Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные реквизиты в счете на оплату». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Те элементы, которые необходимо обязательно указать в счете на оплату, отражены в таблице 1.
Таблица 1. Элементы счета на оплату товаров, работ, услуг, обязательные к отражению
| Наименование реквизита | Примечание |
|---|---|
| Наименование документа | Обязательное отражение наименования документа – «счет». |
| Номер счета | Каждый счет на оплату регистрируется в специальных журналах, и ему присваивается индивидуальный номер, который облегчает идентификацию счета. Номер счета является уникальным, повторение номеров не допускается. |
| Дата составления документа | Дата проставляется в момент выставления документа. Вместе с номером счета на оплату облегчает поиск данного документа. |
| Сведения о плательщике | Указывается наименование организации-плательщика. Если же плательщиком является индивидуальный предприниматель (ИП), то указываются ФИО индивидуального предпринимателя. Отражаются ИНН, КПП (для юридического лица), адрес. |
| Банковские реквизиты поставщика | Среди банковских реквизитов указываются счета:
Обязательно указываются наименование банка поставщика товаров, БИК банка. |
| Сведения о получателе товара | Указывается наименование организации-получателя товара. Если же получателем является индивидуальный предприниматель (ИП), то указываются ФИО индивидуального предпринимателя. Отражаются ИНН, КПП (для юридического лица), адрес. |
| Перечень товаров, оказываемых услуг, выполняемых работ | Указывается наименование товара, выполненной работы, оказанной услуги с проставлением порядкового номера позиции. Наименование указывается желательно без сокращения. |
| Количество товара, оказанных услуг, выполненных работ | Указывается в цифровом исполнении напротив каждой позиции поставляемого товара. Оформляется и количество оказываемых услуг, выполненных работ. Например, в счете указано, что был произведен ремонт двух принтеров, указывается цифра «2». |
| Единицы измерения | Здесь отражаются те единицы измерения, в которых измеряется тот или иной товар (штуки, метры и т.д.). Если же в счете отражено наименование оказанной услуги, выполненной работы, то единицей измерения указываются штуки (шт). Наименование единицы измерения указывается в сокращенном виде. |
| Итоговая сумма платежа | Стоимость обязательно указывается как в цифровом выражении, так и прописью. Итоговая сумма, отраженная в счете на оплату, включает сумму НДС, акцизов. Сумма платежа обязательно указывается с точностью до копеек, если они отсутствуют, то проставляется «00». |
| Сумма налогов, включенных в цену товара, услуг, работ | В качестве налогов, включаемых в цену товара, могут быть отражены:
Сумма НДС, включаемого в цену товара, работ, услуг, выделяется отдельной строкой с указанием ставки. Ставка НДС зависит от вида поставляемого товара: 10%, 18%, 0%. |
| Подписи | Указываются должности лиц, ответственных за осуществление данной операции, проставляются их подписи, указывается расшифровка подписи, т. е. фамилия, инициалы. Если счета на оплату отправляются по электронной почте или по факсу, то в этом случае проставляются факсимильные подписи. |
| Печать | В Законе от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в перечне обязательных реквизитов первичных учетных документов наличие печати не обозначено, но рекомендуется закрепление подписей должностных лиц печатью во избежание каких-либо недоразумений, спорных вопросов. |
Также читайте:
- Акт приема-передачи товара
- ТТН: для чего нужна
- Дефектный акт
Обязательные реквизиты счета на оплату
По общему правилу не является первичным учетным документом счёт на оплату. Бланк чаще всего содержит предложение об оплате и реквизиты для перечисления средств. Для целей бухгалтерского и налогового учёта он считается учётным документом, если подтверждает факт хозяйственной деятельности и содержит все обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Например, счёта на оплату коммунальных услуг, услуг связи, аренды можно принимать к учету как первичные документы, если в них есть все обязательные реквизиты.
Счёт на оплату (заполненный образец xls)
Образцы заполнения счёта с НДС (скачать) и без НДС (скачать).
