Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Если небходимо донести документы в суд то какое письмо писать». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Во втором случае необходимо оформить доверенность: гражданину ее надо оформить у нотариуса, юридическому лицу достаточно заверить печатью и подписью руководителя. Но иногда проще иск отправить по почте – потеря времени, конечно, есть, но датой подачи иска будет считаться день его отправки по почте.
Направлять почтовую корреспонденцию в судебный орган надо с уведомлением о вручении и описью вложения, в которой указываете весь перечень документов. В ходе судебного процесса может не раз возникнуть необходимость представить в суд какие-то дополнительные документы для изменения или дополнения исковых требований, истребования или приобщения к делу новых доказательств и т.
д. Процесс подачи таких документов выглядит примерно также аналогично.
Как правильно составить сопроводительное письмо в суд о направлении документов?
Важно
Куда подавать заявление в суд? Если урегулировать конфликт не удалось, придется обращаться в уполномоченную инстанцию. В первую очередь необходимо определиться, в какой суд подавать заявление.
Внимание
Логично, что он должен находиться по месту проживания предъявителя претензии или ответчика. Любые гражданские дела рассматриваются мировым или районным судом.
В компетенцию первого входят разбирательства о выдаче приказа. В частности, это дела по вопросу расторжения брака в случаях отсутствия между супругами спора о детях, о разделе имущества, нажитого совместно (при стоимости требований не более 50 тысяч рублей) и так далее.
Во всех прочих случаях исковое заявление подается в районный суд. Важный момент Многие граждане не знают, где подать заявление в суд – по месту своего жительства или места пребывания нарушителя его прав.
К моменту прений у судьи уже сформировано мнение, и дополнение, поданное в последний момент, может не повлиять на исход дела. Требования к оформлению Как документ, предъявляемый в судебном процессе, дополнение должно содержать ряд реквизитов:
- наименование суда (арбитражного суда) — адресата;
- наименования сторон по делу и (или) номер дела;
- название документа: «Дополнение искового заявления» или «Дополнение к исковому заявлению Х к Y»;
- приложения: документы, подтверждающие отправку копий другим участникам процесса (или копии по числу участников в гражданском и административном процессе);
- подпись уполномоченного лица.
- 1 Как правильно выбрать суд?
- 1.1 Мировой или районный?
- 1.2 Определяем территориальность
- 2 Оформление искового заявления
- 3 Как правильно направить исковое заявление в суд?
- 3.1 Как подать?
- 3.2 Сроки
- 4 Плата за рассмотрение искового заявления
Для защиты своих интересов гражданам зачастую необходимо обращаться в суд. Для инициации судебного процесса необходимо заявить исковые требования.
Российский закон в вопросах гражданского судопроизводства, в отличие от уголовного, возлагает обязанность доказывания обстоятельств на стороны.
В ней указывается число, время и фамилия судьи, который будет рассматривать исковое заявление. Образец Ниже представляем вам пример искового заявления: В районный суд города Истец: Ответчик: Стоимость иска: рублей Госпошлина: рублей ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ По поводу расторжения брака, взыскания алиментов и определения места жительства ребенка.
С ответчицей (ком) я вступил (а) в брак (число, месяц, год). Св-во о регистрации № . С ответчицей (ком) от брака есть общий ребенок: (Ф.
И. О.). Совместная жизнь с гражданкой (гражданином) не сложилась, в связи с (причина). Ввиду указанных обстоятельств считаю невозможным продолжать жизнь в браке и сохранять семью.
- Истец освобождается от уплаты.
В таком случае пошлину платит проигравшая сторона по итогам дела.
В таком случае уплачивается пошлина за обращение в суд с параллельной подачей ходатайство о предоставлении отсрочки. Полная сумма выплачивается после установления цены иска.
При наличии права на освобождение от пошлины, надо предоставить подтверждения и попросить суд о принятии искового заявления без квитанции об уплате госпошлины.
Перечисляется пошлина до подачи искового заявления в суд единым платежом истцом либо его представителем. Не будет приняты платежки от третьих лиц.
В случае проживания ответчика за пределами нашей страны, либо в случае отсутствия данных о месте его нахождения, истец может обратиться в суд:
- По адресу расположения имущества, принадлежащего ответчику.
- По последнему известному адресу проживания.
