Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Подлинник электронного документа подписанного эп хранится». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Различные бухгалтерские, хозяйственные и кадровые документы организации должны хранить от несколько лет до нескольких десятилетий. Например, бухгалтерские первичные документы придется хранить пять лет после года, в котором их в последний раз использовали для бухгалтерской отчетности.
Электронный документ должен быть доступен для чтения и через несколько лет после создания. Проблема в том, что компьютерная техника и программное обеспечение устаревают, а у редакторов и ридеров появляются новые версии.
Велика вероятность, что документ, который создан несколько лет назад, невозможно будет прочитать из-за отсутствия нужного устройства или программы. Например, сегодня сложно прочитать информацию с 3,5 дюймовой дискеты, хотя 10 лет назад это был распространенный носитель информации.
Хранить документ нужно в формате, в котором он был создан. Если поменять формат, электронная подпись не будет соответствовать документу. Соответственно, доказать его подлинность будет уже невозможно.
Делаем бумажную копию электронного документа
Решить эту проблему поможет периодическая перезапись информации с устаревших носителей на более современные. Что касается программного обеспечения, все крупные разработчики при разработке новых версий своих продуктов поддерживают форматы предыдущих версий.
Если обмен велся через сервис оператора ЭДО, то документы будут доступны в любой момент. Крупные операторы бессрочно хранят документы в «облаке» и позволяют просматривать их, выгружать и получать данные о сертификате электронной подписи (ЭЦП), с помощью которого они были подписаны. Нужен только доступ в интернет.
Электронная подпись используется для определения лица, подписывающего документ, и защищает документа от изменений после подписания. Но сертификат электронной подписи имеет срок действия — максимум 15 месяцев, а подтвердить действительность электронной подписи может потребоваться через несколько лет.
Хранение ЭЦП в организации требует назначения лиц, наделенных правом использования электронной цифровой подписи. Законодательством указан порядок хранения ЭЦП в организации.
Приказ о назначении ответственного за ЭЦП включает информацию ФИО сотрудников. Указываются полномочия и выполняемые функции. Прописывается регламент пользования электронной подписью.
Внутренним документом назначается ответственный за ЭЦП приказ подписывается вместе с соглашением о неразглашении информации. Назначенному лицу или лицам вычитывают инструктаж по пользованию ЭЦП. Им рассказывается порядок хранения ЭЦП и защиты доступа данных от третьих лиц. Объясняются правила внесения ключа в документ.
В законодательстве РФ определена статья 22, в которой описана ответственность за использование чужой ЭЦП. Не имеющие официального разрешения лица с доступом к чужому электронному ключу попадают под уголовную, административную и гражданско-правовую ответственность, оговоренную соответствующими кодексами.
В случае обнаружения нарушений уличенные лица несут уголовную ответственность электронная подпись считается скомпрометированной. Организация или руководство должны донести до всех заинтересованных лиц эту информацию. Если действия личности причинили материальные убытки, ей вменяется возместить ущерб. Принимающая электронный ключ по договору личность несет полную ответственность за его хранение.
Если вам необходима консультация о приобретении и выборе ЭЦП – обратитесь к нашим специалистам!
Срок действия сертификата электронной подписи (ЭП), аналога собственноручной подписи для бумажного документа, составляет 1-3 года. В тоже время срок хранения многих видов документов, установленный законодательством, зачастую превышает 3 года. Например, срок хранения счетов-фактур составляет 4 года.
В случае с недействительным сертификатом электронной подписи, документ автоматически не теряет юридической силы, однако потребуются доказательства того что на момент подписания сертификат ЭП был действителен, и ЭП была верна.
Почему бы просто не увеличить срок действия сертификата?
Срок действия сертификата ЭП определяет удостоверяющий центр, выдавший сертификат. При использовании сертифицированных средств, условия применения средств электронной подписи обязательны к исполнению. В них определены сроки действия ключей, а, следовательно, и сертификатов. Как правило, ограничения срока действия ключей вызвано необходимостью обеспечения криптографической стойкости ключей.
Однозначного ответа на этот вопрос на сегодняшний день не существует. К преимуществу использования квитанций DVCS можно отнести большую скорость работы (не требуется вычисление хэш-функций при переподписание). И это довольно существенный аргумент при хранении большого объема документов. С другой стороны, вариант технологического переподписания используется уже достаточно давно. В любом случае, сохраняются определенные риски, связанные с возможностью различных трактовок соответствующих законодательных норм и пока еще сравнительно большим числом прецедентов предоставления электронных оригиналов в судах.
