Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Ст. 123 ТК РФ обязывает работодателя до начала очередного календарного года утверждать составленный график отпусков работников. К особенностям этого документа относятся:

необходимость его утверждения ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала очередного года;
обязательность согласования с профсоюзным органом (при наличии);
непременность ознакомления с ним каждого работника;
обязательность его как для работника, так и для работодателя;
создание с учетом наличия у ряда работников преимущественного права выбирать период ухода в отпуск.

Поскольку утверждению подлежит уже готовый график, работа по его созданию начинается заблаговременно и может быть инициирована соответствующим приказом руководителя.

При составлении графика в нем отражают такие виды оплачиваемых отпусков:

ежегодный;
дополнительный;
неиспользованный в предшествующем году;
оформляемый совместителем.

Вступивший в действие график может в дальнейшем корректироваться (например, в связи с переносом отпуска или отзывом из него) и дополняться (данными по вновь принятым на работу сотрудникам).

О том, что нужно сделать для отзыва работника из отпуска, читайте в материале «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».

Отсутствие утвержденного графика отпусков может привести к наказанию работодателя в виде штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

от 1000 до 5000 руб. для ИП и должностных лиц;
от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц.

Приказ об утверждении графика отпусков — образец (2020 — 2021)

Поскольку приказ, утверждающий график отпусков на следующий год, не является обязательным документом, для него отсутствует утвержденная форма, а потому составлять его можно в произвольном виде. Будет разумным включить в него обычные реквизиты приказа, а именно:

указание работодателя-составителя;
номер и дата;
суть распоряжения;
подпись руководителя;
подписи лиц, перечисленных в документе в качестве исполнителей распоряжения.

Вариант образца приказа об утверждении графика отпусков можно увидеть на нашем сайте.

Утверждение графика отпусков на следующий год является обязательной процедурой для каждого работодателя. А приказ о его утверждении составляется в свободной форме и только в том случае, если это установлено системой документооборота работодателя.

Источники:

Трудовой кодекс РФ
КоАП РФ
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1

Этот образец приказа имеет вполне стандартную форму и может быть общеприменим (с небольшими индивидуальными корректировками).

В начале документа пишется полное наименование организации, затем указывается номер приказа (по внутреннему документообороту), вписывается населенный пункт, в котором работает компания, а также дата его составления.

Затем идет собственно приказ: сначала тут указывается ссылка на основание (обязательно должна быть в любом приказе — в данном случае это статья 123 ТК РФ) а затем подробно прописывается несколько пунктов.

В первом обычно фиксируется сам факт утверждение графика с указанием года, на который он распространяется.
Во втором пункте назначается ответственное лицо за сбор подписей об ознакомлении с графиком и приказом (чаще всего в роли такого сотрудника выступает специалист отдела кадров, иногда секретарь).
В третий пункт вносятся необходимые указания в адрес бухгалтерии.

После этого в отдельной строке вписывается приложение (собственно сам график), а также ниже ставятся подписи руководителя организации и сотрудников, на которых возложены функции по исполнению приказа.

Документ состоит из «шапки» и основной части. Приказ на график отпусков на 2021 год надо составлять по новым правилам: следует оформлять документ на фирменном бланке, на котором указано полное наименование организации. Слева указывается город, в котором она расположена, справа — дата составления, а в середине обозначается название документа. В вводной части приводится ссылка на статью 123 Трудового кодекса РФ.

Поскольку многие вопросы, связанные с составлением и утверждением графика отпусков, не имеют однозначного ответа в законодательстве и в правоприменительной практике, их целесообразно урегулировать внутренними актами организации. Ведь обеспечение порядка в кадровых документах позволит не только обезопасить работодателя от необоснованных претензий со стороны проверяющих органов, но и при необходимости безболезненно разрешить возникшие конфликты с сотрудниками.

Теги: ИП, кадровое делопроизводство, трудовые отношения, физлица, формы документов, юрлица, Минтруд России, Роструд

Источник: ГАРАНТ.РУ

Приказ об утверждении графика отпусков

Законодательство не устанавливает обязательных правил по оформлению внутренних приказов об утверждении графиков или иных документов, действующих на предприятии. Тем не менее обычно во всех организациях соблюдается сложившийся порядок документооборота. Согласно порядку документооборота приказ содержит в себе:

указание на организацию или ИП, для работников которого составлен график;
номер и дату документа согласно принятой в организации системе документооборота;
суть приказа, а именно воля руководителя на то, чтобы график был утверждён и стал обязательным документом как для работников, так и работодателя;
лица, ответственные за соблюдение порядка выхода в отпуск сотрудников организаций (обычно в качестве таких лиц указываются руководители отделов, служб и других внутренних подразделений предприятия согласно штатному расписанию);
подпись руководителя, утвердившего документ, а также ответственных исполнителей приказа.