Если ответчиком является лицо юридическое, то иск следует подать в суд по адресу расположения организации. При подаче иска против филиала юридического лица или официального представительства, документы следует отнести в судебные органы по месту расположения этого представительства или филиала.
Что же делать, если иск оставлен судом без движения?
В каком виде исправлять выявленные судом недочеты?
Бывает,
Зачастую у людей нет возможности лично предоставить документы в суд. Преградами являются отсутствие денег на проезд, удалённость суда от места жительства гражданина, болезнь и многие другие обстоятельства. Чтобы преодолеть это, можно и нужно воспользоваться почтовой службой. Как это сделать? Не так сложно, как кажется на первый взгляд.
Отправляя стандартное письмо в обычном конверте (опустив его в знакомый всем почтовый синий ящик), следует помнить, что в случае пропажи письма ответственность за это никто не несёт. Для гарантированной доставки корреспонденции существуют регистрируемые отправления: заказные и ценные письма. Бланки, документы, квитанции, отчёты, требующие гарантированной доставки, отправляются заказными письмами. Регистрируемая письменная корреспонденция принимается от отправителя с выдачей ему квитанции и вручается адресату с распиской о получении.
Заказное письмо обязательно дойдёт до адресата, так как ему присваивается уникальный идентификационный номер, с помощью которого можно будет отслеживать его перемещение по всей стране — этот номер будет отмечаться в каждом почтовом пункте, через которое пройдёт письмо. Так же перед отправкой письма производится опись его содержимого, после чего отправителю выдаётся талон (Постановление Правительства РФ от 15 апреля 2005 года № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»).
Тайна почтовых сообщений, входящих в сферу деятельности операторов почтовой связи, гарантируется государством. Осмотр и вскрытие почтовых отправлений, осмотр их вложений, а также иные ограничения тайны связи допускаются только на основании судебного решения. Следовательно, вопрос о разглашении обстоятельств обращения в суд не может иметь место.
Требования едины
Необходимо знать об основных требованиях к заказному письму:
— доставка заказных писем осуществляется в запечатанных и правильно заполненных конвертах;
— предельные размеры — от 110х220 мм или 114х162 мм (евро), до 229 х 324 мм (большие, формата А4);
— предельный вес — не более 100 граммов.
— при оформлении заказного письма с простым уведомлением заполненная карточка — уведомление о вручении — крепится («точечно», на клей) с оборотной стороны конверта;
— письма, не отвечающие указанным размерам и весу отправления, пересылке по почте не подлежат и возвращаются отправителям.
Особый случай
Перед отправкой нужно убедиться, что собраны все необходимые документы, а также проверить правильность их составления и заполнения.
По существующим правилам с описью вложения заказное письмо отправить нельзя — только ценное письмо. В некоторых случаях процессуальное законодательство России конкретно указывает, что документы должны быть отправлены обязательно заказным письмом с уведомлением о вручении. Если у вас такой случай, то опись отправляемых документов следует оформить не на почтовом бланке, а в виде сопроводительного письма.
Соберите все документы, которые вы намереваетесь отправить заказным письмом. На отдельном листе бумаги составьте сопроводительное письмо. В правом верхнем углу укажите получателя письма. В качестве заголовка напишите: «О направлении документов». В тексте письма кратко поясните цель, с которой их направляете. Ниже, в качестве приложений, перечислите наименования всех отправляемых вами документов. Поставьте дату, свою подпись с расшифровкой и контактные данные.
Запечатайте сопроводительное письмо со всеми приложениями в конверт. Напишите подробный адрес получателя и идите на почту — отправлять всё это заказным письмом с уведомлением о вручении (если уведомление необходимо).
При решении юридических вопросов, люди нередко сталкиваются с необходимостью уведомлять государственные органы, организации или граждан о намерении решить конфликтную ситуацию. Существует несколько способов довести информацию до адресата:
— отправка документов простым письмом
Такой способ отправки самый простой и дешевый. Его стоит использовать, когда отправка письма не является срочной, а само письмо не представляет особой ценности. Для отправки такого письма вам понадобится только почтовый конверт. В данном случае письмо направленное адресату не вручается ему под расписку, а просто опускается в почтовый ящик.
— отправка документов заказным письмом с уведомлением;
Отправка письма таким способом более функциональная. Под уведомлением понимается отрывная часть письма, которая вручается Вам, после доставки письма адресату. На уведомлении ставится отметка о дате вручения письма адресату, а так же, его личная подпись.