Юридическая сила электронного документа подтверждается действующим законодательством. Об этом прямо говорит ряд правовых норм. Договор, подписанный ЭП, будет равнозначен подписанному сторонами или их представителями собственноручно. Это существенно упрощает ведение деятельности в удаленном режиме, когда каждая сторона находится в различных населенных пунктах.
Но не только договор может быть заверен ЭП. Фактически любая бумага может быть переведена в электронный вид и представлена второй стороне.
Важно! ЭП не используется для подтверждения подлинности документа, для этого нужно обратиться к нотариусу и оформить перевод копии в электронный формат. ЭП ― это замена подписи от руки и печати фирмы.
Электронная подпись представляет собой сложный код, который через специальную программу позволит определить принадлежность определенному лицу. Взломать такой код практически нереально, так как он невероятно сложен и состоит из огромного количества символов. Проще подделать собственноручную подпись.
Наличие ЭП позволяет сторонам обмениваться документами любым доступным способом, в том числе через электронную почту. Главное ― выбрать правильный тип и использовать его должным образом. Документ, подписанный данным способом, приобретет юридическую силу. Это помогает сторонам экономить время и средства.
Пункт 1 статьи 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи» устанавливает, что любой документ, подписанный с помощью ЭП, признается равнозначным тому, что подписан собственноручной подписью и печатью. Данное правило также установлено в пункте 3 статьи 11 ФЗ-149.
Получается, что электронный документ может полностью заменить бумажный, юридическая сила подписанного ЭП файла не должна вызывать сомнений. На практике есть свои особенности и даже некоторые трудности, но нормы ФЗ-63 прямо говорят именно об этом
Электронная цифровая подпись будет заменять не только подпись, но и печать, если она оформлена на организацию. Такой документ не потребует никаких других способов идентификации, если стороны оговорят данный момент.
Отдельное внимание стоит уделить видам ЭП. Так, ФЗ-63 в статье 5 установлено, что можно оформить:
- Простую ЭП. Чаще всего используется для регистрации на различных порталах при получении государственных услуг. Допускается ее применение при документообороте между контрагентами, если это предусмотрено в соглашении между сторонами.
- Усиленная неквалифицированная ЭП. Применяется при участии в торгах, а также между контрагентами, если данный формат одобрен соглашением между сторонами.
- Усиленная квалифицированная ЭП. Применяется в бухгалтерии, при сдаче налоговых отчетностей, а также в электронном документообороте.
Чтобы использовать электронный документооборот, стороны должны сначала договориться о данном порядке сотрудничества. В любом случае самым надежным вариантом считается использование усиленной квалифицированной подписи. Организации чаще всего используют именно такой вариант, так как он позволяет в полной мере определить, что документ подписан конкретным лицом.
Быстро внедрим юридически значимый ЭДО у вас в организации
Суд будет расценивать электронный документ, принимая его в качестве доказательства, в следующих случаях:
- Между сторонами было заключено соглашение, указывающее, что электронный документооборот приравнивается к стандартному порядку;
- Фактически отношения подтверждаются реальными действиями сторон, например, поставкой товара, наличием платежных поручений и так далее (определение ВАС РФ от 17.10.08 № 13675/08).
Для предоставления электронного документа в качестве доказательства следует распечатать его. Также нужно представить документы, подтверждающие личность и полномочия лица, которое его передает. В качестве бесспорного доказательства принимается документ, подписанный усиленной квалифицированной подписью. Именно такой вариант рекомендуется для использования на практике. Наличие такого типа подписи подтвердит ряд информации:
- подписание документа конкретным лицом;
- подписанный документ не изменялся после подписания.
Также необходимо будет подтвердить подлинность ключа ЭП, для чего потребуется полученный в удостоверяющем центре сертификат.
Правовое регулирование электронного документооборота имеет одно очевидное противоречие. С одной стороны, ЭП придает копии ту же правовую силу, что и в случае подписания документа лично (статья 6 ФЗ-63). С другой – определение ВАС РФ от 17.10.08 № 13675/08 устанавливает, что суд может принять документ, подписанный ЭП, только в том случае, если есть иные доказательства правоотношений между лицами.
В России не прецедентное право, но определение ВАС РФ четко указывает позицию судов по данному вопросу. Арбитражные и региональные суды часто руководствуются практикой ВАС и ВС при вынесении решений.
Это не все проблемы, присущие правовому регулированию и практическому использованию ЭП. Также стоит обратить внимание на иные моменты:
- Лицо, которое использовало подпись, не может быть определено с точностью. Это касается деятельности организаций. В данном случае рекомендуется вынести документ, который определит перечень сотрудников, имеющих право на использование ЭП.
