Как написать акт сверки образец

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать акт сверки образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Необходим предприятиям для сверки по договорам, контрактам или счетам-фактурам. Составляется с целью подтверждения наличия или отсутствия задолженности (дебиторской или кредиторской) по данным бухучета.
Согласно законодательству РФ акт сверки может служить основанием для прерывания срока исковой давности (3 года). Это значит, если должник в течение 3-х лет с момента возникновения долга подпишет акт сверки, отсчет срока исковой давности начнется заново.
Акт сверки может использоваться в качестве доказательства в суде в случаях взыскания задолженности с должника. Главное, чтобы в договоре с контрагентом-должником четко указывались сроки погашения.

Сверка расчетов с контрагентами. Бланки взаиморасчетов и примеры заполнения

Составляется в 2-х экземплярах. Его достоверность визируется подписью главбуха и руководителя либо уполномоченного им лица. ИП подписывает документ лично либо оформляет нотариально заверенную доверенность на уполномоченное лицо. Законодательно четкого порядка подписания нет, но именно изложенные в данной статье варианты принято использовать в деловой практике.

Изначально оба экземпляра направляются на подпись второй стороне. Впоследствии, после подписания, у каждого из контрагентов остается по экземпляру.

Чтобы подписание не слишком затягивалось, на акте прописывают сроки, в которые его необходимо вернуть назад. Либо параллельно высылают сопроводительное письмо, в котором фиксируют срок, в течение которого следует вернуть подписанный документ или сообщить о расхождениях в сверке.

Если у сторон нет разногласий, акт может быть подписан исключительно бухгалтерами предприятий. Но следует помнить, что такой документ суд рассматривать не будет.

Если у контрагентов есть разногласия, составляется акт сверки с разногласиями.

Наименование документа.
Временной период, за который проводится сверка (например, отчетный – год или квартал).
Договор, на основании которого создается документ.
Официальное название каждой из сторон (такие реквизиты как КПП, ОГРН, ИНН и им подобные можно не указывать).
Место составления документа (указывать необязательно, но исходя из правил ведения документооборота, желательно).
Сведения по перечислениям каждой из сторон (в форме таблицы) в денежном выражении.
Ссылки на первичные документы, подтверждающие совершенные операции.
Размер задолженности каждой стороны. Если задолженности нет, это тоже стоит отметить.
Подписи бухгалтеров и руководителей каждой стороны или иных уполномоченных лиц (непременно указываются должности подписывающих), печати.

!! Заверять акт печатью необязательно. Однако, в случае судебных разбирательств, акт без печати может не приниматься во внимание, как не имеющий юридической силы.

-1-
Вопрос. Может ли акт сверки подписываться исключительно руководителем?
Ответ. Да, это разрешено. Такой акт имеет юридическую силу в суде.

-2-
Вопрос. Имеет ли юридическую силу акт сверки расчетов, подписанный только одной из сторон?
Ответ. Нет, такой документ не имеет юридической силы и не может служить доказательством наличия задолженности в суде.

-3-
Вопрос. Можно ли передать акт сверки второй стороне в электронном виде, не распечатывая?
Ответ. Нет, документ передается в распечатанном виде из рук в руки либо отправляет почтой.

-4-
Вопрос. Какой валюте следует составлять акт сверки расчетов?
Ответ. Документ составляется в той валюте, в которой проводятся расчеты с контрагентом. Если это иностранный контрагент, с которым вы рассчитываетесь в долларах, то и валютой документа должны быть доллары. При этом, если договор предусматривает снижение стоимости при значительном скачке курса, то рядом с суммой стоит указывать актуальный на момент совершения операции курс.

-5-
Вопрос. Возможно ли заполнение акта сверки при факторинге, когда товар поставляется одной стороне, а платит за него другая? Ответ. Возможно проведение сверки между тремя сторонами при условии заключения трехстороннего договора.

-6-
Вопрос. Имеет ли смысл составление акта сверки в случае истечения срока исковой давности?
Ответ. Конечно, ведь подписание акта сверки означает, что должник признает задолженность. А значит, срок исковой давности начинают считать заново.