Изначально счет не имел такой смысловой нагрузки, как другой документ. Главное его предназначение было:
- предъявить плательщику реквизиты для перечисления денежных средств;
- подтвердить, что реквизиты принадлежат организации-поставщику;
- указать предмет оплаты (товары, работы, услуги), количество, цену, сумму;
- заверить всю информацию подписями ответственных лиц и печатью организации.
В дальнейшем коммерческие отношения стали более развитыми, и счет на оплату в некоторых случаях (при разовых сделках) стал служить договором и содержать все договорные условия.
Какие же обязательные реквизиты должен содержать счет на оплату, как заполнить его — рассмотрим подробнее.
Прежде всего, унифицированной формы не существует. Организации вправе разработать и утвердить приказом по документообороту свою индивидуальную форму, содержащую нужные сведения. Но есть реквизиты, которые вписываются в счет обязательно, и к ним предъявляются определенные требования.
В этой части следует отразить подробно все характеристики товара (работы, услуги):
- наименование;
- производитель товара или его происхождение;
- маркировка, артикул, классификация и прочее описание товара;
- количество;
- цена без НДС;
- ставка и сумма НДС;
- общая сумма.
Подытоживает товарную часть общая сумма к оплате по счету цифрами, прописью в рублях и копейках.
Если продавец использует специальный налоговый режим, то следует указать ставку «0 %», либо «без НДС». А итоговую сумму к оплате завершить словами «НДС не облагается».
Несмотря на кажущуюся простоту, к этой части следует отнестись со всей серьезностью. Именно лица, подписавшие счет на оплату, будут нести ответственность за достоверность информации и ее соответствие условиям договора.
Нередко искажение именно информации в счете на оплату приводит к ошибочным перечислениям денежных средств.
Данные исполнителя-сотрудника, который сформировал и выписал документ, его прямой телефон также необходимы. Будет возможность связаться с ним в случае возникновения вопросов, уточнить имеющуюся информацию или получить дополнительные сведения.
После подписания можно сказать, что оформление счета на оплату закончено.
Если по условиям договора покупатель обязан произвести предоплату, первым будет выставлен счет. На основании его бухгалтер сформирует весь пакет документов на поставку. А именно, выпишет товарную накладную, накладную на отпуск со склада, счет-фактуру.
Если же оплата идет по факту поставки товара (выполнения работ, оказания услуг), то счет на оплату формируется на основании отгрузочных документов (тот же пакет документов, что и выше).
Все эти бумаги взаимосвязаны и обычно имеют один порядковый номер, что очень упрощает отслеживание и контроль товарных операций.
Некоторые организации номер счета используют как внутреннюю кодировку для операций поставки. Цифры и буквы в нем не беспорядочные, как кажется на первый взгляд, а несут информацию о партии товара, материально-ответственном лице, складе и тому подобное.
На усмотрение организации счет на оплату может содержать следующую дополнительную информацию:
Основание для выставления. Это могут быть:
- договор поставки товара (работ, услуг);
- заявка покупателя о резервировании партии товара;
- товарная накладная на поставку товара;
- и другие.
Условия получения товара. Например:
- самовывоз;
- получение с транзитного склада;
- доставка товара поставщиком по конкретному адресу;
- и другие.
Если по условиям договора счет выписан в иностранной валюте, а оплату требуется произвести в российских рублях, то можно и нужно указать, какой курс будет действительным при оплате.
Можно указать, в течение какого отрезка времени поставщик гарантирует наличие товара, указанного в документе.
Оформление счета на оплату: порядок, требования и образец
Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.
Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.
ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.
Сам счёт выставляем электронно. Один бумажный экземпляр оставляем у себя, другой можно отправить контрагенту обычным письмом.
Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту. Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».
Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру: ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.
Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.
Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.
Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).
При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.
СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.
Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.
- Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
- Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
- Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
- Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
- «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.
