Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ учрежедния об ознакомлении с нормативными актами». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Каждый сотрудник предприятия обязан прочесть все внутренние нормативные акты, действующие в организации.
Это необходимо для того, чтобы сотрудник четко знал правила работы в компании, условия труда, права, обязанности и полномочия свои лично и работодателя.
При возникновении каких-либо вопросов или подозрения на нарушение трудовых прав, работник имеет право проконсультироваться у юрисконсульта организации или стороннего юриста.
Лист ознакомления с локальными нормативными актами
Сведения о том, что сотрудник компании прочел тот или иной нормативный акт вносятся в специальный лист ознакомления.
Этот документ является очень важным, поскольку, в случае, если какие-либо разногласия и конфликты дойдут до трудовой инспекции или суда, он может стать доказательством правоты, причем как со стороны работодателя, так и со стороны подчиненного (в зависимости от того, как развивались события).
Именно поэтому подписи в лист ознакомления следует собирать тщательно и скрупулезно. Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников по какой-то причине не подписал лист ознакомления с нормативным актом (например, по причине болезни, отпуска или командировки), надо дождаться его возвращения и взять подпись.
Унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены (за некоторым исключением), поэтому лист об ознакомлении с локальными нормативными актами может составляться работниками организации в произвольном виде или по внутреннему шаблону.
Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.
В «шапке» листа следует обозначить:
- название предприятия;
- наименование документа;
- номер, дату и суть нормативного акта, о прочтении которого расписывается работник.
Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:
- порядковый номер сотрудника;
- фамилию-имя-отчество сотрудника;
- должность;
- дату ознакомления с актом;
- подпись.
При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (к примеру, о структурном подразделении, в котором трудится работник или каких-то примечаниях).
Если сотрудников, которых касается нормативный акт много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.
Лист ознакомления можно писать на простом листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия – это роли не играет, как и то, от руки он будет составлен или на компьютере.
Важно, чтобы документ содержал оригинальные подписи тех сотрудников предприятия, кого он касается.
Заверять бланк печатью организации не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица имеют право не использовать для удостоверения своих бумаг штемпельные изделия (если только иное не прописано в учредительной документации фирмы).
После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.
Как ознакомить сотрудника с локальным актом
В необходимый минимум, который должен быть отображён в журнале, входят:
- штатное расписание работы учреждения (ст. 57 Трудового Кодекса Российской Федерации);
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, ст. 189 и ст. 190 ТК РФ);
- документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
- приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ);
- график сменности (ст. 103 ТК РФ);
- положения по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
- положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
- график отпусков (ст. 123).
Как принять локальный нормативный акт
Журнал ознакомления с локальными нормативными актами имеет плотную картонную обложку. В журнале должны быть сквозные отверстия для подшивки листов, однако до передачи в архив он не шнуруется.
Титульный лист содержит наименование журнала, поле для заполнения наименования организации, блок, в котором указывается начало и окончание заполнения журнала, количество записей, номер тома (в случае если данный журнал продолжает аналогичные предыдущие), поле для внесения срока хранения, а также ссылка на документ, в соответствии с которым оформлен данный журнал. На последнем листе расположена надпись-заверитель.
Нужно ли генерального директора ознакомить с локальными нормативными актами организации при приеме на работу
Внутренний блок журнала содержит таблицы, разработанные и утверждённые для каждого вида журналов индивидуально, и информацию об ответственных за их заполнение лицах. В состав такой информации входит:
- фамилия, имя и отчество ответственного лица;
- период действия ответственности;
- документ, согласно которому назначен ответственный;
- подпись самого ответственного лица.
Как внести изменения в правила внутреннего трудового распорядка
Утвержденной формы такого журнала не существует. Поскольку она не является обязательной или даже рекомендованной, законодатели обошли ее своим вниманием. Введение в документооборот организации такой формы направлено исключительно на упрощение исполнения требований Трудового кодекса РФ и других законов.
Поэтому только от работодателя зависит, как именно он решит этот вопрос. Разработать необходимую форму придется самостоятельно. Главное, чтобы она содержала все локальные нормативные акты, с которыми должны знакомиться новые работники. Сформированный бланк должен утвердить своим приказом руководитель организации.
