Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить титульный лист трудовую книжку». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Часто, ошибки допущенные кадровиками давным давно всплывают при выдаче заявления о назначении пенсии вместе с трудовой книжкой.
Поскольку пенсионный фонд не может принять неправильно составленный и заполненный документ, он делает все для того, чтобы работник мог исправить ошибки, и пенсионер будет вынужден бегать по своим бывшим местам работы восстанавливая правильность заполнения.
Титульный лист трудовой книжки: все нюансы и образец заполнения
После прочтения данной статьи, оформление титульного листа трудовой книжки не составит труда. Конечно, все сведения должны быть оформлены надлежащим образом.
Записи вносятся только черной или же синей ручкой.
Заполнение титульного листа может осуществляться и на компьютере, но без опыта в подобном заполнении лучше не экспериментировать.
Также, что касается правил заполнения трудовой, то она в первую очередь должна быть заполнена аккуратно. Постарайтесь избегать ошибок, подчеркиваний и прочих недочетов. Ваша запись должна быть понятна всем, поэтому пишите аккуратно и разборчиво.
Соблюдайте это правило, заполняя все листы трудовой книжки. На этом основные сведения о заполнении плавно перетекают в конкретизирование каждой строки.
Первая страница трудовой книжки содержит данные о работнике. Фамилия, имя и отчество гражданина должны быть записаны максимально аккуратно и правильно. Дело в том, что совершенная в этой информации ошибка может стать следствием печальных последствий, вплоть до смены трудовой книжки.
ФИО нужно писать раздельно, чтобы каждая запись имела свою строку.
Старайтесь не допускать ошибок в написании. Заполняйте каждое из составляющих имени одной и той же пастой.
Если в одном из написанных слов много букв, пишите их как можно мельче. Также трудовая книжка предусматривает перенос слова с одной строки на другую.
Если вы пишите информацию об образовании, обязательно держите перед собой диплом работника, чтобы не сделать ошибки.
Существуют три степени образования, по факту которых возможно принятие на работу, это высшее, то есть послевузовское, среднее, то есть окончание школы, а также среднее специальное, после техникума или же училища.
Одно из этих слов вы пишите на специально отведенной строчке.
Кто расписывается в трудовой книжке? После того, как трудовая книжка заполнена, ставится подпись работника.
Она должна быть четкой и повторять роспись в паспорте.
В случае если работник со временем меняет фамилию, то подпись со старой фамилией зачеркивается тонкой полосой, а рядом ставится новая подпись.
Как правило, на подпись в трудовой книжке работника сверху ставится печать организации.
Если говорить о специальности, то здесь присутствует огромный разброс мнений о том, что действительно нужно писать в трудовой книжке в графе профессия, специальность. Кто-то считает, что нужно писать специальность, которой вы овладели еще в институте, кто-то наровит вписать в трудовую желаемую специальность.
На самом же деле все предельно просто – в трудовую книжку вписывается специальность по которой на данный момент работает работник по трудовому договору.
В первую очередь необходимо упомянуть, что заполнение трудовых книжек регулируется статей 66 ТК РФ. Кроме того, нужно упомянуть два других основополагающих документа.
Образец и правила заполнения трудовой книжки утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей.
Помимо инструкции, которая отвечает на вопрос: как правильно вносятся записи в трудовой книжке (2020 год) — существуют также Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. Образец трудовой книжки можно посмотреть в нашей статье.
Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, могут помешать трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправить неточности будет работодатель, который их допустил. Либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки допустила. Поэтому важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.
За ведение и сохранность документа отвечает именно работодатель, он же обязан завести его работнику при первом трудоустройстве. Руководитель может сам нести ответственность за заполнение бланков, либо возложить полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.
Тонкости заполнения титульного листа трудовой книжки
Бланк трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
Образцы покажут, как заполнять трудовую книжку (2020) по разделам и как должна выглядеть титульная страница.
Документ содержит три части:
- титульная часть — основные сведения о работнике;
- сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
- сведения о награждениях.