Приказ должен быть подготовлен в виде отдельного письменного документа, но если на предприятии действует система электронного делопроизводства, он может быть дополнительно выполнен и в виде электронного документа.

Скачать бланк приказа об утверждении графика отпусков
Скачать образец приказа об утверждении графика отпусков

Обычно при составлении приказа используются следующие формулировки:

«Утвердить график отпусков… согласно приложению к настоящему приказу».

«Руководителю отдела кадров – довести график до сведения сотрудников и обеспечить выполнение его в течение … календарного года».

«Главному бухгалтеру – предусмотреть при планировании графика расходов организации необходимость выделения средств на равномерную выплату отпускных платежей».

Возложение ответственности на кого-то из подчинённых необязательно, это пределеяется решением администрации.

В небольших предприятиях, где руководитель может совмещать обязанности главбуха и даже сам лично вести кадровый учёт.

В приказе может быть использована формулировка: «Ответственность за исполнение оставляю за соииавыбой».

Приказ о введении масочного режима на предприятии (образец)

Согласие на обработку персональных данных: образец

Соглашение о конфиденциальной информации

Положение о ненормированном рабочем дне

Справка судебным приставам с места работы — образец

Процедура составления графика отпусков в организациях обычно заканчивается оформлением соответствующего приказа. Какие нюансы имеет составление данного документа? Обязательно ли его утверждать? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале. Образец приказа о составлении графика отпусков также будет приведен далее.

Перед составлением распоряжения следует утвердить график отпусков персонала компании. Процедура состоит из нескольких этапов:

направление кадровой службой в адрес всех начальников подразделений служебной записки, в которой указано требование о необходимости предоставления сведений о рекомендуемом периоде отпуска сотрудников;
составление проекта графика на основании положения или локального акта, регулирующего порядок утверждения документов и порядок делопроизводства;
согласование графика с профсоюзом (если таковой имеется в организации);
получение одобрения главного бухгалтера, юриста, заместителей руководителя и т.п.;
утверждение приказа руководителем компании;
регистрация документа в кадровом журнале;
ознакомление с графиком всех сотрудников под подпись.

Инструкция: оформляем приказ об утверждении графика отпусков

График отпусков составляется заранее – не позже чем за две недели до наступления года, по которому распределяется отпускное время. При этом, в процессе создания графика должны учитываться как пожелания сотрудников, так и производственная необходимость.

Предварительный график обязательно должен быть передан на согласование в профсоюзный орган (если таковой имеет место быть на предприятии), затем с приказом должны быть под роспись ознакомлены все работники организации (если этого не сделать, вполне могут возникнуть споры и разногласия с сотрудниками, доходящие до судебных разбирательств).

График отпусков является документом обязательным к исполнению, какие-либо корректировки могут вноситься в него только при взаимном согласии работника и работодателя, при условии, что это никоим образом не отразится на функционировании компании и не затронет интересов других сотрудников. Также изменения могут вноситься при приеме на работу новых сотрудников и в связи с вынужденными и форс-мажорными обстоятельствами.

Следует отметить, что в график вносятся все виды отпусков:

плановые,
дополнительные,
«прошлогодние»,
а также отпуски, оформляемые на «совместителей».