- Подсудность. В договоре стоит четко определять подсудность, так как контрагенты могут находиться в удаленных регионах друг от друга. Если этого не сделать, то могут возникнуть проблемы, так как не всегда стороны предоставляют реальные данные на своих сайтах или в переписке. Информацию следует тщательно проверять.
- Хранение электронных документов. Если в отношении большей части бумажных документов имеются требования о сроках хранения, то в отношении электронных версий такое регулирование отсутствует. Организациям рекомендуется хранить копии на удаленных серверах в течение таких же сроков, как если бы это были обычные бумаги. В целом, дублирование документов на бумажных носителях не обязательно, но может помочь в их сохранности.
Значимость электронного документа точно такая же, как у бумажного варианта. По общему правилу оба варианта будут иметь одинаковую юридическую силу. Однако некоторые проблемы применения ЭП все же имеются. Рекомендуется предусмотреть дополнительные методы подстраховки при использовании ЭП в своей практике.
На практике, электронный документооборот хоть и становится более популярным, но еще не заменил полностью обычный, бумажный. В определенной степени его распространению мешают указанные в нашей статье проблемы, а также недостаточность информирования граждан и бизнеса.
Если вы решили перейти на безбумажный документооборот, наши специалисты всегда готовы ответить на все вопросы, связанные с ЭДО. Наша компания специализируется на этом, и предоставляет авторскую безроуминговый технологию юридически значимого ЭДО — WA:ЭДО, интегрированную с 1С и различными операторами ЭДО. А также предлагает консультации по юридическим вопросам, связанным с ЭДО и ЭП, проводит экспертную оценку электронных документов и электронных подписей и оказывает услуги по представлению в суде по делам, связанным с использование электронных документов и ЭП.
Обеспечение долговременного хранения документов с электронной подписью
| 10:31 Jun 10, 2018 |
The KudoZ network provides a framework for translators and others to assist each other with translations or explanations of terms and short phrases.
- Overview
- Latest translation questions
- Ask a translation question
Токен (eToken, Рутокен и др.)
Надежный и удобный носитель в виде USB-брелока. Подходит для большинства применений, кроме ЕГАИС. С его помощью можно отправить отчет в налоговую или Росстат, подписать договор и участвовать в электронных торгах. Чтобы подписывать документы с помощью токена, на компьютер нужно установить средство криптографической защиты информации (СКЗИ).
Токен со встроенным СКЗИ (Рутокен ЭЦП, Рутокен ЭЦП 2.0, JaCarta PKI/ГОСТ/SE)
Носитель, который похож на обычный токен, но обладает встроенным СКЗИ. Используя электронную подпись на таком носителе, вы сможете подписывать документы на любом компьютере без покупки дополнительного ПО. Рутокен ЭЦП подходит для дистанционного банковского обслуживания, работы на госпорталах, сдачи отчетности и документооборота. Он не предназначен для работы с торговыми площадками и ЕГАИС. Рутокен ЭЦП 2.0, как и JaCarta PKI/ГОСТ/SE, используются только для работы с ЕГАИС.
Теоретически ЭП можно записать на любой съемный носитель. Но файлы на USB-диске, дискете или другом носителе никак не защищены. Если злоумышленники их украдут и расшифруют, то смогут подписывать любые документы. Поэтому мы не рекомендуем хранить файлы электронной подписи на подобных носителях.
Запись ЭП в реестр ноутбука — популярный, но тоже небезопасный вариант хранения подписи. Любой, кто получит доступ к системе, сможет подписывать документы или создать копию ключа. Если понадобится переехать на другое рабочее место, то для переноса ключа электронной подписи понадобится помощь квалифицированного специалиста. ЭП можно и вовсе потерять, если с компьютером что-то случится.
Организация работает с казначейством в системе электронного документооборота. После поступления выписки из лицевого счета получателя бюджетных средств и главного распорядителя бюджетных средств в системе удаленного финансового документооборота организация распечатывает выписки и приложенные документы (платежные поручения, расходные расписания). Нужно ли руководителю и главному бухгалтеру подписывать распечатанные документы?
Согласно ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон № 402-ФЗ) первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон № 63-ФЗ). В силу п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Таким образом, документ, составленный в электронной форме и подписанный электронной подписью, является равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
То, насколько серьезную роль играет подлинность электронного документа, доказывает история, случившаяся в августе 2014 года и в деталях описанная в Российской газете . Некая гражданка РФ по почте получила квитанцию о штрафе, где якобы доказывалась ее вина в нарушении ПДД. Как ни странно, но в квитанции женщина не нашла электронной подписи инспектора ГИБДД, зафиксировавшего нарушение. Это и стало поводом для обращения в суд. Ввиду отсутствия в бумажной копии данных об ЭП Верховный суд РФ признал документ, свидетельствующий о нарушении ПДД, недействительным (Постановление ВС РФ от 05.08.2014 № 67-АД14-5).
