Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «График документооборота к учетной политике образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:
- составить полный перечень документов, подлежащих обработке;
- для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;
В каком количестве экземпляров оформляется авансовый счет-фактура, узнайте из материала «Правила выставления счета-фактуры на аванс».
- сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;
Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала «Приказ о праве подписи первичных документов — образец».
- сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
- конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
- разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
- конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).
После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.
Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.
График документооборота для учетной политики — образец
Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать. Пока не будет принят соответствующий общегосударственный бухгалтерский стандарт, в отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно руководствоваться советскими правилами.
Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:
- создание;
- получение от контрагентов и др.;
- принятие к учету;
- обработку;
- передачу в архив.
Все эти действия должен определять график документооборота к учетной политике. Как правило, его составлением занимается главный бухгалтер. А вводит в действие – распоряжение главы компании.
График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике.
В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам.
Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику. Поэтому каждого исполнителя желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной политике. А в ней перечислить:
- документы по его компетенции;
- сроки;
- отделы и службы, через которые должен пройти документ.
Естественно, тот, создал и подписал документ, тот и отвечает за:
- соблюдение графика;
- оперативное и правильное создание документов;
- передачу документов вовремя в бухгалтерию;
- их правдивость.
Обычно общий мониторинг исполнения графика документооборота к учетной политике лежит на главбухе.
Документирование хозяйственных операций организации
Требование-накладная: форма М-11
Договор займа между юридическими лицами
Схема расчетов платежными поручениями
Бланк строгой отчетности БО-3
Залог эффективной работы компании и отлаженных бизнес-процессов — грамотно составленный график документооборота. Как правильно составить такой график и для чего он необходим в компании — узнайте из статьи ниже. В конце вы можете скачать образец графика документооборота.
Образец графика документооборота
Лицом, ответственным за составление и подготовку ГДО в организации для целей бухгалтерского учета, является главный бухгалтер. Это штатный работник учреждения либо иное лицо, на которое возложены ключевые обязанности по организации и ведению бухучета.
Иной вопрос, кто утверждает график документооборота: утвердить ГДО вправе только руководитель компании (иное уполномоченное лицо). Норматив допускается оформить как приложение к учетной политике. Но допускается и утверждение отдельным приказом или распоряжением.
После утверждения ГДО под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте. При этом требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации. Отсюда следует вывод, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота, — это главный бухгалтер либо иное лицо, ответственное за ведение бухучета в компании.
Законодательство не предусматривает единый образец графика документооборота первичных учетных документов для юридических лиц. Организация самостоятельно готовит норматив, с учетом специфики деятельности и организационной структуры.
Специализированный регламент составляют в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения и всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Включите в график документооборота в учетной политике обязательные разделы в отношении каждого формуляра.
|
Обязательный раздел |
Что включить |
|---|---|
|
Алгоритм создания конкретного формуляра |
Отразите:
|
|
Регламент проверки по каждой конкретной форме |
Пропишите:
|
|
Порядок обработки документации |
Пропишите, кто является исполнителем и каков срок исполнения первички или учетного регистра. |
|
Алгоритм передачи формуляра в архив |
Закрепите, кто является исполнителем, в какой срок необходимо завершить передачу форм. |
ВАЖНО! В обязанности всех работников организации необходимо включить положения о создании и предоставлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с ГДО. Это исключит проблемы и задержки в движении документации.
Оформите готовый ГДО как приложение к учетной политике для целей бухгалтерского учета. Либо составьте отдельный приказ по организации.
Специальной формы распоряжения для утверждения ГДО не предусмотрено. Рекомендуем использовать наш шаблон.
Образец приказа об утверждении:
|
ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» ПРИКАЗ №135 От 21.12.2019г. г. Москва «Об утверждении и введении в действие графика документооборота» В целях организации надлежащего документооборота, ПРИКАЗЫВАЮ:
Приложение: 1. График документооборота. Руководитель: ИВАНОВ И. И. Иванов С приказом ознакомлены: Главный бухгалтер ВИКТОРОВА В. В. Викторова Секретарь КАРПОВА И. И. Карпов |
Документооборот является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета. Правила его организации и технология обработки (представления (обмена)) учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота для отражения в учете, устанавливаются учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 9 СГС «Учетная политика»[1], п. 22 СГС «Концептуальные основы»[2]).
Как правило, график документооборота оформляется в качестве приложения к учетной политике учреждения. Следует отметить, что утвержденной формы этого документа нет. Каждое учреждение разрабатывает ее самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.
Общие правила формирования графика документооборота содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105, которое применяется до сих пор в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее (см. Информацию Минфина РФ № ПЗ-13/2015). В данном положении также приведена примерная форма графика, которую можно взять за основу при составлении собственной.
Разработкой графика документооборота занимается главный бухгалтер, а утверждает – руководитель учреждения.
График может быть оформлен в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи этих подразделений и сроков выполнения работ.
График документооборота в бухгалтерии должен устанавливать рациональный документооборот: каждый первичный документ должен проходить оптимальное число подразделений и исполнителей, срок его нахождения в каждом из подразделений должен быть минимальным.
График документооборот в бухгалтерии необходимо соблюдать всем лицам, ответственным за составление и обработку документов. Для этого им выдается выписка из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они передаются.
Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В таких целях документы нужно хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем – сдать в архив учреждения.
До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляет главный бухгалтер.
Отметим, что за несоблюдение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации работодатель вправе объявить ответственному работнику выговор либо лишить его премии или выплатить премиальные в меньшем размере (Письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251‑6‑1).
График документооборота для учетной политики 2020 года: как составить
Невозможно себе представить работу фирмы или предпринимателя без каких-либо документов. Начать хотя бы с того, что определенные бумаги оформляются по факту создания организации или ИП.
Далее оформляются локальные акты, которые регулируют «правила игры», обязательные для всех сотрудников. Наем персонала сопровождается появлением распорядительных и персональных кадровых документов, с появлением контрагентов возникает «первичка».