По статье 122 ТК РФ работодатель должен предоставлять оплачиваемые отпуска всем сотрудникам, которые отработали у него не меньше 6 месяцев, а некоторым и раньше. Длительность отпуска за каждый отработанный год – не меньше 28 дней. Некоторые категории работников имеют право и на более длительные отпуска. Работников много, отдохнуть должны все, а еще есть производственный процесс, который останавливать никак нельзя. Нужно найти компромиссный вариант, который устроил бы все стороны. Как раз для этого и придуман ежегодный график отпусков, который каждая организация должна утвердить не позже 17 декабря. Как составить график отпусков Образец этого документа и приказ об утверждении графика отпусков вы можете скачать в нашей базе после регистрации. Работодатель может самостоятельно разработать форму графика, но для удобства лучше использовать унифицированную форму Т-7 «График отпусков», которая предусматривает поля для всей необходимой информации. В графике нужно указать положенное количество дней отпуска для каждого работника. При этом туда можно включить и «хвосты», то есть те дни, которые работник не использовал в прошлые годы. Но нужно учитывать, что большое количество неиспользованных дней может вызвать вопросы у трудовых инспекторов, поэтому долги лучше включать в график частями. Специалисты кадровой службы либо руководители подразделений опрашивают сотрудников о предпочтительных сроках и датах отпуска. После этого составляются предварительные списки, которые кадровая служба корректирует в соответствии с планом производства либо хозяйственной деятельности фирмы (ИП). Скорректированный график снова согласовывается с работниками и руководителями подразделений. На этом этапе нужно иметь в виду, что есть работники, которые безоговорочно могут выбрать срок и время своего отпуска независимо от даты в графике: • новые сотрудники, которые отработали 6 месяцев и имеют право по их истечении на свой первый отпуск; • внешние совместители. Они имеют право взять отпуск во время отпуска на основном месте работы; • сотрудники, которых до этого работодатель по какой-либо причине отозвал из очередного отпуска; • беременные женщины перед отпуском по беременности и родам и после него; • подростки до 18 лет; • родители детей-инвалидов; • инвалиды войны и участники боевых действий; • герои СССР, РФ, почетные доноры и другие лица в соответствии с Федеральным законодательством. График отпусков может быть единым для всей организации, если она небольшая, либо отдельным для каждого структурного подразделения. Документ утверждается руководителем организации с проставлением даты. В законе нет требования о том, что работники должны ознакомиться с графиком отпусков. Но при этом работодатель обязан сообщить работнику о начале отпуска не позднее чем за две недели. Поэтому ознакомление с графиком с указанием даты ознакомления – удобный способ исполнить это требование. Инспекция труда при проверках запрашивает графики отпусков, и при их отсутствии штрафует должностных лиц на сумму от 1000 до 5000 рублей, сами компании – на сумму от 30 000 до 50 000 рублей согласно п.1 ст.5.27 КоАП РФ. Внесение изменений в график отпусков В течение года, в силу разных причин по согласованию сторон могут быть скорректированы как длительность отпуска, так и периоды его предоставления. В этом случае вносятся данные в специальные графы 7 и 8 формы Т-7 «Перенесение отпуска». При изменении состава работников допускается издавать в течение года дополнения к графику отпусков. Нужно отметить, что в график отпусков вносятся данные только по основным отпускам, дополнительные (ученический, по уходу за ребенком, и т.д.) туда не вносятся. Руководители специальным приказом могут утверждать графики отпусков и определять ответственных лиц за ознакомление работников с этим графиком. Этот приказ – не обязательный документ и за его отсутствие не штрафуют, но если в положении о документообороте такая необходимость прописана, то он издается. Скачайте приказ об утверждении графика отпусков с образцом заполнения в нашем сервисе. На основании приказа, по поручению руководителя, бухгалтерия может начать работу по созданию резерва для будущих отпусков, чтобы равномерно распределять их на затраты в следующем году. В сервисе «Моё дело» вы сможете вести кадровый учет, не выделяя для этого отдельного сотрудника. Все необходимые формы документов вы найдете в базе бланков, а некоторые документы даже не нужно заполнять вручную, т.к. система формирует их автоматически, например, документы о приеме на работу. Вы сможете вести отдельный учет сотрудников, нанятых по трудовым и гражданско-правовым договорам, рассчитывать зарплату, взносы и другие выплаты, а также формировать отчеты, обязательные для работодателей. Зарегистрируйтесь – и убедитесь, как это удобно.

Нормы трудового права определяют, что работодатель должен включить все периоды трудовых отпусков, в том числе:

Ежегодный оплачиваемый отпуск — ТК РФ устанавливает, что за каждый месяц трудовой деятельности на предприятии работнику положено отпуска 2,33 дня. В год у большинства работающих получается 28 календарных дней. Однако они могут брать его в целом или разбивать на части. Главное, чтобы одна из частей его была не короче двух недель. Все эти моменты обязательно должны отражаться в табеле.
Дополнительный оплачиваемый отпуск — данный вид отдыха предоставляется работающим в хозяйствующих субъектах либо на основаниях, предусмотренных трудовым законодательством, либо если этот отпуск устанавливается в трудовом договоре работника. Продолжительность этого периода либо закрепляется в соглашениях с работником, либо в каждом конкретном случае нормами права. Его можно использовать отдельно или же добавлять ко времени основного отпуска. Правило о том, что одна из частей времени отдыха должна быть не короче 14 дней, здесь также должно использоваться.

