных подлежит возврату».
У работодателя ситуация иная. В связи с «актом доброй воли» в отношении работника придется пересчитывать налог на прибыль. При этом возникает необходимость исключить из расходов сумму неотработанных отпускных (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ). Налоговики считают такие расходы экономически необоснованными (письмо УФНС по городу Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).
В отношении начисленных на сумму неотработанных отпускных страховых взносов необходимо отметить, что основания в их пересчете отсутствуют — они начислялись в рамках трудовых отношений. Правомерность их учета в составе налоговых расходов чиновниками Минфина не оспаривается (письмо от 23.04.2010 № 03-03-05/85).
В соответствии со ст. 115 и 122 ТК РФ организация обязана ежегодно предоставлять сотруднику основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.
Если работник увольняется до окончания рабочего года, за который ему уже был предоставлен отпуск, то у него появляется задолженность перед работодателем за неотработанные дни отпуска. Работодатель имеет право удержать сумму задолженности из денег, причитающихся работнику при увольнении. Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, указанных в ст.
137 ТК РФ. Согласно нормам этой статьи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться: · для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях; · для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК РФ) или простое (ч. 3 ст. 157 ТК РФ); · при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.
Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 ч. 1 ст. 77 или пп. 1, 2 или 4 ч. 1 ст. 81, пп. 1, 2, 5, 6 и 7 ст.
83 ТК РФ. Рассмотрим ситуацию, когда работник увольняется по собственному желанию. Согласно нормам ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50 % заработной платы, причитающейся работнику. При этом какого-либо исключения в части удержания сумм излишне начисленных отпускных законодательство не содержит.
Остальная часть задолженности может быть погашена работником добровольно. Если работодатель по каким-либо причинам не удержал с работника причитающуюся сумму, то в дальнейшем взыскать ее в судебном порядке нельзя. На это указывает ч. 4 ст. 137 ТК РФ, в соответствии с которой взыскание можно произвести только при счетной ошибке, вине работника в невыполнении норм труда или в простое, а также в случае неправомерных действий работника.
Аналогичная норма содержится и в ст.
1109 ГК РФ, согласно которой не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения заработная плата и приравненные к ней платежи и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки. Для расчета суммы, которая подлежит возврату, нужно определить количество календарных дней отпуска, которое работник отдыхал авансом. А затем умножить число дней неотработанного отпуска на средний дневной заработок для расчета отпускных.
Работник устроился на работу 1 августа 2006 г.
В марте 2007 г. ему был предоставлен ежегодный основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
При оплате отпуска средний дневной заработок составил 1 000 руб.
При удержании за неотработанные дни отпуска необходимо пересчитать все налоги и иные обязательные платежи: ЕСН, НДФЛ, налог на прибыль, страховые взносы на обязательное пенсионное страхование. На сегодняшний день налоговые органы придерживаются позиции, что излишне выплаченные отпускные являются ошибкой.
И, ссылаясь на ст. 54 НК РФ, требуют сдавать уточненные налоговые декларации.
Но с этой позицией можно поспорить.
Согласно письму Роструда от 23 июня 2006 г. № 947-6 Трудовой кодекс не предусматривает предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска определенной продолжительности пропорционально отработанному работником времени.
При наличии права на такой отпуск работник вправе получить оплачиваемый отпуск установленной продолжительности.
Факт пересчета отпускных при увольнении не является исправлением ошибки, так как на момент предоставления отпуска расчет был произведен верно и бухгалтер не знал, что работник уволится до конца рабочего года Работник устроился на работу 5 сентября 2006 г.
В апреле 2007 г. ему был предоставлен ежегодный основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней. При оплате отпуска средний дневной заработок составил 900 руб.
Заработная плата, причитающаяся работнику при увольнении, — 25 500 руб.
Нередко случается так, что из зарплаты работника необходимо удержать некоторые суммы. Это может случиться по разным причинам, например после выплаты зарплаты обнаруживается ошибка в начислениях или работник стал должен по причине нанесения ущерба предприятию. Подскажите какие суммы правомерно удерживать из зарплаты работника по российскому законодательству? Как правильно удерживать такие суммы?