Производственный процесс требует технических бумаг – стандартов, регламентов и т.д.
Электронный документооборот – ситуация, когда «первичка» и иные деловые бумаги в течение всего срока их действия (с момента создания, получения до исполнения) создаются в электронной форме – на компьютере. Это так называемые электронные документы.
Их подписывают электронной подписью, хранят в базе данных фирмы или предпринимателя, и доступ к ним обычно организован по локальной сети или через Интернет.
Работать на системе ЭДО могут любая фирма или предприниматель, с различной численностью персонала и формой собственности.
Работа с электронными документами имеет свою плюсы. Их легче нумеровать и регистрировать, проще передавать между подразделениями и согласовывать, быстрее искать, удобнее редактировать и исправлять ошибки.
При ЭДО документообороте в любой момент известно, кто сейчас отвечает за исполнение «бумаги». Электронный документ безопаснее хранить, так как информация зашифровывается и недоступна для несанкционированного доступа. Архив при ЭДО создается автоматически.
При переезде фирмы или предпринимателя затраты на перенос архива минимальны.
Однако главное преимущество электронного документооборота – снижение финансовых и временных затрат на делопроизводство. Это перекрывает расходы на внедрение новой системы работы с документами и неудобства, связанные с переходом на нее, в том числе возможные в первое время ошибки персонала.
Ввести электронный документооборот можно не только в целом по организации, но и в отдельных ее подразделениях. В зависимости от сложности документооборота работать при ЭДО можно или в обычных почтовых программах, или с помощью специального программного обеспечения.
Важное значение имеет управление конфиденциальностью документации. Степень доступа к документам в базе данных придется определить персонально для каждого сотрудника, в зависимости от объема его должностных прав и обязанностей.
Для бухгалтера переход на ЭДО документооборот связан с изменением учетной политики. В ней придется закрепить правила создания, получения и хранения небумажной документации, то есть определить:
- перечень документов, оформляемых электронно;
- список лиц с правом электронной подписи;
- правила хранения электронной документации;
- наличие или отсутствие оператора ЭДО;
- как подавать документы по запросу налоговиков (в бумажной форме или в виде файла).
А вот приводить форматы электронной документации не нужно.
Одна из ключевых задач любой бухгалтерии – своевременная и качественная обработка документации, связанной с деятельности организации.
Причем количество создаваемых и поступающих документов может достигать таких объемов, с которыми порой сложно справиться. Поэтому необходимо организовать трудовой процесс так, чтобы каждый документ был рассмотрен и обработан в срок.
Для этого нужен график – специальный документ, в соответствии с которым и будет организован документооборот.
График документооборота: образец
Трудно найти предприятие, которое бы не использовало программу электронного документооборота, но даже на предприятии, не имеющем ни одного компьютера, создание или поступление первичного документа сопровождается созданием «индикатора» его состояния.
Для крупных предприятий с многочисленными подразделениями и удаленными филиалами слежение за состоянием всех документов является обязательным и отдельным производственным процессом.
Здесь график документооборота для учетной политики – образец, а фактическое состояние – основание для оптимизации графика, уточнения сроков исполнения, наказания нарушителей и определения путей решения возникающих производственных затруднений.
Важно отметить, что многие события крайне критичны по срокам:
- предоставление отчетности в налоговую;
- оплата налогов;
- подача электронных деклараций;
- другие законодательно обязательные действия.
Если нарушения внутреннего производственного цикла как-то можно нивелировать, то в отношениях с государственными органами это непозволительно и чревато серьезными санкциями или убытками.
Форма описываемого документа не имеет существенного значения. По обыкновению, он разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия и представляет собой таблицу. Предлагаем вашему вниманию пример такого графика.
Каждый документ имеет наименование, а все строки таблицы нумеруются. Минимально необходимо наличие двух колонок:
- создание или получение документа;
- проверка и обработка документа.
Первая колонка содержит две позиции:
- ответственный (сотрудник, подразделение);
- срок исполнения.
Вторая колонка – три-четыре позиции:
- ответственный за проверку (исполнение);
- срок исполнения;
- срок передачи в головную организацию;
- форма оформления результата исполнения.
Предприятия не ограничены в формулировке шапки таблицы, отражающей график документооборота для учетной политики. Образец ниже показывает один из вариантов.
Важно, что логика таблицы должна отражать точно: какой документ, как появляется, кем и куда направляется, кем и когда исполняется и куда отправляется результат.
Дополнительно можно предусмотреть фактическую сдачу в архив отработанной первички. Обычно график документооборота для учетной политики казенного учреждения сопровождается регламентом работы с архивными документами.
В отношении государственных образований это закреплено законодательно.
График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы или схемы. Если организация небольшая и документов мало, то подойдет текстовая форма. Некоторые бухгалтеры предпочитают составлять схему движения каждого документа, потому что это наглядно, просто и информативно. Но классический способ оформления графика — таблица, где каждая строка содержит сведения об одном документе. Разрабатывать график лучше в программе
Какой бы способ вы ни выбрали, информацию нужно представить так, чтобы график было удобно читать вашим сотрудникам, ответственным за движение документа. Поэтому документы в графике необходимо располагать по определенному принципу, например в алфавитном порядке, тогда легко можно будет найти любой документ.
Этот вариант оформления удобен тем, что таблица охватывает весь перечень документов и ею будут пользоваться все сотрудники. Но если документов очень много, то график будет громоздким и сложным для восприятия. Поэтому такая форма оптимальна для небольших организаций.