Таким образом, вы точно будете знать, дошло ли письмо и когда именно это произошло.
[2]
— отправка документов ценным письмом с описью вложения
Данный способ отправки писем является самым дорогим и необходим, при отправке документов в государственные органы, урегулировании какого-либо сора в досудебном порядке и отправке документов в организацию и при отправке документов в суд. Список всех отправляемых документов отражается в специальной «описи». Пример такой описи можно скачать в сети интернет или же взять готовый бланк в отделении почты. Опись составляется в двух экземплярах, один из которых заверяется печатью почты и остается у Вас. Таким образом, Вы получаете официальный документ подтверждающий отправку конкретных документов конкретному получателю.
— отправка документов посредством курьерской службы
Такой способ отправки документации стоит использовать, если вы нуждаетесь в срочной передаче документов адресату. В настоящее время существует множество служб, занимающихся курьерскими услугами (DHL, Pony Express, EMS Russian Post и так далее). Курьерские службы гарантируют доставку документов адресату в течение 1-2 дней. Лицо, получившее документы ставит свою подпись в специальном бланке, который после доставки возвращается Вам.
Таким образом, в зависимости от имеющихся у Вас целей и задач, можно подобрать наиболее оптимальный способ отправки документации. Тем не менее, рекомендуем Вам направлять любую корреспонденцию заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Стоимость отправки такого письма не велика, вернувшееся уведомление Вы, в случае необходимости, сможете предъявить как доказательство сотрудникам полиции и иным лицам, а опись вложения подтвердит факт отправки конкретного перечня документов.
Для отправки такого письма Вам необходимо будет прийти в ближайшее отделение Почты России и приобрести конверт. Уведомление о вручении письма и опись вложения выдается в любом почтовом отделении бесплатно.
После, необходимо будет заполнить конверт, уведомление о вручении и опись и передать их оператору почтовых отправлений. Приобретать почтовые марки не обязательно, сотрудник почты сам определит стоимость письма, в соответствии с установленными тарифами, после чего выдаст вам чек на получившуюся сумму. В чеке, помимо суммы и даты отправления письма, будет указан его идентификационный номер, состоящий из 14 цифр. На сайте Почты России по такому номеру можно отследить движение письма и получить информацию о получении/не получении его адресатом.
Заполните форму обратной связи. По возможности подробно простыми словами опишите ваш вопрос. Для письменного ответа укажите обратный адрес вашей электронной почты.
В течении дня юрист ответит вам на почту с разъяснением ситуации и рекомендациями что делать дальше. В окончательных рекомендациях юрист сообщит вам какие документы нужно составить и их получателей.
После получения от нашего юриста списка необходимых документов зайдите на наш бесплатный архив юридических документов и найдите вам нужный. Вставьте персональные данные, почтовые реквизиты, адрес получателя и отправляйте по назначению.
Как правильно донести документы к исковому заявлению
Сопроводительное письмо в суд прикрепляется в случае подачи пакета документов. Каким же целям служит этот документ:
- Перечень документации избавит от путницы, которая не редко возникает при обращении с бумажными носителями;
- В сопроводительное письмо вносятся номера документов, как входящие, так и исходящие, что позволяет проследить их путь в случае надобности;
- Сопроводительное письмо ускоряет обработку поступивших документов.
Таким образом, данный документ призван уменьшить проволочки, и в случае утери некоторых документов, позволит чётко понять, какого именно не хватает.
Образец заявления в суд по факту мошенничества приведен по этой ссылке. Тонкости подачи искового заявления в суд по почте После принятия решения подать иск по почте, заявителю необходимо собрать весь пакет документов, который требуется для данной категории дел. Истцу нужно помнить, что следует сделать и приложить в письме копии заявления в зависимости от количества сторон (ответчики и третьи лица).
Стоимость отправки такого письма не велика, вернувшееся уведомление Вы, в случае необходимости, сможете предъявить как доказательство сотрудникам полиции и иным лицам, а опись вложения подтвердит факт отправки конкретного перечня документов. Для отправки такого письма Вам необходимо будет прийти в ближайшее отделение Почты России и приобрести конверт. Уведомление о вручении письма и опись вложения выдается в любом почтовом отделении бесплатно.После, необходимо будет заполнить конверт, уведомление о вручении и опись и передать их оператору почтовых отправлений.