Рассмотрим, как правильно заполнить каждую часть книжки.
Титульный лист нужно оформлять особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк книжки в негодность.
На этой странице трудовой должна содержаться следующая информация:
- Ф.И.О. владельца;
- дата его рождения;
- образование (среднее, среднее специальное, высшее);
- наименование профессии, как в дипломе;
- дата открытия книжки;
- подпись лица, заполнявшего бланк;
- печать организации (если есть).
Эта страница заполняется только по данным документов, которые предоставил работник. Это должны быть паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.
Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:
- Порядковый номер текущей записи.
- Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
- Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, переводов на другую должность.
- Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.
Сведения в этот раздел должны быть включены в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и так далее.
Реорганизация предприятия также отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении.
Не нужно говорить о том, насколько важно правильное заполнение трудовой книжки (2020) — ведь от этого могут зависеть размеры будущей пенсии работника, других социальных выплат
Переход с одной должности на другую также отражается в этом разделе трудовой книжки.
Различают два вида переводов:
- внутренний — работник меняет должность, находясь в одной организации;
- внешний — меняется работодатель. При этом предыдущий трудовой договор разрывается и заключается новый.
При внутреннем переводе в третьей графе книжки записывают «переведен на должность… » и указывается новая должности и название отдела, если он менялся.
Прежде чем дать рекомендации по заполнению титульников трудовых книжек, уместно перечислить те правовые акты и документы, в которых закреплены основные положения о внесении записей в трудовые книжки.
- Самый важный документ – это Правила ведения и хранения трудовых книжек, которые были утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», где наиболее широко освещены все нюансы их оформления.
- Другой документ — Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69. В нем отражены правила, которыми необходимо руководствоваться, если при заполнении титульного листа трудовой книги были допущены ошибки.
- В российском Трудовом кодексе также есть статьи, посвященные трудовым книжкам — это статьи под номерами 66, 77-81 и 83-84.
Титульный лист трудовой книжки
Пункт «Дата заполнения», в котором фиксируется день, когда трудовая книжка была оформлена, также располагается на ее титульном листе, однако упоминание о нем было вынесено из инструкции в отдельный подраздел.
Данному аспекту адресуется особое внимание, потому что организация может завести трудовую книжку на нового сотрудника не в течение пяти дней, как того требует Инструкция, а через длительный промежуток времени. Например, бланков в организации на тот момент не оказалось, а когда они появились, то в них данную дату решают проставить «задним числом».
Как и в любой деятельности, ошибки при заполнении титульных листов трудовых книжек приводят к негативным последствиям. Их пресечение осуществляется при помощи следующих санкционных мер:
- Должностные лица при первичном нарушении правил заполнения трудовых книжек несут ответственность в размере от 5 до 50 МРОТ, а при вторичном дисквалифицируются на 1-3 года.
- Юридические лица при первом нарушении штрафуются на 300-500 МРОТ, а при рецидиве могут быть и вовсе отстранены от своей деятельности.
Все взыскания с вышеперечисленных субъектов осуществляет Трудовая инспекция.
Более подробно об особенностях внесения записи о работе в трудовую книжку читайте тут.
Возможны два варианта исправления ошибок. Если трудовая книжка оформляется первый раз, то проще всего ее ликвидировать. Именно этот вариант больше всего подходит тогда, когда ошибки были совершены при заполнении лицевого листа трудовой книжки.
Другой вариант предусматривает исправление ошибок без ликвидации трудовой книжки. Описанные ниже манипуляции разрешено осуществлять только с неправильно указанными именем, фамилией, отчеством и датой рождения.
Подводя итог, следует отметить, что запись в трудовой книжке директора или любого другого лица, хоть и не является сложным процессом, нередко приводит к ошибкам в ее оформлении. Избежать их порой бывает сложно, виной чему может быть, как банальная невнимательность, так и незнание правил заполнения трудовых книжек.
Особенно важно помнить об этом при заполнении титульного листа, поскольку он своего рода «лицо» документа. Однако если следовать ряду простых рекомендаций, то всех неприятностей, связанных с данным вопросом, можно избежать.