График документооборота (по формам документов) может выглядеть так.
| Наименование документа | Количество экземпляров | Создание документа | Представление документа | Ответственный за обработку документа | Срок хранения | Место хранения | |||
| Кто отвечает за создание и оформление | Кто утверждает (визирует, подписывает) | Кто | Кому | В какой срок | |||||
| Платежное поручение | 1 | Старший бухгалтер | Руководитель, главный бухгалтер | Старший бухгалтер | Операционист банка | Ежедневно, не позднее 15.00 | Старший бухгалтер | 5 лет с 1 января года, следующего за годом составления | До окончания календарного года — каб. 301, далее — каб. 308 |
| Приходный ордер |
1 | Кладовщик | Кладовщик, работник, сдающий материалы на склад, или представитель поставщика | Кладовщик | Бухгалтер по участку МПЗ | Бухгалтер по участку МПЗ | 5 лет со дня списания оприходованных по нему ценностей | ||
| Приходный кассовый ордер |
1 | Кассир | Главный бухгалтер, кассир | Кассир | Старший бухгалтер | Ежедневно в конце рабочего дня | Старший бухгалтер | 5 лет с 1 января года, следующего за годом составления | |
| Путевой лист грузового автомобиля | 1 | Менеджер по логистике | Менеджер по логистике, механик | Водитель | Бухгалтер по участку МПЗ | Ежедневно | Бухгалтер по участку МПЗ | ||
Другой вариант — расположить документы с привязкой:
- <или>к хозяйственной операции;
- <или>к должностям и профессиям;
- <или>к структурным подразделениям.
Например, для каждой хозяйственной операции описывается блок документов, которые необходимо составить, их движение, ответственные лица, сроки и места хранения. Сами документы внутри блока можно расположить в порядке их составления. Такой график удобен для восприятия, так как вся нужная информация для конкретного сотрудника или структурного подразделения сгруппирована в одном месте. Минусы такой подачи информации — в многократном повторении одних и тех же первичных документов для разных операций, например кассовых ордеров, платежных поручений, бухгалтерских справок, счетов-фактур. Поэтому составление такого графика займет больше времени, но зато из него легко сделать выписку для конкретного сотрудника. В качестве образца можно использовать такой график.
Теперь переходим к этапу «оповещения». Каждый сотрудник, участвующий в документообороте, должен знать, что, как и когда он обязан делать. Есть два варианта:
- <или>оформить дополнительный лист к графику документооборота, где сотрудники будут оставлять свои подписи, свидетельствующие об ознакомлении с графиком.
Трудозатраты бухгалтера по этому варианту минимальны, но сотруднику будет сложно запомнить что, кому и в какие сроки он должен передавать;
- <или>сделать выписки из графика для каждого работника и раздать под расписку. Быстро сделать для работника выписку из графика поможет функция
Excel «Данные — Фильтр — Автофильтр». Документы, которые относятся ко всем сотрудникам сразу, например больничные листы, авансовые отчеты, нужно также включить в выписку, поставив несколько фильтров с условием «или».
Выписка из графика документооборота с использованием в столбце «Представление документа → Кто» одновременно двух фильтров «специалист сервисного отдела» и «работник» с условием «или» в программе выглядит так.
Он представляет собой схему, в которой отмечен каждый этап движения документации и лица, ответственные за него. За несдачу отчетной документации в государственные органы накажут, а потерянный файл приведет к срыву важного контракта. Поэтому знание того, что такое ГДО и как им пользоваться, помогает избежать утери документации, сэкономить время и предотвратить издержки, связанные с этим.
График документооборота в бухгалтерии образец бланк
За разработку отвечает главный бухгалтер, это важно, поскольку он знает объем нагрузки и правильно ее распределяет, чтобы при большой загруженности в ведении документации не происходило задержек. После разработки передается на подпись тому, кто утверждает график документооборота предприятия, — начальнику филиала (представительства), руководителю организации.
Единой формы для заполнения не существует. Каждое предприятие разрабатывает свою структуру исходя из потребностей общества. Объем и подробность зависят от размера организации и вида ее деятельности. Главный бухгалтер учитывает все эти критерии, после чего составляет схему или поэтапный список работы с документацией, включающий такие шаги:
- Создание файла.
- Предварительное рассмотрение.
- Регистрация.
- Принятие решения.
- Направление на исполнение.
- Контроль за исполнением.
- Исполнение.
- Определение сроков хранения.
- Передача на хранение.
Введение ГДО в число нормативных актов производится приказом руководителя организации. В приказе содержатся следующие пункты:
- об утверждении приложения к приказу;
- об обязательном использовании его всеми сотрудниками;
- о назначении ответственного.
Приказ подписывается генеральным директором предприятия.
Учитывайте специфику организации документооборота между исполнителем и заказчиком: контрагент тоже проверит договор при получении, поэтому доведите до сведения персонала необходимость тщательного соблюдения утвержденного регламента.
По общему правилу контроль осуществляют генеральный директор и главный бухгалтер. Генеральный директор часто загружен работой другой направленности, поэтому в приказе об утверждении укажите, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота конкретно, это важно, поскольку контролирующее лицо отслеживает нагрузку и в зависимости от объема работы корректирует регламент.
Способ оформления графика сугубо личное дело каждого. Кому-то, например, удобнее в виде таблицы.
А кто-то предпочитает составлять подобный документ в виде списка или схемы.
В каждом из этих способов имеются свои плюсы.
Для небольшой организации с не разносторонней деятельностью, лучшим вариантом графика станет текстовое оформление, которое не займет много времени.
Для крупного предприятия с разносторонней деятельность, идеальным помощником в ведении бухгалтерии станет составленный график документооборота в виде таблицы. Так как именно в таком варианте графика можно детально прописать информацию о каждом документе. На практике такие виды графика легко создаются при помощи таблиц Excel, позволяющей легко редактировать данные.
А более наглядным вариантом передвижения документации на предприятии является схематическое исполнение.
После основной проделанной работы, остается установить сроки подачи документов для работников разных отделов и подразделений предприятия. В этом вопросе все так же, как и с выбором оформления, зависит от удобности. Можно установить сроки подачи документации в определенные числа рабочего календарного месяца или дни недели. Или же на протяжении строго определенного промежутка времени, после создания.