Обязательные реквизиты в счете на оплату
В основном, оформляется два экземпляра такого документа:
- один адресуется покупателю для проведения платежа;
- второй адресуется финансистам (бухгалтерам) фирмы.
Правила оформления счета на оплату. В счете нельзя обойтись без указания:
- номера и даты его оформления;
- банковских реквизитов фирмы, ее названия (ФИО индивидуального предпринимателя);
- Сведений, идентифицирующих договор, во исполнение которого он выписывается (при наличии такого договора);
- корректного и точного названия товарно-материальных ценностей (работ, услуг), цены за одну штуку, суммарной стоимости всех поименованных товаров (услуг);
- суммы налогов, которые заложены в стоимость;
Это все обязательные реквизиты, который необходимо использовать выставление счета на оплату.
По желанию также можно включить:
- условия продажи (оказания услуг);
- возможность осуществить самовывоз;
- контактные телефоны;
- рекламные предложения и т.д.
Бланки и образцы счетов на оплату
При указании в бланке неверных сведений платеж или вернется обратно, или будет числиться в банке как невыясненный. Соответственно, компания потеряет время и силы на возвращение денег и новое перечисление.
Вполне вероятно, будут иметь место срыв поставки (иных обязательств контрагента) и последствия дисциплинарного характера применительно к допустившим неточности работникам.
В применяемых в текущий момент альбомах форм первичной учетной документации отсутствует унифицированная форма счета, напрямую этот вопрос не урегулирован и в законодательстве.
Большинство компаний самостоятельно разрабатывают соответствующие бланки в качестве одного из приложений к приказу, издаваемому по бухгалтерской учетной политике и графику документооборота, и утверждают его на основании п. 4 ст.
9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации .
Таким образом, как правильно заполнить счет на оплату, решает сама организация.
«Нужна ли печать на счете на оплату?» – один из самых популярных вопросов касающейся оформления документа.
Из-за отсутствия печати, счет не станет недействительным. В нем обязательно должны находиться лишь те реквизиты, которые фигурируют в ФЗ №402 от 06.12.2011г. “О бухгалтерском учете” – печать же там не поименована, соответственно ее наличие не обязательно. Таким образом, печать на счете на оплату обязательна, лишь по обычаям делового документооборота
Контактируя с контрагентом необходимо помнить, что счет может быть копией, если у сторон есть оригиналы других документов – договора, счет-фактуры, акта выполненных работ и т.д. Решение о списании денежных средств (или затребовании оригинала) принимает сама организация исходя из принципов безопасности и осмотрительности.
создание сайтов, обслуживание 1С, разработка дизайна, контекстная реклама
Не секрет, что учитывая особенности работы в сфере продаж выписка счета равноценна оферте, а перечисление денег является акцептом такой оферты. Но для идентичности с договором в нем необходимо отразить все условия, являющиеся существенными для договоров определенного типа.
Применительно к купле – продаже это – условие о продаваемых товарно-материальных ценностях (количество и название), сроки для передачи таких ценностей (как вариант, в течение календарного месяца с момента зачисления денег на счет продавца), таким образом срок оплаты по счету ,так же очень важен.
Если существенные условия в счете не отражены, его выписка и проведение платежа не равноценны заключению договора.
Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.
На практике в учетных политиках компаний счет на оплату можно увидеть в перечне первичных документов.
Как правильно заполнить счет на оплату с ндс (образец) Достаточно указать только наименование организации.
- В таблице перечисляются товары и услуги, стоимость, количество, единица измерения.
- После перечня товаров и услуг можно указать детали счета, например, «срок оплаты товара», «условия доставки или самовывоза» и др.
- В конце счета указывается ФИО руководителя организации и главного бухгалтера. Наличие подписи и печати необязательно, но некоторые компании не рассматривают счета без подписи и печати.
Создать счет онлайн
- Если вам требуется постоянно создавать счета на оплату, то воспользуйтесь нашим сервисом Выставить счет.