Письмо Минфина России от 18.02.2005 № 07-05-04/2. Данный документ не предусматривает единой формы акта сверки взаиморасчетов.
Письмо ФНС России от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955. В письме сказано, что акт сверки не относится к первичным документам.
ФЗ от 08. 03.2015 г. № 42-ФЗ «О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса РФ». В коррективах к ГК РФ говорится, что если должник письменно признает долг после завершения срока исковой давности, течение исковой давности начинается заново.

Акт сверки взаиморасчетов: образец заполнения 2020

Акт сверки может востребовать любая из сторон той или иной сделки. Составлением, как правило, занимаются бухгалтера.

Оформляется акт взаимных расчетов по запросу одной из сторон и его составлением занимаются специалисты бухгалтерских отделов. Перед тем, как отправить документ контрагенту, его необходимо обязательно подписать у главного бухгалтера или руководителя организации, либо уполномоченного на подписание таких документов сотрудника.

Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени. Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки. Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия. Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.
Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.

Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.

Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.

Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.

Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.

Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.

Что важно знать об акте сверки взаиморасчетов

В МоемСкладе можно заполнить и скачать акт сверки взаиморасчетов в excel — по каждому контрагенту вы сразу увидите приход, расход и остатки. Самостоятельно искать долг больше не нужно — сервис сделает это за вас. Просто впишите или выберите внесенного ранее контрагента и укажите нужный период, а система сформирует документ. Ниже — акт сверки: пример заполнения бланка в МоемСкладе.

Когда нужно вернуть перечисленные контрагенту деньги (например, при ошибке или неисполнении обязательств), составляют письмо на возврат денежных средств по акту сверки. Образец можно скачать ниже.

В письме обязательно укажите:

банковские реквизиты организации,
документ, на основании которого были перечислены деньги (договор, платежка и т.д.),
причины, сумму и сроки возврата.

Если вы инициатор сверки, подписать акт должен директор организации. Поставить подпись может и представитель, например, главбух, но тогда понадобится доверенность.

Бывает, что недобросовестный контрагент отказывается подписывать акт, а так как это документ добровольный, по закону наказания за это нет. Как себя обезопасить? Напишите в сопроводительном письме: «Если акт сверки не возвращен до … (числа), считать его согласованным и подписанным сторонами». Такая оговорка может простимулировать контрагентов подписать акт, хотя и не будет являться доказательством в суде.

Рекомендуем использовать наш акт сверки взаиморасчетов — образец заполнения 2020 здесь >> В нем есть все нужные графы и данные. Вам также понадобится бланк акта сверки взаиморасчетов — скачать его можно здесь >> Для экономии времени воспользуйтесь сервисом в МоемСкладе. Заполнить акт сверки взаимных расчетов онлайн можно здесь >>

Скачайте также:

Акт оказанных услуг

Акт выполненных работ

И другие формы документов

Для начала необходимо обратить внимание на несколько рекомендаций:

В документе обязательно указывают отчетный период, за который производится сверка.
Всегда следует указать дату его составления. Она необязательно должна быть связана с отчетным периодом. Например, акт составлен 29 января 2018 года, в то время как отчетный период – с 1 января 2017 по 31 декабря 2017 года.
Стороны указывают не только виды операций (услуг), но и документы, на основе которых был произведен их учет (например, счет-фактуры).
Как правило, указывают не только итоговую сумму, но и начальный баланс (сальдо).
В конце страницы представители сторон ставят свои подписи. Как правило, право подписания имеет главный бухгалтер. Также он может быть подписан и руководителями – это особенно важно в тех случаях, когда между партнерами есть разногласия по поводу расчетных операций.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В некоторых случаях компания не использует обычную печать в виде синего оттиска. Тогда представителю достаточно поставить собственную подпись, расшифровать ее (фамилия, инициалы) и указать должность.

Таким образом, составление акта позволяет упростить процедуру сверки взаиморасчетов и подтвердить факт отсутствия претензий между заказчиком и исполнителем. Документ обычно составляется в печатном виде, помарки и исправления в нем не допускаются.

Единой утвержденной формы акта сверки расчетов нет, но можно договориться с контрагентом и использовать любую произвольную форму, в которой будут указаны реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Эту форму можно закрепить в договоре с контрагентом или использовать произвольную форму, например, из бухгалтерской программы.