Если предприятие небольшое, то с ознакомлением работников с графиком документооборота бухгалтерии сложностей не возникнет. С предприятием, штат сотрудников которого весьма внушителен, дело обстоит немного сложнее. Но также решается.
Наименее трудоемким процессом ознакомления работающих на предприятии для бухгалтера станет составление дополнительного листа к графику, в котором будут проставляться подписи всех членов трудового коллектива, которые ознакомились с данным документом. Но к сожалению, этот вариант может внести некоторую путаницу и недопонимание в вопросах: что и когда сдавать.
Наиболее понятным и простым способом может стать индивидуальная выписка для каждого работника или подразделения. При помощи функций все той же любимой работниками офисов программы Excel, можно без лишних хлопот проделать данную операцию. И вручить сотрудникам под подпись о получении и ознакомлении.
Для того чтобы сроки подачи документов соблюдались можно ввести положение о снижении премий. И этот способ будет хорошей мотивацией для подачи документации в установленный срок.
Инструкция: как подготовить график документооборота в бухгалтерии
- Торговля в кредит
- Таможенное оформление
- Сертификация
- Внешняя торговля
- Комиссионная торговля
- Лицензирование
- МЧС
- Налоги и сборы
- Законодательство
- ГИБДД
- Военный учет
- Субсидирование
- Трудовое нормирование
- Претензионные
- Регламенты
- Служебные
- Договоры
- Договорная работа
- Доверенности
- Архивное дело
- Переписка
- Почта
- ЖКХ
- Производство
- Недвижимость
- Страхование
- Оценка
- Строительство
- Транспорт
- Общепит
- Госслужба
- Банковские
- Образование
- Медицина
- Игорный бизнес
- Туризм
- Агропром
- Автосервис
- Бухгалтерский учет
- Воинский учет
- Бюджетный учет
- Тендерная документация
- Оформление бизнеса
Составьте индивидуальный график работы в режиме онлайн. Образец приказа об утверждении графика документооборота в формате Word. Образец графика документооборота в формате Word. Начнем с того, в графике документооборота необходимо прописать сроки в которые работник должен сдать первичку, и ответственность за просрочку.
Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Кроме того, редакция приготовила Вам благодарность за регистрацию 1 книгу на ЛитРес в подарок! Мы заботимся о качестве материалов на сайте и чтобы защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи и сервисы в закрытом доступе. Чтобы создавать, получать, принимать бухгалтерские документы к учету, обрабатывать их и передавать своевременно и без проблем, необходимо организовать и контролировать весь процесс. Вам в помощь — образец графика документооборота в бухгалтерии
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.
Документирование хозяйственных операций организации. Счет-договор на поставку товара. Нужна ли печать на счете на оплату. Уведомление о расторжении договора аренды. Образец заполнения счета на оплату. Залог эффективной работы компании и отлаженных бизнес-процессов — грамотно составленный график документооборота. Как правильно составить такой график и для чего он необходим в компании — узнайте из статьи ниже. В конце вы можете скачать образец графика документооборота. В небольших фирмах, состоящих из одного или двух отделов, отследить движение документов несложно.
Нагрузка на него увеличится на 4 млрд рублей. Истолковываются же данные науки, как правило, тенденциозно, так, как выгодно для церкви и вероучения. Если человек потеряет диагностическую карту, он не столкнется с такими проблемами, с которыми ему пришлось бы столкнуться при потере договора купли-продажи автомобиля. Поэтому с выплат наемному персоналу рассчитывайте взносы как организация.
Лучше вложитесь в детали, а сохранить деньги компании попробуйте, оптимизировав значительные расходы. Сейчас любой пользователь интернета может найти судебное решение по фамилии. Далее следует техосмотр для подтверждения данных, изложенных в таможенной декларации. Регистрация, независимо от того временная или постоянная, должна быть оформлена в определенный срок, который установлен законом. Инвалиды являются уязвимой группой населения — их реже берут на работу, они чаще подвергаются дискриминации, их социальная адаптация затруднена и так далее.
Корректно составленный график документооборота в бухгалтерии имеет огромное значение для эффективности работы предприятия. Его создание проводится согласно Положению о документообороте в бухгалтерском учете, и возлагается на главного бухгалтера, который имеет полномочия привлекать к процессу отдельных сотрудников, а также назначить основного разработчика документа.
В соответствии с распоряжением главного бухгалтера, все сотрудники бухгалтерского отдела обязаны принимать к учету только те документы, которые оформлены надлежащим образом. В ином случае предусматривается персональная ответственность работника за нарушение данного правила. Проект графика документооборота подается на рассмотрение руководителю предприятия и утверждается приказом по организации.
Цель создания графика бухгалтерского документооборота – разработка и контроль маршрутов движения каждого документа. Оптимизация процесса документооборота состоит в том, чтобы наладить четкую отслеживаемую связь между сотрудниками отделов и служб при следовании каждого документа, и исключить его неверный путь.
В этой связи основными принципами графика движения документов является:
- соблюдение строгой организации движения каждого документа, для исключения возвратов, повторов или утери;
- пребывание документа в определенном отделе или службе должно быть однократным;
- быстрота и четкость обработки поступившей информации;
- оперативное согласование документов до момента его подписания руководителем.
Для каждого отдельного документа разрабатывается свой путь, что отражается в соответствующей инструкции.
Общими этапами движения для всех документов учета являются:
- создание, формирование документа при проведении хозяйственных и финансовых операций;
- перемещение документа в бухгалтерскую службу, для контроля своевременности, правильности и полноты составления;
- проверка бухгалтером законности проведенной операции, корректности заполнения форм, достоверности отраженных сведений, их взаимосвязь, логичность, а также отсутствие арифметических неточностей;
- трехэтапная обработка документа: таксировка показателей, которая заключается в переводе натуральных, трудовых измерителей в денежное выражение, подбор (группировка) экономически однородных документов, котировка (или указание) корреспондирующих счетов по осуществленным операциям;
- архивирование и хранение документов после внесения сведений в учетные регистры.