- Обязательные реквизиты счета на оплату
- Счёт на оплату
- Как выставить счёт на оплату
- Как выписать счет на оплату: учимся заполнять важный документ
- Как выставить счет на оплату от ип и ооо по безналу
- Счет на оплату
- Счет на оплату онлайн
- Обязательные реквизиты для счета на оплату
- Обязательные реквизиты счета на оплату украина
- Реквизиты для счета на оплату
- Необходимые реквизиты для счета на оплату
Расчеты организаций между собой и с индивидуальными предпринимателями по оплате продукции, товаров, услуг и работ оформляются соответствующей документацией. При продаже покупателю (заказчику) продавец выставляет счет на оплату.
При отгрузке продукции или товаров для покупателя выписывается товарная накладная (форма №ТОРГ-12) и счет-фактура, если продавец является плательщиком НДС. Если обязанности по доставке до покупателя выполняет ваша организация, то составляется товарно-транспортная накладная по форме №1-Т.
Важно
При использовании собственного грузового транспорта оформляется путевой лист. В этой статье мы подробно разберем счет на оплату покупателю, поговорим о его форме и порядке составления.
Статус счета Ни один нормативный документ не обязует организацию выписывать покупателю счет на оплату.
- Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
- название предприятия;
- правовая форма организации;
- юридический адрес регистрации;
- КПП (только для юридических лиц).
- Сведения о банке, обслуживающем сделку:
- название банковского учреждения;
- его БИК;
- номера расчетного и корреспондентского счетов.
- Номер счёта и дата его оформления (эта информация для внутреннего пользования фирмы; нумерация сквозная, ежегодно начинаемая сначала).
- НДС (или его отсутствие). Если НДС наличествует, указывается его сумма.
- Фамилия, инициалы, личная подпись составителя.
- К СВЕДЕНИЮ! Печать на счёте, по последним законодательным требованиям, не обязательна.
Счетом на оплату называется документ, в котором указаны основания и реквизиты для платежа за товары или услуги. Как правило, используется для оформления сделок по договорам между организациями и предпринимателями, но может применяться и для физических лиц.
Этот документ необязателен, стороны могут рассчитаться друг с другом и без него. Но, с другой стороны, он уточняет требования и сроки, напоминает платёжные реквизиты, а также побуждает покупателя (заказчика) быстрее заплатить.
Выставить счет на оплату — это напомнить контрагенту свои платёжные реквизиты и стимулировать быстрее вносить деньги.
Счет к оплате — это документ, единая форма которого не предусмотрена законом. То есть любая организация вправе разрабатывать собственный бланк, при условии, что включит туда обязательные реквизиты. Сейчас традиционные бумажные квитанции постепенно уступают цифровым.
Электронный счет на оплату — что это? Это альтернатива бумажному документу, содержащая аналогичную информацию, те же обязательные реквизиты, но оформленная в цифровом виде.
Чаще всего их оформляют сканированным изображением в формате pdf (чтобы передать копию подписи директора или руководителя) и отправляют плательщику по электронной почте.
Счет на оплату — это первичный документ или нет? Нет, не первичный и даже не обязательный. Он относится к категории вторичных или производных актов.
Документ представляет собой таблицу с платёжными реквизитами поставщика, кратким описанием поставленных товаров и оказанных услуг, итоговой суммой платежа.
Счёт на оплату содержит платёжные реквизиты поставщику и краткую характеристику поставленных товаров
Оформление счета необязательно, но помогает сторонам согласовать сумму и сроки платежа, уточнить реквизиты и упорядочить собственный документооборот. Форма платежа — наличный или безналичный — обычно прописывается в договоре. Большинство современных организаций предпочитают безналичные переводы — они быстрее, их проще проводить и подтверждать.
Нумерация важна, потому что позволяет организации контролировать поступления средств по выставленным счетам.
Безналичная оплата по счету — как это применяется на практике? У сторон есть несколько вариантов действия. Помните, что документ не является обязательным, расплатиться за услуги можно и без него. Например, плательщик получил товар и просит у поставщика уточнить платёжные реквизиты.