Кроме того, любые ошибки исправимы, в том числе и ошибки, допущенные при заполнении трудовых книжек. Пути их решения также требуют определенной доли внимания, но при этом имеют простую и понятную суть.
Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить. Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами.
Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.
В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.
Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в <структурное подразделение> <название должности, профессии, специальности с указанием квалификации>». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».
Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.
\r\n\r\n
Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.
\r\n\r\n
Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.
\r\n\r\n
Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.
\r\n\r\n\r\n
СПРАВКА. Исправление ошибок, допущенных при заполнении титульного листа, происходит в ином порядке (см. ниже главку «Как исправить ошибку в трудовой книжке»).
\r\n\r\n\r\n
\r\n\r\n
Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена и когда обнаружена. Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа и выявлена сразу же, то такая трудовая книжка признается испорченной и подлежит уничтожению (с составлением акта). На работника оформляется новая книжка (п. 42 Правил).
\r\n\r\n
Если ошибка на титульном листе обнаружена после подписания бланка сотрудником и внесения в книжку прочих записей, то придется делать исправление. Неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные. Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки. Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.
\r\n\r\n
При выявлении ошибок в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» применяется другой порядок. Зачеркивания в этих разделах не допускаются, а все изменения вносятся путем признания записей недействительными (п. 1.2 Инструкции).
\r\n\r\n
При обнаружении любой ошибки в данных о работе (в т.ч. неправильных сведений о переводе или об увольнении) или в данных о награждении нужно сделать следующее.
\r\n\r\n
В графе 1 проставить очередной порядковый номер записи, а в графе 2 — текущую дату. В графу 3 внести такой текст: «Запись за № таким-то недействительна». И далее в этой же графе, через точку указать верные сведения, если таковые имеются. Например: «Запись за № 12 недействительна. Принят на должность слесаря». Если же запись была внесена ошибочно и менять ее не надо, то в графе 3 достаточно указать на недействительность сведений. Например, если под номером 12 была отражена ошибочная запись об увольнении (а на самом деле сотрудник не был уволен), то для ее исправления в графе 3 достаточно написать: «Запись за № 12 недействительна».
\r\n\r\n
В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.
\r\n\r\n\r\n
ВНИМАНИЕ. Вносить исправления можно не только в отношении «своих» ошибок. В таком же порядке корректируются ошибки, допущенные предыдущими работодателями. При этом инициатором внесения исправлений должен быть сам работник. Действующий работодатель может указать ему на ошибку и обязан, в случае обращения работника, оказать ему необходимую помощь (п. 27 Правил).
\r\n\r\n
Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется в случае утраты трудовой книжки. Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.).
\r\n\r\n
Во всех этих случаях необходимо заполнить новый бланк трудовой книжки. При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат». После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата. Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа такой же, как и при оформлении трудовой книжки человеку, впервые поступающему на работу.
\r\n\r\n
Раздел «Сведения о работе» заполняется следующим образом.
\r\n\r\n
В графу 3 без всякого заголовка, а также без присвоения номера и указания даты вносится запись об общем стаже сотрудника по состоянию на дату поступления на работу к действующему работодателю. То есть указывается общее количество лет, месяцев и дней, отработанных на всех предыдущих местах работы. Например: «Общий стаж работы 8 лет, 4 месяца 12 дней». Стаж подсчитывается на основании подтверждающих документов или трудовой книжки, если она не утрачена.
\r\n\r\n
Далее вносятся конкретные записи о работе — от старых к свежим. Здесь действуют те же правила, что и при внесении записей о работе в исходный вариант книжки: в графе 1 ведется последовательная нумерация, в графы 2 и 3 переносятся данные из соответствующих документов, а в графе 4 приводится информация о документах, на основании которых внесены записи.
\r\n\r\n
После этого нужно сделать запись о текущей работе у того работодателя, который выдает дубликат. В итоге этот документ обретает ту же силу, что и первоначальная трудовая книжка, и его можно использовать в кадровом делопроизводстве.
Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.
Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.
Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.
СПРАВКА. Исправление ошибок, допущенных при заполнении титульного листа, происходит в ином порядке (см. ниже главку «Как исправить ошибку в трудовой книжке»).
Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется в случае утраты трудовой книжки. Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.).
Во всех этих случаях необходимо заполнить новый бланк трудовой книжки. При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат». После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата. Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа такой же, как и при оформлении трудовой книжки человеку, впервые поступающему на работу.
Раздел «Сведения о работе» заполняется следующим образом.
В графу 3 без всякого заголовка, а также без присвоения номера и указания даты вносится запись об общем стаже сотрудника по состоянию на дату поступления на работу к действующему работодателю. То есть указывается общее количество лет, месяцев и дней, отработанных на всех предыдущих местах работы. Например: «Общий стаж работы 8 лет, 4 месяца 12 дней». Стаж подсчитывается на основании подтверждающих документов или трудовой книжки, если она не утрачена.
Далее вносятся конкретные записи о работе — от старых к свежим. Здесь действуют те же правила, что и при внесении записей о работе в исходный вариант книжки: в графе 1 ведется последовательная нумерация, в графы 2 и 3 переносятся данные из соответствующих документов, а в графе 4 приводится информация о документах, на основании которых внесены записи.
После этого нужно сделать запись о текущей работе у того работодателя, который выдает дубликат. В итоге этот документ обретает ту же силу, что и первоначальная трудовая книжка, и его можно использовать в кадровом делопроизводстве.
Изучим, в какой последовательности специалист кадровой службы фирмы-работодателя должен закреплять оформление сотрудника на работу в его трудовой книжке.
Прежде чем заполнять трудкнижку, кадровик должен убедиться в том, что к этому моменту подписан договор между сотрудником и работодателем, а также издан приказ руководителя фирмы о приеме человека на работу. Затем, оснастившись ручкой с черными, синими или же фиолетовыми чернилами, сотрудник кадровой службы может заполнять трудкнижку.
Оптимальная последовательность действий кадровика такова:
- заполнение графы 3 основного раздела трудкнижки — «Сведений о работе»;
- заполнение графы 1 соответствующего раздела;
- заполнение графы 2;
- заполнение графы 4.
Данная последовательность, как часто показывает практика работы российских кадровиков, позволяет свести к минимуму ошибки при работе с трудкнижкой.
Если человек оформляется на работу впервые, то кадровику к тому же понадобится заполнить и титульный лист документа.
Рассмотрим теперь особенности выполнения каждого действия подробнее. Начнем с заполнения титульного листа трудкнижки — условимся, что необходимость в этом есть.
Заполнение титульного листа трудкнижки не должно вызывать сложностей. На нем фиксируются:
- фамилия, имя, отчество, дата рождения работника (в формате XX.XX.XXXX, как в паспорте);
- образование работника (по диплому, аттестату);
- его профессия или специальность в соответствии с документом о присвоении специальности или квалификации (далее в статье мы рассмотрим данный нюанс подробнее);
- дата заполнения документа;
- подпись работника;
- подпись сотрудника кадровой службы компании, в которой оформляется трудкнижка, — как можно более разборчиво (идеальный вариант для кадровика — вписать свою фамилию от руки);
- печать фирмы.
Есть ряд нюансов заполнения титульного листа трудкнижки. Прежде всего стоит обратить внимание на то, что:
- сотрудник кадровой службы, подписывающий трудкнижку, должен иметь соответствующие полномочия, оформленные приказом директора фирмы (если это не так, то подписывать документ должен директор);
- норму, по которой с апреля 2015 года российские юрлица вправе не использовать в своей работе печать (ст. 2 закона от 6.04.2015 № 82-ФЗ), Роструд не рекомендует распространять на процедуру заполнения трудкнижки (письмо Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1), так что печать ставить нужно в любом случае, а если ее нет — следует завести.
При этом использование фирмой печати должно быть легитимизировано посредством указания сведений о печати в Уставе организации.