Странно, но факт: российское законодательство никоим образом не регулирует вид отметки, удостоверяющей подписание документа электронной подписью. Тем не менее, отметка должна стоять по умолчанию.
В ходе подготовки данной публикации автор, опираясь на материалы АПК РФ , проанализировал порядок представления в арбитражный суд электронных документов. Выбор изучаемой области был не случаен. Мало кто знает, но специфика работы с различными видами электронных документов в России характерна только для арбитражных судов.
Соответствующие прогрессы наблюдаются в законодательной сфере. Так, в сентябре 2014 года на сайте Министерства юстиции РФ вышла новость о подготовке законопроекта , включающего поправки в процессуальный кодекс, касающихся использования электронных документов в суде.
И не забывайте. Если вам будет необходимо представить в суд электронные документы, будьте готовы, что представители закона потребуют у вас подтвердить факт существования документов, доказать факт их отправки и получения, а также подписания. Требования относятся к сканам и электронным оригиналам. Кстати говоря, подтвердить все вышеописанные факты может сам оператор ЭДО.
Обратимся к истории признания электронных документов (далее — ЭД) в качестве письменных доказательств в суде.
История использования электронных документов в судебном процессе датируется 1979 годом. Впервые вопрос определения подлинника и копии электронного документа был рассмотрен в Инструктивных указаниях Госарбитража СССР от 29.06.1979 N И-1-4 «Об использовании в качестве доказательств документов, представленных с помощью электронно-вычислительной техники». Пункт первый Указаний гласит: если для разрешения спора требуется подлинник документа, в суд нужно представить его первый экземпляр. На тот момент речь шла о представлении компьютера, на котором создавался файл.
Спустя более чем 20 лет отношение закона к документам, созданным в электронном виде, значительно изменилось. Так, в 2002 году в Арбитражно-процессуальный кодекс РФ (далее — АПК РФ, ч. 3 ст. 75) была введена норма, устанавливающая, что документы, созданные посредством электронной связи, могут быть представлены в суд в качестве доказательств. В последующие годы и вплоть до сегодняшних дней данная норма претерпевала ряд изменений, но суть оставалась неизменной: электронные документы принимаются арбитражным судом в качестве письменных доказательств.
Закупки Беларуси: обзор законодательства
Закупки Беларуси — логичное продолжение темы законодательства в странах Евразийского экономического союза. Лаконичные формулировки норм в этой стране являются любопытным вариантом реализации классической теории регулирования конкурентных закупок. Читайте новый обзор от Дмитрия Казанцева, кандидата юридических наук, начальника отдела правовой экспертизы центра электронных торгов B2B-Center.
В чем проблема?
Электронная подпись используется для определения лица, подписывающего документ, и защищает документа от изменений после подписания. Но сертификат электронной подписи имеет срок действия — максимум 15 месяцев, а подтвердить действительность электронной подписи может потребоваться через несколько лет.
Как решить?
Эту проблему решает сервис метки времени, который предлагают удостоверяющие центры и некоторые информационные системы. К электронной подписи в момент ее создания добавляется дополнительный атрибут — штамп, или метка времени.
Также сервис прикрепляет к подписанному документу список отозванных на этот момент сертификатов. Подписывая список электронной подписью, сервис подтверждает, что подпись является действительной на момент подписания.
Подлинность подписи в этом случае можно будет подтвердить и после окончания срока действия самого сертификата. Электронная подпись с меткой времени называется усовершенствованной. Такая подпись не только упрощает архивное хранение электронных документов, но и является условием для электронного документооборота с информационными системами некоторых государственных служб (например, ГИС ГМП, ФТС) и электронными торговыми площадками (Фабрикант, ТЭК-Торг).
Вопрос от читателя Клерк.Ру Vorlok (г. Москва)
Можно ли оцифровать бумажные документы, подписать их ЭП и хранить в электронном виде?
Оцифровать бумажные документы можно. При этом следует помнить, что это будет всего лишь копия бумажных оригиналов. Подписывать документы электронной подписью, которые были подписаны собственноручной на бумаге, не имеет смысла. В любом случае, хранить следует оригиналы документов, а они были созданы на бумаге.