Поставщик решает, что правильнее будет подготовить документ и формирует его в бумажном виде. Затем отправляет скан второй стороне. Плательщик открывает мобильное приложение своего банка (например, если требуется оплата через расчетный счёт для бизнеса) и по платёжным реквизитам переводит нужную сумму.
Приложение сформирует для него цифровой чек, который также по электронной почте легко отправить поставщику с сообщением «Чек по счету №…».
Если по роду деятельности компании приходится постоянно принимать платежи от контрагентов, логичным решением будет подготовить шаблон, куда внести все неизменные данные, а перед выставлением менять только наименования плательщиков, списки товаров и сумму платежа. Самый удобный вариант — скачать готовый бланк и адаптировать его под свои цели. Заполнение готового бланка займёт всего несколько минут, а подготовка нового с нуля — минимум 20-30 минут.
Скачать: Бланк счёта на оплату
Если организация использует программное обеспечение 1С, оформление будет ещё проще. Как подготовить счет на оплату в «1С: Бухгалтерия»:
- Открыть вкладку «Продажи» и найти в списке «Счета на оплату покупателям».
- При нажатии на эту ссылку откроется список всех созданных ранее документов.
- Далее нужно нажать кнопку «Создать» или кнопку Ins. Откроется чистый бланк.
- В новом документе заполняют данные о плательщике и все другие поля (часть будет заполнена автоматически).
- Когда документ готов и проверен, нажмите «Записать». Файл сохранится. Документ готов. Его можно распечатать или отправить по электронной почте.
Как правильно заполнить счет на оплату с ндс (образец) Достаточно указать только наименование организации.
- В таблице перечисляются товары и услуги, стоимость, количество, единица измерения.
- После перечня товаров и услуг можно указать детали счета, например, «срок оплаты товара», «условия доставки или самовывоза» и др.
- В конце счета указывается ФИО руководителя организации и главного бухгалтера. Наличие подписи и печати необязательно, но некоторые компании не рассматривают счета без подписи и печати.
Создать счет онлайн
- Если вам требуется постоянно создавать счета на оплату, то воспользуйтесь нашим сервисом Выставить счет.
Как выставить счет на оплату: пошаговая инструкция
- Обязательные реквизиты счета на оплату
- Счёт на оплату
- Как выставить счёт на оплату
- Как выписать счет на оплату: учимся заполнять важный документ
- Как выставить счет на оплату от ип и ооо по безналу
- Счет на оплату
- Счет на оплату онлайн
- Обязательные реквизиты для счета на оплату
- Обязательные реквизиты счета на оплату украина
- Реквизиты для счета на оплату
- Необходимые реквизиты для счета на оплату
Обязательные реквизиты счета на оплату Обязательное отражение наименования документа – «счет». Номер счета Каждый счет на оплату регистрируется в специальных журналах, и ему присваивается индивидуальный номер, который облегчает идентификацию счета.
Номер счета является уникальным, повторение номеров не допускается.
Расчеты организаций между собой и с индивидуальными предпринимателями по оплате продукции, товаров, услуг и работ оформляются соответствующей документацией. При продаже покупателю (заказчику) продавец выставляет счет на оплату.
При отгрузке продукции или товаров для покупателя выписывается товарная накладная (форма №ТОРГ-12) и счет-фактура, если продавец является плательщиком НДС. Если обязанности по доставке до покупателя выполняет ваша организация, то составляется товарно-транспортная накладная по форме №1-Т.
Важно
При использовании собственного грузового транспорта оформляется путевой лист. В этой статье мы подробно разберем счет на оплату покупателю, поговорим о его форме и порядке составления.
Статус счета Ни один нормативный документ не обязует организацию выписывать покупателю счет на оплату.
- Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
- название предприятия;
- правовая форма организации;
- юридический адрес регистрации;
- КПП (только для юридических лиц).