Приобретать почтовые марки не обязательно, сотрудник почты сам определит стоимость письма, в соответствии с установленными тарифами, после чего выдаст вам чек на получившуюся сумму. В чеке, помимо суммы и даты отправления письма, будет указан его идентификационный номер, состоящий из 14 цифр.
Достаточно вложить копии документов, но в тексте нужно обратить внимание суда на то, что оригиналы будут поданы лично в ходе подготовительного заседания. Если суд принял заявление, он должен на протяжении 5 дней после приема вынести решение о дальнейшей судьбе дела. Когда планируется подача искового заявления в суд по почте, избежать многих трудностей и учесть все нюансы можно при обращении за помощью к профессиональным юристам.
Они помогут правильно составить и направить иск по почте, при этом решение судебной инстанции будет направлено истцу также почтовым отправлением. Основания для отказа Отправление искового заявление по почте не может быть основанием для отказа судебного органа в рассмотрении.
Однако не воспрещается сделать это и позднее по ходу разбирательства. Главное, подать его до начала исследования судом всех имеющихся по делу доказательств.
В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.
В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору. Но и здесь истца ожидает много «подводных камней». О том, как правильно это сделать и избежать ошибок, расскажем в настоящей статье.
В этом случае нецелесообразно указывать в приложениях просто – «платежное поручение», дополнительно укажите его реквизиты и укажите, что оно представлено в оригинале.
Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ.
Вы можете написать письмо от руки, с использованием печатных средств или же воспользоваться бланком сопроводительного письма. В связи с тем, что ответ на запрос к дате рассмотрения вопроса о восстановлении срока не поступил, в суде было заявлено ходатайство об истребовании доказательств.
Иск можно предъявить сразу к нескольким ответчикам. Обычно чем больше ответчиков, тем проще заставить хоть кого-то из них выполнить требование.
Третье лицо — это лицо, чьи интересы могут пострадать из-за принятого решения. Если отсутствие третьего лица в процессе явно несправедливо, его надо указать в иске и попросить суд привлечь его к участию в деле. Иначе решение может быть оспорено третьим лицом.
Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется.
Необходимо привести доказательства своей правоты. Это могут быть расписки, разного рода справки, другие документы. Третьи лица Если есть свидетели, которые могут подтвердить те или иные факты, нужно постараться привлечь их к процессу, приложить их письменные показания по возможности.
Уважаемый Владимир Михайлович, определенная логика в ваших словах конечно есть, но, формально, первое извещение, также не признавалось ненадлежащим.
Здесь ФИО, год рождения, адрес регистрации; Данные ответчика, в той же форме; Заголовок: «Сопроводительное письмо»; В тексте письма изложите, к какому иску имеет отношение набор документов, с указанием дат и цели направления документации; Перечислите прилагаемую документацию; Дата написания, подпись составителя.
Важно Представленная отсканированная копия платежного поручения на уплату государственной пошлины 29.05.2012 г. № 05 в размере 8 724 руб. 32 коп. судом не принимается, поскольку в нарушении статьи 75 АПК РФ указанная копия отсканирована не с оригинала платежного поручения на уплату государственной пошлины.
» Вопреки доводам суда, отсканированная копия платежного поручения была сделана с оригинала платежного поручения с отметкой банка о проведении платежа. Эта информация подтверждается данными о направленных документах и приложениях в сервисе «Мой арбитр» Высшего Арбитражного Суда РФ.
Более того, не относится к письменным доказательствам, обосновывающим требования истца и предусмотренным ст.
75 АПК РФ, документ об уплате государственной пошлины. 3.
Территориальная подсудность Согласно статье 28 ГПК РФ исковое заявление в общем случае необходимо подавать в суд того района в котором проживает или находится ответчик (если ответчик – юридическое лицо).
Но исключения есть и в случае определения территориальной подсудности.
В статье 29 ГПК дан перечень вопросов, которые могут быть рассмотрены в альтернативном порядке в суде по месту вашего проживания, например, дело об установлении отцовства или взыскании алиментов.
В статьях 31-33 ГПК РФ оговариваются и другие исключения, которые следует учесть при определении территориальной принадлежности суда. В некоторых случаях, оговоренных в статье 30 ГПК РФ, предусматривается исключительная подсудность.