Таким образом, если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить в течение сроков, установленных законодательством России. Оцифровка бумажных документов упрощает работу с документами внутри компании, позволяет обращаться к ним в любое время.
На практике компании создают такие электронные архивы сканов бумажных оригиналов с целью упростить и ускорить внутренние процессы. При этом хранение оригиналов можно отдать на аутсорс. В этом случае компания экономит на создании бумажного архива на территории своей организации и получает доступ к электронным копиям оригиналов, с которыми удобно и просто работать.
Получить персональную консультацию Карины Кассис в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.
Говорить о применении ЭЦП в отрыве от вопросов организации документооборота и архивного хранения документов, мягко говоря, нелогично, — но почему-то именно так принято поступать. Ни государственные мужи, ни специалисты информационных технологий, как правило, не задумываются о том, что документы нужны не только для оперативной деловой деятельности и управления. Они, помимо прочего, фиксируют разнообразные права и обязательства государства, частных лиц и организаций, произошедшие события, принятые решения и последствия совершенных действий. Такие документы подлежат постоянному или длительному хранению, и вот именно здесь ЭЦП из полезного для оперативной работы инструмента превращается в занозу.
Чем больше электронных документов использует в своей работе организация, тем раньше она сталкивается с проблемами в области документооборота и архивного хранения.
Организации необходимо учитывать требования, которые имеются в законодательных и нормативных актах, регулирующих работу с ЭЦП, по организации хранения ряда документов.
Фрагмент документа
|
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ Статья 7. Срок и порядок хранения сертификата ключа подписи в удостоверяющем центре
|
По правилам делопроизводства срок хранения устанавливается в зависимости от значимости документа и информации, которая в нем содержится, и не зависит от вида носителя и от наличия ЭЦП. Хранение документов, подписанных ЭЦП, должно быть организовано таким образом, чтобы гарантировать возможность проверки подлинности подписи, а удостоверяющий центр должен будет обеспечить такой же срок хранения своих документов, оборудования и программного обеспечения — и в рабочем состоянии!
Если организация сдает какую-либо отчетность в электронном виде, то необходимо определить порядок ее сохранения в организации, с тем, чтобы обеспечить целостность, подлинность и аутентичность электронных документов.
Фрагмент документа
|
Порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи 2. 3. При представлении налоговой декларации в электронном виде налогоплательщик соблюдает следующий порядок электронного документооборота:
|
Пока еще не решен вопрос о том, как государство будет выполнять свои обязанности, вытекающие из ст.15 п.2 Закона об ЭЦП, в соответствии с которой при ликвидации негосударственных удостоверяющих центров их документация, а также обязанности по проверке «старых» подписей (см. ст.4 п.1) переходят к «уполномоченному федеральному органу исполнительной власти». Сейчас вопросами удостоверяющих центров занимается Федеральное агентство по информационным технологиям (ФАИТ) при Мининформсвязи.
- Свежие
- Посещаемые
Рассмотрим на примерах. Истребование электронной первички налоговыми органами появилось в 2011 году. Представлять можно как электронные копии бумажных подлинников, так и изначально созданные в электронном виде документы (правильно – электронные копии электронных подлинников). Со скан-копиями проблем нет, бизнес успел проверить работу с ними на практике. С электронными оригиналами – есть нюансы. Представлять можно, но только те документы, которые были созданы в форматах ФНС, при этом служба признает один единственный формат – .XML. Для счета-фактуры этот формат обязателен, для первичных документов (товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт выполненных работ) рекомендуем. Получается, если вы создали товарную накладную в .XLS (excel), подписали с контрагентом ЭП, то при истребовании придется создать бумажную копию с последующей отправкой по почте (подробнее читайте в статье «Некоторые особенности представления электронных документов в налоговую»). Таких документов может быть не один и не два. Это трудоемко. ФНС знает об этом и, мы надеемся, уже прорабатывает вопрос.
Аналогичная ситуация с судами. Суды уже работают с электронными документами (подробнее в «Электронные документы в суде»), но существующей нормативной базы и практики еще недостаточно для полноценной работы. Суды принимают электронные документы в качестве письменных доказательств, но судья в ходе заседания рассмотрит документы на бумаге. Такова практика и привычки.
Таких примеров множество. И пока практика просит создания копий, делайте их правильно.
Электронные документы и ЭП: что нужно знать бухгалтеру
Затем в письме России от 2011 года № 03-03-06/1/409 Минфин разъяснил, если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам (о чем мы говорили выше), представление документа производится на бумажном носителев виде заверенной налогоплательщиком копиис отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. А какой должна быть эта отметка до сих пор никто не уточнил.