Результатом организованного в соответствии с графиком документооборота становится:
- существенное ускорение прохождения первичными документами всех этапов, от момента создания, обработки и до постановки на учет;
- равномерное распределение учетной деятельности в течение рабочего времени;
- повышение производительности труда работников бухгалтерской службы;
- усиление контроля всех процессов учета;
- усовершенствование процесса автоматизации учета;
- возрастание эффективности учетной работы предприятия в целом.
Начальный этап составления графика документооборота базируется на установлении:
- перечней исходных документов, которые должны быть исполнены;
- списка ответственных и назначенных лиц, которые допускаются к составлению и обработке определенных видов документов, а также промежуточному контролю правильности и своевременности оформления и подачи данных в бухгалтерскую службу;
- схемы взаимодействия подразделений и отделов предприятия;
- графика движения внутреннего документооборота бухгалтерии, в котором устанавливаются сроки начисления налогов и составления отчетных документов;
- порядка следования каждой формы документа от исполнителя к исполнителю или определенному отделу, где установлен срок подачи учетной информации конечному потребителю;
- типовых методик и технологий обработки документов.
Должностные инструкции сотрудников содержат пункты относительно создания и подачи первичных документов оправдательного характера, в соответствии с установленным графиком документального оборота. Каждое назначенное или ответственное лицо, задействованное в процессе движения документов, получает на руки выписку о своих обязанностях и ответственности в случае невыполнения требований положения. Все маршруты следования каждого документа подлежат контролю.
Использование разработанного графика документооборота в бухучете становится причиной повышения эффективности учетной работы организации. При проведении анализа схем движения документов выявляют несоответствия отдельных участков, и в последующем планировании предпринимают меры для корректной работы: сокращают сроки, упрощают процесс обработки, устраняют возвраты, повторную обработку бумаг и т.п.
Подразделение или лицо, нарушившее сроки обработки или подачи документа на любом из этапов, провоцирует цепную реакцию отставания остальных инстанций, ослабление контроля, сдвиги по срокам выполнения операций и пр. Проверка правильности оформления документов и внесенных данных должна осуществляться регулярно и тщательно, так как некорректная первичная информация может отразиться на правильности проведения хозяйственных операций.
Главное, чтобы он содержал перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление и сроки составления и сдачи этих документов в бухгалтерию и архив. Бланк и образец документа в табличной форме можно посмотреть и скачать по ссылкам ниже. График документооборота в бухгалтерии бланк График можно утвердить отдельным приказом руководителя организации. Но в этом случае в учетной политике нужно сделать ссылку на приказ, которым был утвержден график.Бланк и образец — ниже.
Бланк приказа об утверждении графика документооборота в бухгалтерии Образец приказа об утверждении графика документооборота в бухгалтерии Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» 1.
Но в этом случае в учетной политике нужно сделать ссылку на приказ, которым был утвержден график.Бланк и образец — ниже. Бланк приказа об утверждении графика документооборота в бухгалтерии Образец приказа об утверждении графика документооборота в бухгалтерии Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» 1.
Утвердить график документооборота согласно приложению 1 к настоящему приказу. 2. Контроль за исполнением графика возложить на главного бухгалтера А.С. Глебову. Генеральный директор ______________ А.В.
Львов Ознакомьте ответственных работников с графиком документооборота под роспись. Лучше всего для каждого такого сотрудника сделать распечатку фрагмента графика, где будет указано, какие документы и в какие конкретно сроки он обязан сдавать в бухгалтерию.
Составленный график документооборота в бухгалтерии – залог правильной отчетности. Любые документы, поступающие на предприятие или создающиеся в нем, проходят несколько стандартных этапов:
- создание документации;
- обработка документации;
- архивация документации;
- уничтожение документации.
- положения о документообороте;
- графика документооборота;
- инструкции документооборота.
График документооборота — это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех подразделений предприятия от момента создания (получения) документа до момента его передачи в архив (в места хранения). График документооборота может быть составлен как для каждого структурного подразделения предприятия (например, для бухгалтерии), так и для того или иного нормативного либо внутреннего распорядительного документа (например, относительно заключения договоров). Существуют следующие виды графиков документооборота: Применение типовых и унифицированных графиков практикуется в основном на предприятиях, подчиняющихся одному органу управления, и т. п. Индивидуальные графики разрабатываются для отдельно функционирующего предприятия.
График документооборота должен предусматривать оптимальное количество подразделений и обрабатывающих его лиц и время работы над ним. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
Эту работу можно поручить рядовому бухгалтеру, кадровому работнику или, например, секретарю. График будет удобным, если все документы в нем объединить по какому-либо принципу.
Тогда ответственное лицо может сразу найти требующийся документ. Мы предлагаем два возможных способа. Ниже приведены бланки графика документооборота, которые вы можете скачать на свой компьютера и использовать в работе.
После того как график документооборота составлен, руководитель организации должен его утвердить. График можно оформить в виде приложения к приказу об учетной политике.
Здесь отдельном разделе должна быть схема или таблица, описывающие стадии движения документов в организации. Этапами документооборота являются:
- обработка, проверка и учет документа в бухгалтерии;
- сдача документа в бухгалтерию;
- направление документа в архив и хранение документа.
- оформление и заполнение документа ответственным лицом (продавцом, экспедитором и др.);
Следует отразить стадии движения документации в графике документооборота в бухгалтерии. Конкретную форму графика главбух может выбрать по своему усмотрению.
Главное, чтобы он содержал перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление и сроки составления и сдачи этих документов в бухгалтерию и архив.
Бланк и образец документа в табличной форме можно посмотреть и скачать по ссылкам ниже.
Здесь отдельном разделе должна быть схема или таблица, описывающие стадии движения документов в организации.