Удержания из зарплаты могут быть разными: по просьбе самого работника, по исполнительным документам, по распоряжению работодателя. Последние, в свою очередь, могут иметь место в случае:
(или) причинения работником материального ущерба работодателю;
(или) выплаты работнику лишних сумм в рамках трудовых отношений (далее — излишние выплаты) (Статья 137 ТК РФ).
Порядок удержания излишних выплат отличается от порядка удержания сумм возмещения ущерба. Посмотрим, что же относится к излишним выплатам, как их можно удержать с работника и что делать, если это не удалось.
Сначала определите количество месяцев, не отработанных до окончания рабочего года, в счет которого сотруднику был предоставлен отпуск. В расчет принимайте полностью отработанные месяцы. Остатки дней в месяцах, отработанных не полностью, округляйте до полных месяцев по правилам округления. Остаток до 14 календарных дней включительно отбрасывайте, а остаток от 15 календарных дней и более округляйте до полного месяца.
Такой порядок предусмотрен пунктом 35 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169. Несмотря на то что этот документ был принят давно, он продолжает действовать в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.
Пример
Сотрудник был принят на работу в компанию 16 июня 2014 года. Рабочий год для предоставления отпуска – с 16 июня 2014 года по 15 июня 2015 года. Отпуск продолжительностью 28 календарных дней за этот рабочий год сотрудник использовал в декабре 2014 года. Работник увольняется по собственному желанию 2 марта 2015 года.
На период с 16 июня 2014 года по 15 февраля 2015 года приходится восемь полных месяцев. С 16 февраля по 2 марта – еще 15 дней. Этот месяц принимается за полный. Итого сотрудник отработал девять месяцев. Значит, при увольнении организация вправе удержать с сотрудника сумму отпускных, начисленных за три неотработанных месяца (12 – 9).
Затем рассчитайте среднедневной заработок сотрудника для оплаты отпуска.
Общую сумму, которую нужно удержать из зарплаты сотрудника при увольнении, определите по формуле:
| Сумма удержаний | = | Среднедневной заработок | х | Количество неотработанных месяцев | х | (Продолжительность отпуска, положенного сотрудника за год/ | 12 |
Сотрудник должен возместить организации всю сумму неотработанных отпускных. Но удержать можно не более 20 процентов от суммы на руки.
Пример
Работник ООО «Восход» Соколов Д. И. устроился в компанию 15 декабря 2014 года. С 3 по 29 августа 2015 года он был в отпуске продолжительностью 28 календарных дней (именно столько составляет ежегодный отпуск в компании).
В сентябре 2015 года Соколов написал заявление об уходе по собственному желанию и был уволен. Последний день его работы – 21 сентября 2015 года. Получается, что всего он отработал в компании 9 месяцев и семь дней. Это означает, что часть начисленных отпускных он должен вернуть. Сотрудник был вправе рассчитывать на отпуск продолжительностью 21 календарный день (28 дн. : 12 мес. × 9 мес.).
Следовательно, с него нужно удержать отпускные за 7 дней отпуска (28 – 21), на которые он не имел права.
Предположим, что отпускные Соколову были рассчитаны исходя из среднедневного заработка в 681,12 руб. Таким образом, с работника причитается 4767,84 руб. (681,12 руб. × 7 дн.).
За отработанные дни сентября 2015 года Соколову начислено 14 285,71 руб. 20 процентов от этой суммы составляет 2857,14 руб. Именно столько бухгалтер может удержать с работника.
Ситуация: что делать, если удержать отпускные, выданные авансом, из зарплаты сотрудника невозможно
Предложите сотруднику добровольно вернуть сумму отпускных за неотработанные дни отпуска. В случае отказа организация, конечно, вправе обратиться за взысканием в суд (ст. 391 ТК РФ).
Норма законодательства, которая ранее запрещала работодателям взыскивать такие отпускные в судебном порядке, утратила силу (приказ Минздравсоцразвития России от 20 апреля 2010 г. № 253). Однако суды в таком случае, как правило, на стороне работников (см. определение Воронежского областного суда от 6 декабря 2011 г. № 33-6954, определение Верховного суда РФ от 25 октября 2013 г. № 69-КГ13-6).