ООО «Инфостарт» гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.
Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.
Для возврата оплаты просто свяжитесь с нами.
- Сейчас
- Вчера
- Неделя
- Сутки
- Неделя
- Месяц
Как и где можно хранить электронную подпись
1.1. Настоящий Порядок изготовления бумажной копии электронного документа и хранения электронных документов с электронной цифровой подписью в центральном аппарате Федерального казначейства (далее — Порядок) разработан в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, федеральными законами от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», от 10 января 2002 года N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Регламентом по применению средств ЭЦП в Федеральном казначействе, утвержденным приказом Федерального казначейства от 17 августа 2005 года N 145, другими федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
1.2. Настоящий Порядок устанавливает правила изготовления бумажной копии электронного документа и хранения электронных документов с электронной цифровой подписью (далее — ЭЦП) в центральном аппарате Федерального казначейства при применении и использовании в своей деятельности электронных документов, подписанных ЭЦП, в том числе с использованием системы электронного документооборота Федерального казначейства.
1.3. Действие настоящего Порядка не распространяется на документы, содержащие государственную тайну.
1.4. Электронный документ создается, используется и хранится с применением средств вычислительной техники в соответствующем прикладном программном обеспечении Федерального казначейства.
1.5. Электронный документ содержит реквизиты, позволяющие его идентифицировать. Обязательные реквизиты электронного документа определяются действующим законодательством, нормативными правовыми актами, а также Требованиями к форматам текстовых файлов, используемыми при информационном взаимодействии между Федеральным казначейством и его территориальными органами и участниками бюджетного процесса, правилами электронного документооборота в системе электронного документооборота Федерального казначейства, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477.
2.1. Бумажная копия электронного документа, сформированного Федеральным казначейством, выдается Федеральным казначейством по письменному запросу, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, на основании резолюции руководителя Федерального казначейства (исполняющего обязанности руководителя Федерального казначейства) или заместителя руководителя Федерального казначейства, в соответствии с возложенными полномочиями, и заверяется оттиском штампа (или собственноручной записью с текстом) согласно приложению к настоящему Порядку и собственноручной подписью работника структурного подразделения Федерального казначейства, заверяющего бумажную копию электронного документа (далее — Исполнитель).
2.2. Заверенная бумажная копия электронного документа передается Исполнителем в Уполномоченный удостоверяющий центр Федерального казначейства (далее — УУЦ) с указанием информации о дате и времени подписания электронного документа, серийном номере сертификата ключа ЭЦП лица, подписавшего документ.
2.3. Уполномоченное лицо УУЦ при получении бумажной копии электронного документа проверяет действительность на момент подписания сертификата ключа подписи, относящегося к ЭЦП должностного лица, подписавшего электронный документ, и удостоверяет это простановкой собственноручной подписи уполномоченного лица УУЦ с указанием должности, фамилии и инициалов, и оттиска печати УУЦ на бумажной копии электронного документа. Копия электронного документа с отметками уполномоченного лица УУЦ возвращается Исполнителю.
2.4. Оттиск штампа (или собственноручная запись с тентом) с собственноручной подписью Исполнителя и оттиск печати УУЦ с собственноручной подписью уполномоченного лица УУЦ размещаются на той же стороне листа бумажной копии электронного документа, на которой началось размещение информации соответствующего электронного документа. Если указанный документ продолжается на другой стороне листа или на других листах, то дополнительная заверяющая подпись Исполнителя (без расшифровки фамилии и должности) ставится на каждом листе, на одной или на обеих сторонах, на которых размещена информация.
Страницы многостраничных бумажных копий электронных документов должны быть пронумерованы. Допускается брошюрование листов многостраничных документов, их прошивка и заверение сброшюрованного документа на обороте последнего листа.
2.5. Исполнитель несет персональную ответственность за идентичность информации в бумажной копии электронного документа его электронному оригиналу, а также за наличие положительного результата проверки ЭЦП под электронным документом.
Уполномоченное лицо УУЦ несет ответственность за подтверждение действительности сертификата ключа подписи лица, подписавшего электронный документ, на момент подписания электронного документа. Уполномоченное лицо УУЦ не несет ответственности за идентичность информации в бумажной копии электронного документа его электронному оригиналу.
3.1. Документы, созданные в электронном виде и подписанные ЭЦП уполномоченных лиц, хранятся в соответствующем прикладном программном обеспечении, позволяющем их просматривать и осуществлять проверку ЭЦП документов на протяжении всего срока хранения этих документов.