- Сведения о банке, обслуживающем сделку:
- название банковского учреждения;
- его БИК;
- номера расчетного и корреспондентского счетов.
- Номер счёта и дата его оформления (эта информация для внутреннего пользования фирмы; нумерация сквозная, ежегодно начинаемая сначала).
- НДС (или его отсутствие). Если НДС наличествует, указывается его сумма.
- Фамилия, инициалы, личная подпись составителя.
- К СВЕДЕНИЮ! Печать на счёте, по последним законодательным требованиям, не обязательна.
В нем может содержаться итоговая стоимость получаемой продукции или частичная сумма, вносимая в качестве аванса. Обычно «счет на оплату» составляет бухгалтер, но это может и любое другое лицо, у которого есть на то соответствующие полномочия. Этот документ является фактом совершения сделки между сторонами, предметом которой является указанный товар (услуга).
Как правило, он предусмотрен заключенным ранее договором. Стороны подписывают соглашение, по которому берут на себя определенные обязательства. В соответствии с ними выставленный счет будет свидетельствовать о том, что каждая из них выполнила свою часть договоренности.
Юридическими лицами этот документ оплачивается по безналичному расчету либо внесением денежных средств через банк.
- Наименование документа, а также номер и дата его составления. Эти данные должны быть расположены одной строкой и удобны для прочтения.
- Реквизиты получателя и продавца. Помимо адреса, нужно указать банные обслуживающего банка, необходимые для перечисления оплаты.
- Данные о приобретаемом товаре или услуге.
- Отдельная строка должна быть выделена для НДС. В случае ее отсутствия здесь будет стоять «ноль» или прочерк.
Интересное: Нужна финансовая помощь на безвозвратной основе
Контактируя с контрагентом необходимо помнить, что счет может быть копией, если у сторон есть оригиналы других документов — договора, счет-фактуры, акта выполненных работ и т.д. Решение о списании денежных средств (или затребовании оригинала) принимает сама организация исходя из принципов безопасности и осмотрительности.
Большинство компаний самостоятельно разрабатывают соответствующие бланки в качестве одного из приложений к приказу, издаваемому по бухгалтерской учетной политике и графику документооборота, и утверждают его на основании п. 4 ст.
9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации .
Таким образом, как правильно заполнить счет на оплату, решает сама организация.
Поскольку счет не является бухгалтерским подотчетным документом, на сегодняшний день строгой формы, утверждающей его вид, не существует. Счет может выписываться в бумажном или электронном виде, однако в нем обязательно должна указываться следующая информация:
- организацией, которая освобождена от НДС (статья №145 НК РФ);
- организацией, реализующей товары (услуги) по агентскому договору от собственного имени, если используется общая система налогообложения (п.1 статьи 169 НК РФ);
- организацией, получившей частичную оплату (аванс) от заказчика за реализацию товара (услуг) (ст. 168 НК РФ).
Обязательно укажите реквизиты продавца и покупателя.
Сведения о продавце:
- полное наименование компании или Ф. И. О. (для ИП);
- полный адрес;
- ИНН;
- КПП;
- номер расчетного счета;
- номер корреспондентского счета;
- БИК;
- контактные данные — номер телефона, адрес электронной почты.
Сведения о покупателе:
- для организаций — наименование, адрес регистрации, ИНН, КПП, банковские реквизиты;
- для ИП — Ф. И. О. полностью, адрес регистрации, ИНН, банковские реквизиты;
- для физических лиц — Ф. И. О. полностью, адрес регистрации.
При составлении документа укажите следующие данные:
- дату его создания, порядковый номер (нумерация ведется с 1 января текущего года);
- срок действия документа;
- полные наименования и адреса получателя и плательщика;
- банковские реквизиты получателя платежа;
- список товаров или услуг;
- итоговую сумму;
- сумму НДС или указание на его отсутствие;
- название должностей лиц, ответственных за операцию (руководитель предприятия, главный бухгалтер), и их подписи с расшифровками.
Ставить печать необязательно. Чтобы заверить бумагу, достаточно подписи.