Как в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред 3.0) при увольнении сотрудника удержать отпускные, начисленные за неотработанные дни? Почему при этом не возмещаются НДФЛ и страховые взносы?
Чтобы понять, почему при удержании сумм отпускных, начисленных за неотработанные дни, не возмещаются НДФЛ и страховые взносы, обратимся к статье 137 ТК РФ.
Обратить внимание тут стоит на два ключевых слова: «удержания» и «могут». Так как этот вид расчета, будучи удержанием, не может быть расценен как доход, то и в расчетную базу НДФЛа и страховых сумм попасть не может, а следовательно, не возникает и возмещения
Добавим, что не стоит забывать и о том, что даже возвратив деньги, сотрудник получит доход, вернуть который просто не возможно – это дни, учтенные в стаже и переданные в отчете в ПФР
Так как этот вид расчета, будучи удержанием, не может быть расценен как доход, то и в расчетную базу НДФЛа и страховых сумм попасть не может, а следовательно, не возникает и возмещения. Добавим, что не стоит забывать и о том, что даже возвратив деньги, сотрудник получит доход, вернуть который просто не возможно – это дни, учтенные в стаже и переданные в отчете в ПФР.
Слово «могут», употребленное в ТК, в отличие от слова «должны», говорит о том , что применять это удержание или нет — решает работодатель, считая, что взяв отпуск авансом и не отработав, работник не сдержал взятых на себя обязательств, за что и должен быть наказан.
В программе в приказе на увольнение автоматически исчисляются не отработанные дни.
У работодателя есть возможность не использовать это право.
На закладке Начисления и удержания виден расчет
В примере, рассмотренном в видеоролике (см. ниже), увольняемый в сентябре сотрудник не работал ни одного дня, и как видно из отчета Расчетный листок, удерживать у сотрудника не из чего.
Вспомнив об ограничениях, которые накладывает ТК, в случае если сотрудник добровольно не изъявит желания вернуть эту сумму, организация может простить сотрудника или же обратиться в суд.
Подробнее смотрите видео (видеоролик выполнен в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» релиз 3.0.18.63)
При расчете оплаты очередного оплачиваемого отпуска производится расчет среднего заработка за 1 день и умножается на количество отпускных дней.
Для этого берется период работы на текущем месте, если он составляет менее 1 года, или 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, если время работы превышает 1 год.
В различных организациях могут действовать локальные нормативные акты по расчету отпускных.
Важно помнить только то, что расчет по местным правилам не может ущемлять работника. Если в организации принят расчет отпускных за последние 6 месяцев, то следует рассчитать их за 12 месяцев и за 6.
Если окажется, что при расчете отпускных за 12 месяцев сумма окажется больше, следует выплатить именно ее.
Средний дневной заработок=все выплаты работнику, включая премии и другие начисления, за исключением отпускных и больничных, разделить на 12 месяцев и разделить на 29,3 (среднее количество дней в месяце по состоянию на 2020 год). Полученная цифра и будет применяться при вычислении размера отпускных.
Удержание компенсации за использованный отпуск при увольнении
В первую очередь, необходимо рассчитать, какая сумма была выплачена авансом.
На примере: работник принят 01.05.2017, полный отпуск 28 календарных дней был взят в ноябре. Заявление на увольнение подписано 01.04.2018. При расчете отпускных дней был выведен дневной средний дневной заработок 890 рублей, размер отпускных начислений составил 24 920 руб.
Сотрудник отработал 10 полных месяцев. 28/12*10=23 дня (количество отпускных дней, перекрытых отработанными месяцами), должно быть произведено удержание за 28-23=5 дней.
5 дней * сумму среднего дневного заработка при расчете отпускных 890 руб.=4450 руб. Указанная сумма может быть удержана при завершающих расчетах с работником.
В бухгалтерских документах удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении отражается следующим образом:
С целью отражения самого начисления заработной платы сотруднику используются счета 70 и 26, конкретно – Дебет счета 20 и Кредит счета 70. Удержание НДФЛ отражается с помощью счетов Дебет счета 70 и Кредит счета 68.