Ничего сложного в таком документе быть не должно. Например, он может выглядеть так:
Также не обязательно придавать ему книжную форму. Это могут быть и отдельные листы, помещенные в папку-скоросшиватель. Никаких виз об утверждении ставить на тутульном листе не нужно, можно только проставить дату начала и дату окончания записей.
Из приведенного выше примера видно, что форма журнала достаточно простая. Поскольку ЛНА, с которыми обязательно нужно знакомить, в организациях обычно много, необходимо выделить под каждый из них несколько страниц. При этом структура этих страниц отличаться не будет и будет содержать:
- данные работника (ФИО);
- должность и отдел в организации;
- дату визирования (при необходимости — время);
- личную подпись каждого работника.
При желании листы можно пронумеровать и прошить, но это не обязательно. Ответственным лицом за ведение такого журнала обычно является специалист по кадрам или сам руководитель, если организация небольшая.
Отдельно нужно отметить порядок и сроки хранения данного документа. Этот вопрос также законодательно не урегулирован, поэтому его должна установить сама организация. Чаще всего работодателям хочется сделать его небольшим, например 5лет. Это является ошибкой, и на практике лучше установить повышенные сроки хранения.
Во-первых, при поступлении человека на работу ему нужно предъявить для ознакомления Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о заработной плате, Положение о премировании и другие фундаментальные ЛНА. Причем не просто предъявить, а дать возможность их внимательно прочитать. Ни в коем случае нельзя при этом подгонять будущего работника: пусть читает столько, сколько нужно.
Когда ознакомление произойдет, нужно, чтобы будущий работник расписался о том, что ЛНА им прочитаны. Как именно – разберем чуть позже. Главное, что делать это нужно ДО подписания трудового договора, а не после и не во время.
Во-вторых, с ЛНА знакомят всех заинтересованных в нем работников, как только этот ЛНА утверждается генеральным директором и ДО вступления его в действие.
Если акт вступает в действие в момент утверждения, это не очень хорошо, и надо следить, чтобы были в запасе хотя бы пара дней между утверждением и вступлением документа в действие.
Поэтому лучше утверждать такие документы приказом, в котором будет указан а) срок вступления документа в действие, б) более короткий срок для ознакомления с ним работников.
В противном случае придется знакомить коллег с ЛНА в тот же день. Назавтра – уже поздно.
Разумеется, этот журнал ведется в бумажном виде: в нем стоят живые подписи. Журнал ведется один для всех ЛНА компании, обычно в течение нескольких лет подряд.
На практике представляет собой большую общую тетрадь, первая страница которой является титульным листом, а все последующие разлинованы на графы. Ответственный за ведение журнала – один из работников канцелярии.
Он обычно и получает задание ознакомить всех работников компании или только нескольких из них со вновь изданным ЛНА.
Огромный недостаток журнала в том, что в него сложно внести ознакомление с давно изданными ЛНА вновь поступивших работников. В этом случае журнал продолжается, а напротив первого упоминания ЛНА, с которым ознакомлен работник сегодня, в графе «Примечание» ставится отметка, что об этом документе есть и другие записи в журнале. Получается чистенько, но не особенно удобно.
Закрыт делопроизводством журнал может быть только тогда, когда будут закрыты делопроизводством внесенные в него ЛНА. Потому журналов ознакомления в компании может действовать одновременно несколько.
Прошивать и пломбировать такой журнал необязательно, а вот проставить номера страниц будет совсем не лишним.
Образец оформления титульного листа журнала ознакомления с ЛНА, pdf
Образец заполнения журнала ознакомления с ЛНА, pdf
Применяется листок, подтверждающий, что работники были ознакомлены с приказом, только при необходимости получения подписи от многих граждан. Например, если распоряжение относится к крупному отделу или значительной группы сотрудников.
Листок ознакомления выступает приложением к приказу.
Если между руководителем компании и работниками в будущем возникнут какие-либо трудовые споры, то именно данный документ выступает доказательством, что были выполнены работодателем все требования законодательства.
Документооборот – понятие обширное, порой он скрывает в себе такие требования, о которых даже не догадываются самые опытные делопроизводители и специалисты по кадрам. Например, есть такая форма, как журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.