Этапами документооборота являются:
- обработка, проверка и учет документа в бухгалтерии;
- сдача документа в бухгалтерию;
- направление документа в архив и хранение документа.
- оформление и заполнение документа ответственным лицом (продавцом, экспедитором и др.);
Следует отразить стадии движения документации в графике документооборота в бухгалтерии.
Конкретную форму графика главбух может выбрать по своему усмотрению. Главное, чтобы он содержал перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление и сроки составления и сдачи этих документов в бухгалтерию и архив.
Бланк и образец документа в табличной форме можно посмотреть и скачать по ссылкам ниже.
Составленный график документооборота в бухгалтерии – залог правильной отчетности. Любые документы, поступающие на предприятие или создающиеся в нем, проходят несколько стандартных этапов:
- создание документации;
- обработка документации;
- архивация документации;
- уничтожение документации.
- положения о документообороте;
- графика документооборота;
- инструкции документооборота.
Вот, к примеру, образец графика документооборота отдела кадров:
Утверждает график руководитель предприятия. Наиболее распространенный способ – оформление в виде приложения к учетной политике. Таким образом, одновременно вводятся в действие положения учетной политики и графика.
Или можно составить приказ на график документооборота – образец в следующем разделе. Для успешного внедрения требований нужно внести корректировки в должностные инструкции лиц, ответственных за движение документации. Кроме того, можно провести наглядный инструктаж для исполнителей. А в качестве помощи сотрудникам рекомендуется составить детальные схемы оборота бланков и разместить их непосредственно на рабочих местах. Меры наказаний за несоблюдение можно утвердить в отдельном приказе или прописать в общем.
Как составить график документооборота в бухгалтерии?
С первичными документами все просто. Работники, в должностные обязанности которых входит составление первички, отвечают за ее правильное оформлениеп. 6 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Этих же работников надо назначить ответственными за передачу документов в бухгалтерию. Чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, тем больше шансов, что документ не потеряется и поступит вовремя.
Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначьте ответственного. Например:
- проблемные должники — старший менеджер по продажам;
- решения собрания участников организации — старший юрисконсульт;
- определение рыночной стоимости имущества –– ведущий специалист отдела маркетинга по согласованию с руководителем производственно-технического отдела;
- данные об очередных отпусках для расчета величины соответствующего оценочного обязательства (резерва) — руководитель отдела кадров;
- определение срока полезного использования основного средства — ведущий специалист производственно-технического отдела.
Если не назначить ответственное должностное лицо, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого. А значит, и поставленных целей бухгалтер не добьется.
Срок, в который конкретный работник должен передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое важное в графике документооборота. Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа. Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр. Например, в организации день выплаты заработной платы установлен 7-го числа. Бухгалтер расчетной группы начисляет заработную плату по всем подразделениям, и все документы по учету рабочего времени должны быть обработаны, допустим, к 5-му числу месяца. Поэтому поступить в бухгалтерию табели учета рабочего времени, приказы о премировании и т. п. должны не позже 1-го числа месяца.
Не забудьте отдельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам. Ведь не секрет, что некоторые сотрудники имеют привычку до последнего держать документы у себя и отчитываются с опозданием, даже не подозревая, что срок для представления отчета установлен законодательно. Поэтому в графике документооборота пропишите для них обязанность отчитаться в трехдневный срок после окончания командировкип. 26 Постановления Правительства от 13.10.2008 № 749.
Итак, список документов подготовлен, сроки прохождения по подразделениям установлены, а ответственные лица назначены. Переходим к оформлению.
График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы или схемы. Если организация небольшая и документов мало, то подойдет текстовая форма. Некоторые бухгалтеры предпочитают составлять схему движения каждого документа, потому что это наглядно, просто и информативно. Но классический способ оформления графика — таблица, где каждая строка содержит сведения об одном документе. Разрабатывать график лучше в программе Excel, так как при обработке данных удобно использовать некоторые ее функции.
Какой бы способ вы ни выбрали, информацию нужно представить так, чтобы график было удобно читать вашим сотрудникам, ответственным за движение документа. Поэтому документы в графике необходимо располагать по определенному принципу, например в алфавитном порядке, тогда легко можно будет найти любой документ.
Этот вариант оформления удобен тем, что таблица охватывает весь перечень документов и ею будут пользоваться все сотрудники. Но если документов очень много, то график будет громоздким и сложным для восприятия. Поэтому такая форма оптимальна для небольших организаций.
График документооборота (по формам документов) может выглядеть так.
| Наименование документа | Количество экземпляров | Создание документа | Представление документа | Ответственный за обработку документа | Срок хранения | Место хранения | |||
| Кто отвечает за создание и оформление | Кто утверждает (визирует, подписывает) | Кто | Кому | В какой срок | |||||
| Платежное поручение | 1 | Старший бухгалтер | Руководитель, главный бухгалтер | Старший бухгалтер | Операционист банка | Ежедневно, не позднее 15.00 | Старший бухгалтер | 5 лет с 1 января года, следующего за годом составления | До окончания календарного года — каб. 301, далее — каб. 308 |
| Приходный ордер М-4 | 1 | Кладовщик | Кладовщик, работник, сдающий материалы на склад, или представитель поставщика | Кладовщик | Бухгалтер по участку МПЗ | 10-го, 20-го и 30-го числа месяца | Бухгалтер по участку МПЗ | 5 лет со дня списания оприходованных по нему ценностей | |
| Приходный кассовый ордер КО-1 | 1 | Кассир | Главный бухгалтер, кассир | Кассир | Старший бухгалтер | Ежедневно в конце рабочего дня | Старший бухгалтер | 5 лет с 1 января года, следующего за годом составления | |
| Путевой лист грузового автомобиля | 1 | Менеджер по логистике | Менеджер по логистике, механик | Водитель | Бухгалтер по участку МПЗ | Ежедневно | Бухгалтер по участку МПЗ | ||
Другой вариант — расположить документы с привязкой:
- <или>к хозяйственной операции;
- <или>к должностям и профессиям;
- <или>к структурным подразделениям.