Особое внимание нужно уделить подписанию акта. Если акт от имени контрагента подписывает не руководитель, то у него должны быть на это соответствующие полномочия, подтвержденные доверенностью или иным аналогичным документом. Однако возможно исключение: полномочия на подписание акта могут явствовать из обстановки. Например, судебная практика признает акт сверки надлежаще оформленным, если он подписан главным бухгалтером, чья подпись заверена печатью организации (Определение Верховного Суда РФ от 30.11.2016 по делу № А27-13820/2015). Если же акт сверки расчетов подписан неуполномоченным лицом, то он не повлечет за собой вообще никаких последствий. В частности, не будет служить доказательством признания долга.

Смотрите шпаргалку по оформлению акта сверки с рекомендациями по отражению сведений.

Сверка расчетов фиксирует уже сложившуюся ситуацию и служит для обеих сторон подтверждением того, что в учете все отражено верно. Если контрагент уклоняется от оформления актов сверки, то формально он ничего не нарушает (если такая обязанность не предусмотрена договором), но есть вероятность, что он хочет что-то скрыть. В этом случае мы рекомендуем тщательно проверить все операции с контрагентом, а в будущем, возможно, отказаться от взаимоотношений с ним.

Акт сверки взаиморасчетов — это юридический документ, который показывает расчеты двух организаций между собой за определенный промежуток времени. Составляется по инициативе одной из сторон в свободной форме и может использоваться в качестве доказательства при судебных разбирательствах, а также других необходимых случаях.

Он не является первичным документом, так как не подтверждает факт внесения денежных средств на лицевой счет контрагента, а также его нельзя использовать для изменения финансового положения любой из сторон. Акт носит технический характер, который в большинстве случаев является добровольным желанием главного бухгалтера одной из организаций проверить свою отчетность.

Существует ряд случаев, в которых необходимо составлять данный документ. Перечислим основные из них:

в случае приобретения одним из предприятий продукции без внесения предоплаты или с рассрочкой платежей за нее;
деятельность предприятия носит массовый характер, при этом у него большое количество контрагентов, поставляющих широкий ассортимент продукции;
продается или покупается особо ценный товар;
перед подписанием новых соглашений, расширяющих сферы сотрудничества организаций между собой;
по прошествии длительного срока постоянного сотрудничества.

Если проведение подобных процедур и составление контрактов необходимо для эффективной управленческой деятельности, можно прописать этот пункт в договоре. Можно указать периодичность проведения этих проверок, а также размер штрафных санкций за невыполнение возложенных обязательств как с одной, так и, с другой стороны.

В договоре необходимо указать срок, в течение которого должны возвращаться подписанные акты сверки взаиморасчетов обратно.

Хотя данный документ и принимается во время судебных разбирательств, когда проходит разбирательство по поводу выполнения условия договора, но сильно на него надеяться не стоит, так как отечественная «фемида» не всегда однозначно принимает акт сверки взаиморасчетов в качестве доказательства. Всё зависит от индивидуального случая.

Оформление этого документа начинается по инициативе одной из сторон. В этой организации бухгалтерскому отделу поручается составление специального бланка в двух экземплярах. Если он отсутствует, то этим занимается уполномоченное лицо. Перед тем как отправить пакет документов контрагенту акт необходимо завизировать подписью руководителя и бухгалтерского отдела, а также поставить печать, при ее наличии.

То что Вы не знали рассказывается в этом видео:

Как сделать сверку с контрагентами и составить акт

Акт сверки взаиморасчетов может быть представлен в двух видах в качестве приложения к договору или отдельного документа. По сути, эти виды заполняются одинаково, существенное различие заключается лишь в наименовании «шапки».

Обязательно вверху документа, под его наименованием, указывается срок, за который проводится сверка по расчетам. Здесь же указывается наименование сторон, участвующих в этой процедуре. Наименование организации вносятся в полном соответствии с уставными документами.
Чуть ниже, указывается номер договора, который является законным основанием для составления этого документа. От указания реквизитов таких, как КПП, ИНН, ОГРН вполне можно воздержаться.
После заполнения шапки можно приступить к внесению данных в основную часть документа. Здесь располагается таблица. В нее вносятся данные, которыми располагают обе стороны, согласно договору или за рассматриваемый промежуток времени. Указывается оборот за определенный период и конечного сальдо.
После таблицы указывается задолженность сторон друг перед другом. Эта сумма должна быть одинакова как одной, так и у другой стороны. В случае отсутствия у сторон задолженностей об этом также необходимо сделать соответствующую отметку.
Внизу документа указываются стороны, которые проводили сверху по расчетам, а также должностные лица, которые ответственные за ее проведение и руководители компании. Все они должны поставить свои подписи с расшифровкой.