Скорее всего, большинство небольших организаций обходятся без этого документа, однако по требованиям Трудового кодекса нужно знакомить работников с внутренними нормативными актами, а значит, нужно это как-то оформлять.
В этой статье мы рассмотрим, что представляет собой журнал и как его правильно заполнять.
Нормами статьи 68 Трудового кодекса РФ предусмотрена обязанность работодателя ознакомить работников со всеми локальными нормативными актами (ЛНА), которые связаны с его трудовой деятельностью.
Такое ознакомление обязательно должно происходить под роспись работника. Игнорирование этого требования влечет административную ответственность за неисполнение требований трудового законодательства.
Утвержденной формы такого журнала не существует. Поскольку она не является обязательной или даже рекомендованной, законодатели обошли ее своим вниманием. Введение в документооборот организации такой формы направлено исключительно на упрощение исполнения требований Трудового кодекса РФ и других законов.
Поэтому только от работодателя зависит, как именно он решит этот вопрос. Разработать необходимую форму придется самостоятельно. Главное, чтобы она содержала все локальные нормативные акты, с которыми должны знакомиться новые работники. Сформированный бланк должен утвердить своим приказом руководитель организации.
Ничего сложного в таком документе быть не должно. Например, он может выглядеть так:
Также не обязательно придавать ему книжную форму. Это могут быть и отдельные листы, помещенные в папку-скоросшиватель. Никаких виз об утверждении ставить на тутульном листе не нужно, можно только проставить дату начала и дату окончания записей.
Из приведенного выше примера видно, что форма журнала достаточно простая. Поскольку ЛНА, с которыми обязательно нужно знакомить, в организациях обычно много, необходимо выделить под каждый из них несколько страниц. При этом структура этих страниц отличаться не будет и будет содержать:
- данные работника (ФИО);
- должность и отдел в организации;
- дату визирования (при необходимости — время);
- личную подпись каждого работника.
При желании листы можно пронумеровать и прошить, но это не обязательно. Ответственным лицом за ведение такого журнала обычно является специалист по кадрам или сам руководитель, если организация небольшая.
Отдельно нужно отметить порядок и сроки хранения данного документа. Этот вопрос также законодательно не урегулирован, поэтому его должна установить сама организация. Чаще всего работодателям хочется сделать его небольшим, например 5лет. Это является ошибкой, и на практике лучше установить повышенные сроки хранения.
Ведь многие локальные акты имеют постоянный срок хранения или их хранят минимум 10 лет. Желательно, чтобы эти периоды не отличались от срока хранения документов об ознакомлении с ними. К тому же работники, ознакомленные с ЛНА более 5 лет назад, могут продолжать работать в данной организации и поднять вопрос об ознакомлении их с теми или иными нормами.
Без этого документа доказать факт, что требования были соблюдены, будет достаточно тяжело.
Также не следует забывать о приказе Минкультуры РФ от 25.08.
2010 N 558, в котором прямо сказано, что все локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников являются документами постоянного срока хранения.
Поэтому целесообразно установить такие же требования и для журнала ознакомления, если он касается персональных данных. В частности, постоянно нужно хранить такие локальные документы, как:
- Положения о структурных подразделениях организации;
- Положения об оплате труда.
Поэтому, если работники ставят свои подписи и знакомятся именно с этими ЛНА лично, срок хранения формы, подтверждающей этот факт, должен быть аналогичным.
Ознакомление с локальными нормативными актами
Сразу после издания приказа директор предприятия должен предъявить его для изучения лицам, к которым относится данное распоряжение. Если рассчитан документ на неопределенное количество работников, то ознакомить с ним нужно весь штат.
Обычно секретарь назначается исполнителем данного процесса, поэтому им формируется лист ознакомления, подписываемый всеми работниками предприятия. Руководитель должен убедиться, что на документе имеются все нужные подписи.
Работодатели должны передавать для изучения приказ сразу после издания. Обычно это выполняется непосредственно в день его составления или в течение ближайших нескольких дней.
Предельная дата может указываться непосредственно в тексте распоряжения. Подпись работниками должна ставиться до того момента, когда вносимые изменения начнут применяться в компании.