Выше мы отметили, что на титульном листе трудкнижки могут указываться сведения о профессии или специальности сотрудника. Основанием для внесения записей в соответствующую графу должен быть документ, подтверждающий наличие у человека необходимых компетенций. Это не всегда может быть диплом о высшем образовании, поскольку занимаемая человеком должность необязательно будет соответствовать квалификации, полученной в вузе. Например, если сотрудник имеет диплом бакалавра по физике и желает стать помощником инженера по безопасности труда, то ему нужно аттестоваться по соответствующей должности — и только после этого в графу о профессии на титульном листе трудкнижки кадровик сможет внести запись. До того момента данную графу можно не заполнять.
Для того чтобы что-то изменить на титульном листе трудкнижки, нужно:
- зачеркнуть прежнюю информацию непрерывной горизонтальной чертой;
- вписать новую информацию чуть выше или на одной строке с прежними данными);
- на странице трудкнижки, примыкающей к обложке, зафиксировать запись, отражающую суть внесенных изменений (например, «Фамилия изменена на фамилию такую-то на основании свидетельства о заключении брака»).
Бланки новых трудкнижек, как правило, продаются с голограммами, которые подлежат наклеиванию на трудкнижку и используются для защиты тех или иных сведений, фиксируемых в документе: однажды наклеенная голограмма не может быть удалена без повреждения документа. Закон не обязывает работодателей задействовать голограммы, но с их помощью можно, к примеру, защитить номер трудовой книжки, подпись ее владельца или фирмы-работодателя.
В графе 3 основного раздела трудкнижки в первой из доступных строк сверху фиксируется полное и сокращенное название фирмы-работодателя. Если в распоряжении кадровика есть штамп фирмы, в котором оба реквизита указаны, — можно использовать его и пропечатать таким образом соответствующие реквизиты в трудкнижке.
На следующей доступной строке, расположенной ниже тех, в которых вписано название фирмы, указывается название должности нанимаемого сотрудника в составе фразы «принят на должность». Если в трудовом договоре определено, в каком структурном подразделении фирмы работает сотрудник, то сведения об этом также вносятся в соответствующие строки графы 3. Если нет — то ничего об этом в трудкнижку вписывать не нужно.
Данные, указываемые в разделе «Сведения о работе» трудкнижки и не имеющие отношения к увольнению, не должны заверяться какими-либо подписями или печатями. В свою очередь, те сведения, которые фиксируются в документе при увольнении сотрудника, заверяются подписями работника кадровой службы и увольняющегося сотрудника, а также печатью фирмы.
Приложение 1. Инструкция по заполнению трудовых книжек
После заполнения графы 3 раздела «Сведения о работе» можно переходить к внесению сведений в графу 1 соответствующего раздела. В ней фиксируется порядковый номер записи в трудкнижку. Он обязательно должен быть на единицу больше, чем тот, что соответствует предыдущей записи. Самая первая запись в трудкнижку — о приеме на работу человека первым работодателем — должна иметь номер 1, вторая (например, отражающая факт увольнения) — 2. Новый работодатель должен будет заполнять трудкнижку, используя порядковый номер 3 и следующие цифры.
Порядковый номер записи в трудкнижку фиксируется в строке, расположенной напротив первой строки, начиная с которой указываются сведения в графе 3, содержащие наименование должности сотрудника, — то есть напротив словосочетания «принят на должность».
После заполнения графы 1 оптимально будет осуществить внесение данных в графу 2 раздела «Сведения о работе» трудкнижки.
В графе 2 фиксируется дата начала работы нанимаемого сотрудника фактически — с первого дня его явки на работу. Она необязательно будет совпадать с той, которая фигурирует в приказе, или соответствовать дате заполнения трудкнижки кадровиком.
Дата приема сотрудника на работу фиксируется в строке, располагающейся на одном уровне со строкой, в которой указывается порядковый номер записи в трудкнижку (в графе 1), и той, с которой начинает вводиться информация о должности работника (в графе 3).