В наш век информационных технологий гораздо проще составить акт взаиморасчетов при помощи программы «1С:Бухгалтерия». Для этого нужно соблюдать определенный порядок действий.

Для начала зайти в один из разделов «Покупка» или «Продажа» (в зависимости от цели сверки).
Выберите пункт «Расчёты с контрагентами», после чего подпункт «Акт сверки».
В открывшемся журнале нажмите «Создать». После этого на вкладке «Акт сверки с контрагентами» можно выбрать два способа заполнения этого документа: ручной и автоматический, выберите удобный для себя способ.
После этого, нужно произвести определенный порядок действий. Выбираются по порядку пункты: «По данным организации», «Заполнить», «Заполнить по данным бухучета».

Если сделать всё правильно на экране появится список всех операций, которые были проведены. При необходимости их можно разбить по договорам, для этого нужно поставить галочку в соответствующем чекбоксе. В конце выбирается пункт «Дополнительно», где указываются ответственные лица. Остаётся только поставить подпись и отправить контрагенту.

Выявить разногласия поможет сверка расчетов с контрагентами, которая оформляется актом сверки взаиморасчетов. В этом документе отражается:

движение продукции (работ, услуг) и денежных средств между двумя контрагентами за определенный период;
наличие или отсутствие задолженности одной стороны перед другой на определенную дату.

Акт не является первичным документом:

он не подтверждает факт уплаты денежных средств другому лицу;
его использование никак не изменяет финансовое положение сторон.

Чтобы избежать путаницы, разделите папку на две части. Акты сверок с поставщиками храните в первой, а с покупателями — во второй.
Акты сверок должны быть заверены обеими сторонами.
Составляйте акт в двух экземплярах: один останется у вас, а второй нужно отправить контрагенту.
Удобно, когда документы расположены в алфавитном порядке по наименованию контрагента. Можно использовать буквенные разделители.
Подшивайте акты сверок с одним контрагентом в хронологическом порядке.
Проверяйте реквизиты, которые отразили в акте сверки.

Единого перечня реквизитов нет, но есть судебная практика: некоторые реквизиты помогут подтвердить факт задолженности.К ним относятся:

наименование и номер документа,
наименования сторон сверки расчетов,
даты составления и подписания акта каждой из сторон,
период, за который проводится сверка,
реквизиты договора, по которому проводится сверка,
ссылки на первичные документы — накладные, акты приема-передачи выполненных работ или оказанных услуг, платежные поручения,
суммы операций в денежном выражении,
конечное сальдо,
подписи сторон и ФИО лиц, подписавших акт.

Разногласия возникают, когда те или иные документы отражены в учете одной компании, но не отражены в учете контрагента.

Такое возможно, если:

бухгалтер контрагента не получил документы;
проводки по документам в одной компании были сделаны в одном периоде, а в другой ─ периодом раньше или позже.

1. Проверьте, не проведены ли эти документы в другом периоде.

2. Узнайте у ответственного сотрудника компании, который работает с контрагентом,не забыл ли он передать документы по закупке в бухгалтерию.

3. Запросите дубликаты необходимых документов у контрагента.

Ваша компания — продавец, а покупатель не отразил в сверке ваши документы по отгрузкам на его адрес?

В этом случае убедитесь, что вы отразили выручку и дебиторскую задолженность в соответствии с условиями договора. Затем проверьте, отправлены ли документы контрагенту.

Если вы все сделали правильно, неотраженный документ нужно добавить в акт сверки и подписать его с разногласиями. Если же есть проблемы именно на вашей стороне, сначала решите их. Потом уже или включайте документ, по которому есть расхождения в акт сверки, или соглашайтесь с суммами покупателя.

Ваша компания выполнила работу, но отражения ее закупки нет в акте сверки, который прислал покупатель?