Обязательная составляющая документа — наименование товара, его количество, стоимость. Эту информацию удобно оформить в виде таблицы со следующими столбцами:
- Номер по порядку.
- Наименование предмета сделки.
- Единица измерения.
- Количество единиц.
- Цена за одну единицу.
- Общая стоимость.
В нижней строчке таблицы укажите окончательную стоимость перечисленных товаров, а под таблицей — прописью итоговую сумму к оплате.
Особое внимание уделите НДС:
- Если продавец — плательщик НДС, укажите в документе сумму налога. Сделать это можно двумя способами:
- включите налог в итоговую стоимость и для наглядности выделите отдельной строкой, указав внизу таблицы «В том числе НДС»;
- покажите стоимость товара/услуги без учета налога, затем вычислите его размер, а итоговую цену сформируйте как сумму этих двух величин.
- Если продавец работает по УСН, ЕНВД, ПСН и не платит НДС, укажите: «Без НДС».
1. Счет на оплату должен содержать все обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать стороны документооборота, причину оформления документа и его сумму:
- дата и номер документа;
- наименование контрагента (поставщика);
- банковские реквизиты контрагента (поставщика);
- наименование покупателя;
- банковские реквизиты, юридический и почтовый адрес покупателя;
- наименование, количество и стоимость товаров, работ, услуг;
- сумму к уплате, в том числе НДС (в случае его наличия);
- подписи руководителя и главного бухгалтера с обязательной расшифровкой.
2. На счете обязательно проставляется отметка «В бухгалтерию к оплате» с визой руководителя с расшифровкой ФИО, должности и даты.
3. Все счета принимаются на оплату в течение 10 рабочих дней с даты их выставления.
4. К оплате принимаются только оригиналы счетов к оплате. Служебные записки о принятии копии счета не принимаются.
Памятка по оформлению счета на оплату
Оформление счета на оплату обязательные реквизиты
Законодательство не устанавливает правила хранения счетов. Однако многие компании хранят счета вместе с платежными поручениями. Порядок хранения счетов можно закрепить в учетной политике или в правилах документооборота организации.
Желательно хранить счета как минимум до завершения сделки. Это поможет избежать лишних споров с поставщиками.
Счет на оплату считается необязательным документом, а потому без него можно обойтись. Он нужен исключительно для предоставления реквизитов контрагенту и побуждению его к более оперативной оплате.
Как выставить счет на оплату?
Счет выставляется как без договора, так и на основании договора. Он направляется покупателю услуг по электронной почте или вручается лично. Документ оформляется в бумажном или электронном виде (в формате Word, Excel и PDF и т. д.). В зависимости от договоренности сторон счет выставляется до или после оказания услуг/поставки товаров.
Форма счета на оплату не регламентируется законодательными документами. Каждая организация разрабатывает бланк документа самостоятельно, включая в него обязательные реквизиты, или использует общепринятые шаблоны.
При выставлении счета на оплату в него включают:
- Номер счета (нумерация ведется с января текущего года) и дату его создания.
- Название продавца, юридический адрес и банковские реквизиты для перечисления оплаты.
- Название (ФИО), адрес, ИНН и КПП (при наличии) плательщика.
- Данные об услуге или товаре: наименование, единицы измерения, количество, цена и итоговая стоимость.
- Данные об НДС.
- Срок оплаты счета (при необходимости).
- Подписи директора предприятия (ИП) и главного бухгалтера, печать (при наличии).
В счете на оплату с НДС (при использовании ИП или организацией основной системы налогообложения – ОСНО) отдельно прописывается сумма налога на добавочную стоимость – 18% от стоимости товаров или услуг.
В счете без НДС (при использовании ИП или организацией упрощенной системы налогообложения – УСН) указывается: «Без НДС» или «НДС не облагается».
Срок оплаты счета указывается в документе в том случае, когда в договоре между поставщиком услуг и товаров и их получателем указаны временные рамки осуществления финансового расчета между сторонами.