Такого определения, как лист ознакомления с приказом, образец которого часто можно встретить в кадровой работе, нет ни в одном законодательном акте. Тем не менее, им пользуется практически каждая организация, имеющая в своем штате наемных работников.
Законодательство обязывает работодателя знакомить работников со всеми локально-нормативными актами, которые непосредственно их касаются. Все это в полной мере относится и к распорядительной документации.
Факт доведения информации до людей должен подтверждаться росписью работника, также важна дата, когда информацию довели до сведения сотрудника, поскольку законодательство регламентирует сроки, в которые работодатель должен это сделать. В качестве примера можно привести следующие сроки:
- 3 дня дается работодателю, чтобы ознакомить человека с информацией о наложении на него дисциплинарного наказания;
- За 2 месяца и более работодатель должен предупредить сотрудников об изменениях основных условий трудового договора, например графика работы.
В большинстве случаев для этого используют отдельный документ, на котором все сотрудники ставят свою подпись.
Журнал нужно пронумеровать, прошить, сделать контрольную надпись. Например: «В журнале пронумеровано и прошнуровано 96 (девяносто шесть) листов.
Должность, подпись, расшифровка подписи». И заверить надпись печатью. В Журнале ознакомления можно выделить блоки для ПВТР, Положения о защите персональных данных, Положения об оплате труда, прочих ЛНА.
А крупным компаниям с большой численностью работников целесообразно для каждого локального акта оформить отдельный Журнал ознакомления. 3. Для каждого работника составить Лист ознакомления с локальными актами.
Пример приказа об ознакомлении с локальными нормативными актами
Из приведенного выше примера видно, что форма журнала достаточно простая. Поскольку ЛНА, с которыми обязательно нужно знакомить, в организациях обычно много, необходимо выделить под каждый из них несколько страниц. При этом структура этих страниц отличаться не будет и будет содержать:
- данные работника (ФИО);
- должность и отдел в организации;
- дату визирования (при необходимости — время);
- личную подпись каждого работника.
При желании листы можно пронумеровать и прошить, но это не обязательно. Ответственным лицом за ведение такого журнала обычно является специалист по кадрам или сам руководитель, если организация небольшая.
Внимание Вместе с тем она является важным документом, регламентирующим не только трудовую функцию работника, круг его должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6). Поэтому рекомендуется ознакамливать принимаемых на работу лиц и с должностной инструкцией.
Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец ЛНА (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, документы по охране труда положения о персональных данных, оплате труда), так и тех актов, которые дополнительно приняты организацией и непосредственно касаются деятельности этого работника (положения о филиале, структурном подразделении, документообороте, коммерческой тайне и др.).
На мой взгляд, ознакомление с локальными нормативными актами, которое происходит на «индивидуальном» для каждого ЛНА листе ознакомления, лучший из всех возможных вариантов. Лист ознакомления после заполнения подшивается в «свой» ЛНА и хранится вместе с его контрольным экземпляром столько же, сколько и ЛНА.
Форму листа дать не могу: он пишется под каждый ЛНА, а вот образец заполнения покажу.
Лист ознакомления с локальным нормативным актом: образец, pdf
Обратите внимание: в листе ознакомления всегда есть запас строк. Например, экспертная комиссия – казалось бы, закрытый список сотрудников. Но сегодняшний член ЭК завтра может уволиться, а послезавтра на его место придет другой человек. И он тоже распишется в этом листе ознакомления – для этого и оставляют запасные строки.
Разумеется, этот журнал ведется в бумажном виде: в нем стоят живые подписи. Журнал ведется один для всех ЛНА компании, обычно в течение нескольких лет подряд.
На практике представляет собой большую общую тетрадь, первая страница которой является титульным листом, а все последующие разлинованы на графы. Ответственный за ведение журнала – один из работников канцелярии.
Он обычно и получает задание ознакомить всех работников компании или только нескольких из них со вновь изданным ЛНА.
Этот способ ознакомления с ЛНА касается только тех из них, которые работник читает перед заключением трудового договора.
В этом случае некоторые кадровики прямо в трудовой договор, в специально подготовленный для этого раздел, просят будущего коллегу своей рукой написать, с каким ЛНА он ознакомился, за каждый расписаться и поставить дату. Только после этого договор подписывается сторонами.