Алгоритм действий:

проверьте дату подписи на акте выполненных работ со стороны заказчика;
если нет акта, который подписан обеими сторонами, уточните, отправлен ли он заказчику;
в зависимости от результатов проверки добавьте обороты в акт сверки покупателя и подпишите его с разногласиями, либо согласитесь с цифрами контрагента.

1. Что такое акт сверки и пример его заполнения

2. Может ли бухгалтер подписывать акт сверки

3. Кто должен делать акт сверки

4. Разногласия в акте сверки расчетов

5. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете его организации?

6. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете контрагента?

7. Оплата задолженности по акту сверки

8. Сверка с контрагентами в 1С версии 8.3

Итак, идем по порядку.

В организациях, у которых много контрагентов и с ними регулярно проводят сверку расчетов, главному бухгалтеру и руководителю приходится тратить много времени на подписание актов сверок.

Чтобы освободить время, на одного из бухгалтеров выписывают доверенность. Благодаря этому он может подписывать любой акт сверки. При этом еще может проверять правильность составления актов коллегами.

Акт сверки взаимных расчётов — бланк (скачать бесплатно)

Ситуация 1 ─ ваша компания продает продукцию, в акте сверки, который прислал контрагент не отражены ваши документы по отгрузкам в их адрес.

В этом случае вам нужно убедиться, что вы отразили выручку и дебиторскую задолженность в соответствии с условиями договора. Если с этим все в порядке, проверьте: а были ли отправлены документы в адрес контрагента.

Когда со стороны вашей организации все сделано правильно, добавляйте неотраженный документ в акт сверки и подписывайте его с разногласиями.

Если же есть проблемы именно на вашей стороне, то сначала надо их решить. А потом уже или включать документ, по которому есть расхождения в акт сверки, или согласиться с суммами покупателя.

Ситуация 2 ─ ваша компания выполнила работу, но отражения ее закупки нет в акте сверки, который прислал покупатель.

Алгоритм действий:

проверьте дату подписи на акте выполненных работ со стороны заказчика
не нашли экземпляр акта, который подписан с обеих сторон? Тогда узнавайте, а отправили ли акт покупателю
исходя из результатов «расследования» делаете выводы. И либо добавляйте обороты в акт сверки покупателя и подписывайте его в таком виде, с разногласиями, либо соглашаетесь с цифрами контрагента

В примерах приведены не все ситуации, которые могут привести к расхождениям в актах сверки расчетов. Но уже понятно, что причины, по которым часть документов не попадает в акт сверки, могут быть разными. От неправильного толкования условий договора до забывчивости сотрудников. Причем со стороны любого из контрагентов.

Договор взаимозачета

Акт зачета взаимных требований: образец 2017

Соглашение о взаимозачете между организациями (образец)

Трехсторонний акт взаимозачета: образец

Проводки по взаимозачету между организациями

Нередко в бухгалтерии компании или у индивидуального предпринимателя представители контрагента запрашивают акт сверки взаиморасчетов, отражающий состояние расчетов между контрагентами на определенную дату. Так ли нужен этот документ, кем и для чего он используется, как заполняется – рассмотрим подробнее.

Руководители предприятий или ИП в своей работе постоянно сталкиваются с необходимостью понять, кто, сколько и кому должен. Получить необходимую информацию можно из бухгалтерских программ и регистров, но что делать, если с ней контрагент не согласен? Для проверки правильности учета документов, выведения сальдо применяется специальный документ – акт сверки взаиморасчетов. На его основании легче обнаружить расхождения и подтвердить наличие или отсутствие дебиторской/кредиторской задолженности по данным бухгалтерского учета.

Акт сверки — документ, признаваемый в суде при рассмотрении дел по долговым, денежным обязательствам, если он полностью заполнен с указанием всех необходимых реквизитов и подписан уполномоченными лицами. Основаниями требований все же являются первичные документы (договор, товарные, товарно-транспортные накладные, акты по выполненным работам и услугам, счета-фактуры и УПД, платежные поручения, кассовые ордера и прочие), но при их отсутствии акт служит доказательством существовавшего на момент его подписания обязательства. При наличии акта сверки можно не хранить часть документов свыше 5-летнего срока по текущему договору.