В статье 23 оговариваются вопросы, которые принимают к рассмотрению мировые судьи. Это, как правило, простейшие случаи: дела о выдаче судебного приказа или о разводе, когда между бывшими супругами нет спора о детях, а также другие семейные споры, кроме случаев установления отцовства, которые рассматриваются в районных судах.
В статьях 25-27 перечислены случаи, которые необходимо рассматривать в арбитражном суде, к ним, например, относятся дела о банкротстве или корпоративные споры, одной из сторон в которых является физическое лицо, не имеющее статуса индивидуального предпринимателя.
В том случае, когда ваш вопрос не находится в компетенции мирового судьи или какого-то специализированного суда, заявление следует подавать в районный суд, как суд первой инстанции.
Документы в суд? Заказным письмом
Внимание Если недостающие документы имеются у арбитражного представителя на руках, они представляются непосредственно в суд ходатайством о приобщении дополнительных материалов (в порядке ст.
41, а можно и 81 АПК РФ), либо сопроводительным письмом: «Во исполнение определения Арбитражного суда города Москвы от 01.01.2001 г. по делу № А40-40/2001 направляю…».
Платежное поручение об уплате госпошлины при обращении в суд должно содержать: дату списания денежных средств с расчетного счета, быть заверено печатью кредитной организации и подписью его сотрудника (и совсем не обязательно просить председателя правления банка расписаться на платежке и поставить круглую печать). Подтверждением направления иска ответчику и третьим лицам является квитанция Почты России об отправке заказного письма.
Место нахождения организаций подтверждается распечаткой с сайта налоговой.
Если нужно написать определенному должностному лицу суда, то следует указать его должность и ФИО в «шапке» документа — в правом верхнем углу листа. Данные нужно писать в родительном падеже и без аббревиатур, все слова полностью. Когда у судьи имеются специальные звания («Заслуженный юрист РФ» и т.п.), их нужно написать после должности и перед ФИО.
«Шапку» продолжают ваши данные: ФИО, почтовый и электронный адрес, контактный телефон. После этого можно переходить к самому тексту. Отступив 1–2 строки, в центре пишем обращение. Общепринято (хоть и не обязательно) так: «Уважаемый <Имя Отчество>».
Далее излагаем то, что составляет ваш вопрос. Форма — свободная, но в рамках делового стиля. Не отклоняйтесь от главного, не погружайте читающего в излишние подробности. Постарайтесь написать четко, ясно и грамотно. Не помешает пояснить, какая связь имеется между вашей проблемой и должностным лицом, которому пишете (может, он ведет ваше дело). Не стоит надеяться, что представитель закона сам поймет, почему именно к нему обращается неизвестный гражданин.
Следующий раздел начинается с фразы «Прошу Вас…» и содержит перечисление всего, что вы хотели бы получить в результате обращения. Если предыдущая часть обращения была большой, то эту стоит сделать поменьше. Главное, чтобы письмо не занимало несколько страниц — такие опусы адресаты обычно не читают. Двух листов вполне достаточно.
Писать можно от руки или на компьютере. Разумеется, напечатанный текст всегда лучше: и понятнее, и листов меньше. Да и выглядит солиднее.
В конце документа вежливость также не будет лишней: «С уважением, ФИО». Не забудьте расписаться и указать число, месяц и год, это обязательные атрибуты официального документа. Если не можете доставить его лично, воспользуйтесь заказным почтовым отправлением. Еще лучше, с уведомлением о вручении. Это гарантирует, что письмо не будет утеряно, и вы будете знать, когда его получил суд.
Иногда бывает необходимо обратиться не к определенному судье, а в судебную инстанцию. В таком случае можно применить обращение по должности. «Председателю такого-то районного суда». Далее — все то же, что и в предыдущей части статьи. За исключением слова «Уважаемый» — его здесь не к чему приставить, раз ФИО судьи не используется.
Но это касается председателя суда. Когда же целью обращения является получение документа по какому-то делу, обойтись без личных данных не получится. Потому что надо обязательно написать фамилию и инициалы судьи, в производстве которого находится искомое дело.