Следующее действие кадровика — заполнение графы 4 раздела «Сведения о работе». Здесь все довольно просто. Необходимо вписать в строку, располагающуюся напротив той, в которой присутствует словосочетание «принят на должность», слово «Приказ», после чего указать дату и номер соответствующего документа, удостоверяющего факт приема сотрудника на работу.
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
ТК II № 3098122
|
Фамилия |
Солдатов |
|
Имя |
Капитон |
|
Отчество |
Ильич |
|
Дата рождения |
17.08.1997 |
|
Образование |
Высшее — бакалавриат |
|
Профессия, специальность |
Культуролог |
|
Дата заполнения |
15.07.2019 |
|
Подпись владельца книжки |
Солдатов |
Печать Подпись лица, ответственного за ведение ТК
Майорова
Форма первого листа и иных разделов трудовой книжки утверждена тем же Правительственным Постановлением, что и Правила ведения и хранения ТК — № 225 от 16.04.2003.
Для внесения записей допустимо использовать только ручку черного либо синего цвета. Можно воспользоваться и компьютерными программами, но они требуют некоторого навыка.
Главное требование – аккуратное заполнение каждой графы. Подчеркивания, исправления недопустимы. Желательно использовать разборчивый почерк, чтобы запись мог изучить любой, кому необходимо ознакомиться с документом.
- Обозначение имени и фамилии. Личные данные работника вносятся сразу, на первую же страницу. ФИО должны быть заполнены аккуратно, с максимальной точностью. Любая ошибка может привести к печальным последствиям. Одно из них – полная замена документа. У каждой позиции в ФИО должна быть своя строка, данные пишутся отдельно друг от друга. Для каждого составляющего элемента нужно использовать одну и ту же пасту. Если букв в одной из части имени слишком много, то можно писать их просто мельче. Слова допускается переносить, с одной строки на другую.
Трудовая книжка
- Информация об образовании. Здесь не допустить ошибки поможет сам диплом о получении образования. Его рекомендуется всегда держать рядом. Когда человек поступает на рабочее место, это возможно на основе факта получения трех возможных степеней образования. Это касается: высшего, среднего, среднеспециального. Соответствующая строчка и заполняется одним из этих слов.
- Как быть с датой рождения? На слова гражданина при заполнении опираться не рекомендуется, брать нужно только паспорт. Частый вопрос в связи с этим — использовать ли пропись или цифры для работы с такой информацией? Дату рождения запрещается вносить буквенным обозначением. Нужно применять только цифры. Любая другая форма будет считаться нарушением действующих норм законодательства. Главное – правильно вписывать буквально каждую составляющую цифру. Но эта графа допускает наличие ошибок. Чтобы исправить их при появлении, достаточно зачеркнуть неверную запись, либо перенести ее на другую сторону разворота, в том же титульном листе.
- О личных подписях работника. После того, как заполнение завершено, документ отдают сотруднику, чтобы он поставил свою личную роспись. Главное требование к ней – четкость, точное совпадение с тем, что представлено в паспорте. Если спустя некоторое время фамилия меняется, то подпись для старой просто перечеркивают. И используют для этого тонкую полосу. Рядом ставят то обозначение, которое впредь считается верным. Печати стоят над подписью, но закрывать ее не должны.
Правила заполнения
- Данные по профессии и специальности. Многие спорят о том, что вообще следует записывать в графу, связанную с профессиональными и специальными навыками сотрудника, его опытом в той или иной сфере. Кто-то говорит о том, что необходимо вносить специальность, официально полученную во время обучения в институте. Другие упоминают о специальности желаемой либо той, которую человек просто занимает в настоящее время. Но правила в этом плане еще проще. В данной графе вписывают должность, занимаемую сотрудником в настоящее время.
Заполнение трудовой книжки в 2020 году: правила и образец
Роль основания передается соответствующим документам. Вроде стандартного паспорта, свидетельство о рождении, заключении либо расторжении брака. Порядок действий, которым вносят изменения, выглядит так:
Титульный лист трудовой книжки
- Прежние данные зачеркивают одной чертой.