Вам будет интересно:

Приказ об утверждении положения о премировании: как правильно составить

Подготавливая график отпусков, администрация компании или предприниматель, должны учитывать, что если работник не использовал свои основные и дополнительные отпуска за прошлый год, их также нужно отразить в утверждаемом на следующий период графике.

На предприятии могут работать сотрудники, оформленные по трудовым договорам по совместительству. Их отпуска также нужно включать в составляемый график, помня при составлении, что у них отпуск на второй работе должен предоставляться в тот же период что и по основой работе.

Внимание! В график не надо включать отпуска в связи с беременностью и родами, а также по уходу за детьми.

Кроме обязанности по составлению графика отпусков Трудовой кодекс устанавливает и срок, когда документ должен быть утвержден. График на 2020 год нужно успеть подготовить до 17 декабря 2020 года (включительно).

Все работники, с которыми заключен трудовой договор, могут рассчитывать на ежегодный оплачиваемый отпуск. После согласования конкретных дат заполняется график отпусков. В этом документе указываются все отпуска штатных работников на предстоящий год. Однако чтобы документ вступил в силу, он должен быть утвержден. Как утвердить график отпусков приказом? Ведь утвержденного документа должны придерживаться и работники, и работодатель. Таковы требования трудового законодательства (ст. 123 ТК РФ).

График отпусков на 2020 год: кому и как составлять и чем опасно отсутствие

График отпусков формируется, чтобы облегчить и узаконить процесс ухода работников в ежегодный основной и допотпуск. Наличие данного документа помогает в таких ситуациях:

работодатель будет выплачивать отпускные согласно сроку, регламентированному законодательством. В этом случае он обезопасит себя от риска получения штрафа за нарушение норм трудового права;
работодатель сможет найти сотрудника, который будет выполнять работу при уходе основного работника в отпуск. В такой ситуации появляется реальная возможность не приостанавливать производственный процесс;
работодатель сможет видеть всю информацию о количестве сотрудников, непосредственно работающих в конкретный момент времени;
работодателю не нужно будет получать заявления от сотрудников о предоставлении им отпусков;
сотрудники компании будут заранее знать, что человека в определенный период не будет на работе и смогут решать свои взаимосвязанные задачи заранее. Эта визуализация может быть также расположена на корпоративном портале, если настроить интеграцию Битрикс с 1С ЗУП.

При составлении графика отпусков на 2021 г. учтите следующие моменты.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 10.10.2020 г. № 1648 утвержден перенос выходных дней:

суббота 2 января — на пятницу 5 ноября;
воскресенье 3 января — на пятницу 31 декабря;
суббота 20 февраля — понедельник 22 февраля.

Новогодние каникулы будут длиться с 1 по 10 января. День защитника Отечества будем праздновать с 21 по 23 февраля, а Международный женский день — с 6 по 8 марта. Майские праздники разделятся на два периода — с 1 по 3 мая и с 8 по 10 мая. День России — с 12 по 14 июня, а День народного единства — с 4 по 7 ноября.

Согласно ст. 262.2 ТК РФ предоставлять отпуск по желанию в любое удобное время нужно тем работникам, которые имеют троих и более детей в возрасте до 12 лет.

Работодатель вправе, но не обязан предоставить отпуск сотруднику, если он еще не отработал положенный стаж 6 месяцев. Однако отпуск представляется авансом в любом случае следующим работникам:

несовершеннолетние работники;
женщины перед отпуском по БиР или после него;
сотрудники, усыновившие детей в возрасте до 3-х месяцев.

К сотрудникам, которым отпуск предоставляется в удобное для них время, относятся мужья, чьи жены в отпуске по БиР, родители детей-инвалидов, ветераны, чернобыльцы, жены военнослужащих.

Здоровый расчет зарплаты: все изменения по льготным ставкам страховых взносов и срок и действия будет применяться автоматически!