Еще одним видом обращения в суд является сопроводительное письмо. Необходимость в нем возникает, когда в адрес судебной инстанции отправляются несколько документов. Главные плюсы такой формы обращения:
- перечень пересылаемых бумаг поможет избежать потери важной документации;
- легко отследить прохождение каждого документа, когда в этом возникает необходимость;
- работа суда с документами становится быстрее.
Оформляется оно так же, как и вышеупомянутые обращения. После шапки следует перечисление наименований и реквизитов пересылаемых бумаг.
Каким письмом отправить документы в суд
В производстве суда находится гражданское дело по иску _________ (ФИО истца) к _________ (ФИО ответчика) о _________ (указать предмет спора).
Прошу о времени и месте судебного заседания или совершения отдельных процессуальных действий извещать меня следующим способом _________ (указать способ извещения о времени и месте судебного заседания) по следующему адресу (номеру телефона, другим контактным данным) _________ (указать полные контактные данные, по которым суд будет направлять свое извещение).
Исковое заявление – это письменное обращение в суд, в котором одна сторона предъявляет требования к другой. Тот, кто подает исковое заявление, называется истцом. Сторону, к которой предъявляют требования, называют ответчиком. Истцов или ответчиков в каждом деле может быть несколько. Кроме сторон в гражданских делах могут участвовать третьи лица. К третьим лицам требования не предъявляются, на основании решения суда у них могут возникнуть определенные права или обязанности.
Согласно действующему законодательству РФ и истец, и ответчик имеют равные права, поэтому оповещать их о месте и времени судебного процесса следует одинаково. Каждый из них также вправе:
- изучать документы дела;
- активно участвовать в процессе судебного разбирательства, приводя свои доводы или опротестовывая действия оппонентов;
- доказывать свою правоту, присутствовать при проведении экспериментов и следственных действий;
- опротестовывать решения суда, а также производить другие действия, предусмотренные законом.
Что касается обязанностей, то здесь закон также предусматривает равенство: обязательное присутствие на заседании, неукоснительное выполнение вынесенного решения и т.п.
Как уже было сказано, оповещать о заседании следует и истца, и ответчика. Другое дело, что первый – лицо заинтересованное, поэтому он вряд ли пропустит суд, так как его основное желание: скорее получить результат.
- Заказное письмо с описью вложения и обязательным уведомлением о вручении.
- Повесткой суда под личную подпись.
- Факсом, телефонограммой, через интернет.
Последние способы не являются действенными, так как из-за отсутствия письменного подтверждения, при желании, ответчик всегда может заявить, что он не был поставлен в известность о предстоящем заседании суда.
Вы подаете иск в суд, но не знаете ваших прав и обязанностей, не имеете понятия, кто и как должен оповестить вашего оппонента о предстоящем заседании? Не торопитесь делать все самостоятельно, проконсультируйтесь у юриста агентства «Правосфера». Специалист доступным языком объяснит вам все нюансы предстоящего действия, расскажет порядок подачи заявления и о том, что следует делать после этого.
Если вы не знаете, как найти ответчика или не можете застать его по месту пребывания, наш специалист поможет вам в розыске. Кроме того, в случае необходимости, он составит грамотные запросы и разошлет их в нужные инстанции. Юрист компании «Правосфера» позаботится о том, чтобы ваш оппонент был уведомлен о предстоящем заседании суда должным образом, и у него не было причин обжаловать ваши действия.
Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.
Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.
Пример 1. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)
Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.
Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.
Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).
Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).
А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).
Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.
Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.
Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней». Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?
Вспомним о том, что по правилам делового обращения принято отвечать на письмо в течение 30 дней1. Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.
Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:
Пример 10. Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре
Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения…
Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ». Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.
Если небходимо донести документы в суд то какое письмо писать
Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.
Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.
Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».
Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.
* * *
Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.
Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.
- Свежие
- Посещаемые
Если после подачи иска в суд необходимо дополнить материалы дела какими-то письменными доказательствами, подайте ходатайство о приобщении документов.
Особенно сложных требований к составлению и подаче такого ходатайства законом не установлено.
В то же время, судебная практика и опыт ведения гражданских дел наших юристов показывает: различные документы для оценки судом лучше всего предоставлять именно путем подачи данного ходатайства, причем в письменной форме.
В тексте обязательно должны содержаться указания на то, как поступить с теми или иными бумагами: поставить подпись, скрепить печатью, внести изменения и вернуть отправителю и т. д. Позволяет определить срок исполнения благодаря регистрационным данным.