Компания обрабатывает несколько сотен видов документов. Каждое подразделение составляет и исполняет как типовые, так и собственные виды документов, которые сопровождают и подтверждают его деятельность.
При этом специалисты должны составить, исполнить, передать на хранение и уничтожить каждый документ своевременно. Особенно важно вовремя обрабатывать бухгалтерские, финансовые и кадровые документы, потому что сроки их исполнения часто устанавливают законодательно.
Чтобы не пропустить нужную дату и четко регламентировать исполнение документов предприятия, используют специальный график.
График документооборота – это полный перечень всех документов предприятия. Его разрабатывают и утверждают в соответствии с Положением и Инструкцией по документообороту.
В графике указывают, кто отвечает за разработку и оформление документов, устанавливают сроки, в которые их нужно составить и передать исполнителям. График документооборота 2019 относят к основным элементам системы внутреннего контроля в компании и считают одним из показателей ее надежности.
Аудиторы во время проверок с большей вероятностью вынесут положительное заключение организации, в которой такой график составили.
Образец инструкции по делопроизводству
Скачать образец
Наличие в компании графика документооборота позволяет:
- упорядочить документопоток и все процедуры документооборота;
- оперативно контролировать, в срок ли составляют, обрабатывают и исполняют документы;
- своевременно формировать отчетные формы;
- исключить авралы и обеспечить ритмичность работы исполнителей;
- в установленные сроки формировать дела и передавать их на архивное хранение;
- гарантировать своевременную обработку документов;
- в срок получать информацию, которая необходима, чтобы оперативно принимать управленческие решения.
График можно разработать для всех подразделений, как единый документ, и для одной службы. Последнее подходит для отделов с большим документооборотом. Например, для кадровой или HR-службы, бухгалтерии, финансового отдела, а так же подразделений, в функции которых ходит учет и хранение продукции, комплектующих и товарно-материальных ценностей.
График документооборота первичных учетных документов в подразделении может разработать специалист, который хорошо знает пакет документов службы и установленные для их разработки и исполнения сроки.
Разработку графиков документооборота на крупных предприятиях часто отдают на аутсорсинг — нанимают экспертов или заключают договор с консалтинговой компанией. Оптимальный вариант — сотрудничество экспертов и работников служб компании, которых руководитель назначит ответственными своим приказом.
Чаще компании стараются экономить и обходиться своими силами. В таком случае, будет лучше, если сводный график документооборота на основании графиков подразделений организации составит служба делопроизводства. Но с этим поручением справится и секретарь, если поток документов в компании небольшой.
6 полезных схем-памяток от журнала «Справочник секретаря», которые помогут вам правильно работать с документами
Скачать 6 схем-памяток
Унифицированной формы для этого документа нет. В качестве примера вы можете использовать образец графика документооборота, который Минсельхоз РФ утвердил в «Методических рекомендациях по разработке учетной политики в сельскохозяйственных организациях» от 16 мая 2005 года.
То, какие сведения нужно включить в график документооборота вашей компании, зависит:
- от объема документопотоков и специфики производственной деятельности подразделений;
- состава подразделений;
- типов и видов первичной учетной документации, которые используют в подразделении;
- регламентов составления, обработки и исполнения документов компании;
- наличия средств автоматизированного учета и документооборота, используемого программного обеспечения.
Полезная подсказка от журнала «Система Кадры». Перечень обязательных и рекомендованных кадровых документов
Скачать таблицу полностью
Им достаточно иметь только налоговую учетную политику.
В сервисе сформировать учетную политику Вы можете в автоматическом режиме при формировании годовой бухгалтерской отчетности. Давайте по порядку рассмотрим, что следует прописать в учетной политике. Кстати, Вам необязательно всё это знать!
Полное бухгалтерское сопровождение Всего 3 500 руб.
в месяц! Прежде всего, в политике надо указать, на кого возложено ведение учета.
работнике 2 Личная карточка работника (форма Т-2) Отдел кадров Вместе с Приказом (распоряжением) о приеме работника на работу) Бухгалтер-расчетчик По мере представления По мере представления, вместе с информацией о величине начисленной заработной платы Реестр Приказов с указанием номера, даты, основания, информации о работнике 3 Штатное расписание (форма Т-3) (изменения) Отдел кадров В соответствии с приказом руководителя Бухгалтер-расчетчик По мере изменения По мере изменения, вместе с информацией о величине начисленной заработной платы Копия 4 Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5, Т-5а) Отдел кадров В соответствии с поданным заявлением или распоряжением руководителя Бухгалтер-расчетчик По мере представления По мере представления, вместе с информацией о величине начисленной заработной платы Реестр Приказов с указанием номера, даты, основания, информации
- сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;
Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала .
- конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).
- разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
- сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
- конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
После сбора и уточнения всех
Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать. Пока не будет принят соответствующий общегосударственный бухгалтерский стандарт, в отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно руководствоваться советскими правилами.
Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:
- создание;
- получение от контрагентов и др.;
- принятие к учету;
- обработку;
- передачу в архив.
Все эти действия должен определять график документооборота к учетной политике. Как правило, его составлением занимается главный бухгалтер. А вводит в действие – распоряжение главы компании.
График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике.
В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам.
Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»
Сведения, которые содержаться в первичных документах должны отражаться в бухгалтерских регистрах, которые представляют собой перечень определенных операций, внесенных в хронологическом порядке, а также объединенные по счетам бухучета. В качестве примера можно привести ведомость или отчет, составленный в виде таблицы. Форму регистров также утверждает руководитель компании, при это ее обязательными реквизитами будут являться:
- наименование документа;
- наименование организации, составляющей регистр;
- дата начала и дата окончания ведения документа либо период за который он составляется;
- хронологическое объединение, систематическое объединение объектов;
- единица измерения;
- ответственные лица с указанием их должности, подписи и расшифровки подписи.