В соответствии с положениями ст. 22 и 68 ТК РФ фирмы-работодатели обязаны знакомить сотрудников –– как уже нанятых, так и оформляющихся на работу, с локальными нормативными актами (далее – ЛНА), действие которых распространяется на трудовые правоотношения с участием данных работников.
Сфера действия нормативных актов распространяется только на организацию, внутри которой они подписаны. Они могут быть временными и постоянными, но разрабатываются исключительно в рамках действующего законодательства и призваны не нарушать права человека.
В обязанность каждого сотрудника входит ознакомление с нормативами осуществления деятельности компанией.
Только так можно гарантировать соблюдения норм и требований действующего законодательства.
В статье 312.1 Трудового кодекса РФ установлены особенности для сотрудников, трудоустройство которых является удаленным. Обмен может осуществляться электронным путем с использованием электронной подписи.
Такой документ приравнивается к тому, который оформлен на бумажном носителе.
Работник и работодатель обязаны в срок, установленный трудовым договором, отправить подтверждение о получении электронной версии листа ознакомления.
Хранится лист ознакомления в отделе кадров вместе с документом, к которому он привязан. Для этого выделяется отдельная папка.
Загрузить заполненный образец листа ознакомления с ЛНА в обоих рассмотренных нами вариантах вы можете на нашем сайте.
Здесь вы можете скачать пример заполнения листа ознакомления, являющегося приложением к трудовому договору.
Скачать пример заполнения листа ознакомления
А здесь вы сможете ознакомиться с образцом листа ознакомления, являющегося самостоятельным документом.
Скачать образец листа ознакомления
Обязанность проводить мероприятия по доведению сведений, содержащихся в нормативных актах, до работников предусмотрена на законодательном уровне.
Организации должны документировать факт ознакомления сотрудника с локальными актами. Процедура ознакомления затрагивает как уже работающих сотрудников фирмы, так и только поступающих на работу лиц.
В законах не прописаны способы проведения мероприятия ознакомления, однако, практика показывает несколько вариантов ознакомления.
Внимание: решение о том, какой вариант будет применяться администрацией принимается самостоятельно. Данное правило распространяется и на документальное оформления этого события
Роспись сотрудника в подтверждение того, что он прочитал кадровый документ, чаще всего требуется в следующих случаях.
Таблица.
Когда нужна роспись сотрудника об ознакомлении
| Виды документов | Документы для ознакомления под роспись |
| Приказ об изменении локального документа работодателя | Приказы о внесении корректировок в:
|
| Приказ об утверждении решения кадрового характера | Приказы работодателя:
|
| Иные кадровые документы |
|
Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец
Приказ – это распоряжение руководителя, которое оформляется в письменном виде и содержит сведения о том или ином принятом решении.
Приказы могут касаться любых правовых аспектов отношений между работодателем и подчиненным:
- о назначении на должность;
- о проведении аттестации сотрудников;
- о переводе на другую работу;
- об отпуске;
- об индексации заработной платы;
- о возложении обязанностей и т.д.
Издаются приказы всегда от лица директора предприятия, легитимны только внутри фирмы, имеют длительный период действия и, при необходимости, могут подвергаться изменениям.
Приказы ни в коей мере не должны нарушать ни гражданских, ни трудовых прав работников, которые, в свою очередь, в обязательном порядке должны с ними ознакомляться.
В зависимости от того, с каким документом ознакомлены сотрудники, а также от численности сотрудников существуют разные способы собрать с них подписи в подтверждение того, что они прочитали документ:
- зафиксировать подпись работника на том документе, с которым он ознакомился (например, если это приказ кадрового характера, который касается только одного человека);
- включить в документ, с которым ознакомился сотрудник, фразу о том, что его подпись подтверждает ознакомление сразу с несколькими актами (например, при подписании трудового договора);
- оформить лист ознакомления работников с приказом или локальным документом (если такой документ касается нескольких человек). Скачать лист ознакомления с приказом можно далее;
- завести специальный журнал для сбора подписей по прочтению различных документов разными работниками.
Бланк журнала. Образец заполнения журнала.
Существует 2 основных подхода к утверждению рассматриваемого журнала, а также к формированию его структуры.
1. Создание документа, являющегося приложением к трудовому договору работника.