- при деловых взаимоотношениях с контрагентами и партнёрами (документооборот здесь неизбежен); при уточнении налоговой декларации; при подаче иска в арбитражный суд; при обращении в банк (в некоторых случаях).
Разберём перечисленные пункты подробнее.
Как написать письмо в суд?
Сопроводительное письмо к документам – это вид делового письма, в котором перечисляются и кратко описываются документы (в первую очередь те, у которых нет адресной части), отправляемые адресату. В сопроводительном послании указываются названия всех отправляемых документов, а также содержатся инструкции (либо рекомендации) о том, что получателю с этими бумагами делать.
Сопроводительное письмо выполняет три задачи:
- Подтверждает факт отправки документов. В приложении указывается полный список отправляемых бумаг, поэтому адресат не сможет утверждать, что не получил какой-либо важный акт.
- Даёт необходимые пояснения получателю. В тексте обязательно должны содержаться указания на то, как поступить с теми или иными бумагами: поставить подпись, скрепить печатью, внести изменения и вернуть отправителю и т. д.
- Позволяет определить срок исполнения благодаря регистрационным данным.
В каких случаях без этого документа не обойтись?
- при деловых взаимоотношениях с контрагентами и партнёрами (документооборот здесь неизбежен);
- при уточнении налоговой декларации;
- при подаче иска в арбитражный суд;
- при обращении в банк (в некоторых случаях).
Разберём перечисленные пункты подробнее.
Не следует думать, что сопроводительное письмо – это просто дополнительное уведомление, не имеющее особого значения.
Нет, это полноценное официальное послание, поэтому и оформляться оно должно по тем же принципам, что классическое деловое письмо. Его нужно писать на фирменном бланке с присвоением исходящего регистрационного номера.
Унифицированной формы и единого образца нет, так что при составлении обычно опираются на общие принципы деловых посланий.
- наверху (в шапке) указываются должность, сведения о фирме (или о территориальном государственном органе) и ФИО получателя и отправителя;
- ниже проставляется дата составления и номер документа, а затем пишется заголовок;
- в содержательной части следует обращение к адресату;
- затем – список приложений;
- в самом низу – должность, подпись и фамилия с инициалами отправителя.
Полный список реквизитов выглядит так:
- наименование вашей организации (полное и сокращённое);
- справочные данные о фирме;
- код организации;
- ОГРН/ИНН;
- регистрационный номер письма;
- сведения об адресате (не такие полные, как о вашей фирме – достаточно указать должность, название организации и ФИО);
- дата;
- заголовок;
- подпись;
- отметки об исполнителе и наличии приложений.
Поскольку установленного образца письма не существует, эти реквизиты нельзя назвать обязательными.
Если вы отправляете письмо с документами партнёрам и контрагентам, можно не расписывать полностью все сведения о вашей фирме.
Заголовок тоже не всегда пишут – его вполне может заменить обращение вроде «Уважаемый Иван Иванович!». А вот при написании сопроводительного письма к документам в налоговую лучше использовать все реквизиты.
часть письма – перечень приложений. Текст же краток и включает в себя две части:
- сообщение о направлении документов;
- просьба о своевременном ответе (или об ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра – исходя из цели отправки бумаг).
Текст послания начинается со стандартных фраз:
Тут же указываются названия документов и их реквизиты: дата и номер. Во второй части письма нужно сообщить получателю, как ему надлежит распорядиться документами. Например:
- «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр. »;
- «Просим Вас как можно скорее ознакомиться с высланными актами и сообщить о своём решении»;
- «Прошу направить ответным письмом один экземпляр надлежащим образом оформленного…»;
- и т. д.
Заключительная часть оформляется по стандартной схеме: слева – должность отправителя, справа – ФИО, по центру – подпись. Подписать письмо можете либо вы (как руководитель), либо главный бухгалтер (если речь идёт об учётных документах, а получатель – ИФНС). Ещё в заключительной части можно указать исполнителя, если вы хотите, чтобы получатель адресовал возникшие вопросы к нему.
При составлении письма придерживайтесь следующих принципов.