Настроим 1С:ЗУП под изменения законодательства и новые введения в связи с ограничениями из-за самоизоляции;
Настроим электронный кадровый документооборот с сотрудниками;
Настроим интеграцию 1С:ЗУП с Корпоративным порталом или создадим его;
Подключим 1С:Кабинет сотрудника и обучим работе в нем.

В график отпусков не нужно включать работников, если с ними оформлен трудовой договор на срок до 6-ти мес. По сотрудникам, срок трудового договора которых больше 6-ти мес., действуют обычные правила. Кроме того, нужно не забывать о тех, кто в организации временно не работает — в отпуске по БиР, по уходу за ребенком, в отпуске без оплаты или на длительном больничном.

Кроме того, при составлении графика отпусков нужно учитывать мнение работников, которым период отпуска предоставляется по их желанию. Изначально уточняется информация, когда они хотят уйти в отпуск, а потом она вносится в график.

В графике отпусков нужно отразить также внутренних и внешних совместителей, при этом внутренние указываются дважды — по обеим должностям. Периоды отпусков по этим должностям должны совпадать.

Бывает так, что у работника остаются дни отпуска, не использованные за прошлый год. Эти периоды нужно указать в новом графике отпусков вместе с тем периодом, который планируется на 2021 г. Но предоставлять эти дни нужно только с согласия сотрудника.

Работодателю нельзя не предоставлять отпуск сотруднику 2 года подряд. При составлении графика нужно, чтобы сначала работник использовал отпускные дни предыдущего периода, а затем уже нового.

Чтобы минимизировать риск возникновения конфликтных ситуаций с сотрудниками, желательно согласовать с ними даты и периоды отпусков. И предоставить по возможности отдых в те периоды, когда хотят работники. Кроме того, такой подход позволяет избежать переносов сроков отпускных периодов.

Изначально нужно издать приказ о подготовке графика отпусков и собрать информацию от сотрудников. Кроме того, при небольших размерах компании достаточно направить уведомления, в которых указать просьбу предоставить сведения о точных датах начала и окончания периода отпуска и количества дней. Если сотрудник делит отпуск на части, нужно, чтобы одна из них была не меньше 14-ти дней.

Если компания больших размеров, целесообразно задачу по сбору информации об отпусках возложить на руководителей подразделений. Они соберут сведения, проанализируют, согласуют с работниками в связи с особенностями деятельности, а затем передадут информацию в отдел кадров или бухгалтерию.

Когда информация от всех сотрудников получена, можно приступать к составлению проекта графика отпусков. Заполнять можно как унифицированный бланк, утвержденный Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1, так и шаблон, самостоятельно разработанный компанией. Во втором случае документ должен содержать обязательные реквизиты и сведения, а сам бланк нужно закрепить в локальной документации работодателя.

При составлении графика нужно определить последовательность внесения работников в график отпусков. Можно заполнять в алфавитном порядке, в хронологической последовательности по периодам отпусков или же по подразделениям.

В графике отпусков нужно указать дату начала отпуска и количество дней периода или же указать несколько дат, если отпуск делится на части. Дату окончания отпускного периода можно не ставить.

Для грамотного формирования графика отпусков можно заполнять документ в программе 1С: ЗУП, в которой предусмотрен как управленческий, так и регламентированный учет.

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон.

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Составляем график отпусков с учётом нововведений на 2021 год

Законодательно утвержденной формы приказа об утверждении графика отпусков нет. Поэтому каждая компания может использовать свою форму. Ключевые моменты, которые обязательно должны быть в данном приказе:

дата утверждения графика отпусков;
обязанности ответственных лиц.

Можно также прописать в данном приказе, что ответственные лица должны направлять работникам уведомления о предоставлении отпуска.

Целесообразность введения в процедуру этого распоряжения можно подтвердить следующими доводами:

Издание отдельного приказа мобилизует всех ответственных лиц. Здесь всеми заинтересованными лицами принимается чётко спланированный процесс с точными датами, где указано: кто, когда и что должен сделать. При этом все понимают, что «косяки» со сроками приведут к задержке следующих этапов и могут сорвать всю процедуру в целом. То есть уровень ответственности вырастает, и при этом все осознают свой вклад в успешное завершение процедуры.
Когда на предприятии установлено, что ознакомление с графиком должно пройти с участием каждого (через подпись), распоряжение придаст веса этой процедуре. Проверено на практике, что, как правило, этот нелёгкий процесс проходит более гладко и просто.
Руководству и кадровым сотрудникам эффективнее в плане использования рабочего времени утвердить одно распоряжение, а сами графики отпусков по отделам оформить в качестве приложений. В этом случае достаточно, чтобы сами отпускные реестры завизировали начальники подразделений и кадровик.
Помимо всего сказанного, такой документ попросту облегчает жизнь ответственным лицам. Для исполнителей по сбору информации и её систематизации в реестре здесь есть информация, что нужно сделать, на что обратить внимание, установлены сроки (что очень стимулирует). А для кадровика, являющегося координатором всего процесса, приказ является документом, который фактически назначает его руководителем процедуры. Все ответственные лица (даже выше рангом) должны подчиняться указаниям координатора. Отмахнуться, нарушить сроки, завизировав лист ознакомления с распоряжением, по обыкновению, не осмеливается никто.

Таким образом, можно сделать вывод, что издание отдельного распоряжения, сделает утверждение и введение в действие графика отпусков более оперативным и простым, причём для всех участников процесса. Также это повысит статус этого документа.

Унифицированной, утверждённой на законодательном уровне формы для такого рода распоряжения нет. Поэтому предприятие вправе выбирать форму самостоятельно. Главное здесь, чтобы в документе присутствовали ключевые реквизиты, которые должны применяться в любой документации такого рода. Кадровая документация — особый вид документооборота, здесь всё должно быть чётко и грамотно.

Ст. 123 Трудового кодекса указывает на обязательное утверждение графика отпусков на предприятии.

Руководство обязано принять меры для разработки и утверждения графика не позднее, чем за 2 недели до наступления года, для которого он составляется. Исходя из положений трудового права, график отпусков необходимо утвердить до 17 декабря года, предшествующего году отпусков.

Так, график отпусков на 2020 год подлежит утверждению не позднее 17 декабря 2019 года. График отпусков в дальнейшем может корректироваться и дополняться новыми сведениями.

График отпусков требуется обязательно согласовать с профсоюзной организацией (если такая функционирует на предприятии), а также ознакомить с ним каждого сотрудника под подпись. Он составляется в свободном формате, но обычно работодатели используют типовую форму Т-7.

График отпусков на 2020 год: особенности составления, форма

Следует оформлять документ на фирменном бланке, на котором указано полное наименование организации. Слева указывается город, в котором она расположена, справа — дата составления, а в середине нужно обозначить название документа. Далее в вводной части нужно привести обоснование, где будет ссылка на определенную статью Трудового кодекса РФ (ст. 123).

В основной части нужно дать указание утвердить график на соответствующий календарный год. Ознакомление сотрудников с документом не является обязанностью работодателя. Но если руководство настаивает, в унифицированную форму Т-7 можно добавить специальные поля для ознакомления, где можно будет расписываться и проставлять дату. Если все же решите ознакомить всех, кто работает в организации, с этим документом, напишите об этом во втором пункте распоряжения. Но тогда обязательно укажите ответственного за эту процедуру. Чаще всего им становится сотрудник отдела кадров либо секретарь.

Работодатель обязан каждый год составлять график ухода сотрудников в оплачиваемый отпуск. Этого документа надо строго придерживаться двум сторонам трудовых отношений. График отпусков составляется обычно на листе А4. Данную бумагу подписывает руководитель компании. Важно понимать, обязательно ли издавать приказ о графике отпусков, как его правильно оформлять и в какие сроки.

Обязанность работодателя ежегодно разрабатывать план отпусков закреплена статьей №123 ТК России.

Об этом говорится в статье №5.27 КоАП России. Величина данной санкции зависит от типа лица-нарушителя, наличия совершения подобных противозаконных действий в прошлом.

Поэтому руководителю организации важно четко соблюдать положения трудового законодательства. Многие начинающие предприниматели не знают, нужен ли приказ, утверждающий график отпусков. Такой документ не является обязательным, но, как правило, все руководители прибегают к его составлению.

Начнём с главного: наличие согласованного графика отпусков на предприятии — обязательное условие для всех работодателей, это регламентировано статьёй 123 ТК РФ. Есть здесь только одно исключение: могут работать без утверждённого графика только индивидуальные предприниматели, штат которых не превышает 15 сотрудников (те предприятия, которые относятся к микробизнесу).