Акт сверки взаиморасчетов – скачать образец, бланк 2020 года в формате excel

Акт взаимных расчётов — это бухгалтерский документ, относящийся к категории необязательных для оформления. В нём, как следует из названия, обе стороны проведённой сделки (например, поставки товара или купли-продажи других активов) приводят свои данные относительно общей стоимости операции. Если значения по каждой позиции (обычно в паре дебет—кредит) совпадают, дальнейших уточнений не требуется; в обратном случае любой из контрагентов или оба одновременно могут инициировать начало масштабных разбирательств, вплоть до подачи искового заявления в суд.

В нормативных документах содержится лишь косвенное указание на то, что необходимо составлять акт сверки расчетов. Так, в п. 27 Положения по ведению бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, сказано, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности нужно обязательно провести инвентаризацию расчетов со всеми контрагентами. Очевидно, речь идет о контрагентах, с которыми были взаимоотношения в течение последнего года, а также о тех, с кем не было операций, но есть остатки расчетов.

Если же в налоговом учете создается резерв по сомнительным долгам, то инвентаризацию дебиторской задолженности нужно проводить на конец каждого отчетного (налогового) периода, то есть ежеквартально или даже ежемесячно (п. 4 ст. 266 НК РФ).

Кроме того, проведение инвентаризации расчетов может быть установлено материнской компанией для своих «дочек». Сроки обязательной сверки расчетов также могут быть включены в договор с контрагентом.

Акт сверки расчетов, подписанный обеими сторонами, — самое достоверное подтверждение сальдо расчетов с контрагентом. Более того, если в учете и отчетности отражена существенная сумма, которая не подтверждена актом сверки, то аудитор вряд ли ее признает.

Особое внимание нужно уделить подписанию акта. Если акт от имени контрагента подписывает не руководитель, то у него должны быть на это соответствующие полномочия, подтвержденные доверенностью или иным аналогичным документом. Однако возможно исключение: полномочия на подписание акта могут явствовать из обстановки. Например, судебная практика признает акт сверки надлежаще оформленным, если он подписан главным бухгалтером, чья подпись заверена печатью организации (Определение Верховного Суда РФ от 30.11.2016 по делу № А27–13820/2015). Если же акт сверки расчетов подписан неуполномоченным лицом, то он не повлечет за собой вообще никаких последствий. В частности, не будет служить доказательством признания долга.

Смотрите шпаргалку по оформлению акта сверки с рекомендациями по отражению сведений.

Акт сверки взаиморасчетов скачать

Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).

Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.

Для АСВ бланк не утвержден государственными органами, его можно разработать самостоятельно. В одной из самых распространенных бухгалтерских программ – 1С акт сверки взаиморасчетов заполняется автоматически, по введенным в программу документам; необходимо только указать контрагента и период сверки, а также счет учета (если велся учет в разрезе договоров, можно вывести расчеты отдельно по каждому договору либо по всем вместе в целом по контрагенту). Период выбирается произвольно, удобнее, когда он совпадает с налоговым или отчетным периодом – например, квартал или год. Скачать акт сверки взаиморасчетов можно ниже.

Скачать

Что указывается:

В верхней части («шапке» документа):

между кем производится сверка – наименование контрагентов и ответственных лиц;
период сверки;
договор, в рамках которого произведены операции;
дата.

Многие не указывают место заполнения, это допустимо, но с точки зрения ведения документооборота – правильнее указать, где составлялся акт.

АСВ, образец заполнения-2019 мы приводим в конце статьи.

Ниже в тексте акта, или в специальной таблице расписываются показатели учета, а именно:

сальдо расчетов на начало и конец периода, обороты за период;
названия операций, номера и даты первичных документов с суммами по ним.

В заключение указывается:

итоговая запись о наличии/отсутствии задолженности и в пользу кого, если она есть;
указываются должности, ставятся подписи и расшифровки Ф.И.О. подписавших акт лиц.

Так как наличие печати у организации (ИП) необязательно, то печать можно не ставить; если есть — лучше заверить ею документ.

Сначала в бланк вносит все свои данные заполняющая сторона, распечатывает его.

После подписи документ передается второй стороне. Контрагент сверяет занесенные показатели, заполняет свою сторону акта (иногда, если расхождений нет – контрагент просто подписывает акт, но правильнее полностью заполнять все графы).