3.2. Перечень документов, хранящихся в электронном виде с ЭЦП, определяется в Технологическом регламенте на соответствующее прикладное программное обеспечение.
3.3. Срок хранения электронных документов устанавливается в соответствии с номенклатурой дел в зависимости от содержащейся в них информации и вне зависимости от места хранения за исключением документов Архивного фонда Российской Федерации, подлежащих передаче на государственное хранение.
3.4. Срок хранения сертификата ключа ЭЦП, посредством которого были подписаны электронные документы, определяется действующим законодательством и нормативными правовыми актами в сфере использования ЭЦП (но не менее срока хранения электронного документа, подписанного ЭЦП).
к Порядку изготовления бумажной
копии электронного документа
и хранения электронных документов
с электронной цифровой подписью
в центральном аппарате
Федерального казначейства,
утвержденному приказом
Федерального казначейства
от 16 марта 2010 года N 54
Чтобы подписать XML-файл выполните следующее:
- Сформируйте электронный документ, для этого в главном окне программы откройте меню кнопки «Сохранить» и выберите строку «Выгрузить в XML…», откроется окно электронного документа:
Подлинник электронного документа подписанного эп хранится
В программе имеется возможность подписать любой имеющийся файл, например, файл отсканированного документа, являющегося приложением к электронному документу, в том числе таким же способом можно подписать и электронный документ (XML-файл).
-
В меню кнопки «Сохранить» выберите команду «Подписать файл…».
-
Подключите устройство, содержащее секретный ключ подписи, к компьютеру (если имеется такое устройство: флэш, смарт-карта).
-
В открывшемся окне выберите нужный файл (сначала выберите Тип файла:Все файлы).
-
Вам будет выдано сообщение о том, что файл подписан и о том, что в той же папке сформирован файл подписи, он с тем же именем, с расширением файла *.sig.
Если Вы получили подписанный файл извне и хотели бы проверить, не был ли изменен полученный файл после его подписания, либо просто проверить правильность сформированной подписи файла, выполните:
-
В меню кнопки «Сохранить» выберите команду «Проверить ЭЦП».
- Выберите файл, для которого существует файл электронной подписи, либо файл содержащий подпись. Если эти два файла находятся в разных папках, то программа предложит выбрать еще второй файл.
- Вам будет выдано сообщение о правильности подписи (т.е. исходный файл не изменялся с момента подписания), либо о ее несоответствии исходному файлу. Если Вы подключены к сети Интернет, то дополнительно произойдет проверка доверия к подписи (соответствует ли подпись ее владельцу). Если подключения нет, то будет произведена только математическая проверка подписи, в результате которой можно узнать только, не был ли изменен подписанный документ.
Кроме механизма, предусмотренного в наших программах, Вы можете использовать для подписания другие программы, например, КриптоАРМ. Необходимые Вам функции этой программы аналогичны тем, что имеются в нашей программе, однако, при необходимости Вы можете обратиться к следующей инструкции для подписания электронных документов с помощью КриптоАРМ.
Инструкция по подписанию файлов, если не используются программы серии «Полигон», «Полигон Про» или «Подпись Про».
Как подписать файл электронно-цифровой подписью?
Данная инструкция является примерной, конкретные шаги могут зависеть от установленного на Вашем компьютере программного обеспечения. Часть инструкция выполнена в феврале 2012 года, однако в наших программах предусмотрена более удобная возможность подписания файлов электронных документов усиленной квалифицированной электронной подписью.
Для подписи файлов электронных документов: межевой план, карта план, технический план электронной подписью необходимо убедиться в наличии установленных программ:
-
криптопровайдер «КриптоПро CSP».
-
«Крипто АРМ» – эта программа необходима только тогда, когда у Вас не используются программы серии «Полигон», эта программа в части подписания идентична программам серии «Полигон», поэтому она не нужна; для подписания файлов программами серии «Полигон» смотрите предыдущую страницу инструкции; подписывать можно как программами серии «Полигон», так и программой КриптоАРМ, если Вы считаете, что это будет удобнее, чем использовать имеющиеся возможности программ серии «Полигон».
Каждый файл (XML, скан печатного документа и файлы приложений) необходимо подписать, так как орган кадастрового учета принимает только пары файлов: оригинальный файл и файл подписи к нему. Для того, чтобы подписать файл необходимо выбрать его в окне проводника и нажать правой кнопкой мыши (ПКМ), появится контекстное меню, в нем следует выбрать пункт «КриптоАРМ», а затем «Подписать…».
Правила использования электронной подписи (далее – ЭП) при совершении юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ).