Срок ратификации графика жёстко регулируется нормами трудового права — за 2 недели до конца календарного года документ должен быть готов и согласован. Причём при подписании документа должно быть учтено мнение профсоюза (если есть в компании). Также необходимо учитывать право льготных категорий служащих организации на внеочередной уход в отпуск, к таким льготникам относятся работники, которым не исполнилось 18 лет (статья 267 ТК), беременные и родившие дамы (статья 260 ТК РФ), даётся это право совместителям и тем, кто усыновил малыша и пр. Порядок согласования этого документа установлен статьёй 372 ТК РФ, которая регулирует ратификацию внутренних нормативных актов.

Если следовать таймингу, график отпусков на 2019 год должен быть утверждён до 17 декабря 2018 года. Следовательно, разработать, подготовить и согласовать график со всеми заинтересованным лицами нужно уже к первым числам декабря.

У распоряжения, которое может регламентировать процедуру запуска, сроки и ответственных лиц при проведении мероприятий согласования годового отпускного документа, существует определённая целесообразность.

Разберёмся, каким образом распоряжение по графику отпусков может оптимизировать процесс утверждения:

Гораздо проще издать один приказ, а сами реестры с датами отпускных периодов по подразделениям сделать как приложения к нему. Особенно если отделов, цехов много, ведь каждое подразделение, как правило, готовит свой отдельный график. В этом случае гендиректор просто визирует один общий документ, а приложения к нему подписывают ответственные лица.
Одним из важнейших моментов здесь будет точное планирование всех шагов и дат по ним при утверждении графика, здесь можно указать:
- В какой срок руководители подразделений должны сдать графики по своим отделам (и кому).
- Когда профсоюз должен собраться и высказать своё мнение по вопросу (если он есть на предприятии).
Установить ответственных лиц по каждому этапу, включая контроль за выполнением всех пунктов, который нужно фиксировать.
Если в компании принято решение, что с графиком должен быть ознакомлен каждый сотрудник, здесь можно установить этапы, финальный срок, когда все работники должны оставить визы на документе, и ответственное лицо, которое будет координировать процесс (как правило, это кадровик).
Отметим, что с таким документом кадровым работникам гораздо проще работать с персоналом. Они в этом случае выступают координаторами общего процесса и руководят им, а приказ фиксирует этот статус. Отмахиваться и нарушать сроки, подписав лист ознакомления с приказом руководства, как правило, не решается ни один даже самый ярый «противник бумажек».

Нужно понимать, что оптимальный период издания приказа о начале процесса утверждения главного отпускного реестра по предприятию — около полутора месяцев до конца года, чтобы к 17 декабря график уже был полностью готов, и всё было сделано без ненужной спешки и авралов.

указание на организацию или ИП, для работников которого составлен график;
номер и дату документа согласно принятой в организации системе документооборота;
суть приказа, а именно воля руководителя на то, чтобы график был утверждён и стал обязательным документом как для работников, так и работодателя;
лица, ответственные за соблюдение порядка выхода в отпуск сотрудников организаций (обычно в качестве таких лиц указываются руководители отделов, служб и других внутренних подразделений предприятия согласно штатному расписанию);
подпись руководителя, утвердившего документ, а также ответственных исполнителей приказа.

Обычно при составлении приказа используются следующие формулировки:

«Утвердить график отпусков… согласно приложению к настоящему приказу».
«Руководителю отдела кадров – довести график до сведения сотрудников и обеспечить выполнение его в течение … календарного года».
«Главному бухгалтеру – предусмотреть при планировании графика расходов организации необходимость выделения средств на равномерную выплату отпускных платежей».

Возложение ответственности на кого-то из подчинённых необязательно, это пределеяется решением администрации.
В небольших предприятиях, где руководитель может совмещать обязанности главбуха и даже сам лично вести кадровый учёт.
В приказе может быть использована формулировка: «Ответственность за исполнение оставляю за соииавыбой».

В том же случае, если речь идёт о дошкольном образовательном учреждении (ДОУ), руководителям следует дополнительно учитывать следующее:

Работники ДОУ относятся к числу персонала с удлинённым оплачиваемым отпуском (постановление Правительства РФ № 466 2015 г.).
График готовится согласно режиму работы ДОУ.
Не допускается снижения качества предоставляемых образовательных и педагогических услуг из-за того, что часть персонала вышла в отпуск.

Скачать образец приказа об утверждении графика отпусков в ДОУ

Порядок хранения документации, используемой в организациях, утверждён в 2010 году приказом Министерства культуры РФ №558 (обычно в делопроизводстве на этот нормативный акт ссылаются, называя его «Перечень №558»).