Если выявлены расхождения, поднимаются первичные документы, проверяются их показатели (например, если разница в сумме по накладной – надо проверить цены и количество, общий итог). Запрашиваются отсутствующие дубликаты и копии документов. После устранения разногласий рекомендуется составить уточненный акт сверки.

В отличие от других документов, акт сверки не подлежит беглому чтению. Здесь необходимо тщательно ознакомиться с остатками между дебетом и кредитом, другими показателями.

При составлении могут понадобиться данные, которые доступны лишь бухгалтерам. Они приступают к оформлению акта по указанию директора.

Хотя указанная в документе информация должна быть достоверной. Ведь за это несет ответственность бухгалтерия.

Когда нет разногласий между компаниями, документ остается в качестве указания того, какая именно деятельность была проведена за указанный период времени.

В акте обязательно нужно указать информацию о договоре, по которому составляется сверка. Также следует отметить товары или услуги, которые являются объектом сделки. Необходимо приложить документы, подтверждающие их стоимость. При отсутствии данных документов акт не будет наделен юридической силой.

Чтобы понять, какая из сторон остается должником, достаточно лишь внимательно изучить акт взаиморасчетов. Например, вы являетесь поставщиком товара.

Но вы его еще не отгрузили, даже после получения денежных средств. Таким образом, должником являетесь вы.

В этом случае вы, выступающие в качестве поставщика, обязуетесь отправить указанный товар. Отправляя контрагенту отгрузочную накладную, вы закрываете свой долг.

Обычно акт составляется за определенный период. Он позволяет считать сумму долгов по кредиту и по дебету. При помощи несложных расчетов выявляется остаток. Если он дебетовый, то должны вам, если кредитовый – должны вы. По сути, здесь нет ничего сложного. Главное тщательно изучить документ, и внимательно произвести расчеты.

Обязательные сроки хранения закон выдвигает преимущественно к первичным документам. Акт сверки взаиморасчетов не относится к таковым.

Его составление объясняется деловым оборотом, что не регулируется законодательством. Таким образом, сколько должен храниться данный акт, определяется учетной политикой организации.

Другими словами, каждая компания сама определяет, сколько хранить подобные документы.

Как правило, подготовкой и заполнением акта сверки занимаются работники бухгалтерии. Но подписывать документ должен исполнительный орган организации. Именно учредительные документы наделяют такими полномочиями руководителя компании. Естественно, это делается после того, как директор определен уставом организации.

В некоторых ситуациях представлять интересы организации может и бухгалтер. Однако нужно понимать, его должностные обязанности не позволяют подписывать данные документы. Таким образом, если бухгалтер наделяется этими полномочиями, должна быть оформлена соответствующая доверенность или приказ.

Конечно, принято, чтобы акт сверки подписывался обеими сторонами. Хотя порядок подписания и составления оговаривается между сторонами.

Составитель может отправить контрагенту письмо, в котором попросит подписать акт сверки. Каких-то строгих требований к его составлению не существует. Однако нужно помнить, оно должно быть составлено по правилам деловой переписки.

Здесь указываются такие данные:

Дата;
Название фирмы, которой адресуется письмо;
Юридический адрес получателя;
Должность человека, который будет получать письмо;
Информация о ранее заключенном договоре;
Сама просьба в вежливом тоне;
Срок подписания;
Подпись директора компании-отправителя.

Текст пишется от первого лица во множественном числе. Рекомендуется указывать в письме отдельные пункты, которые обозначаются арабскими цифрами.

Как правило, подготовкой акта сверки занимаются работники бухгалтерии. В их обязанности входит и подготовка сопроводительного письма.

Хотя это может сделать делопроизводитель, секретарь или другой сотрудник, которому доверены данные полномочия. Такой работник должен понимать важность составления сопроводительного письма.

Ведь одной некорректной фразы достаточно, чтобы организация-контрагент отказалась от дальнейшего сотрудничества.

Если после распечатывания сопроводительного письма была обнаружена ошибка, ее можно исправить. Общие правила обязывают перечеркнуть ее одной чертой, и рядом указать верную информацию. Исправление должно быть заверено ответственными сотрудниками, подписи которых должны стоять в документе.