- Всегда пишите, с какой целью вы отправляете бумаги и что это означает для адресата. Заставлять его вспоминать, а о чём вы с ним договаривались и зачем ему вообще эти документы, невежливо. Инструктируйте получателя максимально конкретно. Не нужно писать что-то в духе «Пожалуйста, подумайте, что с этим можно сделать». Должна быть ясная цель – подписать, передать третьему лицу, составить на основании полученных бумаг договор. Цель не нужно указывать только в сопроводительных письмах для суда и ИФНС.
- После сообщения о документах можно сделать пояснения и высказать дополнительные просьбы. Но все комментарии такого рода должны быть «по делу», то есть касаться только отправляемых документов. Упоминать другие деловые вопросы не стоит.
- Иногда адресатов несколько, а некоторые из приложений нужно отправить только одному из них. В таких случаях к соответствующему приложению можно сделать отметку, например «Приложение 3: на 5 л. в 2 экз. только во второй адрес».
- Бывают случаи, когда нужно не только доказать факт отправки, но и выдержать конкретный срок. Подробнее об этом мы поговорим чуть ниже.
Ответственность за своевременное составление и отправку сопроводительного письма ложится на предпринимателя, а организация отправки самих документов – на службу делопроизводства.
Как и в классическом деловом письме, в сопроводительном нельзя забывать об этике. Как обращение к получателю, так и просьба произвести определённые действия с документами должны быть облачены в вежливую и корректную форму.
Некоторые руководители любят бесцеремонные фразы в духе «Срок ответа на письмо – 3 рабочих дня». Не стоит так писать. Вспомните, что стандартный срок ответа на деловые письма (в соответствии с нормами деловой этики) варьируется от одного до тридцати дней.
Вы не вправе сокращать его, тем более – столь ультимативно.
Формулировка «Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх дней» вполне допустима. Но только в тех случаях, когда для ограничения срока есть веские основания, причём эти основания нужно указать.
Как написать сопроводительное письмо в суд о направлении документов?
Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента.
При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.
- Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
- Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.
Итого 2 документа на 13 листах.
Сопровод выполняет одновременно несколько задач:
- соблюдается деловой этикет, по которому оформление такого послания является хорошим тоном;
- описываются передаваемые бумаги;
- в тексте, помимо перечня бумаг, излагается просьба или руководство к действию для адресата либо указываются необходимые комментарии и устанавливаются сроки;
- страховка на случай споров по факту передачи или получения тех или иных бумаг.
В ходе работы в рамках Федерального закона № 44-ФЗ и 223-ФЗ передавать те или иные бумаги необходимо достаточно часто, например:
- при ответе на запрос коммерческого предложения;
- при пересылке бумаг в рамках исполнения контракта, в том числе актов сверки, документов о поставке, технической документации;
- при передаче закрывающих исполнение соглашения бумаг.
ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК»
ООО «Идеальный контрагент»
№ 124 от 28 октября 2020 г.
Уважаемый Петр Петрович!
В ответ на Ваше письмо от 24.10.2020 № 987 (Вх. № 365) высылаем пакет закрывающих документов по исполнению контракта № 123 от 29.06.2020, подписанных с нашей стороны.
- Акт оказанных услуг № 1 от 23.10.2020 в 1 экз. на 2 листах.
- Отчет об оказании услуг б/н от 23.10.2020 в 1 экз. на 7 листах.
ИТОГО: 2 экз. на 9 листах.
Директор
ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» _____________/Иванов И.И.
Особенности составления сопроводительного письма:
- Необходимо указать дату составления документа. Это позволит доказать, что все документы были пересланы вовремя, если возникнет такая необходимость.
- При правильном написании, в сопроводительном письме указывается полный перечень пересылаемых документов. Благодаря этому не будет никакого сомнения, что конкретный документ был отправлен и просто затерялся, если его не смогут найти.
Важным аспектом работы с такой документацией является регистрация у адресата, которому посылаются бумаги с сопроводительным письмом. Если вы уверены, что при личной встрече могут возникнуть проблемы и в регистрации откажут, воспользуйтесь услугой пересылки ценных бумаг с уведомлением.
Если документ уже сформирован юристами компании, достаточно распечатать его форму и внести данные в соответствии с существующими полями. После того, как письмо составлено, оно должно быть подписано ответственным лицом.
Желательно соблюдать деловую этику, то есть, если сопроводительное письмо отправляется руководителю и подписывать его должен руководитель. Печать не обязательно ставить на таком документе, этот момент остается на ваше усмотрение.