В отношении графика отпусков Перечень в п. 693 прямо указывает срок хранения – 1 год. Что же касается приказов о предоставлении времени отдыха конкретным работникам и об утверждении графиков – то тут сложнее.

В зависимости от действующих архивных правил эти приказы могут относиться как к категории «По личному составу» (а в некоторых организациях этот срок может составлять до 50 лет), так и «По АХВ» (если речь идёт не об отправке в отпуск конкретного работника, а об утверждении графика).

Рассмотрим распространённые ошибки в этой области и как их избежать:

Само по себе отсутствие графика. Это прямо запрещено ст. 123 ТК РФ. Способ защититься от такой ошибки прост – документ составлять надо.
Нарушение сроков, установленных законом. Избежать ошибки можно с помощью надлежащего контроля.
Несоблюдение требований о разбиении отпуска.Если по графику отпусков работник получает отпуск в виде двух отрезков времени, то согласно ч. 1 ст. 125 ТК РФ хотя бы одна из частей должна составлять 14 дней и более.
Меры защиты от ошибки – контроль отдела кадров за составлением отпускного графика.
Не учитываются пожелания работников, имеющих право на отпуск в любое время. Как следствие, график ломается. Методом защиты может быть только предварительный опрос работников.

Статья 125 ТК РФ. Разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части. Отзыв из отпуска

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Легко заметить, что по сути избежать всех ошибок можно одним способом – соблюдать закон.

График отпусков – необходимый документ, который должен быть на каждом предприятии. Его отсутствие чревато административной ответственностью. Но и при составлении графика должны учитываться нормы действующего законодательства.

Данный документ вводит в действие график отпусков, одобренный руководством компании. В нем установлен порядок вступления в силу утвержденного графика, а также иные нюансы его применения.

Приказ об утверждении графика отпусков издается руководителем компании после согласования с работниками конкретных дат предоставления им ежегодного отдыха. Документ не имеет унифицированной формы.

Распоряжение должно быть составлено и утверждено не позднее чем за две недели до начала нового отчетного года.

Приказ составляют в единственном экземпляре, после утверждения директором организации его сдают в кадровую службу.

Приказ об утверждении графика отпусков, образец которого можно найти далее, не является обязательным документов. Некоторые компании вовсе его не составляют, и это не является нарушением.

Однако большинство организаций продолжает использовать данный документ.

Рассмотрим некоторые нюансы, которые помогут понять, когда приказ надо составлять в обязательном порядке, а когда можно обойтись без него

Если в организации график отпусков составляется по типовой форме № Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 – составлять приказ нет необходимости.

Форма № Т-7 уже содержит графу «УТВЕРЖДАЮ», в которой руководитель должен проставить свою подпись.

Издавать отдельное распоряжение в этом случае не надо, оно будет целесообразным только если есть необходимость в отражении в документе дополнительной информации, относящейся к графику отпусков.

Но если организация применяет форму графика отпусков, разработанную самостоятельно, и в ней отсутствует графа об утверждении – необходимо составлять соответствующий приказ.

В обязанности руководителя входит заполнение и утверждение графика отпусков. Такое право закреплено на основании статьи 123 ТК РФ. Если не составить график, по закону сотрудник не сможет выйти на ежегодный отдых. Расписание ежегодных выходных упрощает оформление отпуска для каждого сотрудника. Благодаря графику, работник может в течение года менять дату планируемого отдыха. Начальник организации не вправе приказывать и самостоятельно назначать планируемый период каникул для своих работников. Это противоречит нормам Трудового Кодекса.

Оформление приказа на согласование графика отпусков в организации зависит от видов отдыха:

Ежегодного оплачиваемого;
Дополнительного внеочередного;
Неиспользованного за прошлые рабочие года.

Заполнение расписания делается в течение года. Эта обязанность может входить в список необходимых дел для специально назначенного сотрудника или самого работодателя. Расписание отпускных может корректироваться, дополняться, меняться в зависимости от сложившейся ситуации. Стоит отметить, что основанием вносить правки в уже утвержденный график отпускных, согласно Трудовому Кодексу, является приказ от работодателя. Сотрудник пишет заявление, которое рассматривается руководством. Если решение о внесении изменений в утвержденный акт положительное, работодатель издает приказ.