Данный документ:
- подписывается только тем работником, с которым заключен трудовой договор;
- включает перечень только тех актов, действие которых распространяется на конкретного работника.
2. Создание самостоятельного нормативного документа, который:
- подписывается всеми сотрудниками фирмы;
- содержит перечни всех ЛНА, используемых в компании (классифицированные по категориям).
В первом случае в форме журнала отражаются:
- тот факт, что документ является приложением к трудовому договору с определенными реквизитами (номером и датой подписания);
- перечень актов, юрисдикция которых распространяется на сотрудника, подписавшего соответствующий трудовой договор;
- даты ознакомления с ЛНА, указанными в перечне.
В структуре документа также должны присутствовать графы для проставления подписей работника.
Второй вариант структурирования листа ознакомления с ЛНА предполагает включение в него:
- граф, предназначенных для указания структурных подразделений фирмы, Ф.И.О. работающих в них сотрудников, а также их должностей;
- граф, предназначенных для проставления сотрудниками подписей, удостоверяющих факт ознакомления с локальной документацией;
- отметки о заверении документа руководителем фирмы – поскольку в данном случае лист является самостоятельным нормативным актом.
Знакомить работников с локальными нормативными актами фирма-работодатель обязана в силу требований закона. Лист ознакомления с ЛНА – один из самых удобных инструментов для исполнения организацией требований ст. 22 и 68 ТК РФ.
Ознакомиться со спецификой ряда распространенных ЛНА, с положениями которых работодатели должны знакомить сотрудников, вы можете в статьях:
- «Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2020»;
- «Положение о стимулирующих выплатах с критериями эффективности».
Это особая группа приказов, с помощью которых осуществляется управление персоналом предприятия: прием на работу, увольнение, кадровые перестановки и иные действия, ведущие к изменению рабочей деятельности, а также взыскания и поощрения, командировки и отпуска.
Поэтому факт ознакомления работника с такими приказами обязательно должен оформляться документально.
Если порядок ознакомления, установленный законом, нарушается, документ может не вступить в силу. Это касается, в частности, приказов о наложении взысканий.
Для приказов о приеме, увольнении, оформлении отпуска или командировки существуют унифицированные формы, в которые уже заложена отметка об ознакомлении. Например:
•приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1*);
•приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (№ Т-5*);
•приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (№ Т-6*);
•приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (№ Т-8*);
•приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (№ Т-9*);
•приказ (распоряжение) о поощрении работника (№ Т-11*).
Прочие приказы по личному составу оформляются на утвержденном бланке организации или на утвержденном бланке приказа. Отметка об ознакомлении проставляется либо на обороте последнего листа приказа (Пример 1), либо на отдельном листе (Пример 2). В обоих случаях отметка об ознакомлении оформляется одинаково – указывается должность, подпись, расшифровка подписи и дата.
В то же время на практике изредка встречаются утвержденные формы бланков приказов, где отметки об ознакомлении располагаются на последнем листе приказа внизу, при наличии там свободного места (Пример 3).
Предприятию придётся доказывать, что оно не совершало противоправных действий.
Второй вариант считается более безопасным и заключается в прямом ознакомлении. Данный способ предполагает, что ЛНА и лист ознакомления сшиваются вместе и содержат общую нумерацию страниц.
Скажем, в правилах внутреннего распорядка организации прошито и пронумеровано 300 листов. Из них 100 – ознакомления.
После ознакомления сотрудников с ЛНА результирующий сборник документации заверяется печатью и подписью ответственного лица.
При необходимости единый документ предоставляется в судебный орган. Доказывать отсутствие факта знакомства работника с конкретным актом не надо.
В отличие от деловых писем, в распорядительных документах ссылку на приложение принято помещать прямо в текст документа, например:
Ссылка на приложение делается в приказе в распорядительной части его текста
1. Утвердить и ввести в действие с 09.01.2014 Инструкцию по делопроизводству (Приложение № 1).
Встречаются разные способы указания приложений в скобках прямо в тексте приказа, все они корректны.
Сведения о том, что сотрудник компании прочел тот или иной нормативный акт вносятся в специальный лист ознакомления.