Для осуществления проводки удержания за неотработанные дни отпуска используется красное Сторно, отражаемое с минусом. Проводка сторнирования НДФЛ (возврат) за удержания маркируется красным цветом или пишется с минусом.
Итоговые начисления сотруднику, после вычета всех удержаний, отражаются двумя счетами 50 – при получении денег из кассы (согласие работника на возмещение), или же счетами 51 – если деньги выплачиваются через банк.
Проводка в конечном счете выглядит так: Дебет счета 70 Кредит счета 50.
Обратите внимание, что нет необходимости корректировать ранее сделанные проводки.
За счет того, что проводки удержания за неотработанные дни отпуска производятся с отрицательным значением, все значения перекрываются и отчетность становится ровной, без необходимости внесения дополнительных корректировок.
В 1С удержание за неотработанный отпуск может быть отражено как компенсация не отгулянного отпуска, но с отрицательным значением. Корректировать ранее созданные документы на выплату отпускных необходимости нет.
Все начисления по заработной плате придут в норму и не будет необходимости производить дополнительные корректировки.
Все доходы, получаемые налогоплательщиком, облагаются НДФЛ. В случае пересчета авансовых отпускных налог удерживаться не должен.
При первичном расчете отпускных вычет НДФЛ уже был произведен, и при перерасчете по письменному заявлению сотрудника может быть возвращен подоходный налог пропорционально удержанному при начислении отпускных.
Предположим, что с работника при начислении отпускных был удержан налог 10000 руб. Работник обязан компенсировать половину выплаченных отпускных. Тогда он имеет право на уменьшение НДФЛ при последней выплате на 5000 рублей.
То есть сумма, удержанная при первичном начислении и рассчитанный от нее подоходный налог должны вернуться налогоплательщику.
Прежде чем выполнять регистрацию удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении в 1с 8.3 ЗУП, необходимо определиться с тем, какой именно вариант удержания будет выполняться:
- как сторно начислений (при этом происходит уменьшение облагаемой базы по НДФЛ и страховым взносам),
- либо как обычное удержание (база не уменьшается).
- Настройки удержания за использованный авансом отпуск в 1С 8.3 ЗУП
- Ввод удержания за неотработанные дни отпуска в 1С ЗУП 8.3
- Расчет и учет удержания за неотработанные дни отпуска при варианте учета «сторно начислений»
- Расчет и учет удержания за неотработанные дни отпуска при варианте учета «удержание»
- Проводки в 1С по удержаниям за неотработанные дни отпуска при увольнении
Что такое удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении
Менеджер ООО «Бриз» Гаврилов Р. Н. увольняется, использовав в текущем году отпуск стандартной продолжительности (28 дней). На момент разрыва трудовых отношений с работником бухгалтер ООО «Бриз» располагал следующей информацией:
- количество полученных от работодателя авансом дней отпуска — 12;
- среднедневной заработок для расчета отпускных — 1 120 руб.
Дополнительные условия:
- во время нахождения работника в отпуске в компании повысились оклады — повышение произошло 20 мая и затронуло весь рабочий коллектив;
- окончание отпуска Гаврилова Р. Н.пришлось на 30 мая;
- оклад работника до и после повышения составил 25 000 и 28 000 руб. соответственно.
Расчет специалист бухгалтерии начал с определения неотработанных отпускных дней, приходящихся на период после повышения окладов. Из 12 авансированных отпускных дней на период после повышения пришлось 11 дней (с 20 по 30 мая), на неотработанные дни отдыха, оплачиваемые без учета повышающего коэффициента, приходится 1 день (12 – 11).
Бухгалтер произвел следующий расчет, используя формулу из предыдущего раздела:
∑Онд = 1 день × 1 120 руб. + 11 дней × [1 120 руб. × (28 000 руб. / 25 000 руб.)] = 14 918,40 руб.
Такая сумма на момент увольнения Гаврилова Р. Н. составила его задолженность перед работодателем как полученная, но не отработанная.