То есть ЭП – это некий уникальный код, который определенным способом связан с файлом документа. Этот код получается путем криптографического преобразования и подтверждает:
- неизменность информации;
- целостность документа;
- авторство определенного лица.
При внедрении электронного документооборота именно ЭП делает электронный документ равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, то есть придает ему юридическую силу.
В конце декабря 2019 года в связи с совершенствованием регулирования в сфере ЭП Госдума приняла в третьем чтении законопроект № 747528-7 «О внесении изменений в Федеральный закон “Об электронной подписи” и статью 1 Федерального закона “О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля”» (далее – законопроект № 747528-7), который направлен на создание более безопасной цифровой среды. На момент публикации статьи законопроект одобрен Советом Федерации и направлен на подпись Президенту России. Это значит, что текст предлагаемых поправок сформирован окончательно. Проанализируем, какие изменения нас ожидают с 01.07.2020.
Изменение 1: все участники электронного взаимодействия будут признавать усиленную квалифицированную ЭП
Сейчас каждая структура устанавливает свои требования сертификата ключа проверки ЭП. Организациям это не очень удобно, поскольку на разных порталах нужно получать свой вариант. Законопроект устраняет этот недостаток: теперь во всех информационных системах будет признаваться единая усиленная квалифицированная ЭП.
Как правильно сделать бумажную копию электронного документа
Задача: присланный документ нужно распечатать, поставить подпись и отправить назад скан с подписью.
Это самый простой способ, который используется в некоторых организациях, где юридическая сила документа не так важна, а все договорённости условные. К примеру, так можно расписаться на документах курьерской службы для прохождения посылки на таможне.
Решение: вместо сканирования документа можно подставить заранее созданную подпись-картинку. Для этого достаточно аккуратно и крупно расписаться на белом листе бумаги, отсканировать подпись в высоком разрешении и сохранить в формате JPG или PNG.
Подпись вставляется в Microsoft Office, Adobe PDF Reader или Photoshop.
- Откройте документ PDF или форму, которую необходимо подписать.
- Выберите «Инструменты» — «Заполнить и подписать».
- Выберите нужный вариант. PDF Reader может не только вставить готовую подпись-изображение, но и нарисовать её мышью или на сенсорном экране, а также напечатать.
- Нажмите кнопку «Применить», затем щёлкните в том месте документа PDF, где требуется добавить подпись или инициалы.
- Сохраните готовый документ в PNG.
- Откройте PDF-файл (документ Word можно сохранить в PDF-формате).
- Перетащите изображение с подписью на рабочую область и разместите в нужном месте документа.
- Сохраните готовый файл.
Обычная подпись (как электронная, так и физическая) служит только для упрощённой валидации данных и основана на доверии обеих сторон: в суде можно назвать скан и подпись подделкой, оспорив договор.
Поэтому к подписи добавляют другие способы защиты от подделки: отправлять письма можно только с указанной почты с сохранением времени и даты отправки, а в некоторых случаях компании могут попросить отправить физическую копию по указанному адресу.
Любой документ, обладающий юридической силой, нужно подписывать сертифицированной электронной подписью.
У неё есть два криптоключа: закрытый, которым подписывается документ, хранится только у владельца, а открытым проверяется реальность подписи.
Поскольку закрытый ключ находится только у хозяина, это достаточная гарантия безопасности. Правда, владелец может потерять свой ключ, но это считается его проблемой.
Чем отличается электронная цифровая подпись (ЭЦП) от электронной подписи (ЭП)?
Ничем. ЭЦП и ЭП — это одно и то же. Определение «электронная цифровая подпись» (ЭЦП) устарело. Термин ЭЦП был введён в 2002 году с принятием закона № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и утратил силу с 1 января 2014 года, когда вступил в силу закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
- Электронная отчётность в государственные органы: таможню, налоговую, внебюджетные фонды, органы статистики и учёта и другие.
- Электронные торги: для регистрации на площадках, отправки заявок и подписания контрактов.
- ЕГАИС: ЭП требуется для работы в системе, документам присваивается электронная подпись, они приобретают юридическую силу.
- Корпоративный документооборот: ЭП — аналог физической подписи, поэтому любой документ внутри организации можно подписывать и отправлять в электронном виде.
- Электронная регистрация сделок с недвижимостью: регистрация сделок по купле-продаже и получения выписок из ЕГРП о сделках с переходом прав. Это дешевле и быстрее.
- Госуслуги. С помощью ЭП можно отправлять обращения и заявления в государственные и муниципальные органы: «электронное правительство», «электронный гражданин».