Как правило, при составлении акта стороны самостоятельно оговаривают сроки его подписания. Так как оформление осуществляется на добровольной основе, каких-то строгих ограничений со стороны законодательства здесь не существует.

Срок определяется исключительно сторонами. Если данная информация не указана в акте, срок следует уточнить в сопроводительном письме.

Как уже было сказано, в сопроводительном письме необходимо указать, сколько дней имеется у контрагента на подписание акта. Если с его стороны не последовало никаких действий, можно отправить документы заказным письмом с обязательным уведомлением.

Довольно часто по итогам этой процедуры обнаруживаются неучтенные долги – кредиторские или дебиторские. Сверку взаимных расчетов с контрагентами рекомендуется проводить в следующих ситуациях:

Длительный период сотрудничества со множеством поставок продукции (услуг или работ).
Предоставление поставщиком разнообразных условий отплаты товаров – отсрочки, рассрочки, скидки, авансы и т.д.
Дорогостоящие сделки – высокая стоимость товаров требует усиленного контроля.
Подписание договоров под каждую поставку, заключение допсоглашений к уже действующим договорам.
Создание в налоговом учете компании резерва по сомнительным долгам – поскольку при этом инвентаризация проводится каждый период (отчетный или налоговый), обязательно нужно проводить и сверку с контрагентами ежемесячно или ежеквартально (п. 4 стат. 266 НК).
Составление годовой финансовой отчетности – требуется заполнять акты сверки за год по контрагентам, у которых есть остатки расчетов на конец года.
Признание суммы долга контрагентом – подписанный акт подтверждает задолженность. По законодательным нормам в случае подписания акта прерывается 3-летний срок исковой давности и начинает исчисляться заново (стат. 203 ГК, 20 Постановления Пленума ВС РФ № 43 от 29.09.15 г.).
Проведение взаимозачетов по встречным обязательствам – чтобы сделать зачет, нужно не только подписать соглашение о взаимозачете, но предварительно провести сверку путем составления актов.
Предъявление иска в суд об истребовании долга с контрагента – наряду с другими первичными документами сумму задолженности может подтвердить акт сверки.

Инициатором составления акта взаимных расчетов может выступать любая из сторон договорных отношений. Кроме того, если в них участвуют и третьи стороны (например, одна фирма производит оплату за другую), то инициатива о проведении сверки взаиморасчетов может исходить и от нее.

Однако на практике, первыми запрашивают акт сверки та сторона, в отношении которой не выполняются обязательства либо по перечислению оплаты за выполненные работы, оказанные услуги, отгруженный товар или же когда предоплата за них перечислена, а дальнейшего исполнения контракта поставщиком не осуществляется.

Акт сверку необходимо выпускать в том количестве экземпляров, сколько сторон взаимоотношений предусмотрено в подписанном контракте. Чаще всего сверка предусматривает две стороны, поэтому и акты выпускаются в двух экземплярах.

Если один из партнеров является представительством или филиалом головной компании, то рекомендуется составлять три экземпляра — по одному для сторон, и третий для материнской организации.

Внимание! При получении акта проверяются содержащиеся в нем данные, если все совпадает контрагент подписывает его и проставляет печать. Ее наличие не обязательно, если уставом компании она не предусмотрена.

Акт сверки нужно составлять по данных каждого субъекта, кто участвует в сверке. Организация, которая выступает как инициатор сверки, выявляет размер задолженности между сторонами по своим данным и сообщает ее второй стороне.

Если сумма задолженности совпадает, и у второй компании нет возражений, то составляется письменный акт сверки, который подписывается обеими сторонами процесса.

Если же вторая сторона не согласна с предъявленной ей суммой, то она может поступить по следующему алгоритму:

Компания-инициатор сверки заполняет только стою часть акта, после чего документ передается второй стороне. Это можно сделать лично в руки, по электронной почте, по факсу.
Ответственное лицо второй компании заполняет правую сторону документа, выявляя расхождение в расчетах.
Сторона, у которой выявлены ошибки в учете, вносит у себя исправления. Предварительно, им необходимо обменяться подтверждающими ошибку документами (корешками платежных документов, подписанными накладными и т. д.)
После этого формируется новый акт сверки, в котором уже исправлены все выявленные ошибки.
Каждая сторона подписывает исправленный акт. На этом сверка считается произведенной.