Этот документ является очень важным, поскольку, в случае, если какие-либо разногласия и конфликты дойдут до трудовой инспекции или суда, он может стать доказательством правоты, причем как со стороны работодателя, так и со стороны подчиненного (в зависимости от того, как развивались события).
Именно поэтому подписи в лист ознакомления следует собирать тщательно и скрупулезно. Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, а тем более подделывать их автографы.
Заставить сотрудника подписать и выполнить приказ руководителя нельзя.
Однако по факту отказа от подписи распоряжения, представитель работодателя вправе составить специальный акт, а за отказ от выполнения приказа работодатель имеет право подвергнуть сотрудника дисциплинарному взысканию или даже уволить.
Конечно, такие меры возможны только при условии, что приказ полностью соответствует всем нормам законодательства РФ, а подчиненный не предоставил никаких веских и уважительных причин для подобного поведения.
Ознакомление работников с локальными актами организации
Каждый сотрудник предприятия обязан прочесть все внутренние нормативные акты, действующие в организации.
Это необходимо для того, чтобы сотрудник четко знал правила работы в компании, условия труда, права, обязанности и полномочия свои лично и работодателя.
При возникновении каких-либо вопросов или подозрения на нарушение трудовых прав, работник имеет право проконсультироваться у юрисконсульта организации или стороннего юриста.
Сведения о том, что сотрудник компании прочел тот или иной нормативный акт вносятся в специальный лист ознакомления.
Этот документ является очень важным, поскольку, в случае, если какие-либо разногласия и конфликты дойдут до трудовой инспекции или суда, он может стать доказательством правоты, причем как со стороны работодателя, так и со стороны подчиненного (в зависимости от того, как развивались события).
Именно поэтому подписи в лист ознакомления следует собирать тщательно и скрупулезно. Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников по какой-то причине не подписал лист ознакомления с нормативным актом (например, по причине болезни, отпуска или командировки), надо дождаться его возвращения и взять подпись.
Обычно знакомство с большей частью локальных нормативно-правовых актов происходит на этапе трудоустройства работника. Но иногда документы разрабатываются в период текущей деятельности предприятия, и тогда ознакомления происходит после того, как акт будет утвержден руководством компании.
Что будет если не подписать документ
Каждый сотрудник имеет право подписывать тот или иной нормативный акт или отказаться от этого.
Работодатель не может принудить подчиненного к ознакомлению с документом, как не может и наложить за отказ от этого какое-либо дисциплинарное взыскание.
Единственное, что следует учесть сотруднику при нежелании читать нормативный акт и подписывать лист об ознакомлении с ним – то, что в какой-то момент может возникнуть ситуация, в которой информация, изложенная в документе, может оказаться очень полезной.
Унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены (за некоторым исключением), поэтому лист об ознакомлении с локальными нормативными актами может составляться работниками организации в произвольном виде или по внутреннему шаблону.
Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.
В «шапке» листа следует обозначить:
- название предприятия;
- наименование документа;
- номер, дату и суть нормативного акта, о прочтении которого расписывается работник.
Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:
- порядковый номер сотрудника;
- фамилию-имя-отчество сотрудника;
- должность;
- дату ознакомления с актом;
- подпись.
При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (к примеру, о структурном подразделении, в котором трудится работник или каких-то примечаниях).
Если сотрудников, которых касается нормативный акт много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.
Лист ознакомления с нормативным актом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем документом, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия акта он должен быть цел и невредим.
Пример приказа об ознакомлении с локальными нормативными актами
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Бытовые услуги • Телекоммуникационные компании • Доставка готовых блюд • Организация и проведение праздников • Ремонт мобильных устройств • Ателье швейные • Химчистки одежды • Сервисные центры • Фотоуслуги • Праздничные агентства
Следовательно они должны найти отражение и в Журнале ознакомления с локальными нормативными актами. Как они будут расположены в Журнале остается на ваше усмотрение.
Обратите внимание! Часть 3 ст.
68 ТК РФсодержит требование, что ознакомление лица, поступающего на работу, с ЛНА работодателя должно производиться до подписания трудового договора. В связи с этим, чтобы впоследствии у проверяющих органов не было даже формальных оснований для предъявления к вам претензии о нарушении этого требования, включите в реквизит «Виза ознакомления» не только дату, но и время ознакомления с ЛНА.