- Новые идут практически следом.
- У обложки трудовых книжек есть внутренняя сторона. Туда пишут ссылки к документам, послужившим основанием для изменений.
Информация заверяется подписью руководства и организационной печатью. Они подтверждают, что ей можно верить. Порядок будет тем же, если возникнет необходимость что-то исправить еще раз.
В такой ситуации надо просто дополнить те сведения, что уже имеются в документе. Не нужно зачеркивать то, что уже имелось ранее. Основанием становятся только документы о получении образования, но приводить ссылки на них не надо.
В специальной графе не нужно также отмечать отдельно повышение уровня образования в той же специализации. Дополнения хватит и в случае освоения новых профессий одним сотрудником.
Изменение фамилии
Если ошибка допускается при заполнении бланка, то последний тут же считается ошибочным. Его необходимо уничтожить, что сопровождается оформлением соответствующего акта. Трудовую книжку заводят с использованием нового бланка. При этом форма для сопроводительного акта не имеет четких ограничений. Каждая компания может самостоятельно разработать свои собственные правила.
Если ошибка обнаружена спустя некоторое время, исправления предполагают применение того же порядка, что и при изменении личных данных. Основание – документ, из которого данные были переписаны неправильно.
Для обозначения трудовых книжек используют аббревиатуру AT. После нее ставится римская цифра. Чем новее документ – тем больше будет эта цифра. Последние версии выходили в июле-декабре 2003 года, они обозначаются как AT X. Их всего пять групп.
Чтобы проверить подлинность того или иного бланка, достаточно сопоставить данные о возрасте со временем, когда трудовая деятельность только начиналась. Для этого же отправляют запросы сотрудникам Пенсионного Фонда.
Трудовая книжка — образец заполнения приема на работу
Иногда бывает так, что информация пропущена, а работник настаивает на том, чтобы она присутствовала в документах. Особенно часто это происходит, когда кого-то увольняют.
Кадровики считают, что в таких ситуациях надо сначала отменить запись об увольнении, затем внести требуемые данные, и только после этого повторить информацию, касающуюся ухода с работы. Такие действия не признаются правильными.
Ведь отмена увольнения происходит без серьезных на то оснований.
Пропущенную запись просто вписывают туда, где она должна быть. Если это касается, например, перевода в другую организацию, обязательно указываются ее реквизиты.
- Если выявлена ошибка:
- Внести все верные сведения в дубликат, в таком же виде, как и в оригинале.
- На самом первом листе справа в верхнем углу сделать пометку «Дубликат».
- На титуле старой книги оставить заметку: «Взамен выдан дубликат» и указать серию и порядковый №.
- Когда книга пришла в непригодность:
- Записать данные об общем непрерывном стаже на предыдущих местах занятости.
- Расписать все по периодам сохраняя хронологический порядок в соответствии с предоставленными работником сведений из документов, взятых с прежних мест трудоустройства.
- В верхнем углу справа на стр. 1 поставить нужную отметку.
- На старой книге на титульном листке нужно указать данные о выдаче дубликата и прописать серию и №.
- При потере – только при помощи акта, подтверждающего этот факт:
- Вносятся данные об общем или непрерывном опыте. Информация подтверждается документально.
- Вписываются сведения о наградах и поощрениях с последнего места работы.
- На 1 странице ставится соответствующий штамп
- На старой ТК пишется – «Взамен выдан дубликат» серия и №.
Для лица уполномоченного вести и хранить книгу предусмотрено два вида ответственности:
- Дисциплинарная. Она может заключаться в вынесении замечания, выговора и даже увольнения по соответствующей статье.