Важно! Как и первичка, регистры бухучета могут составляться на бумаге или в электронном виде.
Если в регистр необходимо внести исправление, то следует указать дату внесения верной информации, а также подпись и расшифровку лица ответственного за ведение регистра (
Любой факт хозяйственной деятельности подтверждается первичным документом. Если документ не имеет подтверждения факта хозяйственной жизни, то принимать его к учету нельзя. Форма первичного документа определяется руководителем компании, однако разработать ее может лицо, которое является ответственным за ведение бухучета. При разработке бланка следует учитывать, что первичный документ в обязательном порядке содержит следующие реквизиты:
- наименование;
- дата составления;
- наименование организации, составившей документ;
- факт хозяйственной жизни;
- величину измерения (в натуральном или денежном выражении) факта хозяйственной жизни;
- наименование должности каждого лица, совершившего операцию, а также ответственных за оформление документа лиц;
- подписи всех указанных в документе лиц, расшифровка подписи, а также иная информация, если она необходима для идентификации лиц.
Составляется первичный документ, как правило, в момент совершения факта хозоперации, однако если это не представляется возможным, то сразу же после ее совершения (
На практике в первую очередь происходит разработка и утверждение внутреннего положения о документообороте в бухучете. После этого уже формируется график документооборота. Последний документ составляется главным бухгалтером, руководитель составляет на него приказ. График может составляться в виде таблицы, схемы или просто списка, но при этом он должен содержать следующее:
- число отделов и исполнителей, через которые проходит каждый первичный документ;
- минимальный период, который документ может находиться в одном подразделении.
Обеспечение документооборота в бухгалтерской системе осуществляется лицами, составляющими и подписывающими бухгалтерские документы. При этом они должны осуществлять следующее:
- оформлять первичные документы своевременно и качественно;
- осуществлять передачу первичных документов в установленный срок для того, чтобы содержащиеся в них данные отразились в бухучете;
- обеспечивать правдивость информации, содержащейся в первичных документах.
Все документы, с которыми работают бухгалтеры условно делят на следующие группы:
- бухгалтерские;
- налогового учета и отчетности.
В свою очередь бухгалтерские документы можно разделить на 3 группы:
- первичные документы;
- регистры;
- формы отчетности.
К отчетным документам относят налоговую отчетность и регистры.
График документооборота: зачем нужен и как составить
В составлении графика документооборота обязательно участвуют следующие лица:
- главный бухгалтер;
- руководитель предприятия.
Главный бухгалтер непосредственно занимается формированием документа рассматриваемого типа. Либо его составление должно происходить под его пристальным надзором.
Так как он несет непосредственную ответственность за его правильность, а также содержимое. После завершения этапа составления документ должен быть обязательно подписан руководителем предприятия (директором, замещающим его лицом).
Также в составлении такого графика могут принимать участие какие-либо иные лица. Так как данный документ может формироваться для различных подразделений.
Так, за основу подобного графика всегда берется процедура создания, обработки, а также проверки всех документов, которые курсируют в подразделении.
В графике всегда должна присутствовать следующая информация:
- взаимосвязь;
- сроки выполнения определенных работ.
Сам график, несмотря на отсутствие унифицированного формата, обычно всегда представляется в виде таблицы. На её основании, впоследствии, могут быть сформированы всевозможные графические диаграммы, нечто иное.
Все графики такого рода можно разделить на несколько видов:
- типовые;
- индивидуальные;
- унифицированные (на конкретном предприятии).
При этом последнего типа графики обычно применяются на предприятиях, которые представлены обширной сетью филиалов. Так как именно таким образом удается привести в порядок документооборот в случае некоторой территориальной удаленности.
При составлении рассматриваемого типа графика в обязательном порядке учитывается количество:
- подразделений предприятия;
- участвующих в формировании лиц.
Благодаря графику существенно упрощается осуществление контроля за документацией. Такой порядок позволяет избежать возникновения ошибок при составлении бухгалтерской и налоговой отчетности, иных неприятностей.
Срок составления В трехдневный срок со дня фактического начала работы В течение трех рабочих дней с момента оформления приема работника на работу На дату создания учреждения и при внесении изменений При переводе работника на другую работу За пять дней до начала отпуска Ответственный за проверку Начальник отдела кадров Главный бухгалтер, начальник отдела кадров Начальник отдела кадров Срок проверки Один день со дня составления Кто утверждает (подписывает) Руководитель, работник Начальник отдела кадров Руководитель, главный бухгалтер Руководитель, работник Срок утверждения (подписания) 1 день Куда передается Специалисту по кадрам (в бухгалтерию — выписку из приказа) Специалисту по кадрам (в бухгалтерию — выписку из приказа) Специалисту по кадрам, копия — в бухгалтерию Специалисту по кадрам (в бухгалтерию — выписку из приказа)
Его создание проводится согласно Положению о документообороте в бухгалтерском учете, и возлагается на главного бухгалтера, который имеет полномочия привлекать к процессу отдельных сотрудников, а также назначить основного разработчика документа.
Цель создания графика бухгалтерского документооборота – разработка и контроль маршрутов движения каждого документа. Оптимизация процесса документооборота состоит в том, чтобы наладить четкую отслеживаемую связь между сотрудниками отделов и служб при следовании каждого документа, и исключить его неверный путь.
Данное понятие очень широкое, оно включает в себя обширный перечень самых разных действий, имеет некоторую специфику.
Рекомендуем прочесть: Дело коап рф
Она отличается в зависимости от системы налогообложения, сферы деятельности компании и многих других факторов. Правила составления документов отличаются в зависимости от различного рода нюансов.
Исходящие документы – формируемые и передаваемые другим предприятиям.
«Первичная обработка документов» — это прием входящих бумаг и последующая проверка их на правильность составления, целостность упаковки и соблюдение иных моментов.