Какую часть этого долга получится вернуть работодателю, расскажем в следующем разделе.
О том, как порядок предоставления отпуска может измениться, см. здесь.
Полученная в результате расчета величина не отработанных сотрудником отпускных и сумма, которую можно удержать из его дохода, совпадают не всегда.
ВАЖНО! Сумма удержаний ограничена законодательно (ст. 138 ТК РФ) и составляет 20% от получаемого работником дохода. В отдельных случаях разрешено превысить установленное ограничение до величины, не превышающей половины от полученного дохода.
Следует учесть, что кроме авансовых отпускных у сотрудника могут быть и иные обязательства (по исполнительным листам, в связи с возмещением ущерба и т. д.). Тогда и они в совокупности с авансовыми отпускными не должны превысить указанного ограничения размера удержания.
Бухгалтеру необходимо выяснить, какую часть рассчитанной суммы неотработанных отпускных можно вычесть из доходов сотрудника. Если иных удержаний у него нет, а размер полученных авансом отпускных составляет менее 1/5 части получаемой при увольнении суммы, проблем не возникает — авансированные отпускные можно удержать в полном объеме.
Если установленное ст. 138 ТК РФ ограничение не позволяет работодателю возместить полностью указанную сумму, можно попытаться предпринять следующее:
- попросить работника добровольно погасить оставшуюся часть долга;
- обратиться для решения вопроса о взыскании в судебные органы (ст. 382-383 ТК РФ);
- простить остаток задолженности.
Каждый из перечисленных способов имеет свои нюансы. Например, добровольное погашение долга влечет пересчет НДФЛ, а прощение долга приводит к корректировке обязательств по налогу на прибыль.
Судебный путь решения вопроса, как показывает практика, не всегда в пользу работодателя. Например, в апелляционном определении Верховного суда Республики Карелии от 11.01.2013 № 33-111/2013 суд встал на защиту интересов работодателя, а в постановлении президиума Ростовского областного суда от 15.09.2011 № 44г-109 по аналогичному вопросу высказана противоположная точка зрения.
Что устанавливает ТК РФ в отношении удержаний из зарплаты, узнайте из этой статьи.
Удержание за неотработанный отпуск при увольнении производится из получаемых работником сумм окончательного расчета. В отдельных законодательно установленных случаях такие удержания не разрешаются или ограничиваются.
- Налоговый кодекс РФ
- Трудовой кодекс РФ
Как вы знаете, по истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя сотрудник вправе получить отпуск за первый год работы. Но по договоренности сторон отпуск может быть предоставлен и раньше. А за второй и последующие годы отпуск полагается в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков (ч. ч. 2, 4 ст. 122, ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ).
Если сотрудник на дату увольнения использовал больше дней оплачиваемого отпуска, чем ему положено в текущем рабочем году, то получается, что работодатель оплатил неотработанные дни отпуска. Поэтому он вправе удержать отпускные за неотработанные дни из выплат сотруднику при увольнении.
По общему правилу удержания не могут превышать 20 процентов от суммы к выплате после уплаты налогов. Если переплата за отпуск превышает этот лимит, то превышение сотрудник возвращает добровольно. Взыскать эту задолженность по суду работодатель не сможет.
Унифицированной формы такого приказа нет. Работодатель составляет его в произвольной форме. В приказе нужно указать:
- фамилию и инициалы сотрудника;
- должность сотрудника;
- количество неотработанных дней отпуска;
- сумму удержания;
- источник удержания (вид выплаты при увольнении).
Например, формулировка приказа может быть такой: «в целях погашения задолженности, образовавшейся в связи с увольнением <фамилия, инициалы, должность сотрудника > по <основание увольнения по ТК РФ> до окончания рабочего года, в счет которого ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск, приказываю: удержать из <источник удержания> <фамилия, инициалы, должность сотрудника > денежные средства за <количество дней> неотработанных дней ежегодного оплачиваемого отпуска в размере <сумма удержания>».
Сотрудника следует ознакомить с приказом под роспись. Однако желательно предусмотреть реквизит для подтверждения не только факта ознакомления, но и факта согласия сотрудника с текстом приказа.