- Уголовная – применяется крайне редко и исключительно к физическим лицам уполномоченным вести трудовые:
Наиболее частой причиной изменений на титульной странице трудовой книжки является смена фамилии в связи со вступлением в брак (или разводом). Бывают и более экзотические причины: смена фамилии, имени, отчества или даже даты рождения «просто так».
|
Инструкция по заполнению трудовых книжек (приказ Минтруда России от 10.10.2003 № 69) |
|
|
2.3. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы). |
|
Титульный лист трудовой книжки — образец заполнения
Если ошибка допущена при первичном заполнении трудовой книжки, то лучше всего не заниматься ее исправлением, а признать бланк книжки испорченным (порча по вине работодателя, деньги с работника за второй бланк брать не надо).
Если ошибка обнаружена впоследствии (например, вы вдруг обнаружили, что вместо года рождения работнику написали текущий год), то у вас есть несколько вариантов действий, в зависимости от ситуации:
- если записей в трудовой книжке мало (трудовую книжку заводили в вашей организации, либо ваша организация — второе место работы работника, и первая организация доступна), то, возможно, проще всего будет переоформить трудовую книжку заново;
- если записей достаточно много, то при отсутствии настоятельной необходимости проще всего сделать вид, что вы не заметили эту ошибку точно так же, как и ваши предшественники (это не шутка, многие ошибки с большой вероятностью так и останутся навсегда незамеченными никем кроме вас);
- если же вы все-таки решили внести исправление, то вам следует руководствоваться следующим:
|
Правила ведения и хранения трудовых книжек… (постановление правительства России от 16.04.2003 № 225) |
|
|
27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь. 28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа. Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем — физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа. |
|
Таким образом, буква правил предписывает вам отправить работника к тому работодателю, который произвел неверную запись, за справкой о том, что ошибка действительно имела место. Если работодателя найти невозможно (что не такая уж и редкость), то можно внести изменение на свой страх и риск (вряд ли кому-то придет в голову разбираться, действительно ли ликвидирована та организация, которая неправильно внесла год рождения или написала «Наталья» вместо «Наталия»). В любом случае в качестве основания исправления логичнее указать паспорт, а не справку.
Внимание! Запись «До поступления на работу в … трудового стажа не имел» действующими нормативными актами не предусмотрена!
Подробнее о заполнении раздела трудовой книжки «Сведения о работе» см. соответствующую статью.
Это неофициальная статистика.
| серия | примерные годы выпуска |
|---|---|
| Трудовые книжки образца 1974 года | |
| АТ−I | 1975−1976 |
| АТ−II | 1977−1979 |
| АТ−III | 1980−1982 |
| АТ−IV | 1983−1985 |
| АТ−V | 1986−1989 |
| АТ−VI | 1990−1992 |
| АТ−VII | 1993−1997 |
| АТ−VIII | 1998−2000 |
| АТ−IX | 2001−2002 |
| АТ−X | 2003 |
| Трудовые книжки образца 2003 года | |
| ТК | 2004−2005 |
| ТК−I | 2006−2007 |
| ТК−II | 2008−июнь 2010 |
| ТК−III | июнь 2010−2012 |
| ТК−IV | 2013− |
| Вкладыши в трудовую книжку | |
| *АТ−I | 1975−1979 |
| *АТ−II | 1980−1986 |
| *АТ−III | 1987−1993 |
| *АТ−IV | 1994−2003 |
| ВТ | 2004−2009 |
Обратите внимание! С 2020 года начинается переход на электронные трудовые книжки. Все работающие граждане могут выбрать формат самостоятельно. До конца года каждый из них должен подать заявление о том, в каком варианте вести их трудовую.
Форма трудовой книжки действующая в 2020 году (скачать бланк).
Информация о полученном лицом образовании должна выписываться из диплома, аттестата или другого документа, подтверждающего окончание того или иного учреждения (школы, техникума, ВУЗа, института и т. п.).
Выделяют несколько типов образования, согласно Постановлению Минтруда РФ № 69 от 10 октября 2003 года:
- высшее (то есть полученное после окончания ВУЗа);
- среднее профессиональное;
- среднее специальное (полученное в результате окончания техникума или училища);
- среднее общеобразовательное (то есть окончание школы);
- и т. д.
Кроме этого, можно указать присвоение сотруднику квалификации (например, магистр) в той же строке.