У документа нет жесткой унифицированной формы, а потому при заполнении можно допустить те же ошибки, что и при составлении других внешних документов:
- неверно заполнить или пропустить обязательные реквизиты;
- не заверить документ у бухгалтера или руководителя;
- выставить ошибочную сумму.
Обязательные реквизиты для оплаты счета
При заполнении счета следует обязательно прописать следующие реквизиты:
- наименование документа;
- его номер;
- дату составления;
- название и реквизиты поставщика;
- данные покупателя;
- сведения о товаре или услуге: название, количество, цена;
- сумму к оплате и НДС (если есть);
- ФИО и подписи руководителя и бухгалтера с указанием должностей.
Официально счет на оплату не является первичным документом. Однако, при работе по договору контрагенты часто не перечисляют оплату без получения счета. Только получив счет на оплату, руководство компании дает указания о выплате, а бухгалтерия переводит средства. Выходит, что по факту счет выступает первичным документом, без которого расчеты с поставщиками не ведутся.
Счет на оплату — это документ, содержащий платежные реквизиты и являющийся основанием для уплаты определенной суммы за товары или услуги, предоставляемые продавцом. ИП может выставить требование на перечисление средств на свой счет лицам, с которыми у него заключены договоры купли-продажи, оказания услуг, а также тем лицам, с которыми подобные соглашения не заключались.
Обязательные элементы счета на оплату:
- Данные продавца (наименование ИП или юридического лица, адрес компании, ИНН и КПП)
- Данные покупателя (наименование ООО или ИП, адрес, ИНН и КПП)
- Перечень товаров и услуг для оплаты, их количество и стоимость
- Общая сумма к оплате
- Платежные реквизиты (номер расчетного счета продавца)
- Дата выставления счета
Это документ, который является доказательством проведенной сделки для бухгалтерии, фирмы или другой организации.
В обязательном порядке счет выставляется в следующих случаях:
- Если компания работает на рынке и освобождена от налога на добавленную стоимость по статье 145 Налогового кодекса РФ
- Контрагенты не успели заключить договор, а поставку товара нужно осуществить в сжатые сроки. Поставщик может сформировать счет на оплату, а чуть позднее стороны скрепят свои отношения договором.
- Пункт 1 статья 169 Налогового кодекса РФ – процесс торговли документально оформлен от личного имени и с применением ОСН
- Статья 168 Налогового кодекса РФ – предприятие получило частичную предоплату
- Покупателю требуется единоразовая поставка, и оформлять долгосрочный договор просто не имеет смысла.
Счет может выполнять роль оферты, если в нем отразить все условия сотрудничества. Оплаченный счет станет юридическим подтверждением сделки между контрагентами. И в таком случае не потребуется заключение договора.
В таблице представлены примеры правильного заполнения всех реквизитов:
| Реквизиты | Пример заполнения |
| Номер счет и дата выставления | Счет на оплату №1204 от 25.10.2018 г. |
| Наименование и данные продавца | ИП Александров Дмитрий Александрович, ИНН 65663666377, 390939, Московская область, г. Москва, ул. Ленина, дом 13, офис 5, тел. +7 (900) 111-11-11 |
| Наименование и данные получателя | ООО Василевс, ИНН 658564743579957, КПП 5244771559, 390939, Московская область, г. Москва, ул. Ленина, дом 14 |
| Товары или услуги | Юридическая консультация |
| Количество | 1 |
| Общая сумма прописью | Всего наименований 1, на сумму одна тысяча пятьсот рублей 00 копеек |
| Банковские реквизиты | Банк получателя: Сбербанк России ОАО г. Москва, БИК 6785463, счет №748632148, р/с №57845216931 |
| Подпись | ИП подписывает счет лично |
Если вместо ИП подписывает счет его доверенное лицо, то рядом указываются реквизиты доверенности, которая подтверждает его полномочия, а также должность физического лица, ФИО и расшифровка.